Financial Controls for Catering: Contracts, Credit, F&B, Labor Costs & Computerized Proced, Study notes of Hospitality and Tourism

Download Financial Controls for Catering: Contracts, Credit, F&B, Labor Costs & Computerized Proced and more Study notes Hospitality and Tourism in PDF only on Docsity! 9/28/2011 1 Chapter 10: Financial  Controls & Reports Ms. Michelle Paradiso, MS Contract • Never book without a signed agreement!! • Standardization is common – that way clauses  and specific details can be added in as needed. • Property may forgo the formal contract and use  BEO & letters of agreement – just as enforceable  but may not include legalese in contracts. • A lot of catering departments in venues do not  get involved with contract preparation.  – Goes to director of sales  Credit Management • Deposit – Typically 25‐50% • Forms of Payment – Company checks given at guarantee date (14 days prior). – Credit card info given early to hold & charged day of event. • Settlement – Taking all revenue collected in the form of ticket sales &  subtracting expenses.  – No deposit required, generally. • Billing Procedures – Set up mutually agreeable billing cycle • Collection Procedures • Credit‐related issues 9/28/2011 2 F&B Cost Control • Major problem = lack of standards. • Develop a consistent cycle of control. • Purchasing Function – Control begins here with product specification. – Selection & procurement of products at the most  economical price. – Same ingredients must be used repeatedly to ensure  quality & reliability of the product. – Ordering too much results in waste. – Purchasing for catering is more predictable than  restaurants F&B Cost Control • Receiving – Invoice receiving technique handled by receiving  agent to ensure consistency. • Storage & Issuing – Purpose is to protect merchandise from theft &  spoilage. – Comply with health code at all times – ServeSafe. F&B Cost Control • Production – Always use standardized recipes – Develop a standardized production plan – Supervise portioning procedure • Service – Plating should be done as close as possible to service  time. – Expediter should be used to coordinate production &  service. – Food checker should be used to inspect quality of  finished product. 9/28/2011 5 Labor Cost Control • Factors Affecting Labor Cost – Some are predictable, most are not.  – Degree of control can vary from function to function. • Record‐Keeping System – Objective = compute standard & actual costs,  compare them, evaluate, and correct unacceptable  variances. – Need to cost out the entire work schedule of  employees if client is paying separately for labor. – Upselling is critical to increase revenue & diffuse labor  costs. Labor Cost Control • Labor Cost Reduction Techniques – Employee leasing from staffing company. – Hiring “rehab” employees. – Use independent contractors in lieu of employees. – Use part‐time employees in lieu of FT employees. – Use more pre‐prepared convenience foods. – Institute more self‐service options. – Eliminate overtime. – Reduce turnover. – Institute profit‐sharing plan (motivation). – Use labor‐saving equipment. Other Expenses • Direct operating expenses (materials) • Utilities • Repairs & maintenance • Administrative/general expenses (office  supplies) – Waste is most common with paper products,  chemicals, and soaps. 9/28/2011 6 Computerized Control Procedures • Selecting a Computer System – Never be the first user. – Avoid purchasing/leasing from a firm that has  large clients unless you are one of them. – Observe someone else using system before  purchasing. – Decide specific uses for system & benefits to you. – Look for appropriate hardware, once selected. – Select adequate computer service firm. Computerized Control Procedures • Computer Uses – See p. 387‐388 • Function Book – Only designated personnel should be allowed to make  entries & changes. – Tentative bookings should be indicated as such. – Must be readily accessible so that dates & space can  be determined. – Phone should be close to check availability immediate. – Generally the letters “T” (tentative) or “D” (definite)  are used. Computerized Control Procedures • Catering Software Options – Look at cost of program, ongoing support costs, &  included features. – Common software: • Delphi by Newmarket • Caterease • Caterware • Total Party Planner