Controlling Procedures in the Ordering Process: Focus on the Purchase Order, Essays (university) of Management Information Systems

Download Controlling Procedures in the Ordering Process: Focus on the Purchase Order and more Essays (university) Management Information Systems in PDF only on Docsity! 3.2.2 Nhitng thi tuc kiém soat cu thé titng giai doan va sai pham thuwéng thay3.2.2.1 Giai doan dat hang Mac du viéc kiém soat chu trinh dat hang dong vai tro quan trong trong t6 chttc, song thu té cho thay hoat d6ng mua hang it dug'c quan tam nhu hoat d6éng ban hang. Dac biét duéi anh huéng dai dich, trong béi canh nén kinh té dang gap nhiéu bién d6éng nhu nam 2020, 2021, hau hét doanh nghiép phdi xoay so tap trung dau tu’ dé tao ra nhiéu loi nhudn dé duy tri va phat trién doanh nghiép. Tuy nhién, Igi nhuan rong sé tang hon nia néu doanh nghiép quan tam dén viéc tiét kiém tr viéc chi tiéu higu qua. Diéu nay sé thy thi du'gc néu doanh nghiép xdy dung duoc hé théng chinh sdach kiém soat chu trinh dau vao nhu giai dogn dat hang. Dé dat duc muc tiéu nay, doanh nghiép phai nam thurc su’ ndm r6 quy trinh dat hang dé tranh mac cdc sai pham cting nhu tranh chi xdy dung m6t hé th6éng mang tinh thie. Dau tién dé hiéu vé quy trinh, phai di ti’ ching tir trung tam cua ca quy trinh kiém soat chu trinh mua hang: Chimg tir trung tam 1a don dat hang, don nén dugc lap ngay sau khi lyva chon dugc nha cung cap va lap tai b6 phan mua hang can ctf trén 2 diéu kién: mt 1a giay nghi mua hang va hai 1a két qua lua chon nha cung cap. Don dat hang nay thong thong dugc lap thanh it nhat 1a nam (5) lién: Lién [1] lvu tai BO phan mua hang, Lién [2] gti nha cung cap, Lién [3] gui bo phan nhan hang, Lién [4]gtti b6 phan dé nghi mua hang va Lién [5] guti ké toan cng ng. Bang dui day 1a ly giai cho vai tro cua titng lién: Lién [1] lu tai (a) Theo déi tién dO thuc hién va (b) Sap xép theo thi ty BO phan mua hang ngay dat. Sau khi da nhan du hang, lién [1] duoc chuyén qua Lut hé so cac don dat hang da thuc hién va sap xép theo s6 don dat hang dé tién trich luc. Lién [2] giti Thong bao vé viéc dat hang nha cung cap: Lién [3] giti La can cv doi chiéu khi nhan. bo phan nhan hang: Lién [4] giti b6 phan ‘| (a) Biét dé nghi mua da dugc thuc hién va (b) Can ct? doi dé nghi mua hang: chiéu vdi giay dé nghi mua nham thong bao ngay néu sai sot cho bé phan mua hang, (c) lutu giay dé nghi mua hang trong h6 so vé cac dé nghi mua hang da duc dat hang: sap xép theo STT. Ly giai [4]: (a) giup theo d6i cdc dé nghi mua (al) chua dugc dat va (a2) da duoc dat; Can thiét dé (b) dam bao déi tién dO cung tng hang, (c) tranh dé nghi mua hang tring lap. Lién [5] giti La can ci? déi chiéu vdi héa don dé nghi mua, don thanh ké toan céng ng toan tién hang. Tuong ty nhw trén, néu sau dé cé ky hop dong hoac phy luc hop déng dé diéu chinh vé s6 lugng hay don gia hang mua, cac van ban nay phai dugc gtti ngay cho ké toan. M6t sé nham Ian phé bién: don dat hang khong 1a chitng tit chitng minh cho théa thuan cudi cing vé chat lwgng, sé lugng va don gid hang mua. Vi vay, cdc hop déng hoac ky phu luc hop d6ng vé viéc diéu chinh chat lugng, s6 lugng hay don gia,... cac van ban nay phai chuyén ngay cho bé phan nhan hang dé lam can cit. Cac thi tuc kiém soat quan trong: Chu trinh dat hang du c6 thé nao van phai dugc thé hién minh bach qua van ban, day 1a diéu cét 16i dé kiém soat sai pham, chu trinh dat hang phai di qua 4 bu@c sau: pened Pew ets Brae ey Eat Trong dé, déi véi dé nghi mua hang, chi mua hang khi cé nhu cau, mua dting chting loai, quy cach, s6 lugng. Dong thoi, cac dé nghi mua hang phai kip thoi, tranh mua sai gay Nhin nh@n truong hop thuc té, b6 may quan ly céng ty TNHH gia céng va dich vu Thép Sai Gon chua xdy dung hé thong kiém soat quy trinh dat hang chac ché, chi mang tinh hinh thitc, diéu nay da gay ra viéc thudng mat don dat hang du diéu nay co thé do so’ y lam mat, hodc da thuc su dat hang nhung sau do cé ngui cé y xod dau vét cua nghiép vu mua hang nham bién thu hang. Ngoai ra con c6 trudng hyp nguy tao don dat hang khéng co that bang cach lap chttng tir thanh toan khéng. Tuy da bj phat hién ra nhung phdi truy tim va mat thoi gian. Diéu nay can tro viéc van hanh tét doanh nghiép. lang phi. Chinh vi thé, b6 phan mua hang phai dugc té chitc d6c lap vai cdc bd phan khac, cé phan cong cy thé ngwéi chiu trach nhiém, cac loai giay te nhw don dé nghi mua hang phai day da thong tin vé hang hoa, ngudi dé nghi va ly do dé nghi. Do vay, cac nghiép vy mua hang co s6 tién cao dat ngu@ng quy dinh phai lap don dat hang can ctf trén giay dé nghi mua hang. Diéu nay nham dam bao viéc mua hang dugc quan ly tap trung, tranh mua tuy tién lang phi. D6i voi phé duyét mua hang, viéc mua hang khi c6 nhu cau, mua dting chung loai, quy cach, cac dé nghi mua hang phai kip thdi, tranh mua sai gay lang phi. Dong thoi phai tinh toan t0i wu hoa giita sé lugng dat hang va dy triv. Tai céng ty TNHH gia céng va dich vu Thép Sai Gon, nhitng quy dinh trong viéc phan céng nhiém vu déi voi cdc phong ban cting nhu mdi lién hé giita cdc bé phan chia duoc thé hién bang van ban. Chinh vi diéu nay da khién khién cho cac thanh vién trong b6 phan co thé khéng nho& hét nhiém vu cua minh, trong do dac biét la kh6 cdc nhGn vién mdi van chua nam tinh hinh thu té cua t6 chtfc. Vi thé khi phat sinh sai pham, nham Ién trong viéc dat hang Iai kh6ng c6 cach sv xi? lv théa dana. vi khona c6 bana chifna van han ré rana. Piéu nav