Lí thuyết ứng dụng Kanban trong sản xuất của doanh nghiệp giúp giảm lãng phí.., Thesis of Management Theory

Download Lí thuyết ứng dụng Kanban trong sản xuất của doanh nghiệp giúp giảm lãng phí.. and more Thesis Management Theory in PDF only on Docsity! BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING Tiểu luận môn: QUẢN TRỊ VẬN HÀNH Đề tài: Kanban – Lý thuyết có minh họa ví dụ GDVH: Trần Quốc Tuấn Nhóm sinh viên: Nguyễn Thị Kim Nga Trương Hằng Nga Vũ Linh Nguyệt Lê Uyển Nhi Mã lớp học phần: 2121702035607 Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 3 năm 2022 PHẦN 1: LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Chúng ta thấy rằng, nhìn chung, quản lý là một hoạt động đòi hỏi nhiều năng lực và tư duy, và chủ thể quản lý luôn có ích, bất kể đó là một cá nhân hay một bộ phận quy mô của tổ chức. Trong quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá ở nước ta hiện nay, chất lượng sản phẩm phải được các doanh nghiệp đặt lên hàng đầu, vì nó là yếu tố quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong quá trình sản xuất ra sản phẩm, ảnh hưởng của công tác quản lý sản xuất được coi là mấu chốt của sự tồn tại và phát triển. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung mỗi doanh nghiệp có những phương thức quản lý sản xuất khác nhau để thích ứng với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình. Từ đó mang lại lợi ích kinh tế tốt nhất cho doanh nghiệp, tạo sức cạnh tranh cho sản phẩm trên thị trường, giúp củng cố và nâng cao vị thế của doanh nghiệp, trong đó Kaban có thể được coi là hình mẫu, mô hình quản trị hiệu quả, hay là hình mẫu của sản xuất tinh gọn. Đặc biệt trong thời đại toàn cầu hóa ngày nay, trong bất kỳ lĩnh vực nào thì quy trình sản xuất cũng là một trong những yếu tố quan trọng. Trên thực tế, việc quản lý sản xuất theo phương pháp Kanban cũng đòi hỏi sự nâng cao của người quản lý, để họ có kiến thức tổng hợp và sắp xếp công việc khoa học. Phương pháp Kanban giúp các công ty tối ưu hóa các quy trình hiện có và cung cấp hàng hóa chất lượng cao. Yêu cầu sự hài lòng của chuyên gia và lắng nghe mọi người khi phát triển chiến lược của bạn. Lập kế hoạch, truyền lửa để mọi người cùng nhau hoàn thành tốt công việc và tạo điều kiện để mọi người phát huy hết tài năng của mình để phát huy hết khả năng của mình trong công việc. Ngoài ra, phương pháp Kanban cung cấp sự linh hoạt trong việc xử lý các yêu cầu khẩn cấp. Cung cấp cơ chế đảm bảo thông tin phát triển sản phẩm được minh bạch cho các bên liên quan. PHẦN 2: LÝ THUYẾT KANBAN I. Nguồn gốc hình thành và khái niệm của lý thuyết Kanban II. Nội dung của lý thuyết kanban Kanban trở thành một công cụ hiệu quả để hỗ trợ vận hành toàn bộ hệ thống sản xuất và là một cách tuyệt vời để thúc đẩy cải tiến. Các khu vực có vấn đề được làm nổi bật bằng cách đo thời gian dẫn và thời gian chu kỳ của toàn bộ quy trình và các bước xử lý. Mục tiêu của hệ thống Kanban là hạn chế sự tích tụ của hàng tồn kho dư thừa tại bất kỳ điểm nào trong sản xuất. Giới hạn về số lượng mặt hàng đang chờ tại các điểm cung cấp được thiết lập và sau đó giảm xuống vì sự thiếu hiệu quả được xác định và loại bỏ. Bất cứ khi nào vượt quá giới hạn, điều này chỉ ra sự không hiệu quả cần được giải quyết. Kanban điều chỉnh mức tồn kho với mức tiêu thụ thực tế. Một tín hiệu cho biết một nhà cung cấp sản xuất và giao một lô hàng mới khi một vật liệu được tiêu thụ. Đây tín hiệu được theo dõi thông qua các chu kỳ bổ sung, nâng tầm nhìn cho nhà cung cấp, người tiêu dùng, và người mua. Kanban sử dụng tỷ lệ nhu cầu để kiểm soát tốc độ sản xuất, chuyển nhu cầu từ khách hàng cuối lên thông qua chuỗi quy trình lưu trữ của khách hàng. Năm 1953, Toyota đã áp dụng logic này trong cửa hàng máy móc chính của họ. 1. Bảng Kanban Bảng Kanban (Kanban board) là công cụ để trực quan hóa công việc. Bảng Kanban bao gồm các cột tương ứng với trạng thái của công việc và các thẻ đại diện cho các nhiệm vụ. Mỗi công việc khi ở trạng thái nào thì được đặt ở cột tương ứng. Chúng ta có thể dùng một bảng vật lý hoặc một phần mềm hỗ trợ Kanban. Hình 1: Ví dụ về bảng Kanban cổ điển và hiện đại Hầu hết bảng Kanban đều có 3 cột cơ bản như sau a) Cột “Cần làm” - To do Cột này chứa các nhiệm vụ cần phải thực hiện và điều đó được ghi nhận bởi một thành viên trong nhóm. Một nhiệm vụ đã được khởi tạo một khi nó đã được khái niệm hóa và sau đó được thêm vào cột này. Khi bạn thêm nhiệm vụ vào phần Việc cần làm, thời gian dẫn đã bắt đầu. b) Cột “Đang làm” - Doing Phần này bao gồm các nhiệm vụ hiện đang được thực hiện bởi các thành viên cụ thể trong nhóm. Thời gian chu kỳ đề cập đến lượng thời gian cần thiết để một nhiệm vụ đi từ cột Đang làm sang cột Hoàn thành. c) Cột “Hoàn thành” - Done Ở đây các nhiệm vụ đã được hoàn thành, hoàn thành và giao hàng được đặt. Thời gian dẫn là lượng thời gian cần thiết để một nhiệm vụ đi tất cả các cách từ khởi tạo đến giai đoạn Hoàn thành. 2. Thẻ Kanban Thẻ Kanban là một hình ảnh đại diện cho một hạng mục công việc. Được dịch từ tiếng Nhật, nó có nghĩa đen là thẻ (ban) trực quan (kan). Nó là yếu tố cốt lõi của hệ thống Kanban vì nó đại diện cho công việc đã được yêu cầu hoặc đang trong quá trình thực hiện. Thẻ Kanban chứa thông tin có giá trị về nhiệm vụ và trạng thái của nó, chẳng hạn như tóm tắt về nhiệm vụ, người chịu trách nhiệm, thời hạn, v.v. Thông tin trên Thẻ kanban có thể là:  Tên và mã số sản phẩm,  Tên và vị trí nơi sản xuất sản phẩm ,  Vị trí khu vực lưu trữ,  … Hình 2: Ví dụ về thẻ Kanban a) Kanban đơn Trong quy trình sản xuất và hệ thống kanban có thể rất phức tạp, lúc này bạn cần sử dụng nhiều loại thẻ khác nhau – để di chuyển từ máy này sang máy khác, từ bộ phận này sang bộ phận khác. Số lượng thùng và thẻ kanban tùy thuộc vào số điểm bạn muốn kiểm soát trong quy trình. IV. Nguyên tắc của lý thuyết Kanban Phương pháp Kanban được tiến hành tuân theo 6 nguyên tắc dưới đây: 1. Không giao hàng lỗi cho công đoạn sau Ở nguyên tắc này, bắt buộc người công nhân phải nhanh chóng phát hiện và ngăn chặn các khiếm khuyết, tự động dừng dây chuyền khi phát hiện lỗi và nhanh chóng báo cáo để giải quyết vấn đề. 2. Khách hàng chỉ lấy những gì cần thiết Nguyên tắc này sẽ giúp ngăn chặn việc sản xuất dư thừa, lãng phí thời gian lao động, hao phí máy móc và dây chuyền. 3. Chỉ sản xuất theo yêu cầu của khách hàng Nguyên tắc này gắn liền với nguyên tắc số 2, cho phép quá trình sản xuất hoạt động đồng nhất như là một thành phần của dây chuyền sản xuất với yếu tố đồng nhất. Kanban là bánh rang kết nối giữa các bộ phận của sản xuất, giữa khách hàng và nhà cung cấp. 4. Mức độ sản xuất Để áp dụng Kanban hiệu quả, số lượng đặt hàng từ khách hàng không được có sự thay đổi quá đột ngột. Điều này yêu cầu quá trình sản xuất phải duy trì một công suất dư thừa hoặc sản xuất trước thời hạn để duy trì dòng chảy ổn định. Do đó, lịch trình sản xuất phải được thiết kế với thứ tự và số lượng phù hợp. Linh kiện, sản phẩm được lấy vào những thời điểm cố định với số lượng cố định và theo một trình tự cố định. Chúng ta sẽ nghiên cứu vấn đề này sâu hơn trong một khái niệm về Bình chuẩn hóa sản xuất (Khi số lượng đặt hàng có biến động lớn, chúng ta cần xác định takt time để vừa đáp ứng đủ đơn hàng, vừa tránh sản xuất dư thừa. Đa số người quản lý đều nhận thức được rằng duy trì sản xuất ổn định là một vấn đề khó khăn. Trong sản xuất tinh gọn có một phương pháp gọi là Heijunka (bình chuẩn hóa sản xuất) cho phép bạn tối ưu hóa năng lực sản xuất của mình để đáp ứng nhu cầu đặt hàng một cách phù hợp nhất. Heijunka cho phép sản xuất sản phẩm với tốc độ ổn định, đối ứng được tốt với những biến động lớn về đơn hàng.) 5. Sử dụng Kanban để tinh chỉnh sản xuất Kanban là phương tiện để tinh chỉnh quá trình sản xuất theo kế hoạch sản xuất. 6. Ổn định và tăng cường quá trình. Chúng ta không thể thực hiện các bước từ 1 đến 5 nếu không có một quá trình sản xuất, một hệ thống tốt và ổn định. Do đó, cần thường xuyên duy trì, nâng cao khả năng của hệ thống. V. Sáu thực tiễn cốt lõi của lý thuyết Kanban Khi thiết lập các mục tiêu để thực hiện phương pháp Kanban, mọi tổ chức phải cẩn thận về các bước liên quan. Việc thực hiện thành công đòi hỏi sáu thực hành cốt lõi 1. Trực quan quy trình công việc Đây là bước đầu tiên cơ bản trong việc áp dụng và thực hiện phương pháp Kanban. Để hình dung quy trình của bạn với hệ thống Kanban, bạn sẽ cần một bảng với các thẻ và cột. Mỗi cột trong bảng đại diện cho một bước trong quy trình làm việc. Mỗi thẻ kanban đại diện cho một hạng mục công việc. Bảng Kanban tự nó đại diện cho trạng thái thực tế của quy trình làm việc của bạn với tất cả các rủi ro và quy chuẩn của nó. Khi bạn hình dung quy trình của mình, bạn có thể hình dung công việc hiện tại mà bạn và nhóm của bạn đang làm. Điều này có thể ở dạng nhãn dán hoặc nhãn có màu khác nhau để chỉ ra một loại hình dịch vụ khác hoặc nó có thể chỉ là một loại hạng mục công việc khác. 2. Giới hạn công việc đang thực hiện (WIP) Hạn chế tiến độ công việc (WIP) là cơ bản để triển khai Kanban – một ‘Hệ thống kéo’. Bằng cách giới hạn WIP, bạn có thể khuyến khích nhóm của mình hoàn thành công việc trước khi bắt đầu công việc mới. Do đó, công việc hiện đang được thực hiện phải được hoàn thành và được đánh dấu là đã hoàn thành. Điều này tạo ra năng lực trong hệ thống để các nhóm có thể mang lại công việc mới. Ban đầu, có thể không dễ dàng để quyết định giới hạn WIP của bạn. Nhưng nếu không có giới hạn cho những gì bạn đang làm, thì bạn đang không làm Kanban. Việc chuyển hướng sự chú ý của nhóm giữa chừng thường làm tổn hại đến quá trình và làm việc đa nhiệm chắc chắn sẽ dẫn đến lãng phí và kém hiệu quả. Hạn chế WIP cũng giúp nhóm của bạn tập trung hoàn thành công việc trước khi hoàn thành nhiều công việc hơn, tránh đa nhiệm và cải thiện khả năng cộng tác. VD: Khi một thành viên trong nhóm đã hoàn thành công việc của mình và WIP đạt đến giới hạn. Thay vì nhận thêm việc, anh ấy cần hỗ trợ các thành viên khác trong nhóm hoàn thành công việc của họ trước. (Hợp tác!) 3. Quản lý lưu lượng Một khi 2 thực hành đầu tiên được thực hiện, quản lý và cải thiện lưu lượng truy cập là mấu chốt của hệ thống Kanban. Hệ thống Kanban giúp bạn quản lý bằng cách làm nổi bật các giai đoạn khác nhau trong quy trình làm việc của bạn và trạng thái công việc ở mỗi giai đoạn. Kanban giúp nhóm của bạn phân tích hệ thống và thực hiện các điều chỉnh để cải thiện quy trình, giảm thời gian hoàn thành mỗi công việc. Khi bạn cải thiện các quy trình của mình, việc phân phối công việc của nhóm sẽ trở nên trôi chảy hơn và dễ dự đoán hơn. Khi nó trở nên dễ đoán hơn, bạn sẽ dễ dàng đưa ra những cam kết đáng tin cậy với khách hàng về thời điểm bạn sẽ hoàn thành bất cứ công việc gì bạn làm cho họ. 4. Làm cho chính sách quy trình rõ ràng Nói đến Kanban thì ta chỉ cần nhớ là phương pháp 3 Rule và 1 Tool. Tất nhiên dựa theo từng tổ chức và mô hình quản lý công việc khác nhau mà người ta có thể phân chia các rule nhỏ hơn để dễ dàng cho việc quản lý cũng như tiện lợi trong công việc. Tuy nhiên cũng dựa trên 3 rule cơ bản sau: 1. Visualize your work Có nghĩa là “Trực quan hoá các công đoạn sản xuất” cũng có thể là “Hình dung công việc 1 cách rõ ràng” - Hình dung sự vật giúp mọi thứ dễ đọc và dễ hiểu hơn. Hình dung chính xác chi tiết công việc sẽ cho phép bạn nắm bắt được tình trạng dự án trong vài giây. Bằng cách sử dụng các stick trực quan được xếp màu sắc sẽ làm cho não của bạn có thể nhớ ngay lập tức. Một bảng Kanban điển hình sẽ sử dụng các cột để xác định tiến độ của một nhiệm vụ hay một công việc. Cột trái nhất là nơi vòng đời của một công việc bắt đầu, và cột phải nhất là nơi nó kết thúc. Bạn có thể sử dụng màu sắc hoặc thẻ tên để phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Điều này cho bạn cái nhìn tổng quan rõ ràng về ai đang làm gì, tính năng tiếp theo của nhóm sẽ là gì và họ sẽ làm gì sau đó. Hơn nữa, nó tránh một tình huống mà hai người làm việc trên cùng một nhiệm vụ. Không cần phải có phần mềm phức tạp để bắt đầu, bạn có thể sử dụng một cái gì đó đơn giản như một bảng thông thường trên tường, hoặc 1 bảng giấy với các ghi chú sau đó thể hiện các nhiệm vụ. Bảng Kanban cơ bản nhất sẽ có 3 cột To do, Doing, Done. Tuy nhiên tùy theo từng cách thể hiện của từng người, từng công ty mà việc quy ước đặt tên, thêm cột sẽ khác nhau. Tuy nhiên nền tảng chính vẫn dựa trên 3 cột cơ bản nhất của Kanban để phát triển: Nếu quá trình phát triển của bạn liên quan đến thử nghiệm hoặc đảm bảo chất lượng, bạn có thể dễ dàng phản ánh điều đó trên bảng bằng cách thêm một cột: Nếu bạn đã sử dụng scrum trong nhóm của mình, bạn có thể điều chỉnh các cột, để bạn có thể tiếp tục làm việc trong quá trình chạy nước rút (deadline) và bảng cũng phản ánh được: Bảng Kanban rất linh hoạt và cần được điều chỉnh để phù hợp với nhu cầu của dự án. Bạn nên thử 1 vài cách về bố trí và chọn ra các bố trí làm việc thuận tiện nhất cho nhóm của bạn. Bảng vật lý không phải lúc nào cũng có thể tiện dụng, đặc biệt là khi bạn làm việc trong nhóm phân phối hoặc cần nhóm của bạn để làm việc từ xa trên cơ sở thường xuyên. May mắn thay, có rất nhiều giải pháp bạn có thể sử dụng, như AgileZen hoặc Jira Agile (một plugin Jira) hay như tôi thường sử dụng với Trello. Nếu có thể, tôi khuyên bạn nên bắt đầu sử dụng với một bảng vật lý và chuyển sang các giải pháp sử dụng trên phần mềm khi bạn có cảm giác tốt về tính linh hoạt của bảng vật lý. 2. Limit work in progress Có nghĩa là “Giới hạn số lượng công việc đưa vào phát triển” - Khi đã làm dự án có thể bạn đã quen thuộc với kịch bản sau: version mới dự án của bạn gần như đã hoàn thành, team bạn chỉ cần fix 1 số bug nhỏ trong version này. Không có nhiệm vụ chính, nhưng sản phẩm của bạn vẫn thiếu sự chạy trơn chu và ổn định. Bạn vẫn còn một vài ngày trước khi deadline đến, vì vậy bạn cảm thấy khá tự tin. Nhưng sau đó, ngày deadline đã đến và nhóm của bạn chỉ khắc phục được một nửa các vấn đề bị tồn đọng. Mọi người bắt đầu phải OT, ON hiệu quả công việc của họ gần như bị quá tải và không hiệu quả, bằng cách nào đó bạn phải đẩy nhanh tiến độ để sản phẩm hoàn hảo và kịp bàn giao cho khách hàng. Trong khi đó, nhóm của bạn đang làm việc dưới áp lực bắt đầu xây dựng một số lỗi kỹ thuật để kịp tiến độ, và nó sẽ phản tác dụng dù sớm hay muộn. Cách dễ nhất để tránh điều này là rất đơn giản, nếu không rõ ràng - không làm nhiều việc khác nhau tại một thời điểm. Đặt một giới hạn người làm task được bắt đầu, để nhóm của bạn cần phải tập trung vào làm 1 phần công việc trước khi họ bắt đầu làm việc về nhiệm vụ tiếp theo. Điều đó thật dễ dàng khi thêm một số vào mỗi cột đại diện cho giới hạn người, như sau: