Procurement Planning and Team Roles in Oregon State, Summaries of Business

Download Procurement Planning and Team Roles in Oregon State and more Summaries Business in PDF only on Docsity!                                                       Modernization Program Procurement Management Plan   Version: 3.0  Revision date: May 2020               Q:\00 Program Management\Program Plans\Procurement Management Plan\Modernization Procurement Management Plan V3.0.docx  Last revised:  5/28/2020     Page 2 of 17  TABLE OF CONTENTS  Program Overview ........................................................................................................................................ 3  Document Purpose ....................................................................................................................................... 3  Document Relationships ............................................................................................................................... 3  Document Audience ..................................................................................................................................... 3  Risks, Assumptions, and Constraints ............................................................................................................ 4  Roles and Responsibilities ............................................................................................................................. 5  Procurement Strategy ................................................................................................................................... 8  Procurement Process .................................................................................................................................. 10  Planning a Procurement ............................................................................................................................. 12  Building a Procurement .............................................................................................................................. 12  Releasing a Procurement ............................................................................................................................ 12  Evaluating Bidder Responses ...................................................................................................................... 13  Contractor Insurance and Escrow Requirements ....................................................................................... 13  Detailed Procurement Plan and Procurement File ..................................................................................... 13  Document Maintenance ............................................................................................................................. 15  Approving Authorities ................................................................................................................................. 16  Appendix A – Agency Procurement Office Contract Checklist ................................................................... 17  TABLES AND FIGURES  Table 1 – Roles and Responsibilities ............................................................................................................. 5             Q:\00 Program Management\Program Plans\Procurement Management Plan\Modernization Procurement Management Plan V3.0.docx  Last revised:  5/28/2020     Page 5 of 17  Roles and Responsibilities  Significant roles and responsibilities involved in a procurement process are described below.  Table 1 – Roles and Responsibilities  Role  Responsibilities  DAS Procurement  Services  While DAS Procurement Services may be consulted on any procurement  matter, they are accountable for procurements above agency delegated  authority. For these procurements, responsibilities include:  Conducts procurements for products or services exceeding the  agency’s delegated authority. This includes facilitation of  interviews, bidder conferences, and contract negotiations.  Serves as point of contact for communications with proposers  throughout the procurement process up to the award of a  contract.  Provides guidance and support to the agency on procurement  processes, policies, risk mitigation, and best practices.  Drafts procurement documents and provides advice on  compliance with rules, policies, or laws.  Ensures compliance with procurement rules and policies.    Maintains the official procurement and contract file.   DOJ  While DOJ may be consulted on any procurement matter, they have the  following responsibilities for contracts requiring DOJ review:  Participates in contract negotiations as requested.  Provides legal guidance on contract statutes, rules, risk  mitigation, and best practices.  Ensures appropriate procurement and contracting methods are  utilized, and contract language complies with applicable rules,  policies, and laws.   Reviews procurements and contracts for legal sufficiency when  contracts exceed designated thresholds ($150K).  Assists agency in resolution of procurement and contract  disputes.  Represents the state for contract legal matters.         Q:\00 Program Management\Program Plans\Procurement Management Plan\Modernization Procurement Management Plan V3.0.docx  Last revised:  5/28/2020     Page 6 of 17  Role  Responsibilities  Modernization Sponsor  (Modernization Director)   Makes decisions about products or services needed, procurement  approach, and procurement budget.  Provides direction on procurement and contract negotiation decisions.  Approves funding decisions and expenditures within established budget  authority (approval needed above established limits is escalated to the  Modernization Executive Sponsor).  Serves as the contract administrator and authorized representative for  most 1modernization contracts.  Approves contracts on behalf of the program.  Modernization Program  Manager  Develops the procurement management strategy, and works with the  agency’s procurement office and the Modernization Contract Project  Manager to develop sufficient management processes that adhere to  PMBOK best practices, Oregon statutes and rules, and agency policy.  Participates in regular process assessments to evaluate whether  processes are effective, efficient, and are being followed.   Participates as a member of procurement teams.  Modernization Contract  Project Manager    Develops and maintains the procurement management plan and  conducts regular assessments to identify how processes could be  improved.  Coordinates procurements with Agency Procurement Office, DAS  Procurement Services, and DOJ.  Facilitates procurement teams to plan procurements, develop statements  of work and evaluation criteria, and conduct solicitations.   Manages procurement timelines, and works with schedulers to ensure  procurement activities are reflected within the program and project  schedules.  Agency DPO  (Agency Procurement  and Contract Manager)  Accountable for procurements and contracts within agency delegated  authority. These procurements would be handled through the Agency  Procurement Office.   Provides signature authority for procurements within the agency’s  delegated authority.  Note: Agency director designates the Agency DPO and is a co‐signer for  procurements exceeding agency delegated authority. The Agency Chief  Financial Officer may act on behalf of the Agency DPO in their absence.                                                               1 Exception: The Statewide Quality Assurance Program Manager administers the contract for independent quality  management services.         Q:\00 Program Management\Program Plans\Procurement Management Plan\Modernization Procurement Management Plan V3.0.docx  Last revised:  5/28/2020     Page 7 of 17  Role  Responsibilities  Agency Procurement  Office – Agency DPO or  assigned Agency  Procurement and  Contract Specialist  For procurements within the agency’s delegated authority:   Conducts procurements for products or services, ensuring  appropriate contracting methods are utilized, risks are mitigated,  and contract adheres to rules, policies, or laws.   Facilitates interviews, bidder conferences, and contract  negotiations.  Acts as point of contact for any communications with proposers  throughout the procurement process up to contract award.  Maintains the official procurement and contract file.  For all procurements:  Provides guidance and support on procurement processes,  policies, risk mitigation, and best practices.  Collaborates with the modernization team in planning  procurements, developing statements of work and evaluation  criteria, conducting solicitations, evaluating vendors, and  developing contracts.  Drafts procurement documents and ensures compliance with  procurement rules, policies, or laws.  Participates as a reviewer of procurement and contract  documents.   Serves as key liaison with DAS Procurement Services and DOJ on  procurements exceeding the agency’s delegated authority.  Procurement team  Works together to plan procurements, develop statements of work and  evaluation criteria, and may participate in evaluations and negotiations.   Note: A procurement team is comprised of designated individuals from  the modernization team, the agency’s procurement office, and agency  business and technical subject matter experts. DAS Procurement Services  and DOJ are involved as needed, and always for procurements exceeding  delegated authority thresholds or as otherwise required by policy or law.  Different individuals may be brought onto the team during different  phases of a procurement. For example, different individuals may be  involved in evaluations, while others may be involved in contract  negotiations.         Q:\00 Program Management\Program Plans\Procurement Management Plan\Modernization Procurement Management Plan V3.0.docx  Last revised:  5/28/2020     Page 10 of 17  ADVISORY SERVICES  The Modernization Program is large and complex. In addition to ensuring that agency staff have  appropriate training and experience, best practices indicate that thoughtful engagement with external  research, advisory, training, and consulting services can be a powerful contributor to success. As needs  arise for such services, Modernization sponsors will initiate necessary research and procurements to  obtain them.  STAFF AUGMENTATION  The agency will use internal and outsourced blended teams on modernization projects. Vendors will be  utilized on projects when state staff do not possess the necessary qualifications or skillsets for specific  bodies of work, are not available (capacity constraints), or the services and/or expertise needed are of  an urgent or temporary nature.   Procurement Process  Because specific procurement processes are determined by DAS and Agency Procurement Offices, this  plan only generally describes the roles, responsibilities, and processes involved. It is expected that  processes for acquiring products and services will follow DAS policies and guidelines. DAS process,  policies, and guidelines can be found on their website at  https://www.oregon.gov/das/OPM/Pages/planning.aspx.  Prior to initiating procurement activities, the Modernization Contract Project Manager will consult with  the Agency Procurement Office to:   Review product or services needed   Identify the tools, skills, and/or expertise required   Determine timing and duration of services   Determine if procurement can be coordinated and combined with another project procurement   Select procurement methods and resulting contract type   Determine what requirements, such as DAS and SEIU mandated feasibility studies, need to be  completed   Determine whether procurement may exceed delegated authority thresholds   Identify individuals to serve on a procurement and/or evaluation team   Develop initial procurement timeline   Develop a procurement checklist of tasks that need to be completed prior to releasing the  solicitation   Develop a contract checklist of items that should be included in the contract  PROCUREMENT TEAM  A procurement team will be assembled early in procurement planning. The procurement team is  comprised of different stakeholders who will participate in the procurement. The procurement team will  involve procurement experts to guide the procurement team on procurement and contract laws and  policies, technical and subject matter experts who have a clear understanding of how the product or  service must meet the business or technical needs, and individuals with the authority to approve  procurements on behalf of the agency or State of Oregon.         Q:\00 Program Management\Program Plans\Procurement Management Plan\Modernization Procurement Management Plan V3.0.docx  Last revised:  5/28/2020     Page 11 of 17  Generally, the procurement team will include the Agency DPO, designated Agency Procurement and  Contract Specialist, the Modernization Contract Project Manager, members of the modernization team,  and agency business or technical stakeholders. DAS Procurement Services, EIS, and/or DOJ may also be  involved for procurements that exceed the agency’s delegated authority or thresholds for legal  sufficiency review.  PROCUREMENT METHODS  Procurements may use different approaches or methods. The priority order of procurement methods is  specified by administrative rule (OAR 125‐247‐0200). The Agency Procurement and Contract Specialist  can discuss these with the procurement team to select the method that is most appropriate. A partial  list of standard procurement methods includes:   Competitive sealed bidding according to ORS 279B.055   Competitive sealed proposals according to ORS 279B.060   Small procurement according to ORS 279B.065   Intermediate procurement according to ORS 279B.070   Sole‐source procurement according to ORS 279B.075   Emergency procurement according to ORS 279B.080   Special procurement according to ORS 279B.085  A cooperative procurement in accordance with OAR 125‐246‐0400 substantially uses a competitive  sealed bidding or competitive sealed proposals method.  CONTRACT TYPES  There are different types of contracts that may be combined with different procurement methods. For  example, a personal services contract may be firm fixed price or time and materials based, or a  combination of the two. The agency prefers firm fixed price rather than time and materials contracts. A  partial list of standard contract types includes:   Fixed price   Time and materials   Cost reimbursement  In some instances, a time and materials based contract may be the only option if using an existing  statewide price agreement when developing a Service Order Contract (SOC) or Work Order Contract  (WOC). In these cases, it will be expected that not to exceed (NTE) amounts will be listed per  deliverable.  CONTRACT SIZE  General estimates are formed for how much the contract is expected to cost. The larger the contract  amount, the greater the external processes involved, and the longer the procurement process takes. The  path chosen differs based on the unique aspects of each procurement. If the agency’s delegated  authority thresholds will be exceeded, DAS Procurement Services, EIS, and DOJ will be engaged in the  procurement process.          Q:\00 Program Management\Program Plans\Procurement Management Plan\Modernization Procurement Management Plan V3.0.docx  Last revised:  5/28/2020     Page 12 of 17  Planning a Procurement  As soon as a procurement for products or services is identified, a procurement team will be assembled  to begin planning the procurement strategy and detailed needs. Generally, procurement planning will  need to occur at least 2‐3 months before executing the procurement strategy. For larger procurements,  this may take up to 6 months or more. The procurement team will make decisions that will drive the  execution and management of a procurement. Some of the key topics that will be discussed and decided  include:   Scope of work and specifications   Contract deliverables and acceptance criteria   Critical business requirements   Method of procurement   Contract type   Estimated schedule   Estimated cost and budget   Vendor performance measures (if applicable)   Alternatives and contingencies   Assumptions, constraints, and risks   Team assignments and procurement deadlines   Evaluation strategy and plan   Proposal submission requirements   Proposal evaluation criteria and scoring matrices  Building a Procurement  Typically, building a procurement starts with the development of a statement (or scope) of work and  determination of the requirements, minimum/desired qualifications of vendor key personnel, and/or  expected deliverables. The scope or statement of work becomes a part of the procurement package and  will ultimately become the start of a first draft of the resulting contract. A procurement checklist will be  developed and used to ensure all requisite activities are completed and to ensure the inclusion of critical  items in the solicitation.   The Modernization Contract Project Manager will facilitate the procurement team to draft the  statement of work, specifications, and evaluation criteria to be used within the procurement package. In  many cases, templates and formats for statements of work, requests for proposal, requests for quote, or  other procurement documentation may be predetermined based on statewide master price service  agreements, or state and agency standards. The Modernization Contract Project Manager will engage  with Agency Procurement Office and/or DAS Procurement Services to identify and develop appropriate  solicitation documents and prepare the procurement for release.    Releasing a Procurement  Procurements for which the agency has delegated authority will be released by the Agency DPO and act  as point of contact for any communications with proposers through contract execution.   For procurements exceeding delegated authority thresholds, DAS Procurement Services will release the  solicitation and act as point of contact for any communications with proposers through contract  execution.         Q:\00 Program Management\Program Plans\Procurement Management Plan\Modernization Procurement Management Plan V3.0.docx  Last revised:  5/28/2020     Page 15 of 17  Document Maintenance  This document is maintained by the modernization team, specifically the Modernization Contract  Project Manager, and will be reviewed semi‐annually to determine whether revisions are necessary.  Periodic process reviews assess the effectiveness of program plans and processes. Any identified  changes or improvements are incorporated in program processes and reflected within revisions to these  program plans. All program plans are stored within the program’s file share located here:   \\WPOEDFILL04\Modernization\00 Program Management\Program Plans\   Version  Date  Author  Change Description  V1.0  12/2018  Jennifer Hannan, Modernization  Program Manager  Initial version of the document.  V2.0  7/2019  Jennifer Hannan, Modernization  Program Manager  Added document relationship section,  added anticipated procurements for  OCM and schedule advisory services,  made adjustments throughout to  address editorial changes and  corrections to accurately reflect current  process, refreshed all appendices to  reflect current templates.  V3.0  05/2019  Jenny King, Modernization  Contract Project Manager  Updates to plan made were primarily to  address items from CSG QC review.  Added additional section and verbiage in  areas that were light or needed  additional clarification.                 Q:\00 Program Management\Program Plans\Procurement Management Plan\Modernization Procurement Management Plan V3.0.docx  Last revised:  5/28/2020     Page 16 of 17  Approving Authorities                                Ethan Benatan, Modernization Sponsor          Date  Modernization Director                                  Keith Shribbs, Modernization Program Manager     Date                                    Jenny King, Modernization Contract Project Manager      Date                                    Heather Wyland, Agency DPO            Date  Agency Procurement and Contract Manager      Keith Shribbs (May 28, 2020 11:50 PDT) Heather Wyland (Jun 2, 2020 09:54 PDT) Heather Wyland Jennifer King (Jun 2, 2020 09:58 PDT) Jun 2, 2020 Jun 2, 2020 Jun 2, 2020 Jun 2, 2020 Ethan Benatan (Jun 2, 2020 10:09 PDT) Ethan Benatan        Q:\00 Program Management\Program Plans\Procurement Management Plan\Modernization Procurement Management Plan V3.0.docx  Last revised:  5/28/2020     Page 17 of 17  Appendix A – Agency Procurement Office Contract Checklist                                Contract File Checklist  According to OAR 125‐246‐0556, agencies must ensure procurement files contain the following items.  This checklist helps maintain complete procurement files.      CONTRACT  REFERENCE:  Click here to enter text.    ☐ All Written documents delivered to an Agency from DAS Procurement Services, whether the  documents relate to approvals, revocations, orders, modifications, or other actions, related to the  documents’ subject matter and Action  ☐ An executed Contract, if awarded, and any Ordering Instruments and Amendments  ☐ The record of the actions used to develop and administer the Contract  ☐ A copy of the Solicitation, if any  ☐ The Contract Administrator and any delegates  ☐ Any required findings or statement of justification for the selection of the Provider and sourcing  method according to ORS 279A.200 through 279A.220 (Cooperative Procurement); 279B.055 through  085 (seven methods for Supplies and Services); 279C.100 through 279C.125 (Architectural,  Engineering, Photogrammetric Mapping, Transportation Planning or Land Surveying Services or  Related Services); or ORS 279C.300 through 279C.450 (Public Improvements);   ☐ Documentation of Contract Administration according to OAR 125‐246‐0555 and if required by the  selected procurement method:   ☐ A list of prospective Providers notified of any Solicitation;   ☐ The method used to advertise or notify prospective Providers;   ☐ A copy of each Offer that resulted in the Award of a Contract;   ☐ The record of any Negotiation of the Statement of Work and results;   ☐ A record of all material Communications regarding the Solicitation by interested Providers  according to OAR 125‐246‐0635;   ☐ All information describing how the Provider was selected, including the method and basis for  awarding the Contract;   ☐ A copy of the Request for Special Procurement, if any;   ☐ Documentation for a Federal Program purchase according to OAR 125‐246‐0360; and   ☐ Documentation related to Cooperative Procurements according to OAR 125‐246‐0400.