Pi Alpha Phi Fraternity Constitution: Governance and National Conventions, Lecture notes of Law

Download Pi Alpha Phi Fraternity Constitution: Governance and National Conventions and more Lecture notes Law in PDF only on Docsity! Constitution & Bylaws: NATIONAL CONSTITUTION OF PI ALPHA PHI FRATERNITY PREAMBLE For the promulgation of the noble purposes of Academics, Asian­American Awareness, Brotherhood, Leadership, and Philanthropy, which caused the Fraternity of Pi Alpha Phi to be established in 1929 at the University of California at Berkeley and organized as Pi Alpha Phi National Fraternity, Incorporated under the laws of the State of California, the following Constitution is adopted. ARTICLE I. NAME The name of this international fraternal organization shall be “PI ALPHA PHI FRATERNITY, INC.” ARTICLE II. PURPOSE AND OBJECTIVES Section 1. The purpose of PI ALPHA PHI Fraternity (hereinafter referred to as “The Fraternity”), a California Corporation, will be to establish, maintain, govern, promote and perpetuate a fraternal order. Section 2. The objectives of PI ALPHA PHI Fraternity are to instill, encourage and maintain in all members brotherhood, academic success, leadership, community service, philanthropy, and Asian­American awareness, the principles of Pi Alpha Phi, and to support a brotherhood whose members will conduct themselves at all times in accordance with these principles. ARTICLE III. MEMBERSHIP Section 1. General: The fraternity shall be composed of male individuals who possess good character, dignity, and loyalty who have been duly initiated by an active chapter or by other procedure consistent with the Constitution and Bylaws of the Fraternity. Section 2. Qualifications: Any enrolled male student in good standing of a college or university at which there is a recognized chapter or colony of Pi Alpha Phi may become a member of the fraternity, provided: ● that he is not a member of another fraternity similar in character to Pi Alpha Phi.  For purposes of these documents, “similar in character” shall not include a local fraternity or association seeking a charter as a chapter of Pi Alpha Phi or honorary, professional, academic, or trade fraternities. ● He completes a pledgeship normally proscribed by the chapter proposing to initiate him. This pledgeship period may not last longer than 12 weeks. The period of pledgeship may be waived by written approval of the National Secretary. ● The chapter to which his name is proposed shall express confidence in his character and qualifications, including the academic requirements of Pi Alpha Phi, by electing him at a meeting duly called, by vote of its collegiate members upon such vote as its collegiate members shall determine with complete autonomy. ● He is formally initiated into the chapter so electing him. Section 3. Membership Eligibility: The Fraternity shall not discriminate in membership based upon race, color, creed, religion, age, disability, ethnic background, sexual orientation, or national origin. 1 Section 4. The status of members shall be: a.      Active Collegiate Members, defined as undergraduate students in good standing at a four­year institution; b.     Graduate Members, defined as graduate students in good standing pursuing an advanced degree at a four­year institution; c.      An Alumnus Member, defined as an individual who has graduated from a four­year institution and was properly initiated; d.     Suspended, as defined in the Bylaws. ARTICLE IV.  COMPOSITION OF THE FRATERNITY The Fraternity shall consist of the National Council, active chapters established and existing at recognized institutions of higher learning in the United States of America and Canada, and members as defined in Article III, Section 4. SECTION 1. General: The National Council may establish undergraduate chapters and alumni associations in a manner consistent with procedures described in the National Bylaws. ARTICLE V. NATIONAL COUNCIL Section 1. Name, Role and Powers The National Council shall be the Board of Directors of the Fraternity.  The National Council shall be the administrative, executive and judicial head of the Fraternity and shall have, in addition to the powers expressly provided for in the Constitution and Bylaws, the authority to decide all questions regarding the meaning and interpretation of those documents and the authority to adopt such other resolutions, not inconsistent with the Constitution, Bylaws or Ritual of the Fraternity or resolutions or legislation adopted by the National Convention as shall be necessary or appropriate for the welfare and growth of the Fraternity. Section 2.  Composition The National Council shall be composed of 7 alumnus members each of whose original undergraduate college class shall have been graduated from a college or university at least 4 years prior to the year of the convention at which a Council member may be elected.  Except as provided in Article II, Section 1. (D) of the National Bylaws, members of the National Council shall be elected by the National Convention for a term of two years to expire at the National Convention held two years hence.  A Council member may be re­elected to one consecutive two ­year term following his election to the Council.  No individual may serve on the National Council for more than four years out of any eight year period. Section 3.  Officers The National Council shall be composed of the following officers:  The National President, the National Vice President, the National Secretary, the National Treasurer, and (titles of other officers or simply “Directors”). Article VI: THE NATIONAL CONVENTION Section 1.  Site and Date The National Council shall select the time and location for each National Convention, to be held annually, 2 Chapters of Pi Alpha Phi Fraternity shall be established only for students enrolled in universities and colleges of good standing and reputation upon the petition in writing by undergraduates in good standing at that institution and consistent with policies, practices, procedures and criteria established by the National Council. Active chapters shall be named by the letters of the Greek alphabet beginning with “Alpha” and continuing until all single letters have been used.  The next series of chapters shall use the prefix Alpha. SECTION 2.  Chartering of Chapters All petitions for charters shall be submitted to the National Council for approval, which shall require a three­fourths vote of National Council members then in office. The National Council shall determine the date for installation of a new or recolonized chapter and the amount of the fee(s) involved. SECTION 3. Intervention with Chapters (A)      The National Council may establish policies, procedures, expectations, practices, position statements and other rules and requirements for active chapters. (B)      Good Standing:  A chapter is in good standing if it is not otherwise on probation or suspension or has been found responsible for violating an applicable law, the Constitution or Bylaws of the Fraternity, or any other Fraternity policy, position statement, practice, procedure or expectation and if the chapter has paid all appropriate fees, dues or other financial obligations and filed all appropriate forms or submitted required information to the National Council. (C)      The National Council may at any time place an active chapter on probation for violation of an applicable law, the Constitution or Bylaws of the Fraternity, or any other Fraternity policy, position statement, practice, procedure or expectation.  A chapter placed on probation may continue to operate and function as a chapter of Pi Alpha Phi subject to such restrictions, limitations, conditions or expectations that are imposed by the National Council. (D)     When a chapter is placed on probation, the National Council or its designated representatives shall specify the deficiencies which the chapter must address and correct. More serious action may be taken if the deficiencies are not corrected. (E)      The National Council shall have the power to temporarily suspend the charter of any active chapter for a stated period of time not to exceed 180 days for any violation referenced in subsection (C) or for violation of probation.  Any chapter placed upon suspended status shall be provided with the specific reasons for the action taken and provided with a reasonable time after notification of the suspension to remedy the circumstances upon which the suspension decision was based and to satisfy any other conditions which may be placed upon the chapter. 1)              A chapter placed upon suspended status may conduct only such activities as shall be stated in the original notice of suspension or that are thereafter approved by the National Council or its designated representatives.  The National Council may rescind or lift the suspension placed upon a chapter prior to its stated expiration. 5 (F)      The National Council may, by a three­fourths vote of all  members of the Council then in office, revoke the charter of an active chapter for material or repeated violation or failure to comply with any applicable law, the Constitution or Bylaws, or any other Fraternity policy, position statement, practice, procedure or expectation of Pi Alpha Phi Fraternity, the terms of any probation or suspension previously placed upon the chapter, or any statement of minimum standards adopted by the National Council.  The revocation takes effect immediately and the chapter shall be considered an inactive chapter. 1)                    Appeal of Revocation:  Any action by the National Council revoking the charter of an active chapter may be appealed to the next National Convention.  The appeal shall be sustained upon receiving at least three­fourths of the total number of votes which all seated delegates at the National Convention are eligible to cast. (G)     Risk Management and Standards Committee: The National Council may create a Risk Management and Standards Committee which may be granted any, some or all of the following powers:  to establish policy statements regarding the conduct of active chapters; to establish procedures for the investigation of alleged misconduct by active chapters; to exercise all powers of the National Council with respect to the definition, institution, terms of and implementation of probation for chapters; the removal of a chapter from probation; the reorganization of a chapter; to determine the activities that may be permitted for a chapter on suspended status and to make recommendations to the National Council regarding the suspension, reorganization or revocation of the charter of any chapter. Article II:  The National Council Section 1.  Nomination and Election of Members (A)   Nomination of an alumnus member to the National Council may be made by the National Council or by an active chapter in good standing.  Nominees are not required to be nominated by the chapter that initiated them. (B)   All nominations must be submitted to the National Council not later than ninety (90) days preceding the date of the beginning of the National Convention for that year. (C)   The names of all nominees shall be submitted with a statement of their experience in the Fraternity and other background information as determined by the National Council to all active chapters no later than sixty (60) days prior to the date of the beginning of the National Convention.  No nominations may be considered which are not proposed, presented and qualified pursuant to this procedure. (D)   Voting for members of the National Council shall follow this procedure at the National Convention in 2010:  4 of the 7 members of the National Council shall be elected for two­year terms. Those offices are: Their terms shall conclude at the National Convention in 2012. 3 of the 7 members of the National Council shall be elected for one­year terms.Their terms shall conclude at the National Convention in 6 2011. At the National Convention in 2011, the members elected for one­year terms in 2010 may be nominated for service on the National Council for two­year terms, along with any other qualified candidates. At the National Convention in 2012, the members elected to the National Council in 2010 for two­year terms may be nominated for service on the National Council for another two­year term along with any other qualified candidates.  Beginning in 2012, all men nominated for service on the National Council will be elected for two­year terms. (E)   In voting for members of the National Council at the National Convention each delegate shall vote for 4 nominees for terms of one year each and 3 nominees for terms of two years each. (F)   No member of the Fraternity shall at any time disclose the results of any ballot or vote for the National Council other than the names of those elected. Section 2.  Removal from Office (A)   No member of the National Council may be removed from office before the expiration of his term except for cause as determined by the National Council in its sole discretion based upon a three­fourths vote of all members of the National Council then in office.  Any member so removed may appeal to the next National Convention.  The affirmative vote of at least three­fourths vote of the total number of votes which all seated delegates at the National Convention are entitled to cast is required to overturn the removal of a National Council member by the National Council.  A successful appeal shall operate to remove any individual elected or appointed to fill the vacancy created by the removal but shall not invalidate any action taken by the National Council or any member thereof following the vote to remove and antecedent to the vote by the National Convention to overturn the removal. (B)   Any national officer who misses or is absent for three meetings of the National Council during his term of office shall be referred to the Council for proceedings as described in subsection (A) of this section. Section 3.  Procedure for Filling a Vacancy (A)   If a member of the National Council leaves office before the expiration of his term, the National Council shall select a successor who shall serve for the unexpired portion of the vacated term. (B)   Except in the case that the member leaving office is the National President, the National President shall determine whether the successor shall assume the office vacated by the member leaving office or, with the consent of the officer to be displaced, an office higher or lower in rank.  If the new officer assumes an office other than that which was vacated, the National President shall designate the displaced member to another office under the same conditions as described in subsection (A). (C)    If the officer leaving is the National President, the National Vice President (or president­elect) shall become the National President and the vacated office shall be considered that of the National Vice President.  The new National President shall then have the authority to designate the office to be filled. Section 4.  Duties and Privileges of Members ■ The National President shall preside at meetings of the National Council and at the National Convention. He shall have the privilege of voting in the National Council, but shall not vote in the National Convention except in case of a tie vote on a matter other than an election under Section 3 of this Article. ■ The National Secretary shall keep a record of the proceedings of the National Council and of the National Convention. He shall be responsible for appropriate 7