Personal and Financial Conflicts of Interest Policy | Child Trends, Slides of Design

Download Personal and Financial Conflicts of Interest Policy | Child Trends and more Slides Design in PDF only on Docsity! 1 COI Policy Revised December 9, 2019     Personal and Financial Conflicts of Interest Policy Updated November 2019    Child Trends, Incorporated (Child Trends) is committed to identifying and avoiding situations and  activities  that  constitute a Conflict of  Interest  (COI)  for employees and board members  in  the  execution of  their duties; and to  identify, avoid or manage, actual or perceived Organizational  Conflicts  of  Interest  (OCI)  related  to  research  activities  in  accordance  with  federal  and  other  sponsor requirements. Furthermore, activities, situations, and relationships that might create  the  perception of, or potential for, a conflict must be identified and managed  appropriately. Child  Trends believes that clear guidelines and principles for  reporting and  managing actual, potential,  and perceived conflicts will assist  the Board of Directors,  and Staff, in maintaining the highest  level of integrity in their endeavors. The policy described below focuses on individual conflicts of  interest. To manage OCI, each proposal team will be asked to make determinations of OCI on that  specific opportunity.     All Board Members or Staff of Child Trends are committed to identifying and avoiding situations  and  activities  that  constitute  a  COI  or  OCI  in  the  execution  of  their  duties  for  Child  Trends.  Furthermore,  activities,  situations,  and  relationships  that  might  create  the  perception  of  or  potential  for  a  COI or OCI  must  be  identified  and  managed  appropriately.      1. § 50.603      DEFINITIONS:    Disclosure of  significant  financial  interests means  an  Investigator's disclosure  of  significant  financial interests to an Institution.    Family means any member of the Investigator’s  immediate  family, specifically, any dependent  children and spouse.    Financial Conflict of Interest (FCOI) means a significant financial interest that could directly and  significantly affect the design, conduct, or reporting of sponsored/funded research.    FCOI  report means  an  Institution's  report  of  a  financial  conflict  of  interest  to  an  “Awarding”  Authority or Component.  Financial  interest means anything of monetary value received or held by an Investigator or an  Investigator’s Family, whether or not the value is readily ascertainable, including, but not limited  to: salary or other payments for services (e.g., consulting fees, honoraria, or paid authorships for  other than scholarly works); any equity interests (e.g., stocks, stock options, or other ownership  interests); and intellectual property rights and interests (e.g., patents, trademarks, service marks,  and copyrights), upon receipt of royalties or other income related to such intellectual property  rights and interests.    Financial Interest does NOT include:  a) Salary, royalties, or other remuneration from Child Trends; or  b) Equity interests (stocks) or income from investment vehicles, such as mutual funds and  2 COI Policy Revised December 9, 2019     retirement accounts, so long as the Investigator does not directly control the investment  decisions made in these vehicles. Owning shares of a company’s stock that you purchased  directly and can sell at any time is a financial interest in that company; owning shares of  company through an index or mutual fund that is managed by, e.g., Vanguard or TIAA‐  CREF, is not.    Financial Interest does include:  a) Any reimbursed or sponsored travel undertaken by the Investigator and related to his/her  institutional  responsibilities,  such as  travel  that  is paid on behalf of  the  Investigator as  well as travel that is reimbursed, even if the exact monetary value is not readily available.  b) Payments or perks for any professional role, such as for research papers, presentations,  attendance  at  meetings,  blogs,  or  other  reimbursement  for  scholarly  work.  Although  payments  from  U.S.  Federal,  state  or  local  governmental  agencies,  U.S.  institutions  of  higher  education,  research  institutes  affiliated  with  institutions  of  higher  education,  academic teaching hospitals, and medical centers usually do not pose conflicts, because  of  increasing  for‐profit  involvement  across  these  sectors,  Investigators  should  disclose  even these as financial interests.    Institution means any domestic or foreign, public or private, entity or organization (excluding a  Federal agency) that is applying for, or that receives, research funding.    Institutional responsibilities means an Investigator's professional responsibilities on behalf of the  Institution, and as defined by the  Institution in its policy on financial conflicts of interest, which  may include for example: activities such as research, research consultation, teaching, professional  practice, institutional committee memberships, and service on panels such as Institutional Review  committees.    Investigator  means  the  project  director  or  principal  Investigator  and  any  other  person(s),  regardless of title or position, who is responsible for the design, conduct, or reporting of research  funded  by  an  agency,  or  for  proposals  for  such  funding,  which  may  include,  for  example,  collaborators or consultants.    Manage means taking action to address a financial conflict of interest, which can include reducing  or eliminating the financial conflict of interest, to ensure, to the extent possible, that the design,  conduct, and reporting of research will be free from bias.    PD/PI means a project director or principal Investigator of a funded research project.    Research  means  a  systematic  investigation,  study  or  experiment  designed  to  develop  or  contribute to general knowledge. As used in this subpart, the term includes any such activity for  which research funding is available from an Awarding Component through a grant or cooperative  agreement,  whether  authorized  under  statutory authority, such  as  research  awards,  center  grants, research grants, career development awards, individual fellowship awards, infrastructure  awards, institutional training grants, or program projects.    Senior/key personnel means the Project Director  (PD)/Principal  Investigator  (PI) and any other  person  identified  as  senior/key  personnel  by  Child  Trends  in  the  contract/grant  application,  progress report, or any other report submitted to the agency by Child Trends under this subpart.    Significant Financial Interest means:    (1) A financial interest consisting of one or more of the following interests of the Investigator (and  those of the Investigator's spouse and dependent children) that reasonably appears to be related  5 COI Policy Revised December 9, 2019       The President is responsible for ensuring the Board’s understanding of and compliance with this  policy. The President will review and ask Board members to sign the policy annually.    The President will also oversee the COO and work with her to assess and manage any potential  real or perceived conflicts.    4.2 Responsibilities of the Chief Operating Officer:  The  COO  provides  oversight  of  all  Conflict  of  Interest  training  and  education,  provides  recommendations  to  amendments  to  the Conflict of  Interest Policy,  and  reviews  all  Conflict of  Interest  disclosures.  The  COO may  delegate  all  or  part  of  these  duties  to  another  senior  staff  member  at  Child  Trends  and  if  so,  will  alert  all  Child  Trends  staff  to  this  delegated  role  and  individual selected. If a Conflict of Interest situation arises that requires a COI Management Plan,  the COO (or designee) will work with the SDCCA and HR, and the individual, as needed, to approve  an appropriate COI Management Plan. The COO reports directly to the President of Child Trends.    Specifically, the COO with others as named above is charged with the following:  1. Educate Staff of Child Trends about this Conflict of Interest Policy.  2. Advise Board of Directors and Staff of Child Trends with respect to existing and   proposed relationships and activities so that they may seek to avoid an actual Conflict of  Interest.  3. Annually train staff to ensure their understanding and compliance with the policy.  4. Oversee the annual and ad hoc completion, review, and submission of related forms to  HR.  5. Review Conflict of Interest disclosures or assign review to designee.  6. Ensure disclosures are appropriately taken into account during bid and proposal  meetings and plans, working with the SDCCA.  7. Develop, with input from Board of Directors and Staff of Child Trends if needed,  organization‐wide or project specific Conflict Avoidance or Management Plans as  required.  8. Monitor Staff of Child Trends compliance with Child Trends Conflict of Interest policy.  9. Establish a culture of transparency and disclosure.    4.3 Responsibilities of Human Resources:  Human Resources is responsible for:  1. Ensuring new staff review, understand, and sign a COI form and disclose any initial  potential conflicts upon entry into the organization  2. Helps the COO update materials, train staff, and review forms annually  3. Keep past COI forms for staff on file for no less than three years      4.4 Responsibilities of the Senior Director of Contracts, Compliance, and Administration:  The SDCCA will assist the COO in updating the policy and ensure that the policy complies with all  relevant  federal  laws  and  regulations.  The  SDCCA  may  also  review  disclosures  when  that  responsibility  is delegated by  the COO and should ensure  that any potential COI are addressed  early  in  the  proposal  process.  The  SDCCA  will  report  all  financial  conflict  of  Interest  or  non‐  compliance to the funding agency as required, in accordance with their regulations.    5. PROCEDURES:    5.1 Board of Directors:  6 COI Policy Revised December 9, 2019     Upon election to the Board of Directors, each Board Member shall be provided with a copy of this  policy  and  required  to  complete  and  sign  the  Acknowledgement  and  Disclosure  Form. On  an  annual  basis,  all  Board Members  shall  be  provided with  a  copy  of  this  policy  and  required  to  complete and sign the Acknowledgement and Disclosure Form.  All completed forms, as well as  any other conflict of interest information provided by Board Members, shall be provided to and  reviewed by the Chairman of the Board and the President. The completed forms shall be stored  in appropriate Board Member files.    Board  of  Directors  of  Child  Trends  should  complete  and  promptly  submit  a  disclosure  to  the  Chairman of the Board and the President, on an annual basis, and also after the Board Member  has  discovered or  suspects  that  an  actual,  potential, or  perceived Conflict  of  Interest  exists or  could arise from a situation or activity of that Individual, their Family, or a Close Relation, including  situations  or  activities  that  are  reasonably  foreseeable  or  are  anticipated.  This  requirement  applies to but is not limited to Conflicts of Interest arising out of an Individual’s, Family’s, or Close  Relation’s association with a Third Party Organization.    Board Members shall also be required to disclose Significant Financial Interests under this policy  or related Child Trends guidelines and Child Trends will determine whether or not such Significant  Financial Interests present a Conflict of Interest and, if so, develop plans for managing the conflict.    If at any time Board Member believes or suspects that a situation or activity in which he/she is  involved may  present  a  Conflict  of  Interest, or  if  there  is  a  significant  change  in  the  personal,  financial, or fiduciary status of a Individual, their Family or a Close Relation, with respect to a Third  Party Organization,  it should be promptly disclosed within 30 calendar days to the Chairman of  the Board.      5.2 Staff Members:  Upon employment with Child Trends, each Employee shall be provided with a copy of this policy  and  required  to  complete  and  sign  the Acknowledgement  and Disclosure  Form.  On  an  annual  basis,  all  Employees  shall  be  provided with  a  copy  of  the most  recent  policy  and  required  to  complete and sign the Acknowledgement and Disclosure Form.  All completed forms, as well as  any  other  conflict  of  interest  information  provided  by  Employees,  shall  be  provided  to  and  reviewed by the COO.  The completed forms shall be stored and tracked by HR.    Staff members of Child Trends should complete and promptly submit a disclosure  to HR on an  annual basis and also after the Staff member has discovered or suspects that an actual, potential,  or perceived Conflict of Interest exists or could arise from a situation or activity of that Individual,  their Family, or a Close Relation, including situations or activities that are reasonably foreseeable  or are anticipated. This requirement applies to but is not limited to Conflicts of Interest arising out  of an Individual’s, Family’s, or Close Relation’s association with a Third Party Organization.  Staff members shall also be required to disclose Significant Financial Interests under this policy or  related Child Trends guidelines and Child Trends will determine whether or not such Significant  Financial Interests present a Conflict of Interest and, if so, develop plans for managing the conflict.    If at any time a Staff Member believes or suspects that a situation or activity in which he/she is  involved may present  a  Conflict  of  Interest, or  if  there  is  a  significant  change  in  the  personal,  financial, or  fiduciary status of an  Individual,  their Family or a Close Relation, with respect  to a  Third Party Organization, it should be promptly disclosed within 30 calendar days to HR.    7 COI Policy Revised December 9, 2019     Child Trends respects the privacy of Individuals and does not require the disclosure of financial or  personal information that does not relate to an actual, potential, or perceived Conflict of Interest.  Any  Reviewer  (e.g.,  COO, HR,  SDCCA) who  receives such  information as  part of  the disclosure,  review,  and  management  process  is  responsible  for  taking  reasonable  steps  to  maintain  the  confidentiality of the information. However, the Reviewer may be required to share, within the  Child  Trends  community,  financial  and/or  personal  information  contained  in  an  individual  disclosure when necessary for the Reviewer to make a complete and informed decision regarding  the existence and management of an actual, potential, or perceived Conflict of Interest.    5.3 Proposal Submission:  Updated  Conflict  of  Interest  Acknowledgements  and  Disclosure  forms  will,  if  required  in  any  solicitation, be incorporated into each proposal submission requiring such disclosure.    5.4 Review:  Upon  receipt  of  a  completed  disclosure,  the  appropriate  Reviewer will  determine whether  an  actual,  potential,  or  perceived Conflict  of  Interest  exists.  Disclosures  identified by  the  COO  (or  designee) as being below the threshold for Significant Financial Interest and which represent no  Conflict  of  Interest will  be  allowed  to  proceed without  special  safeguards or oversight,  i.e.,  no  Management Plan will be needed. The COO (or designee) will inform Human Resources and the  individual  in  writing  that  the  proposed  activity  will  be  permitted  without  management  or  oversight.    Where a Significant Financial Interest is involved, the COO (or designee) will work with the SDCCA,  HR, and the Individual to develop a Management Plan. The Management Plan will address specific  actions to be undertaken to avoid any potential conflict given the financial interest, measures of  oversight  and  accountability,  notices  to  ensure  full  transparency  within  and  outside  the  organization  as  appropriate,  signing  by  all  parties  to  comply  with  the  plan,  and  penalties  for  anyone found not to be following the plan. The plan must be approved by the President.    An Individual can expect disposition within a reasonable amount of time (normally, 45 calendar  days) provided the Reviewer has received a full and accurate disclosure from the Individual.    5.5 Disciplinary Action:  The COO is authorized to establish standard procedures for reporting, investigating, and resolving  alleged breaches. These standard procedures must provide the Individual with an opportunity to  respond  to  allegations  in  writing   and, upon  invitation   by  the COO,  in   person.  If    the COO  determines that a breach occurred, the COO will include any written response submitted by the  Individual under investigation in its report specifying sanctions.    In the event of failure to comply with the Conflict of Interest Policy by any Board Member or Staff  member of Child Trends,  the COO may suspend all  relevant activities or  take other disciplinary  action (i.e., sanctions) until the matter is resolved.    The COO’s decision to sanction an individual for failure to comply with the Policy or their failure  to  comply with  other  remedies  imposed will  be  documented  in writing  and  forwarded  to  the  individual  being  sanctioned.  The  COO  will  notify  the  appropriate  funding  agency  or  prime  awardee of the action being taken.    Child Trends expects all  Individuals  to comply  fully and promptly with this Policy,  including  the  requirements of disclosure. Examples of breaches of the disclosure, review, and approval process