slide tổng hợp nội dung 7 chương, Exams of Business Administration

Download slide tổng hợp nội dung 7 chương and more Exams Business Administration in PDF only on Docsity! HỌC PHẦN: QUẢN TRỊ HỌC BMGM0111 Cấu trúc: 36,18 Khoa: Quản trị kinh doanh Bộ môn: Quản trị học MỤC TIÊU CỦA HỌC PHẦN • Cung cấp những kiến thức về quản trị tổ chức • Rèn luyện và phát triển kỹ năng quản trị • Hình thành năng lực làm việc độc lập và làm việc nhóm 2 CHƢƠNG 1: KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ 1.1. Khái niệm và các chức năng quản trị 1.2. Một số lý thuyết quản trị 1.3. Môi trường quản trị 1.4. Quản trị sự thay đổi 5 1.1. Khái niệm và các chức năng quản trị 6 1.1.1. Khái niệm quản trị “Quản trị là hoạt động nhằm đạt đƣợc mục tiêu một cách có hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những ngƣời khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức trong môi trƣờng luôn thay đổi” (Nguyễn Thị Bích Loan & Phạm Công Đoàn, 2019) 1.1. Khái niệm và các chức năng quản trị 7 1.1.1. Khái niệm quản trị Quản trị là:  Đạt được mục tiêu thông qua nỗ lực của những người khác  Thông qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát  Sử dụng các nguồn lực hữu hạn  Tiến hành trong môi trường luôn thay đổi Bản chất của quản trị: mang tính khoa học, tính nghệ thuật và là một nghề 1.2. Một số lý thuyết quản trị 10 1.2.2. Lý thuyết quản trị hành vi Nội dung chính: - Nhấn mạnh đến yếu tố con người trong công việc - Tập trung vào khía cạnh tình cảm, quan hệ xã hội của con người Một số nghiên cứu tiêu biểu:  Abrahbam Maslow (1908-1970): Lý thuyết nhu cầu 5 bậc  Douglas Mc Gregor (1906 – 1964): Lý thuyết Y 1.2. Một số lý thuyết quản trị 11 1.2.3.Lý thuyết quản trị Nhật Bản Nội dung chính: - Coi trọng yếu tố con người và giá trị xã hội - Chú trọng cải tiến liên tục Một số nghiên cứu tiêu biểu:  William Ouchi (1943): Thuyết Z  Masaaki Iwai (1930): Thuyết Kaizen 1.2. Một số lý thuyết quản trị 12 1.2.4. Lý thuyết quản trị định lượng Nội dung chính: - Coi tổ chức là một hệ thống - Áp dụng các phương pháp định lượng (thống kê, toán kinh tế, máy tính điện tử) - Phục vụ cho việc ra quyết định 1.3. Môi trƣờng quản trị 15 1.3.2. Môi trường bên ngoài tổ chức Môi trƣờng vĩ mô: • Yếu tố kinh tế vĩ mô • Yếu tố chính trị, luật pháp • Yếu tố văn hóa, xã hội • Yếu tố công nghệ, kỹ thuật • Yếu tố tự nhiên 1.3. Môi trƣờng quản trị 16 1.3.2. Môi trường bên ngoài tổ chức  Môi trƣờng ngành: • Khách hàng • Nhà cung ứng • Đối thủ cạnh tranh • Các cơ quan hữu quan 1.4. Quản trị sự thay đổi 17 1.4.1. Sự cần thiết của quản trị sự thay đổi • Môi trường luôn biến động nhanh chóng • Thay đổi dẫn đến những cơ hội và rủi ro không lường trước Nhà quản trị cần có hành động kịp thời 2.1. Khái niệm và vai trò nhà quản trị 20 2.1.1. Khái niệm nhà quản trị Theo chức năng quản trị: - Là người hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát hoạt động trong tổ chức nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức Theo hoạt động tác nghiệp: - Là người đảm nhận chức vụ nhất định trong tổ chức - Điều khiển công việc của các bộ phận, cá nhân dưới quyền - Chịu trách nhiệm trước kết quả hoạt động của họ 2.1. Khái niệm và vai trò nhà quản trị 21 2.1.2. Vai trò nhà quản trị Vai trò nhà quản trị Vai trò liên kết - Người đại diện - Người lãnh đạo - Người tạo ra các mối quan hệ Vai trò thông tin - Người tiếp nhận thông tin - Người xử lý thông tin - Người truyền đạt và cung cấp thông tin Vai trò ra quyết định - Người phụ trách - Người loại bỏ các vi phạm - Người phân phối các nguồn lực - Người tiến hành các cuộc đàm phán 2.2. Các cấp bậc nhà quản trị 22 Nhà quản trị cấp cao Nhà quản trị cấp trung Nhà quản trị cấp cơ sở 2.4. Trách nhiệm xã hội của nhà quản trị 25 2.4.1. Các quan niệm về trách nhiệm xã hội Quan niệm thứ nhất: - Chỉ có một trách nhiệm duy nhất: đạt được mục tiêu tổ chức trong giới hạn pháp luật - Lợi ích xã hội đảm bảo thông qua hoạt động kinh tế Quan niệm thứ hai: - Thực hiện thông qua các yếu tố kinh tế và ngoài kinh tế - Lợi ích xã hội nằm ngoài phạm vi pháp luật quy định 2.4. Trách nhiệm xã hội của nhà quản trị 26 2.4.2. Các nội dung trách nhiệm xã hội • Trách nhiệm tự do • Trách nhiệm đạo đức • Trách nhiệm pháp lý • Trách nhiệm kinh tế 2.4.3. Lý do thực hiện trách nhiệm xã hội - Đảm bảo sự tồn tại và phát triển của tổ chức – một bộ phận của xã hội - Giúp nắm bắt thời cơ, phòng ngừa rủi ro - Đem lại lợi ích cho chính tổ chức CHƢƠNG 3: THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ 3.1. Thông tin quản trị 3.2. Quyết định quản trị 3.3. Ra quyết định quản trị 27 3.1. Thông tin quản trị 30 3.1.2. Phân loại thông tin quản trị  Theo nguồn thông tin: thông tin bên trong, bên ngoài  Theo chức năng: thông tin chỉ đạo, thực hiện  Theo kênh: thông tin chính thức, không chính thức  Theo cách truyền thông tin: thông tin có hệ thống, không có hệ thống  Theo nội dung: thông tin đầu vào, đầu ra, phản hồi, thông tin về môi trường quản trị, về hoạt động quản trị,…  Theo mức độ xử lý: thông tin sơ cấp, thứ cấp 3.1. Thông tin quản trị 31 3.1.3. Hệ thống thông tin quản trị Xử lý và lưu trữ Thu thập Phân phát Nguồn Đích Kho dữ liệu Khái niệm:  Là tập hợp các đối tượng (con người) và thiết bị (phần cứng, phần mềm, dữ liệu)  Thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin  Phục vụ cho hoạt động quản trị 3.1. Thông tin quản trị 32 3.1.4. Truyền thông trong tổ chức Truyền đạt thông tin Ngƣời gửi - Thông điệp - Mã hóa Ngƣời nhận - Tiếp nhận - Giải mã - Nhận thức Nhiễu Phản hồi 3.3. Ra quyết định quản trị 35 3.3.1. Quá trình ra quyết định quản trị Xác định và nhận diện vấn đề Xây dựng các phương án Đánh giá các phương án Lựa chọn phương án tối ưu Thực hiện quyết định Đánh giá quyết định 1 2 3 4 5 6 3.3. Ra quyết định quản trị 36 3.3.2. Các phương pháp ra quyết định quản trị  Các phương pháp định lượng: Phương pháp mô hình hóa Phương pháp ma trận lợi ích Phương pháp cây quyết định  Các phương pháp định tính: Phương pháp chuyên gia Quan sát 3.3. Ra quyết định quản trị 37 3.3.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản trị C á c n h â n t ố ả n h h ư ở n g Các nhân tố khách quan - Mức độ ổn định của môi trường ra quyết định - Thời gian - Thông tin Các nhân tố chủ quan - Cá nhân nhà quản trị - Sự ràng buộc về quyền hạn và trách nhiệm - Các yếu tố bên trong của tổ chức 4.1. Khái niệm, phân loại và các nguyên tắc hoạch định 40 4.1.1. Khái niệm và vai trò của hoạch định Vai trò: Định hướng hoạt động của tổ chức Là cơ sở cho phân quyền, ủy quyền Tạo thuận lợi cho kiểm tra, đánh giá Tăng sự thành công của tổ chức 4.1. Khái niệm, phân loại và các nguyên tắc hoạch định 41 4.1.2. Phân loại hoạch định  Theo thời gian: hoạch định ngắn, trung, dài hạn  Theo cấp độ: hoạch định vĩ mô, vi mô  Theo phạm vi: hoạch định toàn diện, hoạch định từng phần  Theo lĩnh vực: hoạch định nhân sự, kinh doanh, tài chính, marketing,…  Theo mức độ: hoạch định chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp  Theo sản phẩm tạo ra: hoạch định mục tiêu, chiến lược, chính sách, thủ tục, quy tắc, ngân sách, chương trình hành động 4.1. Khái niệm, phân loại và các nguyên tắc hoạch định 42 4.1.3. Các nguyên tắc hoạch định Tập trung, dân chủ Khoa học, thực tiễn Hiệu quả Định hướng Linh hoạt 4.2. Nội dung hoạch định 45 4.2.3. Hoạch định kế hoạch chiến lược Là tổng thể các hành động và quyết định của nhà quản trị nhằm sọan thảo các chiến lược chuyên biệt để đạt mục tiêu 4.2. Nội dung hoạch định 46 4.2.4. Hoạch định kế hoạch hành động: chính sách, thủ tục, quy tắc, chương trình  Đưa ra những quy định nhằm hướng dẫn tư duy, đặt ra khuôn khổ cho việc ra quyết định hành động Chính sách  Mô tả chuỗi hành động cần thiết được thực hiện theo một trật tự thời gian trong một tình huống cụ thể Thủ tục  Xác định rõ những gì được làm, không được làm trong một hoàn cảnh nhất định Quy tắc • Là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, thủ tục, quy tắc, các nhiệm vụ và các bước phải tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng và các yếu tố cần thiết để nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định Chƣơng trình 4.2. Nội dung hoạch định 47 4.2.5. Hoạch định ngân sách Ngân sách: bản tường trình về nguồn lực được phân bổ biểu thị dưới dạng tiền tệ để thực hiện một chương trình, kế hoạch hành động cụ thể nhằm đạt được mục tiêu Quá trình lập ngân sách: Giai đoạn 1: Nhà quản trị cấp cao tuyên bố mục tiêu Giai đoạn 2: Các nhà quản trị bộ phận trực thuộc soạn thảo kế hoạch hành động và xác định chi phí Giai đoạn 3: Các nhà quản trị cấp cao xem xét đề nghị và chỉ dẫn các điều chỉnh cần thiết Giai đoạn 4: Nhà quản trị phê duyệt ngân sách 5.1. Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức 50 5.1.1. Khái niệm “Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những ngƣời làm các công việc đó, định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân cũng nhƣ mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc, nhằm thiết lập một môi trƣờng thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của tổ chức.” (Nguyễn Thị Bích Loan & Phạm Công Đoàn, 2019) 5.1. Khái niệm và vai trò của chức năng tổ chức 51 5.1.2. Vai trò của chức năng tổ chức Tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức Sử dụng hiệu quả các nguồn lực của tổ chức Cho phép sự phối hợp giữa các bộ phận Thiết lập môi trường bên trong tổ chức - văn hóa tổ chức 5.2. Cơ cấu tổ chức 52 5.2.1. Khái niệm và đặc điểm của cơ cấu tổ chức Khái niệm: - Tập hợp các bộ phận, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc - Chuyên môn hóa theo chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn - Đảm bảo thực hiện các mục tiêu chung Đặc điểm: - Tính tập trung - Tính phức tạp - Tính tiêu chuẩn hóa 5.2. Cơ cấu tổ chức 55 5.2.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm Tổng Giám Đốc Giám đốc kinh doanh sản phẩm điện tử Giám đốc kinh doanh sản phẩm may mặc Giám đốc kinh doanh sản phẩm mỹ phẩm 5.2. Cơ cấu tổ chức 56 5.2.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý Tổng Giám Đốc Giám đốc Khu vực miền Trung Giám đốc Khu vực miền Bắc Giám đốc Khu vực miền Nam 5.2. Cơ cấu tổ chức 57 5.2.2. Một số mô hình cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức theo định hƣớng khách hàng Tổng Giám Đốc Giám đốc phụ trách khách hàng tổ chức Giám đốc phụ trách khách hàng cá nhân Giám đốc phụ trách khách hàng cơ quan nhà nước 5.3. Phân quyền 60 5.3.1. Khái niệm và các hình thức phân quyền Khái niệm: “Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.” (Nguyễn Thị Bích Loan & Phạm Công Đoàn, 2019) Các hình thức phân quyền: - Phân quyền theo chức năng - Phân quyền theo chiến lược 5.3. Phân quyền 61 5.3.2. Quá trình phân quyền và các yêu cầu khi phân quyền Quá trình phân quyền: Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ Bước 4: Tiến hành kiểm tra, theo dõi việc thực hiện nhiệm vụ 5.3. Phân quyền 62 5.3.2. Quá trình phân quyền và các yêu cầu khi phân quyền Các yêu cầu khi phân quyền: Phải biết rộng rãi với cấp dưới Phải biết sẵn sàng trao cho cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả quyền ra quyết định Phải biết tin tưởng ở cấp dưới Phải biết chấp nhận thất bại của cấp dưới Phải biết cách tổ chức, kiểm tra theo dõi cấp dưới 5.4. Hệ thống tổ chức không chính thức 65 5.4.2. Tầm quan trọng của việc nghiên cứu hệ thống tổ chức không chính thức Đóng vai trò quan trọng: khắc phục hạn chế của hệ thống tổ chức chính thức; giúp truyền đạt thông tin nhanh chóng Có tác động qua lại với hệ thống tổ chức chính thức Giúp ích cho hệ thống tổ chức chính thức để đạt mục tiêu Cần được hỗ trợ để tránh đi lệch hướng, chống đối lại hệ thống tổ chức chính thức 5.5. Văn hoá tổ chức 66 Các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức 5.5.1. Các giá trị hữu hình  Các giá trị vô hình Các nhân tố ảnh hưởng đến văn hoá tổ chức 5.5.2. Văn hóa dân tộc Nhà quản trị Môi trường bên ngoài tổ chức CHƢƠNG 6: CHỨC NĂNG LÃNH ĐẠO 6.1. Khái niệm và các nguyên tắc lãnh đạo 6.2. Phong cách lãnh đạo 6.3. Động cơ 6.4. Lãnh đạo nhóm 6.5. Giải quyết xung đột 67 6.2. Phong cách lãnh đạo 70 6.2.1. Một số phong cách lãnh đạo Khái niệm: Phong cách lãnh đạo: Cách thức khá ổn định mà nhà quản trị gây ảnh hưởng đến người thừa hành để thực hiện mục tiêu Phân loại: Phong cách chuyên quyền Phong cách dân chủ Phong cách tự do 6.2. Phong cách lãnh đạo 71 6.2.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến lựa chọn phong cách lãnh đạo Các nhân tố bản thân nhà quản trị • Trình độ, năng lực, trạng thái tâm sinh lý, vị trí, mục tiêu, tính cách Các nhân tố bên ngoài • Cá nhân nhân viên • Tập thể nhân viên • Tình huống lãnh đạo 6.3. Động cơ 72 6.3.1. Khái niệm động cơ - Là quá trình tâm lý của con người - Kích thích họ hành động để đạt được mục tiêu - Được phát sinh từ nhu cầu 6.4. Lãnh đạo nhóm 75 6.4.2. Phân loại nhóm Nhóm chính thức và không chính thức Nhóm điều khiển, nhóm nhiệm vụ, công việc Nhóm có cùng sở hữu hay lợi ích Nhóm bạn bè Nhóm đặc biệt (các ủy ban) Các tổ, nhóm tự quản Nhóm đa văn hóa 6.4. Lãnh đạo nhóm 76 6.4.3. Lãnh đạo trong các giai đoạn phát triển nhóm Hình thành • Thống nhất các mục tiêu, nhiệm vụ để đạt được sự đồng thuận Sóng gió • Nhận dạng đúng mâu thuẫn, giải quyết và đưa nhóm vào ổn định Chuẩn hóa • Nhà quản trị cần tạo điều kiện cho các thành viên chia sẻ thông tin, hợp tác với nhau Thực hiện • Nhà quản trị cần tận dụng tối đa năng lực các thành viên Ngừng lại • Nhà quản trị cần tổng kết, rút kinh nghiệm 6.5. Giải quyết xung đột 77 6.5.1. Khái niệm và bản chất của xung đột Khái niệm xung đột: - Là sự bất đồng giữa hai hay nhiều phía mà mỗi phía cố gắng làm tất cả những gì có thể để bên kia chấp nhận quan điểm của mình trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến lợi ích hay các giá trị xã hội. Bản chất của xung đột: - Có thể gây ra hậu quả xấu - Có thể có tác dụng tốt, tạo ra sự phát triển CHƢƠNG 7: CHỨC NĂNG KIỂM SOÁT 7.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát 7.2. Các loại kiểm soát 7.3. Quy trình kiểm soát 80 7.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát 81 7.1.1. Khái niệm và vai trò của kiểm soát “Kiểm soát là quá trình đo lƣờng kết quả thực hiện, so sánh với các tiêu chuẩn, phát hiện sai lệch và nguyên nhân, tiến hành các điều chỉnh nhằm làm cho kết quả cuối cùng phù hợp với mục tiêu đã đƣợc xác định.” (Nguyễn Thị Bích Loan & Phạm Công Đoàn, 2019) 7.1. Khái niệm và các nguyên tắc kiểm soát 82 7.1.1. Khái niệm và vai trò của kiểm soát Vai trò của kiểm soát: Giúp nhà quản trị nắm được tiến độ và chất lượng thực hiện công việc  Tạo ra chất lượng tốt hơn cho mọi hoạt động trong tổ chức Đối phó kịp thời với những thay đổi của môi trường Giúp thực hiện đúng các chương trình, kế hoạch với hiệu quả cao  Tạo thuận lợi cho việc phân quyền và hợp tác trong tổ chức 7.3. Quy trình kiểm soát 85 Đo lường kết quả hoạt động Tiến hành điều chỉnh theo tiêu chuẩn So sánh với tiêu chuẩn kiểm soát Tiếp tục hoạt động và công nhận kết quả. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát Nếu không có sai lệch Nếu có sai lệch 7.3. Quy trình kiểm soát 86 7.3.1. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát Tiêu chuẩn kiểm soát: - Là những chỉ tiêu thực hiện nhiệm vụ - Căn cứ để đo lường và đánh giá kết quả thực tế Các yêu cầu đối với tiêu chuẩn kiểm soát:  Tiêu chuẩn và mục tiêu  Tiêu chuẩn và dấu hiệu thường xuyên  Tiêu chuẩn và quan sát tổng hợp  Tiêu chuẩn và trách nhiệm Xác định mức chuẩn Sử dụng các tiêu chuẩn định tính 7.3. Quy trình kiểm soát 87 7.3.2. Đo lường kết quả hoạt động Yêu cầu: Hữu ích Có độ tin cậy cao Không lạc hậu  Tiết kiệm Phƣơng pháp đo lƣờng: Quan sát các dữ kiện Sử dụng các dấu hiệu báo trước Quan sát trực tiếp và tiếp xúc cá nhân Dự báo Điều tra