Smithsonian Institution's Statement of Values and Code of Ethics, Slides of Ethics

Download Smithsonian Institution's Statement of Values and Code of Ethics and more Slides Ethics in PDF only on Docsity!   STATEMENT OF VALUES AND CODE OF ETHICS  INTRODUCTION  The Smithsonian Institution is a public trust whose mission is the increase and diffusion of  knowledge. The Smithsonian was established by the United States Congress to carry out the  fiduciary responsibility assumed by the United States in accepting the bequest of James  Smithson to create the Smithsonian Institution. We are accountable to the general public as  well as to the Smithsonian’s multiple stakeholders in carrying out this responsibility. We  recognize that the public interest is paramount.  Serving the Smithsonian is a privilege and those who work on its behalf have a responsibility to  maintain the highest standards of honesty, integrity, professionalism, and loyalty to the  Institution. We must ensure that our activities support the Smithsonian mission and take care  to avoid conduct that would compromise the integrity of or public confidence in the  Smithsonian. We acknowledge that in order to merit and preserve the public trust we must  maintain a shared commitment to core values and an expectation of ethical and professional  conduct in all of our activities. This Statement of Values and Code of Ethics articulates our core  values and ethical standards to provide guidance for the application of these principles in  pursuit of the Smithsonian’s mission.   APPLICABILITY AND GUIDING PRINCIPLES  This Statement of Values and Code of Ethics establishes the standards and principles for ethical  conduct that apply to the Institution collectively and to all members of the Smithsonian  community, which includes Regents, staff, volunteers, advisory board members, fellows,  interns, research associates, affiliated individuals, and others who have been entrusted to act  on behalf of or in the name of the Smithsonian. All members of the Smithsonian community are  guided by these standards and principles and are expected to use their best efforts to adhere to  them in conducting activities on behalf of the Smithsonian.   In June 2007 the Board of Regents, in order to reinforce the Institution’s foundation of integrity  and responsibility, articulated guiding principles that have informed the creation of and are  carried out through this Statement of Values and Code of Ethics. These guiding principles are as  follows:   Our Operations and Activities Will Reflect Our Status as a Public Trust Administered on  Behalf of the American People:  The Board of Regents was established by Congress to carry out the responsibilities  of the United States as trustee of the Smithson trust. Given this unique and special  status,  the  Smithsonian must  be mindful  that  it  is  a  public  trust  operating  on  2 behalf of  the American public and  the United States government  to carry out  its  mission to increase and diffuse knowledge. As such, the Smithsonian will be guided  by  the  principles  of  the  federal  sector  in  the  conduct  of  its  activities whenever  appropriate and consistent with  its mission and trust responsibilities.  In all other  cases,  the  Institution  will  follow  the  principles  and  best  practices  for  fiduciary  stewardship in the nonprofit sector.    We Remain Committed to Following The Highest Standards of Ethical Conduct:   The Smithsonian Institution remains committed to following the highest standards  of ethical conduct in pursuit of its mission to increase and diffuse knowledge. All  individuals who have been entrusted to act on behalf of the Smithsonian —  Regents, staff, researchers, fellows, interns, and volunteers — are expected to  conduct their activities according to the highest professional standards, with  honesty and accountability, and in the best interest of the Smithsonian. They must  take care that their actions will not adversely impact the integrity of, or the public’s  confidence in, the Institution, its work, or its mission.    We Will Conduct Our Business Within an Ethos of Transparency:   The Smithsonian Institution is committed to operating in a culture marked by  openness, accessibility, and robust communication. All Smithsonian stakeholders  should have access to appropriate and accurate information regarding the finances,  operations, and activities of the Smithsonian Institution. Effective transparency also  requires open and reliable communication between the Board, management, and  other stakeholders to support informed decision‐making. The Smithsonian is  dedicated to using every reasonable method to foster the effective transparency  that will support its mission to increase and diffuse knowledge.  PERSONAL AND PROFESSIONAL INTEGRITY  Each member of the Smithsonian community is expected to act in accordance with professional  standards, as well as with honesty, integrity, openness, accountability, and a commitment to  excellence. Each individual is expected to conduct Smithsonian activities in accordance with this  Statement of Values and Code of Ethics, exercising sound judgment to support the  Smithsonian’s mission and serving the best interests of the Smithsonian and the public.   The Smithsonian promotes a working environment that values respect, fairness, and integrity.  We act in accordance with these values by treating our colleagues, the public, and others with  whom we interact with dignity, civility, and respect. Members of the Smithsonian community  exercise responsibility appropriate to their position and delegated authorities. We strive for  excellence in all of our activities and acknowledge that we are responsible to each other, to the  Smithsonian, and to the Smithsonian’s stakeholders for our actions. We are each responsible  for being aware of and complying with applicable professional standards that govern our  conduct, including those that relate to our particular discipline.   5 for all exhibitions and educational and public programs produced in its name or under its  auspices. The Smithsonian retains control over and responsibility for the contents of its  exhibitions and educational and public programs. We acknowledge and address diverse values,  opinions, traditions, and concerns and ensure that our activities are open and widely accessible.  Policies and practices to ensure compliance with these principles and consistency with  professional standards and best practices are established, clearly articulated, disseminated,  kept current, and consistently applied.  RESEARCH   To carry out its mission to increase and diffuse knowledge the Smithsonian engages in and  supports original research in science, art, history, and culture. The Smithsonian conducts these  activities in accordance with professional standards and practices and ensures that accuracy  and intellectual integrity are the foundation for all research produced in its name or under its  auspices. Accurate, valid, and reliable research data, records, and results are created, retained,  and disseminated as appropriate. Individuals who participate in or collaborate on a research  project or publication, as well as underlying sources and references, are appropriately  acknowledged in accordance with professional practices. Publication of research results is  subject to appropriate peer review. Policies and practices to ensure compliance with these  principles and consistency with professional standards and best practices are established,  clearly articulated, disseminated, kept current, and consistently applied.  OUTSIDE FINANCIAL SUPPORT  The Smithsonian seeks and relies on donations, grants, and contracts to provide vital support to  successfully achieve its mission. Donations, grants, and contracts may be received from  individuals, foundations, corporations, and grant‐making organizations. The Smithsonian  adheres to professional standards and best practices in seeking and accepting support from  these sources to ensure that fund‐raising activities support the Smithsonian mission and  protect the Smithsonian's reputation, integrity, and independence, while regarding donors and  sponsors with the highest level of respect and establishing relationships characterized by  forthrightness and honesty.  The Smithsonian provides truthful and relevant information in soliciting outside financial  support. We respect the interests and privacy concerns of donors and sponsors, and maintain  confidentiality as appropriate and legally permissible. We provide responsible stewardship and  recognition of contributions and ensure that they are used in accordance with the agreed terms  and conditions. Policies and practices to ensure compliance with these principles and  consistency with professional standards and best practices are established, clearly articulated,  disseminated, kept current, and consistently applied.  REVENUE‐GENERATING ACTIVITIES  The Smithsonian engages in revenue‐generating activities that create unrestricted financial  resources to support its mission. To ensure that these activities support the Smithsonian  mission and protect the Smithsonian's reputation, integrity, and independence, the  Smithsonian adheres to professional standards and best practices in conducting its revenue‐ generating activities. Smithsonian revenue‐generating activities must be consistent with the  6 Smithsonian mission, culture, governance, and status as a trust instrumentality of the United  States and a tax‐exempt organization. Policies and practices to ensure compliance with these  principles and consistency with professional standards and best practices are established,  clearly articulated, disseminated, kept current, and consistently applied.  TRANSPARENCY AND DISCLOSURE  The Smithsonian provides accurate and comprehensive information about its finances,  operations, and activities to the public, Congress, and other stakeholders and responds in a  timely manner to reasonable requests for information. We engage in open and reliable  communication between and among the Board of Regents, management, and other  stakeholders to support informed decision‐making.  Smithsonian information will be disclosed in accordance with established policies and  procedures. Members of the Smithsonian community who have access to information that may  be considered confidential, private, or proprietary are expected to be familiar with and to  comply with applicable laws, policies, directives, and agreements pertaining to access, use,  protection, and disclosure of such information.  INCLUSIVENESS AND DIVERSITY  The Smithsonian values and promotes inclusiveness and diversity in all of its activities, including  employment practices, board and volunteer recruitment, and programs. The Smithsonian is  enriched and its effectiveness enhanced when the Smithsonian community and the  constituents we serve are composed of diverse individuals with varied backgrounds,  experience, and points of view.   IMPLEMENTATION  While the Board of Regents retains the ultimate responsibility for requiring and overseeing  compliance with this Statement of Values and Code of Ethics, each Regent, employee,  volunteer, and other member of the Smithsonian community to whom it applies has a personal  responsibility to comply with this Statement. The Secretary will ensure that the Statement is  widely disseminated to Regents, staff, volunteers, advisory board members, and other  members of the Smithsonian community, as well as to the public and interested stakeholders.  The Secretary will ensure that appropriate policies and directives providing necessary guidance  are in place and kept current. The Secretary, in consultation with the General Counsel, will  establish an internal Ethics Advisory Board to provide advice to the Secretary and Board of  Regents on compliance with this Statement of Values and Code of Ethics.