Planificación y estrategia para emprender una empresa organizadora de eventos, Esquemas y mapas conceptuales de Administración de Empresas

¡Descarga Planificación y estrategia para emprender una empresa organizadora de eventos y más Esquemas y mapas conceptuales en PDF de Administración de Empresas solo en Docsity! UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA CENTRO UNIVERSITARIO DE ZACAPA USAC – CUNZAC Cátedra: Licenciatura En Administración De Empresas Catedrática: Licda. Lourdes Janeth Estrada Pinales. Curso: Administración II “PROYECTO FORMATIVO ORGANIZACIÓN DE EVENTOS “AFTER PARTY” Integrantes Carné Chacón Reyes, Gladys Haydee 201842806 Chacón, Zulma Yesenia 201942621 Gómez Jiménez, Darlin Dayane 201942541 Morales Castro, Carlos Edín 201944070 Paiz y Paiz, Héctor Hugo 201942993 Pérez Tzi, Lesvia Daniela 201942537 Tecú Zeceña, Yourguend Aníbal 201846903 Zapeta Morales, Keila Yesenia 201843221 ZACAPA 14 DE MAYO DE 2021 INDICE Contenido Pag. INTRODUCCION...................................................................................................................................- 1 - CAPITULO I........................................................................................................................................... - 2 - 1. ELECCION DE TU NEGOCIO.....................................................................................................- 2 - 1.1 Evaluación de la Idea............................................................................................................- 2 - 1.2 Negocio a escoger:.....................................................................................................................- 2 - CAPITULO II.......................................................................................................................................... - 3 - 2. SITUACIÓN ECONÓMICA...........................................................................................................- 3 - 2.1 Viabilidad del mercado...............................................................................................................- 3 - 2.2 Competencia...............................................................................................................................- 3 - 2.3 Viabilidad de producción............................................................................................................- 4 - 2.4 Control gubernamental...............................................................................................................- 5 - 2.5 Inversión inicial y rendimiento...................................................................................................- 7 - CAPITULO III.........................................................................................................................................- 9 - 3. PLAN Y ESTRATEGIAS...............................................................................................................- 9 - 3.1 Visión:...........................................................................................................................................- 9 - 3.2 Misión:.......................................................................................................................................... - 9 - 3.3 Valores:........................................................................................................................................ - 9 - 3.4 Objetivos estratégicos:...............................................................................................................- 9 - 3.5 Estrategias:................................................................................................................................- 11 - CAPITULO IV....................................................................................................................................... - 12 - 4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL........................................................................................- 12 - 4.1 Organigrama........................................................................................................................- 12 - 4.2 Eslogan y logotipo:...................................................................................................................- 12 - 4.3 Marca (se utilizará como tarjetas de presentación):............................................................- 13 - 4.4 Definiciones de responsabilidades de cada cargo:.........................................................- 13 - 4.5 Autoridad.................................................................................................................................... - 14 - CAPITULO V........................................................................................................................................ - 16 - 5. MARKETING................................................................................................................................... - 16 - 5.1 Mercado..................................................................................................................................... - 16 - 17. Realización del Proceso de Fiestas......................................................................................63 ...................................................................................................................................................................63 18. E-grafías........................................................................................................................................64 IV INTRODUCCION La elaboración de un emprendimiento, conlleva varios aspectos para tomar en cuenta, ya que el éxito de este depende de cómo se planteen y se empleen las estrategias de venta, así como una buena organización del personal, como también un buen aprovechamiento de los diversos recursos, un emprendimiento comienza al tomar la decisión de llevar a cabo una idea de negocio, a partir de este punto comienza el largo camino para formar una empresa y todo lo que conlleva. Un administrador tiene el importante papel de tomar todas las decisiones cruciales que determinaran si el emprendimiento será exitoso o fracasara. El primer paso para empezar un negocio es el determinar qué tipo de emprendimiento será nuestra empresa, acto seguido es la asignación de un nombre para nuestra empresa el cual debe ser atractivo, después de realizar esto se prosigue haciendo diferentes estudios al mercado, para conocer la viabilidad de éxito que tiene nuestro producto o servicio en dicho mercado; si tiene posibilidades de prosperar se procede a formalizar el negocio realizando los trámites correspondientes como lo son la elaboración de un presupuesto, el establecimiento de estrategias, así también los tramites fiscales que corresponden etc. Nuestro emprendimiento “AFTER PARTY” es una empresa que presta un servicio de alquiler de mobiliario para fiestas, la idea de realizar este emprendimiento nace al observar que en Zacapa y sus municipios existen muy pocos negocios que presten ese servicio que es muy útil y necesario para cualquier tipo de celebración. Por lo que al realizar el estudio de mercado pudimos notar que las personas estarían dispuestas a adquirir nuestro servicio, por lo que decidimos llevarlo a cabo. 1 CAPITULO I 1. ELECCION DE TU NEGOCIO ORGANIZACIÓN DE EVENTOS “ AFTER PARTY ” 1.1 Evaluación de la Idea Ideas de algunos negocios a escoger: ⮚ Alquiler de mobiliario para fiestas. ⮚ Discotecas. ⮚ Decoraciones para toda ocasión. 1.2 Negocio a escoger: ❖ Alquiler de mobiliario para fiestas. 2 Arroyo Gonzáles, Julio Eduardo Chacón Reyes, Gladys Haydee Chacón, Zulma Yesenia Flores Carías, Mirna Yolanda Gómez Jiménez, Darlin Dayane Morales Castro, Carlos Edín Paiz y Paiz, Héctor Hugo Pérez Tzi, Lesvia Daniela p. ¿Existes mano de obra calificada para el trabajo? Si existe nuestro personal está debidamente capacitado para organizar todo tipo de evento. q. ¿Cuál es la necesidad de desarrollo y de experimentación? La necesidad de desarrollar esta empresa nace de la falta de tiempo y experiencia de las personas para organizar de manera creativa y bonita las celebraciones y eventos. r. ¿Cuál es la inversión necesaria? Es un negocio que precisa una fuerte inversión en la búsqueda de nuevos clientes y proveedores, en el mantenimiento de los que tienes, en la organización de los actos, etc. Además, es importante que los clientes perciban que su empresa es solvente y que se puedan fiar de sus posibilidades financieras para afrontar la organización de un evento antes de que ellos te paguen. Se trata de la adquisición de Activos para la actividad económica, el emprendedor debe de establecer con precisión las características de los mismos y su capacidad de producción (Maquinaria). Es necesario cotizar antes de la compra de los mismo para ver las opciones más convenientes. 2.4 Control gubernamental s. ¿Existen controles gubernamentales sobre el producto o tipo de negocio? 5  Promover la eficiencia, eficacia y economía de las operaciones bajo principios éticos y de transparencia.  Garantizar la confiabilidad, integridad y oportunidad de la información.  Cumplir con las disposiciones legales y la normativa de la entidad para otorgar bienes y servicios públicos de calidad.  Proteger y conservar el patrimonio público contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal. t. ¿Se requiere alguna licencia o aprobación?  Solicitud dirigida a Espectáculos Públicos.  Declaración Jurada extendida por el Representante Legal del Local donde se realizará el evento (original) indicando la capacidad del local donde se realizará el evento.  Declaración Jurada (original)…indicando clase de espectáculo a presentar y quien será el promotor del evento.  Documento personal de identificación -DPI- (una copia autenticada) del propietario o representante legal de la empresa organizadora del evento.  Nombramiento de representante legal (una copia autenticada) Mandato que acredite la representación del solicitante  Patente de Comercio de Empresa (una copia autenticada). Relativa al negocio  NIT de los comparecientes (una copia autenticada).  Contrato de artistas Nacional y Extranjero con la empresa (original) previo presentar minuta de contrato para su aprobación.  Carta de Compromiso de la empresa de seguridad (original).  Legalmente autorizada que prestará sus servicios al evento, con detalle del servicio a prestar. Carta de compromiso de la empresa o institución que prestará servicios médicos de primeros auxilios (original). 6  Detallando las características de la presentación del servicio.  Autorización por parte de Derecho de Autor y Comprobante de Pago. u. ¿Cuál es la inversión necesaria para cumplir con la legislación? Que es necesario fomentar y promover la inversión con el propósito de que ésta sea fuente de transferencia de tecnología, (compra de mobiliario y equipo), de generación de empleo, de promoción del proceso de una mejor actividad, para el desarrollo en todos los sectores productivos y el fortalecimiento en lo emocional a las personas. 2.5 Inversión inicial y rendimiento v. ¿Cuál Es La Inversión Necesaria? No. Cantidad Producto Precio Unidad Total 1 10 Manteles Q. 45.00 Q. 450.00 2 20 Sillas Q. 45.00 Q. 900.00 3 10 Mesas Cuadradas Q.150.00 Q. 1500.00 4 Varios Material de Decoración Q. 300.00 5 1 pickup Q50,000.00 Q50,000.00 Totales Q. 53,150.00 w. ¿Cuál Es El Periodo De Rendimiento De Esa Inversión? Aumentará sus posibilidades de éxito a mediano plazo, pues podrá tomar decisiones empresariales mejor informadas. En este sentido, tu meta debe ser conseguir el máximo rendimiento con una inversión mínima. 7 corporativo, siempre adaptado a lo que el cliente necesite, ofreciendo así un servicio totalmente personalizado. Contacto con los proveedores, seleccionados por los clientes en el catálogo para llevar a cabo el evento, así como negociación con los mismos sobre precios, plazos de entrega, calidad de estos. Contratación, seguimiento y control de todos los servicios demandados por el cliente. La empresa deberá asegurarse en todo momento que el evento está desarrollándose tal y como el cliente desea. Además de los eventos tradicionales que se suelen realizar por las empresas competidoras, como pueden ser bodas, bautizos, comuniones, congresos, presentaciones de productos… esta empresa emprenderá, como elemento diferenciador, nuevas actividades como son dinámicas de grupos entre trabajadores de empresas para mejorar las relaciones laborales de las mismas y la realización de eventos combinados con deportes de aventura. Actualmente, el principal objetivo de las empresas organizadoras de eventos es cuidar cada minucioso detalle, adquiriendo la atracción de los clientes y la consiguiente fidelidad de estos. Se busca alimentar el lado emocional de éstos, llegando a lo más profundo de su mente. “los organizadores deben escuchar a la audiencia y convertirla en el centro.” El principal logro de las empresas emprendedoras será interactuar en continuo momento con el cliente, escucharle y entenderle. Por este motivo, se ha reflexionado acerca de este posible proyecto de negocio, que puede resultar viable en relación con las personas, ya que es algo que, aunque existan diversas empresas dedicadas en exclusiva para ellos, no se ha inventado aún como combinación en sí misma. La principal razón que ha llevado a analizar este tema ha sido la gran motivación que acarrea crear eventos bien organizados, que puedan satisfacer al público en general observar la experiencia que puedan llegar a tener con esta nueva idea. Guatemala viene atravesando un proceso de cambio socioeconómico, tanto por la globalización, como por la migración. Es este segundo, el que motiva a la creación de una empresa para ofrecer el servicio de organización de eventos. Y ver la falta de organización en eventos familiares, tanto en el propio hogar como en salones de recepciones, coliseos o centros educativos. Nace la idea de creación de esta 10 empresa, para dar una alternativa a la falta de organización en lo referente al protocolo, una mala atención a los invitados, un excesivo adorno, una preocupación latente por parte de los anfitriones. Y todo esto con un gasto elevado del recurso económico. Teniendo el objetivo de que el nivel de gasto de la gente para este tipo de eventos sea bien invertido y que las tradiciones se mantengan, con empresas serias y promotoras de lo auténtico. 3.5 Estrategias: • Garantizar un evento al gusto del cliente, sin imponerle normas contemporáneas e internacionales para la decoración, música, etc. • Ayudar a los anfitriones antes, durante y después de su evento, con los detalles del protocolo y organización en general. • Brindar una comida que satisfaga el gusto y la tradición. No se especializa en la comida internacional. Producto o servicio La empresa “AFTER PARTY”, ofrece el servicio de organizar, animar y asesorar eventos y fiestas. 11 CAPITULO IV 4. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 4.1 Organigrama 4.2 Eslogan y logotipo: 12  La autoridad staff: esta autoridad es la que ostentan especialistas, quienes tienen competencias especializadas, es decir, conocimientos, experiencia, actitudes y aptitudes, cuyo objetivo es apoyar a la autoridad en línea, mediante sugerencias o recomendaciones para hacer más eficaz y eficiente el funcionamiento de la empresa. Suelen distinguirse cuatro tipos diversos: los dos primeros de índole jurídica, forman el poder o la autoridad propiamente dicha; los dos últimos forman más bien la autoridad moral que dan el prestigio, los conocimientos, etc., y son complementos que deben darse en cualquiera de los dos básicos.  Autoridad formal: Aquella que se recibe de un jefe superior para ser ejercida sobre otras personas o subordinados. La autoridad formal debe constituir necesariamente una cadena que, en el último término, descanse en la persona (física o moral) de quien se deriva toda la autoridad de la empresa; Cualquier rompimiento de esa cadena haría nulo el ejercicio de dicha autoridad.  Autoridad operativa: la que no ejerce directamente sobre las personas, si no que da facultad para decidir sobre determinadas acciones: autoridad para comprar, para cerrar una venta, para lanzar un producto, etc.  Autoridad técnica: aquella que se tiene en razón del prestigio, la experiencia, la capacidad que dan ciertos conocimientos, técnicos, prácticos, que una persona posee en determinada materia. Es la autoridad del profesional, del técnico o del experto cuyas opiniones se admiten por reconocer capacidad y pericia. 15 CAPITULO V 5. MARKETING Desarrollar un plan anual es el paso inicial para trazar luego una estrategia acorde para cada momento festivo y asegurarte de no pasar por alto las posibles oportunidades de sentirte complacido. Marketing estacional: Aprovecha cada momento especial. Diseñar promociones especiales de Marketing Estacional alrededor de los eventos es algo clave. Sin embargo, realizar festividades basadas en la estacionalidad es mucho más que la decoración para las fiestas. Marketing con un mensaje cálido y acorde al momento; nuestros clientes amarán que les brindemos mucha atención hacia ellos ya que los estarás haciendo sentir parte de tu empresa u hogar. Puedes crear promociones para consumidores potenciales y ofrecer descuentos como estímulos personalizados a un grupo que quisieras llegar. Mi cumpleaños o graduación, por solo poner dos ejemplos, son momentos para animar a la gente a comprar regalos y los tuyos deben posicionarse en el podio de la mejor opción. 5.1 Mercado  Experiencia en planificación de eventos. El éxito a largo plazo de una agencia de planificación de eventos se basa principalmente en la calidad de la experiencia que puede brindarles a sus clientes. Sin embargo, para ofrecer un servicio que valga la pena repetir, el planificador debe acumular un gran conocimiento en el área y, además, ofrecer un amplio abanico de herramientas especializadas en planificación de eventos. Entre las más importantes destacan: buena comunicación tanto verbal como escrita, buena gestión y organización del tiempo, capacidad de manejo y negociación de presupuesto, experiencia en ventas y relaciones públicas, pero, sobre todo, creatividad. Los eventos corporativos incluyen, no solo a encuentros de compañías, sino también a organizaciones de caridad y organizaciones no benéficas. Su actividad esta 16 principalmente orientada a organizar eventos y reuniones de tipo corporativo, es decir, relacionadas desde un punto de vista laboral y profesional. Los eventos sociales, son reuniones cuyo carácter no es laboral o profesional y abarca bodas, bautizos, cumpleaños, entre otros. Este paso es muy importante, ya que, si bien una agencia puede cubrir una gran cantidad y tipos de eventos, es necesario por definir inicialmente un punto de partida a partir del cual comenzara a expandirse. Plantearse una misión y visión desde antes ayuda a dirigir bien los esfuerzos y no desperdiciar los recursos.  Elaborar un plan de negocio Elaborar un plan de negocios no es más que definir cuáles son las metas de una agencia de planificación y estructurar las estrategias que se van a emplear para alcanzarlas y continuar con su desarrollo. Además, el plan de trabajo no funciona solo como una herramienta de organización, sino que también es una forma de proyectar externamente la empresa y de hacerle entender a los posibles clientes cual es nuestra estrategia de trabajo. Entre los aspectos que a tener en cuenta para desarrollar el plan de negocios están:  Un resumen ejecutivo donde se refleje porque tu empresa es diferente de la competencia.  Una descripción general de la empresa con una proyección de cómo se verá en el futuro.  Un análisis de la industria, cómo es el nicho y cuál es du dinámica.  Análisis de los potenciales clientes. Saber a quién puede estar dirigido el servicio nos permite ahorrar tiempo y recursos, aunque eso implique decir “no” de entrada a un cliente que no es compatible con el servicio.  Análisis de la competencia, ya que saber a qué nos enfrentamos nos permite tener una idea de que atributos tenemos que desarrollar para competir.  Planes de marketing, operaciones, administración y finanzas, es decir como transmitir la imagen de la empresa y monetización 17  ¿Al planear una fiesta usted que opción elegiría? Encargarme de todo yo mismo Contratar un paquete completo de fiestas Contratar únicamente mobiliario Contratar únicamente banquete  ¿A qué empresa planificadoras y montadoras de eventos conoce? 5.3.1 Factores que influyen en el proceso de evolución de alternativa de compras del cliente  Necesidad: La recreación es una parte fundamental en la vida de cada persona y un momento agradable con amigos y familiares estimula sentimiento de satisfacción así que lo consideramos una ventaja para nuestro negocio.  Busca de información: Para solucionar este aspecto tomamos en cuenta las redes sociales y nuestros anuncios que lanzaremos, es algo en lo que tendremos competencia ya que hay diversos usuarios que ofrecen sus servicios por este medio.  Evolución de alternativas: Cada cliente evalúa sus alternativas según le convenga por lo cual estaremos lanzando diferentes promociones.  Resultados: Debido a la capacitación con la que cuentan nuestros colaboradores y su buen servicio esperamos obtener con frecuencia en las contrataciones de nuestros clientes. Los cuestionarios para evaluación de nuestros eventos nos ayudarán a saber si cumplimos con las expectativas. La aplicación de una encuesta de este tipo ayuda a comprender las áreas de mejora y, por lo tanto, a ofrecer un mejor evento en el futuro. 5.4 Factores que influyen en el proceso de compra de los consumidores. Cómo organizar una fiesta paso a paso: Todos los detalles para que planifiques una fiesta inolvidable 20 En “AFTER PARTY” pensamos que cualquier excusa es buena para organizar una fiesta. Tanto en el ámbito personal como en el ámbito profesional, seguro que te vas a encontrar con montones de ocasiones en las que tienes cosas que celebrar y todas ellas merecen que les dediques un tiempo para que resulten inolvidables para ti y para todos tus invitados. Y hablando de tiempo, ¿qué tal vas con eso? seguro que este es el primer problema con el que te encuentras: N o dispongo de tiempo para organizar la fiesta. Lo sabemos, hoy en día todos nos encontramos muy ocupados en nuestras actividades diarias, que no se cuenta con el tiempo que se necesita para organizar este tipo de evento, pero nosotros tenemos la solución y por eso hemos preparado una completa guía en la que vamos a explicarte paso a paso todo lo que tienes que tener en cuenta para organizar la fiesta del siglo, y lo mejor de todo, sin estrés y sin que se te escape ni el más mínimo detalle. La clave está en tener una buena planificación. ¿Qué evento tienes que celebrar? ⮚ Tipo de fiesta Comencemos por el principio, ¿se trata de un evento social o personal o profesional? Si es social o personal, lo más habitual suelen ser fiestas de cumpleaños de 30, 40, 50…, aniversarios de boda, fiestas temáticas con amigos o celebraciones sorpresa. Si, por el contrario, hablamos de una celebración profesional, podría tratarse de una fiesta de Navidad o de aniversario de apertura de la empresa, una inauguración, etc. Realmente, lo que celebres es lo de menos, lo importante es que todo esté bajo control y que en tu planificación no falten los siguientes puntos: Todos los detalles que tendrás que tener en cuenta para planificar tu fiesta ⮚ Fecha y hora Tanto si tienes que organizar un evento social como corporativo. 21 ¿Cuándo celebrar tu fiesta? Generalmente los viernes y sábados por la tarde noche son los mejores días para organizar una fiesta, pero si quieres que tu evento sea un éxito de asistencia, te recomendamos que tengas en cuenta variables como: El tiempo del que dispones para dedicar a la organización: Ponte un objetivo realista y piensa cuánto tiempo le puedes dedicar a la planificación de la fiesta y, en función a ello, define una fecha con la que te sientas cómodo y no tengas que organizarlo todo de forma precipitada. Festivos y puentes: Los festivos y puentes tampoco son el mejor momento para convocar una fiesta, ya que es posible que muchas de las personas que quieras que asistan tengan planes alternativos. El tiempo: Aunque parezca una obviedad, la climatología puede fastidiarnos completamente un evento, así que esta cuestión también la tendrás que tener en cuenta ⮚ Presupuesto El presupuesto puede variar si la fiesta es una celebración particular o de empresa. Fiesta particular: Teniendo en cuenta que el dinero va a salir de tu bolsillo, nuestra recomendación es que pienses en cuánto dinero te quieres gastar y no te salgas del presupuesto. Fiesta de empresa: Lo habitual es que las empresas dispongan de un presupuesto destinado a este tipo de eventos, así que lo primero es saber de cuánto dinero dispones para comenzar con la organización. Además, es posible que tus contactos de empresa te permitan llegar a acuerdos o patrocinios y obtener mejores precios en algunas partidas. Estudia muy bien esta posibilidad porque merece la pena. Ahorrarás mucho dinero. ¿A qué vas a destinar el dinero? A continuación, te contamos cuáles serán las principales partidas en las que vas a gastar el presupuesto de la fiesta: 22 Antes que todo, debes tener en cuenta qué objetivos se quieren al organizar el evento, con esto podrás definir si vale la pena organizar un evento y de qué tipo. Será el formato más adecuado. ⮚ Esmérate en las invitaciones Dedica un largo rato a la generación y seguimiento de invitaciones, pues son la llave para convencer a tus invitados de asistir al evento. Es recomendable localizar y comunicarse con las personas adecuadas, hablarles sobre la próxima celebración que vas a realizar y, aunque todo se guarda de manera digital, también se considera un trato cordial enviar una invitación impresa. ⮚ Crea una experiencia digna de recordarse Expertos afirman que un cliente siempre está dispuesto a comprar o recomendar un producto después de vivir una experiencia agradable previo a su adquisición. Si en tu evento vas a presentar una nueva marca, piensa en una forma que impacte en la memoria de tus asistentes. 5.6 Segmentación del Mercado Su evento, podría ser emocionante para una amplia gama de personas diferentes: ancianos, jóvenes, hombres, mujeres, profesionales y jubilados. Pero es posible que no todos consuman información de la misma manera. La segmentación de público le permite personalizar la forma en que llega a cada uno de estos grupos. Veamos algunas de las formas en que puede segmentar a nuestro público. ⮚ Ubicación. La ubicación de los posibles asistentes a su evento es un buen lugar para comenzar. ⮚ Datos demográficos. 25 Los datos demográficos son otra forma de segmentar a su público en función de los atributos que tienen en común. 5.7 Identificación de mercado meta Estudio de mercado Este servicio que se propone está ubicado en un mercado que se agrupa en tres segmentos: ⮚ Familiares: en los cuales se presentan celebraciones como, matrimonios, primeras comuniones, cumpleaños, aniversarios, etc. ⮚ Sociales: en los cuales se presentan celebraciones como: graduaciones, seminarios, etc. ⮚ Corporativos: en los cuales se presentan celebraciones como: conferencias, congresos, introducción de nuevos productos o tendencias, etc. Se debe denotar que el gran factor de éxito para que este negocio prospere está relacionado con la integración de servicios, calidad y alianza con los proveedores. En tal sentido la principal motivación para elaborar este proyecto está en la escasez de tiempo por parte de los padres de familia y la incorporación de la parte materna en el campo laboral, que con llevan a un incremento en el presupuesto familiar y con ello la facilidad de contratar un servicio. Situación Del Mercado El mercado de la realización de eventos es un mercado creciente y en desarrollo, debido que en jumbo se realizan un gran número de eventos, tanto por las familias, las organizaciones gubernamentales y empresas privadas. Mercado Objetivo Son todas las familias y empresas que necesitan del servicio para la organización de eventos, familiares, universitarios, sociales y empresariales, etc. 26 5.8 Definición de la mezcla de marketing Con las prácticas de Marketing digital contemporáneas las empresas tienen la oportunidad de alcanzar a sus clientes potenciales con un mayor control y un coste menor utilizando estrategias que permiten romper las barreras del espacio y el tiempo. Aun así, ninguna de esas estrategias te permite estar cara a cara con tu público De acuerdo a un estudio reciente, una gran mayoría de profesionales de marketing de alto nivel ejecutivo afirma que los eventos en vivo son el canal de marketing más efectivo, y un 80% de comerciantes atribuyen el éxito de sus empresas a los eventos organizados. Mucho antes de empezar la organización y planificación de un evento, debes tener muy claro el propósito. Para ello debes encontrar la dirección correcta y evitar que el propósito de tu evento sea poco preciso. Estrategias de marketing para eventos. Email de invitación a evento. Crea un evento en Facebook Facebook ofrece una gran herramienta en su plataforma para promocionar desde temprano un evento y complementar tus otros esfuerzos de promoción. Marketing para eventos. Invitación a evento en Facebook. Promociona tu evento en Redes Sociales 5.9 Decisiones de producto Primer nivel: Decisiones individuales de productos y servicios En este nivel se concentran en las siguientes decisiones; Atributos del producto Decoraciones Presupuesto 27 5.14 Estrategias de Determinación de Precio Interviene también otro factor de gran importancia: la competencia. Según cuáles sean los precios de la competencia y el valor percibido de sus productos y servicios, tendremos mayores o menores posibilidades de vender a un determinado precio. De este modo, las empresas pueden operar con diferentes estrategias de precios para captar más o menos mercado, ya que el objetivo es encontrar la máxima rentabilidad. En la fijación de precios, por tanto, influirán una enorme cantidad de factores, no sólo externos (la demanda), sino también internos (la oferta): los costes de producción, los impuestos, la política financiera de la empresa, etc. 5.15 Distribución (canales de distribución) Son el medio a través del cual una empresa fabricante elige hace llegar sus productos al consumidor final, procurando que sea lo más rentable y eficiente posible. Los canales de distribución los conforman empresas prestadoras de servicios que investigan el mercado, promocionan los productos y negocian con clientes potenciales sobre precios, modalidades de entrega e inventarios sobre la cantidad de producto que necesitan. En un canal de distribución participan tres actores importantes: Los productores; Los mayoristas; y, por último, los minoristas. Estos participantes pueden ser almacenes, empresas de transporte, comercios, entre otros. 5.16 Promoción La promoción es un término que se utiliza con frecuencia en marketing es uno de los elementos de la mezcla de mercado. La promoción se refiere a la sensibilización del cliente de un producto o marca, generando ventas y creando lealtad de marca. Es uno de los cuatro elementos básicos de la mezcla de marketing, que incluye las cuatro P: Precio, producto, promoción y plaza o lugar (distribución)Una promoción también se define como una de las cinco piezas de la mezcla de promoción o plan 30 de promoción. Estos son la venta personal, anuncios, promoción de ventas, marketing directo y publicidad. Una mezcla de promoción especifica la cantidad de atención a pagar a cada uno de los cinco factores, y la cantidad de dinero que es el presupuesto para cada uno. CAPITULO VI 6. OPERACIONES 6.1 Desarrollo del servicio En todo proceso de diseño de un servicio se siguen determinadas etapas que son claves en la creación de un servicio y en su permanencia en el tiempo. Primera fase: Selección y diseño Es sin lugar a dudas, una de las etapas de mayor complejidad en el proceso para concretizar un servicio. En el inicio, se necesitaría recoger la mayor y mejor información para la toma de decisiones; precisar las expectativas y requerimientos de los usuarios del servicio, considerar las restricciones del contexto y los efectos o impactos que el servicio pueda tener en relación a lo social y ambiental. Uno de los más importantes aliados en esta etapa son los instrumentos que se utilizan para recabar la información. Se debe construir instrumentos que detecten las necesidades y expectativas de los usuarios. Algunos de estos instrumentos serán las encuestas, entrevistas, bases de datos y recopilación bibliográfica. Segunda fase: Planificación y desarrollo Después de seleccionar y diseñar un servicio, se planifica su puesta en marcha. Para ello es necesario prever, es decir anticiparse a todas las condiciones en las que se ofrece el servicio: los recursos humanos y materiales, que se requerirán, los gastos que estos demandan y la forma en que se dará a conocer el servicio. El proceso de planificación del servicio abarca la definición del presupuesto y de la promoción. Implica un trabajo de observación y de análisis comparativos de otros sistemas de servicios que ya existan, para rescatar las acciones que hayan dado 31 resultados, el análisis comparativo sirve también, para adaptar estas prácticas en el contexto del nuevo servicio. La organización es de gran relevancia en la planificación de un servicio. Tercera fase: Evaluación del servicio La puesta en marcha de un servicio y la mantención de su funcionamiento en el tiempo, depende de un monitoreo constante que valla evaluando la eficiencia de cada una de las instancias ofrecidas. Estas etapas son: evolución del servicio y tiene el propósito de regular y retroalimentar continuamente los procesos de mantención y mejoramiento del proyecto del servicio. A la hora de evaluar un servicio, hay una serie de variables que pueden considerarse un de las más relevantes es la capacidad de respuestas del servicio a los requerimientos del usuario, es decir, como está respondiendo el servicio a la demanda de los usuarios o público consumidor. 6.2 Diseño preliminar y prototipo Describe en forma general el diseño preliminar de un prototipo modelo físico que delinea la integración hombre/máquina de un sistema de información. Es un producto terminado al que se llega en la fase de investigación y desarrollo, pero todavía no es definitivo, es decir, no se comercializara. 32 Equipo e insumos necesarios para las operaciones. Mobiliario:  Sillas  Mesas  Manteles  Vehículo  Personal Organice el local de las operaciones: Nuestro local se dividirá en dos partes una se utilizará como almacén para guardar lo que son nuestros productos a alquilar y la otra parte será la oficina. Cadena de suministros. ¿Quiénes integran una cadena de suministros? Para que el proceso se lleve a cabo con la normalidad y eficacia necesaria debe contar con los componentes fundamentales, tales como: 1. Proveedores: aquellas personas u organizaciones que se encargan de distribuir, ofrecer, conceder o arrendar el uso de bienes y servicios. 2. Transporte: encargados del traslado de materias primas, productos terminados e insumos entre empresas y clientes. 3. Fabricantes: corresponde a los que transforman la materia prima en algún artículo. 4. Clientes: parte importante de la cadena de suministros, aquellos cuyas necesidades deben estar cubiertas. 5. Comunicación: es una característica básica para que las operaciones entre cada elemento de la cadena fluyan y se desarrolle correctamente. 35 6. Tecnología: permite a los elementos de la cadena de abastecimiento optimizar sus tareas y realizarlas en menor tiempo. Un ejemplo de una cadena de suministro es el siguiente: La cadena de abastecimiento se trata de una estrategia y logística que involucra tres partes o que consta de tres elementos básicos, los cuales son: el suministro, la fabricación y la distribución. • El suministro: esta parte se refiere a las materias primas con las que la empresa trabaja. En ella es importante responder a ciertas preguntas tales como de dónde proviene el material, cómo se consigue y los plazos que tarda en llegar a los sitios donde lo requieren. Si este paso no se cuida bien es muy probable que toda la cadena se vea afectada por lo que es indispensable que funcione a la perfección. • Fabricación: la fase del armado o elaboración del producto a partir de las materias primas, para finalmente disponer de un producto terminado. Distribución: en este apartado como su nombre lo indica se da el proceso de distribución de los artículos mediante una red de transporte, almacenes, locales, comerciantes, con el objetivo de que llegue a los consumidores finales. 36 CAPITULO VII 7. GESTIÓN DE PERSONAS 7.1 Cargos: 7.2 Obtención de personal: toda empresa necesita de mano de obra para llevar a cabo sus actividades diarias; la mano de obra es un recurso esencial para que una empresa pueda avanzar y crecer es por ello por lo que debemos ser muy cautelosos a la hora de contratar nuevo personal debido a que de ellos depende el éxito de la empresa, así mismo es importante la debida capacitación al personal. 37 CAPITULO VIII 8. ESTADOS FINANCIEROS Organización de eventos After Party 8.1 Inversión inicial Descripción Unidad de medida Costo Cantidad Total Sillas Pieza 45 20 900 Mesas Pieza 150 10 1,500 Manteles Pieza 45 10 450 Cubremanteles Pieza 45 10 450 Pickup Unidad 50,000 1 50,000 Material para hacer decoración Pieza 300 Total 53,600 40 8.2 Aportaciones al patrimonio Descripción Unidad de medida Costo Cantidad Total Computadora Pieza 2000 1 2000 Impresora Pieza 3,500 1 3,500 Teléfono Pieza 1,000 1 1,000 Escritorio Pieza 500 1 500 Lavadora Pieza 5,000 1 5,000 Local alquiler Pieza 1,500 1 1,500 Suma de aportación 13,500 Aportación en efectivo 50,000 Total 63,500 41 8.3 Presupuesto de ingresos de meses de febrero a marzo 2021 Febrero Marzo Abril Mayo Descripción Precio Renta Cantidad Ingreso mensual Cantidad Ingreso mensual Cantidad Ingreso mensual Cantidad Ingreso mensual Sillas 1.50 240 360 480 720 960 1440 240 360 Mesas 5.00 120 600 300 1500 360 1800 120 600 Manteles 5.00 120 600 300 1500 360 1800 120 600 Cubremantel es 5.00 120 600 300 1500 360 1800 120 600 Decoración 300 10 3000 12 3600 20 6000 15 4500 Total 5160 8820 12840 6660 42 Gastos de constitución 2,400 Impuestos 1,200 Energía eléctrica 1,200 3,600 3,600 Agua 600 Teléfono 700 700 700 Publicidad 2,400 3,600 3,600 Mantenimiento de equipo 3,600 Internet 1,200 2,400 2,400 Papelería y útiles 1,200 1,500 1,800 Gustos básicos 1,200 1,200 2,400 Combustible 6,000 7,200 9,600 Gastos financieros 2,100 6,000 8,400 Gastos por depreciación 12020 12440 13700 Total 58,620 74,640 82,200 45 8.7 Estado de resultados Estado de resultado After Party cifras expresadas en quetzales proyectado en años. Ingresos 1 2 3 Ingresos por servicios 61,920 105,840 154,080 Total de ingresos 61,920 105,840 154,080 gastos Gastos de admón. y renta sueldos 24,000 36,000 36,000 Gastos de construcción 2,400 Impuestos 1,200 Energía electica 1,200 3,600 3,600 Agua 600 Teléfono 700 700 700 Publicidad 2,400 3,600 3,600 Mantenimiento de equipo 3,600 Internet 1,200 2,400 2,400 Papelería y útiles 1,200 1,500 1,800 Gastos básicos 1,200 1,200 2,400 combustible 6,000 7,200 9,600 Gastos financieros 2,400 6,000 8,400 Total, gastos 60,100 62,200 68,500 Gasto por depreciación Depreciación 12,020 12,440 13,700 Total, gastos depreciación 12,020 12,440 13,700 Total, de gastos 58,620 74,640 82,200 Resultado de After Party ____1,480 31,200 71,880 Fuente: Elaboración Propia (2021) 46 CAPITULO IX 9. PLANEACION DE IMPLANTACION DEL NEGOCIO 9.1 Planeación de actividades No. Objetivos Actividades Tiempo Recursos Meta Lugar Responsables Resultados esperados 1 Formar un equipo de trabajo especializado en servicios de entretenimiento. -Publicación de las plazas. -Llevar a cabo entrevistas. -Evaluar a los candidatos. -Capacitar. De 2 a 4 semanas -Anuncios en redes sociales, revistas, periódicos. -Rótulos en las calles. -Ficha de evaluación. -Contratos Contar con un equipo eficiente y eficaz. Nuestras oficinas -Gerente de la empresa. -Gerente de Recursos humanos Contratar personas responsables y que sean adecuadas al cargo. 2 Garantizar en todo momento la satisfacción de nuestros clientes a través de nuestro buen servicio. Una capacitación de productividad y desarrollo Cada 2 días por mes durante 6 meses. Colaboradores de la empresa y profesionales capacitados. Tener un personal dedicado a nuestros clientes. Salón los Guayacanes, Hotel el atlántico. Teculután, Zacapa. Departamento de recursos humanos. Formar un grupo de trabajo líder en la implementación del servicio que los clientes necesitan. 47 Correcciones y anexos Entrega informe final Fuente: Elaboración Propia (2021) 50 CAPITULO X 10. ANEXO LEGAL 10.1 Artículo 22. Creación (ley de emprendimiento). Se crea el fondo de inversión para el emprendimiento, el cual tendrá por objeto financiar empresas de emprendimiento debidamente registradas en el registro mercantil. El fondo podrá también ser denominado “Fondo Guatemala Emprende” y está adscrito al Ministerio de Economía. La modalidad de entrega se normará en el reglamento correspondiente. Análisis: El fondo financiero brindado por el Programa Fondo Emprende Guatemala tiene como objetivo brindar a las empresas o emprendedores los recursos para que estos puedan mejorar sus productos, y así generar mayor ganancia o bien ajustar el modelo de negocios. 10.2 Artículo 10. Publicidad (ley de emprendimiento). El edicto de aprobación de la Empresa de Emprendimiento se publicará una única vez en el Boletín Oficial del Registro Mercantil sin costo alguno. Análisis: Cualquier empresa que sea fundada tiene a bien el beneficio y ayuda de poder anunciar su marca a través de distintos medios, esto también es conocido como publicidad la cual es de suma importancia y ayuda para nuestra empresa de fiestas “AFTER PARY” para poder darnos a conocer y poder crecer dentro de lo que son las fiestas ser reconocidos como los mejores organizadores nacional y en un futuro no muy lejano internacionalmente, y por ser contratados por grandes compañías no solo por personas individuales. 51 10.3 Artículo 29. Del financiamiento (ley de emprendimiento). Para los efectos de la presente ley se entiende por financiamiento cualquier recurso requerido por una empresa de emprendimiento para iniciar, crecer, acelerar, internacionalizar o atraer inversiones para su proyecto de emprendimiento. Dentro de los diferentes tipos de financiamiento, sin limitar otras formas existentes o futuras, la presente ley reconoce los siguientes: a. Aporte del fundador: Es todo aporte inicial del fundador o fundadores que genere valor para la empresa de emprendimiento. Este aporte podrá ser realizado a través de cualquier bien mueble o inmueble inidentificable y se otorgan a cambio de un porcentaje o cuota de participación y utilidad en la empresa de emprendimiento. Análisis: Todo el aporte financiero para la creación de nuestra empresa fue a través de un porcentaje económico realizado por cada integrante del grupo y ver en un futuro mejores ganancias creciendo económicamente y socialmente en el mercado global de las fiestas. 10.4 Artículo 17. Del registro ante la superintendencia de administración tributaria (ley de emprendimiento). Las empresas de emprendimiento deberán registrarse ante la superintendencia de administración tributaria SAT, a través de los mecanismos establecidos por dicha entidad; cumpliendo con todas las obligaciones fiscales por la ley. La SAT extenderá un número de Identificación tributaria NIT de manera inmediata. Las empresas de emprendimiento, salvo lo establecido en la ley, no gozaran de ninguna excepción fiscal. Análisis: Toda empresa debe estar registrada a través de la SAT y la nuestra no estará excluida de este registro importante porque la SAT es la encargada de la recaudación, control y 52 deben ser canceladas por entregas de labor o por períodos no mayores de una semana y en ningún caso pueden ser inferiores a las que se paguen por iguales obras en la localidad o a los salarios que les corresponderían a aquéllos si trabajaran dentro del taller o fábrica de un patrono. El patrono que infrinja esta disposición debe ser sentenciado a pagar una indemnización a cada uno de los trabajadores, equivalente al doble de los salarios que haya dejado de percibir. Análisis: Así como el empleado tiene responsabilidades en su trabajo, también tiene derecho a no ser retribuido su pago, ya que conste a que eso pase, After Party tiene la obligación de pagar una indemnización al empleado por su atraso, lo cual equivale al doble del salario. 55 11. CONCLUSIONES  Se estableció una estructura organizacional y operativa para el buen funcionamiento de la empresa. Se desarrolló un plan organizacional (organigrama y manual de funciones) y plan organizacional (actividades y recursos necesarios) que cumplan con las actividades que llevan al funcionamiento adecuado a la empresa.  La implementación y puesta en marcha del presente proyecto contribuirá al progreso, generando fuentes de trabajo y oportunidades de desarrollo para la población, y lo que es principal dando nuestro mejor servicio de eventos y espectáculos de gran trascendencia para las familias en un lugar cómodo, seguro y un ambiente adecuado.  Al finalizar un evento muchas personas asistentes preguntan por la organización, como la dirección, redes sociales, dónde ubicarnos y hasta precios. Lo cual muestra la satisfacción del servicio que se presentó y que en la mente del cliente quedó After Party como organizadora.  El estudio operativo o técnica muestra que After Party, está en la capacidad y cumple con las necesidades de servicio, además de ajustarse al diseño requerido por las condiciones, siendo estratégico a medida que cumple en ofrecer servicio de calidad y de esta manera satisfacer al cliente.  La contratación de nuestro servicio ha sido notaria, debido a la cantidad de contrataciones, esto nos garantiza como la mejor empresa ofrecedora de 56 servicios trasparentes y delicadeza. After Party hoy es una de las mejores empresas en brindar servicios de toda clase de eventos festivos. 12. RECOMENDACIONES  Definir con precisión las funciones que deberá realizar cada operador en la empresa para que no ocurra ningún malentendido y los empleados cumplan como se debe con sus funciones en la empresa.  Implementar campañas de publicidad para que el negocio sea conocido por más personas y de esta manera seguir creciendo como empresa.  Mantener y mejorar por medio de capacitaciones a los trabajadores, el buen servicio al cliente, para ganar y conservar la preferencia de los clientes.  Innovar constante mente las estrategias de venta para adaptarse a las necesidades y gustos cambiantes del mercado. 57 17.Realización del Proceso de Fiestas 60 18. E-grafías  Evaluación de la idea: https://www.sociedaddelainnovacion.es/7-caracteristicas-de-un-producto-innovador- inspirado-en-el-monopoly/ https://www.ostelea.com/actualidad/blog-turismo/organizacion-de-eventos/monta-tu- propio-negocio-de-organizacion-de-eventos  Plan y estrategia: https://www.entrepreneur.com/amphtml/262821 https://www.venuesplace.com/es/idea/323-como-organizar-una-fiesta-paso-a-paso https://www.entrepreneur.com/amphtml/302748 https://billetto.es/blog/como-segmentar-al-publico-de-un-evento-y-vender-mas-entradas/  Evaluación de alternativas de compra https://marketingcocreador.wordpress.com/2017/05/12/decisiones-de-productos-y- servicios-marketing/amp/  Planeación estratégica de marketing https://smartupmarketing.com/tips-de-estrategias-de-marketing/  Definición de la mezcla de marketing https://beatrizeugenia.weebly.com/plan-de-negocio.html https://blog.kolau.com/es/5-estrategias-de-marketing-para-eventos/?amp  Decisiones de producto http://admindeempresas.blogspot.com/2008/03/diseno-de-productos-parte-2.html?m=1  Desarrollo de producto o servicio 61 https://blogs.iadb.org/conocimiento-abierto/es/5-pasos-para-organizar-un-evento-virtual- exitoso/ http://www.luismiguelmanene.com/2011/07/28/los-diagramas-de-flujo-su-definicion- objetivo-ventajas-elaboracion-fases-reglas-y-ejemplos-de-aplicaciones/amp/ https://www.buenastareas.com/ensayos/Diagrama-De-Proceso-o-Diagrama-De/ 80678704.html  Secuencias de Operaciones https://promocionmusical.es/produccion-de-eventos-operaciones-equipos-instalaciones- salud-y-seguridad/  Evaluación de desempeño https://www.euroaula.com/es/protocolo-y-organizacion-de-eventos https://www.questionpro.com/blog/es/cuestionarios-para-evaluacion-de-eventos/amp/ 62 5) ¿SIENTES EL DESEO DE PLANEAR UNA FIESTA A ALGÚN SER QUERIDO? El 85.3% de las personas encuestadas tiene el deseo de planear una fiesta para algún ser querido mientras que el 14.7% de las personas encuestadas no tiene el deseo de realizar alguna fiesta. 6) ¿ESCATIMARÍA EN GASTOS PARA LA REALIZACIÓN DE SU BODA CON EL AMOR DE SU VIDA? El 63.6% de las personas encuestadas escatimaría en gastos a la hora de pensar en una boda con el amor de su vida, mientras 36.4% de las personas encuestadas no escatimaría en gastos al tratarse de la boda con el amor de su vida. 65 7) ¿QUE TIPO DE FIESTA LE GUSTARÍA PLANEAR O DIRIGIR? A el 28.1% de las personas encuestadas le gustaría planear y dirigir una fiesta infantil, el 3.1% le gustaría planear y dirigir una fiesta de quince años, el 6.3% le gustaría planear y dirigir una fiesta de graduación, el 21.9% de las personas les gustaría planear y dirigir una fiesta de bodas, y al 40.6% de las personas está interesado en planear y dirigir todo tipo de fiestas. 8) ¿AL PLANEAR UNA FIESTA UD. QUE ACCIÓN ELEGIRÍA? De las personas encuestadas el 35.3% de las personas se encargaría de todo personalmente en la planeación de una fiesta, el 38.2% de las personas contrataría un paquete completo de fiestas ya que deducen que les saldría más económico, el 23.5% ve más eficiente y económico contratar únicamente mobiliario, y el 2.1% contrataría para una fiesta únicamente banquete. 66