Creación y edición de presentaciones en PowerPoint de UPF - Prof. 2440, Apuntes de Finanzas Empresariales

¡Descarga Creación y edición de presentaciones en PowerPoint de UPF - Prof. 2440 y más Apuntes en PDF de Finanzas Empresariales solo en Docsity! Apunts Editors de presentacions Pàgina 1 Estudis Empresarials Universitat Pompeu Fabra ÍNDEX 1. INTRODUCCIÓ ALS EDITORS DE PRESENTACIONS ....................................................................2 2. INTRODUCCIÓ A POWERPOINT .......................................................................................................2 3. CREAR UNA PRESENTACIÓ ..............................................................................................................3 4. VISUALITZAR, MODIFICAR I DONAR FORMAT A UNA PRESENTACIÓ..................................5 5. AFEGIR ELEMENTS GRÀFICS A UNA PRESENTACIÓ..................................................................8 6. ALTRES EINES ....................................................................................................................................10 Apunts Editors de presentacions Pàgina 2 Estudis Empresarials Universitat Pompeu Fabra 1. INTRODUCCIÓ ALS EDITORS DE PRESENTACIONS Un Editor de Presentacions és una aplicació informàtica que ens permet crear presentacions. S’entén per presentació al conjunt d’un o més elements anomenats diapositives, cadascuna de les quals conté text, gràfics, imatges i altres objectes amb un format específic. Les presentacions s’empren habitualment per comunicar determinada informació a un públic específic. Les presentacions convé que siguin fàcils d’entendre i atractives des d’un punt de vista visual, per tal d’aconseguir que el “missatge” que pretenen transmetre sigui entès pel públic al que van destinades. Generalment una presentació es mostra en una pantalla d’ordinador, en un projector de transparències o en un projector de diapositives i la exposició de cada diapositiva se sol acompanyar amb una explicació que desenvolupa i complementa la informació continguda en la diapositiva. Una diapositiva, doncs, de manera simplificada, te la mida d’una pantalla d’ordinador o d’un foli de paper i conté informació textual i gràfica que s’ha creat amb els recursos que proporciona un editor de presentacions. Entre aquests recursos hi ha la utilització d’imatges de fons, colors, animacions del text, etc., recursos que ajuden a transmetre millor la informació i fer-la mes atractiva. De tota manera, però, s’han de tenir en compte una sèrie de normes (que són de sentit comú) per tal de no fer les presentacions massa carregades d’aquests recursos, de manera que el públic no estigui excessivament distret i pendent de la forma i es perdi tot o part del contingut de la presentació. Així, per exemple, es recomana no barrejar més de quatre colors diferents en una mateixa diapositiva. Altres recomanacions sobre com fer una bona presentació ens diuen que cal primer plantejar-se els objectius que volem assolir amb la presentació i planificar esquemàticament sobre paper quantes diapositives calen i el contingut de cadascuna, abans de començar a fer la presentació amb un editor de presentacions. Els presents apunts es centraran en un editor de presentacions concret, PowerPoint, que funciona sota l’entorn Windows. Aquest editor de presentacions és, actualment, un dels més emprats arreu i és altament compatible amb la majoria d’editors de presentacions coneguts. 2. INTRODUCCIÓ A POWERPOINT La versió de PowerPoint en la que es basen aquests apunts és la 2003; cada nova versió d’aquesta aplicació incorpora un seguit de noves funcionalitats, tot respectant les que ja existien a les versions anteriors. Les possibilitats que ens dóna PowerPoint per a crear, manipular i editar presentacions són immenses: la enumeració i descripció exhaustiva de totes les seves funcions i opcions seria molt llarga. Donat que el curs sobre PowerPoint és limitat i que els alumnes arriben a la Universitat havent practicat als centres de formació i a nivell personal algunes d’aquestes funcions, en aquests apunts s’explicaran únicament les que es consideren més importants. Els aspectes més elementals es donaran per sabuts i algunes funcions es podran trobar com a material complementari a l’Aula Global. PowerPoint es una aplicació d’un conjunt anomenat Office, en el que també estan Word i Excel. Això fa que totes aquestes aplicacions comparteixin un estil i una operativa molt similars: els menús i moltes opcions de menú són gairebé els mateixos, les icones, botons, barres d’eines i altres recursos també són similars, etc. Això implica que coneixent be una d’aquestes aplicacions ja es te molt de Apunts Editors de presentacions Pàgina 5 Estudis Empresarials Universitat Pompeu Fabra Un cop estem preparats per omplir de contingut les diapositives, podem donar-les-hi un títol i un subtítol, podem crear llistes de text, taules numèriques, quadres de text, etc., elements que anirem veient en els següents apartats dels apunts. Quan hem acabat de crear una presentació nova o volem guardar el que hem fet d’ella fins al moment, executem l’opció Archivo\Guardar como amb el que s’obrirà el següent quadre de diàleg: Cal que escollim la unitat (disc dur, disc de xarxa, disquet, etc.) i la carpeta on volem desar la presentació [Guardar en:], i que li donem un nom [Nombre de archivo]. La presentació es guardarà com un arxiu en format (extensió) ppt. Posteriorment obrirem aquesta presentació amb Archivo\Abrir, guardarem els canvis amb Archivo\Cerrar i guardarem periòdicament els canvis que fem durant una sessió amb Archivo\Guardar, perquè no es perdin accidentalment. Per anar més ràpid podem emprar també els botons de la barra d’eines estàndard que facin aquestes funcions. 4. VISUALITZAR, MODIFICAR I DONAR FORMAT A UNA PRESENTACIÓ Una presentació la podem visualitzar de diverses maneres emprant les opcions del menú Ver: • Normal. Amb aquesta opció la pantalla de l’ordinador ens mostra una sola diapositiva en la pantalla i a la banda esquerra un esquema on apareixen uns petits quadrats numerats, un per cada diapositiva de la presentació. Clicant sobre el quadrat que vulguem apareixerà en pantalla la diapositiva corresponent. • Clasificador de diapositivas. Ens mostra totes les diapositives de la presentació en format miniatura (caben 20 diapositives en una pantalla). Encara que no podrem llegir amb claredat el text de les diapositives (potser només els títols i subtítols), podrem tenir una visió de conjunt de la presentació i seleccionar la diapositiva que vulguem per treballar amb ella. També s’empra per canviar l’ordre de les diapositives. Apunts Editors de presentacions Pàgina 6 Estudis Empresarials Universitat Pompeu Fabra • Presentación con diapositivas (equival a fer Presentación\Ver presentación). Ens mostra les diapositives una darrera l’altra en pantalla completa (desapareixen tots els menús i barres), tal com es veuria en la presentació al públic. Per passar d’una diapositiva a la següent cal fer [Retorn] o clicar amb el ratolí, i en acabar clicar amb el ratolí per tornar a la pantalla inicial. En aquesta opció es poden veure les animacions de cada diapositiva i les transicions entre diapositives (les quals s’expliquen mes endavant). En qualsevol moment de la presentació podem clicar amb el botó dret del ratolí i tindrem opcions com ara: passar a la següent diapositiva, a l’anterior, anar a una concreta o anar al final de la presentació. Amb l’opció Archivo\Vista preliminar també podem veure com apareixerien les diapositives en un llistat o altre suport extern. • Color o escala de grises. Amb aquesta opció podem comprovar com es veuria en blanc i negre o en escala de grisos una presentació amb diapositives que poden ser en blanc i negre o color. Això te utilitat en el cas que la nostra presentació s’hagi de fer amb transparències amb blanc i negre o imprimir-se en blanc i negre: podrem veure quines característiques es perden al eliminar els colors. Aquesta opció és només per visualitzar, si les diapositives eren en color ho continuaran essent desprès d’emprar l’opció. En una diapositiva podem inserir text de manera lliure, només cal fer Insertar\Cuadro de texto i teclejar el text a partir de la posició del cursor en el quadre; la manera d’entrar text és molt similar a com ho faríem en Word. El més habitual, però, es crear una llista amb vinyetes on cada element de la llista es una frase breu i clara que expressa una idea, reflecteix un fet o dona una dada. Es poden aplicar nivells a les llistes, similarment a com es fa en Word, i també es pot canviar el símbol de la vinyeta. Tot això es pot fer emprant botons de la barra d’eines de format ( ) o amb l’opció Formato\Numeración y viñetas. Veiem un exemple del que estem dient: El text que creem pot ser alineat a la dreta, a l’esquerra, centrat o justificat, podem canviar la font de caràcters i la seva mida, donar-li un color, especificar un espai determinat entre línia i línia, etc., de la mateixa manera que ho faríem amb Word, emprant les opcions del menú Formato. Podem afegir un peu de pàgina a les diapositives amb Ver\Encabezado y pie de página, on s’obre un quadre de diàleg en el que podem especificar la data i l’hora, un text concret i el número de diapositiva. També arribem al mateix quadre de diàleg fent Insertar\Número de diapositiva i Insertar\Fecha y hora. Per modificar el format del peu de pàgina cal fer Ver\Patrón\Patrón de diapositivas i arrossegar els quadres de text. Apunts Editors de presentacions Pàgina 7 Estudis Empresarials Universitat Pompeu Fabra Si volem eliminar una diapositiva en concret, quan la tenim en pantalla hem de fer Edición\Eliminar diapositiva. La combinació de colors que posem en una diapositiva és important perquè ajuda a ressaltar les dades, paraules i elements importants de la diapositiva i a capturar l’atenció del públic sobre els aspectes que més ens interessin. Podem decidir nosaltres mateixos el color del fons de la diapositiva, del títol i subtítol, el text i altres elements de la mateixa, o be podem escollir alguna de les combinacions recomanades a Formato\Estilo de la diapositiva\Combinaciones de colores. El més pràctic es anar provant aquestes combinacions i anar desfent l’acció (Edición\Deshacer o botó ) fins que trobem alguna que ens agradi. El quadre de diàleg que ens apareix en aquesta opció és el següent: Amb Formato\Fondo podem canviar o afegir posteriorment el color de fons de la diapositiva. Una animació en una diapositiva es un recurs de PowerPoint que permet mostrar la diapositiva amb efectes visuals. Un exemple d’animació seria fer aparèixer el títol i les línies una per una, mostrant els caràcters d’esquerra a dreta. A Presentación\Efectos de animación podem provar les que ens semblin i escollir la que més ens agradi. Cal, però, no abusar d’aquest recurs per evitar que el públic pagui més atenció a la forma de la presentació que al seu fons o missatge. Amb Presentación\Transición de diapositiva podem definir un altre efecte visual que es mostrarà entre una diapositiva i una altra, per exemple que la diapositiva anterior desaparegui marxant cap a l’esquerra. Podem regular la velocitat d’aquests moviments i, fins i tot, afegir un so en la transició. Com ja s’ha comentat anteriorment, cal no abusar d’aquests efectes.