Guía para la combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel, Resúmenes de Computación Gráfica

¡Descarga Guía para la combinación de correspondencia en Microsoft Word y Excel y más Resúmenes en PDF de Computación Gráfica solo en Docsity! MICROSOFT WORD COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA Capacidad Aplica las herramientas de combinación de correspondencia. Contenidos 13.1. Combinación de correspondencia en Word 13.2. Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia 13.3. Iniciar la combinación de correspondencia 13.4. Insertar un campo de combinación 13.5. Obtener una vista previa y finalizar la combinación de correspondencia 13.6. Guardar la combinación de correspondencia 13.7. Insertar campos de combinación de correspondencia 13 Módulo de Microsoft Word 2 | 13 13. Combinación de Correspondencia 13.1. Combinación de correspondencia en Word La combinación de correspondencia se usa para crear varios documentos a la vez. Estos documentos tienen un diseño, formato, texto y gráficos idénticos. Solo varían secciones específicas del documento, que se personalizan. Entre los documentos que Word puede crear con la combinación de correspondencia se incluyen etiquetas, cartas, sobres, oficios, invitaciones y mensajes de correo. Existen tres documentos que participan en el proceso de combinación de correspondencia: • Su documento principal • Su origen de datos • El documento combinado 13.2. Preparar los datos en Excel para la combinación de correspondencia El paso más importante del proceso de combinación de correspondencia es configurar y preparar los datos. Se debe preparar primeramente una hoja de cálculo de Excel como origen de datos de la lista de destinatarios. 1. Los nombres de columna en la hoja de cálculo coinciden con los nombres de campo que desea insertar en la combinación de correspondencia. Por ejemplo, para dirigirse a los lectores por su nombre en el documento, deberá separar columnas de nombre y apellidos. 2. Todos los datos que se combinarán están presentes en la primera hoja de la hoja de cálculo. 3. Las entradas de datos con porcentajes, monedas y códigos postales tienen el formato correcto en la hoja de cálculo para que Word pueda leer correctamente los valores. 4. La hoja de cálculo de Excel que se usará en la combinación de correspondencia se almacena en su equipo local. 5. Los cambios o adiciones en la hoja de cálculo se completan antes de que se conecte a su documento de combinación de correspondencia en Word. Desde Excel puede importar información de un archivo de valores separados por comas (.csv) o de texto (.txt) y usar el Asistente para importar texto para crear una nueva hoja. Módulo de Microsoft Word 5 | 13 Figura 4. Asistente para importar texto - Paso 3 Los formatos disponibles son General, texto y fecha. Cada vez que se aplica un formato de datos a una columna, el nombre del formato aparece en el encabezado de tabla para la columna. 8. Repita el paso 7 según sea necesario y elija la columna que quiere cambiar y el formato de datos que quiere aplicar. 9. Haga clic en Finalizar. 10. En el cuadro de diálogo Importar datos, acepte la configuración predeterminada de Hoja de cálculo existente y la dirección de celda y, después, haga clic en Aceptar. Módulo de Microsoft Word 6 | 13 Figura 5. Importar datos En la dirección de celda del cuadro de diálogo Importar datos se muestra la celda seleccionada actualmente. Los datos se importan empezando con la dirección de celda con nombre. 11. Cuando haya terminado, guarda el origen de datos con un nuevo nombre de archivo. Aplicar formato a datos numérico en Excel Aplicar formato a los datos numéricos como porcentajes o valores de moneda en cualquier origen de datos nuevos o existentes en Excel que va a usar en una combinación de correspondencia de Word. En el origen de datos de Excel que usará para una lista de distribución de correo en una combinación de correspondencia de Word, compruebe que las columnas de datos numéricos tengan el formato correcto (por ejemplo, puede asignar el formato de número a una columna para que coincida con una categoría específica como moneda). 1. Abra el origen de datos de Excel. 2. Elija una columna que desea dar formato. 3. En la ficha Inicio, en el grupo Número, elija la flecha abajo del cuadro Formato de número (General) y, después, elija una opción de la lista. Módulo de Microsoft Word 7 | 13 Figura 6. Formato de número 4. Repita los pasos 2 y 3 según sea necesario. 5. Cuando haya terminado, haga clic en Guardar. 13.3. Iniciar la combinación de correspondencia 1. En la ficha Archivo, en el menú Nuevo, haga clic en Documento en blanco. 2. En la ficha Correspondencia, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia y el tipo de combinación que quiere ejecutar. Figura 7. Iniciar combinación de correspondencia. Módulo de Microsoft Word 10 | 13 13.7. Insertar campos de combinación de correspondencia Al iniciar la combinación del correo electrónico, etiquetas o cartas y conectar el documento a la lista de distribución de correo puede agregar campos de combinación de correspondencia para personalizar el contenido. Los campos de combinación proceden de los encabezados de columna en la lista de distribución (también conocidos como el "origen de datos"). Aquí tiene un ejemplo de cómo aparecen los campos en una lista de distribución de correo de Excel en el documento de combinación de correspondencia. Figura 11. Campos de combinación de correspondencia Los campos de combinación de correspondencia que inserte extraen la información de la lista de distribución de correo, y personalizan el sobre, el mensaje de correo electrónico, la etiqueta o la carta. Para ahorrarle el trabajo de colocar cada campo individual en el documento, Word incluye las herramientas de Bloque de direcciones y Línea de saludo, que agregan todos los campos de dirección o saludo para que no tenga que hacerlo usted de uno en uno. Módulo de Microsoft Word 11 | 13 Referencias Bibliográficas Blanco Ortíz, M. A. (s.f.). Combinación de correspondencia con Word 2016. Obtenido de ADR Formación Soluciones eElearning: https://www.adrformacion.com/knowledge/ofimatica/combinacion_de_correspondencia_con_word_2016.html Instituto Electoral y de Participación Ciudadana de Tabasco. (s.f.). Manual de Word 2016 Nivel Intermedio. Obtenido de http://iepct.mx/docs/capacitacion/manuales/manuales-diversos/manual-de-word-2016.pdf Microsoft. (s.f.). Combinar correspondencia con una hoja de cálculo de Excel. Obtenido de Centro de Ayuda de Word: https://support.office.com/es-es/article/combinar-correspondencia-con-una-hoja-de-c%C3%A1lculo-de-excel- 858c7d7f-5cc0-4ba1-9a7b-0a948fa3d7d3 Microsoft. (s.f.). Insertar campos de combinación de correspondencia. Obtenido de Centro de Ayuda de Word: https://support.office.com/es-es/article/insertar-campos-de-combinaci%C3%B3n-de-correspondencia- 9a1ab5e3-2d7a-420d-8d7e-7cc26f26acff Módulo de Microsoft Word 12 | 13 Nombres y apellidos: Haga clic aquí para escribir texto. INDICACIONES: Guarde el archivo de Word como APELLIDOS_TEMA13.DOCX en la carpeta APELLIDOS_TEMA13. (Crearla) CASO PRACTICO 1. Redacta una carta que podrías usar en tu especialidad. Crea una base de datos llamada base1. Los campos que debe tener la base de datos son tratamiento, apellidos y nombres, cargo, empresa y ciudad. La base de datos debe contener 10 registros. Aplica en el documento la combinación de correspondencia. (Captura de pantalla) 2. Redacta un oficio que podrías usar en tu especialidad. Crea una base de datos llamada base2 en Excel, con los campos: tratamiento, apellidos y nombres, cargo, empresa y ciudad. La base de datos debe contener 10 registros. Aplica en el documento la combinación de correspondencia. (Captura de pantalla) Autoevaluación Tema 13