CONTABILIDAD Y FINANZAS, Resúmenes de Contabilidad

¡Descarga CONTABILIDAD Y FINANZAS y más Resúmenes en PDF de Contabilidad solo en Docsity! ELEMENTOS ESCENCIALES DE LA ÉTICA. ELEMENTOS ESENCIALES DE LA ÉTICA PROFESIONAL LOS SOPORTES CO TAB PARA UNA ONTABILIDAD 1 ¿QUÉ SON Y PARA QUÉ SIRVEN LOS SOPORTES CONTABLES? Los soportes contables son todos los documentos que utiliza una oficina de contabi- lidad para respaldar toda la información, sea esta compras, ventas, pagos, recibos, pagares y otros documentos que considere la empresa se- gún las actividades que esta desempeña. Es importante tener presente que en la era tecnológica en la que nos encontramos es posible que exista una gran información digital o física, todo país se ha visto en la necesidad de establecer normativa de cómo proceder con lo digital, en el avance de esta lectura se desarrollara el tema de los documentos físicos y digitales. Todas las operaciones económicas que realice una em- presa deben contar con un procedimiento que indique el paso a seguir con cada registro, legalmente deben ser registradas en los libros de contabilidad que cuenta la empresa, y que cada uno de estos registros sean defendibles lo que quiere decir es que deben de ser soportados con los documentos que dieron origen a la transacción., ahora se procede a describir los principales papeles comerciales y títulos valores que pueden ser utilizados en el ciclo contable, su defini- ción y sus principales características, como elaborar el procedimiento y además la normativa donde esta- blece que igualmente pueden ser registros digitales. LOS SOPORTES CONTABLES PARA UNA CONTABILIDAD 4 Los comprobantes externos son de trascendentales porque permiten verificar que un tercero ha sido beneficiario de un pago de la empresa, o que la empresa ha sido beneficiaria de un pago de algún tercero. En la contabilidad siempre debe existir certeza sobre cada uno de los hechos producidos, y esta certeza solo es posible si existen los respectivos comprobantes externos. Es la prueba originada en un tercero la que puede brindar la confianza suficiente de que un determinado suceso es real. SOPORTES DE CONTABLES INTERNOS Y EXTERNO Los documentos adquieren incontables maneras de describir de acuerdo al aspec- to característico de ellos, en la siguiente imagen obsérvese que, los documentos internos son aquellos emitidos en nuestra Empresa, el documento interno es aquel que ha creado y aprobado la empresa dentro del ámbito de su sistema de gestión Los documentos externos, son aquellos que resultan de afuera de la Empresa y son utilizados por la misma, el documento externo del sistema será aquel que no ha aprobado, ni creado la empresa pero que es necesario para el desempeño del sistema de gestión para el mantenimiento de los equipos es posible que se elabo- ren procedimientos o instrucciones internas en las que se detalle las operaciones de mantenimiento preventivo que se puedan realizar. Por ejemplo procedimientos, manuales, especificaciones técnicas, instrucciones de trabajo, el documento ex- terno es necesario para el sistema el manual de mantenimiento que entreguen con la compra del equipo, Por ejemplo podría citar especificaciones de producto emitidas por los clientes, como por ejemplo facturas de compras, recibos de pagos efectuados. 5 Los documentos internos: son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa, como lo es el caso de las facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos, vales. Por otra parte, no solamente se registran los documentos comerciales: los instrumentos públicos (escrituras, hipotecas) y privados (contratos de arrendamiento, depósito) y cualquier comprobante que sea respaldo por un registro contable, es fuente de información (planillas de sueldos, informes). IMAGEN 1. CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS CONTABLES INGRESOS COSTOS Y GASTOS Contables No contable Negociables No negociable Informativo CLASIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS 6 Los documentos contables diferentes funciones económicas se pueden dividir en: Negociables: Son los que sirven de información sobre las condiciones de una transac- ción comercial por seguridad y comodidad. Con ellos se paga o se respalda una deuda. Entre estos tenemos el cheque, la letra de cambio, el pagaré, la libranza, factura cambiaria, certificado de depósito o CDT. No negociables: Brindan los datos necesarios para el registro contable y no tiene carácter negociable y son: comprobante de ingreso, comprobante de contabilidad, nota débito, nota a crédito, consignación bancaria, entre otras. Informativos: Son aquellos cuya función es administrativa y sirven para informar so- bre las condiciones de una transacción comercial y son: la cotización, pedido, remisión. Documentos no contables: Son los que contienen información sobre una deter- minada transacción comercial pero no se utilizan para sus contabilización, es decir, son documentos que solamente suministran una información. 9 Recibo de consignación bancaria: Este es un comprobante que elaboran los ban- cos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas. Comprobante de depósito o retiro de cuentas de ahorros: Las corporaciones de ahorro y crédito han diseñado unos formatos que suministran a sus clientes, en libretas, para que sean diligenciados al depositar, o retirar dinero de su cuenta de ahorros. Este soporte tiene dos opciones para elegir solo una; depósitos en efectivo o cheques de bancos locales y retiro en efectivo o en cheque, de acuerdo con la cuantía y exigencia del cliente. Fuente: elaboración propia, extraído de documentos personales 10 Factura de venta: La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago. Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad. Fuente: Comprobantes de pago. http://docu2013.blogspot.com/2013/07/factura.html, ex- traído 16-9-2016 11 Cheque: Es un título valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado "beneficiario". Fuente: Banco HSBC https://www.hsbc.com.mx/1/2/, extraído el 16-9- 14 Pagaré: Es un título valor mediante el cual una persona se obliga a pagar cierta canti- dad de dinero en una fecha determinada. Este documento se utiliza para respaldar los créditos bancarios. Nota débito: Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un mayor valor por concepto de omisión o error en la liquidación de factu- ras y los intereses causados por financiación o por mora en el pago de sus obligaciones Fuente: como se redacta un pagare. http://tareasjuridicas.com/2016/03/21/se-redac- ta-pagare/, extraído 16-9-2016 Fuente: Nota crédito y debido. http://www.gerencie.com/notas-debito-y-credito.html, extraído 16-9-2016 15 Recibo de caja menor: El recibo de caja menor es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías mínimas que no requieren el giro de un cheque, para ello se establece un fondo denominado caja menor que puede ser entre $100.000 ó $200.000 ó $500.000, de acuerdo con las necesidades de la empresa. Reembolso de caja menor: es una relación de los gastos y pagos efectuados de acuerdo con los comprobantes de caja menor, sirve para solicitar efectivo por el valor del fondo de caja menor. Nota crédito: Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estén liquidados en la factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las mercan- cías, para su contabilización se utiliza un comprobante llamado nota crédito. Este compro- bante se prepara en original y dos copias; el original para el cliente, una copia para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad. Fuente: Nota crédito y debido. http://www.gerencie.com/notas-debito-y-credito.html, extraído 16-9-2016 16 Nota de contabilidad: Es el documento que se prepara con el fin de registrar las operaciones que no tienen un soporte contable como es el caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. Comprobante diario de contabilidad: Es un documento que debe elaborarse previa- mente al registro de cualquier operación y en el cual se indica el número, fecha, origen, descripción y cuantía de la operación, así como las cuentas afectadas con el asiento. A cada comprobante se le anexan los documentos y soportes que lo justifiquen. Fuente: elaboración propia DEBE FL MDESCRIPCIÓN HABERFECHA 01-ene-14 Bancos 4.450.000,00 300.000,00 175.000,00 Comisiones bancarias Intereses 2 16 Prendas por pagar 1.250.000,0010 Prendas por pagar 5.000.000,00 1.000.000,00 1.500.000,00 10 18 Registro de préstamo otorgado por el banco XYZ S.A. a 12 meses plazo con un interés del 7% anual, cuota anticipada y se pagó $75,000 de comisiones 02-ene-14 Vehículos 2.500.000,00 Bancos Prendas por pagar 7 2 10 Compra de vehículo por el que se pagó un adelanto de $1,000,000 y se firmó una prenda por la diferencia a 5 años plazo al 1,5% mensual pagaderos al fin de mes 500.000,00 500.000,0005-ene-14 Compras 1.000.000,00 Bancos Cuentas por pagar 13 2 24 Compra de mercancías a Rayito Feliz por $1,000,000 50% de contado y 50% a 30 días plazo. 450.000,00 03-ene-14 Caja 450.000,00 Ventas 1 11 Con factura 2450 se vendió de contado $450,000 100.000,00 04-ene-14 Papeleria y útiles de oficina 100.000,00 Caja 20 1 Compra de suministros de oficina pagando de contado