Guía 4: Microsoft Office Básico - Aprenda a usar Word y Excel, Esquemas y mapas conceptuales de Tecnologías de la Información y la Comunicación

¡Descarga Guía 4: Microsoft Office Básico - Aprenda a usar Word y Excel y más Esquemas y mapas conceptuales en PDF de Tecnologías de la Información y la Comunicación solo en Docsity! DS “é undaciónesplai ESE8cta Hess. ciudadanía comprometida ciudadanía conectada ordenador Práctico Guía 4. Edición 2016 Office básico Con el apoyo de Financiado por: Y rOSCUDARDAD | OTROS FINES DE INTERÉS SOCIAL mE Microsoft Créditos Fundación Esplai - Ciudadanía Comprometida 2016 Material bajo licencia Creative Commons de Atribución — No comercial — Compartir igual 4.0 CO LETS Esto significa que puedes copiar, distribuir y comunicar públicamente esta obra, así como generar obras derivadas siempre y cuando se nombre a los autores originales, no se haga con finalidad comercial, y se comparta con la misma licencia. Creación de los contenidos para la web ordenadorpractico.es a partir de los materiales originales de 2006. Miguel Ángel Rubio y Montse Mateo. Adaptación de los materiales web a formato físico e impresión: Danigraf MK S.L. Coordinación: Cristina Espinosa y Gabriel González Este material se ha desarrollado con el apoyo de Microsoft y la financiación del Ministerio de Sanidad, Servicios Sociales e Igualdad dentro del programa Red Conecta. 5 Guía 4: Microsoft Office básico Módulo 2. Comenzar con Excel 1. Introducción 2. Abrir el Excel 3. La ventana del Excel 4. Cinta de opciones 5. Gestionar la hoja de cálculo 6. Escritura y edición de celdas  Ejercicio 1. Introducir textos y números 7. Ajustar columnas y filas 8. Desplazar celdas 9. Aplicar formatos básicos  Ejercicio 2. Practicar con los formatos 10. El teclado numérico 11. Hacer una suma  Ejercicio 3. Practicar con las sumas manuales  Ejercicio 4. Practicar con las autosumas 12. Hacer una resta paso a paso  Ejercicio 5. Practicar con las restas (1)  Ejercicio 6. Practicar con las restas (2) 13. Hacer una multiplicación  Ejercicio 7. Practicar con las multiplicaciones 14. Hacer una división  Ejercicio 8. Practicar con las divisiones 15. Poner y quitar decimales 16. Poner punto de miles  Ejercicio 9. Construir un cuadro de doble entrada 17. Trabajar con monedas 18. Aplicar porcentajes  Ejercicio 10. Trabajar con porcentajes  Ejercicio 11. Presupuesto de juguetes 19. Copiar, pegar y arrastrar 20. Copiar de una hoja a otra 21. Generar una serie 22. Copiar formatos  Ejercicio 12. Confeccionar un menú 23. Poner bordes  Ejercicio 13. Hacer una sopa de letras 24. Insertar filas y columnas 25. Eliminar filas y columnas 26. Insertar y eliminar celdas 6 Guía 4: Microsoft Office básico Módulo 1. Comenzar con Word Comenzar con Word es una colección de fichas prácticas para el aprendizaje del uso del procesador de texto, con la finalidad de adquirir competencias prácticas para la construcción, por ejemplo, de una carta de presentación, del currículum vitae, de un listado,... Todo el material está basado en el paquete MicrosoftOffice 2013. 1. Introducción En este módulo vamos a conocer un procesador de textos: el Word de Microsoft Office. Un procesador de textos es una aplicación informática destinada a la creación o modificación de documentos escritos por medio de un ordenador. Se trata de la versión moderna de la máquina de escribir, mucho más potente y versátil que ésta. Además de escribir textos, los procesadores de texto ofrecen gran cantidad de opciones para cambiar el estilo de nuestros documentos: diferentes tipos y tamaños de letra, formatos de párrafo, colores, imágenes y gráficos, así como correctores ortográficos que nos ayudarán en la redacción. Microsoft Word El procesador de texto con el que trabajaremos en este módulo es Word del paquete de aplicaciones de oficina Microsoft Office. Objetivos del módulo  Conocer los menús y botones de la ventana de Word.  Conocer las operaciones básicas con documentos de Word: abrir, guardar, cerrar.  Aprender a construir un texto en el procesador de textos.  Dar formato básico a un documento.  Crear listas.  Imprimir un documento.  Conocer las herramientas básicas del programa. 7 Guía 4: Microsoft Office básico 2. Entrar en el procesador de textos Desde el menú Inicio Para entrar en el procesador de textos Word, tendrás que pulsar el botón inicio y elegir “todas las aplicaciones”. Así accederás al listado de todos los programas que tienes instalados en el ordenador: Como está ordenado alfabéticamente, iremos hasta la “M” y haremos clic sobre Microsoft Office. Dentro encontraremos el programa que buscamos: Word. Para abrir Excel, Power Point o cualquier otro programa del paquete Microsoft Office, procederemos del mismo modo. Buscador Si no encuentras tu programa, puedes buscarlo con el buscador de Windows. Basta con que sitúes el cursor sobre el buscador y escribas Word. Automáticamente se abrirá una ventana con todos los resultados posibles: 10 Guía 4: Microsoft Office básico Más... También podremos acceder las opciones para abrir documentos desde la página inicial de Word que aparece cuando abrimos el programa. En esta página verás una franja de fondo azul en el lado izquierda de la pantalla, que contiene::  El listado de los últimos documentos recientes.Los podremos abrir haciendo clic sobre su nombre.  Debajo de esta lista, encontraremos la opción de abrir un documento ya existente (desde nuestro ordenador, memoria USB, etc.). Si pulsamos esta opción, podremos ir al menú Abrir que hemos visto antes. Si se trata de un documento que has usado recientemente, lo encontrarás más rápido si eliges la opción “Documentos recientes”: 11 Guía 4: Microsoft Office básico 4. Guardar un documento Los documentos que escribimos los guardamos en una carpeta. Esta carpeta está en una unidad de disco. Para guardar un documento tienes que pensar en:  El nombre que pondrás al documento.  En que carpeta lo guardarás.  En que unidad de disco (disco duro, llave de memoria). Tenemos dos opciones para guardar un documento: 1. Guardar como. 2. Guardar. Cuando trabajemos con un documento nuevo podemos utilizar cualquiera de las dos opciones, el resultado será el mismo. En los dos casos, si el documento es pequeño, el proceso será muy rápido y no pasará aparentemente nada: el programa guardará el documento en su ubicación y con su nombre. Guardar como... Utilizaremos esta opción cuando se trate de guardar un documento nuevo o un documento ya usado del que queremos crear otra versión con otro nombre. De esta manera podrás guardar una copia modificada de un documento sin cambiar el original (por ejemplo, hemos utilizado una carta que ya existe para crear otra y así ahorrar trabajo). Para hacerlo, pulsa el menú “Archivo” y elige “Guardar como”. Elige Equipo y pulsa el botón Examinar para decidir la ubicación donde guardar el documento: En esta ventana se podrá dar nombre al documento, elegir el lugar donde queremos guardarlo y, finalmente, pulsar el botón Guardar. 12 Guía 4: Microsoft Office básico Guardar Aplicaremos esta opción cuando se trate de guardar un documento que ya existe y queremos actualizar su contenido. Tenemos dos caminos para esta opción: 1. Pulsar el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido de Word. 2. Ir al menú Archivo y elegir la opción Guardar. En los dos casos, si el documento es pequeño, el proceso será muy rápido y no pasará aparentemente nada, el programa guardará el documento en la ubicación y con el nombre originales. 15 Guía 4: Microsoft Office básico Regla La regla nos indica la anchura de la hoja de papel en la que escribimos. La parte blanca indica la zona de escritura. La parte gris indica los márgenes de la hoja. Barra de desplazamiento La barra de desplazamiento es útil para poder ver todo el texto, sobre todo cuando el texto ocupa más de media página. Para usarla, debemos poner el cursor sobre ella, hacer clic y, sin soltar, arrastrar hacia arriba o abajo. Barra de estado En la parte inferior, encontramos la barra de estado, que indica el idioma del documento, el número de páginas, etc. A la derecha, también encontraremos las opciones para acercar y alejar la vista del documento o cambiar la forma de verlo (modo lectura, diseño web,...). 16 Guía 4: Microsoft Office básico 7. La cinta de opciones La cinta de opciones Observa que en la parte superior de la pantalla, hay una serie de pestañas con grupos de botones que, al pulsarlos, ejecutan acciones distintas. Es la cinta de opciones de Word que hemos visto en la ficha anterior y que contiene:  Pestañas:  Grupos:  Acceso a más comandos: Pestaña Archivo Contiene los botones que nos permiten modificar el texto, ponerle colores, subrayar, alinear,… Pestaña Insertar Si pulsamos la pestaña Insertar, encontraremos las opciones para insertar imágenes, tablas, hipervínculos, encabezados, etc. 17 Guía 4: Microsoft Office básico Pestaña Diseño La pestaña Diseño es una novedad de la versión 2013 de Word. Agrupa opciones para mejorar la presentación del documento como por ejemplo formatos de documento, efectos y bordes de página. Pestaña Diseño de página En la pestaña Diseño de página, se encuentran las opciones para modificar los márgenes de la página, su orientación, insertar saltos de página, etc. Pestaña Referencias La pestaña Referencias contiene opciones para crear índices y anotaciones como notas a pie de página, citas bibliográficas, etc. Pestaña Correspondencia La pestaña Correspondencia contiene opciones para facilitar la escritura de cartas o la impresión de etiquetas. Pestaña Revisar En la pestaña Revisar, encontramos opciones para hacer revisión ortográfica del texto, llevar un control de cambios, comparar dos documentos,... 20 Guía 4: Microsoft Office básico  Crear una nueva pestaña pulsando el botón Nueva pestaña.  Aparecerá una nueva pestaña con un nuevo grupo.  Desde la columna de la izquierda, iremos agregando opciones al grupo.  Podremos ir creando dentro de la pestaña los grupos de opciones que queramos. Intenta crear tu nueva pestaña personalizada. Si luego quieres ocultarla, recuerda que bastará con ir a la ventana de opciones de Word y desmarcarla. 21 Guía 4: Microsoft Office básico 9. Añadir, insertar y borrar texto Para escribir texto en un documento basta teclear y el texto se escribirá en el documento donde se encuentra el punto de inserción. El punto de inserción es la línea vertical parpadeante que indica dónde aparecerá el texto que escribamos. A medida que vayamos escribiendo, el punto de inserción se irá desplazando. Añadir texto 1. Abre el procesador de texto. 2. Escribe tu nombre y segundo apellido. Insertar texto 1. Pulsa con el ratón en el espacio entre tu nombre y tu segundo apellido, de tal manera que el punto de inserción quede entre ambas palabras como en la imagen. 2. Escribe tu primer apellido. 3. Observa que el texto se desplaza para hacer sitio a la nueva palabra. Borrar texto Haz clic con el ratón a la derecha de tu segundo apellido. El punto de inserción (ralla parpadeante) aparecerá allí. Pulsa la tecla de Retroceso de tu teclado tantas veces como sea necesario hasta borrar toda la palabra. Otra opción es que hagas clic con el ratón después de tu primer apellido. El punto de inserción aparecerá allí. Pulsa entonces la tecla de Suprimir de tu teclado tantas veces como sea necesario para borrar toda la palabra. 22 Guía 4: Microsoft Office básico 10. Deshacer errores Cuando hacemos alguna acción errónea, podemos deshacer la última acción que hemos hecho y volver a la situación anterior al error. Solamente hay que clicar en el botón Deshacer situado en la barra de herramientas de acceso rápido. De la misma manera podemos rehacer acciones clicando en el botón rehacer de la barra de herramientas de acceso rápido. Haz la prueba: 1. Escribe tu nombre y apellidos. 2. Borra el segundo apellido (aplica lo trabajado en la ficha anterior). 3. Pulsa el botón deshacer. Observa que lo que has borrado reaparece. 4. Pulsa el botón rehacer. Observa que vuelves a la situación anterior. Ejercicio 1. Practicar deshacer errores, borrar texto 1. Abre el documento “El ordenador.docx” que encontrarás en la “Carpeta Materiales”. 2. Debes corregir el texto para que quede igual que el del ejemplo inferior. En el texto de trabajo, mostramos en rojo y tachado todos aquellos errores que se tienen que borrar. Recuerda  La tecla de Retroceso, borra hacia la izquierda del cursor, así que debes colocarte detrás de la letra o palabra que quieras borrar.  Para desplazarse por el texto puedes utilizar las flechas del teclado, las barras de desplazamiento o el ratón.  Si en algunas de tus acciones se produce algún error involuntario, puedes hacer “clic” el botón Deshacer. 25 Guía 4: Microsoft Office básico Ejercicio 2. Practicar el cambio línea, punto y aparte, acentos y mayúsculas Escribe el texto del recuadro inferior. Recuerda  Para poner las mayúsculas tienes que mantener pulsada la tecla mayúscula y sin soltar, pulsar la letra a continuación.  Para escribir un texto todo en mayúsculas has de pulsar la tecla “BloqMayús”. Cuando quieras dejar de escribir en mayúsculas has de volver a pulsarla.  Los acentos se pulsan antes de la letra que queremos acentuar.  Para bajar de línea en un punto y aparte tienes que pulsar la tecla de retorno, también llamada “Intro”.  Si te equivocas en alguna parte del texto utiliza la tecla de Retroceso hacia la izquierda del cursor o la tecla Suprimir (SUPR) para borrar hacia la derecha del cursor. Ejemplo Me llamo Eva, que quiere decir VIDA, según un libro que mi madre consultó para escoger mi nombre. Nací en el Último cuarto de una casa sombría y crecí entre muebles antiguos, libros en latín y momias humanas, pero eso, no logró hacerme melancólica, porque vine al mundo con un soplo de selva en la memoria. Mi padre, un indio de ojos amarillos, provenía del lugar donde se juntan cien ríos, olía a bosque y nunca miraba al cielo de frente, porque se había criado bajo la cúpula de los árboles y la luz le parecía indecente. Consuelo, mi madre, pasó la infancia en una región encantada, donde por siglos los aventureros han buscado la ciudad del ORO PURO que vieron los conquistadores cuando se asomaron a los abismos de su propia ambición. Quedó marcada por el paisaje y de algún modo se las arregló para traspasarme esa huella. Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 2”. 26 Guía 4: Microsoft Office básico Ejercicio 3. Practicar con las mayúsculas Escribe el texto del recuadro inferior. Recuerda  Para escribir todo el rato en mayúsculas debes pulsar en el teclado “BloqMayús”, y cuando acabes el párrafo volverlo a pulsar para quitarlo.  Para escribir solo la primera mayúscula de una frase mantén pulsada la tecla “mayúsculas temporales” y pulsa la letra que quieres. Ejemplo ESTE PÁRRAFO ESTÁ ESCRITO TODO EN MAYÚSCULAS Y PARA ELLO HE ACTIVADO EL BLOQUE DE LAS MAYÚSCULAS EN EL TECLADO. EN LA PARTE DERECHA DEL TECLADO PUEDO VER UNA LUZ QUE ME INDICA QUE TODO LO QUE AHORA ESTOY ESCRIBIENDO ES EN MAYÚSCULAS. CUANDO TERMINE TENGO QUE VOLVER A PULSAR LA TECLA PARA DESACTIVARLO, Y VERÉ COMO SE APAGA LA LUZ. En este párrafo al contrario no tengo activado el Bloque Mayúsculas ya que sólo de vez en cuando tengo que escribir una letra en mayúsculas. Para hacerlo sólo mantengo pulsada la tecla de la flechita hacia arriba (la de la imagen) y pulso la letra que necesito poner en mayúsculas. Escribo en mayúsculas los nombre propios y al principio de cada párrafo. Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 3”. 27 Guía 4: Microsoft Office básico 12. Desplazarse por el texto En cualquier texto que tengamos abierto, nos podemos desplazar a través del mismo para para encontrar una determinada frase, para volver al principio del documento o para situarnos al final y seguir escribiendo. Esto lo podemos hacer de diferentes formas: Utilizando el ratón Con el ratón podemos utilizar la barra de desplazamiento para avanzar por el documento. Está situada a la derecha de la ventana del programa y se compone de dos flechas, hacia arriba y hacia abajo, y una barra deslizante que podemos arrastrar. Con las flechas de la barra de desplazamiento, nos moveremos por el documento. Por otro lado, la mayoría de los ratones disponen de una rueda situada entre los dos botones, que podemos utilizar para desplazar el texto moviéndola con el dedo. 30 Guía 4: Microsoft Office básico Seleccionar una frase Si hacemos triple clic sobre una palabra, se seleccionará toda la frase en la que esté incluida la palabra, de punto a punto. Seleccionar varias líneas Podemos seleccionar varias líneas del texto moviéndonos por el margen izquierdo del mismo. Hacemos clic a la izquierda o derecha de la primera línea que vayamos a seleccionar y sin soltar, arrastramos hasta la última línea que queremos seleccionar. Seleccionar un párrafo Posicionamos el cursor en el margen izquierdo de la hoja, delante del párrafo a seleccionar y hacemos un “doble clic”. Seleccionar todo el documento A veces nos interesa seleccionar todo el texto de un documento para aplicar un cambio global. Esto podemos hacerlo fácilmente desde la pestaña Inicio de la cinta de opciones, clicando en la opción Seleccionar. Se abrirá un menú, en el que podremos elegir la opción Seleccionar todo. Otra forma de seleccionar todo el texto consiste en colocar el cursor en el margen izquierdo y hacemos “triple clic”. Quitar una selección Para deseleccionar cualquier parte del texto que tengamos seleccionada, basta con hacer clic en cualquier espacio de la página. 31 Guía 4: Microsoft Office básico Más... Cuando seleccionas un texto, verás que aparece una barra flotante de herramientas de formato, para facilitarte el acceso a estas opciones. Ahora no debes preocuparte por ello: lo veremos en la ficha sobre formatos. Abre el texto “Vuelva usted mañana.docx” que encontrarás en la carpeta materiales y practica las formas de selección que hemos explicado. Cuando termines, cierra el documento sin guardarlo. 32 Guía 4: Microsoft Office básico 14. Dar formato a un texto: negrita, cursiva y subrayado Las tres herramientas básicas para resaltar ciertas palabras dentro de un texto son: negrita, cursiva y subrayado. Las encontrarás en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. Estas herramientas es bueno utilizarlas con mesura, ya que si en un texto hay un exceso de negritas, cursivas o subrayados cansaremos al lector y no conseguiremos el efecto deseado: destacar algunas palabras sobre otras.  Negrita, no quiere decir que la letra sea en negro, sino que es más gruesa. Se utiliza para llamar la atención sobre una palabra o un texto.  Cursiva: se utiliza para indicar que un texto es “diferente” al resto. Por ejemplo, cuando introducimos en un texto unas palabras en otro idioma o cuando insertamos un texto de otra persona.  Subrayado: su usa para resaltar, normalmente en los títulos o encabezados. Aplicar los formatos En la barra de herramientas de formato, en la parte superior de la ventana del programa, encontraremos los botones para aplicarlos. Para aplicar un formato, selecciona primero el texto y luego pulsa el botón correspondiente al formato que quieras aplicar. Recuerda que, cuando hagas una selección, aparecerá la barra flotante de herramientas de formato, donde encontrarás también las opciones negrita, cursiva y subrayado... N K S Recuerda que en la ficha anterior explicamos cómo seleccionar un texto. Ejercicio 4. Practicar negritas, cursivas y subrayados En un documento nuevo, escribe tu nombre y tus dos apellidos. Pon tu nombre en negrita, tu primer apellido en cursiva y tu segundo apellido en subrayado Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 4”. Ejemplo María López Fernández 35 Guía 4: Microsoft Office básico 15. Tamaño y tipo de letra Tamaño de letra En Word podemos decidir qué tamaño de letra queremos aplicar. Para escoger el tamaño de la letra, debes situarte en la flechita desplegable que hay en la pestaña Inicio, hacer un clic (se despliega la lista) y escoger el tamaño que necesites.  El texto normal está entre 10 y 12, los títulos mejor entre 14 y 22.  No olvides seleccionar el texto antes de aplicar un cambio de tamaño. Más...  En la lista desplegable verás que el rango de tamaños va entre 8 y 72 puntos. Normalmente hay suficiente con estas opciones.  Sin embargo, puedes seleccionar cualquier otro tamaño clicando en el cuadradito donde aparece el número y cambiarlo a mano (escribe tú el número que quieras, de 1 a 999). Tipo de letra Al tipo de letra también se la llama fuente. Hay centenares de tipos de letra. Seguramente tu ordenador tiene muchos, y podemos descargar más de Internet. Los tipos de letra más comunes son Arial, Times, Verdana... Para escoger el tipo de letra debes situarte en la flechita desplegable que hay en la pestaña Inicio, hacer un clic para desplegar la lista y escoger el tipo de letra que quieras. No olvides seleccionar el texto antes de cambiar el tipo de letra. 36 Guía 4: Microsoft Office básico Escribe tu nombre y dos apellidos y practica a tu gusto los tamaños y tipos de letra. Ejemplo María López Fernández 37 Guía 4: Microsoft Office básico Ejercicio 7. Practicar tamaño y tipo de letra En un documento nuevo escribe el texto situado en el recuadro, después aplica los formatos utilizados en el ejemplo. Recuerda  El programa cambia automáticamente de línea al llegar al margen.  Un consejo, primero escribe y después aplico el formato.  Antes de aplicar el formato tienes que seleccionar el texto. Ejemplo Este párrafo está escrito en letra tamaño 18. Sirve para poner títulos o encabezar párrafos. Este otro lo ponemos en tamaño 12. El texto normal de una carta lo escribiremos en tamaño 10 o 12. Un texto puede ser de letra muy pequeña como esta que es en tamaño 8. O en letra mucho más grande. Esta es en tamaño 24. Este texto está escrito en letra Comic Sans MS, es una letra informal, útil para escribir textos divertidos. Busca la letra en la lista y ponla en tamaño 14. En cambio, este otro texto está escrito en letra Arial, que es una letra más formal, indicada para textos “serios”. Al tipo de letra Arial se le llama también “letra de palo”. Para los textos “serios”, también podemos utilizar la letra tipo Times. Ten presente que los tipos de letra están dispuestos por orden alfabético en la lista. Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 7” Recuerda: Archivo > Guardar 40 Guía 4: Microsoft Office básico Ejercicio 10. Construir un texto Escribe el texto que te presentamos a continuación dándole los formatos indicados.  Título: letra Times, tamaño 26, negrita, texto centrado  Subtítulo: letra Helvetica, tamaño 14, cursiva y subrayado.  Primer párrafo: letra Helvetica, tamaño 12.  Segundo párrafo: letra Courier, tamaño 10, cursiva y texto justificado. Ejemplo Literatura Escritores contemporáneos La muerte se llevó a IGNACIO ALDECOA (1925-1969) en plena madurez creadora, pero la obra que nos ha llegado basta para situarlo entre los grandes narradores contemporáneos. En julio, señores, hacemos de cobrador en un tranvía, cuesta sonreír. En julio se suda demasiado; la badana de la gorra aprieta la cabeza. En julio las calles son blancas y cegadoras como platos, o negras y frescas como cuevas. En julio es precisamente el tiempo que a los viejos cobradores suelen darlos el delicado, docente y aburrido encargo de enseñar a quien no sabe; es decir, mostrar a los aspirantes a tranviarios como se debe cobrar rápidamente y educadamente.(Cuentos Completos. Ignacio Aldecoa). Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 10” 41 Guía 4: Microsoft Office básico 16. Poner colores El procesador de textos nos permite colorear los textos que escribimos, y también remarcarlos con un fondo de colores. Para ello disponemos de dos botones en la pestaña Inicio de la cinta de opciones: Colorear un texto 1. Selecciona el texto al que quieras cambiar el color. 2. Pulsa la lista desplegable del botón color de fuente situado en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. 3. Aparece una lista de colores, colocamos el ratón encima y hacemos clic en el color que queremos. El automático es el color negro. 42 Guía 4: Microsoft Office básico Remarcar un texto Procederemos de la misma manera si lo que queremos es colorear el fondo del texto. 1. Primero seleccionamos el texto que queremos remarcar. 2. Pulsa la lista desplegable del botón fondo de carácter situado en la pestaña Inicio de la cinta de opciones. 3. Aparece una lista de colores, colocamos el ratón encima y hacemos clic en el color que queremos. en el color que queremos. Escribe tu nombre y dos apellidos y practica con los colores de letra y el remarcado. Ejemplo María López Fernández 45 Guía 4: Microsoft Office básico  Pulsamos el botón Pegar.  Hacemos clic en el icono Cortar. Observamos que el texto desaparece. Cómo hacemos Cortar y Pegar (mover un texto) Funciona de la misma manera. La única diferencia es que el texto desaparece de su origen y aparece en el destino.  Seleccionamos el texto a cortar.  El texto aparecerá en el lugar en el que estuviera el punto de inserción: 46 Guía 4: Microsoft Office básico  Situamos el cursor en el lugar del documento donde queremos que aparezca el texto.  Pulsamos el icono Pegar y el texto aparecerá en el lugar donde estuviera el punto de inserción. 47 Guía 4: Microsoft Office básico Ejercicio 12. Cortar y pegar: días y meses Abre el documento “Días y meses.docx” que encontrarás en la Carpeta de materiales. En este documento encontrarás los días de la semana y los meses del año desordenados. Mediante el uso del Cortar y Pegar, ordénalos correctamente. Para hacer este ejercicio no necesitas usar el teclado. Recuerda  Has de seleccionar el texto antes de cortar.  Es importante que antes de pegar, coloques el punto de inserción en el lugar adecuado. Ejemplo  Seleccionamos el lunes. Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 12”. Recuerda: Archivo > Guardar como... (Así no modificas el original y puedes hacer una copia para ti).  Cortamos la palabra seleccionada y situamos el cursor en la primera línea.  Al pegar, el lunes se sitúa en primer lugar. 50 Guía 4: Microsoft Office básico 18. Alinear texto Alinear un texto quiere decir de qué manera se dispone el texto respecto a los márgenes izquierdo y derecho. Alineación a la izquierda El texto reposa sobre el margen izquierdo. Es la situación más habitual. En general alineamos los textos de esta manera. Centrado El texto está centrado respecto a una línea media imaginaria. Es la alineación que usaremos, generalmente, para los títulos. Alineación a la derecha El texto reposa sobre el margen derecho. Este es el tipo de alineación que se usa, por ejemplo, para poner una fecha en una carta. Justificado El texto está perfectamente ajustado por los dos lados. Es de uso frecuente sobre todo en textos largos, libros, etc. 51 Guía 4: Microsoft Office básico En la barra de herramientas de formato tenemos los botones para alinear el texto. Contamos con cuatro opciones diferentes: Alinear a la izquierda Centrar Alinear a la derecha Justificar Ejercicio 15. Practicar la alineación de textos Escribe en un documento nuevo los textos de los recuadros inferiores. Para ahorrar trabajo, puedes usar “copiar y pegar”. Recuerda  Antes de aplicar el formato has de seleccionar el texto.  Un consejo: primero escribe todo el texto y luego aplica el formato. Ejemplo Este párrafo está alineado a la derecha como la fecha en una carta.Este párrafo está alineado a la derecha como la fecha en una carta.Este párrafo está alineado a la derecha como la fecha en una carta. Este párrafo está alineado a la izquierda, normalmente el texto se pone así cuando empezamos a escribir. Este párrafo está alineado a la izquierda, normalmente el texto se pone así cuando empezamos a escribir. Este párrafo está justificado, esta alineación se usa mucho en los libros, el texto queda perfectamente recto por los dos lados. Este párrafo está justificado, esta alineación se usa mucho en los libros, el texto queda perfectamente recto por los dos lados. Este párrafo está centrado en la página. Este párrafo está centrado en la página. Este párrafo está centrado en la página. Este párrafo está centrado en la página. Este párrafo está centrado en la página. Este párrafo está centrado en la página. Este párrafo está centrado en la página. Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 15”. 52 Guía 4: Microsoft Office básico Ejercicio 16. Confeccionar una carta Copia la carta y aplica los formatos correspondientes. Un consejo: escribe primero todo el texto y después aplica los formatos. Formatos En todo el documento:  Tipo de letra: Arial  Tamaño: 12  Texto: Justificado Alinear a la derecha la fecha y la firma. Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 16”. Imprime la carta abriendo el menú Archivo y eligiendo Imprimir. Ejemplo Carta María López Fernández C./Rambla Marina, 50, 9º 3ª 08907 Barcelona Tel. 93.335.40.00 INDUSTRIAS GAVINA, S.A. Avda. Diagonal, 533 4-1 08003 – Barcelona Barcelona, a 20 de mayo de 2015 Muy Sres. míos: Tras ver su oferta de empleo el pasado día 3 del presente mes en el periódico “El País”, me dirijo a Uds. con el fin de remitirles mi Curriculum Vitae y poder aspirar al puesto que solicitan para su centro de Barcelona. Como podrán comprobar en el mismo, tengo experiencia en este empleo, ya que estuve desempeñando un trabajo similar por un periodo de 3 años en una renombrada empresa de Tarragona. Esperando estudien mi solicitud y en espera de sus noticias, les saluda atentamente. María López Fernández 55 Guía 4: Microsoft Office básico  Si los interlineados que ves en la lista desplegable no son los que necesitas, puedes pulsar Opciones de Interlineado. Ejercicio 18. Practicar el interlineado: las nueces Escribe el texto una sola vez y mediante el Copiar y Pegar reprodúcelo dos veces más. Cuando tengas los tres textos, aplícales los interlineados que ves en el cuadro de abajo. Ejemplo Interlineado sencillo Vitamina E; potente antioxidante, muy eficaz en la prevención de enfermedades cardiovasculares, que además participa en la formación de glóbulos rojos. Vitamina A; contribuye al crecimiento y reparación de los tejidos, ayuda a la formación de huesos y dientes, y refuerza el sistema inmunitario. También presenta propiedades contra el envejecimiento, la arteriosclerosis y el cáncer. También se ha demostrado la eficacia de las nueces a la hora de reducir el nivel de colesterol en la sangre. 56 Guía 4: Microsoft Office básico Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 18”. Imprime el trabajo: Archivo > Imprimir. Interlineado 1,5 Vitamina E; potente antioxidante, muy eficaz en la prevención de enfermedades cardiovasculares, que además participa en la formación de glóbulos rojos. Vitamina A; contribuye al crecimiento y reparación de los tejidos, ayuda a la formación de huesos y dientes, y refuerza el sistema inmunitario. También presenta propiedades contra el envejecimiento, la arteriosclerosis y el cáncer. También se ha demostrado la eficacia de las nueces a la hora de reducir el nivel de colesterol en la sangre. Interlineado doble Vitamina E; potente antioxidante, muy eficaz en la prevención de enfermedades cardiovasculares, que además participa en la formación de glóbulos rojos. Vitamina A; contribuye al crecimiento y reparación de los tejidos, ayuda a la formación de huesos y dientes, y refuerza el sistema inmunitario. También presenta propiedades contra el envejecimiento, la arteriosclerosis y el cáncer. También se ha demostrado la eficacia de las nueces a la hora de reducir el nivel de colesterol en la sangre. 57 Guía 4: Microsoft Office básico 20. Espacio entre párrafos Un párrafo es el conjunto de líneas que termina con un punto y aparte. La separación entre párrafo y párrafo podemos modificarla poniendo una línea en blanco, pero es más adecuado utilizar la opción de definir el espacio de separación entre párrafos que nos ofrece el procesador de textos. Cómo modificamos el espacio entre párrafos  Selecciona el párrafo o párrafos que quieras modificar.  Abre la ventana Párrafo pulsando el botón de la esquina inferior derecha del grupo Párrafo, dentro de la pestaña Inicio:  Al entrar observa el espacio entre párrafos por defecto en función de la letra.  Pulsando en las flechas hacia arriba y abajo puedes modificar la cantidad de puntos de separación entre párrafos. También puedes entrar manualmente cualquier número.  Haz clic en Aceptar. 60 Guía 4: Microsoft Office básico Sangría de primera línea: Para desplazar hacia la izquierda solo la primera línea del párrafo, arrastramos el triángulo superior de la marca de sangría. Sangrías automáticas El tipo más común de sangrías es la sangría izquierda, para aplicarla disponemos de dos botones en la pestaña Inicio. No olvides que primero hay que seleccionar el párrafo. Disminuir sangría La sangría disminuye en 1,2 cm cada vez que pulsamos el botón. Aumentar sangría La sangría aumenta en 1,2 cm cada vez que pulsamos el botón. Sangría francesa Es de uso menos común que el resto de sangrías que hemos visto. En la sangría francesa, la primera línea permanece más a la izquierda que el resto de párrafo o, dicho de otro modo, se sangran todas las líneas del párrafo excepto la primera, que permanece en el margen izquierdo: Se puede usar para listados largos con viñetas, por ejemplo. Para aplicar este tipo de sangría, desplazamos hacia la derecha el texto, arrastrando el triángulo inferior de la marca de sangría (nota que, si en lugar del triángulo inferior, pulsas el cuadrado, desplazas todo el párrafo a la derecha.) Abre el texto “Valladolid.docx” y utiliza el texto para practicar los diferentes tipos de sangrías. Recuerda que has de seleccionar primero el texto al que quieras aplicar la sangría. 61 Guía 4: Microsoft Office básico Ejemplo Sangría de la primera línea a 2 cm: Cádiz (antigua Gadir; más tarde Gades) ciudad y puerto de España meridional, dentro de la comunidad autónoma de Andalucía, capital de la provincia homónima, está situada en el golfo de Cádiz, cerca de Gibraltar. El gran puerto se divide en una bahía exterior y un puerto interior casi sin acceso al mar. Sangría izquierda a 2 cm: Cádiz (antigua Gadir; más tarde Gades) ciudad y puerto de España meridional, dentro de la comunidad autónoma de Andalucía, capital de la provincia homónima, está situada en el golfo de Cádiz, cerca de Gibraltar. El gran puerto se divide en una bahía exterior y un puerto interior casi sin acceso al mar. Sangría derecha a 2 cm: Cádiz (antigua Gadir; más tarde Gades) ciudad y puerto de España meridional, dentro de la comunidad autónoma de Andalucía, capital de la provincia homónima, está situada en el golfo de Cádiz, cerca de Gibraltar. El gran puerto se divide en una bahía exterior y un puerto interior casi sin acceso al mar.. Sangría izquierda y derecha a 2 cm: Cádiz (antigua Gadir; más tarde Gades) ciudad y puerto de España meridional, dentro de la comunidad autónoma de Andalucía, capital de la provincia homónima, está situada en el golfo de Cádiz, cerca de Gibraltar. El gran puerto se divide en una bahía exterior y un puerto interior casi sin acceso al mar. Ejercicio 20. Practicar con sangrías: Cádiz  Escribe el texto de los recuadros inferiores.  Aplica las sangrías indicadas para cada párrafo.  Un consejo: escribe primero todos los párrafos, luego aplica las sangrías. Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 20”. 62 Guía 4: Microsoft Office básico Ejemplo Escarlata, hija de Fitzgerald O’Hara, un rico plantador de algodón, une a su belleza una caprichosa personalidad. Enamorada de Ashley, su vecino, verá como este escoge como esposa a la dulce Melania. La guerra cambiará su vida, enviudará de un joven con el que se casó sin estar enamorada, y Rhett Butler, un apuesto aventurero entrará en su vida “Cuentan que Clark Gable se estaba divorciando cuando le ofrecieron el papel de Red Butler y que no quería aceptarlo porque si lo hacía le iba a tocar más dinero a su ex, así que como condición puso que los del estudio de la MGM le resolvieran el asunto a su favor”. Ejercicio 21. Practicar con sangrías: Lo que el viento se llevó  Escribe el texto siguiente aplicando los formatos correspondientes.  Un consejo, escribe primero todo el texto y aplica luego los formatos.  Aplica dos sangrías automáticas a este párrafo: selecciona el párrafo y pulsa dos veces el botón Aumentar sangría. Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 21”. Ejercicio 22. Practicar con sangrías: refranero del año  En un documento nuevo escribe el texto situado en el recuadro.  Utiliza letra Arial, tamaño 12, justifica el texto y aplica las sangrías indicadas para cada párrafo.  Un consejo, escribe primero los tres párrafos y aplica luego los formatos. Ejemplo Sangría izquierda y derecha a 1 cm De enero a enero, buenas tazas de caldo en el puchero. Sol de febrero, rara vez dura un día entero. Marzo, marzadas: aire, frío y granizadas. Si abril fuere frío, habrá pan y vino; Y si frío y mojado, seguro está el año. Agua de mayo quita aceite y no da grano. Lo que en junio se moja, en junio se seca. Sangría izquierda y derecha a 2 cm De enero a enero, buenas tazas de caldo en el puchero. Sol de febrero, rara vez dura un día entero. Marzo, marzadas: aire, frío y granizadas. Si abril fuere frío, habrá pan y vino; Y si frío y mojado, seguro está el año. Agua de mayo quita aceite y no da grano. Lo que en junio se moja, en junio se seca. 65 Guía 4: Microsoft Office básico 23. Aplicar tabuladores manuales Podemos establecer los “saltos” del tabulador de manera manual, posicionándolos donde queramos. Para ello utilizaremos la regla horizontal. Hay que tener en cuenta que las tabulaciones que apliquemos afectarán solamente al párrafo en que estemos situados o a los párrafos que tengamos seleccionados en el momento de aplicarlos. Establecer puntos de tabulación Haz clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagas irán apareciendo rotativamente los siguientes tipos de alineaciones: Marzo abril mayo junio  : tabulación de alineación izquierda. El texto aparece a la derecha de la marca.  : tabulación de alineación derecha. El texto aparece a la izquierda de la marca.  : tabulación decimal. Los números se alinean según la coma de los decimales.  : tabulación centrada. El texto aparece centrado respecto a la marca.  : línea de separación. Una vez seleccionado el tipo de alineación, coloca el cursor en la regla horizontal en la posición en la que desees establecer la tabulación. Haz clic, y verás cómo se inserta la marca con la tabulación seleccionada. Ejemplo de texto con tabulación izquierda y con tabulación decimal: 66 Guía 4: Microsoft Office básico Ahora añadimos dos líneas de separación vertical, siguiendo el mismo sistema: Encontrarás dos documentos con estos ejemplos en la carpeta de materiales: “Ejemplo 1 tabulación manual” y “Ejemplo 2 tabulación manual”. Modificar o eliminar una marca de tabulación  Si una vez insertada, queremos modificar la posición de una tabulación, basta con arrastrar la marca de tabulación a la posición deseada.  Si queremos eliminar una marca de tabulación, bastará con arrastrarla fuera de la regla (hacia abajo).  Podemos colocar tantos puntos de tabulación como deseemos.  Cada vez que pulsemos la tecla TAB, el cursor saltará al siguiente punto de tabulación que hayamos puesto. Ejemplo Cuadro de lluvias de los últimos 5 años Población 2010 2011 2012 2013 2014 Barcelona 500 l. 600 l. 750 l. 400 l. 420 l. Zaragoza 700 l. 710 l. 580 l. 650 l. 625 l. Córdoba 300 l. 250 l. 600 l. 125 l. 400 l. Valladolid 400 l. 350 l. 440 l. 225 l. 325 l. Pontevedra 900 l. 850 l. 950 l. 910 l. 890 l. Santander 980 l. 900 l. 880 l. 990 l. 860 l. Ejercicio 25. Practicar con las tabulaciones: cuadro de lluvias Escribe el siguiente texto y déjalo con el mismo aspecto utilizando tabuladores. Entre columna y columna, pulsa dos veces el tabulador. Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 25”. 67 Guía 4: Microsoft Office básico Ejemplo Cursos de informática Puedes usar la tabulación de alineación izquierda para las tres columnas: Listado de cursos Día Horas Materia Lunes 20:00 Iniciación a Windows 10 21:00 Office - Iniciación Martes 20:00 Internet 1 Navegación 21:00 Diseño Web Miércoles 20:00 Animación por ordenador 21:00 Retoque con Gimp Jueves 20:00 Hoja de cálculo - Iniciación 21:00 Office Avanzado Viernes 20:00 Procesador de textos Avanzado 21:00 Linux Avanzado Docentes de los cursos Para la primera columna, usa la tabulación centrada: Para la segunda columna, usa la tabulación derecha: ara la tercera columna, usa la tabulación izquierda: Ejercicio 26. Practicar con las tabulaciones: cursos de informática Escribe el siguiente texto y déjalo con el mismo aspecto utilizando tabuladores. Entre columna y columna, pulsa dos veces el tabulador. 70 Guía 4: Microsoft Office básico 24. Listas numeradas y viñetas Word nos permite generar listas de manera automática. Las listas se organizan de dos formas diferentes: Lista numerada Son listas que siguen un orden concreto. Por ejemplo, la clasificación de la liga de balonmano. Para aplicarla a una lista, seleccionamos y pulsamos el botón para activar la lista numerada, en la pestaña Inicio de la cinta de opciones: Al pulsar el botón, la numeración se añade automáticamente. Lista de viñetas Estas listas no tienen un orden definido. Por ejemplo, una lista de la compra. Para aplicarla a una lista, seleccionamos y pulsamos el botón para activar la lista de viñetas, en la pestaña Inicio de la cinta de opciones: La viñeta es el símbolo que aparece delante de cada elemento de la lista. 71 Guía 4: Microsoft Office básico Ejercicio 28. Practicar con las listas Escribe el texto y aplica los formatos de lista propuestos. Un consejo, escribe primero el texto y después aplica los formatos. Ejemplo Aplica una lista numerada para el siguiente listado: 1. F.C. Barcelona Lassa 2. Naturhouse La Rioja 3. Fraikin BM. Granollers 4. Helvetia Anaitasuna 5. Frigoríficos Morrazo 6. BM. Benidorm 7. ABANCA Ademar León 8. BLAS-GON Villa de Aranda 9. Bada Huesca 10. Ángel Ximénez P. Genil 11. BM. Guadalajara 12. Fertiberia Puerto Sagunto 13. BM. Aragón 14. GlobalCaja C. Encantada 15. MMT Seguros Zamora Aplica una lista de viñetas para el siguiente listado: ● 3 litros de leche ● 1 docena de huevos ● 1 kilo de arroz ● 1 botella lavaplatos ● 1 kilo naranjas ● 2 litros de aceite ● ½ kilo de salchichas ● 200 gramos de jamón york ● 2 litros zumo de piña ● 400 gramos de chuletas ● ½ kilo pimientos ● 1 botella lejía Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 28”. Recuerda  Puedes quitar o cambiar una lista, siguiendo el mismo proceso: seleccionas el texto y pulsas en el botón correspondiente.  Si en la lista numerada eliminas un elemento, toda la lista se renumera automáticamente. Prueba de eliminar el cuarto clasificado. 72 Guía 4: Microsoft Office básico Ejercicio 29. Practicar con listas: receta de la tortilla de patatas Escribe el texto y aplica los formatos de lista propuestos. Un consejo, escribe primero todo y después aplica los formatos. Ejemplo Tortilla de patatas Ingredientes: ● 1 kg. de patatas ● 2 cebollas ● 1 pimiento verde ● 8 huevos ● aceite virgen extra ● Sal Elaboración: 1. Pela las cebollas y las patatas. 2. Pica las cebollas en trozos no muy pequeños y ponlas a dorar en una sartén con abundante aceite. 3. Mientras tanto, pica las patatas en dados, sazónalas y añádelas a la sartén. Agrega el pimiento picado en dados y fríe todo a fuego medio, removiendo de vez en cuando, hasta que se dore todo un poco. Retíralas y escúrrelas. 4. Prepara dos recipientes, bate en cada uno 4 huevos. Agrega a cada uno la mitad de las patatas, cebollas y pimiento. 5. Pon un poco de aceite en una sartén y vierte la mezcla anterior. Cuaja el huevo, primero a fuego vivo y después un poco más suave. Voltea la tortilla para que se dore por ambos lados y sirve caliente. (Repite la operación para hacer la segunda tortilla). Un consejo: Con los mismos ingredientes, no hay cocinero que haga una tortilla igual a otra. En la tortilla de patatas es importante el aceite, los huevos y sobre todo la calidad de la patata. Tampoco hay que olvidar el modo de cocinar las patatas, la cantidad de huevos y el punto de cuajar éstos. Guarda el documento en tu carpeta con el nombre “Ejercicio de Word 29”. 75 Guía 4: Microsoft Office básico Diseño de impresión Con la vista Diseño de impresión veremos el documento tal como saldrá en la impresora. Es la opción recomendable en la mayoría de casos, sobre todo cuando nuestro documento contiene textos e imágenes mezclados. Diseño web Nos muestra cómo se vería nuestra página como si la viéramos en un navegador web. 76 Guía 4: Microsoft Office básico Vista preliminar Nos permite ver cómo va a quedar el documento antes de imprimirlo. Nos muestra el aspecto definitivo y la distribución del texto y las imágenes. También podemos ver varias páginas al mismo tiempo. Para ir a la vista preliminar, pulsamos Archivo y elegimos la opción Imprimir. Si queremos imprimir, pulsaremos el botón de impresión. Para volver al documento, pulsaremos el botón de la flecha: Zoom Podemos ampliar la vista en la pantalla de nuestro documento (como con una lupa) utilizando los botones de la barra inferior. Estas opciones nos permiten seleccionar el porcentaje de ampliación con el que queremos ver nuestro documento.  Elige porcentajes de zoom entre 100% y 150% para leer cómodamente.  Utiliza valores pequeños de zoom para ver cómo te está quedando el documento.  También puedes aumentar o disminuir el zoom si mueves la rueda del ratón al mismo tiempo que mantienes pulsada la tecla CTRL. 77 Guía 4: Microsoft Office básico 26. Imprimir un documento Antes de imprimir un documento hay que tener en cuenta: 1. Guardar el documento: Debemos guardar nuestro documento previamente. Si el proceso de impresión fallase, podríamos perder nuestro documento. 1. Vista preliminar del documento: Para ahorrar papel y tinta de la impresora, mejor revisar el documento antes de imprimirlo: comprobar si los márgenes están bien, si las imágenes están en su sitio, si todo queda distribuido a nuestro gusto... Si no recuerdas cómo hacer una vista preliminar, consulta la ficha anterior. Imprimir el documento Para imprimir el documento pulsaremos la pestaña Archivo de la cinta de opciones. En la ventana que se abrirá, elegiremos la opción Imprimir. Aparecerá la siguiente ventana con las opciones de impresión. En la ventana de impresión podremos:  Elegir la impresora que queremos usar, en caso de tener más de una.  El número de copias que queremos. 80 Guía 4: Microsoft Office básico Módulo 2. Comenzar con Excel Comenzar con Excel es una colección de fichas prácticas para el aprendizaje del uso básico de la hoja de cálculo, con la finalidad de adquirir las competencias prácticas esenciales. Los aprendizajes de este módulo se complementan con los del curso avanzado de Microsoft Office, que permite ampliar y completar los aprendizajes adquiridos en este. Todo el material está basado en Microsoft Excel 2013. 1. Introducción En este módulo vamos a conocer una hoja de cálculo: el Excel de Microsoft Office. Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas, es decir, en filas y columnas. Es posible realizar cálculos complejos, con fórmulas y funciones, y dibujar distintos tipos de gráficas. También se utilizan las hojas de cálculo para hacer pequeñas bases de datos, listas, tablas, calendarios e informes. Microsoft Office Excel La hoja de cálculo con la que trabajaremos en este módulo es Excel del paquete de aplicaciones de oficina Microsoft Office. Objetivos  Conocer los menús, botones y diferentes características de la ventana de Excel.  Conocer el funcionamiento básico de las celdas en la hoja de cálculo: escribir y borrar números y texto en las celdas.  Aprender a gestionar la hoja de cálculo.  Dar formato básico a las celdas: colores, tamaño, bordes y sombreados.  Aprender a realizar las operaciones básicas: sumas, restas, multiplicaciones y divisiones.  Utilizar porcentajes.  Generar series de datos. 81 Guía 4: Microsoft Office básico 2. Abrir el Excel Para entrar en el Excel, tendrás que ir al menú Inicio y buscar el paquete Microsoft Office en la opción “Todas las aplicaciones”. También puedes pulsar en el icono correspondiente si está en el escritorio o anclado en la barra inferior de Windows. Cuando abrimos Excel, veremos una pantalla de inicio similar a la que vimos al abrir Word. En ella podremos elegir la opción de crear un libro en blanco para empezar a trabajar. Los documentos hechos con Excel se denominan libros de trabajo. Aquí tenemos la ventana de Excel con un documento nuevo abierto, listo para trabajar. 82 Guía 4: Microsoft Office básico 3. La ventana del Excel Barra superior En la parte superior encontraremos, como en todos los programas, la barra superior, que contiene:  La barra de herramientas de acceso rápido.  El título del documento.  Los botones de cerrar, maximizar y minimizar. Cinta de opciones Como en Word, las opciones y menús del programa están organizados dentro de las distintas pestañas de la cinta de opciones. Barra de fórmulas Entre la barra de botones y el espacio de trabajo, encontramos la barra de fórmulas. También llamada línea de entrada, permite escribir texto o introducir fórmulas: Espacio de trabajo A continuación, las letras que nos indican cada una de las columnas de nuestra hoja de cálculo. Después nos encontramos las celdas o casillas donde vamos a trabajar. A la izquierda de estas celdas, está la numeración de cada una de las filas de nuestro espacio de trabajo. Sector de hoja de trabajo Debajo del espacio de trabajo encontramos unas pestañas mediante las cuales podemos cambiar entre las diferentes hojas de nuestro documento. Por último, también debajo del área de debajo pero a la derecha podemos ver la barra de desplazamiento, para movernos por nuestro documento. 85 Guía 4: Microsoft Office básico Método 3 También puedes crear nuevas hojas desde la pestaña Inicio, desplegando la opción Insertar y eligiendo Insertar hoja. Cambiar de una hoja a otra Para cambiar de una hoja a otra, sólo has de hacer clic sobre la etiqueta de la hoja que quieras. Inténtalo. Practica creando dos o tres hojas nuevas. Cambiar el nombre a la hoja 1. Hacemos clic con el botón derecho sobre la etiqueta de la hoja (Hoja1). 2. Se desplegará un menú. Aquí seleccionamos Cambiar nombre 86 Guía 4: Microsoft Office básico 3. El cursor se situará sobre el nombre de la etiqueta, en modo de edición, y ya podrás escribir su nuevo nombre. Ahora escribe Presupuesto y después pulsa Intro. El nuevo nombre queda fijado. Cambiar la posición de una hoja Podemos reordenar las diferentes hojas de un documento a nuestro gusto. Veamos cómo: 1. Hacemos clic sobre una de las hojas y, sin soltar, arrastramos a la posición deseada. 2. Observa una pequeña flecha indicando la posición donde quedará la hoja cuando soltemos. Borrar una hoja Para borrar una hoja, hacemos clic con el botón derecho sobre la etiqueta, y seleccionamos Eliminar. 87 Guía 4: Microsoft Office básico 6. Escritura y edición de celdas Las celdas de la hoja de cálculo Se llama celda a cada casilla del área de trabajo de la hoja de cálculo. Las celdas reciben el nombre de la columna y la fila a la que pertenecen (como en el juego de los barcos: C10, B33, A15...). Primero ponemos la letra de la columna y luego el número de la fila: la celda situada en la columna B y la fila 5 es la celda B5. Las celdas son el espacio del documento donde podemos introducir texto, números, fórmulas... Para seleccionar una celda, haz clic sobre ella. Añadir contenido en las celdas Para escribir en una celda...  Seleccionamos la celda que queramos, por ejemplo en la B8. Para esto, hacemos clic en ella.  Ahora escribimos la palabra “euros” y pulsamos la tecla Entrar.  El texto ha sido introducido y la celda seleccionada ha pasado a ser la inferior. Ahora prueba a introducir textos y números en otras celdas. Texto 1. Haz clic en la celda C4. 2. Escribe Excel y pulsa la tecla Intro. 3. El texto queda fijado y la selección saltará a la celda inferior. 90 Guía 4: Microsoft Office básico 7. Ajustar columnas y filas Abre el ejercicio hecho en la ficha anterior “Ejercicio de Presupuesto con Excel”. Observa que en la columna B el texto ocupa parte de la celda siguiente. Vamos a arreglarlo ensanchando la columna B para dar cabida a todo el texto. Ensanchar una columna  Sitúa el cursor en la zona gris donde están los nombres de las columnas, en la línea de división entre dos columnas, B y C  Observa cómo cambia el cursor y aparece una flecha doble que te permitirá cambiar el ancho de las columnas.  Haz clic sobre la línea de división y arrástrala hacia la derecha hasta que quepa todo el texto en la columna B. Más...  Podemos estrechar una columna de la misma forma.  También podemos ensanchar o estrechar una fila. Guarda el documento con el mismo nombre 91 Guía 4: Microsoft Office básico 8. Desplazar celdas Abre el ejercicio hecho en la ficha anterior, con el nombre “Ejercicio de Presupuesto con Excel”. Observa que ahora la columna C está vacía. Vamos a trasladar el contenido de la columna D a la columna C. Mover celdas Ponte sobre la celda D3. Clica y, sin soltar, arrastra hasta la celda D14. Verás que queda sombreada toda la selección. Sitúa el puntero sobre el borde de la selección. Observa que el puntero adopta forma de flecha. Clica y sin soltar arrastra la selección hasta la columna B. Suelta. Verás que el contenido de las celdas que seleccionaste ha pasado a la columna C. Puedes mover las celdas de una en una o varias al mismo tiempo. Vuelve a guardar el documento una vez realizados los cambios. 92 Guía 4: Microsoft Office básico 9. Aplicar formatos básicos Igual que Word, Excel tiene varias opciones para dar formato a las celdas. Encontrarás las más habituales en la pestaña Inicio: En la pestaña Inicio, encontraremos las opciones de:  Tipo y tamaño de fuente.  Negrita, cursiva y subrayado.  Alineación derecha, izquierda, centrada y justificada.  En Excel, también podemos alinear el contenido verticalmente, es decir, decidir si lo queremos en el margen superior, en el centro, o en el margen inferior: Vuelve a guardar el documento una vez realizados los cambios. Ejercicio 2. Practicar con los formatos Abre el ejercicio hecho en la ficha anterior, con el nombre “Ejercicio de Presupuesto con Excel”. A nuestro ejercicio le falta un poco de “decoración”. Vamos a aplicar algunos formatos que mejorarán el aspecto de nuestro presupuesto:  Alineación: ponte en la celda C3 y alinea la palabra EUROS a la derecha.  Negritas: pon las celdas B1, B3, C3, B9, B11, B16 y B18 en negritas.  Tamaño de la fuente: pon el título B1 en tamaño 16. El resto del texto en tamaño 12. Ejemplo 95 Guía 4: Microsoft Office básico En la barra de fórmulas, si nos colocamos en la celda C9, aparece la estructura de la fórmula que nos ha dado el resultado: =C5+C6+C7. Suma automática o autosuma Ahora haremos el total de los gastos. Para ello utilizaremos otra forma de hacer las sumas: 1. Nos situamos en la celda C16, Total de ingresos. 2. En la pestaña Inicio, tenemos el botón de la autosuma. Hacemos clic en él. 3. Nos quedan recuadradas en azul las dos cantidades que se encuentran encima de la celda en la que estamos situados: 1200 y 400. Más...  Al pulsar Intro en la celda C16 aparece la suma total de las dos cantidades (1600).  La estructura de esta fórmula podemos verla en la barra de fórmulas: =SUMA(C13:C15), que quiere decir: suma todas las celdas que hay entre la C13 y la C15. Recuerda  Podemos utilizar cualquiera de estos dos métodos de suma, dependiendo del número de sumandos de los que conste:  Para suma de pocos sumandos, o estos no están seguidos, usaremos la suma paso a paso.  Para sumas de muchos sumandos seguidos, mejor la Autosuma. Vuelve a guardar el documento una vez realizados los cambios, con el nombre “Ejercicio de Presupuesto con Excel”. 96 Guía 4: Microsoft Office básico Ejercicio 3. Practicar con las sumas manuales En un nuevo documento escribe los datos y realiza estas sumas. Pon en negrita los resultados. Ejemplo Sitúate en la celda A3. Escribe el signo = en la celda. Haz clic en A1. Pulsa la tecla +. Haz clic en A2. Pulsa Intro para finalizar. Haz lo mismo con el resto de sumas. Sumas paso a paso Guarda el documento con el nombre “Ejercicio de Excel 3”. 97 Guía 4: Microsoft Office básico Ejercicio 4. Practicar con las autosumas En un nuevo documento, haz estas sumas utilizando la función autosuma. Pon en negrita los resultados. Ejemplo Primer ejercicio Sitúate en la celda A5. Haz clic en el icono de la autosuma de la pestaña Inicio. Observa que el rango marcado para sumar es el correcto (A1:A5). Si es correcto, pulsa Intro. Haz lo mismo con el resto de sumas. Utilizando la función autosuma Guarda el documento con el nombre “Ejercicio de Excel 4”. Segundo ejercicio Haz estas sumas utilizando la función autosuma, en horizontal. Puedes utilizar la Hoja 2 Utilizando la función autosuma