Definición de áreas funcionales - Apuntes - Management, Apuntes de Administración de Empresas

¡Descarga Definición de áreas funcionales - Apuntes - Management y más Apuntes en PDF de Administración de Empresas solo en Docsity! I.− DEFINICIÓN DE ÁREAS FUNCIONALES La efectividad de la administración de una empresa no depende del exito de una área específica sino del ejercicio de una coordinación balanceada entre las etapas del proceso administrativo y la adecuada realización de las actividaddes de las principales áreas funcionales, mismas que son: A.− PRODUCCION: Es aquella que formula y desarrolla los metodos más adecuados para al elaboración de los productos al suministrar y coordinar la mano de obra, equipo, instalaciones, materiales y herramientas requeridos. B.− MERCADOTECNIA: Su fin es unir los factores y hechos que influyen en el mercado par crear lo que el consumidor quiere, desea y necesita distribuyendolo en forma tal que esté a su disposición en el momento oportuno, en el lugar preciso y al precio más adecuado. C.− FINANZAS: Esta área se encarga de la obtención de fondos y del suministro del capital que se utiliza en el funcionamiento de la empresa procurando disponer con los medios económicos necesarios para cada uno de los departamentos con el objeto de que pueden funcionar debidamente. D.− RECURSOS HUMANOS: Su objetivo es conseguir y conservar un grupo humano de trabajo cuyas características vayan de acuerdo con los objetivos de la empresa a través de programas adecuados de reclutamiento, selección, capacitación y desarrollo. E.− OTRAS ÁREAS FUNCIONALES : Depende del tipo de empresa a crear, por ejemplo : Control de Calidad, Computación e informática, Comercialización, etc. II.− CONCEPTOS ASOCIADOS A LA CREACIÓN DE EMPRESAS A.− LA PLANEACION : Consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinación de tiempo y números necesarios para su realización. B.− EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO : El desempeño de todos los miembros de la organización se evalua con el objeto de calificar la productividad individual y ver que se puede hacer para el aumento de esta. C.− ¿QUÉ INDICAN LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA? Indican resultados y fines que la empresa debe de lograr en un tiempo determinado y que proporcionan las pautas y directrices básicas hacia donde dirigir los esfuerzos y recursos. Clasificación de los objetivos en cuanto a tiempo a) Corto Plazo : Se extienden a un año o menos. b) Mediano Plazo: Cubren periodos de 1 a 5 años. c) Largo Plazo : Se extienden más allá de los cinco años. D.− ¿QUÉ SON METAS? Representan relación de números en cantidad y tiempo operado en tanto que los objetivos son las guías a nivel general. El objetivo general debe de abarcar en su contexto las metas a corto y largo plazo. 1 * Las metas se interelacionan entre sí, para conseguir el objetivo general, es decir para conseguir los objetivos, es necesario lograr las metas. * Coexisten en armonía donde la obtención de una es compatible con la consecución de la otra. E.− ¿QUÉ ES UN PRESUPUESTO? Son programas en los que se les asignan cifras a las actividades, refiriéndose al flujo de dinero dentro de la organización, Implica una estimación del capital, de los costos y de los ingresos. Los presupuestos son un elemento indispensable al planear, su fin es el determinar la mejor forma de utilización y asignación de los recursos a la vez que controla las actividades de la organización en términos financieros. F.− ¿QUÉ ES UN PROYECTO? Es un conjunto especial de actividades que deben de efectuarse dentro de un periodo especificado generalmente en el lugar de trabajo. III.− TECNICAS PARA FORMULAR LOS PLANES Y PARA PRESENTARLOS − Manuales Organizacionales y de apoyo − Diagramas de Proceso y de Flujo − Gráficas de Gantt, Mallas Pert, etc − Programas A.− ¿QUÉ TIPOS DE MANUALES SE UTILIZAN EN UNA ORGANIZACIÓN? ° Manual de objetivos y políticas ° Manuales departamentales ° Manuales del empleado o de bienvenida ° Manuales de organización ° Otros manuales de apoyo a la gestión B.− ¿QUÉ CONSTITUYE LA PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN? La parte esencial e indispensable para el incremento de la productividad y la reducción de los costos de producción. (Requiere que los gerentes decidan que producto y servicio deben de fabricar, así como y cuando producirlos.) C.− ¿QUÉ ABARCA LA PLANEACIÓN FINANCIERA? Presupuestar el Capital, la planeación de las utilidades y de la liquidez, representa la evaluación y resumen cuantitativo de las diversas actividades de la planeación incluyendo el programa de desarrollo de empresas. D.− ¿PARA QUÉ SIRVE LA PLANEACIÓN FINANCIERA? −Da oportunidad para una evaluación de vviabilidad muy objetiva. − Traduce la información de la investigaación de mercados a programas de ventas. − Incorpora las operaciones y planes orgganizacionales a categorías de gastos. − Muestra necesidades de efectivo de la empresa en el tiempo proporciona una bace para evaluar la oportunidad de inversión. 2 Elaborar un catálogo de los diferentes equipos y mobiliarios que se adquieren con frecuencia, que permita cierto grado de estandarización en las compras. • En estas metas se observa claramente la inquietud de la profesora Garzón, que tiene como norte el mejorar el proceso de Compras y suministros de la UC que tanto a ella como nosotros nos llama profundamente la atención. • 2.− Funciones,atribuciones y responsabilidades Jefe Del Departamento De Compras: Es el responsable del cumplimiento de todo el proceso de compra de la organización • Comité de Licitaciones: Es el encargado de seleccionar la mejor opción ofrecida por el proveedor, tomando en consideración los siguientes premisas: Precio, plazo de entrega, calidad y buen servicio, así como cualquier otro criterio favorable. El comité esta formado por un representante de la dependencia solicitante, un representante del vicerrectorado administrativo y el jefe de compra. • El Jefe De Sección: Se encarga de coordinar el proceso de compra, desde las requisiciones recibidas de las dependencias, hasta la cancelación de las ordenes de compras al proveedor. Entre algunas de sus funciones tenemos: Recibir requisiciones de compras asignadas por el jefe del departamento, recibir las cotizaciones, firmarlas y entregarlas al comprador y recibir actas del vicerrector administrativo, agilizar las tramitaciones de ordenes de copras en las direcciones de presupuesto, administración, tesorería, contraloría, que son entes por lo cual se rige el departamento de compras. • Secretaria: es la encargada de llevar el control de las correspondencias inherentes al jefe del departamento de compras, también realizara las requisiciones de compras de las necesidades del departamento de compras y estará en constante comunicación con el departamento de almacén deberá llevar el stock y custodiar el material de oficina y limpieza. • Compradores: son los responsables de pedir cotizaciones a los proveedores del ramo y vaciar los precios en actas de comité, controlar el seguimiento de las ordenes de compras y efectuar el seguimiento de la entrega de las cotizaciones. • Asistentes Administrativos: son los encargados de todo el procedimiento administrativo de las ordenes de compra ya aprobada por la contraloría para su entrega a los proveedores seleccionados y luego la elaboración de la orden de pago también para la entrega a los proveedores. • Sistemas Es un conjunto de componentes que interactúan para alcanzar algún objetivo. Los sistemas, son de hecho todo lo que rodea al ser humano. Cuando se comienza a ver lo abundante que son los sistemas, no sorprende darse cuenta que cada sistema del negocio depende de una o más entidades abstractas llamadas sistemas de información. Por medio de estos sistemas los datos pasan de una persona o departamento a otro y puede realizarse cualquier cosa, desde comunicaciones entre oficinas y comunicaciones telefónicas, hasta un sistema de computadora que genere informes periódicos para diferentes usuarios. • Orden De Compra Es el documento básico del comprador vendedor. Esta constituye el soporte material del contrato celebrado entre el comprador y vendedor en un marco jurídico legal. • Requisición De Compras La requisición de compras es un documento que se elabora con el fin de notificar al departamento de compras que se tiene una necesidad y que esta debe ser cubierta lo antes posible, en este documento van descritas por renglones las necesidades de materiales y las especificaciones necesarias para que el departamento de compras las tramite. • Solicitud De Cotización Es un documento en el cual se le solicita a un proveedor la necesidad de adquirir un bien o bienes para la empresa u organización. • C.− OTROS EJEMPLOS 1.− Responsabilidades (Departamento de personal / sección de personal) Encargada de apoyar a la Gerencia de recursos humanos en todos aquellos aspectos relacionados con el personal de la empresa • Mantener contacto con organismos estatales, tales como S.I.I , Municipalidades, Isapres, etc., a fin de• 5 coordinar los procesos de entrada y salida en el manejo de personal. Es responsable de los siguientes cargos, las personas que se indican:• Departamento de Personal : Técnico Universitario en manejo de recursos humanos• Sección de personal : Técnico en administración de Personal , administración u otro grado equivalente que es designado por el Gerente de Recursos Humanos. • 2.− Funciones y atribuciones de la sección de personal Emitir diariamente, el programa de turnos, pactación de trabajos, en jornadas ordinarias y extraordinarias.• Confeccionar y mantener actualizada la bitácora de datos personal de cada trabajador• Confeccionar documentación referente a la reasignación de personal en sus puestos de trabajo• Mantener comunicación directa con la jefatura y los antecedentes que ellos requieran.• Mantener actualizado los contratos de trabajo• Desarrollar técnicas de evaluación de desempeño• Otras funciones ( Ejemplo : Renuncia − Bienestar − Sueldos − Ascensos − Capacitación − etc.)• Se sugiere que se redacten estas funciones... V.− MARCA DE UN PRODUCTO Una marca puede consistir en una imagen, un símbolo, un nombre, un grupo de letras o una combinación de todo eso. Hay 3 formas posibles de llevar a cabo una política de marca : ofrecer artículos sin una marca• usar marcas de terceros• ofrecer mercancías bajo una marca propia• A.− Ofrecer artículos sin marca Es habitual para mercancías producidas en masa, cuando no hay ninguna diferencia entre los productos de los diversos suministradores. B.− Marca de terceros Se usa cuando el producto recibe el nombre exclusivo empleado por otra compañía, mientras lo que se hace es bajo pedido de esa misma compañía. Un ejemplo son las marcas del distribuidor (Pryca). Esto significa que el producto recibe el nombre exclusivo de la tienda en que se vende. El nombre del fabricante desaparece por completo. La marca blanca o marca del distribuidor está tomando mucho auge en estos años. C.− Marca patentada Se usa cuando el producto puede, de esta manera, distinguirse por sí solo de los productos de la competencia. Usar una marca es un esfuerzo para indicar que el producto es diferente, y está empeñado en engendrar una cierta preferencia para ese producto. Cada fabricante espera que la preferencia por su marca se convierta en lealtad a la marca, y así el consumidor se convierta en un adepto a sus productos. 6 Al llevar a cabo esta política de marca patentada, tenemos las siguientes posibilidades : Marca paraguas : esto significa la existencia de una sola marca para todos los productos. Ejemplo : IBM• Marca por grupos : cierto grupo de productos lleva la misma marca, mientras otros grupos reciben otros nombres de marca • Marcas individuales : cada producto recibe un nombre de marca por sí solo. Es desde luego, la solución más cara, pero la diferencia entre marcas es máxima. • La marca del producto debe ser : sencilla• fácil de : leer, pronunciar, reconocer y recordar• eufónica : que suene bien• original y diferenciada• sugerente y asociable al producto. Ejemplo : imagínate qué efecto produciría un pañuelo con la siguiente marca "La pocilga". • legalmente protegible, mediante su inscripción en el registro de la propiedad• VI.− ENVASE, ENVOLTORIO Y EMBALAJE Fuente : ESIC y La función comercial Veamos la diferencia entre los 3 conceptos con un ejemplo : Envase : es el estuche que encierra una docena de pañuelos Envoltorio : es el sobre de celofán donde está cada pañuelo Embalaje : es la caja que contenga 40 estuches de pañuelos La manera en que se envasa un producto, ha demostrado que es de importancia primordial para los consumidores. Todo producto puede cambiar la manera en que es percibido por el cliente con un mero cambio en el embalaje o envase. A.− Funciones del envase y embalaje Protección del producto durante el transporte y el almacenamiento por medio de cajas de cartón, jaulas• Mejora el mantenimiento de sus cualidades durante el tiempo que el producto permanece en almacén• puede ser un signo para reconocimiento por el consumidor en el punto de venta• Puede usarse con fines de promoción• Puede servir para mejorar la comodidad mientras se consume el producto• Facilitar la manipulación en el punto de venta, ahorrando tiempo. Lo que se aplica tanto a detallistas como al consumidor. • Puede estimularse el uso y el consumo, ofreciendo paquetes mayores (doble tamaño, botellas familiares o también con paquetes más pequeños). • Creciente importancia del envase y embalaje• El envase de los productos ha ganado importancia porque :• El consumidor desea emplear el mínimo esfuerzo en el uso del producto. Los envases desechables, pulverizadores, etc. satisfacen ese deseo. • El consumidor quiere gastar tan poco esfuerzo como le sea posible en la compra. Ejemplo : las botellas familiares • Estamos insistiendo con fuerza en la higiene. Eso ha dado auge a los sobres celofán, las envolturas de• 7