Sistema de Gestión de Proyectos en Universidad Tarapacá - Prof. Diaz, Exámenes de Administración de Sistemas y Redes

¡Descarga Sistema de Gestión de Proyectos en Universidad Tarapacá - Prof. Diaz y más Exámenes en PDF de Administración de Sistemas y Redes solo en Docsity! UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA Departamento de Ingeniería Industrial y de Sistemas DESARROLLO DE UN SIA EN DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIÓN Y TRANSFERENCIA TECNOLÓGICA Asignatura : Sistemas de Información Administrativa Profesor: Hernando Bustos Estudiante (s): Wilson Godoy César Lecaros Franshesca Muñoz Sebastián Ramírez Carolane Riquelme Daniel Valdés Fecha: 04 diciembre 2020 ARICA – CHILE RESUMEN El presente informe se enmarca en la Dirección de Investigación, Postgrado y Transferencia Tecnológica de la Universidad de Tarapacá, Arica. Unidad encargada de la implementación de políticas y mecanismos para el desarrollo estratégico de la investigación científica y tecnológica de la universidad, que actualmente está experimentando algunos problemas en la recepción y administración de proyectos que postulan a concursos de investigación internos. Particularmente, este trabajo se enfoca en el proceso de revisión de proyectos, cuyo principal problema es que este se lleva a cabo manualmente convirtiéndose en un proceso largo y engorroso. En este sentido, se propone la implementación de un sistema que apoye la gestión de proyectos para este proceso, mediante un software que almacene de manera digital todo el banco de datos, de modo que exista un control más óptimo sobre los proyectos y un mejor manejo de la información. Para comenzar, se estudiaron los problemas y oportunidades que posee actualmente el proceso de postulación y se presentan todas las etapas del proceso mediante un modelo Bizagi, para así realizar una propuesta de solución ajustada al problema elegido. En este caso, se propone utilizar como base de datos el software Microsoft ACCESS a fin de poder elaborar un sistema de procesos óptimos para la gestión de postulación proyectos. Por consiguiente, se realizó un análisis de factibilidad operacional, técnica y económica para determinar si es posible o no llevar a cabo la propuesta sugerida. Para la factibilidad operacional se exponen los roles necesarios para el buen funcionamiento de la plataforma con sus respectivas entradas y salidas. Luego, en la factibilidad técnica, se hace una comparación de los implementos actuales que el DIPTT utiliza para el proceso de revisión con los necesarios para un efectivo desempeño de Microsoft ACESS. Por último, en la factibilidad económica, se muestran los costos y eventuales inversiones UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA 1. INTRODUCCIÓN 1.1. CONTEXTO Para la Universidad de Tarapacá la investigación es una actividad importante, por esta razón es que existe la Dirección de Investigación, Postgrado y Transferencia Tecnológica (DIPTT), unidad encargada de implementar las políticas y mecanismos para el desarrollo de investigación científica y tecnológica, entregando las condiciones necesarias para el correcto desarrollo de la función investigativa en las diferentes facultades, escuelas e instituciones que forman parte de la universidad. Esta unidad es responsable de los resultados obtenidos de la productividad científica de la universidad respecto de publicaciones, proyectos de investigación internos y externos, patentes obtenidas, etc. También se ocupa de lograr un aporte en cuanto a innovación y transferencia tecnológica, aportar al posicionamiento de la Universidad en temas de investigación aplicada, desarrollar las revistas de la Universidad y finalmente, promover la vinculación entre la investigación y formación profesional aportando al desarrollo de las carreras académicas. Respecto de los proyectos de investigación internos se encuentran: - Proyectos Mayores de Investigación Científica y Tecnológica (UTA Mayor) - Proyectos de Investigación para Estudiantes de Pregrado - Proyectos de Investigación en Educación - Proyectos de Tesis de Investigación para Estudiantes de Programas de Postgrado UTA - Concursos de Becas de Postdoctorado en la Universidad de Tarapacá - Concurso de Pasantías Postdoctorales UTA. Cada año la convocatoria a los diferentes concursos ha ido en aumento y, en consecuencia, la gestión de los proyectos en general se ha vuelto una tarea 4 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA difícil para los encargados de revisar y administrar los concursos en general, principalmente porque las revisiones no se han adaptado a la cantidad de proyectos que llegan, a saber, se sigue haciendo de forma manual a pesar de haber una gran cantidad de filtros y personas por las que debe pasar el proyecto, siendo un proceso engorroso y demandando mucho más tiempo del que debería para su aprobación. 1.2. Sistema de Información Administrativa En informática, los sistemas de información ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información importante para los procesos fundamentales de una organización. La importancia de los sistemas de información administrativos (SIA) radica en que existe una mayor eficiencia en la gestión de una gran cantidad de datos ingresados, a través de procesos diseñados para cada área con el objetivo de producir información válida para la posterior toma de decisiones. Utilizando un sistema de información habría mayor eficiencia al momento de procesar los datos en relación a un área de acción, entregando facilidad de uso, flexibilidad, mantenimiento automático de registros, apoyo en toma de decisiones críticas, entre otras cosas. 1.3. Propuesta y objetivos Actualmente, en el proceso de postulaciones para los concursos de investigación internos no se cuenta con un sistema que gestione y administre la gran cantidad de proyectos que se reciben en cada uno de los concursos. Por lo tanto, emplear herramientas como las que ofrece un SIA optimizaría procesos que hasta ahora se realizan manualmente como la postulación, evaluación, control y seguimiento de los proyectos. El objetivo principal de este informe es implementar un sistema que apoye la gestión de proyectos de investigación interna en etapa de postulación y revisión. 5 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA 2. DEFINICIÓN DE PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES Actualmente la Vicerrectoría Académica de la Universidad de Tarapacá, a través de la Dirección de Investigación, Postgrado y Transferencia Tecnológica, convoca a participar en el Concurso de Proyectos de Investigación para Estudiantes de Pregrado, con el propósito de apoyar actividades estudiantiles enfocadas a proyectos que fomenten el desarrollo de habilidades en la investigación, mediante el financiamiento de proyectos de un 1 año de duración, en todas las áreas del conocimiento. La Universidad de Tarapacá cuenta con 6 tipos de proyectos de investigación internos como se mencionó anteriormente. A continuación, se describe el proceso de postulación a Proyectos de Investigación para Estudiantes de Pregrado, el cual se divide en 7 Etapas: I. Proceso de Realización de Bases para postulación II. Proceso de Convocatoria III. Revisión de Proyectos IV. Aceptación de proyectos V. Proceso Post Seleccionados. VI. Proceso de Ejecución y Seguimiento VII. Finalización de ejecución de proyectos VIII. Proceso Control y Efectividad 6 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA control y seguimientos de estos después de quedar seleccionados. Por lo que implementar una base de datos para lograr un seguimiento eficiente es una propuesta para este problema. 3.PROPUESTA GENERAL DEL SISTEMA En esta propuesta de general de sistema se analiza una posible implementación de un Sistema de Gestión de Bases de Datos. Esta aplicación tiene como objetivo almacenar de manera digital todo el banco de información relacionado a Proyectos de Investigación Internos de la Universidad, además de entregar información a los diversos stakeholders sobre proyectos, y tener control y seguimiento de estos. Los Proyectos de Investigación Internos tienen como propósito fomentar, incrementar y fortalecer el desarrollo de la investigación científica y tecnológica en la Universidad y potenciar la difusión e impacto de los resultados asociados. Con este fin se otorga financiamiento a iniciativas individuales y colectivas en todas las áreas del conocimiento mediante programas de investigación de 1 a 2 años de duración, con compromisos de productividad relevante. El propósito de implementar una posible aplicación de un sistema de gestión de base de datos es mejorar la comunicación y utilización de información de proyectos que existe actualmente en la Universidad. Esta aplicación propuesta está orientada a los stakeholders, de forma que se pueda cumplir con las necesidades de los usuarios, las cuales se dieron a conocer mediante entrevista al director de Dirección de investigación, postgrado y transferencia tecnológica, Dr. Rodrigo Ferrer Urbina. El requerimiento principal del sistema de gestión a proponer es la recopilación y fácil acceso a la información, es decir, tener una base de datos dinámicas con información de rápido alcance, que cuente con análisis 9 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA estadísticos, contrastes entre diferentes proyectos. Por este motivo la interacción humano computadora (HCI) tiene que ser más cercana. Para poder lograr la implementación de un sistema que considere las alternativas de mejora del proceso anterior, es necesario conocer los Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD). 3.1. Sistema de Gestión de Bases de Datos (SGBD). Un sistema de gestión de bases de datos (DBMS) es un conjunto de programas que permite almacenar, modificar y extraer información en una base de datos. Los usuarios pueden utilizar herramientas específicas de generación de informes y consultas o acceder a la información a través de aplicaciones para este fin. Es por esto que se ha decidido la implementación de este sistema. 3.1.1. Características Fundamentales SGBD permitirá el almacenamiento, manipulación y consulta de datos pertenecientes a una base de datos organizada en uno o varios ficheros. En el modelo más extendido (base de datos relacional) la base de datos consiste, de cara al usuario, en un conjunto de tablas entre las que se establecen relaciones.  En lugar de primarse la visualización de toda la información, el objetivo fundamental es permitir consultas complejas, cuya resolución está optimizada, expresada mediante un lenguaje formal.  El método de almacenamiento y el programa que gestiona los datos (servidor) son independientes del programa desde el que se lanzan las consultas (cliente).  El almacenamiento de los datos se hace de forma eficiente, aunque oculta para el usuario y normalmente tiene, al contrario de lo que ocurre con las hojas de cálculos, poco que ver con la estructura con la que los datos se presentan al usuario. 10 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA  El acceso concurrente de múltiples usuarios autorizados a los datos, realizando operaciones de actualización y consulta de los mismos garantizando la ausencia de problemas de seguridad (debido a accesos no autorizados) o integridad (pérdida de datos por el intento de varios usuarios de acceder al mismo fichero al mismo tiempo). 3.1.2. Hardware Los Hardware son conjuntos de dispositivos físicos utilizados para almacenar y procesar los datos, los que se utilizarán en nuestra propuesta de mejora son:  Computadora: Utilizada para procesar los datos de la base de datos, puedes ser mainframe, mini ordenador y ordenador personal. Los ordenadores personales son empleados para manejar bases de datos autónomas controladas y manipuladas por un usuario único, no obstante, también podrán conectarse a una red cliente/servidor, garantizando el acceso de varios usuarios a una base de datos común almacenada en unidades de disco y controladas por un ordenador servidor. El servidor puede ser otro ordenador personal más potente.  Volúmenes de almacenamiento: Generalmente son unidades de disco que constituyen el mecanismo de almacenamiento principal para las bases de datos.  Otros dispositivos: Como unidades de cinta, terminales, impresora, etc. 3.1.3.Programas Software Para la propuesta se utilizarán unos sistemas de base de datos incluyen dos tipos de programas:  El software de propósito general, para la gestión de la base de datos, comúnmente llamado Sistema Gestor de Bases de Datos (SGBD) maneja todas las solicitudes de acceso a la base de datos formuladas por el usuario y los programas de aplicación. 11 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA almacenamiento de datos.  Este proceso se enfoca en cómo se está gestionando la base de datos, es necesario que quienes se encarguen de esta área conozcan cómo ingresar la información, buscar datos y todo lo relacionado a la interfaz del sistema. cumplir su rol MANTENCIÓ N  Actualización de software, actualización de datos.  Almacenamiento correcto de datos  Supervisión de la utilización de base de datos, servidores y espacio, planificando estrategias de copia de seguridad y recuperación. El encargado de mantención debe asegurarse de que la base de datos esté correctamente ajustada.  Errores de tipeo.  Versiones actualizad as.  Licencias aceptadas.  Sistema óptimo,  Mayor rendimien to del sistema CONTROL  Retroalimentación de las salidas de los procesos definidos.  Es el límite impuesto a la capacidad de las personas a tener acceso parcial o pleno a los datos que contiene la base de datos  Verificació n de las salidas  Renovaci ón a salidas no deseadas Tabla 4.1. Roles y procesos. 14 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA Fuente: Elaboración propia, noviembre 2021. Si se definen correctamente los aspectos mencionados, se cumplirá de forma óptima y será factible la solución al problema, se tendrá que capacitar al personal disponible para una correcta manipulación de los datos y gestión sin errores. Dado los estudios realizados por los integrantes del grupo y realizada una entrevista a la Dirección de investigación, postgrado y transferencia tecnológica, se afirma que no existe una base de datos con softwares que generen un rápido almacenamiento para la búsqueda de los proyectos en base y no se cuenta con software analítico para la lectura y aprobación de los proyectos virtualmente.  La carrera de Ingeniería Civil Industrial cuenta con la capacidad de implementar bases de datos, generar programación que facilite al DIPPT y capacitar al personal para el correcto uso de los softwares. Respecto a los perfiles profesionales que se deben tener, amerita las siguientes características.  Conocimiento en procesos nuevos de implementación.  Conocer los protocolos de la universidad de Tarapacá.  Tener acceso al uso de información de carácter confidencial, por ejemplo “informe confidencial de proyectos”, “información de alumnos”, “información de bases”.  Nivel medio o superior de uso de Microsoft Office.  Nivel medio o superior del uso de Oracle como base de datos.  Conocimiento completo de las bases de datos para postulación de proyectos. 4.2. FACTIBILIDAD TÉCNICA Actualmente, el personal del departamento de Investigación y Transferencia Tecnológica trabaja de forma manual la revisión del proyecto. Sin embargo, hace un registro con Microsoft Excel, pero solamente mantiene 15 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA registro de las postulaciones aprobadas. Toda la evaluación de forma física y sin ayuda de ningún software provoca lentitud en el proceso de postulación. El DIPTT cuenta actualmente con 2 computadores con las siguientes características: COMPUTADOR DE LA ENCARGADA PRINCIPAL:  o Procesador I7 de 64 bits. o Memoria RAM 8 Gb. o Disco de 250-500 GB. o Sistema Operativo Windows 10. COMPUTADORA DE LA SECRETARIA o Procesador I5 de 64 bits. o Memoria RAM 8 Gb. o Disco de 250-500 GB. o Sistema Operativo Windows 10. De acuerdo a la implementación tecnológica con la que cuentan los funcionarios del DIPTT, es posible llevar a cabo el proyecto de manera exitosa, sin embargo, la capacidad de almacenamiento disponible en los discos duros utilizados podría ser insuficientes para poner en práctica el sistema. 4.3. FACTIBILIDAD ECONÓMICA De acuerdo a la formulación de presupuesto del año 2020 obtenidas de la página oficial de la Universidad de Tarapacá fue posible hacer una estimación de cuánto dinero se destina a los proyectos de investigación. Donde se obtuvo que Fondos Centrales de Investigación tiene un monto de $1.665.676 (en miles de pesos). Si bien no se tiene una estimación presupuestaria exacta sobre la propuesta de este proyecto, es posible estimar algunos costos entre los que destacarían: recopilación de información, formulación y realización de 16 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA concursos. Sumado a esto, luego de la entrevista realizada a Dr. Rodrigo Ferrer se pudo confirmar los problemas reconocidos. 4. Definición de requerimientos necesarios para el sistema: Se estimarán todos los requerimientos necesarios para comenzar, que conlleve la elaboración de manera exitosa del proyecto, este punto puede tomar múltiples aspectos y puede estar sujeto a cambios durante el transcurso frente a nuevas necesidades. 5. Desarrollar propuestas de solución. El desarrollo de las propuestas de solución al problema se toma en conjunto con el equipo del proyecto de trabajo, se realizan análisis de posibles implementaciones de un sistema de gestión de base de datos para así mejorar y agilizar los procesos de postulación de proyectos de la Universidad de Tarapacá. 6. Diseño de la base de datos. El diseño de la base de datos es dirigido por el grupo de trabajo del proyecto, el cual con diversas reuniones a lo largo del proceso se habla del tema, especificando y exponiendo las mejores ideas para un diseño correcto, eficaz y simple en solución a los problemas presentes del proyecto. 7. Diseño del módulo de postulación: Tiempo destinado a la elaboración de diseño del módulo de postulación para los participantes a proyectos de la Universidad de Tarapacá, donde se solicitará la información necesaria para una correcta postulación. 8. Programación y prueba de módulos: Se destinará tiempo suficiente para que el equipo encargado pueda llevar a cabo la programación necesaria del sistema a utilizar, además de corregir errores y verificar que las funciones del sistema se estén realizando de la forma planificada. 9. Integración y prueba a nivel sistema: Tras la programación y prueba de módulos se procede a ingresar información concerniente a la postulación de proyectos para así realizar pruebas a nivel del sistema. 10. Instalación del sistema: Una vez determinado y definido el modelo de base de datos a implementar en el proyecto y comprobado los requisitos mínimos del proceso, se procede a la instalación del sistema, el 19 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA especializado en el tema es el encargado de hacerlo en forma correcta y comprobar las licencias de los sistemas operativos. 11. Capacitación del personal: Con personas entendidas en el uso de Microsoft Access como base de datos, se realiza una capacitación al personal del DIPTT para su posterior implementación. 12. Tiempo de prueba del sistema: En este tiempo se observan los resultados obtenidos de las pruebas de rendimiento del software bajo condiciones de trabajo, es un proceso de arranque, regulación y equilibrio de los equipos y elementos del sistema de forma planificada para una posterior puesta en marcha real. Este tiempo de prueba es conocido como marcha blanca la cual requiere la aprobación de personas no relacionadas y pueden o no beneficiarse del proyecto. 6. ALTERNATIVAS DE IMPLEMENTACIÓN Una base de datos es un software capaz de almacenar información relacionada y estructurada a una situación o contexto con datos que pueden ser consultados rápidamente. Se necesita un agente que lleve a cabo esta información, es decir, un sistema de gestión de base de datos (SGBD), el cual brinda un sistema de base de datos confiable y seguro. Existen muchos tipos 20 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA de bases de datos en el mercado, a continuación, se muestran las bases de datos las confiables y sus características: 6.1. Oracle Oracle es una herramienta cliente/servidor para la gestión de base de datos, usada principalmente por las grandes empresas para que estas puedan controlar y gestionar una gran cantidad de contenidos desde un solo archivo, así obtener información necesaria en un mismo sitio y de forma rápida y fácil. Oracle posee un elevado precio, pero una gran potencia y rendimiento, el lenguaje de programación PL/SQL de uso de este programa es avanzado incluyendo programación SQL y además diversas mejoras como:  Estructuras de control y flujo  Estructuras moleculares  Control de excepciones  Rollback  Herramienta de administración gráfica. La base de datos de Oracle tiene una capa lógica y otra física. La capa física consiste de archivos que residen en el disco y los componentes de la capa lógica son estructuras que mapean los datos hacia estos componentes físicos. 6.2. IBM DB2 Suele ser la segunda base de datos más utilizada en entornos Unix/Linux después de Oracle. Es claramente un indiscutible ganador en Mainframe. Hay perfiles profesionales para DB2, pero no tanto como para Oracle. Por otro lado, el perfil de DB2 Mainframe no tiene por qué saber moverse en DB2 Linux/Unix. IBM DB2 Database es una base de datos relacional que proporciona funciones avanzadas de gestión de datos y analítica para las cargas de trabajo transaccionales. Esta base de datos operativa está diseñada para ofrecer un alto rendimiento, información procesable, disponibilidad y confiabilidad de datos y para ser compatible con sistemas operativos Linux, Unix y Windows. 21 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA  3 gigabytes de HDD  2 gigabytes de RAM  Procesador CPU x86 a 1 GHz 7. DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SOFTWARE Para el diseño del software se optó por la utilización de Access. Entre los motivos de su elección se mencionan algunas situaciones, muchas veces la información que se maneja tiene que trascender al disco duro local para ser compartida con otros usuarios, tarea para que la que Access está diseñada específicamente resolviendo de manera muy sencilla su conexión con Microsoft Office SharePoint, pudiendo compartir fácilmente archivos. Su biblioteca de soluciones prediseñadas permite realizar el seguimiento de la información inmediata, sin necesidad de diseñar formularios e informes, herramientas más que destacables. Su precio fue un tema de elección no menor, ya que por lo general Access viene incluido en el paquete de Microsoft Office con el cual ya se trabaja usándolo de forma gratuita. El diseño del software se hizo en base a un diagrama Entidad-Relación, de manera que se pueda entender de mejor forma las necesidades de la base de datos mediante la representación de entidades como se muestra a continuación: Figura 7.1. Diagrama Entidad Relación para revisión y postulación de proyectos. 24 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA Figura 7.1. Diagrama Entidad Relación. Fuente: Elaboración propia, noviembre 2021. Dado el modelo lógico proporcionado anteriormente se puede diseñar la base de datos adecuada para las postulaciones de proyectos de investigación internos teniendo las siguientes consideraciones: - Los cargos del DIPTT incluidos en la base de datos son: Director, Profesional, Comité ejecutivo y Vicerrector académico. - Los concursos considerados son los seis de proyectos de investigación interna: (Proyectos Mayores de Investigación Científica y Tecnológica (UTA Mayor), Proyectos de Investigación para Estudiantes de Pregrado, Proyectos de Investigación en Educación, Proyectos de Tesis de Investigación para Estudiantes de Programas de Postgrado UTA, Concursos de Becas de Postdoctorado en la Universidad de Tarapacá, Concurso de Pasantías Postdoctorales UTA). - Para los postulantes, la ocupación puede ser académico o estudiante. Para la configuración del Access se utilizaron 4 tablas, una para cada entidad: DIPTT, Concurso, Proyecto y Postulante. Figura 7.2. Tabla DIPTT 25 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA Figura 7.2. Tabla DIPTT Fuente: Elaboración propia, noviembre 2021. En esta tabla se guardará información de Rut y Nombre de los encargados del DIPTT involucrados en los concursos, al ingresar deberá seleccionar su cargo en el DIPTT y el código del concurso en que está trabajando. Figura 7.3. Tabla Concurso Figura 7.3. Tabla Concurso. Fuente: Elaboración propia, noviembre 2021. Cada concurso tendrá una fecha de postulación indicada por el departamento de investigación. Figura 7.4. Tabla Proyecto 26 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA Las tablas en el software se encuentran todas relacionadas, de modo que existirá una sincronía en los datos ingresados en la base de datos. 8. PUESTA EN OPERACIÓN Al implementar la base de datos es necesario conocer la información con la cual se almacenará dicha base y además la descripción del nuevo proceso. Como se dijo antes, el personal del DIPTT ingresará a la plataforma con su nombre y su Rut, el sistema indicará el cargo el cual desempeña y permitirá el ingreso a la base de datos, en caso contrario rechazará el ingreso. Seguidamente en la base de datos deberá indicar el tipo de concurso el cual el proyecto está postulando y el código de este, por lo que entregará el nombre del proyecto y el estado en que se encuentra este mismo (revisión, tiempo, fecha). Posteriormente los usuarios de la base de datos podrán actualizar los proyectos dependiendo del estado que se encuentren. La base de datos almacenará información del DIPTT y los proyectos que se encuentren en proceso de pre-selección y seleccionados, además la 29 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA información completa del investigador. Se recopilará también toda la información de proyectos antiguos (nombre, departamento, Rut, ocupación). El proceso de postulación de proyectos se va a modificar subiendo a la plataforma la información completa del proyecto, registrando en la base de datos: el código concurso, nombre del concurso y la fecha de postulación. Posteriormente, el usuario en la etapa de la revisión de proyectos podrá actualizar dicho estado del proyecto e indicará al usuario las modificaciones respectivas, logrando así una interacción entre el revisador y el investigador. Se registra en la base de datos información acerca de los proyectos aceptados, registrando: el código del proyecto y nombre del proyecto. De igual manera es importante instruir a cada personal del DIPTT, docente y usuario como usar la plataforma de base de datos, ya sea para información o modificación de un documento. Por lo que al crear una base de datos para el departamento de dirección de Investigación, Postgrado y Transferencia Tecnológica de la Universidad de Tarapacá a través del programa Access traerá múltiples beneficios como, por ejemplo:  Mejorará la recopilación de datos, agilizando el manejo de información y facilitando la búsqueda de información para los encargados.  Posibilidad de almacenar grandes cantidades de información.  Se tendrá un rápido acceso a la información.  Aumentará la productividad. Los beneficios nombrados anteriormente son bastantes necesarios dentro del departamento dado que actualmente no se maneja una base de datos, por lo que la búsqueda de información, así como la búsqueda de proyectos antiguos es tardía lo que implica una disminución de la productividad dentro del departamento. 8.1. PASOS A SEGUIR 30 UNIVERSIDAD DE TARAPACÁ FACULTAD DE INGENIERÍA  Capacitación: Como primer paso los stakeholders tendrán una capacitación de cómo utilizar la base de datos.  Configuración de la base de datos: En esta fase se registrarán los diversos stakeholders del departamento de dirección de Investigación, Postgrado y Transferencia Tecnológica de la Universidad de Tarapacá registrando el cargo, nombre y Rut del stakeholders.  Recopilación de información: Se recopilará toda la información de proyectos antiguos.  Registro de información antigua: Con la información obtenida de proyectos antiguos, se dará paso al registro de esta, registrando proyectos antiguos con la siguiente información: nombre del proyecto y código de proyecto, a su vez se registrará la información del postulante, registrando: nombre, departamento, Rut y ocupación.  Inicio nuevo concurso: El del departamento de dirección de Investigación, Postgrado y Transferencia Tecnológica (DIPTT) emite nuevo concurso, registrando en la base de datos: el código concurso, nombre del concurso y la fecha de postulación.  Postulaciones: Docentes y alumnado postulan sus proyectos.  Registro de postulaciones: El DIPTT registra las postulaciones en la base de datos registrando: Nombre de los postulantes, departamento, Rut y ocupación.  Revisión de proyectos: El DIPTT evalúa los proyectos postulados.  Registro de proyectos: Se registra en la base de datos información acerca de los proyectos aceptados, registrando: el código del proyecto y nombre del proyecto. 9. CONCLUSIONES Y COMENTARIOS 31