documentos administrativos, Tesis de Administración de Empresas

¡Descarga documentos administrativos y más Tesis en PDF de Administración de Empresas solo en Docsity! _CONEIDHU - EDUCACIÓN HUMANISTA AAA AAA E k 3. DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS k La comunicación escrita se da entre dos o más personas o empresas. Lo es- crito tiene más valor que lo hablado por ser un registro visible, una prueba concreta, que se puede consultar y revisar en cualquier momento. Las formas utilizadas para las comunicaciones escritas son: » Cartas * Memorandos * Circulares * Informes * Actas lasificación: Teniendo en cuenta la procedencia de la comunicación escrita, la odemos clasificar en: Particular o privada: Se cruzan entre personas ligadas por vínculos de amistad o familia. Es esencialmente personal. Oficial: Se establece entre oficinas del gobierno, para tratar asuntos oficiales. Diplomática: Se cruza entre representantes gubernamentales de dos países. Protocolaria: Comunicación de carácter ceremonial establecida por decreto, costumbre o rangos. Comercial: Establecida entre personas que se dedican al comercio. Con ella se ponen en contacto intereses económicos con el objeto de efectuar negocios. 1. CARTAS ; Es el más importante de todos los documentos escritos que diariamente con- ribuyen a la buena marcha de los negocios y al fortalecimiento de las relacio- ¿ienes administrativas y profesionales. La carta no sólo constituye el medio de comunicación más eficaz y el más usa- do, sino que es una prolongación de la empresa. La correspondencia comercial tiene su propia personalidad. El carácter pre- ominante de esa personalidad es el mismo que caracteriza el comercio; es decir; el sentido del útil. Ha de cuidarse su estilo para conseguir una perfecta comunicación y obtener hna impresión favorable. clo de la correspondencia comercial: + Solicitud de información + Cotización + Solicitud de crédito . Pedido Remesa Reclamación 2 EA Scanned by CamScanner  CAE... TÉCNICO LABORAL EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO = Conciliación + Cobro El estilo de la carta debe ser adecuado para el receptor y entendible: Formal: si se trata de asuntos oficiales, públicos o de negocios; : Coloquial o informal: Si se dirige a familia o amigos y se usa un lenguaje colo- quial que ambos entiendan. : Familiar: Que podría ser un derivado de la anterior, con la única diferencia de que ésta es específicamente para familiares. Extremadamente formal: En estos casos se nota una distancia aun mayor con el receptor. Además, al momento de colocar a quien se dirige la carta debe ponerse: Señor/Señora (su cargo. Ej.: Directora de la Institución) Don/DoÑña (Nombre y Apellido). Aspectos generales que se deben tener en cuenta en la correspondencia. + El número ideal de párrafos de una carta comercial es de tres: apertura, desarrollo y cierre. El texto se debe expresar en primera persona del plural (nosotros) porque representa a un grupo empresarial, así se trate de un único firmante. Se debe tratar en lo posible un solo tema por carta. En las cartas comerciales, se omiten los temas personales. Prevea las acciones o reacciones del lector. Demuestre amabilidad y comprensión; cuide el tono y naturalidad del mensaje. Aplique la autocrítica a todo lo que escriba. En las cartas, memorandos, circulares y mensajes sociales, se utiliza el tratamiento de usted. e Nila carta, ni ningún mensaje ya sea comercial o social deben salir de la empresa con errores técnicos, ortográficos, gramaticales, de puntuación y de presentación. Solo se utiliza una cara del papel. Para utilizar segundas hojas, se debe pasar a la siguiente, como mínimo, un párrafo de tres renglones. + Tener especial cuidado en No dejar la firma en una hoja aparte. Debe estar dirigida a un funcionario específico (nombre y apellidos com z pletos). Si la carta debe llevar sello, éste se coloca al lado derecho de la firma del re- mitente. Evite la adulación o servilismo. e Evite siempre que pueda infinitivos, gerundios y participios. ESTRUCTURA DE LA CARTA: Una carta comercial se compone de tres partes: el encabezamiento, el cuerpo de la carta y el cierre. «e El encabezamiento , El encabezamiento abarca la parte superior de la carta. Contiene siempre E + Y — Scanned by CamScanner CONEIDHU - EDUCACIÓN HUMANISTA Ejemplo: Doctora MARGARITA BOTERO DAZA Jefa de Recursos Humanos Industrial del Norte S.A. Calle 80 34-90 Medellín Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe éste nombre y el del departamento, separados por coma (,) y con mayúscula ini- cial. Ejemplo: Ingeniero ALBERTO VELEZ SOTO Director de Sistemas Nacional de Chocolates Ltda. '|Calle 80 34-90 Pereira, Risaralda 3.3. MEMORANDOS Es una comunicación interna, generalmente originada por cualquier miembro de la empresa y destinada a cualquier nivel de comunicación empresarial, pre- domina el memorando que dirige el jefe de una dependencia a sus subalternos para dar instrucciones, informes, comunicar decisiones, innovaciones en el trabajo, lo que indica que es una comunicación corta. Por su estilo puede ser bloque o bloque extremo, por su tamaño puede ser carta o medio oficio. Es una comunicación que se puede enviar a un grupo de personas o a una sola persona. PARTES GENERALES O BÁSICAS Membrete . Nombre de la comunicación: es decir, la palabra MEMORANDO impresa o scrita en mayúscula fija. 3. Número o referencia: puede ser la misma numeración del consecutivo de co- rrespondencia o tener numeración independiente para memorandos. Scanned by CamScanner  EXTRA eee TÉCNICO LABORAL EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO 4. Fecha: se debe anotar la ciudad de origen y la fecha de envío. No se escribe la palabra fecha. La fecha completa se escribe así: Medellín, 19 de marzo de 2014, La fecha abreviada se escribe así: Medellín, 2014-03-19 5. Encabezamiento: consta de datos del destinatario, datos del remitente y asunto. Las palabras PARA, DE, ASUNTO; deben estar escritas en mayúscula fija seguidas de dos puntos. 6. Texto: se debe utilizar tratamiento de usted; se debe tratar un sólo tema por memorando. La presentación debe ser impecable. 7. Firma: debe ser firmada por quien lo envía. CLASES e De acuerdo con su modelo se clasifican en: tamaño carta y medio oficio. * De acuerdo con el estilo: bloque extremo o bloque. e Formas impresas: de acuerdo con las necesidades de la empresa. e Diligenciamiento: los datos del destinatario y del remitente se podrán escri- bir de tres maneras: Ejemplo 1 a. Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma. b. Remitente: nombre y cargo, separados coma. En este caso se omitirá al final del texto el nombre mecanografiado del remitente y sólo aparecerá su firma. PARA: Doctora Alicia García P., Gerente DE: Guillermo Mora B., Director General ASUNTO: Circulo de Calidad Ejemplo 2 a. Destinatario: tratamiento, nombre y cargo. Este último separado por coma. b. Remitente: cargo y dependencia. o En este caso la firma del remitente deberá aparecer sobre el nombre digitado al final del texto y con mayúscula inicial. PARA: Señor Bernardo López S., Gerente de Ventas DE: Jefe Departamento de Sistemas ASUNTO: Contrato 2983523 Ejemplo 3 a. Destinatario: cargo y dependencia. b. Remitente: cargo y dependencia. . En este caso la firma del remitente se colocará sobre el nombre digitado al final, conservando el estilo elegido y con mayúscula inicial. a E —_ AAA AAA VIA Scanned by CamScanner  CONEIDHU - EDUCACIÓN HUMANISTA PARA: Vicepresidente de Relaciones Industriales DE: Vicepresidente Administrativo ASUNTO: Reunión Comité Documentación 3,4, CIRCULARES ¿Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo “texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. lases e acuerdo con el destinatario las circulares se clasifican en: Circular externa o carta circular Circular interna o general Circular externa o carta circular: comunicación con el mismo texto, utilizada tl para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, Il servicios u otras informaciones de carácter general. La circular externa se dirl- | ge en forma personalizada, aunque su contenido sea el mismo para diferentes I destinatarios y para su elaboración se tienen en cuenta las normas de la carta | rcular interna o general: comunicación con el mismo contenido, utilizada para ¡ dar a conocer internamente actividades de ¡a entidad: normas generales, cam- jos, políticas, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común, su mayor racterística radica en que siempre va dirigida a un grupo de personas por Ejemplo: PARA TODO EL PERSONAL PARA AUXILIARES PARA VENDEDORES | PARA SECRETARIAS | PARA PERSONAL DE MANTENIMIENTO | artes de la circular interna o general - Denominación del documento: a partir de margen superior, se ubica la pa- | bra CIRCULAR en mayúscula sostenida, centrada y destacada con negrilla o | | Ejemplo: | CIRCULAR (con negrilla) CIRCULAR (sin negrilla y espaciada) | Número o referencia: la numeración puede ser la consecutiva para corres- ndencia o independiente para circular. Le puede anteceder el código de de- 2 A Scanned by CamScanner TÉCNICO LABORAL EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO 3.5. ACTAS Es una comunicación escrita, cuyo objetivo es relatar o referir (plasmar) lo que sucede, se debate y se acuerda o da lugar a discrepancias en una reunión. Clases: Acta Registrada: es aquella que corresponde a reuniones de sociedades anó- nimas, Ltda., Comandita, consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas de la entidad competente. Acta No Registrada: es aquella que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos. PARTES 1. Razón Social: en el margen superior estará ubicada la razón social impresa. 2. El Título de la reunión y su naturaleza: se colocará centrado con mayúscula sostenida. Ejemplos: ASAMBLEA GENERAL DE SOCIOS COMITE DE PRESUPUESTOS REUNIÓN JUNTA DIRECTIVA 3. Denominación del documento y número: se escribe la palabra ACTA, con mayúscula sostenida, centrada y seguida de número consecutivo que le co- rresponda. 4. Fecha: contra el margen izquierdo se escribirá la palabra FECHA con mayús- cula sostenida. Al frente se anota la ciudad donde se ha realizado la reunión y la fecha expresada en forma completa, separadas por coma. Ejemplo: FECHA: Medellín, 5 de marzo de 2011 5. Hora: palabra impresa en mayúscula sostenida, se ubicará contra el margen izquierdo y al frente se anotará la hora de iniciación y término de la reunión. Ejemplos: Hora: De las 09:15 a las 10:25 - De 14:20 a 16:00 6. Lugar: palabra impresa o metganografiada en mayúscula sostenida, que se ubicará contra el margen izquierdo y frente a la cual se anotará el sitio de la reunión. Ejemplos: LUGAR: CESDE, Sala Auditorio CESDE, Auditorio Hotel Intercontinental, Salón Antioquia ———————— “RE 32 EA 22777. XX Scanned by CamScanner  CONEIDHU - EDUCACIÓN HUMANISTA 7. Asistentes: palabra impresa en mayúscula fija, se ubicará contra el margen izquierdo. La relación de nombres se iniciará frente a la palabra ASISTENTES, con mayúscula inicial. Los asistentes se anotarán con tratamiento, (opcional) nombre y el cargo que desempeñan en la reunión, este último separado por una coma. Ejemplos: ASISTENTES: Arquitecta Sonia M. López Correa, Presidenta Ingeniero Roberto Burgos Casas, Vicepresidente Ingeniero Pedro Zapata, Secretario ' Cuando los asistentes pasan de diez, se podrá elaborar una lista aparte y ser ncluida como anexo. ' 8. Invitados: la palabra INVITADOS (si los hay), se escribe en mayúscula fija, a y contra el margen izquierdo. Los nombres se escriben con mayúscula inicial. 9. Ausentes: se anotará la palabra AUSENTES (sí los hay) en mayúscula fija y contra el margen izquierdo. Si se requiere se consignará el motivo de la au- sencia. 10. Orden del día: se escribirá la expresión ORDEN DEL DÍA en mayúscula sos- tenida contra el margen izquierdo y seguida de dos puntos. Se copiarán los * temas, motivo de la reunión, se enumeran así: ORDEN DEL DÍA: 3 . Verificación del quórum 2 Lectura y apropiación del acta anterior 2 Presupuesto 1997-1998 Desarrollo: se escribirá la palabra DESARROLLO con mayúscula sostenida con- tra el margen izquierdo y seguida de dos puntos. 11. Convocatoria: si se requiere, se escribirá contra el margen izquierdo, con mayúscula fija o inicial, separada por un punto, se anotará la fecha y hora de la próxima reunión. En caso de cambio de sede, se indicará el lugar. Ejemplo: CONVOCATORIA. La próxima reunión tendrá lugar... Firma, Nombre y Cargo: el nombre se escribe con mayúscula sostenida. El car- go se escribirá debajo del nombre con mayúscula inicial sin centrar. Cuando los firmantes autorizados corresponden a presidente y secretario, sus nombres y cargos deberán escribirse: el presidente contra el margen izquier- do; el secretario en la misma línea sobre la derecha. Scanned by CamScanner ele oras RN TÉCNICO LABORAL EN AUXILIAR ADMINISTRATIVO Redacción del acta + El acta se debe redactar en tiempo pasado. * Ningún párrafo del acta se debe iniciar con gerundio. + Debe ser impecable. C Se debe indicar el nombre de la persona que presenta una moción, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. + Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes, se deberá hacer con su nombre completo. e Las actas se presentan en hojas sueltas o también libros que para el efecto han sido destinados. Anexos: cuando en una reunión se presentan documentos que sustentan una información, estos deben anunciarse en el desarrollo del orden del día y ad- juntarse al acta. EVIDENCIAS DE APRENDIZAJE 1. Realice una carta de SOLICITUD DE COTIZACIÓN a una empresa y elabore la RESPUESTA a una COTIZACIÓN solicitada. 2. Realice una carta de SOLICITUD DE PERMISO. 3. Redacte una carta con la cual realizo un COBRO. A. Realice una carta de RECLAMACIÓN 5. Elabore un cuadro sinóptico o resumen con la información fundamental que especifica la GTC 185, para el diligenciamiento de SOBRES COMERCIALES. 6. Diligencie diferentes tipos de sobres. 7. Redacte un memorando a un empleado de la empresa por impuntualidad. 8. Elabore una circular informando a los empleados sobre las actividades que se realizaran durante el mes de mayo. 9. Realice un acta de una reunión realizada en la empresa. Scanned by CamScanner