Entrevista - Unidad 3 de la carrera: Técnico en RRHH, Apuntes de Gestión de Recursos Humanos

¡Descarga Entrevista - Unidad 3 de la carrera: Técnico en RRHH y más Apuntes en PDF de Gestión de Recursos Humanos solo en Docsity! ENTREVISTA Escuela de Noto ¡Dato!  SUMARIO 1. INTRODUCCIÓN 2. CARACTERÍSTICAS 3. FASES 4. TIPOS DE ENTREVISTAS 5. TIPOS DE PREGUNTAS 6. TIPOS DE CANDIDATOS Y CÓMO ENTREVISTARLOS 7. TIPOS DE ENTREVISTADOR 8. ERRORES EN LA ENTREVISTA 3 ENYDRRHH5991a 2. Realizar más de una entrevista. 3. Utilizar una tabla de puntuación forzada por cada entrevistado. 4. Elaborar previamente a la entrevista, un formulario con referencia a los aspectos con interés. 5. Seguir una técnica y unas fases en el desarrollo de la entrevista. 6. Entrenar a los entrevistadores en esta técnica. 2.2. CARACTERÍSTICAS DEL ENTREVISTADOR No todas las personas pueden realizar entrevistas de selección, los entrevistadores deben tener una serie de requisitos relativos a las funciones que van a desempeñar. En rasgos generales los entrevistadores deben presentar: √ Capacidad para analizar información y sintetizar lo esencial. √ Capacidad de compresión de hechos y situaciones. √ Capacidad de comunicación (fluidez verbal, comprensión, etc.). √ Objetividad. √ Saber escuchar. √ Madurez y aplomo para saber reaccionar antes distintas situaciones. √ Empatía. Para realizar un análisis más profundo vamos a estudiar por separado las capacidades, cualidades, conocimientos y actitudes que debe reunir un entrevistador. 2.2.1. Capacidades que debe presentar el entrevistador. √ Capacidad social: Consiste en saber que hacer o decir ante determinadas situaciones. Saber empatizar (ponerse en lugar de otro) con el candidato. Practicar la escucha activa. Esto provocará confianza en el candidato que permitirá que proporcione con mayor facilidad la información que se busca. √ Capacidad analítica: Capacidad para analizar la información recibida por parte del entrevistado, formulando hipótesis durante y después de la entrevista. 4 ENYDRRHH5991a √ Capacidad interpretativa: Interpretar la información dada por el candidato sin someterla a prejuicios por condiciones como la pertenencia del entrevistado a determinados grupos, razas, etc. √ Capacidad para tomar decisiones: Tener capacidad para definirse por un candidato o por otro. Es aconsejable, comparar su opinión con otras personas que hayan colaborado en el proceso de selección. √ Estabilidad emocional: Capacidad de mostrase amable, cordial y sincero con el candidato, pero manteniendo al mismo tiempo las distancias y evitando implicarse con el candidato. 2.2.2. Conocimientos que debe presentar el entrevistador. √ Relacionados con el puesto a cubrir: funciones, horario, exigencias, periodos, etc. √ Sobre la teoría de la entrevista: familiarizado con las técnicas, fases y tipos de entrevista para poder realizar con desenvoltura sus funciones. 2.2.3. Cualidades que debe presentar el entrevistador. El entrevistador debe mostrarse como una persona cordial, equilibrada y observadora, que a la vez que crea un clima amistoso y es capaz de analizar con objetividad toda la información explícita e implícita. 2.2.4. Actitudes que debe presentar el entrevistador. Debe mantenerse en una actitud totalmente receptiva, animando al candidato a expresarse con espontaneidad, demostrándole con palabras y con el propio cuerpo que se le está escuchando con interés, pero sin ansiedad. 5 ENYDRRHH5991a 3. FASES DE LA ENTREVISTA La entrevista de selección es un proceso articulado en una serie de fases que deben ser conocidos y preparados de antemano por el entrevistador. Podemos distinguir cuatro fases esenciales: √ LA PLANIFICACIÓN. Para que la entrevista nos proporcione los resultados esperados, es imprescindible preparar una serie de aspectos previos: o Planificar la citación de los candidatos: a la hora de citar a los candidatos se tendrá en cuenta la disponibilidad de estos y del entrevistador. La cita se fijará con suficiente antelación. Se exigirá total puntualidad por ambas partes. o Elegir y preparar el lugar y la situación en la que se va a desarrollar la entrevista como tal: El candidato ha de sentirse cómodo desde el mismo momento en que llega a la empresa, lo aconsejable es disponer de una sala de espera o recibidor donde el candidato pueda esperar cómodamente, contribuyendo de esta manera a que se muestre tranquilo y a que tenga una buena imagen de la empresa. El espacio habilitado para la espera debe reunir unas características: • Estar dotado de mobiliario cómodo, como sillas o sofás, además de percheros, mesas, etc. • Decorada de tal forma que transmita la imagen de la empresa. • Tendrá una temperatura adecuada y suficiente luminosidad. • A ser posible, sería interesante que estuviese situado en un lugar no muy transitado por el personal de la empresa. • Existirán sobre la mesa, revistas, boletines y folletos informativos sobre la empresa. 8 ENYDRRHH5991a la Organización a través de Internet, prensa (escrita o digital) o terceras personas y puede que esta información esté distorsionada. Al hablar de la empresa hay que hacerlo basándose en la realidad, no tratando de impresionar al candidato. Hay que explicar cuál es su actividad y sector, cuál es la situación actual de la empresa, incluso si es mala, y cuáles son los planes de futuro. Esta presentación puede ir acompañada de gráficas o anotaciones. No debe ser muy extensa en el tiempo. Dar información sobre la organización puede servir para que el trabajador se interese aún más por el puesto o incluso para que se autodescarte, por ejemplo, hay personas que no quieren trabajar en multinacionales o que no les gustan algunos sectores o tipos de empresa. o Presentación del puesto de trabajo: El siguiente paso es presentar el puesto de trabajo al que está optando el candidato. Este ha de ser presentado tal y como es, sin exagerar sus funciones o su importancia dentro de la organización, para que el candidato tenga una visión real acerca de su cometido si es seleccionado. Se harán indicaciones de tipo general, sin profundizar ni dar demasiada información que pueda ayudar al candidato a variar sus respuestas en función de lo que conoce del puesto. Por ejemplo, si va a tener gente a su cargo puede exagerar su experiencia como jefe de equipos. o Agenda de la entrevista: Se le explicará al candidato en qué momento concreto del proceso de selección nos encontramos. Hay que tener en cuenta que para el candidato todo son prisas por entrar a trabajar, mientras que la empresa puede tener planificada la incorporación para dentro de 2 ó 3 meses. A partir de este momento las acciones que se realicen serán para conseguir información del candidato. Durante el desarrollo de la entrevista trataremos al candidato de tu siempre que sea factible, ya que esto nos acercará a él. 9 ENYDRRHH5991a √ EL DESARROLLO: En esta fase es cuando se pondrá de manifiesto toda la información que se considera interesante para conocer al candidato. El entrevistador deberá poner de manifiesto todas sus habilidades y conocimientos sobre cómo se debe preguntar (estilo de preguntar, tono de las preguntas, técnicas para sacar más información como los silencios a las respuestas de los candidatos obligándolos a seguir hablando, solicitud de explicaciones, etc.) Deberá mantener el mismo esquema para todas las entrevistas con los candidatos que opten al mismo puesto, para poder así contrastar y analizar correctamente los datos. Las pautas que el entrevistador debe seguir a la hora de hacer las preguntas son: • No comenzar haciendo preguntas directas que puedan poner nervioso o a la defensiva al candidato. Conviene esperar a crear una atmósfera de confianza. • Al comienzo de la entrevista lo mejor es hacer preguntas que tengan una reacción positiva del candidato, ya que de esta forma se tranquilizará. • Cada vez que se aborde un nuevo tema se hará a través de una pregunta general y abierta, para que el candidato pueda expresarse y dar mucha información. A continuación, se irán concretando las preguntas hacia la información que queramos obtener o contrastar. • Las preguntas se deberán ir haciendo poco a poco. • Es conveniente que la mayoría de las preguntas sean abiertas, ya que el candidato podrá expresarse con mayor fluidez y realizar aclaraciones, que si son preguntas que obliguen a respuestas de sí o no. • Las preguntas han de realizarse de una forma clara, que sean fácilmente entendibles por el candidato. Si es necesario se pondrán ejemplos, repeticiones o aclaraciones. • Es necesario dar al candidato suficiente tiempo para expresarse en cada una de sus respuestas, ya que hay personas que pueden tener más problemas para expresarse en un primer momento. • No es conveniente pasar a otra pregunta sin asegurarnos antes de que hemos comprendido la repuesta que nos ha dado el candidato. Para ello, se pueden hacer pequeños resúmenes de las respuestas que no tengamos del todo claras, y comprobar que se han entendido bien. 10 ENYDRRHH5991a • En ocasiones el candidato responde sin centrarse en el, ante estos casos hay que reconducir la entrevista hacia la información que nos interesa, pero siempre de una manera suave. • No se debe forzar al candidato a dar respuesta. Si el candidato tarda en responder o lo hace de forma ambigua, dando a entender que no quiere responder, esperaremos a que llegue un momento de mayor confianza y cordialidad para volver a formular la pregunta con otras palabras o conectar la pregunta con las últimas palabras que emitió el candidato, siempre mostrando una actitud de verdadero interés y compresión por lo que nos pueda responder. NOTA: Además de esas técnicas sobre cómo realizar las preguntas, hay una serie de puntos que el entrevistador debe evitar en todo momento: • Emitir juicios ante las respuestas obtenidas. • Manifestar cualquier tipo de prejuicio según sea la condición del candidato. • El efecto halo. • Interrumpir al candidato mientras esta contestando. • Manifestar reacciones negativas ante las respuestas del candidato. • Debe controlar su lenguaje corporal expresando solamente interés y compresión mediante asentimientos, mirada a los ojos, gestos de expectación, etc. √ LA FINALIZACIÓN O CIERRE: para finalizar, dentro de esta fase, podemos distinguir 4 etapas: o Proceso futuro: Cuando se ha conseguido toda la información necesaria sobre el candidato, o bien ya no hay lugar a realizar más preguntas el entrevistador volverá a ser quien hable en la entrevista, y lo hará para dar más información sobre el puesto de trabajo. Los temas a comentar son el nivel de responsabilidad, el tipo de 13 ENYDRRHH5991a 4.1.2. La entrevista de verificación Se caracteriza porque es dirigida en la mayoría de los casos. No se suele dar en la primera fase del proceso selectivo. Se suele realizar después de haber obtenido otros datos o de haber hecho alguna prueba psicotécnica o profesional. Si la verificación es de contenido técnico suele acompañar al técnico de selección un técnico especializado que podrá preguntar y evaluar sobre temas que conoce en profundidad. 4.1.3. La entrevista en profundidad Se utiliza generalmente en las fases finales del proceso de selección. Es una entrevista larga, suele durar más de una hora. No es dirigida ni planificada, es una entrevista libre en la que es importante la desenvoltura y la capacidad del entrevistador para tratar temas que pueden resultar delicados y para interpretar correctamente las palabras del entrevistado. Es adecuada para profesionales con mucha experiencia y desarrollo profesional. El objetivo que persigue es el de ampliar cualquier detalle, característica o información facilitada anteriormente por el candidato. 4.1.4. La entrevista final Esta entrevista es previa a la decisión final para la que se recopila toda la información que tenemos de todos los candidatos y se establece un criterio comparativo entre todos ellos. Generalmente es libre o semidirigida. En ella se verifican datos como aficiones, tiempo libre, etc. y se analizan temas de contenido más subjetivo como los relativos a motivación, intereses, actitudes, posible adaptación al grupo y al puesto, etc. 14 ENYDRRHH5991a Se ofrece al candidato toda la información que solicita sobre aspectos que le han quedado dudosos o de los que no se ha hablado en anteriores entrevistas. En estas entrevistas suele estar presente el futuro jefe o supervisor inmediato que en algunos casos es quien toma la decisión final. 4.2. SEGÚN SU ESTRUCTURA 4.2.1. La entrevista planificada o dirigida Se sigue un guion preestablecido claro y estricto elaborado conforme a reglas concretas. El entrevistador sigue de forma estricta estas preguntas y sólo permite al candidato responder dentro de esos estrechos márgenes. 4.2.2. La entrevista semidirigida Es una entrevista mixta, es decir, sigue un guion, pero también se da al candidato la opción de la espontaneidad. Este tipo de entrevista es de las más frecuentes y de las más eficaces, ya que asegura que no se olvide ningún tema importante y a la vez que el candidato se exprese con más amplitud. Generalmente, se suele utilizar un cuestionario previamente diseñado pero el entrevistador no tiene por qué seguirlo en su totalidad si no lo considera conveniente. 4.2.3. La entrevista libre En ella el objetivo primordial para el entrevistador es conseguir un clima distendido, cordial, de suficiente confianza para motivar al candidato a que se exprese con franqueza. Es muy adecuada para personas de alto nivel profesional y experiencia, de gran creatividad e iniciativa, que tengan que sintetizar mucho su trabajo, tomar decisiones con frecuencia, etc. Es decir, se suele utilizar para investigar dotes de mando, capacidad de delegación, responsabilidad. 15 ENYDRRHH5991a 4.3. SEGÚN SU FORMA 4.3.1. La entrevista cordial Se caracteriza por un tono amable, afectuoso y compresivo, sin llegar a la exageración como pueden ser muestras de camaradería. En ella se pretende establecer un buen nivel de empatía o capacidad para ponerse en el lugar del otro, para conseguir que el candidato nos transmita la mayor información posible. Nunca hay que crear expectativas en el candidato, siempre hay que hablar en tercera persona ya que si no lo hacemos así se distorsiona su actitud. 4.3.2. La entrevista dura Tiene como objetivo investigar si el candidato puede trabajar con buenos resultados en situaciones de presión, dificultad, ansiedad, etc. En la entrevista se crea una situación ficticia en la cual se alternarán comportamientos agradables y educados con modales ligeramente agresivos, hostiles o fríos por parte del entrevistador que cuestionará, criticará o pondrá en duda las respuestas del candidato, con el fin de confundirlo y equivocarlo y en definitiva, de ver cómo reacciona. Se trata por tanto de un tipo de entrevistas que sólo se utilizará cuando sea realmente necesario poner a prueba la resistencia del candidato a la presión. Está muy indicada para puestos de vendedores, técnicos comerciales, relaciones públicas, puestos con funciones de atención al cliente, azafatas y demás puestos que exijan someterse a presión por parte del público. 4.3.3. La entrevista de tensión A veces es conveniente crear un ambiente estresante, no relajado y cómodo, para realizar la entrevista. √ Se hacen preguntas de efecto acumulativo que rompen el equilibrio inicial del candidato. 18 ENYDRRHH5991a 7. El entrevistador deberá estimular la participación de los candidatos, mostrando interés por lo que dicen y valorando las opiniones de los más inhibidos, siempre que se trate de una entrevista de grupo dirigida. 8. Dirigirá al grupo hacia los temas de interés, evitando que divaguen o se desvíen del tema, progresando hacia los objetivos propuestos. 9. Se asegurará de que el tema de discusión propuesto es conocido por todos los candidatos. Generalmente se eligen temas de interés general, de los que puede opinar cualquiera o relacionados con la experiencia profesional de los candidatos. Todos deben de poder hablar sobre el tema, ya que el objetivo de estas entrevistas no es averiguar el nivel de conocimientos de los candidatos sino aspectos de personalidad, comunicativos... 10. Es recomendable comentar al principio de la entrevista que si alguien quiere hablar con nosotros de algo en concreto cuando termine (de carácter personal o específico) puede hacerlo, de esta forma protegemos la confidencialidad de los entrevistados. 11. Al final de la entrevista grupal, es recomendable dar lugar a un turno de preguntas en las que podemos resolver cuestiones de los candidatos del carácter que sea. No hace falta contestar todas las dudas que nos planteen, ya que no tenemos por qué dar todos los datos de la oferta o de la empresa si en ese momento no queremos. 4.4.2. El panel – Interview Tipo de entrevista en la que interviene un candidato y 3 ó 4 entrevistadores, los cuales realizan preguntas referidas a temas en los que están especializados. En este tipo de entrevista es importante conseguir un clima con la mayor relajación y cordialidad posibles, ya que el candidato además de sentirse en una situación de examen se encuentra solo frente a varias personas que le hacen preguntas. 19 ENYDRRHH5991a 4.4.3. La entrevista individual en grupo Tipo de entrevista que consta de 1 ó 2 entrevistadores y varios candidatos. Se investigan sobre todo datos de formación e interés. Se utiliza para candidatos con bajo nivel de cualificación y que no poseen experiencia profesional previa. Es útil para procesos selectivos en los que hay muchos candidatos y muchos puestos idénticos a cubrir. 4.4.4. Las dinámicas de grupos Este tipo de entrevista es muy utilizada hoy en día. Puede adoptar dos formas: √ Uno o varios entrevistadores realizan una serie de preguntas al grupo, generalmente compuesto por 4 / 8 personas. Las preguntas son sobre un tema fijado anteriormente y comunicado al principio de la entrevista a los candidatos. El objetivo es que los candidatos demuestren, con sus intervenciones, conductas definitorias de su personalidad. √ Consiste en que el grupo de candidatos (4/8) discutan libremente sobre el tema que ha propuesto él o los entrevistadores. Tiene un carácter menos directivo. Al inicio, se les pide a los candidatos que se sienten alrededor de una mesa de manera que todos resulten visibles los unos a los otros y se les facilite la interacción. En este tipo de entrevistas intervienen también uno o varios observadores que, situados en un lugar discreto y algo apartado de la sala tomarán notas de todo lo que allí suceda. Estas entrevistas son muy convenientes para puestos comerciales o puestos que requieran habilidades de comunicación y liderazgo. 20 ENYDRRHH5991a 4.4. 5. Entrevistas de grupo semidirigidas en el fondo Requiere una serie de comportamientos y actitudes en el entrevistador: √ No debe expresar ninguna opiniónpersonal mientras se desarrolla la entrevista. √ No debe emitir ningún juicio sobre cualquier opinión expresada por los candidatos. √ No debe entablar una discusión con los participantes. √ No podrá favorecer la opinión de un candidato frente a las opiniones de los demás. √ Hasta que finalice la entrevista no podrá añadir nada a lo expresado por los candidatos. √ Proponga el tema de discusión sobre el que deben tener conocimientos los candidatos, para poder opinar en igualdad de condiciones. √ Debe procurar que participen todos los miembros para lo que es necesario que establezca unos turnos de palabra y esté atento a ellos. √ Es necesario que estimule a los inhibidos o menos locuaces, animándoles a participar mediante expresiones de interés antes sus intervenciones. √ Cada cierto tiempo debe hacer resúmenes o síntesis de las opiniones expresadas. De esta forma, evitará también que los candidatos divaguen o se salgan del tema. √ Deberá evitar que algún candidato acapare la discusión sin dejar hablar a los otros e imponga sus opiniones de modo tajante. √ Deberá evitar la posible manipulación del grupo. 23 ENYDRRHH5991a o Detectan fácilmente temas que pueden interesar al entrevistador y pueden hacer que estos terminen hablando de ellos mismos, en lugar de estar preguntándole a él. El entrevistador no debe perder el control, conviene que con calma y cortesía advierta al candidato que se está desviando del tema y seguidamente lance preguntas concretas sobre la información que quiere averiguar. √ HABLADOR Suelen mostrarse agradables pero son demasiado dados a dar explicaciones, tanto sobre lo que les hemos preguntado cómo sobre cualquier cosa, aunque no tenga nada que ver con lo que al entrevistador le interesa. Con este tipo de candidatos se corre el riesgo de dejarse envolver en una conversación cada vez más alejada de los objetivos de la entrevista. Lo importante es no perder en ningún momento la dirección de la entrevista. El entrevistador tiene que tener una actitud totalmente directiva. Deberá reconducir haciendo resúmenes de lo que ya se ha dicho e intentar centrar el tema con preguntas que preferiblemente deberán ser cerradas, para reconfirmar y evitar el exceso de explicaciones ya dadas. √ INHIBIDO Y ANSIOSO Ya durante la fase inicial de la entrevista podremos comprobar que nos encontramos con un candidato de este tipo por manifestaciones de su expresión corporal y la escasa fluidez verbal. Deberemos utilizar con un ritmo progresivo en las preguntas: No es conveniente comenzar por una pregunta abierta referida a un tema central, es más adecuado empezar haciendo preguntas cerradas sobre temas sencillos de los que estemos seguros de que el candidato nos puede contestar. 24 ENYDRRHH5991a Después de varias preguntas cerradas, ya podemos pasar a una pregunta abierta relacionada con aspectos que el candidato conozca muy bien para que pueda sentirse seguro al contestar. En cuanto a la forma conviene: o Utilizar un tono de voz cálido y tranquilo. o Palabras que supongan ánimo o refuerzo para el candidato. o Hablarle mirándole a la cara, para transmitirle una actitud amistosa. o Tener el cuerpo ligeramente inclinado hacia él, para indicarle nuestro interés por lo que nos dice. o Sonreírle para demostrarle nuestra actitud positiva. √ AGRESIVO Es difícil encontrar este tipo de candidatos, pero si es así lo podremos distinguir desde el principio de la entrevista por una expresión facial seria en extremo y por una actitud negativa hacia a nuestras preguntas. El entrevistador deberá mantenerse calmado y paciente sin mostrar reacción ante la actitud agresiva. Si esta persiste el entrevistador intentará averiguar a través de las respuestas que le vaya dando el candidato. Puede descubrir que la agresividad se debe a experiencias negativas anteriores, en las que se hubiera presentado a una entrevista dura o que se deba a cualquier malentendido que el entrevistador puede aclarar en la entrevista, etc. Ante todo, el entrevistador deberá mantenerse imparcial a la hora de evaluar al candidato e intentar comprender las causas de su agresividad y de ninguna manera responder al candidato con la misma actitud. 25 ENYDRRHH5991a 7. TIPOS DE ENTREVISTADOR Podemos distinguir 4 tipos de entrevistador: √ PENSADOR Este tipo de interlocutor es el que toma las decisiones basándose principalmente en los hechos concretos. Habrá estudiado a conciencia su currículum antes de la entrevista y lo utilizará como trama de la entrevista con usted. El entrevistador intentará encontrar los fallos de su currículum y querrá escuchar con todo detalle los momentos importantes de su carrera. En la mayoría de los casos, el interlocutor tomará nota y demostrará poco sus emociones. √ AMIGO El entrevistador tomará su decisión a partir del feeling que tenga con usted, la manera en que piensa que se entenderá con usted. Contrariamente al pensador, este tipo de entrevistador deja hablar a sus emociones. Esta persona intentará que usted se sienta cómodo, buscará sus zonas de interés común. Atención, esto no quiere decir que usted pueda bajar la guardia ni que no tenga que responder completamente y con hechos a las cuestiones que le plantee. √ CONDUCTOR Esta persona utilizará más los hechos y un poco de su emoción para juzgarle y llegar a una conclusión sobre usted. Al conductor le encantan los hechos, pero no le gusta que sean rígidos y estereotipados. Prefiere un discurso que salga de su interior y que suscite