excel avanzado 2019 ejercicios, Apuntes de Informática

¡Descarga excel avanzado 2019 ejercicios y más Apuntes en PDF de Informática solo en Docsity! Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 1 CAPITULO 1 La Nueva Interfaz de Excel 2010 El objetivo de este capítulo es mostrar la visión y el propósito de Microsoft para crear una nueva versión que ofrezca a los usuarios más ventajas y sobre todo la agilidad y facilidad en el manejo de las aplicaciones de Office 2010. Aunque Excel 2007 introdujo algunos cambios radicales vs. su versión anterior. Excel 2010 ofrece mejoras con tan sólo unos pocos cambios redicales. Así los usuarios de Excel 2007 tendrán una fácil transición a Excel 2010. 1. NOVEDADES DE EXCEL 2010  Gráficos de datos en celdas. Con la nueva característica de minigráficos de Excel 2010, se pueden crear pequeños gráficos en las mismas celdas. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 2  Mejores reportes. Excel 2010 cuenta con nuevas y fascinantes opciones de desglose de datos. Posee visualización mejorada de la vista de tabla dinámica para poder segmentar y filtrar datos de forma dinámica y mostrar sólo la información necesaria. Simplifica y mejor mucho el análisis de grandes conjuntos de datos en filtros y tablas dinámicas.  HOJAS Excel desde la web o smartphone.  Con “Excel Web App” podrá ampliar su experiencia de Office a la Web. Permite publicar, ver y editar sus hojas de cálculo en la web! .Con “Microsoft Excel Mobile 2010” tiene la versión móvil de Excel que esté adaptada específicamente para su smartphone.  Nuevos iconos para Pegado especial en menú desplegable de cada celda. Una nueva característica es que guarda de modo automático una copia de los documentos no guardados por un máximo de 4 días. Esto para el proceso de Autorrecuperación. Si inadvertidamente se cierra sin guardar un documento en el que has estado trabajando durante 10 minutos o más, puedes facilmente recuperar tu trabajo.  Un toque de sofisticación a sus presentaciones de datos. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 5 La cinta de opciones es uno de los elementos más importantes de Excel, ya que contiene todas las opciones del programa organizadas en pestañas. Al pulsar sobre una pestaña, accedemos a la ficha. Las fichas principales son Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. En ellas se encuentran los distintos botones con las opciones disponibles. Pero además, cuando trabajamos con determinados elementos, aparecen otras de forma puntual: las fichas de herramientas. Por ejemplo, mientras tengamos seleccionado un gráfico, dispondremos de la ficha Herramientas de gráficos, que nos ofrecerá botones especializados para realizar modificaciones en los gráficos. Es posible que en la versión que tengas instalada en tu equipo de Excel 2010 visualices otras fichas con más opciones. Ésto sucede porque los programas que tenemos instalados en el ordenador son capaces de interactuar con Excel, si están programados para ello, añadiendo herramientas y funcionalidades. Supongamos que tienes instalada la versión profesional de Acrobat, para crear documentos PDF. Es muy probable que en tu programa Excel aparezca una ficha llamada Acrobat que incluya herramientas útiles como crear un PDF a partir de la hoja de cálculo o exportar como PDF y enviar por e-ma Fichas. Hay siete fichas básicas en la parte superior. Cada una representa un área de actividad. Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Grupos. Cada ficha contiene varios grupos que contienen elementos relacionados. Por ejemplo la Ficha Inicio presenta 7 grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Numero, Estilos, Celdas y Modificar. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 6 Comandos. Un comando puede ser un botón, un cuadro en el que se escribe información, o un menú. a. Los Comandos del Grupo Todo lo que hay en una ficha ha sido cuidadosamente seleccionado en función de las actividades del usuario. Por ejemplo, la ficha Inicio contiene todo lo que se utiliza con mayor frecuencia, como los comandos del grupo Fuente para cambiar la fuente del contenido de celda: Fuente, Tamaño de fuente, Negrita, Cursiva, etc. Algunos grupos contienes otros nuevos elementos llamados galerías como por ejemplo la galería que aparece al hacer clic en el comando Estilos de celda. Al hacer clic en el comando Estilos de celda, aparece la siguiente galería: b. Cuadros de Diálogo en los Grupos A primera vista, es posible que no encuentre un comando determinado de una versión anterior de Excel. Tranquilícese. Algunos grupos tienen una pequeña flecha diagonal en la esquina inferior derecha . Grupo Fuente Galería Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 7 Haga clic en el iniciador de cuadros de diálogo para ver más opciones de ese grupo en concreto. Aparecerá entonces la ventana de dialogo Formato/Celdas/Fuente de la anterior version de Excel, tal como se aprecia en la siguiente figura: c. La Herramienta Contextual Al seleccionar un dibujo, aparece la ficha Herramientas de dibujo, en la que se muestran grupos de comandos para trabajar con dibujos. Clic aquí Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 10 Para desplegar todas las opciones de la galería incrustada, haga clic en el cuadro Más. El resultado será que la galería incrustada se desplegará convirtiéndose en una galería desplegable. 3. La Minibarra de Herramientas Algunos comandos de formato son tan útiles que desearía tenerlos disponibles siempre, independientemente de lo que esté haciendo. Supongamos que desea dar formato a una celda rápidamente, pero está trabajando en la ficha Diseño de página. Podría hacer clic en la ficha Inicio para ver las opciones de formato, pero hay un método más rápido: Seleccione una celda o un rango de celdas y haga un clic derecho. La minibarra de herramienta aparecerá juntamente con el menú contextual. La minibarra de herramientas es estupenda para opciones de formato. Pero si desea que otros tipos de comandos también estén siempre disponibles en todo momento, entonces use la barra de herramientas de acceso rápido Cuadro Más Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 11 4. La Barra de Acceso Rápido Cómo agregar un comando a la barra de acceso rápido. La barra de herramientas de acceso rápido es el área pequeña que se encuentra en la parte superior izquierda de la cinta de opciones. Cuando recién se instala Excel, la barra de acceso rápido solo mostrará unas pocas herramientas: Guardar, Deshacer y Rehacer. En esta barra de acceso rápido puede agregar sus comandos favoritos para que estén disponibles, independientemente de la ficha en la que se encuentre. Por ejemplo puede agregar el botón de Autosuma, como se muestra en la siguiente figura: En Excel 2007 tendremos el siguiente procedimiento Procedimiento abreviado: 1 Seleccione el botón de comando y pulse el botón derecho del mouse 2 Haga clic en la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido 3 El botón de comando se añadirá a la barra de acceso rápido En forma similar, si desea eliminar un botón de la barra de acceso rápido, bastará con pulsar el botón derecho y elegir la opción Eliminar de la barra. 1 2 3 Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 12 Suponga que usted quisiera agregar varios botones de herramientas como los que se muestran en la siguiente figura, ya que éstos serían los botónes que más a menudo va ha utilizar en la hoja de calculo: Para esta ocasión no vamos a utilizar el procedimiento abreviado, sino el procedimiento general, que además de permitirnos agregar numerosos botones, también los podremos ordenar del modo en que los deseamos tener en la barra. Procedimiento general: 1 Haga clic en el cuadro Más situado a la derecha de la barra de acceso rápido, y en el menú desplegable elija la opción Mas comandos. 2 Aparecerá una ventana de diálogo donde podrá seleccionar y agregar diferentes botones de herramientas y luego acomodarlos en el orden que lo desee. Clic aquí Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 15  Al hacer clic en el número de porcentaje que está a la izquierda del control deslizante, se abre el cuadro de diálogo Zoom, donde puede especificar el porcentaje de zoom que desea.  Si el mouse (ratón) tiene una rueda, puede mantener presionada la tecla CTRL y girar la rueda hacia adelante para acercarse, o hacia atrás para alejarse.  También puede encontrar los comandos Zoom en la ficha Ver. 7. Los botones de Vista A lado derecho de la barra de estado se encuentran los botones de vista de Excel. Estos permiten cambiar el modo en que se observará la hoja de calculo: Los botones de vista en Excel 2010 son tres:  Vista Normal  Vista Diseño de página  Vista Previa de salto de página a. La vista Normal Muestra la hoja de cálculo de la manera tradicionalmente conocida. Botones de Vista Vista previa de salto de página Diseño de página Normal Gire esta rueda presionando Ctrl Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 16 b. La vista Diseño de Página Es otra de las novedades de esta nueva version de Excel 2010. La hoja de calculo se muestra dividida en páginas con los encabezados y pies de pagina, tal y como se van a imprimir, pudiendose ver incluso los bordes del papel. Es como tener una vista preliminar permanente en la pantalla mientras se trabaja con la hoja escribiendo datos en las celdas. Incluso se aprecia una regla vertical y otra horizontal, tal como lo hace Word en sus documentos. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 17 c. La vista Previa de Salto de Página Es la misma vista existente en la version anterior de Excel. Unas líneas punteadas que permiten ser arrastradas, indican el salto entre una y otra página. 1. La Hoja de Cálculo a. El ambiente de trabajo en Excel Son hojas de cálculo que hacen fácil la creación y manipulación de tablas de datos. Esta Aplicación incluye muchas herramientas de cálculo, así como diferentes tipos de formato, representación gráfica de los resultados, análisis de datos y automatización de tareas mediante la programación en Visual Basic. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 20 3 7/8 Fraccionarios (quebrados mixtos) 28/07/2005 Fechas 03:15 Horas Nota: No deben escribirse los números con comas de millar ni con el signo monetario, pues estos podrán ser agregados luego al dar formato a las celdas. Textos.- Estos datos pueden combinar las letras del alfabeto y cualquier otro carácter del teclado. Ejemplos: Carlos Robles Empresa Editora Florencia 15 años Almacén #24 28 de Julio del 2008 45+27+130-95 C3+7-A2 1er Trimestre Fórmulas.- Deben empezar a escribirse con el signo igual “=”. Estos datos se encargan de realizar diversas operaciones con los demás datos de la hoja de cálculo, utilizando para ello los operadores y las funciones. Ejemplos: =45+27+130-95 =C3+7-A2 =A5*30% =SUMA(A1:A5) =PROMEDIO(A1:A5) =B4&H2 g. Selección de rangos de celda Una vez que se han escrito datos en las celdas, estas podrán seleccionarse para realizar diferentes acciones con las celdas seleccionadas: Mover, copiar, formatear, borrar, imprimir, graficar, ordenar, etc. La selección de rangos de celda puede hacerse con el mouse, con el teclado, o con una combinación de ambos. Con el Mouse.- Arrastrar el mouse con el puntero en forma de cruz blanca para seleccionar varias celdas agrupadas en forma rectangular. Para seleccionar filas o columnas completas, hacer clic o arrastrar el mouse sobre los encabezados de fila o columna. Con el Teclado.- Manteniendo presionada la tecla [Shift] desplazar el puntero de celda con las teclas de desplazamiento ( , , ,  ). Teclado y Mouse.- Manteniendo presionada la tecla [Ctrl] seleccionar con el puntero del mouse varios rangos de celda. Hacer clic al principio de un rango de celdas y luego [Shift]+clic al final del rango de celdas. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 21 A fin de poner en práctica lo que hasta aquí estamos aprendiendo, realizaremos a continuación un ejercicio en la hoja de cálculo. Ejercicio Nº 1: Confección de un Cuadro de Pagos En una hoja de cálculo en blanco escriba los siguientes datos: 1.- Escriba el titulo Cuadro de Pagos en la celda A1 2.- En la celda A3 escriba la palabra Meses 3.- Escriba Abril en la celda A4 y luego arrastre el cuadro de relleno hasta la celda A8 para copiar los nombres de los demás meses 4.- En B3 escriba el texto Deuda, y luego digite debajo de ella los montos mensuales de cada deuda 5.- En C3 escribir el texto 1ra Cuota y luego arrastrar el cuadro de relleno hacia la derecha para copiar los títulos de las 4 cuotas de pago. Cálculo de las 4 cuotas de pago para cada mes: 1ra Cuota.- Es un tercio de toda la deuda Escrita la primera celda, arrastrar el cuadro de relleno para copiar cada serie de datos respectivamente Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 22 1.- En C4 escribir la fórmula =B4/3 y presionar Enter 2.- Luego hacer doble clic en el cuadro de relleno de la celda C4 para copiar la formula hacia abajo. 2da Cuota.- Es un tercio de lo que resta aún por pagar 1.- En D4 escribir la fórmula =(B4-C4)/3 y presionar Enter 3ra Cuota.- También es un tercio de lo que resta por pagar 1.- En E4 escribir la fórmula =(B4-C4-D4)/3 y presionar Enter Nota: Observe que algunas formulas utilizan paréntesis para agrupar algunas operaciones. Esto se debe a que las operaciones se realizan según su jerarquía. Esto se verá más adelante cuando se explique el uso de los operadores. 4ta Cuota.- Es la resta de toda la deuda menos las tres cuotas anteriores. 1.- En F4 escribir la fórmula =B4-C4-D4-E4 y presionar Enter 2.- Luego seleccionar el rango de celdas D4:F4 y hacer doble clic en el cuadro de relleno de la selección para copiar simultáneamente las tres formulas hacia abajo. Si los cálculos son correctos, entonces la hoja deberá quedar como se aprecia en el siguiente cuadro. Como podrá verse, los resultados son mostrados con tantos decimales como quepan en la celda. Luego se le dará formato a estos resultados para reducir la cantidad de decimales que se desean ver. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 25 de datos oficialmente definidas por Excel, también se pueden copiar otras muchas series de datos, como veremos en el ejercicio que viene a continuación. e. Para Borrar datos en las celdas 1.- Seleccionar el rango de celdas que se desea borrar. 2.- Presionar la tecla [Suprimir]. Ejercicio Nº 2: Copiar Series de datos Primero veremos cómo se copian aquellos datos que son considerados como elementos de serie en Excel. 1.- En una hoja de cálculo en blanco, en la celda A1 escribir la palabra Abril y luego arrastrar hacia abajo el cuadro de relleno de esa celda. Como resultado se obtiene la copia de los demás meses a partir de Abril. 2.- Ahora, en la celda B1 escriba la palabra Lun (Lunes en forma abreviada) y también arrastre su cuadro de relleno hacia abajo. Los meses del año como los días de semana serán reconocidos como elementos de serie, tanto si se los escribe en forma completa como en forma abreviada. Nota: En el caso del mes de setiembre, el nombre del mes debe escribirse como Septiembre o Sep, porque de otro modo no será reconocida como elemento de una serie. 3.- Seguidamente escriba los siguientes datos y arrástrelos uno por uno con su cuadro de relleno hacia abajo. Los datos que combinan números con texto, o los que combinan texto con números son copiados como series. Los números ordinales 1er, 2do, 3er… o también 1ra, 2da. 3ra… Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 26 Las fechas como 4/6/2004 (en cualquiera de sus formatos: 4-Jun ó 4-Jun-04) y también las horas, son consideradas como series de datos (3:15 sería copiado como 4:15, 5:15, 6:15…etc) Ahora veamos qué pasa cuando los datos que se copian no son considerados como elementos de serie en Excel. 4.- En la fila 8 de la misma hoja de cálculo anterior, escriba estos datos y luego arrastre uno por uno sus cuadros de relleno. Como se puede ver, los textos simplemente no son elementos de series, y se copian tan iguales como fueron escritos en la celda. (Excel no sabe que después del verano sigue el otoño y la primavera, etc.; ni reconoce los puntos cardinales norte, sur, este y oeste; ni tampoco está enterado de los nombres de los miembros de la sagrada familia Jesús, María y José.) Los números para Excel, tampoco son elementos de series y serán copiados en forma idéntica como puede verse en la columna D. A continuación veremos el efecto que produce la tecla de Control [Ctrl.] al momento de arrastrar el cuadro de relleno para copiar una serie de datos. 5.- En la celda A15 escriba la palabra Abril. 6.- Luego, manteniendo presionada la tecla de Ctrl. Arrastre el cuadro de relleno de esa celda. 7.- Haga lo mismo en la celda B15, escribiendo en ella el número 10 y arrastrando el cuadro de relleno pero manteniendo también presionada la tecla de Ctrl. El resultado es el que puede verse en la figura adjunta. La palabra Abril que antes fue un elemento de serie, ahora con la tecla de ctrl. es copiada como si se tratase de un texto cualquiera. En cambio, el número 10 con ayuda de la tecla de Ctrl. Se ha convertido en una serie de datos numéricos cuyo incremento es la unidad. A raíz de esto podemos afirmar lo siguiente: Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 27 “La tecla de Ctrl. al momento de copiar con el cuadro de relleno inhibe la copia de los elementos de serie, o sea que todo los que antes era una serie dejara de serlo.” “Solo en el caso de copiar un número con la tecla de Ctrl. hará que este número se convierta en una serie que aumenta de uno en uno.” Ahora veremos lo que sucede cuando se copia con el cuadro de relleno no una, sino varias celdas seleccionadas. 8.- En las celdas A22 y A23 escriba los números 10 y 15. 9.- Luego seleccione ambas celdas y arrastre su cuadro de relleno. Como resultado se obtiene una serie de números consecutivos que aumentan de 5 en 5, porque la diferencia entre 10 y 15 son 5 unidades. (Si hubiéramos escrito 10 y 12.5, el incremento de la serie hubiese sido de 2.5) 10.- En las celdas C22 y C23 escriba nuevamente los números 10 y 15. 11.- Luego seleccione también ambas celdas pero arrastre su cuadro de relleno manteniendo presionada la tecla de Ctrl. En esta ocasión el resultado obtenido es copia de los 2 números exactamente como fueron escritos. Ya no son copiados como serie ascendente. 12.- En las celdas E22, E23 y E24 escriba Wong, Metro y Santa Isabel. 13.- Luego seleccione las tres celdas y arrastre su cuadro de relleno. El resultado es una copia idéntica de las tres celdas en forma sucesiva hasta donde sea arrastrado el cuadro de relleno. (Tenga presente que en este caso cuando se arrastran únicamente celdas con texto, la tecla de Ctrl. no tiene ningún efecto.) Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 30 De este modo se podrán escribir entonces todos los cálculos que uno desee utilizando para ello las fórmulas de Excel. Sin embargo, si estas fórmulas son muy comunes en nuestros cálculos, o si éstas llegan a ser muy extensas o muy complicadas; entonces se puede recurrir al uso de las “funciones”, que es un método abreviado para escribir fórmulas. c. La Ficha Fórmulas y la escritura de funciones Una manera práctica para escribir formulas que se usan muy a menudo, es haciendo uso de la Ficha “Formulas”, la cual muestra en el grupo “Biblioteca de funciones” una lista de las funciones más utilizadas en Excel: 4. Formato de Celdas a. La Ficha Inicio El solo obtener correctamente los resultados en nuestros cuadros de Excel no es suficiente; también es necesario que estos cuadros tengan una apariencia que haga fácil su lectura y entendimiento. Para esto existe la posibilidad de cambiar la apariencia del contenido de las celdas con ayuda de la ficha Inicio y los botones de herramientas que se encuentran en los grupos Fuente, Alineación, Número, Estilos y Celdas: Si se tiene el puntero del mouse sobre las celdas y se hace un clic derecho con él, aparecerán la Minibarra de Herramientas, y además el menú Contextual, con Minibarra de Herramientas Ficha Inicio Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 31 diversas opciones cada uno para hacer más fácil el dar formato a las celdas que se hayan seleccionado. b. Para dar Formato a un Cuadro Abra el archivo Cuadro de Pagos.xlsx que se guardo en el ejercicio anterior. Como se verá, en ese cuadro solo se ingresaron datos, pero no se le dio formato alguno. 1.- Seleccione el rango A1:F1 y utilice el botón Combinar y centrar, para poner el titulo Cuadro de Pagos al centro del cuadro. Luego aumente el tamaño de fuente a 14 puntos, y subráyelo. 2.- Seleccione los títulos de la fila 3 y póngalos Negrita, Centrado, dele Color de Fuente y Color de Relleno, luego coloque borde a cada una de sus celdas con la opción Todos los bordes. 3.- Finalmente seleccione las celdas con números y dele el formato Estilo millares para separar con comas en cada millar y redondearlos a 2 decimales. 4.- Para guardar el archivo con los cambios que acaba de hacer, presione las teclas Ctrl+G. Negrita Todos los bordes Color de Fuente Color de Relleno Centrar Estilo millares Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 32 CAPITULO 2 1. Manejo del Tiempo en Excel  Las Fechas Para Excel, todo el tiempo se mide en días. El “día” es la unidad de medida oficial. Para nosotros los seres humanos una fecha es necesaria especificarla con tres diferentes números, como por ejemplo la fecha: 28/07/2008, significa 28 días, 7 meses y 2008 años. Lo hacemos así porque las fechas de nuestro calendario se empiezan a contar a partir del nacimiento de Cristo, y desde entonces hasta el 28 de Julio de este año ya han transcurrido más de 2000 años. Pero esa misma fecha para Excel representa un solo número (39657), y no tres. ¿Y como hace esto Excel? En Excel, el tiempo no se empieza a contar a partir del nacimiento de Cristo, sino; el tiempo lo empieza a contar a partir del 1º de Enero del año 1900. Veamos la siguiente tabla para entender mejor esto: Fecha Normal (día/mes/año) Fecha para Excel (días) 01/01/1900 1 02/01/1900 2 03/01/1900 3 31/01/1900 31 01/02/1900 32 02/02/1900 33 31/12/1900 366 01/01/1901 367 02/01/1901 368 28/07/2008 39657 El primer día del año 1900, representa el número 1, y a partir de allí cada día que transcurre es un número más. O sea que al 28/07/2008 ya han transcurrido 39,657 días. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 35 Ejercicio Nº 2: Manejo de Horas En una hoja de cálculo escriba lo siguiente: El formato personalizado: [h]:mm, muestra la suma absoluta de las horas. Puede usar Ctrl+Shift+(dos puntos) La parte entera representa la fecha actual, y la parte decimal representa las horas transcurridas en este día. Luego darle a D23 el formato personalizado hh:mm Luego de sumar las tres columnas, a la celda F40 darle el formato personalizado: [h]:mm Sumar las dos columnas para calcular las horas de llegada de los vehiculos Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 36 2. Formato Personalizado de Celdas  Cuando crear formatos personalizados La apariencia que pueden adquirir los números en las celdas, pueden variar según el formato que se les asigne y para esto existen varias categorías de formatos. Pero si estas no satisfacen nuestras necesidades, uno mismo puede crear sus propios formatos de números personalizados. Ejemplo de formatos tradicionales existentes en Excel: Ejemplo de formatos personalizados creados por el usuario: Tenga en cuenta que en todos los ejemplos anteriores las celdas tienen datos numéricos y aunque el formato ha cambiado su apariencia, “el contenido de ellas sigue siendo numérico” y puede operarse matemáticamente en cualquier fórmula. Nota.- Cuando se crean formatos personalizados, estos formatos solo tendrán validez dentro del libro en el cual se crearon. Para poder crear formatos personalizados hay que seguir unas cuantas reglas, las cuales pasamos a indicar a continuación:  Como crear formatos personalizados A 1 3,473.50 Estilo millares #,##0.00 2 S/. 672.25 Estilo moneda S/. #,##0.00 3 13.7% Estilo porcentual 0.0% 4 (79.5) Negativos entre paréntesis (0.00) 5 4-Jun Fechas con día y mes d-mmm A 6 64.5 Kg Para pesos en kilogramos 0.0 “Kg” 7 37.4 º C Grados centígrados 0.0”ºC” 8 000254 Para códigos 000000 9 IGV 19% Texto y porcentaje “IGV” 0% 10 4 puntos Número y texto 0 “puntos” Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 37 En la ficha Inicio en el grupo Número hacer clic en el botón iniciador de cuadro de dialogo Formato/Celdas:Número, y elegir la categoría Personalizada: En la casilla de texto llamada Tipo se pueden definir formatos personalizados o elegir los ya existentes en la lista inferior. Crear un formato de número personalizado 1. Seleccione las celdas a las que desea dar formato. 2. En la ficha Inicio en el grupo Número hacer clic en el botón iniciador de cuadro de dialogo Formato/Celdas:Número. 3. En la lista Categoría, haga clic en Personalizada. 4. En el cuadro Tipo, modifique los códigos de formato de número para crear el formato que desee. Puede especificar hasta cuatro secciones de códigos de formato. Las secciones, separadas por caracteres de punto y coma, definen los formatos de los números positivos, números negativos, valores cero y texto, en ese orden. Si especifica sólo dos secciones, la primera se utiliza para los números positivos y ceros, y la segunda se utiliza para los números negativos. Si especifica sólo una sección, todos los números utilizan ese formato. Si omite una sección, incluya el punto y coma que separa esa sección. Formato de números positivos Formato de ceros #,##0.00_) ; [ROJO](# ,##0.00) ; 0.00 ; “Factura” @ Formato de números negativos Formato de textos Escribir aquí el formato personalizado Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 40 Si el formato contiene la indicación a.m. o p.m., la hora se basará en el formato de 12 horas, donde "a.m." o "a" indica las horas desde la medianoche hasta el mediodía y "p.m." o "p" indica las horas desde el mediodía hasta la medianoche. En caso contrario, el reloj se basará en el formato de 24 horas. La letra "m" o las letras "mm" deben aparecer inmediatamente detrás del código "h" o "hh", o bien inmediatamente delante del código "ss"; de lo contrario, Microsoft Excel presentará el mes en lugar de presentar los minutos.  Códigos de formato de número para posiciones decimales, espacios, colores y condiciones Utilice los códigos de formato de número para crear un formato de número personalizado. Decimales y dígitos significativos Para dar formato a las fracciones o los números con decimales, incluya los siguientes dígitos marcadores en una sección. Si un número tiene más dígitos a la derecha del separador que marcadores en el formato, se redondeará para que tenga tantos decimales como marcadores. Si hay más dígitos a la izquierda del separador que marcadores, se presentarán los dígitos adicionales. Si el formato contiene solamente signos de número (#) a la izquierda del separador, los números menores que la unidad comenzarán por el separador. # Muestra únicamente los dígitos significativos y no muestra los ceros sin valor. 0 (cero) Muestra los ceros sin valor si un número tiene menos dígitos que la cantidad de ceros en el formato. ? Agrega los espacios de los ceros sin valor a cada lado del separador decimal, para alinear los decimales con formato de fuente de ancho fijo, como Courier New. También puede utilizarse ? para las fracciones que tengan un número de dígitos variable. Para ver Use este código 1234.59 como 1234.6 ####.# 8.9 como 8.900 #.000 .631 como 0.6 0.# 12 como 12.0 y 1234.568 como 1234.57 #.0# 44.398. 102.65 y 2.8 con decimales alineados ???.??? 5.25 como 5 1/4 y 5.3 como 5 3/10, con los símbolos de división alineados # ???/??? Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 41 Separador de millares Para ver una coma como separador de los millares o para ajustar la escala de un número mediante un múltiplo de mil, incluya una coma en el formato de número. Para ver Use este código 12000 como 12,000 #,### 12000 como 12 #, 12200000 como 12,2 0,0,, Color Para definir el color de una sección del formato, escriba en la sección el nombre de uno de los siguientes ocho colores entre corchetes. El color debe ser el primer elemento de la sección. [NEGRO] [AZUL] [FUCSIA] [ROJO] [AGUAMARINA] [VERDE] [BLANCO] [AMARILLO] Condiciones Para definir los formatos de número que se aplicarán únicamente si coinciden con las condiciones que se hayan especificado, encierre la condición entre corchetes. La condición consta de un operador de comparación y un valor. Por ejemplo, el siguiente formato muestra los números iguales o inferiores a 100 en color rojo y los números superiores a 100 en color azul. [Rojo][<=100];[Azul][>100] En cambio, para aplicar formatos condicionales a las celdas (por ejemplo, el sombreado de color que depende del valor de una celda) utilice el comando Formato condicional en el menú Formato.  Códigos de formato de número para texto y espaciado Agregar caracteres Para ver texto y números en una celda, encierre los caracteres de texto entre comillas ("") o ponga delante de un solo carácter una barra invertida (\). Incluya los caracteres en la sección correspondiente de los códigos de formato. Por ejemplo, introduzca el formato $ 0.00 "Exceso";-$ 0.00 "Defecto" para ver un importe negativo como "-$125.74 Defecto". El espacio y los siguientes caracteres se muestran sin comillas: $ - + / ( ) : ! ^ & ' (comilla simple izquierda) ' (comilla simple derecha) ~ { } = < > Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 42 Incluir una sección de texto Si se incluye una sección de texto, siempre será la última sección en el formato de número. Incluya el carácter @ en la sección en que desee presentar el texto escrito en la celda. Si se omite el carácter @ en la sección de texto, no se verá el texto que se haya escrito. Si desea ver siempre caracteres de texto específicos con el texto escrito, encierre el texto adicional entre comillas dobles (" "), por ejemplo, "facturación bruta de "@ Si el formato no incluye una sección de texto, el texto que escriba no se verá afectado por el formato. Agregar espacio Para crear un espacio con el ancho de un carácter en un formato de número, incluya un subrayado _ seguido del carácter. Por ejemplo, si después de un subrayado se cierra un paréntesis _) entonces los números positivos se alinearán correctamente con los números negativos que estén entre paréntesis. Repetir caracteres Incluya un asterisco (*) en el formato de número. El asterisco repetirá el siguiente carácter hasta llenar el ancho de la columna. Por ejemplo, introduzca $*=#,##0.00 para incluir suficientes signos = después del signo monetario para llenar una celda. El resultado sería: $=====2,716.25  Eliminar un formato de número personalizado 1.- En la ficha Inicio en el grupo Número hacer clic en el botón iniciador de cuadro de dialogo Formato/Celdas: Número. 2.- En la lista Categoría, haga clic en Personalizada. 3.- En la parte inferior del cuadro Tipo, haga clic en el formato personalizado que desee eliminar. 4.- Haga clic en Eliminar. Solamente pueden eliminarse los formatos personalizados. Microsoft Excel aplicará el formato predeterminado (General) a todas las celdas del libro a las que se haya dado formato mediante el formato personalizado que se ha eliminado.  Si las fechas introducidas en la hoja de cálculo no tienen el mismo aspecto Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 45 Nota: En forma estándar Excel tiene disponibles solo 243 funciones. Pero si se cree conveniente se pueden agregar en forma complementaria 96 funciones más, para análisis de datos financieros, científicos, y otros. Para ello hay que ingresar al botón de Office, hacer clic en el botón inferior Opciones de Excel y elegir Complementos; luego en la parte inferior aparece una lista desplegable en la cual debe elegir la opción Complementos de Excel y luego hacer un clic en el botón Ir; aparecerá entonces una ventana de dialogo en la cual deberá activar la casilla Herramientas para análisis, y finalmente Aceptar. He aquí algunos ejemplos de funciones: =SUMA(A3:A20) =PROMEDIO(H4:J15) =MAX(C2:C30) =MIN(C2:C30) =CONTAR(C2:C30) =CONTARA(C2:C30) =ENTERO(A3+3.1416) =REDONDEAR(A3+3.1416) =SI(E4>=0,RAIZ(E4),”No tiene Raíz”) =MES(“28/7/08”) El comenzar a usar funciones, al principio puede parecer algo complicado. Como que esto de usar el Excel se estuviera volviendo cada vez más difícil, pero; muy por el contrario, el disponer de funciones en la hoja de cálculo en realidad es de una gran ayuda; sino, mírelo de este modo: Suponga que usted en su trabajo diario tiene que obtener regularmente la raíz cuadrada de varios números cada vez. De seguro que no se pondrá a realizar estos cálculos manualmente con lápiz y papel (además dudo que se acuerde como se extrae la raíz cuadrada si es que alguna vez lo aprendió en la época de colegio) sino, que para ello recurrirá a una calculadora de esas sencillas que tienen una teclita para calcular la raíz cuadrada; así que nada más escribe el numero en la calculadora, presiona dicha tecla y … ¡listo!. De este modo para nadie es difícil hoy en día obtener la raíz cuadrada de cualquier número. Pues, algo así es la utilidad que nos brindan las funciones de Excel; usted no tiene que saberse de memoria como se realizan los diversos y tediosos cálculos que son necesarios obtener día a día en la empresa donde trabaja; sino que cada vez que necesite un cálculo determinado (de cualquier índole) pues, escribe la respectiva función o combinación de funciones, seguidas de sus argumentos, y Excel se encargará de darnos el resultado que esperábamos. d. Uso de las Funciones más comunes Veamos en un ejemplo, los resultados que se pueden obtener usando algunas de las funciones más comúnmente utilizadas por la mayoría de A B C 1 2 3 Niños Edad Fecha 4 César 5 16-Ago 5 Rodrigo 10 no definida 6 José Bebé 11-Sep 7 8 Niñas 9 Lorena 11 03-Ago 10 Naomi 9 24-Jul 11 Claudia 3 19-Sep Operaciones Médicas Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 46 las personas que trabajan con Excel. El siguiente cuadro muestra una relación de personas a quienes se les ha programado la fecha de su cita en una Clínica: Las funciones como cualquier fórmula deben empezar con un signo igual, y el resultado de la ésta aparecerá en la misma celda donde se escribe la función. La Función SUMA Suma de las edades de todos los pacientes: =SUMA(B4:B11) Rpta: 35 Esta función considera solo las celdas con datos numéricos (ignora la celda B6) La Función PROMEDIO Promedio de edades de todos los pacientes: =PROMEDIO(B4:B11) Rpta: 8.75 No se considera en el cálculo la celda B6 pues su contenido no es numérico La Función MAX Edad máxima de un paciente: =MAX(B4:B11) Rpta: 11 Encuentra el máximo valor numérico del rango mencionado La Función MIN Edad mínima de un paciente: =MIN(B4:B11) Rpta: 3 Encuentra el mínimo valor del rango mencionado (ignorando la edad del bebé porque no es un dato numérico) La Función CONTAR Cantidad de pacientes que tienen fecha de cita programada =CONTAR(C4:C11) Rpta: 5 Esta función cuenta cuántas celdas tienen datos numéricos (las fechas son números) La Función CONTARA Cantidad Total de pacientes =CONTARA(C4:C11) Rpta: 6 Esta función en cambio cuenta cuántas celdas en total están ocupadas sin importar el tipo de datos La Función ENTERO Edad promedio de los pacientes sin considerar los decimales: =ENTERO(PROMEDIO(B4:B11)) Rpta: 8 La función Entero trunca la parte decimal del resultado Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 47 La Función REDONDEAR Edad promedio de los pacientes redondeada a 1 decimal y a cero decimales: =REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),1) Rpta: 8.8 =REDONDEAR(PROMEDIO(B4:B11),0) Rpta: 9 La función Redondear tiene dos argumentos separados por una coma: el valor calculado (el Promedio), y la cantidad de decimales a la que se desea redondear el resultado. e. Coordenadas Absolutas y Coordenadas Relativas =REDONDEAR(E4/F$2,2) =REDONDEAR(E5/F$2,2) =REDONDEAR(E6/F$2,2) =REDONDEAR(E7/F$2,2) En la coordenada F$2 del ejercicio anterior, el signo de $ situado antes del número de fila hace que este número 2 permanezca constante al copiarse la formula hacia abajo. En cambio, si alguna fórmula en otra ocasión tuviese que ser copiada, no hacia abajo, sino hacia la derecha; entonces habría que escribir el signo $ antes de la letra de la coordenada: $F2 para que al copiarse la fórmula, la letra F permanezca constante, de otro modo la letra aumentaría alfabéticamente a G, H, I… etc. A estas formulas así escritas con el signo de $, se las conoce como fórmulas con coordenadas absolutas. En conclusión entonces, una coordenada puede escribirse de varias formas según sea el caso: F2 coordenada relativa F$2 coordenada con número de fila absoluta $F2 coordenada con letra de columna absoluta $F$2 coordenada con número de fila y letra de columna absolutas Nota.- “Si una fórmula no necesita ser copiada a ningún lado, entonces no es necesario que tenga coordenadas absolutas de ningún tipo”. Ejemplo: Abra un libro nuevo en blanco y en la celda A1 escriba la siguiente fórmula: =$C4+F$2/$E$3-25 Cuando presione la tecla Enter la celda se llenará de numerales: ######### Esto ocurre porque la formula en realidad esta realizando una división entre cerro, lo cual no se puede calcular. Pero el resultado de la formula ahora no es lo importante, sino que es lo que ocurre con la formula cuando esta es copiada. Para ver en la celda no el resultado, sino la formula que usted escribió, haga lo siguiente: Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 50 La Función SI La sintaxis de la función es la siguiente: =SI(Condición lógica, Acción1, Acción2) Donde: Condición lógica Es una expresión que contiene un operador de relación (>, <, >=, <=, =, <>). Acción1 y Acción2 Son cualquier tipo de dato válido para escribirse en una celda Usar la función SI, es como tener la posibilidad de escribir 2 datos diferentes en una misma celda, pero solo uno de los datos será el resultado de la función. Si la expresión lógica resulta ser Verdadera, entonces la acción1 es la respuesta de la función, en caso contrario si es Falsa entonces la acción2 sería la respuesta de la función. Aumento de Febrero.- Todos los que tengan un sueldo menor a 1500 tendrán un aumento del 10%, sino el aumento será solo del 5%.. En la celda E4 escribir y copiar la siguiente fórmula: =SI(C4<1500,C4*10%,C4*5%) Los aumentos de este caso entonces serían los que se aprecian en el siguiente cuadro: Aumento de Marzo.- Los que tengan un sueldo menor a 1500, o los que tengan el cargo de Tecnico; tendrán un aumento del 10%. Y los que no cumplan ninguna de las condiciones anteriores, entonces para ellos el aumento será solo del 5%.. En la celda F4 escribir y copiar la siguiente fórmula: =SI(O(C4<1500,B4=”Tecnico”),C4*10%,C4*5%) Esta fórmula tiene ahora que realizar previamente una doble comparación lógica. Primero verifica si el sueldo es menor que 1500 y V F Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 51 también verifica si el cargo es Tecnico. Ambas comparaciones están encerradas entre paréntesis y se le antepone la letra “O”, lo que significa que bastará con que una de las 2 condiciones se cumpla (no es necesario que ambas sean verdaderas) para que se efectúe el primer cálculo del 10% de aumento; y si ninguna de las 2 condiciones se cumple entonces se ejecutaría el segundo cálculo del 5% de aumento. Como puede verse, cuando la función O se antepone a las dos condiciones lógicas, entonces no es necesario que ambas sean verdaderas, es suficiente con que una de ellas sea cierta para que se ejecute la acción1. Nota.- Si en una fórmula hay que escribir un texto, como es el caso de la palabra Tecnico, esta palabra deberá estar entre comillas, y además deberá escribirse de igual modo como está escrito en la tabla de sueldos, es decir, si en la tabla se escribió la palabra sin acento entonces tampoco hay que ponerlo, o quizás en la tabla si tenía acento o estaba en plural o en singular, entonces en la formula también deberá escribirse del mismo modo. Las mayúsculas o minúsculas no se toman en cuenta. El cuadro con los aumentos de marzo se verían entonces así: Aumento de Abril.- En esta ocasión y por ser el mes de la Secretaria, solo se aumentará un 8% a las secretarias siempre y cuando estas ganen menos de 1500; a las demás secretarias y al resto de los empleados se les dará una bonificación de 45 soles. En la celda G4 escribir y copiar la siguiente fórmula: =SI(Y(C4<1500,B4=”Secretaria”),C4*8%,45) Esta nueva fórmula es parecida a la anterior pues también hay que verificar dos condiciones lógicas, con la diferencia que ahora si es necesario que ambas sean verdaderas para que haya el aumento del 8%, por esta razón ahora se antepone la función Y. Note además que la segunda acción ya no es un cálculo matemático de porcentaje, sino que es una cantidad fija de 45 soles. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 52 El cuadro con los aumentos de Abril serían los siguientes: Aumento de Mayo.- Este último mes se harán 3 diferentes clases de aumento teniendo en cuenta el monto actual de su sueldo básico en la columna C. Para esto observe la grafica siguiente: Los que ganen menos de 1500 soles tendrán 20% de aumento, de 1500 hasta 2000 soles tendrán 15% y los que ganen más de 2000 soles tendrán 10% de aumento. En la celda H4 escribir y copiar la siguiente fórmula: =SI(C4<1500,C4*20%,SI(C4<2000,C4*15%,C4*10%)) Como existen tres cálculos diferentes de aumento, pero la función SI solo tiene la posibilidad de escribir 2 acciones, entonces se escribe una función SI dentro de otra función SI (a esto se conoce como funciones SI anidadas) de este modo la primera función SI calcula el primer aumento y la segunda función SI se encarga de los otros dos aumentos restantes. F V V F Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 55 Si se deseara calcular la suma de todos los pagos, podríamos utilizar la función autosuma para ello: Antes se tenía que escribir la formula: =SUMA(A3:A70) Ahora que A3:A70 tiene el nombre PAGOS: =SUMA(PAGOS) Ejercicio Nº 4: Obtener una Boleta de Pagos El libro del ejercicio anterior que calculaba aumentos de sueldo posee dos hojas:  Tabla de Sueldos.- Contiene la relacion de los empleados de la enpresa con sus cargos, sueldos y aumentos.  Boleta de Pago.- Contiene un modelo simple de boleta de pago. Cabe la aclaración, que en el siguiente ejercicio no se va a confeccionar una Boleta de Pagos formal como las que en realidad se usaría para el pago de los empleados en una empresa, sino que solamente nos va a servir de ejemplo para entender cómo es que se obtienen los datos de una tabla. En los ejercicios más avanzados al final del libro ya se verán soluciones finales para casos más completos. Como se puede ver en la figura, la Boleta de Pagos ya está formateada: el Titulo centrado, las celdas con bordes y color de relleno. En esta boleta se desea que al escribir el nombre de un empleado en la celda B3, en el resto de las celdas de la boleta aparezcan inmediatamente los datos de este empleado, los cuales serían traídos de la Tabla de Sueldos. Para lograr esto hay que realizar lo siguiente: Dar el nombre SUELDOS al rango a la Tabla de sueldos: Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 56 1.- En la Hoja1: Tabla de Sueldos, seleccionar el rango de la tabla de sueldos A3:H12. 2.- Hacer un clic en la casilla de Cuadro de nombres, escribir la palabra SUELDOS y presionar Enter. La Función BUSCARV ahora CONSULTAV La sintaxis de la función es la siguiente: =BUSCARV(Dato,Rango de Tabla,# Columna,Orden) Donde: Dato Es una celda que contiene el dato a buscar Rango de Tabla Es un cuadro de varias filas y columnas que contiene información de la cual se desea extraer una en especial en base al dato que se está buscando. En esta tabla la primera columna debe contener la lista de datos a buscar. # de Columna Indica de cuál de las columnas de la tabla será extraída la información que al final sería la respuesta de la función. Orden Es un argumento opcional que puede valer 0 ó 1 (Falso o Verdadero). Si es 0, la búsqueda del dato en la tabla se hará en forma exacta, y la tabla no tiene necesariamente que estar ordenada. Si es 1 (o se omite este argumento) entonces la búsqueda será aproximada pero la tabla deberá estar ordenada ascendentemente de acuerdo a la primera columna. Esta función se utiliza para extraer información relacionada con un dato; pero primero tiene que encontrar el dato en la tabla y luego extraer la información que se encuentra en una de las celdas a la derecha del dato dentro de la tabla. Nota.- La función BUSCARV solo buscará verticalmente el dato en la primera columna de la tabla, y si no lo encuentra, ya no lo buscará en las demás columnas, y la respuesta de la función sería el mensaje de error: #NA! (no encontrado). Para obtener el Cargo del empleado en la Boleta 1.- En la Hoja2: Boleta de Pago, en la celda B3 escribir Lorena. 2.- En la celda B5 escribir la siguiente fórmula: =BUSCARV(B3,SUELDOS,2,0) Esto significa que la función BUSCARV leerá el nombre del empleado en la celda B3, luego buscará en la primera columna del rango llamado SUELDOS al nombre del empleado, y cuando lo encuentre traerá de la columna 2 el cargo del empleado, y esa será la respuesta de la función. El 0 al final de la función significa que la búsqueda del nombre del empleado se hará en forma exacta, es decir si en dato es el nombre Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 57 Lorena, entonces en la tabla buscará exactamente a Lorena, y no a Lorenita o a Lorelai o a Lore. Para obtener el Sueldo y los diferentes Aumentos 1.- En la celda B6 escribir la siguiente fórmula: =BUSCARV(B$3,SUELDOS,3,0) Note que la fórmula para obtener el sueldo del empleado es idéntica a la que se usó para el cargo, con la única diferencia que el # de columna es 3 en vez de 2, ya que el sueldo se encuentra en la tercera columna de la tabla. Esto quiere decir que para obtener los aumentos hay que copiar esta fórmula y luego nada más cambiar el número de columna respectivamente según el aumento que se desee extraer. Además, si ésta fórmula se desea copiar hacia abajo entonces el primer argumento de la función deberá escribirse B$3. 2.- En las celdas B7 hasta B11 copiar las siguientes fórmulas: =BUSCARV(B$3,SUELDOS,4,0) =BUSCARV(B$3,SUELDOS,5,0) =BUSCARV(B$3,SUELDOS,6,0) =BUSCARV(B$3,SUELDOS,7,0) =BUSCARV(B$3,SUELDOS,8,0) Para obtener el Pago Total 1.- En la celda B13 escribir la función: =SUMA(B6:B11) La Boleta de Pago quedaría entonces así como se ve en el cuadro adjunto. Y si se escribe el nombre de otro empleado en la celda B3 entonces las funciones BUSCARV deberán traer al instante los datos de ese otro empleado. Nota.- Seguramente que a estas alturas usted ya se habrá preguntado “y que pasa si hay dos empleados con el mismo nombre”. Pues, si así sucede, BUSCARV solo traería los datos del primer empleado con ese nombre e ignoraría a los demás. Por esta razón, cuando se diseñe una tabla de búsqueda como ésta, a cada empleado habría que darle un código, y estos códigos deberían estar en la primera columna de la Tabla de sueldos y así buscar a los empleados por su código y no por su nombre. De igual modo se obraría si la tabla fuese de Clientes, o de Productos, o de Alumnos, etc. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 60 Ejercicio Nº 5: Intersección de rangos y uso de INDIRECTO Para entender mejor el manejo de listas de datos, vamos a llevar a cabo un nuevo ejercicio en el cual se tiene que llevar el control de los pedidos de varios productos lácteos. En una Hoja de cálculo se tiene una lista de Precios, y una lista de Pedidos de varios productos lácteos. El cuadro de pedidos en realidad llega hasta la fila 100, o sea que existen 90 pedidos en total. Pero como se ve, aun falta calcular el monto de los pedidos, así como los precios de cada producto pedido; para lo cual primeramente vamos a escribir las fórmulas que nos ayuden a obtener estos datos faltantes. Cómo obtener los Precios de cada Pedido: Primeramente vamos a dar nombres de rango a cada columna y a cada fila de la lista de precios. Realice usted entonces las siguientes acciones: 1.- Seleccionar el rango de la lista de precios B3:E6. 2.- En la ficha Formulas, grupo Nombres definidos, elegir el comando Crear desde la selección y aparecerá la siguiente ventana de diálogo: Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 61 3.- Verificar que estén marcadas las casillas Fila superior y Columna izquierda, y luego presionar Enter. 4.- Luego en la celda H11 escribir la siguiente fórmula: =INDIRECTO(E11) INDIRECTO(F11) La función INDIRECTO se encarga de extraer el nombre de rango que se encuentra escrito en la celda E11 para luego este se intersecta con el otro nombre de rango escrito en F11. El espacio en blanco escrito entre las dos funciones INDIRECTO es el que le ordena a Excel que intersecte los rangos. El resultado es el precio que se encuentra entre la intersección de la fila Queso y la columna Laive en la lista de precios de la partes superior cuyos rangos fueron previamente nombrados en el paso Nº2. 5.- A continuación copie esta fórmula hacia abajo con un doble clic en el cuadro de relleno. Para obtener el cálculo de los Montos: 6.- En la celda I11 escribir la formula que multiplique la cantidad por el precio: =G11*H11 7.- Seguidamente copie igualmente esta fórmula con un doble clic en el cuadro de relleno. La Función INDIRECTO La sintaxis de la función es la siguiente: =INDIRECTO(Referencia) Donde: Referencia Es una coordenada de celda o un nombre de rango dentro del cual existe escrito otra referencia de celda o nombre de rango. Esta función le dice a Excel que no debe utilizar la celda escrita en la referencia misma, sino el nombre de rango que está escrito dentro de la referencia. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 62 c. Manejo de Listas de Datos Para trabajar con listas de datos es muy útil conocer algunas de las herramientas más usadas de la ficha Datos y en la ficha Insertar; estas son: Ordenar Filtros Subtotal Tabla dinámica Ejercicio Nº 6: Manejo de una Lista de Pedidos Una vez realizado el ejercicio anterior, la lista de pedidos estaría completa, pero si se desea analizar cuantos pedidos deben ser entregados mensualmente, o a que clientes, o que productos y cual vendedor atendió el pedido, entonces la labor es muy complicada debido a que la lista se encuentra totalmente desordenada. Veamos ahora un método más completo para ordenar listas de datos. d. El Comando Datos/Ordenar Ordenar la lista para que lo usen en Almacén: Suponga que el día de mañana hay que realizar la entrega de todos los pedidos que corresponden al mes de Abril, así que podríamos imprimir una copia de esta lista de pedidos y entregarla al encargado del almacén para que vaya cargando el camión con toda la mercadería. Pero, como ya se ha visto, al estar desordenada la lista, ésta haría que el trabajo de extraer las diferentes cajas de productos del almacén sea una labor algo difícil que llevaría quizás a errores de confusión de pedidos y se estaría entregando un pedido por otro. Entonces, lo que se va ha hacer es lo siguiente: Primero ordenar la lista separando los pedidos por meses, es decir los de Abr luego May y finalmente Jun. De este modo se tendría separada ya toda la relación de pedidos que corresponden al mes de Abril. Luego en la misma lista también se ordenará para cada mes los productos por su Marca, o sea la Leche, el Queso y el Yogurt por separado, y finalmente cada producto a su vez se ordenará según las diferentes marcas, Gloria, Laive y Nestle. Para poder lograr este ordenamiento se procederá de la siguiente forma: 1.- Primero seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos. (B12 por ejemplo). 2.- En la ficha Datos hacer clic en el comando Ordenar, y aparecerá la siguiente ventana de diálogo: Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 65 1.- Seleccionar una celda cualquiera del Cuadro de Pedidos. 2.- En la ficha Datos hacer clic en el comando Filtro, entonces el cuadro de pedidos se vería así: Observe que al elegir el comando Filtro, los títulos en la fila 10 del cuadro ahora muestran unos botones de lista desplegable. Estos son los botones de filtro, que se van a utilizar para realizar las consultas a la lista. A continuación vamos a realizar diversas consultas sobre los pedidos de los clientes: Cuántos pedidos del mes de Abril son de Leche Gloria? 1.- Hacer un clic en el botón de filtro del Mes, desactivar la casilla (Seleccionar Todo) y elegir la opción Abril. Esto hará que de la lista de 90 pedidos solo queden visibles los que pertenecen al mes de Abril, los demás pedidos quedarán ocultos. 2.- Luego hacer un clic en el botón de filtro del Producto y elegir la opción Leche. 3.- Finalmente hacer un clic en el botón de filtro de la Marca y elegir la opción Gloria. Clic aquí Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 66 Como se observa en la figura, existen entonces 6 pedidos que cumplen con la condición que se había solicitado: (Leche Gloria para Abril) Nota: Cuando se realiza el filtrado de una lista, los encabezados de fila muestran los números de fila de color azul, así como también aparecen unos iconos de embudo en los botones de aquellos títulos en los cuales se ha realizado una elección de filtro. Para volver a mostrar la lista de pedidos completa 1.- Hacer un clic en el comando Borrar Y la lista vuelve a mostrar las filas ocultas y los encabezados de fila ya no aparecen de color azul sino otra vez de color negro. Cuántos pedidos de Robles son de Yogurt para la tienda Wong? 1.- Elegir en los botones de filtro las opciones Robles, Yogurt y Wong respectivamente. Si además de obtener el filtro anterior se desea sumar la cantidad total de cajitas de yogurt de estos 5 pedidos, entonces se puede utilizar el botón de herramientas Autosuma, pero lo que ocurre en realidad no es la escritura de la función Suma, sino la función Subtotales. Observe que en la figura está seleccionada la celda G101 en la cual aparece el número 712, que en realidad es el resultado de la fórmula que está visible en la Clic aquí Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 67 barra de fórmulas. Esta función esta sumando el rango G11:G100, pero la función solo considera las celdas que se encuentran visibles e ignora las celdas que se han ocultado por acción del filtro. La Función SUBTOTALES Esta función posee dos argumentos y permite obtener no solo la suma de un rango de celdas, sino 11 diferentes cálculos: =SUBTOTALES(# de operación, Rango a calcular) Donde: # de operación es un número del 1 al 11 que indica la operación a realizar: 1 Promedio 2 Contar 3 Contara 4 Máximo 5 Mínimo 6 Producto 7 Desviación estándar 8 Desviación estándar de la población 9 Suma 10 Varianza 11 Varianza de la población Rango a calcular Es un rango de celdas en el cual se han ocultado ciertas filas por acción de un filtro. Para obtener los Subtotales de la fila 101 1.- Seleccionar la celda G101. 2.- Hacer un clic en el botón de herramientas Autosuma. 3.- Presionar Enter. La fórmula que se habrá escrito será la siguiente función: =SUBTOTALES(9,G11:G100) El numero 9 indica que se va a Sumar el rango indicado. 4.- Luego seleccionar la celda I101. 5.- Hacer un clic en el botón de herramientas Autosuma. 6.- Presionar Enter. La fórmula en esta ocasión será: =SUBTOTALES(9,I11:I100) Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 70 Aparecerá entonces la siguiente ventana de diálogo: 2.- Elegir en la ventana las opciones señaladas y luego clic en Aceptar. En la lista de pedidos inmediatamente aparecerán subtotales al final de cada vendedor, y a la izquierda de la hoja de calculo aparecerán también los botones de Agrupar y Esquema. 3.- Hacer un clic en el botón número 2 de Agrupar y esquema que se encuentra a la izquierda de los encabezados de columna. Esto hará que desaparezcan la relación de pedidos de la lista y solamente queden visibles los subtotales por cada vendedor. Elegir Vendedor Elegir Suma Verificar que se encuentren marcadas con un check las opciones Cantidad y Monto. Clic aquí Botones de Agrupar y Esquema Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 71 4.- Finalmente seleccionar el monto total de uno de los vendedores y hacer un clic en el botón de herramientas Orden descendente. Entonces los subtotales de los vendedores de ordenarán de mayor a menor, con lo cual tendremos una lista de vendedores ordenada según su record de ventas. Con esto sabremos no solamente quien es el mejor vendedor sino también quien es el que menos ha vendido. Para averiguar quién es el mejor de nuestros Clientes 1.- En la ficha Datos/Subtotales hacer clic en el botón [Quitar todos] Esto hará que desaparezcan los subtotales de los vendedores. Luego se repiten los mismos pasos que realizamos para averiguar quien era el mejor vendedor, pero ahora tomamos en cuenta la columna de Clientes. 2.- Seleccione una de las celdas con el nombre de un Cliente, y haga clic en el botón de herramientas Orden ascendente. 3.- En la ficha Datos/Subtotales, elegir las opciones que se muestran en la ventana de diálogo adjunta, y luego clic en el botón [Aceptar] 4.- A continuación clic en el botón 2. 5.- Finalmente seleccionar el monto total de uno de los Clientes y hacer un clic en el botón de Orden descendente. De este modo se podrá averiguar en forma similar, cuál es la marca más vendida, o cual es el mejor mes de venta, o también cual es el producto que más ingresos nos brinda. g. El menú Datos/Informe de tablas y gráficos dinámicos Cuando se tiene listas grandes de datos, la manera más practica y potente de analizar esta lista es haciendo uso de las llamadas Tablas Dinámicas; y a pesar de lo potente que es esta herramienta, su creación es extremadamente fácil. Antes de crear una tabla dinámica, vamos a retirar todos los subtotales anteriormente calculados. 1 2 3 Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 72 1.- En la ficha Datos elegir el comando Subtotales y hacer clic en el botón [Quitar todos] Como crear una Tabla Dinámica 1.- Seleccionar una de las celdas de la lista de pedidos. 2.- En la ficha Insertar elegir el comando Tabla dinámica. Esto hará que aparezca la siguiente ventana de diálogo para ayudarnos a crear la tabla dinámica: 3.- Verificar la fuente de datos que se desea analizar y la ubicación del informe que se desea obtener. 4.- Luego hacer clic en el botón [Aceptar] 5.- Se creará una nueva Hoja en el libro actual, y aparecerá entonces el panel de tareas para permitirnos diseñar que elementos va ha tener la tabla dinámica. Panel de Tareas para diseñar la Tabla dinámica Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 75 Adicionalmente, en la parte superior de la tabla aparecen los campos Producto, Lugar y Mes. Estos permitirán realizar filtros en la tabla. O sea que podríamos filtrar aquí el mes de Abril, y entonces la tabla mostrará resultados de los pedidos únicamente en ese mes. Y lo mismo podríamos hacer filtrando el Lugar y los Productos si se desea. Por ejemplo, haga usted lo siguiente: 1.- Haga clic en el botón del filtro Mes, elija Abr. Y luego haga clic en Aceptar 2.- Seguidamente haga clic en el botón del filtro Producto, elija Leche .y luego haga clic en Aceptar. La tabla entonces solo mostrará los resultados de los pedidos de Leche en el mes de Abril, y como puede verse los pedidos más grandes fueron de la marca Gloria con 1093 unidades: Como filtrar la Tabla Dinámica con los campos de Fila o Columna También se pueden realizar filtros en los campos de Fila o de columna. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 76 A diferencia de los filtros de página, en esta ocasión existen casilleros donde se marcan con un check los elementos que permanecerán visibles y hay que quitar el check en los elementos que se desean ocultar. Esta clase de filtros sería útil si es que deseamos que la tabla anterior oculte los pedidos de la marca Laive y deje visible los pedidos de las marcas Gloria y Nestle. Para lograrlo realice entonces lo siguiente: 1.- Haga clic en el botón del filtro Marca y quite el check en la marca Laive. 2.- Luego haga clic en Aceptar. El resultado es el siguiente: la tabla se reduce a solo dos columnas para las marcas de leche, y además la última columna de Totales, ya no suma los pedidos de la marca Laive. Para que las columnas que se ocultan con este filtro vuelvan a ser visibles hay que hacer clic en el botón de filtro y elegir la opción Borrar filtro de “Marca”. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 77 Para agregar un nuevo campo a la tabla dinámica La tabla dinámica no tiene el campo Lugar, para traerlo basta con arrastrar desde el panel de tareas el campo Lugar hacia el área Filtro de informe, o directamente hacia la tabla dinámica que se encuentra en la hoja de cálculo. (ver figura) Nota: No se podrá arrastrar un nuevo campo de la barra de tareas directamente hacia la tabla dinámica si no se encuentra activada la opción Diseño de tabla dinámica clásica (permite arrastrar campos en la cuadrícula) que se encuentra en la ficha Mostrar de la ventana de diálogo Opciones de tabla dinámica. Como intercambiar los campos de la Tabla Dinámica Ahora vamos a ver como hay que hacer para averiguar ¿cuál es el Lugar (distrito) donde se han hecho los mayores pedidos de leche en Abril? Observe en la tabla anterior que si el campo Marca se encuentra en el área de columna, entonces la tabla muestra los totales de cada marca. Entonces, si se desean los totales de cada Lugar, habrá que cambiar de sitio al campo Lugar por el campo Marca. Entonces, haga usted lo siguiente: 1.- Arrastre el titulo del campo Marca y ubíquelo sobre el título del campo Lugar 2.- Luego arrastre el título del campo Lugar y ubíquelo sobre el texto Total (en la celda B7) Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 80 Como ven, agrupar es sencillo. Y si en vez de tener los distritos en columnas tuviéramos los 12 meses de pedidos, entonces podríamos haber agrupado los meses por trimestres o por semestres, según como convenga. Nota: Una vez creados los grupos, en la cinta Opciones puede usar los comandos Botones +/- y Encabezados de campo para ocultar o mostrar los botones de grupo y los encabezados de los campos. 5.- Para deshacer un grupo haga clic sobre el titulo del grupo (Centro u Oeste) y elija el comando Desagrupar de la cinta de Opciones, o haga un clic derecho en el título del grupo y elija la opción Desagrupar. Para armar múltiples niveles en filas o columnas de la Tabla Dinámica 1.- Una vez que ha desagrupado los distritos intercambie la posición de los campos Lugar y Producto. 2.- Arrastre el campo Mes para ubicarlo debajo y ligeramente a la derecha del campo Vendedor. (Observe la figura adjunta) En el área de Fila de la tabla dinámica se verán dos niveles de campo: los nombres de los vendedores y de cada vendedor sus pedidos mensuales. Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 81 De este modo se pueden armar varios niveles de campo tanto en la Fila, como en la Columna de la tabla dinámica Para extraer los registros que acumulan un valor en la Tabla Dinámica Si se desea averiguar por ejemplo, cuáles y cuántos son los pedidos de Queso que fueron vendidos por Alvarado en el mes de Mayo; entonces haga lo siguiente: 1.- En la tabla dinámica anterior, basta con hacer doble clic en la celda donde se encuentra el valor 796 que representa la venta de Queso de Alvarado en el mes de Mayo (la celda D9) Doble clic aquí Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 82 Esto hará aparecer una nueva hoja en el Libro actual, y en ella se extraerán todos los pedidos que totalizan ese valor señalado en la tabla dinámica. Como se aprecia en la imagen adjunta, la Hoja2 del libro muestra la relación de los 5 pedidos que se deseaban extraer. Y si en la celda G7 se calcula la suma de la columna (usar Autosuma) se verifica que efectivamente 796 fue la cantidad total pedida según mostraba así también la tabla dinámica que se encuentra en la Hoja1. Nota: Por cada vez que haga doble clic en una celda de resultados de la tabla dinámica se insertará una nueva hoja mostrando el detalle de donde proviene ese valor. Si de este modo el libro se va llenando de hojas adicionales, y si no le interesa conservar estas hojas, antes de guardar el archivo elimine las hojas adicionales de este libro, de otro modo el libro ocupar mucho espacio innecesariamente. Haga clic derecho en la etiqueta de hoja y elija la opción Eliminar. Para Actualizar resultados en la Tabla Dinámica Como en las celdas de la tabla dinámica no existen formulas, entonces; los resultados de la tabla dinámica no se recalcularán automáticamente cuando los datos del cuadro de Pedidos sean modificados. El recálculo en la tabla deberá hacerse entonces manualmente, y para esto hay que hacer clic en el botón de comandos Actualizar, o en el menú contextual de la tabla elegir la opción Actualizar. Nota: Siempre que vaya a consultar los resultados de una tabla dinámica, primeramente actualice la tabla para cerciorarse de que los datos en ella son los correctos. Para crear un Grafico Dinámico Estando seleccionada una celda de la tabla dinámica, basta con hacer un clic en el botón de comando Gráfico dinámico, luego elegir el Seleccione la celda G7 y haga un clic en Autosuma Etiqueta de hoja Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 85 6.- Seguidamente cambie el color de fuente y relleno de las celdas en el cuadro para que sea diferente al anterior. 7.- Obtenga ahora una copia de la hoja Febrero y cambie el nombre de la etiqueta de hoja escribiendo en ella Marzo 8.- Luego modifique los datos del cuadro de la hoja Surco tal como se muestra a continuación: (en esta ocasión se ha agregado el rubro Arbitrios y se ha incluido a Elena como una cuarta persona más en la lista) 9.- Saque una última copia, de la hoja Marzo y cambie el nombre de la etiqueta de hoja escribiendo en ella Total 10.-Borre todas las cantidades del cuadro Total, y acomode los nombres de los rubros alfabéticamente como se muestra en la siguiente hoja: Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 86 Lo que se quiere en este último cuadro es calcular el acumulado total de todos los gastos de las 4 personas durante estos 3 meses. O sea, se quiere obtener un consolidado de varios cuadros. Nota: Cuando se van a consolidar varios cuadros, se debe tener especial cuidado de que los nombres de los rótulos de fila y columna sean escritos en idéntica forma en todos los cuadros. De otra forma Excel no podrá identificar que rubros son los que debe consolidar ni de qué persona se trata, ya que se basa en estos nombres para llevar a cabo esta tarea. Una vez que ya se tienen las listas de gastos redactadas, se deben seguir los siguientes pasos para consolidarlas: 1.- Dar nombre de rango a cada uno de los cuadros que se desean consolidar: En la hoja Enero  al rango A3:D12 darle el nombre ENERO En la hoja Febrero  al rango A3:D12 darle el nombre FEBRERO En la hoja Marzo  al rango A3:E13 darle el nombre MARZO 2.- En la hoja Total, seleccionar el rango A3:E13 y luego en la ficha Datos hacer clic en el comando Consolidar: 3.- En la ventana de datos Consolidar escriba y elija las opciones que se detallan en la figura adjunta, luego presione Aceptar. Verifique que estén marcadas ambas casillas Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 87 La siguiente ventana muestra el resultado consolidado de los tres cuadros de compras. Pero aun faltará que le agregue un total general y adicione una columna con las unidades utilizadas en cada artículo; para ello haga usted los siguiente:. 4.- En la celda F3 escriba el título Totales y luego utilizando Autosuma obtenga la suma de cada fila del cuadro. 5.- En la celda G3 escriba el titulo Unid y escriba a continuación las unidades que corresponden a cada tipo de articulo. 6.- Finalmente dele formato a estas dos nuevas columnas tal como se muestra a continuación: Elija la función Suma Escriba los nombres de rango y elija Agregar Marque estas 2 casillas Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 90 11.-En la ficha Títulos, escribir el título que se desea dar al grafico. En nuestro caso el titulo es: PRODUCCION EN VERANO. 12.-En la ficha Leyenda, quite la marca a la casilla Mostrar leyenda. 13.-En la ficha Tabla de datos, marque la casilla Mostrar tabla de datos y Mostrar claves de leyenda. 14.- Luego haga clic en el botón Siguiente para ir al 4to paso. Cuarto Paso: 15.-Elegir ubicar el gráfico como un objeto dentro de la Hoja1, y luego clic en el botón Finalizar. Con esto el grafico aparecerá en la hoja actual de la siguiente forma: 16.-Acomode el gráfico arrastrando sus bordes para ubicarlo debajo del cuadro de producción como se observa en la figura: b. Formato de Gráficos Aunque el gráfico está ya creado quizás se desee aun mejorar su apariencia cambiando el formato de cada uno de sus elementos. Esto es 0 50 100 Toneladas PRODUCCION EN VERANO ARROZ 35 100 40 MAIZ 90 50 80 CAFÉ 20 70 90 ENE FEB MAR Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 91 posible, y solo basta con seleccionar cualquier elemento del gráfico (Titulo, fondo, columnas, escalas, etc.) y cambiar su aspecto con el menú Formato o con los botones de herramientas de formato. Siga usted las siguientes instrucciones: 17.-Seleccione el fondo gris detrás de las columnas del gráfico haciendo un clic allí en ese fondo. 18.-Con el botón de herramientas Color de relleno elija la opción Efecto de relleno, luego en la ficha Degradado elija Dos colores y seleccione los colores amarillo y naranja, a continuación elija ponerlos en diagonal y finalmente Aceptar. 19.-Ahora seleccione el fondo blanco del gráfico haciendo un clic allí, y luego llame al menú Formato/Área del gráfico seleccionado. 20.-En la ventana “Formato del área del gráfico” y dentro de la ficha Tramas, marcar con un check las opciones Sombreado, y Esquinas redondeadas. Luego hacer clic en el botón Efectos de relleno y elegir en la ficha Textura uno de los modelos que allí se muestran, y Aceptar dos veces para salir de la ventana de diálogo. 21.-Seleccione el título del grafico y póngalo Negrita, luego cambie el color de letra según sea el fondo antes elegido. 22.-Seleccione el subtítulo Toneladas, y con el menú Formato/Titulo del eje seleccionado, ingrese a la ficha Alineación y gire el titulo 90 grados, luego Aceptar. Con esto el grafico deberá verse de la siguiente forma: 0 50 100 T o n e la d a s PRODUCCION EN VERANO ARROZ 35 100 40 MAIZ 90 50 80 CAFÉ 20 70 90 ENE FEB MAR Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 92 c. Copiar y modificar Gráficos Se puede copiar un gráfico tan igual como lo haríamos con cualquier otro objeto, es decir arrastrándolo con el Mouse mientras se presiona Ctrl, o usando las órdenes de Copiar y luego Pegar. ¿Cuando convendría sacar copia a un gráfico?. Veamos pues; el gráfico anterior muestra la producción de los tres primeros meses. Si ahora se desea graficar los tres meses siguientes, no es necesario volver a crear un nuevo gráfico, sino que simplemente se saca una copia al gráfico anterior y luego en la copia se modifica la definición del rango de celdas a graficar. 1.- Seleccione el gráfico y presionando Ctrl arrástrelo hacia un lado para obtener una copia. Observe que al estar seleccionado el nuevo gráfico, también se selecciona con un borde de color, el rango de celdas del cual depende este gráfico (A3:A6 y B3:D6). Entonces; para cambiar este rango a graficar hay que hacer lo siguiente: Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 95 Gráfico de Sectores Circulares: Otro tipo de gráfico muy utilizado es el gráfico de sectores circulares, Este gráfico se emplea cuando se quiere mostrar los datos en forma porcentual. Veamos el siguiente caso para graficar la producción en Junio: 1.- Seleccionar los rangos A3:A6 y G3:G6. Luego haga clic en el botón Asistente para gráficos. 2.- Seleccionar el tipo de grafico Circular, y subtipo Circular con efecto 3D. 3.- Luego avance hasta el tercer paso con el botón Siguiente 4.- En la ficha Titulo escriba PRODUCCION EN JUNIO 5.- En la ficha Leyenda, desactive Mostrar leyenda 6.- Y en la ficha Rótulos de datos, active Nombre de la serie, Valor, y Porcentaje, tal como se muestra en la figura adjunta. Luego Finalizar. 7.- Al aparecer el gráfico aumente su tamaño arrastrando su lado inferior hacia abajo hasta que todo el perímetro del grafico sea un cuadrado. 8.- Luego llame al menú Gráfico/Vista en 3D, y en la ventana de dialogo aumente el valor de la Elevación a 30, y el % de la base a 200. Luego Aceptar. Modificar estos dos valores Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 96 El gráfico tendrá entonces la siguiente apariencia: 8.- Luego, seleccione con el Mouse el sector perteneciente al Maíz y arrástrelo ligeramente alejándolo del centro. Esto hará que se separe del resto de los sectores como si fuera un pedazo de pastel. 9.- A continuación, al igual que a los gráficos anteriores puede cambiarle el formato a cada sector circular, color y tamaño de letras, efecto de relleno para poner una imagen en el fondo, etc. El gráfico podría quedar finalmente así: PRODUCCION EN JUNIO MAIZ, 41, 24% CAFÉ, 94, 54% ARROZ, 37, 22% PRODUCCION EN JUNIO ARROZ, 37, 22% MAIZ, 41, 24% CAFÉ, 94, 54% Manual de Excel NIVEL AVANZADO Pág 97 Gráfico de Líneas: Este tipo de gráfico también es muy común de usar. Para esta ocasión vamos a graficar como líneas la variación que sufre la producción de arroz durante todo el año. 1.- Seleccionar los rangos A3:M4. Luego haga clic en el botón Asistente para gráficos. 2.- Seleccionar el tipo de grafico Líneas, y subtipo Líneas con marcadores en cada valor de datos. Luego continúe con el resto de pasos como en los casos anteriores. Si luego de creado el grafico, además le agrega formato, entonces el grafico podría verse así: Gráfica de Ecuaciones en gráficos de Dispersión XY: 1.- En una hoja de cálculo en blanco escribir en la columna A números correlativos desde el -10 hasta el 10. (ver figura adjunta) 2.- En la celda B5 escribir la siguiente fórmula: =B5^2+5. 3.- Luego copiar esta fórmula hacia abajo con doble clic en el cuadro de relleno. 4.- Seleccione el rango de celdas A4:B25 y cree un gráfico del tipo (XY) Dispersión, y Subtipo Dispersión con puntos de datos conectados por líneas. PRODUCCION ANUAL DE ARROZ 0 20 40 60 80 100 120 ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL AGO SEP O CT NO V DIC