excel biblia de excel, Apuntes de Tecnología

¡Descarga excel biblia de excel y más Apuntes en PDF de Tecnología solo en Docsity! Año 01 – Número 11 – 3,90 www.digerati.es capa_pocket_excel.p65 8/8/2005, 08:481 iniciais.indd 1 5/8/2005 11:40:35 Capítulo 1 Hojas de cálculo, celdas, y libros ...................................................................... 7 La hoja de cálculo ............................................................................................ 7 Libro de Excel .................................................................................................. 8 Iconos ............................................................................................................... 8 Introducción de datos en Excel ........................................................................ 9 Texto .............................................................................................................. 10 Número .......................................................................................................... 10 Capítulo 2 Edición de hojas de cálculo ............................................................................. 14 El controlador de relleno ............................................................................... 14 La opción de autorrelleno .............................................................................. 15 Autocompletar ............................................................................................... 17 Borrar formatos y contenido de las celdas ..................................................... 18 Deshacer/Rehacer una acción ........................................................................ 19 Buscar/Reemplazar datos ............................................................................... 20 Cómo eliminar celdas, fi las y columnas ........................................................ 20 Mover fi las y columnas .................................................................................. 23 Mover, copiar y pegar datos .......................................................................... 23 Nombrar celdas y grupos de celdas ............................................................... 25 Insertar comentarios ....................................................................................... 26 Comprobar la ortografía ................................................................................ 27 Más de lo mismo ............................................................................................ 27 Capítulo 3 Formato de la hoja de cálculo ......................................................................... 30 Formato .......................................................................................................... 30 Formato de celdas .......................................................................................... 30 Bordes y tramas ............................................................................................. 31 El plano de fondo ........................................................................................... 32 Formato de números ...................................................................................... 33 El formato condicional .................................................................................. 34 Capítulo 4 Organización y visualización de las hojas de cálculo .................................... 35 Aplicación del zoom en hojas de cálculo ...................................................... 35 iniciais.indd 4 5/8/2005 11:40:40 ÍNDICE Dividir Inmovilizar paneles ........................................................................... 36 Comparar en paralelo con .............................................................................. 37 Ocultar líneas o columnas .............................................................................. 38 Capítulo 5 Gráfi co ............................................................................................................... 40 Asistente para gráfi cos ................................................................................... 40 Tipos de gráfi co ............................................................................................. 41 Creación de gráfi cos ...................................................................................... 42 Ejes ................................................................................................................ 45 Rótulos y textos en el gráfi co ......................................................................... 45 Edición de gráfi cos ........................................................................................ 49 Capítulo 6 Impresión .......................................................................................................... 51 Imprimir en Excel .......................................................................................... 51 Visualizar la impresión .................................................................................. 51 Confi gurar página de impresión ..................................................................... 52 Encabezado y pie de página ........................................................................... 54 Área de impresión .......................................................................................... 55 Capítulo 7 Solución de errores ........................................................................................... 56 Solución de los problemas de impresión ....................................................... 56 Corrección de errores ..................................................................................... 57 Mensaje de error: causas más probables de error .......................................... 58 Ventana de inspección .................................................................................... 59 Capítulo 8 Protección de la hoja de cálculo o del libro ................................................... 61 Las contraseñas en Excel ............................................................................... 61 Cómo crear contraseñas en Excel .................................................................. 61 Contraseñas avanzadas .................................................................................. 62 Proteger hojas de cálculo .............................................................................. 63 Eliminar o modifi car una contraseña ............................................................. 63 Modifi car la protección de las hojas de cálculo ............................................. 63 Eliminar la contraseña de la hoja de cálculo ................................................ 65 Proteger una parte de la hoja de cálculo mediante contraseña ...................... 65 iniciais.indd 5 5/8/2005 11:40:40 Capítulo 9 Excel y Internet ................................................................................................ 68 Creación de un hipervínculo .......................................................................... 68 Inclusión de datos de Excel en la Web .......................................................... 69 Visualización de la hoja de cálculo en la Red ................................................ 70 Modifi cación y almacenamiento de datos en un sitio .................................... 70 Capítulo 10 Formularios ...................................................................................................... 71 Cómo elaborar formularios ............................................................................ 71 Editar datos en un formulario ........................................................................ 73 Capítulo 11 Tablas y gráfi cos dinámicos ............................................................................. 74 Informe de tabla dinámica ............................................................................. 74 Informe de gráfi cos dinámicos ....................................................................... 76 Inserción, modifi cación, eliminación y exhibición de datos .......................... 77 Capíutlo 12 Filtrado y clasifi cación de datos ...................................................................... 79 Ordenar datos ................................................................................................. 79 Filtrar un rango .............................................................................................. 80 Filtros por criterios avanzados ....................................................................... 81 Capítulo 13 Análisis de datos ............................................................................................... 84 Resumir datos en listas y tablas .................................................................... 84 Buscar objetivo ............................................................................................. 86 Solver ............................................................................................................ 87 Escenario ....................................................................................................... 89 Capítulo 14 Importar y vincular hojas de cálculo ............................................................. 91 Importar datos ............................................................................................... 91 Conexión con datos de diferentes tipos ........................................................ 92 Creación de vínculos ..................................................................................... 93 Compartir un libro de trabajo ....................................................................... 94 Validación de datos ....................................................................................... 95 iniciais.indd 6 5/8/2005 11:40:40 Hojas de cálculo, celdas, y libros 9 Excel sin Esfuerzo Iconos Además de contar con un diseño atractivo, los iconos desempeñan un papel decisivo en el paquete Offi ce, en especial en Excel. A ellos debemos el dinamismo del programa, que es la marca registrada de las aplicaciones de carácter profesional. Nadie quiere perder su tiempo con pantallas complicadas, ¿no es cierto? En general, los iconos ocupan una buena parte de los recursos del menú de opciones. Van desde la simple impresión hasta el uso de fórmulas sofi sticadas. Observe la fi gura siguiente: Para su mejor comprensión le voy a ofrecer una prueba material. Marque en la pantalla el icono Asistente para gráfi cos. Si se arriesga a hacer clic en él, aparecerá una ventana con opciones para la creación de diferentes modelos de gráfi cos. Entiéndalo de una vez por todas. Los iconos están ahí para explicar, no para complicar. Introducción de datos en Excel Introducir datos en Excel no tiene secretos. Basta con hacer clic en la celda de- seada y usar el teclado. Los cuatro tipos de datos que se pueden guardar son: texto (o título), número, fórmula y comando (este último se utiliza para las macros). La identifi cación se lleva a cabo cuando se teclea el primer carácter. Observe: cap01.indd 9 5/8/2005 08:38:35 Hojas de cálculo, celdas, y libros10 Texto Teclear textos en Excel no constituye problema alguno. Basta con hacer clic en la celda y escribir el contenido. No tiene que preocuparse si el texto sobrepasa el límite de la celda. Después de teclear los datos, podrá comprobar que la columna que hay inmediatamente a la derecha no se ha modifi cado. Con ese fi n tendrá que redimensionar el tamaño de la columna haciendo clic sobre su extremo derecho y arrastrándolo hasta el tamaño deseado –tal y como estudiamos en el epígrafe anterior. Otra posibilidad es hacer clic en el menú Formato > Celdas, después en Alineación y entonces seleccionar Ajustar texto, lo que hará que el texto resulte dividido en dos –o más– fi las dentro de la celda, facilitando así la visualización de los datos. Número En una celda cualquiera pruebe a teclear una cifra. ¿Nota alguna diferencia? Curioso, ¿verdad? En cuanto Excel identifi ca el carácter numérico, se activan dos nuevos botones. Ambos poseen funciones sencillas de introducir y cancelar datos. Para los números fraccionarios utiliza el punto o la coma entre los dígitos (siguiendo un patrón previo). De esa forma, el valor se alineará a la derecha o a la izquierda, respectivamente. cap01.indd 10 5/8/2005 08:38:35 Hojas de cálculo, celdas, y libros 11 Excel sin Esfuerzo CTRL + P o CTRL + SHIFT + F12 SHIFT+F11 o ALT+SHIFT+F1 CTRL+PGDN CTRL+PGUP SHIFT+CTRL+PAGE DOWN SHIFT+CTRL+PAGE UP CTRL+PAGE DOWN ALT + H R ALT+E J ALT+E H CTRL+BARRA ESPACIADORA SHIFT+BARRA ESPACIADORA CTRL+E SHIFT+BACKSPACE CTRL+SHIFT+BARRA ESPACIADORA ALT+; (punto y coma) ENTER SHIFT+ENTER TAB SHIFT+TAB ESC HOME CTRL+SHIFT+F3 CTRL+ALT+K CTRL+; (punto y coma) CTRL+SHIFT+: (dos puntos) CTRL+Z ALT+0162 ALT+0128 Muestra la famosa ventana de diálogo Imprimir Inserta una nueva hoja de cálculo en el libro de trabajo Mueve hacia la hoja de cálculo siguiente Mueve hacia la hoja de cálculo anterior Selecciona la hoja de cálculo actual y la posterior Selecciona la hoja de cálculo actual y la anterior Cancela una secuencia determinada de hojas de cálculo seleccionadas Euroconversión Copia o mueve la hoja de cálculo actual Borra la hoja de cálculo actual Selecciona la columna entera Selecciona la fi la entera Selecciona la hoja de cálculo entera Entre varias celdas seleccionadas, destaca sólo la celda activa Dado un objeto seleccionado, destaca todos los objetos de una hoja de cálculo Selecciona las celdas visibles en la selección actual Completa una entrada de celda y selecciona la celda de abajo Completa una entrada de celda y selecciona la celda inme- diata superior Completa una entrada de celda y selecciona la celda inme- diata derecha Completa una entrada de celda y selecciona la celda inme- diata izquierda Cancela una entrada de celda Mueve hacia el inicio de la línea Crea nombres basados en etiquetas de línea y columna de la hoja de cálculo Inserta un hipervínculo a una dirección de Internet Inserta la fecha Inserta la hora Deshace la última acción Inserta el símbolo de centavo de dólar ¢ Inserta el símbolo de euro Mueve el punto de inserción hacia la barra de fórmulas cuando la edición de una celda se desactiva cap01.indd 11 5/8/2005 08:38:35 Edición de hojas de cálculo14 Edición de hojas de cálculo El controlador de relleno El controlador de relleno es un recurso extremadamente útil cuando se intenta teclear una secuencia de datos en Excel. Estando situado en una celda cualquiera, podrá observar que en el ángulo inferior derecho hay un cuadradito que se destaca. Al situar el cursor encima del mismo, el puntero se transforma inmediatamente en una cruz, también de color negro. Pues bien, haga clic con el ratón en ese pun- to y arrástrelo. Podrá observar cómo se copiará el contenido de esa celda en las demás seleccionadas. cap02.indd 14 5/8/2005 08:38:51 Edición de hojas de cálculo Excel sin Esfuerzo 15 La opción de autorrelleno Si la vida es un río interminable de cosas curiosas, Excel es uno de sus afluentes. Observe cómo, después de seleccionar un conjunto de columnas y hacer clic sobre el controlador de relleno, aparece el icono Opciones de autorrelleno. Haga clic sobre él: Esta imagen es un ejemplo elemental, con pocas opciones. Pruebe ahora a teclear martes, haga clic en el controlador de relleno y arrástrelo hacia abajo, manteniendo presionada la tecla izquierda del ratón: cap02.indd 15 5/8/2005 08:38:57 Edición de hojas de cálculo16 ¿Ve? ¡El número de opciones se ha multiplicado! En este ejemplo, el Autorrelleno se ha encargado de completar los restantes días de la semana, pues ha escogido la opción Rellenar serie. Para modificarla, basta con hacer otra elección en el listado. El Autorrelleno es un recurso peculiar, pues la lista de opciones dependerá del tipo de dato insertado. Excel puede rellenar automáticamente una serie de números, combinaciones de número y texto, fechas o períodos de tiempo, apoyándose en un patrón establecido por usted. Por ejemplo, las elecciones iniciales en el cuadro siguiente se extienden en la forma en que ahí aparece. Los ítems separados por comas se hallan en celdas contiguas. Para simplificar su trabajo, puede crear una serie de relleno personalizada para las entradas de texto utilizadas con más frecuencia, como, por ejemplo, las áreas de venta de su empresa. En líneas generales, una serie de relleno personalizada es un conjunto de datos utilizados para rellenar una columna que sigue un orden fijo, como puede ser, por ejemplo, Norte, Sur, Este, Oeste. En Excel puede crear una serie de relleno personalizada a partir de ítems ya existentes, creados por usted en una hoja de cálculo, o puede teclear la lista previamente. Para ello basta con seguir los siguientes pasos: 1. Si ya ha introducido la lista de ítems que desea usar como serie, selecciónela en la hoja de cálculo. En el menú Herramientas elija Opciones, y seguidamente haga clic en la pestaña Listas personalizadas. Selección inicial 1, 2, 3 9:00 Norte lunes Ene Ene, Abr Ene-99, Abr-99 15-Ene, 15-Abr 1999, 2000 1-Ene, 1-Mar Tri3 (o T3 o Trimestre3) texto1, textoA 1º Período Producto 1 Serie expandida 4, 5, 6, ... 10:00, 11:00, 12:00, ... Norte, Sur, Este, ... martes, miércoles, jueves, ... Feb, Mar, Abr, ... Jul, Oct, Ene, ... Jul-99, Oct-99, Ene-00, ... 15-Jul, 15-Oct, ... 2001, 2002, 2003, ... 1-May, 1-Jul, 1-Sep,... Tri4, Tri1, Tri2,... texto2, textoA, texto3, textoA,... 2º Período, 3º Período,... Producto 2, Producto 3,... cap02.indd 16 5/8/2005 08:38:57 Edición de hojas de cálculo Excel sin Esfuerzo 19 El submenú Borrar está integrado por cuatro opciones: Todo, Formatos, Con- tenido Supr, Comentarios. Claro que también puede apelar al recurso de meter sus toscas manos, apretar la tecla Delete (Supr), y borrar todo el contenido. Para hacer un borrado más específico y coherente, sin embargo, le recomiendo el uso de una de las opciones vistas más arriba, que se explicarán más abajo. Todo: ¿Recuerda el temible “Botón Rojo” que – decían los yanquis – los so- viéticos tenían durante la Guerra Fría? ¡Tensión total! Habría sido suficiente que Nikita Krushev se tomara un trago más de vodka y… ¡adiós planeta Tierra! ¡Qué horror! En Excel la opción Todo no deja piedra sobre piedra. Borra los comentarios, el formato, y el contenido de la celda… La comparación ha sido pésima, lo admito, pero tenía que llamar la atención de alguna forma. Formatos: Deshace el formato de la celda, sin borrar el contenido o el comentario insertado. Le pido me disculpe, pero no pude encontrar ninguna abyecta analogía para esta opción. Contenido Supr: Se corresponde con la tecla Delete, o su efecto es el mismo (borra sólo el contenido). Se halla en la lista más bien por la estandarización de Microsoft. Es algo que queda a criterio del cliente. Comentarios: ¿Hace falta comentar los Comentarios? Sí, creo que sí. Explicaré más adelante la inserción de comentarios en la hoja de cálculo así como su relevancia. Por el momento baste decir que, al hacer clic aquí, se borrará el comentario. Deshacer/Rehacer una acción Presente en todas las aplicaciones de Office, la función Deshacer/Rehacer acción permite rectificar los errores más frecuentes de escritura, así como restituir datos accidentalmente eliminados. Es sumamente intuitiva y abarca muchos aspectos. Por tal razón, no debe confundirse con Borrar celdas. Además, también sirve para autorrelleno, fórmula, función... Ilustración, por favor: cap02.indd 19 5/8/2005 08:38:58 Edición de hojas de cálculo20 Observe el fondo de la hoja de cálculo de la imagen. ¿No encuentra nada nuevo? ¡Ilusión óptica! He realizado diversas operaciones de formato y borrado, he cambiado el ancho de columna y ahora intento rehacer las últimas acciones. Lo primero que se hace en este caso es ir al menú Edición. En él se encuentran las opciones relativas a las modificaciones. El nombre cambiará de acuerdo con la acción realizada en la hoja de cálculo. Si la acción fue modificar el Ancho de columna, aparecerá el recurso Deshacer Ancho de columna. También existe el icono Deshacer . Observe que, tanto a través del menú como del icono, es posible acceder a una lista de las últimas acciones realizadas. Con lo cual basta con pasar el cursor del ratón por las que se quieren borrar y hacer clic en Enter. En la opción del icono, basta con hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre la flecha. Buscar/Reemplazar datos – ¡Ahora es la mía para escribir en la pizarra! Bueno, ahí va. Voy a ser breve. Para localizar y/o sustituir uno o varios datos de la hoja de cálculo, haga clic en el menú Edición y de ahí pase al submenú Buscar (o en su lugar a Reemplazar). – Eso es todo. Basta con teclear la expresión en el recuadro específico y hacer clic en Buscar siguiente. Para reemplazar, escriba la nueva información y haga clic en Reemplazar. ¿Le parece bien así? Cómo eliminar celdas, fi las y columnas Observe la hoja de cálculo siguiente. Es la lista oficial de goleadores de la Liga, donde se incluyen los goles registrados hasta el momento. Un aprendiz de un peri- ódico de gran circulación, intentando hacer un buen trabajo, no se limitó a buscar cap02.indd 20 5/8/2005 08:38:58 Edición de hojas de cálculo Excel sin Esfuerzo 21 los números en la LFP, con vistas a la próxima edición del Cuaderno Deportivo, sino que por propia iniciativa decidió incluir un sexto campo de información que, si bien merece aplausos por la (in)fidelidad histórica, carece de cualquier importancia inmediata, pues se trata tan sólo de un dato secundario y que para colmo no ha sido actualizado. ¿Y ahora, cómo hace el editor para eliminar esa columna? No, él no va a pasar el corrector por encima del texto de la columna, caro lector. Hará algo mucho mejor, más cuidadoso. Primero, el editor seleccionará dicha columna. Hecho esto, se dirigirá al menú Edición y hará clic en Eliminar. Como variante alternativa, podrá hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Eliminar. Da lo mismo. cap02.indd 21 5/8/2005 08:38:58 Edición de hojas de cálculo24 La diferencia básica entre Copiar y Cortar es que en el primer caso se genera una copia de las informaciones que se insertarán en otra área de esa hoja de cálculo o documento de Office, mientras que en el segundo se elimina de su lugar de origen el sector seleccionado con el fin de “pegarlo” en otro lugar. Estoy tentado de cortar este fragmento e incorporarlo a un documento de Word. ¿Proceso complicado? ¡Nada de eso! Parodiando al poeta, los demás programas profesionales que me perdonen, pero la interacción es algo fundamental. ¡Y eso al Office le sobra! Es todo tan gráfico que, al hacer clic en Cortar, el área seleccionada aparecerá bordeada por la línea discontinua que caracteriza la zona de corte. Después sólo hay que buscar el docu- cap02.indd 24 5/8/2005 08:38:59 Edición de hojas de cálculo Excel sin Esfuerzo 25 mento destino, hacer clic con el botón derecho en un área específica y seleccionar la opción Pegar. También puede acceder a las opciones Cortar, Copiar y Pegar a través de sus respectivos iconos, localizados en la barra de herramientas, o haciendo clic en el menú Edición y seleccionando la opción deseada. En fin, que son muchos los caminos que conducen al ítem deseado. Seguramente se habrá dado cuenta de que, antes de elegir la opción Copiar o Cortar, Excel había mantenido desactivada la opción Pegar. Esto es así debido al hecho de que para pegar es necesario previamente haber copiado o cortado. Es este un mecanismo utilizado por todo los paquetes de Office con el fin de evitar que haga algo indebido, o, mejor aún, que pierda tiempo intentando hacer algo que no tendrá ningún resultado práctico. Pero… volvamos a lo que nos interesa. Mover y transferir datos de acá para allá, de allá para acá, está chupado, ¿no es así? (¡Caramba, metí la pata!) Nombrar celdas y grupos de celdas Pues bien, tal y como dijimos, es posible nombrar las celdas o los conjuntos de celdas y acceder a ellos rápidamente cuando resulte necesario. A continuación, los pasos a seguir para lograr hacerlo con éxito: 1. Antes de bautizar o rotular un conjunto de celdas, piense en un nombre de fácil comprensión, como, por ejemplo, Puntos. 2. Seleccione la celda o conjunto de celdas – contiguas o no – que desee nombrar. Haga clic en la casilla Cuadro de nombres, a la izquierda de la barra de fórmulas (situada en la parte superior de la ventana de Excel), teclee el nombre deseado y pulse Enter. Vale destacar que no puede nombrar una celda mientras se está modi- ficando su contenido. cap02.indd 25 5/8/2005 08:39:00 Edición de hojas de cálculo26 3. Después de nombrar el conjunto de celdas, puede moverse rápidamente por la hoja de cálculo, utilizando para ello las teclas de método abreviado Ctrl + I, o simplemente presionando la tecla F5 y seleccionando a continuación el nombre del conjunto de celdas y presionando Aceptar. Insertar comentarios Tal y como vimos a comienzos del libro, una celda puede ser pequeña en apa- riencia, pero es capaz de contener fórmulas, funciones y atribuciones sumamente complejas. Y puesto que esto es así, la opción Comentario sirve para insertar con- sideraciones y recordatorios sobre los procedimientos utilizados. Para un trabajo en equipo es esencial. Para los olvidadizos de turno, ídem. Haz clic sobre la celda en la que deseas insertar tus observaciones. A continuación ve al menú Insertar y haz clic en Comentarios. Observa: cap02.indd 26 5/8/2005 08:39:00 Edición de hojas de cálculo Excel sin Esfuerzo 29 Problema VI: El controlador de relleno no funciona. Solución: En el menú Herramientas, haga clic en Opciones, acceda a la guía Modificar y asegúrese de que la opción Permitir arrastrar y colocar celda haya sido seleccionada. Cuando se seleccione una fila o columna entera, Excel mostrará el controlador de relleno al principio de la fila o de la columna. Problema VII: Hace falta copiar un valor y no rellenar una serie. Solución: Muy simple: basta con seleccionar los valores predeterminados y mantener presionada la tecla Ctrl al arrastrar el controlador de relleno. Problema VIII: Desaparece la información al arrastrar el controlador de relleno. Solución: Si arrastra el controlador de relleno hacia arriba o hacia la izquierda de una selección, y se detiene en las celdas seleccionadas sin traspasar la primera columna o la fila superior de la selección, Excel excluirá los datos dentro de la selección. Debe arrastrar el controlador de relleno hacia fuera del área seleccionada antes de soltar el botón del ratón. Problema IX: Al aplicar el formato Texto a los números, estos no cambian al formato texto. Solución: Si ya ha introducido los números y ha aplicado el formato Texto a las celdas, haga clic en cada celda, presione F2 y Enter para insertar otra vez los números como texto. cap02.indd 29 5/8/2005 08:39:01 Formato de la hoja de cálculo30 Formato de la hoja de cálculo Formato Puesto que Juan así lo prefiere, seré breve como la propaganda electoral de un partido enano, y pragmático como la selección alemana de fútbol. La expresión for- matear no podría encontrar mejor definición que la que aparece en el diccionario. En Excel, la adaptación a un determinado patrón auxilia en trabajos de tipo académico e informes de empresa, que casi siempre exigen rigor y una estructura predefinida con la que incrementan su valor. Eso sin tener en cuenta la validez estética que ello proporciona. Formato de celdas Aumentar el tamaño de la fuente, modificar su estilo, utilizar las negritas, el subrayado, las cursivas… Todo eso (y mucho más) son recursos de formato de datos. Tanto es así, que sus respectivos iconos se encuentran en la Barra de Formato. cap03.indd 30 5/8/2005 08:39:25 Formato de la hoja de cálculo Excel sin Esfuerzo 31 Con el fin de facilitar nuestro trabajo, los iconos de texto están bastante próximos unos de otros. Para modificar la configuración de la fuente, seleccione la sección de la hoja de cálculo que se modificará y elija las opciones deseadas. Además de los tradicionales tamaño y tipo de fuente, hay también otras opciones, como el color de la fuente, representada por la letra A subrayada en rojo. Al hacer clic sobre el icono, aparecen diversos colores. Como las opciones son intuitivas, haga las modificaciones que desee, seleccione su nuevo estilo y... ¡listo! Bordes y tramas Incluir bordes y tramas en una celda es una eficaz forma de destacarla en una hoja de cálculo. Para hacer uso de este recurso, puede seleccionar en el menú Ver, la Barra de Herramientas y, una vez allí, Bordes. Al aparecer la barra de herramientas Bordes, haga clic en la flecha de la izquierda y elija Dibujar borde o Dibujar cuadrícula de borde. Y a continuación haga clic en la celda donde desee incluir un borde. Si quiere situar bordes alrededor de toda la celda, haga clic en su centro con la herramienta de dibujar borde y arrástrela sobre la línea. Dado el caso de que desee incluir un borde externo alrededor de una columna, haga clic en el centro de la celda, con la herramienta de dibujar borde, y arrástrela sobre la columna. Para aplicar un estilo de línea de borde diferente, haga clic en la flecha de la derecha, la de Estilo de línea y seleccione el estilo de tu preferencia. En el botón de al lado, puede también cambiar el color de la línea. Por último, en caso de que quiera eliminar un borde, basta con hacer clic en Borrar borde (representado por el icono del borrador) y seleccionar la celda cuyo borde desea borrar. Para eliminar más de un borde, basta con arrastrar el «borrador» sobre los bordes deseados. cap03.indd 31 5/8/2005 08:39:30 Formato de la hoja de cálculo34 Otra opción se encuentra en el menú Formato, opción Celdas y, en la guía Número, seleccione el formato que con-sidere más adecuado para su presen- tación. En esta misma ventana, puede encontrar una vista preliminar del resul- tado final. El formato condicional No seré demasiado específico (todavía), ya que el formato condicional requiere cierto dominio de algunas herramientas de Excel que se estudiarán en los próximos capítulos. Pero nada impide que pueda tener una idea de en qué consiste, ¿verdad? El formato condicional destaca con un sombreado o color de fuente el conjunto de celdas que cumpla con una condición específica. Por ejemplo: si la celda B4, calabaza, perteneciera a legumbre, y esa fuera la información que realmente estoy buscando, entonces Excel marcaría automáticamente esa celda. Es de extraordinaria utilidad para quien esté elaborando un informe del objetivo perseguido por las ventas y tenga que analizar los meses en que el resultado fue igual o superior al objetivo. Para localizar el recurso en Excel, visita el menú Formato y detente en Formato condicional. Para agregar, modificar o eliminar formatos condicionales, seleccione las cel- das con los datos a los que va a dar formato. En el menú Formato, haga clic en Formato condicional. Para determinar el criterio de formato según determinados valores en las celdas seleccionadas, haga clic en Valor de la celda, seleccione la frase de comparación y teclee un valor fijo. Si quisiera utilizar una fórmula con criterio de formato, haga clic en Fórmula e introduzca la fórmula que se evaluará. A continuación, haga clic en Formato y seleccione el formato que desea aplicar cuando el valor de la celda cumpla la condición. Para añadir otra condición, sólo tiene que repetir el procedimiento. Puede es- pecificar hasta tres condiciones. Si ninguna de las tres fuera verdadera, las celdas mantendrán el formato predeterminado. Sin embargo, si especifica más de una condición y si más de una fuera verdadera, Excel aplicará solamente los formatos de la primera condición verdadera. cap03.indd 34 5/8/2005 08:39:31 Organización y visualización de las hojas de cálculo Excel sin Esfuerzo 35 Organización y visualización de las hojas de cálculo Aplicación del zoom en hojas de cálculo Una cámara fotográfica, por ejemplo, exige un buen sistema de zoom, pues el ajuste del enfoque es un detalle fundamental para cualquier fotógrafo, aun cuando se trate de un aficionado. Cuando hablamos del Excel, la importancia del zoom recae en la lectura de quien trabaja con hojas de cálculo en la pantalla, ya que no es raro tropezarse con el usuario con la vista cansada. Es esta una de las razones de la aparición de ese recurso en el paquete Office. Su uso no es nada difícil. En la barra de herramientas estándar, haga clic en su icono. Entonces aparecerá la siguiente escala: 25%, 50%, 75%, 100%, 200%. Es posible seleccionar entre 10 y 400%. Pero recuerde siempre que la impresión se realizará en 100%, sea cual sea el tamaño de visualización empleado. cap04.indd 35 5/8/2005 08:39:44 Organización y visualización de las hojas de cálculo36 En caso de que así lo desee, también puede mostrar su hoja de cálculo a pantalla completa, lo que evidentemente facilitará la visualización de los datos. Para ello, basta con hacer clic en Ver, y seleccionar la opción Pantalla completa. Para regresar al modo de presentación normal, haga clic en el botón Cerrar pantalla completa que ha aparecido en la pantalla. Si por casualidad hubiera ocul- tado la barra de herramientas Pantalla completa, puede restaurarla haciendo clic en Pantalla completa, en el menú Ver. Dividir Inmovilizar paneles ¿Por qué paneles y no más hojas de cálculo? Me explico: cuando hablamos de paneles en Excel, es porque la hoja de cálculo ha sido dividida y separada por barras de desplazamiento verticales y horizontales. De tal forma es posible trabajar una hoja de cálculo desde diversas perspectivas, lidiando simultáneamente con datos de diversos sitios. En un informe estadístico, por ejemplo, ese recurso es indispensable para hacer comparaciones y rectificaciones. Aplicarlo es muy sencillo. En el menú Ventana, seleccione entre Dividir e Inmovilizar paneles. Observe lo que ocurre cuando elige Dividir: cap04.indd 36 5/8/2005 08:39:49 Organización y visualización de las hojas de cálculo Excel sin Esfuerzo 39 Para mostrar nuevamente las celdas ocultas, basta con hacer clic en el botón de- recho del ratón en la parte de la hoja de cálculo en que tales celdas deberían hallarse y seleccionar la opción Mostrar. Cuando oculta partes de un libro de trabajo, los datos no se muestran, pero no se eliminan del libro de trabajo. Si guarda y cierra el libro de trabajo, los datos ocultos se mantendrán igualmente ocultos la próxima ocasión en que el libro de trabajo se abra. Si imprimiera el libro de trabajo, Microsoft Excel no imprimirá las partes ocultas. cap04.indd 39 5/8/2005 08:39:51 Gráfi cos40 Gráfico Un gráfico es la mejor forma de representación visual de una hoja de cálculo. Estoy tan seguro de ello que si el tema fuese llevado a votación al Parlamento, apuesto a que todos estarían a su favor. Sin embargo, sucede que existen los escépticos y los que requieren de una de- mostración. Para ellos proclamo que el fruto de décadas de investigación científica se puede condensar en una sola página, sin detrimento del contenido. ¿Imposible? Comprendo su incrédula opinión. Es incluso razonable. ¿Pero quién diría que Brasil llegaría a tener un tenista que ocuparía el número uno del mundo? ¿Y en qué cabeza podría caber que Luciano Pavarotti cantaría Roots Bloody Roots con Sepultura, y que Schwarzenegger sería gobernador de California? – Caramba, ¿y para qué estaré haciendo estas comparaciones tan estúpidas? Un gráfico es capaz de dialogar con varias informaciones a la vez. Una proyección en línea, por ejemplo, explica cuál ha sido la trayectoria estadística entre dos datos (o puntos) estudiados. A partir del impacto causado por la lectura de esta representación, podemos extraer una serie de consideraciones y análisis sofisticados. A semejanza del cálculo mediante fórmulas, dibujar un gráfico en Excel es tan fácil como chasquear los dedos. ¡Con gran nivel de precisión! ¡Un portento! Además, son los propios estadísticos quienes recomiendan el uso de Excel para tareas propias del género. Es el camino más corto para causar buena impresión en la reunión de la firma y además servir de modelo de genio de las matemáticas al caradura del de finanzas. Asistente para gráfi cos Una de las características del paquete Office es la ayuda recurrente de los Asistentes. El Asistente para gráficos es una ventana de diálogo progresiva, en la que las etapas de selección componen un gráfico a partir de modelos estándar o personalizados. Puede encontrarlo en el menú Insertar, haciendo clic en la opción Gráfico: cap05.indd 40 5/8/2005 08:40:03 Gráfi cos Excel sin Esfuerzo 41 La pantalla principal del Asistente presenta dos tipos de gráficos (subdivididos en Tipos estándar y Tipos personalizados) y muestra un hermoso listado de mo- delos. Si observa la parte superior de la ventana, podrá ver que este es el primero de cuatro pasos. Lo cual significa que, tras cuatro o cinco clics, ¡la hoja de cálculo se convertirá en un gráfico de precisión quirúrgica! Tipos de gráfi co Para cada información extraída de las fórmulas existe un tipo de gráfico que puede reflejarla mucho mejor. Siendo esto así, es fundamental precisar qué tipo de gráfico emplear. Además, este no es el primer paso por puro capricho. En Excel, como ya mostramos, hay dos tipos de listas de gráficos: A) Tipos estándar B) Tipos personalizados La lista estándar incluye los tipos básicos de composición gráfica. Sus posi- bilidades van desde los tradicionales Circular y Barras, hasta variantes inusitadas, como XY (Dispersión) y Radial. En general, los tipos estándar se identifican como pertenecientes al conjunto de modelos de Estadística. cap05.indd 41 5/8/2005 08:40:09 Gráfi cos44 Haga clic ahora en Siguiente. En el tercer paso se inicia un minucioso proceso en la elaboración del gráfico. Pasaré por alto algunos aspectos, puesto que a fin de cuentas lo que nos proponemos en este momento es elaborar un gráfico elemental. Estamos en la fase de entrenamiento. En el campo Título del gráfico, bautizaremos el gráfico como… Gráfico1… También podría ser Gráfico de Venta de productos. Algo nada original. Sólo práctico. Siguiente. En el cuarto y último paso, tenemos que elegir dónde insertar nuestra creación visual. ¿En una hoja nueva o Como un objeto en la misma hoja de cál- culo en que venimos trabajando? La respuesta dependerá de sus necesidades. Aquí elegiremos la misma hoja de cálculo. Y entonces… ¿cuál será el resultado? cap05.indd 44 5/8/2005 08:40:10 Gráfi cos Excel sin Esfuerzo 45 ¡Una obra maestra! Bueno, no hay que exagerar… Tenga en cuenta que sólo se trata de un ejemplo. El gráfico puede ajustarse en la pantalla (aumentar, disminuir, centrar…). Basta con hacer clic en sus bordes y arrastrarlos hasta el lugar deseado. Ejes ¿Conoce los datos descritos en un informe? Pues bien, tales datos tendrán que ser convertidos y ordenados para adaptarse al gráfico. Todos los campos de valores van a ocupar un lugar en el diseño, de forma tal que las líneas y curvas habrán de tener un significado claro e interrelacionado. Cada uno de ellos, por consiguiente, representa un eje de su información. No todos los tipos de gráfico exigen un eje, que, en general, se aplica a modelos como Barras, Líneas o Columnas. Un gráfico como Circular por razones obvias no requiere ejes. A partir de tal razonamiento, el eje (cuando es necesario) se clasifica en dos: Eje de categorías y Eje de valores. El Eje de categorías (¡la X de marras!) se subdivide en Automático, Categoría y Escala de tiempo. Mientras que el Eje de valores (¡la Y, por supuesto!), es optativa, pero su inclusión facilita – ¡y mucho! – la comprensión de los datos analizados. Rótulos y textos en el gráfi co No sólo de fórmulas y funciones vive un informe. Para elaborarlo, es necesario un método utilizado en todas las formas de cultura: la identificación. Es un proce- cap05.indd 45 5/8/2005 08:40:10 Gráfi cos46 dimiento simple, indoloro y que no cuesta nada –salvo algunos caracteres. Insertar títulos y rótulos en el gráfico es exactamente lo que vamos a estudiar ahora. Para ello, siga los pasos del siguiente ejemplo: 1. Cree una nueva hoja de cálculo e introduzca los siguientes datos: 2. Seleccione las celdas que se extienden de A3 a G8, haga clic en el icono Asistente para gráficos y seleccione el tipo de gráfico Columnas. Después haga clic en Siguiente. 3. Seleccione si el gráfico se mostrará en serie en Filas o Columnas y haga clic en Siguiente. cap05.indd 46 5/8/2005 08:40:10 Gráfi cos Excel sin Esfuerzo 49 10. Luego, haga clic en Siguiente y seleccione la opción En una hoja nueva y presione Finalizar. Edición de gráfi cos El gráfico ha sido concluido, cierto; pero se da cuenta de que algo no ha salido como quería. ¿Será necesario comenzarlo todo desde cero? Como es un lector atento, debe haberse dado cuenta de que ya hicimos esa pregunta con anterioridad, y su respuesta es un sonoro “¡No!». Pues bien, nada como escribir para personas inteligentes… Así pues, sólo nos resta mostrar cómo proceder. Los datos presentados en el gráfico se hallan vinculados a la información con- tenida en la hoja de cálculo. Así pues, cada vez que modifique algo en la hoja de cálculo, inmediatamente el gráfico se alterará y se actualizará. Puede ocurrir, sin embargo, que quiera modificar el orden de trazado de las series de datos. En ese caso, el procedimiento es un poco más complejo. Siga los pasos que a continuación aparecen: 9. Haga clic en la pestaña Tabla de datos y seleccione la opción Mostrar tabla de datos para poder confrontar la hoja de cálculo y el gráfico. cap05.indd 49 5/8/2005 08:40:11 Gráfi cos50 1. Haga clic en la serie de datos del gráfico que quiera modificar. Para cambiar el orden de trazado de tales datos en un gráfico de superficie, haga clic en un código de leyenda. 2. También puede ir al menú Formato, y pinchar en Secuencia de datos selec- cionada e, inmediatamente, hacer clic en la pestaña Orden de las series. 3. En la ventana Orden de las series, haga clic en la serie que desea mover. Para colocar la serie en el orden deseado, haga clic en Subir o en Bajar. Fácil, ¿verdad? Entonces pasemos al siguiente ítem. Es posible que desee modificar el rango de celdas en que está basado el gráfico. Se trata de algo bastante sencillo. Primeramente, haga clic en el gráfico que desea modificar, después acceda al menú Gráfico con el botón derecho del ratón, haga clic en Datos de origen y, enseguida, en la pestaña Rango de datos. Cerciórese de que se ha seleccionado toda la referencia en la ventana Rango de datos. En la hoja de cálculo seleccione las celdas que contienen los datos que quiere que aparezcan en el gráfico. Si quiere que los rótulos de columna y fila aparezcan en el gráfico, incluya las celdas que contienen estos rótulos en la selección. Otro procedimiento de edición muy frecuente y sencillo, es la exclusión de ítems de un gráfico. Como bien sabe, si excluyes los datos de la hoja de cálculo, otro tanto ocurrirá automáticamente con los datos del gráfico. Pero, en caso de que desee eliminar datos solamente del gráfico, debe hacer clic en la serie de datos que desea eliminar y presionar Delete (Supr). Con frecuencia el gráfico ya está listo y decide dejar algún lado oculto en la hoja de cálculo. ¿Se mantendrá oculta esa información también en el gráfico? Para controlar la exhibición de datos ocultos de la hoja de cálculo, en un gráfico, haga clic en el gráfico. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la pestaña Gráfico. Después, proceda de acuerdo con una de estas opciones: • Para mostrar todos los datos de la hoja de cálculo en el gráfico, incluso si algunas filas o columnas estuvieran ocultas, desactive la opción Trazar celdas visibles solamente; • Para impedir que las filas o columnas ocultas se muestren en el gráfico, marque la opción Trazar celdas visibles solamente. cap05.indd 50 5/8/2005 08:40:12 Impresión Excel sin Esfuerzo 51 Impresión Imprimir en Excel Imprimir una hoja de cálculo en Excel exige tomar ciertas precauciones, sobre todo en relación con la configuración de la página que se imprimirá. Los saltos de página no son tan visibles como en Word y ese “encender la impresora y poner el ratón en Imprimir” puede no ser un expediente satisfactorio. Es por ello que cada uno de los pasos en el proceso de impresión tiene una importancia progresiva, de ahí que se deba transitar por esa escala paso a paso. También porque, francamente, perder todo un trabajo por descuido es algo cruel. ¿No le parece? Visualizar la impresión En el menú Archivo, se halla el submenú Vista preliminar. Al hacer clic sobre él, una nueva ventana de trabajo aparecerá. Y el cursor del ratón se trasformará en una lupa como la de Sherlock Holmes: cap06.indd 51 5/8/2005 08:40:29 Impresión54 Encabezado y pie de página Las notas al pie de página y los encabezados son más usuales de lo que usted se imagina. Un encabezado, por ejemplo, puede ser el símbolo de su empresa, una dirección, etc. En los informes profesionales, encabezados y pies de página son casi obligatorios. Es lo menos que se le puede exigir a un buen trabajo. ¡Vea cuántos recursos! Tanto el encabezado como el pie de página cuentan con una lista predefinida. Claro está que nuevos patrones pueden añadírsele. Observe que encima del menú, un área blanca muestra cómo se inscribirá el encabezado o el pie de página en la hoja de cálculo. Pero, algo curioso, muy curioso, son los botones de personalización. Están allí, muy atrayentes, en el mismo centro de la pantalla. Es como si nos gritaran: “¡Oigan, estamos aquí!” ¡Y cuántas posibilidades ofrecen! El botón de la izquierda es Personalizar encabezado, y posibilita que puedas configurar un encabezado que se mostrará en todas las páginas de su hoja de cálculo. Mediante los botones ahí presentes podrá dar formato a textos de encabezado, insertar fecha, número de página y hasta una imagen. Basta con hacer clic en el botón deseado. Las mismas opciones son válidas para el botón Personalizar pie de página. cap06.indd 54 5/8/2005 08:40:35 Impresión Excel sin Esfuerzo 55 Área de impresión En teoría, creo que ese pequeño gran recurso ha quedado claramente explicado. El área de impresión es el sector de la hoja de cálculo que realmente se imprimirá. Al seleccionar y arrastrar el ratón sobre el área deseada, es poco lo que entonces queda por hacer: ir hasta el menú Archivo, elegir la opción Área de impresión y hacer clic en Definir área de impresión. Dicha área quedará marcada con el tradicional punteado. En caso de que quiera imprimir las líneas de la hoja de cálculo, con las cua- drículas de cada ítem, puede acceder, a través del menú Archivo, a Configurar página y hacer clic en la pestaña Hoja. Una vez en ella, sólo tiene que seleccionar el ítem Líneas de división. Otra opción de este ítem es el Orden de las páginas, el que le permitirá seleccionar la secuencia de impresión, es decir, si la hoja de cálculo se imprimirá Hacia abajo, luego hacia la derecha, o Hacia la derecha, luego hacia abajo. cap06.indd 55 5/8/2005 08:40:36 Solución de errores56 Solución de errores Solución de los problemas de impresión Esta es la prueba definitiva de que el señor Juan no hizo lo establecido. Segura- mente se saltó algún paso. Si lo hubiera seguido todo según lo explicado, no se vería afectado por problemas de impresión. A lo sumo, tendría que sustituir el cartucho de tinta, o algo por el estilo... En la Ayuda de Excel, uno de los capítulos del índice general está dedicado a las fallas de impresión. Es el llamado Solución de problemas al imprimir. Después de detectar el error, busque este recurso y verifique cuál es la solución adecuada. En verdad, los problemas se resumen en tres tipos: Se imprimen datos incorrectos, La copia impresa no tiene el aspecto adecuado, La paginación es incorrecta. cap07.indd 56 5/8/2005 08:40:48 Solución de errores Excel sin Esfuerzo 59 Observe cómo al teclear una fórmula errónea, el resultado presentado fue #Nombre?. Para obtener detalles sobre el error presentado, haga clic en el menú Herramientas y seleccione la opción Comprobación de errores. Realmente será mucho más fácil corregir los errores de esta forma… Ventana de inspección La Ventana de inspección lleva a cabo un reconocimiento en su hoja de cálcu- lo, o en una parte de ella previamente seleccionada. Y punto. Yo no tengo la culpa. Es exactamente eso lo que hace. Haga la prueba de ir al menú Herramientas > Auditoría de fórmulas > Mostrar barra de herramientas Auditoría de fórmu- las. Con este recurso podrá determinar fácilmente qué celdas presentan resultados dependientes de otras y, así, localizar con precisión dónde puede estar localizada la causa del error. Esa dependencia, o una posible precedencia, se identificará me- diante flechas presentes en la hoja de cálculo. Para eliminarlas, haga clic en el menú Herramientas > Auditoría de fórmulas > Quitar todas las flechas. cap07.indd 59 5/8/2005 08:40:55 Solución de errores60 A continuación, la ventana de inspección: Curioso, ¿verdad? Ahora, para efectuar la inspección, marque el fragmento de la hoja de cálculo que quiera analizar y, desde Auditoría de fórmulas, selecciona Mostrar Ventana Inspección. Entonces surgirá una pequeña ventana. En ella selecciona Agregar inspección. Observa el resultado: A partir de este momento Excel inicia una especie de depuración de los datos de la hoja de cálculo o, para hacer uso del viejo y usado aforismo “separa el grano de la paja”. cap07.indd 60 5/8/2005 08:40:56 Protección de la hoja de cálculo o del libro Excel sin Esfuerzo 61 Protección de la hoja de cálculo o del libro Las contraseñas en Excel Pregúntele a cualquier transeúnte cuántas combinaciones alfanuméricas y contra- señas tiene que memorizar. No se sorprenda al recibir una desconsolada respuesta. El NIF, la cuenta del banco, la cuenta de ahorros, el código del buzón del teléfono móvil, DNI… Y eso sin tener en cuenta el huracán de contraseñas para acceder a la red de la empresa, a Internet y a las 452 cuentas de email. En mi querida Grecia clásica, allá por los tiempos de Pericles y Aquiles, el ciudadano no tenía esas preocupaciones. No sin razón una buena parte de las apuestas en la lotería se basan en una maraña numérica. ¡Ah! Qué tiempos aquellos en que comprábamos el número de Navidad con el cumpleaños de la mujer, de los hijos, de la abuela. Pues bien, el caso es que la protección a través de la contraseña es un mal necesario. En Excel, te protege contra seres horrorosos para que no puedan atentar contra tu hoja de cálculo, y modifi car datos, o incluso acceder a contenidos limitados. Cómo crear contraseñas en Excel La creación de contraseñas en Excel, al igual que en todo el paquete de Offi ce, responde a un criterio interesante. Para realizar la protección de un libro de trabajo, es necesario dirigirse al menú Herramientas y hacer clic en el bienaventurado Opciones. En la ventana que ahí aparece, es necesario acceder a la pestaña Seguridad. cap08.indd 61 5/8/2005 08:41:09 Protección de la hoja de cálculo o del libro64 Nos cuenta Fulano que llevaba días y días maquinando una contraseña sofi sticadísima. Había mezclado ajos con hierbajos, revuelto y vuelto a revolver, invertido ecuaciones y resultados de la Copa de 1938. Había hecho una bella ensalada. ¡Algo genial! Tanto era así que ni su mujer sospecharía. Y mira que ella era experta en descubrir todos sus secretos (por ejemplo, la deuda en el colmado de la esquina). Pero en esta ocasión su proyecto sería infalible. Sería… Pero… ¿y si algún malvado hubiera descubierto, ya fuera accidentalmente o habiéndolo espiado, la sagrada combinación? Listo como era, Fulano accedió al menú Herramientas, al ítem Proteger e hizo clic encima de Desproteger hoja. La ventana de diálogo le pidió entonces la contraseña. Fulano titubeó. No estaba seguro de si le pedían la vieja o la nueva. Sin embargo, hizo lo correcto y tecleó la vieja contraseña. La pantalla regresó a la normalidad, pero el trabajo de modifi cación no había concluido. Era necesario volver al menú Herramientas > Proteger > Proteger hoja. Fulano vio entonces la opción Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, y dedujo que debería seleccionar lo que los demás usuarios podrían alterar o no. En la parte superior tecleó la nueva contraseña. Volvió a teclearla. Por fi n su sistema de seguridad entraba en vigor. cap08.indd 64 5/8/2005 08:41:14 Protección de la hoja de cálculo o del libro Excel sin Esfuerzo 65 Eliminar la contraseña de la hoja de cálculo ¿Y si el uso de la contraseña no fuera imprescindible? Algo nada infrecuente. Pues… el procedimiento es todavía más sencillo. En el menú Archivo, existe la opción Guardar como. En la ventana de diálogo, existe un pequeño botón denominado Herramientas. Tenga la bondad de apretarlo y verá una nueva lista de opciones. Para eliminar la contraseña, haga clic en Opciones generales. Dirija la vista hacia la ventanilla Contraseña de apertura. Borre entonces los asteriscos y a continuación Aceptar. ¡Listo! No más contraseñas en su hoja de cálculo. Adiós “barrera electrónica”. Proteger una parte de la hoja de cálculo mediante contraseña Hay ocasiones en las que se desea proteger una hoja de cálculo mediante contra- seña, con lo cual se impide que algún imprudente altere celdas fundamentales, como, cap08.indd 65 5/8/2005 08:41:15 Protección de la hoja de cálculo o del libro66 por ejemplo, las que almacenan fórmulas. De esta forma, el sujeto puede visualizar los datos, pero no podrá llevar a cabo modifi cación alguna. Para lograr algo semejante, basta con hacer clic en el menú Herramientas y seleccionar la opción Proteger > Proteger hoja. Inmediatamente teclee una contraseña para desproteger y seleccione los ítems que cualquier usuario podrá modifi car. Haga clic en Aceptar. Vuelva a teclear la contraseña y concluya haciendo clic nuevamente en Aceptar. Desactivar la protección también es sencillo. Haga clic nuevamente en Herramientas, seleccione Proteger > Desproteger Hoja. A continuación teclee la contraseña que había introducido con anterioridad y presione Aceptar. Algo sumamente importante: no olvide la contraseña, pues, en tal caso, no podrá hacer modifi caciones en la hoja de cálculo y buena parte del trabajo podría perderse. Ahora bien, cabe la posibilidad de que sólo le interese proteger una parte de la hoja de cálculo. De ser así, quien la abra sólo podrá modifi car algunas celdas. Esto es muy útil cuando se desea bloquear modifi caciones de fórmulas, y permitir que sólo algunos usuarios que posean una contraseña determinada puedan modifi carla. Para poder llevarlo a cabo, haga clic en Herramientas > Proteger > Permitir que los usuarios modifi quen rangos. En la ventana que entonces aparece, haga clic en Nuevo y seleccione el rango de celdas en el que desea permitir modifi caciones. Introduzca una contraseña de acceso a esos rangos, presione Aceptar y Aplicar. Cierre la ventana, regrese a la hoja de cálculo. A continuación haga clic en Herramientas > Proteger > Proteger hoja. Tiene la opción de incluir una contraseña. Presione Aceptar. Regrese a la hoja de cálculo e intente teclear algo fuera del rango seleccionado. Verá que se le solicita una contraseña para que pueda hacer la modifi cación. Después de teclear la contraseña, tendrá acceso sólo a esa área de la hoja de cálculo. Entonces, sólo hay que desprotegerla. cap08.indd 66 5/8/2005 08:41:15 Excel y Internet Excel sin Esfuerzo 69 En caso de que el libro ya haya sido escogido, y usted no tenga nada que añadir, marque Todo el libro y finalice con Guardar. De lo contrario, un nuevo camino le espera. Y su puerta de entrada es el botón Guardar. Visualización de la hoja de cálculo en la Red Si quiere visualizar cómo aparecerá su archivo en Internet, basta un simple clic en el menú Archivo y otro en Vista previa de la página Web. Se abrirá entonces la ventana de su navegador y la página hará su aparición. Modifi cación y almacenamiento de datos en un sitio Va a ser la presencia o la ausencia de la interactividad lo que mejor definirá cómo modificar una hoja de cálculo creada en Excel. Si ha almacenado y ha publicado datos interactivos, no es aconsejable abrir el archivo html resultante en el propio Excel para llevar a cabo las modificaciones. Es recomendable modificar el libro de trabajo original (archivo.xls) en el que se basan los datos, y publicar nuevamente los ítems interactivos en la página Web. Ahora bien, en caso de que tenga almacenados o publicados datos no interactivos, puede abrir el archivo html directamente en Excel, hacer las modificaciones y guardarlo nuevamente. Conviene destacar que si quisiera modificar el archivo html en un editor para Web, tendrá obligatoriamente que conocer un poco de programación para Internet. cap09.indd 69 5/8/2005 08:41:33 Formularios70 Formularios Un formulario no suele ser visto con bueno ojos. En general, esa inofensiva palabra de 10 letras se encuentra vinculada a nociones tales como demora, cola, y oficina pública. ¿Quiere saber por qué? ¡Qué paciencia hay que tener! Por favor, no le preste atención a esa palabrería insignificante. ¡Lo único que intentan es calumniar al pobre formulario! Trate de desprenderse inmediatamente de ese prejuicio. La burocracia es inevita- ble, como el aire. Y los formularios, por muy tediosos que sean, son los responsables directos de la rapidez en las soluciones. Su uso es indispensable en cualquier banco de datos elaborado en Excel. Pero bueno, por fin… ¿qué elementos integran un formulario? Respuesta inmediata: un formulario se halla integrado por campos y registros. El campo es un conjunto de informaciones similares dentro de una tabla. Mien- tras que el registro representa un grupo determinado de campos. Para entender esto, sólo hay que establecer una analogía con Excel, en el que los títulos de las diferentes columnas serían los campos: Nombre, Dirección, Salario, etc. Las líneas, por su parte, representarían los registros, como por ejemplo, José, Calle 23, $ 2.000,00, etc. Excel ofrece dos tipos básicos de formulario: Formulario de datos: Abre una ventana de diálogo que permite la inclusión, alteración, exclusión y localización de registros. Se puede decir que este es el modelo tradicional de formularios. Formulario de hoja de cálculo: Con él es posible confeccionar modelos personalizados o con un gran nivel de detalles. Este modelo puede elaborarse con el auxilio del lenguaje de programación VBA (Visual Basic for Applications). Cómo elaborar formularios Antes de comenzar la explicación, observe la imagen siguiente. Preste atención al mensaje proporcionado por el glorioso Excel: cap10.indd 70 5/8/2005 08:41:52 Formularios Excel sin Esfuerzo 71 Juan bien sé que no, pues lo vigilo de cerca, pero usted, lector curioso, segura- mente ha localizado, en el menú Datos, la opción Formulario, ha hecho clic y… ¡qué ventana tan desagradable, desalentadora e inconveniente! Vale, comprendo. Estoy lejos de censurar su actitud. Seguramente se habrá percatado, amigo lector, de que la curiosidad es una cualidad que valoro mucho. Quien actúe así, siempre ganará puntos en la opinión que me merece. ¡Y la opinión de Maestro es un asunto muy serio! Desgraciadamente, sin embargo, me veo obligado a rectificar: ¡jamás se ha de pasar por alto una fase del proceso, pues si no el proceso completo se vendrá abajo! No haga como yo, que olvidé mencionar los Rótulos, tan importantes en la organización adecuada de los datos. ¡Me comporté como un inepto total, lo confieso! Ponga a trabajar su raciocinio (nada difícil para usted –aunque para Juan…): los campos tienen necesidad de nombres, ¿verdad? Los rótulos nombran campos. Por consiguiente, no hay formulario que opere sin rótulos. ¿Se da cuenta del asunto? ¿Eh? ¿Eh? En la propia ventana del mensaje aparecen, además de la alerta, las “solucioná- ticas” de las “problemáticas”. En caso de que quiera utilizar la primera línea de la selección como rótulo, basta con Aceptar. Lo ideal es que, desde el mismo inicio, seleccione todas las celdas que se presen- tarán en los formularios y, de inmediato, haga clic en el menú Datos, y seleccione Formulario. Excel asumirá los datos de la primera línea de la hoja de cálculo como los rótulos de las columnas, y los ítems relacionados abajo como los registros. Observe el siguiente ejemplo: cap10.indd 71 5/8/2005 08:41:58 Tablas y gráfi cos dinámicos74 ¿Qué le parece si creamos un informe de tabla dinámica? Para ello, haga clic en el menú Datos, y seleccione la opción Informe de tablas y gráficos dinámicos. Precise dónde están los datos que desea almacenar. Para nuestro ejemplo, elija Lista o base de datos de Microsoft Office Excel. Seleccione Tabla dinámica en el ítem ¿Qué tipo de informe desea crear? Haga clic en Siguiente.
Sugerencia: En esta pantalla aparecen diversos ítems. Analice el significado de cada uno de ellos: • Lista o base de datos de Microsoft Office Excel: la tabla dinámica servirá para resumir datos de una lista con varias columnas, creada anteriormente en Excel. • Fuente de datos externa: la tabla dinámica servirá para consultar y resumir los datos de archivos o tablas de una base de datos externa, creada en aplicaciones o en sistemas de gestión de bases de datos, como Access, FoxPro, dBase, Oracle o SQL Server. • Rangos de consolidación múltiples: la tabla dinámica servirá para combinar y resumir datos de varios rangos de hojas de cálculo de Excel que poseen nombres de línea y de columna. • Otro informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico: puede utilizar los datos de una tabla dinámica ya existente en el mismo libro de trabajo. Seleccione el rango que contiene los datos y haga clic en Siguiente. cap11.indd 74 5/8/2005 08:42:21 Tablas y gráfi cos dinámicos Excel sin Esfuerzo 75 Precise el sitio en que quiere ubicar el informe de tabla dinámica: en la Hoja de cálculo nueva o en la Hoja de cálculo existente. Presione Finalizar. A continuación, el asistente reservará un área de la hoja de cálculo para el infor- me y una lista con los campos disponibles. A medida que arrastre los campos de la ventana de la lista hacia las áreas estructuradas en temas, Excel resumirá y calculará el informe automáticamente. Cuantos más campos incluya en un área, más detalles contendrá la Tabla dinámica: Informe de gráfi cos dinámicos Para crear rápidamente un gráfico con los datos existentes en la tabla dinámica, basta con presionar el botón Asistente para gráficos en cualquier tabla dinámica. Otra vía para crear un gráfico dinámico es situar el cursor en cualquier lugar de la página elegida y hacer clic en el menú Datos y a continuación en Informe de tablas y gráficos dinámicos. En la primera ventana del asistente, seleccione cap11.indd 75 5/8/2005 08:42:21 Tablas y gráfi cos dinámicos76 Informe de gráfico dinámico y siga los mismos pasos vistos en la creación de la tabla dinámica. Aparecerá la barra del menú gráfico y la de la tabla dinámica, que le permitirán personalizar su gráfico, a través de la selección del tipo deseado. Haciendo clic sobre el gráfico, podrá determinar su diseño. A continuación, la ventana que verá en Excel: Inserción, modifi cación, eliminación y exhibición de datos Observe la imagen siguiente: cap11.indd 76 5/8/2005 08:42:22 Filtrado y clasifi cación de datos Excel sin Esfuerzo 79 En ella basta con seleccionar el campo deseado en Ordenar por, precisar si el orden será Ascendente o Descendente y hacer clic en Aceptar. Si así lo quisiera, puede definir un segundo y tercer criterio, en caso de que los datos iniciales sean iguales. Verá que el ordenamiento de datos es indispensable para hacer búsquedas en las listas. Filtrar un rango Un útil recurso de Excel, muy utilizado en listas con gran cantidad de líneas, es el Autofiltro. En líneas generales, permite la selección de informaciones que satisfagan determinados criterios. Su uso es muy fácil. Con el mismo ejemplo utilizado anteriormente, sitúe el cursor en la celda A3, que representa el nombre del primer campo de datos, haga clic en el menú Datos, seleccione Filtro y, después, Autofiltro. cap12.indd 79 5/8/2005 08:42:39 Filtrado y clasifi cación de datos80 Al lado de los campos, aparecerán flechas indicadoras de listas de selección. Haga clic, por ejemplo, en la flecha al lado de Todos los productos y seleccione Arroz. Verá que aparecerá solamente la información referente a las ventas de arroz. La flecha se mantendrá en color azul, indicando que estos datos han sido filtrados. Para mostrar todos los datos nuevamente, haga clic en la flecha y seleccione Todas. Este recurso ofrece diversas opciones para filtrar los datos, razón por la cual es importante que invierta algún tiempecillo probando cada una de ellas. Para desinstalar las flechas del filtrado, haga clic nuevamente en el menú Datos, seleccione Filtro y haga clic en Autofiltro. Filtros por criterios avanzados Excel permite la búsqueda en una determinada lista a partir de la definición del filtrado con criterios avanzados. Este recurso propicia mejor la visualización de los datos filtrados y facilita la extracción de los datos buscados. Es necesario, primero, definir el rango de la lista en el que se hallan los datos, especificar el área en que se aplicarán los criterios de búsqueda y el área en que se ubicarán los datos filtrados. Para usar este recurso, vamos a valernos de una nueva hoja de cálculo. Seleccione el nombre de algunos campos que están en la línea 1 y cópielos en la línea 33. En la celda A31, teclee Criterio de consulta. Debajo del ítem PIB (que está en la celda E33), defina el primer criterio de búsqueda, tecleando Alicante. O sea, el objetivo cap12.indd 80 5/8/2005 08:42:40 Filtrado y clasifi cación de datos Excel sin Esfuerzo 81 Ahora, sitúe el cursor en la celda A1, haga clic en el menú Datos, seleccione Filtro > Filtro avanzado. Y, en Acción, seleccione la opción Copiar a otro lugar. En Rango de la lista, seleccione toda la lista presentada. En este caso, de A3 a E10. En Rango de criterios, seleccione de A1 a E28. En el ítem Copiar a otro lugar, escoja la celda A33. Pulse Aceptar. es mostrar solamente los datos que afectan a Alicante. (Por supuesto, en su hoja sus datos pueden ser completamente diferentes). Observe la imagen: cap12.indd 81 5/8/2005 08:42:41 Análisis de datos84 3. En la casilla Para cada cambio en, haga clic en la próxima columna a la que vamos a computar el subtotal. En este caso, Nombre. 4. En Usar función, haga clic en la función que desea usar para calcular los subtotales. En este ejemplo, Suma. 5. En el ítem Agregar subtotal a, marque la casilla de selección de cada columna que contenga los valores que se van a subtotalizar. En el ejemplo, seleccionamos el ítem Salario. 6. Si usted desea realizar un salto de página de forma automática después de cada subtotal, marque la casilla de selección Salto de página entre grupos. En caso de que necesite que los subtotales se vean arriba, y no debajo de las líneas subtotalizadas, desmarque la casilla de selección Resumen debajo de los datos. Haga clic en Aceptar. cap13.indd 84 5/8/2005 08:43:02 Análisis de datos Excel sin Esfuerzo 85 Listo. Excel agrega los botones numerados de 1 a 3 y los botones con el símbolo de + y de -. Haga clic en los mismos para ver los diferentes tipos de presentación de los datos resumidos.
Un consejo: puede usar el comando Subtotales nuevamente para añadir más subtotales con funciones de resumen diferentes. Para impedir que los subto- tales existentes se sobrescriban, desmarque la casilla de selección Reemplazar subtotales actuales. Para quitar los subtotales, basta con hacer clic nuevamente en el menú Datos > Subtotales y, en la ventana que aparece, hacer clic en el botón Quitar todos. Buscar objetivo Imagine esta situación: usted gana 1.500,00 por mes (¡podía ser más!), paga 8% de INSS y 10% de Impuesto de Renta. ¿Cuánto recibirá neto? Basta hacer algunos cálculos en Excel para llegar al desalentador resultado: 1.230,00 de salario neto. Mire una simple fórmula usada para calcular este resultado. Continuando con el ejemplo, imagine que usted necesita saber cuánto tiene que ganar para que su salario neto sea de 2.300,00 . Para resolver este problema, entrará en escena la función Buscar objetivo. Este recurso analiza una fórmula y un supuesto resultado. A partir de dichas informaciones, pase a cambiar uno de los componentes de la fórmula hasta llegar al resultado deseado. Simplifican-do: debemos usar esta función cuando queremos saber cuál es el valor inicial ideal para obtener un resultado ya definido, considerando varios criterios. cap13.indd 85 5/8/2005 08:43:02 Análisis de datos86 Para resolver el problema propuesto, haga clic en el menú Herramientas y se- leccione Buscar objetivo. En Definir la celda, teclee la celda del salario neto, B6. En Con el valor, escriba 2.300 y, en Para cambiar la celda, escriba B3, la celda del salario bruto. Mire la imagen: El nuevo salario bruto debe ser de 2.804,88 . Vaya... Excel... Solver El recurso Buscar objetivo es bastante interesante. Sin embargo, en algunos casos, si el problema tiene otras variables, puede que este recurso no se a suficiente para dar con la solución. Tomando como base el ejemplo anterior, si quisiéramos incluir otro criterio en el cálculo, como, por ejemplo, que el valor del INSS no sea superior a 100,00 , tendríamos que usar un recurso más potente: Solver. Para aprender en la práctica como usarlo, abra la hoja de cálculo del ejemplo anterior. Después, haga clic en el menú Herramientas y seleccione Solver. Teclee los datos presentados en la imagen y haga clic en el botón Resolver. cap13.indd 86 5/8/2005 08:43:03 Análisis de datos Excel sin Esfuerzo 89 1. Escriba la siguiente hoja de cálculo: 2. Haga clic en el menú Herramientas y elija la opción Escenarios. En la ventana que aparece, haga clic en el botón Agregar. 3. En Nombre del Escenario, escriba Tributación. En la opción Celdas cambiantes, teclee E14. Pulse Aceptar. 4. En la ventana Valores del escenario, escriba 5%. Pulse Aceptar. 5. Haga clic en el botón Mostrar, para ver la proyección. 6. Si usted desea crear escenarios adicionales, haga clic nuevamente en Agregar y, luego repita el procedimiento. Cuando concluya la creación de escenarios, haga clic en Aceptar y en Cerrar. 7. Para eliminar un escenario, haga clic en el menú Herramientas > Escenarios y, después, en el nombre del escenario que desea eliminar. En seguida, haga clic en Excluir. cap13.indd 89 5/8/2005 08:43:03 Importar y vincular hojas de cálculo90 Importar y vincular hojas de cálculo Importar datos Como ya sabe usted, el objetivo principal de Excel es automatizar los procesos de cálculo y de escritura de textos. Para ello, uno de los recursos más interesantes que el programa utiliza es la función de importar datos. Se trata de una verdadera chistera de mago (vale, sin el conejo) que permite traer a una hoja de cálculo la información grabada en archivos de texto o en una base de datos. Primero usted aprenderá a importar datos de un archivo de texto creado en el bloc de notas. Si bien este proceso es simple, extremadamente simple, hay que aclarar que es necesario que este archivo tenga algún elemento que separe los datos, que puede ser desde un espacio en blanco hasta un punto y coma, entre otros. Mire cómo hacerlo: 1. Haga clic en la celda en la que desea poner los datos del archivo de texto. Para garantizar que los datos externos no sustituyan a los existentes, cerciórese de que la hoja de cálculo no tiene datos debajo o a la derecha de la celda en la que usted ha hecho clic. 2. En el menú Datos, seleccione Obtener datos externos y haga clic en Importar datos. 3. En la casilla de selección Tipo de archivos, haga clic en Archivos de texto. En la lista asociada a Buscar en, localice el archivo de texto que quiere importar como un rango de datos externo y haga clic dos veces sobre el mismo. 4. Para especificar cómo quiere presentar el texto en columnas, siga las instruc- ciones del Asistente para importar texto y haga clic en Finalizar. 5. En la ventana Importar datos, haga clic en Propiedades para definir las opciones de Diseño y formato de datos. 6. Por último, debe seleccionar si quiere incluir los datos en la hoja de cálculo exis- tente o en una nueva hoja de cálculo. Una vez hecho esto, haga clic en Aceptar. cap14.indd 90 5/8/2005 08:43:15 Importar y vincular hojas de cálculo Excel sin Esfuerzo 91 Conexión con datos de diferentes tipos En el apartado anterior, ha visto cómo importar datos de archivos de texto. Sin embargo, puede ser que necesite realizar el análisis de los datos generados a partir de otros programas específicos para bases de datos. Para importar ese tipo de datos, siga los pasos siguientes: 1. En el menú Datos, seleccione Obtener datos externos y haga clic en Importar datos. 2. En caso de que desee abrir un origen de datos existente, haga la selección en la casilla Mis archivos de origen de datos y haga clic en Abrir. Si su objetivo es crear una nueva conexión con un origen de datos, haga clic en Nuevo origen de datos, y elija el origen al que se quiere conectar y haga clic en siguiente. 3. Escriba las informaciones solicitadas por los cuadros de diálogo del Asistente para la conexión de datos. 4. Si quiere, usted puede ejecutar este procedimiento en el cuadro de diálogo Importar datos. Haga clic en Propiedades para elegir las opciones de Definición de consulta, Control de actualizaciones, Diseño y formato de datos y luego haga clic en Aceptar. 5. Si está usando una consulta creada con Microsoft Query, o una consulta Web, haga clic en Parámetros para especificar cómo se obtendrá un valor como cap14.indd 91 5/8/2005 08:43:20 Importar y vincular hojas de cálculo94 3. En el menú Archivo, haga clic en Guardar como y grabe el libro de trabajo en una ubicación de la red que sea accesible a los usuarios que usted determine. Importante: use un libro compartido y no un servidor Web. 4. Verifique los vínculos con otros libros de trabajo o documentos y repare los que contengan defectos. Para ello, haga clic en el menú Editar y en Vínculos. Si no hay informaciones vinculadas, o sea, si no hay información que influya en los resultados de los cálculos en otras hojas de cálculos, el comando Vínculos no estará disponible. 5. Haga clic en Verificar status para actualizar el status de todos los enlaces en la lista, seleccione el vínculo presentado y ejecute la acción necesaria.
Consejo: todos los usuarios con acceso al archivo compartido de red tendrán acceso total al libro compartido, a no ser que usted use el comando Proteger hoja de cálculo, al que se accede mediante el menú Herramientas, haciendo clic en Proteger, para restringir el acceso (vea cómo hacerlo en el capítulo 9). Validación de datos Usted se debe de haber dado cuenta de una cosa al compartir una hoja de cálculo: cualquiera tiene acceso a la misma y puede introducir la información que desee. Para evitar problemas como este, es interesante usar recursos para validación de datos, que nos permiten crear algunas “reglas” a las que deben obedecer quienes introduzcan información en la hoja de cálculo. Gracias al recurso de validación, podemos definir qué tipo de información queremos que sea aceptada en un rango de celdas, o podemos, también, definir un mensaje de auxilio al usuario, indicando a qué expediente recurrir en determinada situación. Para usarlo, seleccione el rango de celdas que va usted a comprobar y entonces haga clic en el menú Datos y elija Validación. En la pantalla que aparece, espe- cifique las configuraciones, definiendo los criterios de validación. En Permitir, determine qué tipo de información se aceptará y dentro de qué intervalo. Los criterios posibles son: • Número entero: permite solamente escribir números enteros; • Decimal: acepta números fraccionarios y enteros; • Lista: permite que se especifique un elemento de la lista, que se podrá crear y separar por ; (punto y coma). cap14.indd 94 5/8/2005 08:43:20 Importar y vincular hojas de cálculo Excel sin Esfuerzo 95 • Fecha: acepta solamente entradas de fechas, y se puede usar el separador/o -. El rango permitido va de 01/01/1900 a 31/12/9999. • Hora: restringe la entrada de datos para las horas, cuyos valores deben estar separados por dos puntos. • Longitud del texto: restringe la entrada a ciertos valores a partir de la cantidad de caracteres especificada. • Personalizada: permite escribir una fórmula que devolverá un valor Verdadero o Falso. Por ejemplo: =A1>=MEDIA (B2:B3). Aquí también podemos especificar la advertencia que el usuario recibirá al tratar de hacer una modificación no válida: • Mensaje Entrante: información que se le mostrará al usuario cuando selec- cione la celda. • Mensaje de Error: mensaje que se le presentará al usuario en caso de que el valor introducido no se corresponda con uno de los criterios definidos como válidos. Puede ser de tres estilos: – Límite: no permite que se prosiga mientras no se escriba un valor válido; – Advertencia: informa sobre el problema, pero permite que se restablezcan las informaciones originales o que se mantenga el valor; – Información: sólo informa que se ha introducido un valor no válido; sin embargo, no representa un bloqueo para el usuario. Después de elegir el criterio de evaluación, usted debe especifi car a partir de qué valor se hará la validación, y hacer clic en Aceptar. Escriba algo no válido en el rango que usted ha seleccionado y verá un mensaje parecido a este: cap14.indd 95 5/8/2005 08:43:21 ¡RA tu colección Visita el sitio LEO ATEO úmeros atrasados. LEA ETel et NA EA Sino te dio tiempo y comprar nuestras. publicaciones en el Quiosco, encárgelas Poe Digerati es una joven empresa editorial perteneciente al presente en varios países, Por favor, consulta la ¿ación de preguntas las dudas más o comunes. Las revistas de Di le Digerati son obra de gente que de verdad sabe de lo A AA