explicacion de paqueteria util microsoft Excel, Apuntes de Administración de Negocios

¡Descarga explicacion de paqueteria util microsoft Excel y más Apuntes en PDF de Administración de Negocios solo en Docsity! Excel Avanzado Z016 X ES Excel 3 Índice Introducción  Novedades en Excel 2016 para Windows  Tareas básicas en Excel 2016  Buscar o reemplazar texto y números en una hoja de cálculo  Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas  Mostrar números como moneda  Usar Autorrellenar y Relleno rápido  Crear una fórmula simple  Métodos abreviados de teclado de Excel  Guías de inicio rápido de Office 2016 Conceptos básicos sobre hojas de cálculo  Crear una lista desplegable  Buscar o reemplazar texto y números en una hoja de cálculo  Dividir texto en celdas diferentes  Combinar texto de dos o más celdas en una celda  Combinar celdas  Corregir números con formato de texto aplicando un formato de número  Ajustar el texto en una celda  Movilizar filas y columnas  Transponer (girar) datos de filas a columnas o viceversa  Crear una tabla de Excel en una hoja de cálculo Guardar y compartir archivos  Compartir el libro de Excel 2016 con otros usuarios  Guardar un libro con otro formato de archivo  Guardar un libro de Excel para ofrecer compatibilidad con versiones anteriores de Excel  Guardar documentos en línea  Guardar como PDF  Usar un libro compartido para colaborar  Proteger un libro con contraseña  Proteger con contraseña elementos de la hoja de cálculo o el libro  Quitar una contraseña de una hoja de cálculo o un libro  Bloquear celdas para protegerlas INTRODUCCION 2 Buscar clanelas en nea 2 icosoftrizasojt cereilmalambcor Mapas eps led oo los li E <amaiarde muerta an cbeto Hb — E E acia porron PS . - = Realizar un recorrido = Earl Vitae ele de Ma a My Cashflow Slock Analysis My Calendar i lol l. ESA 1 basso Eta Enano pecado GASTOS INICIALES ] oyo] [emraroro E EOS ao % on =S E e E Da Ex [y Evuma + A BEE lego la A Eo E 357 O ta tony A |, e a ts | e a 2 c D E / AS / LS / AO / SS / SO / LS / A / A / ARO / AS A / AS / A A / A, . . parsipursto toas | 500,00 € vacaciones LISTA DE REGALOS casano | 391,00 € sasiam | 209,00 € mam PORCENTAE PLANEADO DEL PEESUPUESTO || DINERO RESTAN || HOMERO PAREADO DEBEGALOS| y REGALOS ESTANTES | su : ao y pe. 2 : 2 esca : ES ; smc 3 y amén : 20% : 11.06 | 2 3 Susana i son ¡ 10€ | 2 i o Marin i 10% i anos | : o sotal i a00% i 100.008 | xo s > El romo E ee E comenso El ewuaro > i i i mada : ame s Lista de regalos E 7 Novedades en Excel 2016 para Windows Excel 2016 para Windows tiene todas las funcionalidades y características a las que está acostumbrado, con algunas características y mejoras añadidas. A continuación, le mostramos algunas de las principales funciones nuevas y mejoradas para Excel 2016. Algunas de estas características solo están disponibles para los suscriptores de Office 365. Si desea asegurarse de que siempre tendrá las mejores y más recientes características de Office, regístrese para recibir una suscripción de Office 365. Seis nuevos tipos de gráficos Las visualizaciones son análisis de datos de críticos a efectivos, así como historias atractivas. En Excel 2016, hemos agregado seis nuevos gráficos (con las mismas opciones de formato enriquecido a las que está acostumbrado) para ayudarle a crear algunas de las visualizaciones de datos de información financiera o jerárquica o para revelar propiedades estadísticas en los datos. Haga clic en Insertar gráfico de jerarquía en la pestaña Insertar para usar el gráfico de rectángulos o de proyección solar, haga clic en Insertar gráfico de cascada o de cotizaciones para el gráfico de cascada, o haga clic en Insertar gráfico estadístico para usar el gráfico de histograma, el diagrama de pareto, o el gráfico de cajas y bigotes. O bien, haga clic en Gráficos recomendados > Todos los gráficos para ver todos los nuevos gráficos. 8 Obtener y transformar (consulta) Antes de que pueda empezar el análisis, necesita ser capaz de introducir los datos pertinentes a la pregunta empresarial que está intentando responder. Excel 2016 viene ahora con una función integrada que ofrece facilidad y velocidad para obtener y transformar sus datos, lo que le permite encontrar y tener todos los datos que necesita en un solo lugar. Estas nuevas funciones, anteriormente solo disponibles como un complemento independiente denominado Power Query, pueden encontrarse de forma nativa en Excel. Obtenga acceso a ellas desde el grupo Obtener y transformar en la pestaña Datos. Previsión en un clic En versiones anteriores de Excel, solo estaba disponible la previsión lineal. En Excel 2016, la función PREVISIÓN se ha ampliado para permitir la previsión basada en el suavizado exponencial (por ejemplo, PREVISIÓN.ETS () …). Esta funcionalidad también está disponible como un nuevo botón de previsión en un clic. En la pestaña Datos, haga clic en el botón Hoja de previsión para crear rápidamente una visualización de previsión de la serie de datos. En el asistente también puede encontrar opciones para ajustar parámetros de previsión comunes, como la temporalidad, que se detecta automáticamente de manera predeterminada por medio de intervalos de confianza. 11 Botones para explorar en profundidad de la tabla dinámica le permiten acercar y alejar entre agrupaciones de tiempo y otras estructuras jerárquicas dentro de sus datos.  La lista de campos Buscar en la tabla dinámica le ayuda a obtener acceso a los campos que son importantes para usted entre todo el conjunto de datos.  El cambio de nombre inteligente le ofrece la capacidad de cambiar el nombre de las tablas y columnas en el modelo de datos del libro. Con cada cambio, Excel 2016 actualiza automáticamente cualquier tabla y cálculo relacionado en el libro, incluyendo todas las hojas de cálculo y las fórmulas de DAX.  También se han realizado varias mejoras en la facilidad de uso . Por ejemplo, la actualización con demora le permite realizar varios cambios en Power Pivot sin la necesidad de esperar hasta que cada uno se propague por el libro. Los cambios se propagarán a la vez, una vez que se cierre la ventana Power Pivot. 12 Segmentación de selección múltiple Ahora puede seleccionar varios elementos en una segmentación de Excel con un dispositivo táctil. Supone un cambio respecto a versiones anteriores de Excel, en las que, utilizando sistemas de entrada táctil, solo se podía seleccionar un elemento en una segmentación al mismo tiempo. Puede entrar en el modo de Segmentación de selección múltiple con el nuevo botón situado en la etiqueta de Segmentación. Publicar y compartir el análisis con Power BI Un informe no está completo sin poderlo compartir con las personas adecuadas. Una vez que haya finalizado de preparar el análisis de datos, puede compartirlo con su grupo de trabajo o clientes a través de Power BI con un solo botón. Una vez publicado en Power BI, use sus modelos de datos para construir de forma rápida informes y paneles interactivos. Con el soporte técnico de Excel Online integrado en el servicio de Power BI, también puede mostrar sus hojas de cálculo de Excel con formato completo. 13 Formato a las formas rápidas Esta característica aumenta el número de estilos de forma predeterminados al introducir nuevos estilos "preestablecidos" en Excel. 16 Uso compartido más sencillo Elija Compartir en la cinta para compartir la hoja de cálculo con otros usuarios en SharePoint, OneDrive o OneDrive para la Empresa. Estos cambios unir dos aspectos clave de colaboración: ¿quién tiene acceso a un documento determinado y quién se encuentra trabajando con usted en el documento. Ahora puede ver las partes de la información en un solo lugar desde el cuadro de diálogo Compartir. Historial de versiones mejorado Ahora puede ir a Archivo > Historial para ver una lista completa de los cambios que se han realizado en el libro y obtener acceso a versiones anteriores. 17 Nota Esta característica solo es compatible con los archivos almacenados en OneDrive para la Empresa o SharePoint. Nuevos temas Ahora hay tres temas de Office que puede aplicar: multicolor, gris oscuro y blanco. Para obtener acceso a estos temas, vaya a Archivo > Opciones > General y después haga clic en el menú desplegable junto a Tema de Office. Protección pérdida de datos (DLP) en Excel La protección ante la pérdida de datos (DLP) es una característica empresarial de valor alto que se aprecia mucho en Outlook. Estamos presentando DLP en Excel para habilitar la detección de contenido en tiempo real basado en un conjunto de directivas predefinidas para tipos de datos confidenciales más comunes (p. ej.: número de tarjeta de crédito, número de la seguridad social y número de cuenta bancaria de los EE. UU.). Esta capacidad también permitirá la sincronización de directivas de DLP de Office 365 en Excel, Word y PowerPoint, y ofrecerá a las organizaciones directivas unificadas para todo el contenido almacenado en Exchange, SharePoint y OneDrive para la Empresa. 18 Tareas básicas en Excel 2016 para Windows Excel es una herramienta muy eficaz para obtener información con significado a partir de grandes cantidades de datos. También funciona muy bien con cálculos sencillos y para realizar el seguimiento de casi cualquier tipo de información. La clave para desbloquear todo este potencial es la cuadrícula de las celdas. Las celdas pueden contener números, texto o fórmulas. Los datos se escriben en las celdas y se agrupan en filas y columnas. Esto permite sumar datos, ordenarlos y filtrarlos, ponerlos en tablas y crear gráficos muy visuales. Veamos los pasos básicos para empezar. Crear un nuevo libro Los documentos de Excel se denominan libros. Cada libro tiene hojas, que normalmente se denominan hojas de cálculo. Puede agregar tantas hojas como desee a un libro o puede crear libros nuevos para separar los datos. 1. Haga clic en Archivo y después en Nuevo. 2. En Nuevo, haga clic en Libro en blanco. Introducir los datos 1. Haga clic en una celda vacía. Por ejemplo, la celda A1 en una nueva hoja. Se hace referencia a las celdas según su ubicación en la fila y la columna de la hoja, de modo que la celda A1 es la primera fila de la columna A. 2. Escriba texto o un número en la celda. 3. Presione ENTRAR o TAB para pasar a la celda siguiente. Usar Autosuma para sumar los datos Una vez escritos los números en la hoja, es posible que desee sumarlos. Un modo rápido de hacerlo es mediante Autosuma. 1. Seleccione la celda a la derecha o debajo de los números que desea agregar. 2. Haga clic en la pestaña Inicio y después haga clic en Autosuma en el grupo Edición. 21 3. Haga clic en Tablas, mueva el cursor al botón Tabla para obtener una vista previa de los datos y después haga clic en el botón Tabla. 4. Haga clic en la flecha del encabezado de tabla de una columna. 5. Para filtrar los datos, desactive la casilla Seleccionar todo y después seleccione los datos que desee mostrar en la tabla. 22 6. Para ordenar todos los datos, haga clic en Ordenar de la A a la Z u Ordenar de la Z a la A. 7. Haga clic en Aceptar. 23 Mostrar los totales de los números Las herramientas de análisis rápido permiten obtener el total de los números rápidamente. Tanto si se trata de una suma, un promedio o un recuento, Excel muestra los resultados del cálculo debajo o junto a los números. 1. Seleccione las celdas que contienen los números que desea agregar o contar. 2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección. 3. Haga clic en Totales, mueva el cursor por los botones para ver los resultados del cálculo de los datos y haga clic en el botón para aplicar los totales. Dar significado a los datos El formato condicional o los minigráficos pueden resaltar los datos más importantes o mostrar las tendencias de los datos. Use la herramienta Análisis rápido para obtener una vista previa activa y probarlo. 1. Seleccione los datos que desea examinar más de cerca. 2. Haga clic en el botón Análisis rápido de la esquina inferior derecha de la selección. 3. Examine las opciones de las pestañas Formato y Minigráficos para ver cómo afectan a los datos. Por ejemplo, seleccione una escala de color de la galería Formato para diferenciar las temperaturas altas, medias o bajas. 4. Cuando le guste lo que ve, haga clic en esa opción. Obtenga más información sobre cómo analizar tendencias de datos usando minigráficos. 26 Buscar o reemplazar texto y números en una hoja de cálculo en Excel 2016 Busque y reemplace texto y números usando caracteres comodines u otros caracteres. Puede seleccionar hojas, filas, columnas o libros. 1. En una hoja de cálculo, haga clic en cualquier celda. 2. En la pestaña Inicio en el grupo Edición, haga clic en Buscar y seleccionar. 3. Siga uno de estos procedimientos: o Para buscar texto o números, haga clic en Buscar. o Para buscar y reemplazar texto o números, haga clic en Reemplazar. 4. En el cuadro Buscar, escriba el texto o los números que desee buscar, o bien haga clic en la flecha del cuadro Buscar y haga clic en una búsqueda reciente que se encuentre en la lista. Puede usar caracteres comodines, como un asterisco (*) o un signo de interrogación (?), en sus criterios de búsqueda: o Use el asterisco para buscar cualquier cadena de caracteres. Por ejemplo, s*l devolverá tanto "sal" como "señal". o Use el signo de interrogación para buscar un solo carácter. Por ejemplo, s?l devolverá "sal" y "sol". Sugerencia Si desea buscar asteriscos, signos de interrogación y tildes (~) en los datos de la hoja de cálculo, escriba una tilde antes de estos caracteres en el cuadro Buscar. ¿Por ejemplo, para buscar datos que contienen “?”, use ~? como criterio de búsqueda. 5. Haga clic en Opciones para definir en más detalle su búsqueda y, a continuación, siga uno de estos procedimientos: o Para buscar datos en una hoja de cálculo o en un libro entero, en el cuadro Dentro de, haga clic en Hoja o Libro. o Para buscar datos en filas o columnas, en el cuadro Buscar, haga clic en Por filas o Por columnas. o Para buscar datos con detalles específicos, en el cuadro Buscar dentro de, haga clic en Fórmulas, Valores o Comentarios. Nota Las opciones Fórmulas, Valores y Comentarios solo están disponibles en la pestaña Buscar, y solo Fórmulas está disponible en la pestaña Reemplazar. o Para buscar datos distinguiendo entre mayúsculas y minúsculas, active la casilla Coincidir mayúsculas y minúsculas. o Para buscar celdas que contienen solo los caracteres que escribió en el cuadro Buscar, active la casilla Coincidir con el contenido de toda la celda. 27 6. Si desea buscar texto o números que además tienen un formato específico, haga clic en Formato y elija sus opciones en el cuadro de diálogo Buscar formato. Sugerencia Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios del cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la flecha situada junto a Formato, en Elegir formato de celda y en la celda que tiene el formato que desea buscar. 7. Siga uno de los procedimientos siguientes: o Para buscar texto o números, haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente. Sugerencia Si hace clic en Buscar todos, obtendrá una lista con todas las coincidencias que respondan a sus criterios de búsqueda. Para ir a una celda, haga clic en ella en la lista. Para ordenar los resultados de una búsqueda con Buscar todos, haga clic en el encabezado de una columna. o Para reemplazar texto o números, escriba el nuevo texto o número en el cuadro Reemplazar con (o deje el cuadro en blanco para no reemplazar los caracteres con nada) y, a continuación, haga clic en Buscar o Buscar todos. Nota Si el cuadro Reemplazar con no está disponible, haga clic en la pestaña Reemplazar. Si lo desea, puede cancelar una búsqueda en curso presionando ESC. 8. Para reemplazar la coincidencia resaltada o todas las coincidencias encontradas, haga clic en Reemplazar o Reemplazar todos. Sugerencia Microsoft Excel guarda las opciones de formato que se definen. Si vuelve a buscar datos en la hoja de cálculo y no encuentra caracteres que sabe que contiene, es posible que deba borrar las opciones de formato de la búsqueda anterior. En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en la pestaña Buscar y en Opciones para mostrar las opciones de formato. Haga clic en la flecha junto a Formato y haga clic en Borrar formato de búsqueda. 28 Cambiar el ancho de las columnas y el alto de las filas en Excel 2016 En una hoja de cálculo, puede especificar un ancho de columna comprendido entre 0 (cero) y 255. Este valor representa el número de caracteres que puede mostrar en una celda con formato de fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8,43 caracteres. Si especifica un ancho de columna de 0, la columna se oculta. Puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 (cero) y 409. Este valor representa la medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 1/72 pulgadas o 0,035 cm). El alto de fila predeterminado es de 12,75 puntos (aproximadamente 1/6 pulgadas o 0,4 cm). Si especifica un alto de fila de 0, la fila se oculta. Si está trabajando en la vista Diseño de página (pestaña Vista, grupo Vistas de libro, botón Diseño de página), puede especificar el ancho de una columna o el alto de una fila en pulgadas. En esta vista, pulgada es la unidad de medida predeterminada, pero puede cambiarla a centímetros o milímetros (en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones, en la categoría Avanzadas y, en Mostrar, seleccione una opción de la lista Unidades de la regla). ¿Qué desea hacer? Establecer un ancho específico para una columna Cambiar el ancho de columna para ajustarlo automáticamente al contenido (autoajustar) Hacer coincidir el ancho de columna con otra columna Cambiar el ancho predeterminado de todas las columnas de una hoja de cálculo o un libro Cambiar el ancho de las columnas con el mouse Establecer un alto específico para una fila Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido Cambiar el alto de las filas con el mouse Establecer un ancho específico para una columna 1. Seleccione la columna o columnas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Ancho de columna. 4. En el cuadro Ancho de columna, escriba el valor que desee. 5. Haga clic en Aceptar. 31  Para cambiar el ancho de todas las columnas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde de cualquier encabezado de columna. Establecer un alto específico para una fila 1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Alto de fila. 4. En el cuadro Alto de fila, escriba el valor que desee y, después, haga clic en Aceptar. Cambiar el alto de fila para ajustarlo al contenido 1. Seleccione la fila o filas que desea cambiar. 2. En la pestaña Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la opción Formato. 3. En Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila. Sugerencia Para autoajustar rápidamente todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y haga doble clic en el borde inferior de uno de los encabezados de fila. 32 Cambiar el alto de las filas con el mouse Siga uno de estos procedimientos:  Para cambiar el alto de fila de una fila, arrastre el borde inferior del encabezado de fila hasta que la fila tenga el alto que desea.  Para cambiar el alto de fila de varias filas, seleccione las filas que desea cambiar y arrastre el borde inferior de uno de los encabezados de fila seleccionado.  Para cambiar el alto de todas las filas de la hoja de cálculo, haga clic en el botón Seleccionar todo y arrastre el borde inferior de cualquier encabezado de fila.  Para cambiar el alto de fila y ajustarlo al contenido, haga doble clic en el borde inferior del encabezado de fila. 33 Dar formato a números como moneda en Excel 2016 Si desea mostrar los números como valores monetarios, debe aplicarles formato de moneda. Para ello, aplique el formato de número de moneda o de contabilidad a las celdas que desee. Las opciones de formato de número están disponibles en la pestaña Inicio, en el grupo Número. En este tema Mostrar números como moneda Quitar formato de moneda Diferencia entre los formatos de moneda y de contabilidad Crear una plantilla de libro con una configuración de formato de moneda específica Mostrar números como moneda Como ya mencionamos antes, se puede mostrar rápidamente un número con el símbolo de moneda predeterminado seleccionando la celda o el rango de celdas y después haciendo clic en Formato de número de contabilidad en el grupo Número de la pestaña Inicio. (Si desea aplicar el formato de moneda, seleccione las celdas y presione CTRL+MAYÚS+$). Cambiar otros aspectos del formato 1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar formato. 2. En la pestaña Inicio, haga clic en el Selector de cuadro de diálogo junto a Número. Sugerencia También puede presionar CTRL+1 para abrir el cuadro de diálogo Formato de celdas. 3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, en la lista Categoría, haga clic en Moneda o en Contabilidad. 36 Crear una plantilla de libro con una configuración de formato de moneda específica Si usa con frecuencia un determinado formato de moneda en sus libros, puede ahorrar tiempo creando un libro que incluya una configuración de formato de moneda específica y guardándolo como una plantilla. Después, puede usar dicha plantilla para crear otros libros. Crear una plantilla de libro 1. Cree un libro nuevo. 2. Seleccione la hoja u hojas de cálculo para las que desee cambiar el formato de número predeterminado. Para seleccionar Realice este procedimiento Una sola hoja Haga clic en la pestaña de la hoja. Si no ve la pestaña que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las pestañas para mostrar la que va a usar y, después, haga clic en la pestaña correspondiente. Dos o más hojas adyacentes Haga clic en la pestaña de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la pestaña correspondiente a la última hoja que desee seleccionar. Dos o más hojas no adyacentes Haga clic en la pestaña de la primera hoja. Después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en las pestañas correspondientes a las otras hojas que desee seleccionar. Todas las hojas de un libro Haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja y, después, haga clic en Seleccionar todas las hojas. 3. Sugerencia Cuando se seleccionan varias hojas de cálculo, aparece [Grupo] en la barra de título, en la parte superior de la hoja de cálculo. Para cancelar una selección de varias hojas de cálculo en un libro, haga clic en cualquier hoja de cálculo no seleccionada. Si no hay ninguna hoja sin seleccionar visible, haga clic con el botón secundario en la pestaña de una hoja seleccionada y después haga clic en Desagrupar hojas. 4. Seleccione las celdas o columnas específicas a las que desee aplicar formato y después aplique el formato de moneda. 5. Realice las demás personalizaciones que desee en el libro y, después, guárdelo como plantilla. Establecer la ubicación predeterminada de las plantillas personales 1. Haga clic en Archivo y después en Opciones. 2. Haga clic en Guardar y, en Guardar libros, escriba la ruta de acceso a la ubicación de plantillas personales en el cuadro Ubicación de plantillas personales predeterminada. 37 Normalmente, esta ruta es: C:\Users\Public Documents\My Templates. 3. Haga clic en Aceptar. Al estar establecida esta opción, todas las plantillas personalizadas que guarde en la carpeta Mis plantillas aparecen automáticamente en Personales en la página Nuevo (haga clic en Archivo y, después, haga clic en Nuevo). Guardar el libro como plantilla 1. Haga clic en Archivo y después en Exportar. 2. En Exportar, haga clic en Cambiar el tipo de archivo. 3. En el cuadro Tipos de archivo de libro, haga doble clic en Plantilla. 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre que desee usar para la plantilla. 5. Haga clic en Guardar y cierre la plantilla. Crear un libro nuevo basado en la plantilla 1. Haga clic en Archivo y después en Nuevo. 2. Haga clic en Personal. 3. Haga doble clic en la plantilla que acaba de crear. Excel creará un nuevo libro basado en la plantilla. 38 Activar Relleno rápido en Excel 2016 Relleno rápido está activado de forma predeterminada y rellena automáticamente los datos cuando detecta un patrón. Sin embargo, si no funciona según lo esperado, siga estos pasos para comprobar si Relleno rápido está activado. 1. Haga clic en Archivo > Opciones. 2. Haga clic en Avanzadas y compruebe que la casilla Relleno rápido automático esté activado. 3. Haga clic en Aceptar y reinicie el libro. Iniciar Relleno rápido de forma manual Si Relleno rápido está activado, pero no se inicia automáticamente cuando escribe datos que coinciden con un patrón, intente iniciarlo de forma manual. Para ello, haga clic en Datos > Relleno rápido o presione Ctrl+E. 41 Métodos abreviados de teclado de Excel 2016 En este tema se describe qué son los KeyTips y cómo puede usarlos para acceder a la cinta de opciones. También enumera las combinaciones de teclas de método abreviado con la tecla Ctrl, las teclas de función y otras teclas de método abreviado comunes en Excel 2016 para Windows. En este tema... Acceso mediante el teclado a la cinta de opciones Teclas de método abreviado combinadas con Ctrl Teclas de función Otras teclas de método abreviado útiles Acceso mediante el teclado a la cinta de opciones Si no está familiarizado con la cinta de opciones, la información de esta sección puede ayudarle a comprender el modelo de métodos abreviados de teclado de la cinta de opciones. La cinta de opciones incluye nuevos métodos abreviados llamados KeyTips. Para que los KeyTips aparezcan, presione Alt. Para mostrar una pestaña en la cinta de opciones, presione la tecla de la pestaña (por ejemplo, presione la letra N para la pestaña Insertar o M para la pestaña Fórmulas. Esto hará que aparezcan todos los distintivos de KeyTips de los botones de esa pestaña. A continuación, presione la tecla del botón que desee. ¿Seguirán funcionando mis métodos abreviados antiguos? Los métodos abreviados de teclado que comienzan con Ctrl seguirán funcionando en Excel 2016. Por ejemplo, Ctrl+C sigue copiando en el Portapapeles y Ctrl+V sigue pegando desde el Portapapeles. La mayoría de los antiguos métodos abreviados de menú Alt+ también seguirán funcionando. Sin embargo, deberá conocer los métodos abreviados completos de memoria: no hay recordatorios de pantalla de qué letras presionar. Por ejemplo, intente presionar Alt, y después presione una de las teclas de menú antiguas E (Editar), V (Vista), I (Insertar), etc. Aparecerá un cuadro indicándole que está usando una tecla de acceso de una versión anterior de Microsoft Office. Si conoce la secuencia de teclas completa, continúe e inicie el comando. Si no conoce la secuencia, presione Esc y use los distintivos de KeyTips en su lugar. 42 Teclas de método abreviado combinadas con Ctrl Tecla Descripción Ctrl+AvPág Cambia entre las pestañas de la hoja de cálculo, de izquierda a derecha. Ctrl+RePág Cambia entre las pestañas de la hoja de cálculo, de derecha a izquierda. Ctrl+Mayús+& Aplica el contorno a las celdas seleccionadas. Ctrl+Mayús_ Quita el contorno de las celdas seleccionadas. Ctrl+Mayús+~ Aplica el formato de número General. Ctrl+Mayús+$ Aplica el formato Moneda con dos decimales (los números negativos aparecen entre paréntesis). Ctrl+Mayús+% Aplica el formato Porcentaje sin decimales. Ctrl+Mayús+^ Aplica el formato de número Científico con dos decimales. Ctrl+Mayús+# Aplica el formato Fecha con el día, mes y año. Ctrl+Mayús+@ Aplica el formato Hora con la hora y los minutos e indica a.m. o p.m. Ctrl+Mayús+! Aplica el formato Número con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para los valores negativos. Ctrl+Mayús+* Selecciona el área actual alrededor de la celda activa (el área de datos delimitada por filas en blanco y columnas en blanco). En una tabla dinámica, selecciona todo el informe de tabla dinámica. Ctrl+Mayús+: Inserta la hora actual. Ctrl+Mayús+" Copia el valor de la celda situada sobre la celda activa en la celda o en la barra de fórmulas. Ctrl+Mayús+Signo más (+) Muestra el cuadro de diálogo Insertar para insertar celdas en blanco. Ctrl+Signo menos (-) Muestra el cuadro de diálogo Eliminar para eliminar las celdas seleccionadas. Ctrl+; Inserta la fecha actual. Ctrl+` Cambia entre mostrar valores de celda y mostrar fórmulas de la hoja de cálculo. Ctrl+' Copia en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda situada sobre la celda activa. Ctrl+1 Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Ctrl+2 Aplica o quita el formato de negrita. Ctrl+3 Aplica o quita el formato de cursiva. Ctrl+4 Aplica o quita el formato de subrayado. Ctrl+5 Aplica o quita el formato de tachado. Ctrl+6 Cambia entre ocultar y mostrar objetos. Ctrl+8 Muestra u oculta símbolos de esquema. Ctrl+9 Oculta las filas seleccionadas. Ctrl+0 Oculta las columnas seleccionadas. Ctrl+A Selecciona toda la hoja de cálculo. Si la hoja de cálculo contiene datos, Ctrl+E selecciona la región actual. Al presionar Ctrl+E por segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. 43 Tecla Descripción Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función. Ctrl+Mayús+A inserta los paréntesis y nombres de argumento cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula. Ctrl+B Aplica o quita el formato de negrita. Ctrl+C Copia las celdas seleccionadas. Ctrl+D Usa el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo. Ctrl+E Agrega más valores a la columna activa con los datos que la rodean. Ctrl+F Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Buscar seleccionada. Mayús+F5 también muestra esta pestaña, mientras que Mayús+F4 repite la última acción de Buscar. Ctrl+Mayús+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la pestaña Fuente seleccionada. Ctrl+G Muestra el cuadro de diálogo Ir a. F5 también muestra este cuadro de diálogo. Ctrl+H Muestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la pestaña Reemplazar seleccionada. Ctrl+I Aplica o quita el formato de cursiva. Ctrl+K Muestra el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo para hipervínculos nuevos o el cuadro de diálogo Modificar hipervínculo para hipervínculos existentes seleccionados. Ctrl+L Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla. Ctrl+N Crea un nuevo libro en blanco. Ctrl+O Muestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo. Ctrl+Mayús+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios. Ctrl+P Muestra la pestaña Imprimir en la Vista de Microsoft Office Backstage. Ctrl+Mayús+P abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la pestaña Fuente seleccionada. Ctrl+Q Muestra las opciones de Análisis rápido para los datos cuando hay celdas que contienen esos datos seleccionados. Ctrl+R Usa el comando Rellenar hacia la derecha para copiar a las celdas de la derecha el contenido y el formato de la celda situada más a la izquierda de un rango seleccionado. Ctrl+S Guarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales. Ctrl+T Muestra el cuadro de diálogo Crear tabla. 46 Tecla Descripción Mayús+F11 inserta una hoja de cálculo nueva. Alt+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones, donde puede crear una macro usando Visual Basic para Aplicaciones (VBA). F12 Muestra el cuadro de diálogo Guardar como. Otras teclas de método abreviado útiles Tecla Descripción Alt Muestra los KeyTips (nuevos métodos abreviados) en la cinta de opciones. Por ejemplo, ALT, W, P cambia la hoja de cálculo a la vista Diseño de página. ALT, W, L cambia la hoja de cálculo a la vista Normal. ALT, W, I cambia la hoja de cálculo a la Vista previa de salto de página. Teclas de dirección Mueve el cursor una celda hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha en una hoja de cálculo. Ctrl+tecla de dirección va hasta el extremo del área de datos actual en una hoja de cálculo. Mayús+tecla de dirección extiende en una celda la selección de celdas. Ctrl+Mayús+tecla de dirección extiende la selección de celdas a la última celda no vacía de la misma columna o fila que la celda activa, o si la siguiente celda está en blanco, extiende la selección a la siguiente celda que no esté en blanco. Flecha izquierda o flecha derecha selecciona la pestaña de la izquierda o de la derecha cuando se selecciona la cinta de opciones. Cuando se abre o selecciona un submenú, estas teclas de dirección alternan entre el menú principal y el submenú. Cuando se selecciona una pestaña de la cinta de opciones, estas teclas permiten desplazarse por los botones de pestaña. Flecha arriba o flecha abajo selecciona el siguiente comando o el anterior cuando hay abierto un menú o un submenú. Cuando se selecciona una pestaña de la cinta de opciones, estas teclas permiten desplazarse hacia arriba o hacia abajo en el grupo de pestañas. En un cuadro de diálogo, las teclas de dirección permiten desplazarse entre opciones en una lista desplegable abierta o entre opciones de un grupo de opciones. Flecha abajo o Alt+flecha abajo abren una lista desplegable seleccionada. Retroceso Elimina un carácter a la izquierda en la barra de fórmulas. 47 Tecla Descripción También borra el contenido de la celda activa. En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la izquierda del punto de inserción. Suprimir Quita el contenido (datos y fórmulas) de las celdas seleccionadas sin afectar a los formatos de celda ni a los comentarios. En el modo de edición de celdas, elimina el carácter situado a la derecha del punto de inserción. Fin Fin activa o desactiva el Modo final. En Modo final, puede presionar una tecla de dirección para moverse a la próxima celda que no esté vacía en la misma columna o fila que la celda activa. El Modo final desactiva automáticamente después de presionar la tecla de dirección. Asegúrese de volver a presionar Fin antes de presionar la siguiente tecla de dirección. El Modo final se muestra en la barra de estado cuando está activado. Si las celdas están vacías, al presionar Fin después de una tecla de dirección, pasará a la última celda de la fila o columna. Fin también selecciona el último comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles. Ctrl+Fin permite desplazarse hasta la última celda de una hoja de cálculo, a la fila más baja usada de la columna más a la derecha usada. Si el cursor está en la barra de fórmulas, Ctrl+Fin mueve el cursor al final del texto. Ctrl+Mayús+Fin extiende la selección de celdas hasta la última celda usada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha). Si el cursor está en la barra de fórmulas, Ctrl+Mayús+Fin selecciona todo el texto de la barra de fórmulas desde la posición del cursor hasta el final; esto no afecta al alto de la barra de fórmulas. Entrar Completa una entrada de celda desde la celda o la barra de fórmulas, y selecciona la celda situada debajo (de forma predeterminada). En un formulario de datos, va al primer campo del registro siguiente. Abre un menú seleccionado (presione F10 para activar la barra de menús) o realiza la acción de un comando seleccionado. En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción asignada al botón de comando predeterminado del cuadro de diálogo (el botón con el contorno en negrita, que suele ser el botón Aceptar). Alt+Entrar comienza una nueva línea en la misma celda. Ctrl+Entrar rellena el rango de celdas seleccionado con la entrada actual. Mayús+Entrar completa una entrada de celda y selecciona la celda situada encima. Esc Cancela una entrada de la celda o la barra de fórmulas. 48 Tecla Descripción Cierra un menú o submenú, un cuadro de diálogo o una ventana de mensaje abiertos. También cierra el modo de pantalla completa cuando se ha aplicado este modo y vuelve al modo de pantalla normal para mostrar de nuevo la cinta de opciones y la barra de estado. Inicio Va al principio de una fila de una hoja de cálculo. Permite desplazarse hasta la celda de la esquina superior izquierda de la ventana cuando la tecla Bloq Despl está activada. Selecciona el primer comando del menú cuando un menú o un submenú están visibles. Ctrl+Inicio va al inicio de una hoja de cálculo. Ctrl+Mayús+Inicio amplia la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo. Av Pág Baja una pantalla en una hoja de cálculo. Alt+Av Pág se desplaza una pantalla a la derecha en una hoja de cálculo. Ctrl+Av Pág va a la siguiente hoja de un libro. Ctrl+Mayús+Av Pág selecciona la hoja actual y la siguiente de un libro. Re Pág Sube una pantalla en una hoja de cálculo. Alt+Re Pág se desplaza una pantalla a la izquierda en una hoja de cálculo. Ctrl+Re Pág va a la hoja anterior de un libro. Ctrl+Mayús+Re Pág selecciona la hoja actual y la anterior de un libro. Barra espaciadora En un cuadro de diálogo, ejecuta la acción del botón seleccionado, o bien activa o desactiva una casilla. Ctrl+barra espaciadora selecciona una columna completa de una hoja de cálculo. Mayús+barra espaciadora selecciona una fila completa de una hoja de cálculo. Ctrl+Mayús+barra espaciadora selecciona toda la hoja de cálculo.  Si la hoja de cálculo contiene datos, Ctrl+Mayús+barra espaciadora selecciona la región actual. Si presiona Ctrl+Mayús+barra espaciadora una segunda vez, se seleccionan la región actual y sus filas de resumen. Si presiona Ctrl+Mayús+barra espaciadora por tercera vez, se selecciona toda la hoja de cálculo.  Cuando se selecciona un objeto, Ctrl+Mayús+barra espaciadora selecciona todos los objetos de una hoja de cálculo. Alt+barra espaciadora muestra el menú Control de la ventana de Excel. Tabulador Mueve una celda a la derecha en una hoja de cálculo. 51 Crear una lista desplegable en Excel 2016 para Windows Puede hacer que una hoja de cálculo sea más eficiente proporcionando listas desplegables. Alguien que usa su hoja de cálculo hace clic en una flecha y, a continuación, hace clic en una entrada de la lista. 1. En una nueva hoja de cálculo, escriba las entradas que desea que aparezcan en la lista desplegable. Las entradas deben estar en una fila o columna única sin celdas en blanco, como esta: Sugerencia Ahora es un buen momento para ordenar sus datos en el orden en que desea que aparezcan en la lista desplegable. 2. Seleccione todas las entradas, haga clic con el botón secundario y, a continuación, haga clic en Definir nombre. 3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para las entradas, por ejemplo, DeptsVálids y, a continuación, haga clic en Aceptar. Asegúrese de que su nombre no contiene espacios. Este nombre no aparecerá en la lista, pero tiene que asignarle un nombre de manera que pueda vincularlo a su lista desplegable. 52 4. Haga clic en la celda de la hoja de cálculo donde desee crear la lista desplegable. 5. Haga clic en Datos >Validación de datos. Sugerencias ¿No puede hacer clic en Validación de datos? Estos son algunos motivos posibles para que esto suceda. o Las listas desplegables no se pueden agregar a tablas vinculadas a un sitio de SharePoint. Desvincule la tabla o quite el formato de la tabla y, a continuación, pruebe el paso 5 de nuevo. o La hoja de cálculo puede estar protegida o compartida. Quite la protección o deje de compartir la hoja de cálculo y, a continuación, pruebe el paso 5 de nuevo. 6. En la pestaña Configuración, en el cuadro Permitir, haga clic en Lista. 7. En el cuadro Origen, escriba un signo igual (=), seguido inmediatamente del nombre que ha dado a la lista del paso 3. Por ejemplo, =DeptsVálids. 53 8. Active la casilla Celda con lista desplegable. 9. Si no importa que los usuarios dejen la celda vacía, active la casilla Omitir blancos. 10. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada. 11. Si desea que aparezca un mensaje cuando se haga clic en la celda, active el cuadro Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda y escriba un título y un mensaje en los cuadros (hasta 225 caracteres). Si no desea que se muestre un mensaje, desactive la casilla. 12. Haga clic en la pestaña Mensaje de error. 13. Active la casilla Mostrar mensaje de error si se introducen datos no válidos, elija una opción en el cuadro Estilo, y escriba un título y un mensaje. Si no desea que aparezca un mensaje, desactive la casilla. 56 6. Si desea buscar texto o números que además tienen un formato específico, haga clic en Formato y elija sus opciones en el cuadro de diálogo Buscar formato. Sugerencia Si desea buscar celdas que tienen un determinado formato, puede eliminar los criterios del cuadro Buscar y seleccionar un formato de celda determinado como ejemplo. Haga clic en la flecha situada junto a Formato, en Elegir formato de celda y en la celda que tiene el formato que desea buscar. 7. Siga uno de los procedimientos siguientes: o Para buscar texto o números, haga clic en Buscar todos o Buscar siguiente. Sugerencia Si hace clic en Buscar todos, obtendrá una lista con todas las coincidencias que respondan a sus criterios de búsqueda. Para ir a una celda, haga clic en ella en la lista. Para ordenar los resultados de una búsqueda con Buscar todos, haga clic en el encabezado de una columna. o Para reemplazar texto o números, escriba el nuevo texto o número en el cuadro Reemplazar con (o deje el cuadro en blanco para no reemplazar los caracteres con nada) y, a continuación, haga clic en Buscar o Buscar todos. Nota Si el cuadro Reemplazar con no está disponible, haga clic en la pestaña Reemplazar. Si lo desea, puede cancelar una búsqueda en curso presionando ESC. 8. Para reemplazar la coincidencia resaltada o todas las coincidencias encontradas, haga clic en Reemplazar o Reemplazar todos. Sugerencia Microsoft Excel guarda las opciones de formato que se definen. Si vuelve a buscar datos en la hoja de cálculo y no encuentra caracteres que sabe que contiene, es posible que deba borrar las opciones de formato de la búsqueda anterior. En el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, haga clic en la pestaña Buscar y en Opciones para mostrar las opciones de formato. Haga clic en la flecha junto a Formato y haga clic en Borrar formato de búsqueda. 57 Dividir texto en celdas diferentes Puede tomar el texto en una o varias celdas, y difundirlo por varias celdas. Esto es lo opuesto de concatenar, donde puede combinar texto desde dos o más celdas en una sola. Por ejemplo, si tiene una columna de nombres completos, puede dividir dicha columna en columnas de nombre y apellidos independientes, como lo siguiente: Vaya a Datos> Texto en columnas y el asistente le guiará por el proceso. Aquí tiene un análisis de cómo funciona: 1. Seleccione la celda o columna que contiene el texto que desea dividir. Nota Seleccione tantas filas como desee, pero no más de una columna. Asegúrese de que hay suficientes columnas vacías a la derecha de manera que nada de allí se sobrescriba. Si no tiene suficientes columnas vacías, agréguelas. 2. Haga clic en Datos >Texto en columnas. 3. Esto inicia el Asistente para convertir texto en columnas. Haga clic en Delimitado > Siguiente. 4. Active Espacio y desactive el resto de los cuadros o active Coma y Espacio si esa es la manera en que se divide su texto (Díaz, Carlos, con una coma y un espacio entre los nombres). Puede ver una vista previa de los datos en la ventana Vista previa de los datos. 58 5. Haga clic en Siguiente. 6. En este paso, elija el formato para sus nuevas columnas o bien, puede dejar que Excel lo haga por usted. Si desea elegir su propio formato, seleccione el formato que desee, como Texto, haga clic en la segunda columna de datos de la ventana Vista previa de los datos y haga clic en el formato de nuevo. Repita para todas las columnas de la ventana de vista previa. 7. Haga clic en el botón a la derecha del cuadro Destino para contraer el cuadro de diálogo. 8. Seleccione las celdas de su libro donde desea pegar sus datos divididos. Por ejemplo, si está dividiendo un nombre completo en una columna de nombre y una columna de apellido, seleccione el número adecuado de celdas en dos columnas adyacentes. MAS 2-0 > Book1 - Microsoft Excel 15 spa HOME INSERT PAGE LAYOUT FORMULAS Jon Jaffe Jor (ban Roessier [Don Roessier ¡Terry Adams 10 Darcy Jayne 11 ¡Aaron Hulett ¡e Ti XxX vw feo LoriPenor A B c > RO 2 "Michael Alexander Michael Alexander 3 [Lori Penor Lori 4 ¡Eran Harel Eran Harel 5 ¡Adam Barr ¡Adam Barr 6 Anna Bedecs | |annabedecs 7 8 9 [ darms Darcy Jayne n Hulett 5  62 Combinar celdas En la combinación se combinan dos o más celdas para crear una nueva celda de mayor tamaño. Esta es una manera fantástica de crear una etiqueta que abarque varias columnas. Por ejemplo, aquí las celdas A1, B1 y C1 se ha combinado para crear la etiqueta Ventas mensuales para describir la información en las filas 2 a la 7. 1. Seleccione dos o más celdas adyacentes que quiera combinar. Si no sabe cómo hacerlo, en el apartado siguiente se lo explicamos. Importante Asegúrese de que los datos que desea terminar en la celda combinada se encuentran en la celda superior izquierda. Se eliminarán todos los datos de las demás celdas combinadas. Para conservar los datos de las demás celdas, cópielos en otro lugar de la hoja de cálculo antes de combinar. 1. Haga clic en Inicio > Combinar y centrar. Si Combinar y centrar está atenuado, asegúrese de que no está editando una celda y de que las celdas que desea combinar no se encuentran dentro de una tabla. Sugerencia Para combinar celdas sin centrar, haga clic en la flecha que se encuentra junto a Combinar y centrar y luego en Combinar horizontalmente o Combinar celdas. Si cambia de opinión, siempre podrá dividir las celdas que ha combinado. 63 Seleccionar celdas, rangos, filas o columnas de una hoja de cálculo Puede seleccionar rápidamente celdas, rangos, filas o columnas, o bien todos los datos de una hoja de cálculo, por ejemplo, para aplicar formato a los datos de la selección, o para insertar otras celdas, filas o columnas. También puede seleccionar todo o parte del contenido de una celda y activar el modo de edición para modificar esos datos. En una tabla de Microsoft Excel se pueden seleccionar celdas y rangos del mismo modo que se seleccionan en una hoja de cálculo. Sin embargo, la selección de filas y columnas de tabla es diferente al modo en que se realiza en las hojas de cálculo. Nota Si una hoja de cálculo está protegida, es posible que no se puedan seleccionar ni sus celdas ni su contenido. ¿Qué desea hacer? Seleccionar celdas, rangos, filas, columnas o todos los datos de una hoja de cálculo Seleccionar el contenido de una celda Seleccionar filas, columnas o todos los datos de una tabla de Excel Seleccionar celdas, rangos, filas, columnas o todos los datos de una hoja de cálculo Para seleccionar Realice este procedimiento Una celda Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda. Un rango de celdas Haga clic en la primera celda del rango y arrastre el puntero hasta la última celda, o bien mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de dirección para extender la selección. También puede seleccionar la primera celda del rango y luego presionar F8 para extender la selección mediante las teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8. Un rango de celdas grande Haga clic en la primera celda del rango y mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última celda. Todas las celdas de una hoja de cálculo Haga clic en el botón Seleccionar todo. Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar Ctrl+E. Note Si la hoja de cálculo contiene datos, Ctrl+E selecciona la región actual. Al presionar Ctrl+E por segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. 66 Para seleccionar Realice este procedimiento Nota Al hacer clic una vez en el borde superior, se seleccionan los datos de columna de tabla; al hacer clic dos veces, se selecciona toda la columna de la tabla. También puede hacer clic en cualquier punto de la columna de tabla y después presionar CTRL+BARRA ESPACIADORA. O bien, puede hacer clic en la primera celda de la columna de tabla y después presionar CTRL+MAYÚS+FLECHA ABAJO. Nota Si presiona CTRL+BARRA ESPACIADORA una vez, se seleccionan los datos de columna de tabla; si presiona CTRL+BARRA ESPACIADORA dos veces, se selecciona toda la columna de tabla. Una fila de tabla Haga clic en el borde izquierdo de la fila de tabla. Aparecerá la flecha de selección siguiente que indica que al hacer clic se seleccionará la fila. Puede hacer clic en la primera celda de la fila de tabla y después presionar CTRL+MAYÚS+FLECHA DERECHA. Todas las filas y columnas de la tabla Haga clic en la esquina superior izquierda de la tabla. Aparecerá la flecha de selección siguiente que indica que al hacer clic se seleccionarán los datos de toda la tabla. Haga clic dos veces en la esquina superior izquierda de la tabla para seleccionar toda la tabla, incluidos los encabezados de tabla. También puede hacer clic en cualquier punto de la tabla y después presionar CTRL+E para seleccionar todos los datos de la tabla. O bien, puede hacer clic en la celda superior izquierda de la tabla y después presionar CTRL+MAYÚS+FIN. Presione CTRL+E dos veces para seleccionar toda la tabla, incluyendo los encabezados de tabla. 67 Dividir celdas combinadas Para anular la combinación de celdas inmediatamente después de combinarlas, presione Ctrl +Z. De lo contrario, haga clic en Combinar y centrar para dividir celdas combinadas. 1. Seleccione la celda combinada cuya combinación quiere anular. Sugerencia Use el comando Buscar para buscar todas las celdas combinadas en su hoja de cálculo. Si no sabe cómo hacerlo, más adelante se lo explicamos. 1. Haga clic en Inicio > Combinar y centrar. Sugerencia También puede hacer clic en la flecha que se encuentra junto a Combinar y centrar y, a continuación, hacer clic en Separar celdas. Lo que se encuentre en la celda combinada se mueve a la celda superior izquierda cuando la celda combinada se separa. 68 Buscar celdas combinadas A veces las hojas de cálculo tienen celdas combinadas que no conocía. Esto puede resultar frustrante porque Excel no puede ordenar datos en una columna con celdas combinadas. Sin embargo, puede encontrar todas las celdas combinadas en la hoja de cálculo con el comando Buscar y, a continuación, separar dichas celdas. 1. Haga clic en Inicio > Buscar y seleccionar > Buscar. 2. Haga clic en Opciones>Formato. 1. En la pestaña Alineación, debajo de Control del texto, active la casilla Combinar celdas y, a continuación, haga clic en Aceptar. 71 Para seleccionar Realice este procedimiento teclas de dirección. Para detener la ampliación de la selección, vuelva a presionar F8. Un rango de celdas grande Haga clic en la primera celda del rango y mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer visible la última celda. Todas las celdas de una hoja de cálculo Haga clic en el botón Seleccionar todo. Para seleccionar la hoja de cálculo completa, también puede presionar Ctrl+E. Nota Si la hoja de cálculo contiene datos, Ctrl+E selecciona la región actual. Al presionar Ctrl+E por segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. Celdas o rangos de celdas no adyacentes Seleccione la primera celda o rango de celdas y, después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras selecciona el resto de las celdas o los rangos. También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas y, después, presionar Mayús+F8 para agregar otra celda o rango no adyacente a la selección. Para dejar de agregar celdas o rangos, vuelva a presionar Mayús+F8. Nota No se puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas de una selección no adyacente sin cancelar toda la selección. Una fila o columna completa Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna. 1. Encabezado de la fila 2. Encabezado de la columna También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna seleccionando la primera celda y, después, presionando Ctrl+Mayús+Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha abajo para las columnas). Nota Si la fila o columna contiene datos, Ctrl+Mayús+Flecha selecciona la fila o columna hasta la última celda en uso. Al presionar 72 Para seleccionar Realice este procedimiento Ctrl+Mayús+Flecha por segunda vez, selecciona la fila o columna completa. Filas o columnas adyacentes Arrastre el puntero por los encabezados de fila o columna. También puede seleccionar la primera fila o columna y después mantener presionada la tecla Mayús mientras selecciona la última fila o columna. Filas o columnas no adyacentes Haga clic en el encabezado de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla Ctrl mientras hace clic en los encabezados de otras filas o columnas que quiera agregar a la selección. La primera o la última celda de una fila o columna Seleccione una celda de la fila o columna y, después, presione Ctrl+Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha abajo para las columnas). La primera o la última celda de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel Presione Ctrl+Inicio para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel. Presione Ctrl+Fin para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato. Celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha) Seleccione la primera celda y, después, presione Ctrl+Mayús+Fin para extender la selección de celdas hasta la última celda usada en la hoja de cálculo (vértice inferior derecho). Celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo Seleccione la primera celda y, después, presione Ctrl+Mayús+Inicio para extender la selección de celdas hasta el comienzo de la hoja de cálculo. Más o menos celdas que la selección activa Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en la última celda que desee incluir en la nueva selección. El rango rectangular entre la celda activa y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección. Sugerencia Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja. 2. Haga clic en el botón de error que aparece junto a la celda o rango de celdas seleccionado. 3. En el menú, haga clic en Convertir en número (si solo desea eliminar el indicador de error sin convertir el número, haga clic en Omitir error). 73 Esta acción convierte en número los números que están guardados como texto. Cuando haya convertido los números con formato de texto en números, puede aplicar o personalizar un formato de número para cambiar la manera en que los números aparecen en las celdas. Para más información, vea Formatos de número disponibles. Técnica 2: Convertir números con formato de texto con el pegado especial Esta técnica multiplica cada celda seleccionada por 1 para forzar la conversión de un número con formato de texto en un número. Como el contenido de la celda se multiplica por uno, el resultado de la celda se ve idéntico. Sin embargo, en realidad Excel reemplaza el contenido basado en texto de la celda con un equivalente numérico. 1. Seleccione una celda en blanco. 2. En la ficha Inicio, en el grupo Número, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Formato de número y en General. 3. En la celda, escriba 1 y presione Entrar. 4. Seleccione la celda y presione Ctrl+C para copiar el valor en el Portapapeles. 5. Seleccione las celdas o rango de celdas que contienen los números guardados como texto que desea convertir. 6. En el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha situada debajo de Pegar y en Pegado especial. 7. En Operación, seleccione Multiplicar y haga clic en Aceptar. 8. Para eliminar el contenido de la celda que escribió en el paso 2 después de haber convertido todos los números correctamente, seleccione la celda y presione Supr. 76 Insertar un salto de línea Para comenzar una nueva línea de texto en cualquier punto específico dentro de una celda: 1. Haga doble clic en la celda en la que desea insertar un salto de línea. Sugerencia También puede seleccionar la celda y presionar F2. 2. En la celda, haga clic en el punto donde desea insertar el salto de línea y presione Alt+Entrar. 77 Movilizar filas y columnas Para mantener un área de una hoja de cálculo visible mientras se desplaza a otra área de la hoja de cálculo, puede inmovilizar filas o columnas específicas en un área bloqueándolas inmovilizando paneles. En este tema Inmovilizar filas o columnas específicas Movilizar filas o columnas Más información sobre la inmovilización de filas, columnas y paneles Inmovilizar filas o columnas específicas Antes de elegir inmovilizar filas o columnas en una hoja de cálculo, es importante tener en cuenta lo siguiente:  Solo es posible inmovilizar las filas de la parte superior y las columnas del lado izquierdo de la hoja de cálculo. No se pueden inmovilizar filas y columnas en el medio de la hoja de cálculo.  El comando Inmovilizar paneles no está disponible en el modo de edición de celdas (es decir, cuando está escribiendo una fórmula o datos en una celda) o cuando una hoja de cálculo está protegida. Para cancelar el modo de edición de celdas, presione Entrar o Esc. Puede elegir inmovilizar solamente la fila superior de la hoja de cálculo, solamente la columna izquierda de la hoja de cálculo o varias filas y columnas simultáneamente. Por ejemplo, si inmoviliza la fila 1 y después decide inmovilizar la columna A, la fila 1 ya no estará inmovilizada. Si desea inmovilizar filas y columnas, debe inmovilizarlas simultáneamente. 1. En la hoja de cálculo, siga uno de estos procedimientos: o Para bloquear filas, seleccione la fila que está debajo de las filas que quiere mantener visibles mientras se desplaza. o Para bloquear columnas, seleccione la columna que está a la derecha de las columnas que quiere mantener visibles mientras se desplaza. o Para bloquear filas y columnas, haga clic en la celda que se encuentra debajo y a la derecha de las filas y columnas que desee mantener visibles mientras se desplaza. Por ejemplo, si desea inmovilizar las dos filas superiores y las tres columnas más a la izquierda (A a C), haga clic en la celda D3. Después, en la pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Inmovilizar paneles y en la opción Inmovilizar paneles nuevamente. 78 Procedimiento para seleccionar celdas, filas o columnas Para seleccionar Realice este procedimiento Una celda Haga clic en la celda o use las teclas de dirección para ir a la celda. Una fila o columna completa Haga clic en el encabezado de la fila o de la columna. 1. Encabezado de la fila 2. Encabezado de la columna También puede seleccionar celdas de una fila o de una columna seleccionando la primera celda y, después, presionando Ctrl+Mayús+Flecha (flecha derecha o flecha izquierda para las filas, y flecha arriba o flecha abajo para las columnas). Nota Si la fila o columna contiene datos, Ctrl+Mayús+Flecha selecciona la fila o columna hasta la última celda en uso. Al presionar Ctrl+Mayús+Flecha por segunda vez, selecciona la fila o columna completa. Sugerencia Para cancelar una selección, haga clic en cualquier celda de la hoja. 2. En la pestaña Vista, en el grupo Ventana, haga clic en la flecha situada debajo de Inmovilizar paneles. 81 Ahora, la línea a la derecha de la columna A es algo más oscura que las otras líneas, eso quiere decir que la columna a su izquierda está inmovilizada. Inmovilizar la fila superior y la primera columna Para inmovilizar la fila superior y la primera columna al mismo tiempo, haga clic en Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar paneles. Inmovilice tantas filas o columnas como desee ¿Desea inmovilizar múltiples filas o columnas? Puede inmovilizar cuantas desee, siempre y cuando comience con la fila superior y la primera columna. Para inmovilizar múltiples filas (comenzando por la fila 1), seleccione la fila que está debajo de la última fila que desea inmovilizar y haga clic en Inmovilizar paneles. Para inmovilizar múltiples columnas, seleccione la columna a la derecha de la última columna que desea inmovilizar y haga clic en Inmovilizar paneles. Si desea inmovilizar las cuatro filas superiores y las tres columnas de la izquierda, seleccione la celda D5 y haga clic en Vista > Inmovilizar paneles > Inmovilizar paneles. Cuando inmovilice filas y columnas, el borde debajo de la última fila inmovilizada y a la derecha de la última columna inmovilizada parecerá algo más grueso (en este caso, debajo de la fila 4 y a la derecha de la columna C). 82 Movilizar filas y columnas ¿Desea movilizar una fila, una columna o ambas? Haga clic en Vista > Inmovilizar paneles > Movilizar paneles. Movilizar paneles bloqueados Usted está deslizando su hoja de cálculo hacia abajo (o hacia el costado), pero una parte queda inmovilizada en su lugar. Probablemente, esto se debe a que en algún punto decidió inmovilizar los paneles. Para solucionar esto, haga clic en Vista > Ventana > Movilizar paneles. 83 Transponer (girar) datos de filas a columnas o viceversa Si tiene una hoja de cálculo con datos en columnas que desea girar para que se reorganicen en filas, puede usar la característica Transponer. Le permite cambiar los datos de columnas a filas o viceversa. Por ejemplo, si los datos son similares a los siguientes, con las regiones de ventas indicadas a lo largo de la parte superior y los trimestres que se extienden a lo largo de la parte izquierda: Puede girar las columnas y filas para mostrar los trimestres a lo largo de la parte superior y las regiones que se extiendan a lo largo del lateral, como aquí: Para ello, siga estos pasos: 1. Seleccione el rango de datos que desee reorganizar, incluidas las etiquetas de filas o columnas, y presione Ctrl+C. Nota Asegúrese de copiar los datos para ello. No funcionará mediante el comando Cortar o Ctrl+X. 2. Haga clic con el botón derecho en la primera celda donde quiera pegar los datos y elija Transponer . Elija un lugar en la hoja de cálculo que tenga suficiente espacio para pegar sus datos. Los datos que copie sobrescribirán los datos que ya hubiese allí. 86 Convertir una tabla en un rango Puede dejar de trabajar con sus datos en una tabla y convertir esta en celdas “normales”. Esto es lo que se conoce como convertir una tabla en un rango de datos. Al convertir una tabla en un rango, todas las funciones de la tabla (como el filtrado) desaparecerán, pero el estilo (como los colores y la negrita) se conservarán.  Haga clic con el botón secundario en cualquier lugar de la tabla, apunte a Tabla y luego haga clic en Convertir en rango. Nota ¿Se arrepiente de haber convertido la tabla en rango? No se preocupe, solo tiene que hacer clic en Deshacer . 87 TRANSPONER (función TRANSPONER) En este tema se describen la sintaxis de la fórmula y el uso de la función TRANSPONER en Microsoft Excel. Descripción La función TRANSPONER devuelve un rango de celdas vertical como un rango horizontal o viceversa. La función TRANSPONER debe especificarse como una fórmula de matriz en un rango que tenga el mismo número de filas y columnas, respectivamente, que el intervalo de origen. Use TRANSPONER para cambiar la orientación vertical y horizontal de una matriz o un rango de una hoja de cálculo. Sintaxis TRANSPONER(matriz) La sintaxis de la función TRANSPONER tiene el argumento siguiente:  matriz Obligatorio. Una matriz o un rango de celdas de una hoja de cálculo que desea transponer. La transposición de una matriz se crea usando la primera fila de la matriz como primera columna de la nueva matriz, la segunda fila de la matriz como segunda columna de la nueva matriz, etc. Si no está seguro de cómo escribir una fórmula de matriz, vea Escribir una fórmula de matriz. Ejemplo Copie los datos de ejemplo de la tabla siguiente y péguelos en la celda A1 de una nueva hoja de cálculo de Excel. Datos 1 2 3 Fórmula Descripción Resultado activo =TRANSPONER($A$2:$C$2) Valor de A2 transpuesto en una celda diferente. 1 =TRANSPONER($A$2:$C$2) Valor de B2 transpuesto en una celda diferente y debajo del valor de A2 en lugar de a su derecha. 2 =TRANSPONER($A$2:$C$2) Valor de C2 transpuesto en una celda diferente y debajo del valor de B2 en lugar de a su derecha. 3 88 Crear una tabla en una hoja de cálculo en Excel Cuando crea una tabla en una hoja de cálculo de Excel, no solo es más fácil que administre y analice sus datos, sino que también puede usar el filtrado, la ordenación y el sombreado de fila integrados. Nota Las tablas de Excel no se deben confundir con las tablas de datos que forman parte de un conjunto de comandos de análisis de hipótesis (Herramientas de datos, en la pestaña Datos). Crear una tabla usando el estilo de tabla predeterminado 1. Seleccione el rango de celdas que desea incluir en la tabla. Las celdas pueden estar vacías o contener datos. 2. En la pestaña Insertar , haga clic en Tabla. También puede presionar Ctrl+T o Ctrl+L. 3. Si la fila superior del rango seleccionado incluye datos que desea usar como encabezados de tabla, seleccione la casilla La tabla tiene encabezados. Si no selecciona la casilla La tabla tiene encabezados, se agregan encabezados de tabla con nombres predeterminados como Columna1 y Columna2 por encima de los datos. Puede cambiar los nombres de encabezado predeterminados en cualquier momento. 4. Haga clic en Aceptar. 91 Compartir el libro de Excel 2016 con otros usuarios En 2016 de Excel para Windows, es más fácil que nunca para compartir sus libros con otros usuarios. Cuando se comparte el libro con OneDrive, OneDrive para el negocio o SharePoint, puede hacer su uso compartido desde Excel 2016. Compartir el libro 1. Crear el libro. Cuando esté listo para compartirlo con otras personas, seleccione Compartir en la esquina superior derecha de la cinta de opciones. 2. Si aún no ha guardado la hoja de cálculo para OneDrive, OneDrive para el negocio o SharePoint, se le pedirá hacerlo ahora. Seleccione Guardar en la nube y elija una ubicación para guardar el libro. 3. Una vez que el libro se guarda en una ubicación compartida, a continuación, puede invitar a otras personas trabajar en él también. En el campo de texto debajo de Invitar a otras a personas, escriba la dirección de correo electrónico de la persona que le gustaría compartir. Si ya dispone de información de la persona de contacto almacenado, sólo se puede especificar su nombre. 92 Vea también Guardar documentos en línea OneDrive de uso con Office Utilizar un libro compartido para colaborar en 2016 de Excel para Windows 93 Guardar documentos en línea Guardar sus archivos en la nube le permite acceder a ellos desde cualquier lugar y hace que sea más fácil compartirlos con familiares y amigos. Para guardar documentos en línea con OneDrive, inicie sesión en Office. Sus archivos se guardan en línea en OneDrive.com y también en la carpeta OneDrive de su equipo, para que pueda trabajar sin conexión y los cambios se sincronicen cuando vuelva a conectarse. Obtener más información sobre OneDrive más adelante en este tema. 1. Con un documento abierto en un programa de Office, haga clic en Archivo > Guardar como > OneDrive. 1. Si aún no ha iniciado sesión, hágalo ahora haciendo clic en Iniciar sesión. O si no dispone de una cuenta Microsoft, haga clic en Registrarse. 1. Después de registrarse o de iniciar sesión, guarde su documento en OneDrive. 96 Paso 4 Busca los archivos que quieres cargar, pulsa o haz clic en ellos para seleccionarlos y después pulsa o haz clic en Copiar en OneDrive. Para mover archivos a OneDrive utilizando la app OneDrive Cuando muevas archivos, estarás eliminándolos de tu PC y agregándolos a OneDrive. 1. Pulsa o haz clic en la flecha situada junto a OneDrive y selecciona Este equipo. 2. Busca los archivos que deseas mover y, para seleccionarlos, desliza rápidamente el dedo hacia abajo sobre ellos o haz clic con el botón derecho. 3. Pulsa o haz clic en Cortar. 4. Pulsa o haz clic en la flecha situada junto a Este equipo y selecciona OneDrive para buscar una carpeta de tu OneDrive. 5. Desliza rápidamente el dedo desde el margen superior o inferior de la pantalla o haz clic con el botón derecho para abrir los comandos de las apps; a continuación, pulsa o haz clic en Pegar. Para mover archivos a OneDrive desde el Explorador de archivos Cuando muevas archivos, estarás eliminándolos de tu PC y agregándolos a OneDrive. Arrastra los archivos desde la lista de archivos del panel derecho a OneDrive, situado en el panel izquierdo. 97 Para guardar archivos en OneDrive desde una app Puedes guardar directamente los archivos de tus apps en OneDrive. Tienes la opción de guardarlos en OneDrive o en otras ubicaciones, como tu PC. Pulsa o haz clic en la flecha situada en la esquina superior izquierda para cambiar la ubicación en OneDrive (si aún no está seleccionada). A continuación, elige la carpeta de OneDrive en la que quieres guardar el archivo, asigna un nombre al archivo y pulsa o haz clic en Guardar. Para guardar archivos en OneDrive desde una aplicación de escritorio Cuando utilices una aplicación de escritorio como Microsoft Office Word o Paint, también podrás guardar directamente archivos en OneDrive. En la aplicación que estás utilizando, haz clic en Guardar y después, en el panel izquierdo, pulsa o haz clic en OneDrive. 98 Elige la carpeta de OneDrive en la que quieres guardar el archivo, asigna un nombre al archivo y pulsa o haz clic en Guardar. Guardar automáticamente en OneDrive En la mayoría de los equipos, OneDrive es la ubicación recomendada que aparece cuando guardas archivos de Microsoft Office (como documentos de Word y hojas de trabajo de Excel), PDF y otros documentos. Y, si tu PC tiene una cámara integrada, podrás guardar automáticamente copias de las fotos que tomes directamente en OneDrive; así, siempre tendrás una copia de seguridad. Asegúrate de que tu equipo está configurado para guardar automáticamente; para ello, comprueba la configuración de OneDrive. 1. Desliza el dedo rápidamente desde el borde derecho de la pantalla, pulsa Configuración y después pulsa Cambiar configuración de PC. (Si usas un mouse, señala el extremo inferior derecho de la pantalla, mueve el puntero del mouse hacia arriba, haz clic en Configuración y, a continuación, haz clic en Cambiar configuración de PC). 2. En el caso de los documentos, pulsa o haz clic en OneDrive y después activa Guardar documentos en OneDrive de forma predeterminada. 3. En el caso de las fotos, pulsa o haz clic en Álbum de cámara y elige Cargar fotos con buena calidad o, si son copias de mayor resolución, Cargar fotos con la mejor calidad. Sugerencia Disfruta del espacio de almacenamiento gratuito de OneDrive, aunque, si lo necesitas, puedes comprar más. Abre la configuración del equipo, pulsa o haz clic en OneDrive y luego en Comprar más almacenamiento. Accede a tus archivos en cualquier lugar Cuando tus archivos están en OneDrive, puedes acceder a ellos desde cualquier dispositivo, incluso si algo le ocurre a tu PC. Puedes ir a la página web de OneDrive o puedes usar una de las aplicaciones móviles para Android, iOS o Windows Phone.