Planificación: Definir objetivos y metas y establecer el curso de acción, Exámenes de Estrategia Empresarial

¡Descarga Planificación: Definir objetivos y metas y establecer el curso de acción y más Exámenes en PDF de Estrategia Empresarial solo en Docsity! UNIDAD 6. FUNDAMENTOS DE LA PLANIFICACION: 6.1. Definición de Planificación La planeación es el proceso para decidir qué objetivos perseguir durante un periodo futuro, que hacer para lograr esos objetivos; por ello el proceso se compone de dos segmentos: 1. Definir objetivos y metas 2. Establecer el curso de acción para lograr esos objetivos mediante: Establecer estrategias, Desarrollar planes para coordinar actividades, es el inicio para distribuir recursos y orientar al control Definiendo: ¿Dónde estamos? ¿A dónde queremos llegar? Y ¿Cómo podemos llegar allí? “La planificación es el proceso metódico diseñado para definir objetivos y metas determinadas.” Otras definiciones, más precisas, incluyen "La planificación es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en el logro de los objetivos" "Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas" (Stoner, 1996). "Es el proceso de definir el curso de acción y los procedimientos requeridos para alcanzar los objetivos y metas. El plan establece lo que hay que hacer para llegar al estado final deseado" (Cortés, 1998). En prácticamente todas las definiciones es posible hallar algunos elementos comunes importantes: el establecimiento de objetivos o metas, y la elección de los medios más convenientes para alcanzarlos (planes y programas). ESCOGEREMOS EL CONCEPTO MAS AMPLIO QUE LO EXPONE ROBBINS EN SU LIBRO ADMINISTRACION: LA PLANIFICACION ES UN PROCESO QUE CONSISTE EN DEFINIR METAS DE LA ORGANIZACIÓN, ESTABLECER UNA ESTRATEGIA PARA ALCANZARLAS Y TRAZAR PLANES EXHAUSTIVOS PARA INTEGRAR COORDINAR EL TRABAJO DE LA ORGANIZACIÓN. LA PLANEACION SE OCUPA TANTO DE FINES (QUE HACER) COMO DE MEDIOS (COMO HACERLO)” 6.2 PROPOSITOS DE LA PLANIFICACION. La planificación cumple dos propósitos principales en las organizaciones: el protector y el afirmativo. El propósito protector consiste en minimizar el riesgo reduciendo la incertidumbre que rodea al mundo de los negocios y definiendo las consecuencias de una acción administrativa determinada, lo que influye en la reducción de la incertidumbre, permite mirar hacia adelante y anticipar los cambios. Cabe anotar que la planificación no suprime los cambios y la incertidumbre pero prepara mejora a la administración para dar respuesta más eficaz ante ellos. El propósito afirmativo de la planificación consiste en elevar el nivel de éxito organizacional, mediante la reducción de superposición y desperdicio de actividades, pues el trabajo se coordina de acuerdo con planes establecidos, y la redundancia también disminuye. Un propósito adicional de la planificación consiste en coordinar los esfuerzos y los recursos dentro de las organizaciones. Se ha dicho que la planificación es como una locomotora que arrastra el tren de las actividades de la organización, la dirección y el control. Tiene una vinculación sumamente fuerte con el control, pues establece las metas a o criterios que el medirá, el control mide el cumplimento de las metas e identifica las desviaciones importantes, permitiendo la toma de acciones. Por otro lado, se puede considerar a la planificación como el tronco fundamental de un árbol imponente, del que crecen las ramas de la organización, la dirección y el control. Sin embargo, el propósito fundamental es facilitar el logro de los objetivos de la empresa. Implica tomar en cuenta la naturaleza del ámbito futuro en el cual deberán ejecutarse las acciones planificadas. PORQUE PLANEAR Entre las miles de razones que existen para planear podemos señalar como las más importantes las siguientes La planeación marca la dirección para todos en la empresa, ¿Cómo saber cuándo voy a llegar si no sé adónde voy? Cuando los empleados saben adónde se dirige la organización, queda más claro lo que debe ser su aporte para alcanzar los objetivos, quedan claras las actividades y esto permite evitar las superposiciones y desperdicios o redundancias, pues coordina los trabajos y recursos ya que mediante planes se aclaran los medios y esto permite observar ineficiencias. La planeación, cumple con su propósito protector al reducir incertidumbre, pues obliga a los gerentes a mirar hacia adelante y anticipar los cambios mediante planteamiento de escenarios y a observar impactos posibles preparándose en cualquier situación pues previene las reacciones posibles con respuestas eficaces. La planeación establece metas y criterios de control. Si no sabemos que queremos conseguir ¿Cómo sabremos si de verdad lo conseguimos? La planeación es el inicio del control. Los Administradores que no planean estarán siempre reorganizando, ninguna actividad administrativa, podrá partir eficientemente, sin un plan; por ejemplo cuando un administrador trata de realizar capacitaciones sin planes es imposible conseguir resultados eficientes. La planeación afecta positivamente a la eficiencia administrativa; estudios demuestran que los empleados que están involucrados con la planeación son mucho más rendidores y son mejor evaluados, además la planeación muestra resultados más positivos en cuanto a la calidad, las 3. Metas a Largo Plazo. Son las metas que la empresa plantea para periodos superiores a 3 anos, y generalmente se encuentran a nivel general de la empresa. un ejemplo típico de este es el posicionamiento de marca, restructuración de la planta física, entre otros. FIJACION DE METAS Uno de los métodos más utilizados para establecer metas se basa en el enfoque desarrollado y popularizados por Peter Drucker, quien propone que las organizaciones deben establecer objetivos para medir resultados de su rendimiento; el propone el énfasis en las áreas de Posición de mercado, innovación, productividad, recursos físicos y financieros, utilidad, rendimiento, desarrollo de la empresa, actitud del trabajador y responsabilidad pública. Esta filosofía de la administración se basa en el amparo de las metas organizacionales a las metas personales. Supone que el establecimiento de metas personales produce compromiso del empleado y lo lleva al rendimiento; y, lo definimos en el siguiente esquema: Establecimiento de metas (denominado enfoque cascada) 1. Formular metas a largo plazo y planes estratégicos. 2. Desarrollo los objetivos de la organización 3. Establezco objetivos departamentales 4. Establezco objetivos de trabajo individual 5. Formulo planes de acción. De esta manera la jerarquía de las metas de la organización está definida claramente y se forma una red integrada de metas, y sirve para la asignación y priorización de recursos. Además la asignación de metas concretas y distribuidas facilita la revisión cuantitativa y periódicamente, además de servir de base para la retribución de recompensas atadas a los objetivos y al progreso, lo que motiva a los empleados. Para ello la Administración por Objetivos sugiere 4 elementos básicos que son: 1. La Especificidad de las metas, 2. La Toma de decisiones participativa, 3. Un plazo explícito (definido), 4. y La retroalimentación del desempeño. COMO SON LAS METAS BIEN DISEÑADAS Una meta bien diseñada cumple en general con las características siguientes: 1. Están escritas en términos de resultados, más que en acciones. El resultado final es lo más importante es lo que se quiere alcanzar y por lo tanto debe estar reflejado. 2. Son mesurables y cuantificables. Es fácilmente medible, no es ambigua ni deja nada por definir. “mucha calidad” “mejor esfuerzo” 3. Señalan claramente sus plazos. Definir plazos facilita la medición de lo conseguido. 4. Son difíciles pero accesibles. Deben ser retadoras, aquello fácil no motiva, al igual las inalcanzables, o irreales. 5. Se escriben. Aunque toma tiempo el acto de escribirlas fuerza más a pensarlas, y una vez escritas son pruebas visibles y tangibles de su importancia. 6. Se comunican a todos los miembros de la organización. Tenemos que conocerlas, para encontrarnos en el mismo ritmo de coordinación, y de entendimiento esto facilitara su consecución. 6.3. TIPOS DE PLANES Los planes son documentos en los que se explica cómo se van a alcanzar las metas, así como la asignación de recursos calendarios y otras acciones necesarias para concretarlas. Los planes establecen las metas de la organización y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos, se clasifican de la siguiente manera Los tipos de planes los podemos diferenciar bajo los siguientes aspectos 1. Por su especificidad 2. Por su frecuencia 3. Por su nivel o línea estratégica y su plazo: POR SU ESPECIFICIDAD:  PLANES DIRECCIONALES: Son planes específicos pero más flexibles que establecen lineamientos generales Recortar costos en un 4% sin gran detalle.  PLANES CONCRETOS: Establecen lineamientos concretos. Son planes detallados sin margen para interpretar, tienen objetivos definidos claramente sin ambigüedades, ni problemas de interpretación (ejemplo: un gerente quiere incrementar su producción de 8% en un periodo de 12 meses, con procedimientos específicos, distribución exacta de presupuesto y programación de actividades para llegar a la metas. POR SU FRECUENCIA:  Plan Único.-Es un plan destinado a Satisfacer necesidades de una sola ocasión. (Creación de un nuevo servicio)  Planes Permanentes.- Planes continuos que encauzan las actividades que se realizan repetidamente, comprenden políticas, reglas y procedimientos. (Política de contratación de empleados) POR SU LINEA ESTRATEGICA Y SU PLAZO: Finalmente y de manera más importante definimos aquellos planes que se realizan con responsables en la pirámide estratégica de la empresa: Los Planes Estratégicos Son planes que se aplican a toda la organización, fijan metas generales y tratan de posicionarla, sirviendo de base a los demás planes (táctico y operativos), son diseñados por los miembros de mayor jerarquía de la empresa y su función consiste en regir la obtención, uso y disposición de los medios necesarios para alcanzar los objetivos generales de la organización, son a largo plazo y comprenden a toda la empresa. Tácticos o Funcionales. Estos determinan planes más específicos que se refieren a cada uno de los departamentos de la empresa y se subordinan a los Planes Estratégicos. Son establecidos y coordinados por los directivos de nivel medio con el fin de poner en práctica los recursos de la empresa. Estos planes 6.6. FACTORES DE LA CONTINGENCIA DE LA PLANIFICACION Se consideran 3 factores o situaciones que inciden en la planeación y estos son: 1. EL NIVEL EN LA ORGANIZACIÓN 2. EL GRADO DE INCERTIDUMBRE 3. EL ENTORNO Y LA MAGNITUD DE LOS COMPROMISOS FUTUROS. Sobre el nivel de la organización, se ha tocado claramente el tema en párrafos anteriores. En cuanto a la incertidumbre, una frase describe con excelente exactitud la incidencia de esta contingencia en la planificación: “La planeación es facilísima donde los cambios del medio ambiente son mínimos. La planeación es utilísima donde los cambios del medio ambiente son máximos.” Es importante describir que la incertidumbre de un entorno muy inseguro incide en la planeación, pues deben darse planes muy específicos, pero flexibles. Los gerentes deben estar preparados para enmendar los planes a medida que los inician, debiendo muchas veces incluso que abandonar los planes. Sin embargo, la planificación formal ayuda a épocas de incertidumbre, muchos estudios han mostrado que se requieren por lo menos cuatro años de esfuerzos para que se vea un efecto positivo en el desempeño de una organización. El último factor que influye en la planificación, tiene que ver con el plazo y los compromisos, muchas veces los planes deben extenderse lo suficiente como para cumplir compromisos realizados ahora. (Acciones que deben cumplirse y que obligan a vivir con las consecuencias para bien o para mal.) LA PLANIFICACION CONTEMPORANEA La planeación tomo su auge en 1960, y sin embargo no ha pasado de moda, a pesar de lo lógico que parece el establecer dirección en la empresa, los críticos describen algunas objeciones a la planeación formal: 1. La planeación produce rigidez: Las actividades de la planeación formal pueden atorarse en metas específicas que hay que alcanzar en plazos precisos. Cuando se fijan estas metas se supone que el ambiente no va a cambiar en el periodo que abarca, si no fuera así, los gerentes que se adhieren al plan tendrían problemas, se debe ser flexible. Forzar un curso de acción cuando el entorno oscila es una receta para ocasionar un desastre. 2. No se pueden trazar planes en un entorno dinámico. Los ambientes son de movimiento continuo, todas las organizaciones enfrentan ambientes dinámicos, esto significa situaciones azarosas e impredecibles, lo que significa que se requiere flexibilidad y eso no está ligado a los planes formales. 3. Los planes formales no sustituyen la creatividad y la intuición. Las organizaciones exitosas nacen en base de visiones innovadoras, la planificación en su lugar tienden a realizar investigaciones exhaustivas de capacidades y oportunidades de la organización, y un análisis mecánico reduce la visión a rutinas programadas. 4. La planeación hace que los gerentes centren su atención en la competencia de hoy. La planeación forma tiene como base las oportunidades comerciales actuales de la industria, y muchas veces no deja que los gerentes piensen en crear o reinventar una industria. Por lo tanto los planes formales pueden ser disparates caros y costosos para recuperar el paso a la competencia. 5. La planeación formal refuerza el éxito, lo que puede llevar al fracaso. El ensenarnos al éxito y acomodarnos en él puede hacer que los planes exitosos despierten la sensación de falsa seguridad y más confianza en la planificación de la que se justifique. Muchos gerentes no se enfrentaran al cambio y a lo desconocido hasta cuándo puede ser demasiado tarde.