Gestion de archivos, Apuntes de Derecho

¡Descarga Gestion de archivos y más Apuntes en PDF de Derecho solo en Docsity! BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 284 Viernes 25 de noviembre de 2011 Sec. I. Pág. 125573 I. DISPOSICIONES GENERALES MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA 18541 Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso. El tratamiento de los archivos públicos se ha venido abordando en nuestro ordenamiento jurídico, tradicionalmente, desde una perspectiva eminentemente histórico- patrimonial. Un enfoque muy centrado en la conservación y protección de nuestro patrimonio documental que, aunque fundamental, hoy resulta insuficiente. La creciente heterogeneidad de los documentos producidos por las Administraciones públicas y los particulares, los cambios derivados de la incorporación de las tecnologías de la información y de la comunicación, la aparición de nuevos modelos de gestión, con sistemas mixtos digitales y en papel, y el reconocimiento de una serie de derechos ciudadanos que inciden en la gestión documental y archivística, han configurado un nuevo escenario que demanda completar el tratamiento tradicional de los archivos con una regulación de mayor alcance y perspectiva. Se hace precisa una mejor gestión de los heterogéneos fondos documentales que facilite la puesta a disposición de los ciudadanos de la gran variedad de documentos que se contienen en los archivos públicos y que garantice, a la vez, su correcta ordenación y conservación. El presente Real Decreto establece el Sistema Español de Archivos, configurado sobre la base de relaciones de cooperación voluntaria, de conformidad con la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. La nueva regulación pretende dotar a las Administraciones y agentes implicados de herramientas suficientemente flexibles que posibiliten la comunicación archivística dentro de un marco dinámico de cooperación interadministrativa. Con este objetivo se crea el Consejo de Cooperación Archivística, órgano colegiado específico de composición interadministrativa, encargado de canalizar la cooperación archivística entre las administraciones públicas implicadas. Por otro lado, la norma establece unas directrices para la coordinación de los criterios archivísticos aplicables en la Administración General del Estado y los organismos públicos de ella dependientes. La nueva Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, órgano con representación interministerial, tiene encomendada la coordinación de la política archivística de los ministerios y organismos públicos en tanto que integrantes del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado. En el diseño del Sistema se tiene en cuenta que, en la fase activa del ciclo de vida de los documentos, la gestión eficaz de la información administrativa resulta clave tanto para la organización interna como para la actividad externa de la Administración, en tanto que, finalizada la fase activa, es la dimensión histórico-patrimonial y cultural de documentos y archivos la que adquiere progresivamente mayor relevancia. En consecuencia con esto, el presente Real Decreto prevé una regulación común, de carácter general, para asegurar un tratamiento archivístico adecuado de los documentos administrativos a lo largo de su ciclo vital. Esta norma pretende, asimismo, facilitar el ejercicio del derecho de acceso de los ciudadanos a los archivos y documentos administrativos, mediante la clarificación de los criterios fijados en la muy diversa legislación aplicable y con la introducción de un procedimiento común, muy simplificado, de solicitud de acceso. En la regulación del procedimiento, que pretende suprimir incertidumbres y eliminar cualquier ocasión de arbitrariedad, está muy presente la necesidad de proteger intereses públicos y privados en los términos reconocidos en la Constitución y las Leyes, que justifican la existencia de especiales requisitos y condiciones para el acceso a documentos que no son de libre cv e: B O E -A -2 01 1- 18 54 1 BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 284 Viernes 25 de noviembre de 2011 Sec. I. Pág. 125574 consulta y requieren autorización. En especial, esta regulación es respetuosa del delicado equilibrio que debe mantenerse entre la salvaguarda del derecho fundamental a la protección de datos personales-de acuerdo con la regulación contenida en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal- y el derecho de acceso a documentos y archivos. Con el fin de proceder a una ponderación lo más ajustada posible, la norma distingue una variedad supuestos en relación con el acceso a documentos que contienen datos personales y gradúa, atendiendo al tipo de datos, la edad del documento, las circunstancias del caso y la finalidad del acceso, las condiciones y requisitos que se han de reunir para levantar las restricciones al acceso. El régimen previsto –requisitos de la solicitud para el ejercicio del derecho de acceso, regulación de la tramitación y resolución, derecho a la obtención de copias– es conforme con lo previsto en la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común, que en su artículo 37 dispone que «los ciudadanos tienen derecho a acceder a los registros y a los documentos que, formando parte de un expediente, obren en los archivos administrativos, cualquiera que sea la forma de expresión, gráfica, sonora o en imagen o el tipo de soporte material en que figuren, siempre que tales expedientes correspondan a procedimientos terminados en la fecha de la solicitud», al tiempo que menciona una variedad de materias que se rigen por su regulación específica. Efectivamente, este Real Decreto no interfiere en la normativa específica que rige en ámbitos sectoriales, como sucede con la información ambiental, con la información tributaria o la relativa a datos sanitarios. Se trata de un desarrollo reglamentario, que complementa y facilita la aplicación de disposiciones legales que se refieren con carácter general al derecho de acceso a documentos, como las contenidas en la mencionada Ley 30/1992, en la Ley 16/1985, de 25 de junio, de patrimonio histórico español, en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos o, más recientemente, en la Ley 52/2007, de 28 de diciembre, por la que se reconocen y amplían derechos y establecen medidas a favor de quienes padecieron persecución o violencia durante la guerra civil y la dictadura. En conclusión, la presente norma no altera el régimen material de acceso a los documentos contenidos en los archivos de la Administración General del Estado, que sigue determinándose, como no puede ser de otro modo, por las correspondientes normas legales generales y sectoriales de aplicación en cada materia. Esa pluralidad de regímenes materiales, sin embargo, es compatible con el reconocimiento de un procedimiento administrativo común para la solicitud de acceso a los documentos conservados en los archivos de la Administración General del Estado. Tal regulación procedimental viene a ofrecer claridad y seguridad a todos los interesados, determinando además las particularidades procedimentales existentes en virtud de algunas de las situaciones de acceso restringido y resulta de aplicación general a los archivos de la Administración, con exclusión tan sólo de los de oficina o gestión, en razón de la tramitación pendiente o la continua utilización y consulta que constituyen las características definitorias de estos archivos y que exigen, precisamente, un régimen procedimental de acceso distinto al de los documentos que han sido ya transferidos a los archivos centrales o generales y de los depositados en los archivos intermedio e históricos. En la elaboración de la presente norma han sido consultadas las Comunidades Autónomas. La norma se dicta al amparo del artículo 149.1.28 CE que atribuye al Estado en exclusiva la competencia sobre los archivos de titularidad estatal. No obstante, para el establecimiento del Sistema español de archivos regulado en los dos primeros Capítulos, se invoca el artículo 149.2 CE que reconoce la competencia concurrente en materia de cultura, en términos reiterados por la jurisprudencia del Tribunal Constitucional y de modo consecuente con el principio de cooperación. En su virtud, a propuesta del Ministro de la Presidencia y la Ministra de Cultura, con la aprobación previa del Vicepresidente del Gobierno de Política Territorial y Ministro de cv e: B O E -A -2 01 1- 18 54 1 BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 284 Viernes 25 de noviembre de 2011 Sec. I. Pág. 125577 d) Impulsará la investigación científica y el desarrollo e innovación tecnológica dentro del ámbito archivístico, así como la realización de proyectos de investigación en cooperación con otras instituciones científicas y culturales, en colaboración con las Comunidades Autónomas. Los archivos podrán ser centros promotores de proyectos de investigación y los archiveros podrán presentarse como personal investigador a convocatorias nacionales e internacionales. e) Promoverá la creación de plataformas y proyectos digitales de acuerdo con los criterios de accesibilidad en línea, digitalización de fondos, preservación y duplicación con fines de difusión y la colaboración en proyectos de desarrollo de contenidos digitales promovidos por las administraciones públicas. f) Impulsará la cooperación con otros países y ámbitos culturales, especialmente con los países de la Unión Europea, de Iberoamérica y del Mediterráneo, en programas de digitalización y en la elaboración y desarrollo de plataformas y portales en Internet, con el fin de fomentar el conocimiento y la difusión de los documentos que forman parte de una historia común. Artículo 4. La cooperación archivística. 1. La cooperación archivística comprende los vínculos que, con carácter voluntario, se establecen entre los archivos y los sistemas archivísticos dependientes de las diferentes administraciones públicas y de todo tipo de entidades o personas físicas para intercambiar información y servicios, conocimientos especializados y medios técnicos, con la finalidad de optimizar los recursos y desarrollar los servicios que prestan los archivos. 2. Las relaciones de la Administración General del Estado con los sistemas archivísticos autonómicos se regularán por lo establecido en los respectivos convenios de colaboración que, con tal fin, se suscriban con las Comunidades Autónomas. 3. La Administración General del Estado, en colaboración con el resto de las Administraciones Públicas y todo tipo de entidades privadas, promoverá e impulsará la cooperación archivística mediante: a) El establecimiento de planes generales y específicos, que deberán ser aprobados por el Consejo de Ministros. b) La suscripción de convenios y otros instrumentos de cooperación entre las administraciones públicas y con los archivos de titularidad privada. c) el impulso del funcionamiento de los Patronatos de los Archivos Históricos de carácter nacional y de los órganos colegiados en materia archivística con presencia de la Administración General del Estado. d) La presencia española en organismos y organizaciones internacionales y la participación en proyectos supranacionales. Artículo 5. El Consejo de Cooperación Archivística. 1. El Consejo de Cooperación Archivística, como órgano adscrito a la Subsecretaría del Ministerio de Cultura, es el órgano de cooperación entre las administraciones públicas en materia de archivos. 2. Son funciones del Consejo: a) La promoción de la integración de los sistemas archivísticos de titularidad pública y archivos privados en el Sistema Español de Archivos. b) La elaboración de criterios uniformes para el desarrollo de los servicios archivísticos. c) La propuesta y promoción del desarrollo de políticas públicas, directrices y estrategias relativas a la administración de archivos y patrimonio documental, con especial atención a la implantación de las nuevas tecnologías en la gestión de los archivos. cv e: B O E -A -2 01 1- 18 54 1 BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 284 Viernes 25 de noviembre de 2011 Sec. I. Pág. 125578 d) Informar los planes de cooperación archivística previstos en el artículo 4.3 letra a) y proceder a su seguimiento y, eventualmente, a la propuesta de su actualización. e) La promoción y el fomento de la formación profesional y el intercambio en el ámbito archivístico. f) El impulso de la cooperación internacional. 3. Presidirá el Consejo de Cooperación Archivística quien ocupe la Subsecretaría del Ministerio de Cultura. 4. Componen el Consejo de Cooperación Archivística, junto con su Presidente, seis representantes de la Administración General del Estado, con rango de director general o equivalente, designados por los Ministerios de Asuntos Exteriores y de Cooperación, Defensa, Economía y Hacienda, Presidencia, Política Territorial y Administraciones Públicas y Cultura, un representante de cada Comunidad Autónoma, tres representantes de las administraciones locales, designados por la asociación de entidades locales de ámbito estatal con mayor implantación y un representante del Consejo de Universidades. 5. La Secretaría del Consejo corresponderá a un funcionario del Ministerio de Cultura, que actuará en el Pleno con voz pero sin voto. CAPÍTULO III Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos Sección 1.ª Disposiciones Generales Artículo 6. Definición. El Sistema de Archivos de la Administración General del Estado es el conjunto de sistemas archivísticos departamentales, órganos, archivos y centros de la Administración General del Estado y de sus organismos públicos, que actúan de manera coordinada con la finalidad de garantizar la correcta gestión de los fondos, colecciones, documentos y otras agrupaciones documentales producidos o reunidos en el ejercicio de sus competencias y facilitar el acceso de los ciudadanos a los mismos. Artículo 7. Composición. Integran el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado los archivos, centros, servicios y, en su caso, sistemas archivísticos de los departamentos ministeriales, y de sus organismos públicos existentes y los que en el futuro puedan crearse reglamentariamente. La Comisión de Archivos de la Administración General del Estado actuará como coordinadora del Sistema. Artículo 8. Clases de Archivos. Los Archivos del Sistema de Archivos de la Administración General del Estado, atendiendo al ciclo vital de los documentos, se clasifican en: a) Archivos de oficina o de gestión. b) Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos. c) Archivo intermedio. d) Archivos históricos. Artículo 9. Archivos de oficina o de gestión. Son aquellos archivos existentes en todos los órganos y unidades administrativas para la custodia de los documentos en fase de tramitación o sometidos a continua cv e: B O E -A -2 01 1- 18 54 1 BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 284 Viernes 25 de noviembre de 2011 Sec. I. Pág. 125579 utilización y consulta administrativa. Estos documentos, una vez concluida su tramitación o su etapa de utilización y consulta, serán objeto de transferencia al archivo central del Departamento respectivo, de acuerdo con los plazos establecidos durante el proceso de valoración. Los archivos de oficina o de gestión cumplirán las siguientes funciones: 1.º Apoyar la gestión administrativa. 2.º Acreditar las actuaciones y actividades de la unidad productora. 3.º Organizar los documentos producidos por sus respectivas unidades. 4.º Transferir los documentos al Archivo central, en la forma y tiempo establecidos en el correspondiente calendario de conservación elaborado de manera conjunta con el Archivo Central, una vez agotado su plazo de permanencia en la unidad productora. 5.º Eliminar los documentos de apoyo informativo antes de la transferencia al Archivo central. Artículo 10. Archivos generales o centrales de los Ministerios y de los organismos públicos dependientes de los mismos. 1. Son aquellos archivos existentes en los Ministerios y organismos públicos para la custodia de los documentos, una vez finalizada su tramitación y transcurridos los plazos establecidos por la normativa vigente o en los calendarios de conservación. El Archivo Central cumplirá las siguientes funciones: 1.º Coordinar y controlar el funcionamiento de los distintos archivos de gestión, así como proporcionar el asesoramiento técnico necesario a las unidades y a su archivo de gestión, con el fin de conseguir la correcta conservación y tratamiento técnico de los documentos de archivo, de acuerdo con las normas específicas que correspondan a cada serie documental. 2.º Llevar a cabo el proceso de identificación de series y elaborar el cuadro de clasificación. 3.º Describir las fracciones de serie conforme a las normas internacionales y nacionales de descripción archivística. 4.º Llevar a cabo procesos de valoración documental, a fin de elevar las correspondientes propuestas de eliminación, o en su caso, de conservación permanente de documentos, en aplicación del procedimiento establecido por la normativa vigente. 5.º Tramitar, en su caso, los expedientes de eliminación de documentos, una vez cumplidos los requisitos exigidos por la normativa vigente y de acuerdo con los calendarios de conservación aprobados. 6.º Realizar las transferencias preceptivas y periódicas de documentos al archivo intermedio, acompañadas de su correspondiente relación de entrega. 7.º Proporcionar al archivo intermedio las descripciones de las fracciones de serie objeto de cada una de las transferencias. 8.º Participar en los equipos multidisciplinares encargados del diseño e implementación de los sistemas de gestión de los procedimientos administrativos tramitados en soporte electrónico. 2. Los órganos competentes de cada Ministerio propondrán los calendarios de conservación y acceso de los documentos que custodian en los diferentes archivos previstos en este artículo, comunicándolos a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. Artículo 11. Archivo intermedio. El archivo intermedio es la institución responsable de la custodia de los documentos generados y reunidos por los diferentes Departamentos ministeriales y sus organismos públicos, una vez finalizada su fase activa conforme a lo establecido en los calendarios cv e: B O E -A -2 01 1- 18 54 1 BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 284 Viernes 25 de noviembre de 2011 Sec. I. Pág. 125582 La Vicepresidencia corresponderá a la persona titular de la Subsecretaría del Ministerio de Cultura. Son miembros de la Comisión de Archivos, junto con el Presidente y el vicepresidente: a) El Presidente de los Grupos de trabajo mencionados en el precedente apartado 2 o un representante designado por el Subsecretario correspondiente. b) Los Directores Generales del Libro, Archivos y Bibliotecas y para el Impulso de la Administración Electrónica. c) La persona titular de la dirección del Archivo General de la Administración. d) Hasta un máximo de cuatro vocales, nombrados por la Comisión a propuesta de su Presidencia, en representación de organismos y entes públicos de la Administración General del Estado afectados por este Real Decreto cuya presencia se estime necesaria en la Comisión por razón de su cometido, uno de ellos elegido entre los Directores de los Archivos Históricos Provinciales. 5. La Secretaría de la Comisión corresponderá a un funcionario designado por el Ministerio de Cultura, que asistirá a las reuniones con voz pero sin voto. 6. La Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, regulada por el Real Decreto 1401/2007, de 29 octubre, se adscribe a la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado como su órgano consultivo superior. Sección 2.ª Tratamiento archivístico Artículo 14. Ciclo vital de los documentos. 1. Con carácter general, los archivos integrados en el Sistema desarrollarán las siguientes funciones, en todas las fases del ciclo vital de los documentos: a) Garantizar el acceso de los ciudadanos a los documentos públicos, en la forma dispuesta en el capítulo siguiente. b) Facilitar a las unidades productoras el acceso a sus documentos. c) Dar a los documentos el tratamiento técnico archivístico adecuado, según las normas internacionales y nacionales y las instrucciones y recomendaciones emanadas de la Comisión de Archivos de la Administración General del Estado, aplicables en función de la fase en que se encuentren los documentos de archivo, incluyendo las actuaciones pertinentes de conservación preventiva y activa. d) Atender a lo dispuesto en los calendarios de conservación, en cuanto a los plazos de acceso, transferencia y, en su caso, eliminación de las series documentales custodiadas en cada tipo de archivo. e) Colaborar en el desarrollo de los programas de digitalización, reproducción, descripción, planes archivísticos y otras actuaciones que puedan impulsarse desde los órganos de decisión del Sistema. f) Emplear las nuevas tecnologías en el desarrollo de sus funciones y actividades. g) Garantizar la integridad, autenticidad, fiabilidad, disponibilidad, confidencialidad y conservación de los documentos y expedientes electrónicos recibidos o almacenados, según lo establecido por la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, en los Esquemas Nacionales de Seguridad e Interoperabilidad, y demás normativa de desarrollo. Artículo 15. Identificación, valoración y eliminación. 1. Los grupos de trabajo de coordinación archivística de cada Departamento ministerial presentarán sus propuestas de eliminación o en su caso, de conservación permanente para el dictamen preceptivo por la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos. 2. A los efectos de este Real Decreto, la eliminación de documentos, incluidos los documentos y expedientes electrónicos, custodiados por los archivos del Sistema, sólo cv e: B O E -A -2 01 1- 18 54 1 BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 284 Viernes 25 de noviembre de 2011 Sec. I. Pág. 125583 podrá llevarse a cabo cumpliendo los requisitos y el procedimiento establecido en la normativa vigente. 3. En el seno de los grupos de trabajo de coordinación archivística se potenciará la elaboración de calendarios de conservación y la valoración coordinada de series. Los calendarios de conservación, determinarán para cada serie o agrupación documental, las fases de actividad, semiactividad o inactividad administrativa y delimitaran los períodos de permanencia de los documentos en cada uno de los tipos de archivo definidos según el ciclo vital. En ningún caso se transferirán al Archivo Intermedio agrupaciones documentales cuando previamente la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos haya dictaminado su eliminación. En todo lo no previsto en este artículo será de aplicación para el régimen de valoración y eliminación de documentos, lo dispuesto en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original. Sección 3.ª Disposiciones específicas sobre archivos históricos y patrimonio documental Artículo 16. Conservación del patrimonio documental. El Ministerio de Cultura garantizará la conservación para generaciones futuras del patrimonio documental que custodia, mediante: a) El establecimiento de políticas de prevención del deterioro de los documentos de archivo utilizando sistemas de instalación adecuados y con especial atención sobre los documentos con formatos y soportes más vulnerables. b) El fomento de la creación y dotación de talleres de restauración en los centros de Archivo que se estime conveniente con el fin de abordar la conservación activa de los documentos. c) El desarrollo de planes de preservación, restauración y criterios de cooperación entre los Archivos del Sistema en materia de conservación. Artículo 17. Enriquecimiento del patrimonio documental. 1. El Ministerio de Cultura promoverá: a) Las transferencias periódicas regulares de las fracciones de serie o series documentales de carácter histórico desde los archivos intermedios al archivo histórico que corresponda. b) La incorporación de documentos o agrupaciones documentales de interés histórico e informativo, por medio de compra, depósito, comodato, donación o cualquier otra figura legal contemplada en el ordenamiento jurídico. c) La reproducción de documentos custodiados en otros centros nacionales o internacionales mediante la suscripción de convenios de colaboración, acuerdos y contratos cumpliendo los requisitos legalmente establecidos. 2. A los archivos y fondos adquiridos con base en lo dispuesto en el apartado anterior se les aplicarán las mismas condiciones de custodia, conservación, reproducción y difusión que al resto de sus fondos documentales, sin perjuicio de su titularidad y conforme a lo establecido en el correspondiente contrato o instrumento jurídico. 3. Entre los compromisos del Ministerio de Cultura se incluye la permanencia conjunta e indivisible de los documentos adquiridos en el archivo o centro de titularidad estatal, en el que se determine su custodia. cv e: B O E -A -2 01 1- 18 54 1 BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 284 Viernes 25 de noviembre de 2011 Sec. I. Pág. 125584 Artículo 18. Medidas de fomento del patrimonio documental. 1. El Ministerio de Cultura, de acuerdo con la normativa vigente, arbitrará medios económicos y técnicos para colaborar con los poseedores y propietarios privados de Patrimonio Documental en el mantenimiento, tratamiento y conservación adecuada de dicho Patrimonio. 2. A tal fin, podrá realizar convocatorias periódicas de ayudas en régimen de concurrencia competitiva dirigidas a entidades privadas sin ánimo de lucro para la mejora de sus instalaciones o equipamiento de sus archivos, así como para el desarrollo de proyectos archivísticos, con el fin de fomentar la conservación y difusión del patrimonio documental de carácter privado con arreglo a las normas y estándares internacionales. Los beneficiarios de las citadas ayudas quedarán obligados a: a) Garantizar el acceso público a sus fondos en las condiciones que se establezcan conjuntamente. b) Ceder, cuando así lo previera la convocatoria de ayudas, los derechos de reproducción, comunicación pública y transformación en Internet, de todos los elementos que constituyen el resultado del proyecto realizado, independientemente del soporte en que se entregue. c) Autorizar la difusión a través de Internet y de la plataforma institucional del Ministerio de Cultura de la información proporcionada como resultado de la realización de los proyectos subvencionados. La difusión de la información en ningún caso supondrá merma o menoscabo de los derechos de propiedad intelectual que puedan existir. Artículo 19. Difusión de los documentos de archivo y de otros recursos culturales o informativos del Sistema español de archivos. El Ministerio de Cultura impulsará programas dinámicos encaminados a asegurar la difusión al conjunto de la sociedad, de los contenidos y de los servicios telemáticos y presenciales que ofrecen los centros de archivo del Sistema Español de Archivos, a través de: a) El desarrollo del Portal de Archivos Españoles que pone en Internet y al servicio de los ciudadanos, las bases de datos descriptivas y las imágenes digitalizadas de los documentos de los centros de archivo del Ministerio de Cultura y de cualquier otro centro de archivo del Sistema Español de Archivos que quiera adherirse a la mencionada plataforma, con el fin de fomentar el acceso libre y gratuito de los usuarios a los contenidos culturales e informativos que se custodian. b) El impulso a través del Centro de Información Documental de Archivos, del Censo Guía de Archivos, como guía electrónica y directorio de los archivos de España e Iberoamérica, que permite a los ciudadanos la localización inmediata de los centros de archivo así como los fondos y colecciones que custodian y los servicios que éstos prestan. c) La elaboración de un catálogo colectivo accesible por Internet, que incluya información de los ejemplares bibliográficos y hemerográficos de las bibliotecas históricas y las bibliotecas especializadas o auxiliares de los archivos del Ministerio de Cultura, coordinado desde el Centro de Información Documental de Archivos. d) El diseño y desarrollo de estrategias de comunicación y marketing y la utilización de la Web como instrumento inmediato de información. e) La programación y el diseño de exposiciones presenciales y visitas y exposiciones virtuales que permitan divulgar los documentos de archivo así como su interés histórico, científico y cultural. f) El impulso de actividades pedagógicas que acerquen los archivos y el contexto histórico de producción de los documentos, a los estudiantes de los diferentes ciclos formativos. g) El desarrollo de programas de edición electrónica y en papel, de instrumentos de referencia, catálogos, boletines informativos y de cualquier otra obra de interés para el conocimiento y difusión del patrimonio documental. cv e: B O E -A -2 01 1- 18 54 1 BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 284 Viernes 25 de noviembre de 2011 Sec. I. Pág. 125587 2. En la solicitud deberá indicarse con claridad el documento o conjunto de documentos a los que se refiere, así como la identidad del solicitante y una dirección, a efectos de comunicaciones. 3. No será necesario motivar la solicitud de acceso a documentos. No obstante, el solicitante podrá exponer los motivos de su petición, que se tendrán en cuenta en la tramitación y resolución de la solicitud. 4. Con el fin de facilitar la identificación de los documentos solicitados, el responsable del archivo pondrá a disposición del público los instrumentos de referencia y descripción de los fondos documentales que lo integran, con excepción de los que en aplicación de las limitaciones legalmente previstas no deban constar. 5. Las entidades públicas incluidas en el ámbito de aplicación de este Real Decreto informarán del órgano competente para resolver las solicitudes de acceso. En ausencia de previsión expresa, se entenderá competente aquél del que dependa orgánicamente el archivo que custodia los documentos cuya consulta se solicita. Artículo 25. Autorización de entrada a los archivos y de consulta de documentos originales. 1. La entrada en la zona de depósito de los archivos estará reservada a personal autorizado. Quienes acrediten un interés histórico, científico, estadístico o cultural relevante podrán solicitar al responsable del archivo autorización de entrada para el examen de la documentación obrante. La autorización, que podrá denegarse en razón de las necesidades de organización de los servicios o de la garantía del carácter restringido de determinados fondos obrantes en los archivos, determinará las condiciones en que deba realizarse la entrada. 2. Cuando en el archivo existan reproducciones de los documentos solicitados, se dará acceso a éstas como norma general; en estos casos, sólo cuando la materia o circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se autorizará el acceso a los originales previa presentación de la correspondiente solicitud de autorización. Artículo 26. Acceso restringido. 1. Los documentos conservados en los archivos incluidos en el ámbito de aplicación de esta norma serán de libre acceso, salvo cuando les afecte alguna de las limitaciones previstas en la Constitución y en las Leyes. En particular, serán de acceso restringido los documentos clasificados según lo dispuesto en la normativa sobre secretos oficiales, los documentos que contengan información cuya difusión pudiera entrañar riesgos para la seguridad y la defensa del Estado o interferir en la averiguación de los delitos o la tutela judicial efectiva de ciudadanos e instituciones, así como los declarados reservados por una norma con rango de Ley y aquellos que contengan datos personales a los que se refiere el artículo 28. 2. El responsable del archivo, siempre que sea posible, tendrá a disposición del público la relación de los documentos y series documentales de acceso restringido, con exclusión de aquellos que en atención a los intereses protegidos no deban ser objeto de publicidad. 3. El acceso a documentos excluidos de pública consulta será restringido y quedará condicionado, con las excepciones y especialidades previstas en la Ley, a la obtención de autorización previa. 4. Con carácter excepcional, el responsable del archivo podrá restringir cautelarmente el acceso a aquellos documentos o series documentales que, sin haber sido objeto de exclusión de consulta pública, pudieran incurrir, a su juicio y a la vista de su contenido, en alguna de las limitaciones previstas en las leyes. Toda alteración en el régimen de acceso a documentos deberá ser puesta en conocimiento de la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos, que será la encargada de informar con carácter previo los casos de modificación del régimen de libre acceso. cv e: B O E -A -2 01 1- 18 54 1 BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 284 Viernes 25 de noviembre de 2011 Sec. I. Pág. 125588 Artículo 27. Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por razones de seguridad y defensa del Estado. 1. Los documentos clasificados de conformidad con lo previsto en la normativa sobre secretos oficiales del Estado estarán excluidos de la consulta pública, sin que pueda concederse autorización para el acceso en tanto no recaiga una decisión de desclasificación por el órgano competente para realizarla. 2. Cuando la solicitud de consulta se refiera a documentos o series documentales que incorporen marcas de reserva o confidencialidad, el órgano competente para resolver remitirá la solicitud a su superior jerárquico o, según lo que establezcan las normas de organización de los respectivos Departamentos Ministeriales y entidades de Derecho Público, al órgano que realizó la declaración de reserva o confidencialidad, para que decidan sobre la concesión de autorización de la consulta. Artículo 28. Solicitud de consulta de documentos de acceso restringido por contener datos personales. 1. La solicitud de acceso a documentos que contengan datos personales referidos exclusivamente al propio solicitante se regirá por la normativa de protección de datos personales. 2. El acceso a los documentos que contengan datos personales que puedan afectar a la intimidad o a la seguridad de las personas, o que tengan la consideración de especialmente protegidos en los términos de la normativa de protección de datos personales, incluyendo los que se encuentren en procedimientos o expedientes sancionadores, será posible siempre que medie el consentimiento expreso y por escrito de los afectados. No obstante, serán accesibles los documentos con datos personales que puedan afectar a la seguridad o intimidad de las personas cuando hayan transcurrido veinticinco años desde el fallecimiento de los afectados. Si éste dato no constara, el interesado deberá aportar la correspondiente certificación expedida por el Registro Civil. Cuando no fuera posible conocer la fecha o el hecho del fallecimiento y el documento o documentos solicitados posean una antigüedad superior a cincuenta años, el acceso se concederá si, atendidas las circunstancias del caso, se entiende razonablemente excluida la posibilidad de lesión del derecho a la intimidad personal y familiar o el riesgo para la seguridad del afectado y siempre de conformidad con la normativa de protección de datos. 3. El acceso a documentos que contengan datos nominativos o meramente identificativos de las personas que no afecten a su seguridad o su intimidad, será posible cuando el titular de los mismos haya fallecido o cuando el solicitante acredite la existencia de un interés legítimo en el acceso. A estos efectos, se entenderá que poseen interés legítimo quienes soliciten el acceso para el ejercicio de sus derechos y los investigadores que acrediten que el acceso se produce con una finalidad histórica, científica o estadística. 4. Se concederá el acceso a documentos que contengan datos de carácter personal, sin necesidad de consentimiento de sus titulares, cuando se proceda previamente a la oportuna disociación, de los datos de modo que se impida la identificación de las personas afectadas. 5. La información que contenga datos de carácter personal únicamente podrá ser utilizada para las finalidades que justificaron el acceso a la misma y siempre de conformidad con la normativa de protección de datos. Artículo 29. Tramitación y resolución. 1. Las resoluciones de las solicitudes de acceso y de consulta directa se notificarán por escrito al solicitante, con indicación de los recursos que procedan contra las mismas, el órgano administrativo o judicial ante el que deban interponerse y el plazo para hacerlo. cv e: B O E -A -2 01 1- 18 54 1 BOLETÍN OFICIAL DEL ESTADO Núm. 284 Viernes 25 de noviembre de 2011 Sec. I. Pág. 125589 En el supuesto de ser estimatorias, especificarán la forma y, en su caso, el plazo en el que se facilitarán al interesado los documentos solicitados o será posible la consulta directa. Las resoluciones denegatorias serán motivadas. 2. En caso de que la solicitud se refiera a documentos que no obren en poder del órgano al que se dirige, será remitida de oficio al que los posea, si se conoce, dando cuenta de ello al solicitante. 3. Cuando la indicación de la existencia o no del documento solicitado suponga incurrir en alguna de las limitaciones al acceso, se desestimará la solicitud, informando al interesado de esta circunstancia. 4. Se tramitarán con carácter preferente las solicitudes que tengan por objeto el acceso a documentos necesarios para el ejercicio de derechos. 5. Serán inadmitidas las solicitudes que se consideren abusivas por su carácter manifiestamente irrazonable o repetitivo. Artículo 30. Plazo para resolver y sentido del silencio. 1. La resolución de la solicitud de acceso o de consulta deberá adoptarse y notificarse lo antes posible y, en todo caso, en el plazo máximo de un mes desde la recepción por el órgano competente para tramitarla. 2. En el caso de solicitud de acceso a documentos, cuando el volumen de lo solicitado, su emplazamiento o las dificultades para su reproducción así lo justifiquen, el plazo para resolver podrá ampliarse por otro mes, informando de esta circunstancia al solicitante. 3. El cómputo del plazo para resolver se interrumpirá en los siguientes supuestos: a) Cuando se requiera al solicitante la subsanación de deficiencias y la aportación de documentos, especialmente los relativos al consentimiento de los afectados. b) Cuando una norma exija autorización específica. La interrupción del plazo será debidamente comunicada al interesado. 4. Transcurrido el plazo máximo para resolver sin haberse notificado resolución expresa, la solicitud de acceso se entenderá estimada. Artículo 31. Obtención de copias. 1. La estimación de la solicitud de acceso o de consulta conllevará el derecho a obtener copia de los documentos solicitados, salvo en los siguientes supuestos: a) Cuando los documentos no sean de libre consulta. b) Cuando no resulte posible realizar la copia en un formato determinado debido a la carencia de equipos apropiados o al excesivo coste de la misma. c) Cuando la reproducción suponga vulneración de los derechos de propiedad intelectual. 2. La resolución que conceda el acceso expresará si es posible la obtención de copias y las condiciones de uso de las mismas. 3. La expedición de certificaciones y copias y la transposición a formatos diferentes del original podrá someterse al previo pago de las exacciones que estén legalmente establecidas en la normativa sobre tasas y precios públicos. Artículo 32. Régimen de impugnaciones. Contra toda resolución, expresa o presunta, recaída en el procedimiento regulado en este Real Decreto podrán interponerse los recursos administrativos y contencioso- administrativos que resulten procedentes de conformidad con la legislación aplicable. cv e: B O E -A -2 01 1- 18 54 1