GESTIÓN DE STOCK Y ALMACENES, Resúmenes de Administración de Negocios

¡Descarga GESTIÓN DE STOCK Y ALMACENES y más Resúmenes en PDF de Administración de Negocios solo en Docsity! GESTION DE STOCKS Y ALMACENES EXPOSITOR Mg. ROBERTO ALEJANDRO PACHECO ROBLES LICENCIADO EN ADMINISTRACION UNAAA GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 1 GESTION DE STOCKS Y ALMACENES DESCRIPCION En este modulo en primer lugar se revisa lo que es un almacén y un sistema de almacenamiento y como se lleva a cabo la Gestión de almacenes. A continuación se presenta lo que es un Inventario Fisico, como se clasifican los inventarios y como se valoran las existencias. Seguidamente se define lo que es un stock y como se lleva a cabo la gestion de stocks. Finalmente se presentan algunos de los sitemas de programacion empleados y la seleccion de piezas, brevemente se muestra el sistema FMS, MRP, Kanban, JIT y Jidoka. OBJETIVOS Brindar a los participantes las herramientas y conocimientos que les permitan la aplicación eficaz de conceptos y criterios en la Gestión de Stocks y Almacenes CONTENIDO Unidad 1 – EL ALMACEN Definición de Almacén El Sistema de Almacenamiento Evolución del sistema de almacenamiento. Objeto de un sistema de almacenamiento Objetivos e importancia de un sistema de almacenamiento Gestión de almacenamiento. La Planificación y Organización en la Gestión de Almacén La Dirección en la Gestión de Almacén: Recepción, Almacén, Movimiento El control en la Gestión de Almacén: Información Unidad 2 - LOS INVENTARIOS Y SU VALORACION Inventario Fisico Clasificacion de los inventarios: Fisico y Contable. Inventario Fisico Medicion y conteo fisico Las tarjetas de control de inventario Condiciones para una toma de inventarios exitosa Inventario Contable Valoracion del stock. Unidad 3 - LA GESTION DE STOCKS Introducción Definición de Stock Función de los stocks Clasificación del stock Definición de Gestión de Stocks Objetivo de la Gestión de Stock Síntomas usuales de una Gestión de Stocks deficiente Niveles del stock GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 4 OBJETO DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO OBJETO CAUSAS Solución a requerimientos propios del negocio • Adaptación a la demanda - interna / externa - (tiempos de proceso, estacionalidad, servicio al cliente...) • Características de los materiales / productos (perecederos, peligrosos, reciclado...) Optimización de los recursos financieros • Reducción de costes a través del aumento del volumen operado ( descuentos en compras, consolidación de transportes..) • Reducción de costes a través de necesidades productivas (grupos utilizados en diferentes unidades de proceso..) OBJETIVOS E IMPORTANCIA DE UN SISTEMA DE ALMACENAMIENTO La importancia de contar con un almacén se puede reflejar en los siguientes objetivos: z Disminución de los niveles de stock z Disminución del espacio físico y maximización del volumen disponible z Optimización de la Gestión de compras z Obtención de una producción flexible con minimización de operaciones de manipulación y transporte. z Reducción de los tiempos de proceso z Mejoramiento de la calidad del producto z Agilización de los procesos logísticos: Rapidez de entregas z Maximización del nivel de satisfacción del cliente z Fiabilidad z Reducción de tareas administrativas z Optimización de costos. Disminución de los costos asociados a la gestión z Optimización de la Gestión del nivel de la inversión del circulante Un buen sistema de almacenamiento a) Mantiene los materiales a salvo de incendios, robos y deterioros. En el almacén se debe establecer y mantener el resguardo físico de los materiales allí ubicados, tomando las precauciones necesarias que protejan los artículos de algún daño por uso inapropiado, mala manipulación, defectos en el procedimiento de rotación de inventarios, robos, etc. b) Permite llevar a cabo la distribución física adecuada de los artículos, facilitando a las personas autorizadas el rápido acceso a los materiales almacenados. En almacén se debe llevar un registro de la ubicación de todos los materiales para facilitar su localización inmediata. c) Facilita el control de existencias y permite mantener constante información sobre la situación real de los materiales disponibles. En el almacén se realiza el control físico de todos los artículos que forman parte de su inventario, llevando para ello controles en forma minuciosa sobre la rotación de materiales (entradas, salidas, transferencias). GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 5 GESTIÓN DE ALMACÉN Proceso logístico que trata la recepción, almacenamiento y movimiento de cualquier material dentro de un mismo almacén hasta el punto de consumo, así como el tratamiento e información de los datos generados Proceso de la gestión de almacenes 1. La Planificación y Organización en la Gestión de Almacén 2. La Dirección en la Gestión de Almacén a. La recepción de los materiales b. El Almacenamiento de los materiales c. El Movimiento de los materiales 3. El control en la Gestión de Almacén (Información) LA PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN EN LA GESTION DE ALMACEN (Actividades de carácter estratégico y Táctico) Las actividades de planificación y organización en la Gestión de Almacenes tienen que ver con z Diseño de la Red de Distribución y Almacenamiento z Ubicación de los Almacenes z Tamaño de los Almacenes z Modelos de organización física de los Almacenes z Diseño y Layout de los Almacenes INFORMACION PLANIFICACION Y ORGANIZACION LA RECEPCION DE LOS MATERIALES EL ALMACENAMIENTO DE LOS MATERIALES EL MOVIMIENTO DE LOS MATERIALES GESTION DE STOCKS Y ALMACENES LAYOUT Definición : + Diagrama + Disposicion de los casos (entes) en la planta + Sentido en que se mueven + No incluye dimensiones. Estante Miniload ¡le Ea] IA | Racks IEA Alullos Zona de preparación Entrada ——— ——— Salida Objetivos : = Disminuir la distancia recorrida [ o el tiempo) «Mayor accesabilidad a los productos (tiempo o distancia) *Evitar cuellos de botella del fujo fisico *Favorecer el contro! visual del proceso Discusión : O O Administración Logística GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 9 z Cajas o cajones: Es la técnica de almacenamiento ideal para materiales de pequeñas dimensiones, como tornillos, anillos o algunos materiales de oficina, como bolígrafos, lápices entre otros. Algunos materiales en proceso, semiacabados se pueden guardar en cajas en las propias secciones productivas. Las dimensiones deben ser esquematizadas y sus tamaños pueden variar según las necesidades. z Estanterías: Es una técnica de almacenamiento destinada a materiales de diversos tamaño y para el apoyo de cajones y cajas estandarizadas. Las estanterías pueden tener diferentes tamaños y dimensiones. Los materiales que se guardan en ellas deben estar identificados y visibles. Las estanterías constituyen el medio de almacenamiento más simple y económico. Es una técnica adoptada para piezas pequeñas y livianas cuando las existencias no son muy grandes. z Columnas: Las columnas se utilizan para acomodar piezas largas y estrechas como tubos, barras, correas, varas gruesas, flejes entre otros. Pueden se montadas en rueditas para facilitar su movimiento. Su estructura puede ser de madera o de acero. z Apilamientos: Se trata de una variación de almacenamiento de cajas para aprovechar al máximo el espacio vertical. Las cajas o plataformas son apiladas unas sobre otras, obedeciendo a una distribución equitativa de cargas. Es una técnica de almacenamiento que reduce la necesidad de divisiones en las estanterías, ya que en la práctica, forman un gran y único estante. El apilamiento favorece la utilización de las plataformas y en consecuencia de las pilas, que constituyen el equipo ideal para moverlos. Tipos de almacenamientos de los materiales z Racking: Permite utilizar de manera eficiente el espacio vertical, almacenando existencias en grandes racks, sin embargo puede requerir mayor trabajo y ser mas caro. Es muy común la utilización de técnicas de almacenamiento asociado al sistema de apilamiento de cajas o plataformas, que proporcionan flexibilidad y mejor aprovechamiento vertical de los almacenes z Por Zonas: Agrupa las existencias de características comunes juntos en lugares de fácil acceso z Aleatorio: Agrupa productos de acuerdo al tamaño de los lotes y el espacio disponible sin relacionar las características de los productos, se usa eficientemente el espacio pero no ayuda para el despacho z De temporada o promocionales: Destinados a productos de fácil recogido y abastecimiento para minimizar los costos de manipulación z Cuarentena de Alto Riesgo: Para productos como sustancias controladas, existencias de alto valor o armas de fuego que requieren condiciones especiales de almacenamiento z De temperatura controlada: Es importante tener en cuenta la seguridad de los empleados y protegerlos de los repentinos cambios de temperatura. La manipulación es lenta GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 10 Tipos de almacenes Según la naturaleza de los elementos almacenados  Materias Primas  Productos en proceso  Productos terminados  Repuestos  Materiales auxiliares  Etc. Según su estructura y técnicas de manipulación  Paletizado  En bloque  Semiautomáticos y automáticos  Móviles  Autoportantes  Compactos Según su régimen jurídico  Propio  En alquiler  Leasing Según su función logística  Central  Local  Regional  En transito Como debe realizarse el proceso de almacenamiento El proceso de almacenamiento debe realizarse de manera tal que se lleven los registros apropiados, utilizando base de datos, planos, control de inventarios, todo ello teniendo en cuenta los siguientes aspectos: 1. Prevención de problemas: Verifique si el almacén o espacio donde se almacenaran los productos cumple con las normas básicas tales como ventilación y luz, salida de emergencia, paredes incombustibles, pesajes, etc. 2. Capacitación del personal: El personal de almacén debe estar debidamente capacitado y conocer los cuidados que se deben tener en la manipulación de estos productos. 3. Verificación de sistemas de comunicación y manejo de información: Estos deben funcionar adecuadamente permitiendo el flujo adecuado de información, facilitar la actualización de datos, hacer más eficiente el manejo de inventarios, evitando que se adquiriera mas producto del que se necesita por fallas de comunicación, convirtiéndolas en “materiales que ocupan espacio de forma innecesaria”. 4. Recopilación de la siguiente información: o Elementos que se proyecta almacenar o Cantidad máxima que requieren almacenar en épocas de alta demanda. o Tipo de envase que se maneja para cada producto. 5. Agrupación de productos: Agrupe los productos por tipo de presentación. En este punto, los líquidos se separaran de los sólidos, de otra manera deberán proveerse los medios de protección para evitar que un derrame liquido dañe un producto sólido, los cuales se embalan comúnmente en empaque impermeables. 6. Productos especiales: Identifique dentro de los diferentes tipos de productos o materiales aquellos que requieran condiciones especiales de almacenamiento como: refrigerados, inflamables, etc. Evalúe si debe sacarlos del almacén a un lugar mas seguro de acuerdo con las cantidades y las condiciones actuales. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 11 7. Separadores: Ubique separadores entre los diferentes tipos de presentación de la siguiente forma: o Productos que dentro de su mismo tipo de presentación son de diferente denominación o nombre. o Productos del mismo tipo e igual nombre comercial que tienen diferente tamaño. 8. Ubicación: Actualice la ubicación física de los productos o materiales en su sistema o plano del almacén, la posición final que ocuparan los productos considerando áreas de desplazamiento de personal, movimiento de estibadores, montacargas, salidas de emergencia, zona de despacho, etc. 9. Movimiento de materiales: Realice los movimientos físicos de los materiales de acuerdo con el plano obtenido y haga los ajustes que considere necesarios. EL MOVIMIENTO DE LOS MATERIALES Es el subproceso del almacén relativo al traslado de los materiales de una zona a otra de un mismo almacén o desde la zona de recepción a la ubicación de almacenamiento Factores a considerar, para el tipo de herramienta a emplear en el movimiento z Volumen del almacén z Volumen de los productos z Vida de los productos z Costo del equipo z Cantidad de manipulaciones y expediciones requeridas z Distancia de los movimientos EQUIPOS DE MANIPULACION GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 14  Inventario  Clasificación de los inventarios: Físico y Contable.  Inventario Fisico o Medicion y conteo fisico o Las tarjetas de control de inventario o Condiciones para una toma de inventarios exitosa  Inventario Contable o Valoracion del stock. INVENTARIO El inventario es la comprobación de los productos existentes en el almacén, en cantidad y valor en determinado momento. Con el se consigue:  Conocer la situación exacta de los productos (en cantidad y estado de conservación)  Controlar, confrontar y definir la situación física y la contable. CLASIFICACION DE LOS INVENTARIOS El inventario puede ser físico o contable. INVENTARIO FÍSICO Consiste en la determinación de las cantidades estoqueadas, a través de la medición y conteo, en determinada época. Esta época en general es cada fin de año, aunque también se puede extender durante todo el año. El inventario físico es el elemento de control de utilidad básica para la gestión de producción y la gestión financiera. Esta utilidad básica es justamente la de informar, con la mayor precisión posible, la cantidad de material realmente estoqueado.  Para la gestión financiera, el inventario sirve de base para la evaluación de los stocks cuyos valores serán llevados al balance y a la demostración de las utilidades o perdidas.  Para la gestión de producción, el inventario informa sobre las disponibilidades para la producción y sirve de base para la determinación de las cantidades a producir, teniendo en cuenta las ventas planeadas. El inventario físico es imprescindible al inventario contable periódico. El inventario contable perpetuo precisa también ser periódicamente confirmado a través del inventario físico, porque el saldo contable puede no coincidir con el saldo físico, sea por error en la anotación (o no anotación) o en el cálculo. UNIDAD 2 LOS INVENTARIOS Y SU VALORACION GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 15 Inventario físico rotativo o cíclico La rotatividad del inventario físico consiste en la determinación de un orden de prioridad entre los ítems inventariados y la determinación de las épocas del inventario, es decir, se realiza durante un periodo considerado, por ejemplo trimestralmente, contándose todos los artículos que registraron movimiento durante ese intervalo de tiempo. Tiene la ventaja de reducir al mínimo el tiempo en que la organización debe parar por causa de inventario físico, siendo incluso posible que no precise parar totalmente. La desventaja del inventario rotativo es que al finalizar el año solamente los ítems de stock que fueron inventariados en aquellos días son los que tendrán la mayor probabilidad de tener sus saldos correctos, mientras que los saldos de los ítems inventariados rotativamente en otras épocas serán solamente ese fin de año, saldos contables extraídos de las fichas del stock. Esta situación puede llevarnos a para la empresa durante varios días para inventariar físicamente todos los ítems del stock. MEDICION Y CONTEO FISICO La determinación del número de unidades de cierto ítem de stock es hecha naturalmente por un simple conteo. Si ese numero de unidades fuere muy grande, seria interesante el pesarlos y dividir el peso total por el peso de uno, obteniéndose así, indirectamente, el numero de unidades. El pesaje es una forma de medición. La medición consiste esencialmente en la comparación del ítem que se desea medir con un objeto de medida conocida, como por ejemplo el metro. Así se mediría la cantidad de determinado ítem de stock en forma lineal. También dicha cantidad puede ser obtenida por pesaje: por ejemplo, pesando un rollo de alambre, y conociéndose el peso de un metro de dicho alambre, se puede conocer indirectamente, y de manera más fácil, el metraje del rollo. Esto significa sustituir una forma de medición por otra. En general, es mas rápido medir que contar, porque el conteo solo es eficaz cuando es rápido. Los métodos de medición son métodos aproximados mientras que los de conteo pueden ser exactos si no hubiese error humano causado por la fatiga o poca atención. La eficiencia del conteo puede aumentarse por medio de dispositivos mecánicos, electromecánicos o electrónicos. Sin embargo, en estos casos puede también ocurrir errores causados por defectos de lo equipos. El inventario físico será tanto más rápido cuanto mas lo fueren los métodos de conteo y medición. De ahí el interés por los modernos aparatos electrónicos, cuyas posibilidades son casi ilimitadas . GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 16 Las Tarjetas de Control de Inventario: En estas tarjetas se registran los movimientos de ingresos y salidas de los materiales y la obtención inmediata de los saldos existentes. Para esto el almacenero debe tener sus archivos ordenados y actualizados de toda la documentación que origine movimiento de materiales. Al margen de los actuales programas computarizados, sea a través de los ingresos (compras) y salidas (ventas), es importante que las tarjetas se continúen llevando, en vista de que estos programas no son tan perfectos, pues tienden a solucionar una parte del problema más no su totalidad. Todo artículo una vez que ingresa a los almacenes debe ser ubicado correctamente y, para que pueda ser localizado, algunas empresas utilizan tarjetas de identificación en la que se describen el artículo, fecha de ingreso y cantidad. A continuación se presenta el siguiente modelo de una tarjeta de control valorizado de mercaderías, conocido también como tarjetas “Kardex”. TARJETA DE CONTROL VALORIZADO DE MATERIALES CCODIGO......... ... OBSERVACION : ENTRADAS SALIDAS SALDOS Fecha N° Cantidad Precio Unitario Importe Fecha N° Cantidad Importe Cantidad Precio Unitario Importe CONDICIONES PARA UNA TOMA DE INVENTARIO EXITOSA La información resultante del conteo físico no es un elemento suficiente, pues, debe compararse con los saldos que maneja el área contable. A esta fase se le denomina conciliación y el objetivo final es la correcta determinación de las diferencias que producirá el ajuste contable, de acuerdo al método de costeo utilizado por la Empresa. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 19 Día 29 Precio medio = (8.880 + 15.600) / (800 + 1.200) Precio medio = 24.480 / 2.000 = 12,24 Valor del consumo = Cantidad * precio medio Valor del consumo = 1.000 * 12.24 Valor del consumo = 12.240 Valor del stock = Cantidad * precio medio Valor del stock = 1.000 * 12.24 Valor del stock = 12.240 DIA COMPRA CONSUMO STOCK Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total 3 1.000 10 10.000 1.000 15 2.000 11,65 23.300 3.000 17 2.200 11,10 24.420 800 11,10 8.880 23 1.200 13 15.600 2.000 29 1.000 12,24 12.240 1.000 12,24 12.240 Valor total de material consumido en el mes = 24.420 + 12.240 = 36.600 Precio Medio Ponderado Fijo Se utiliza cuando la empresa calcula el precio medio apenas después de haber cerrado el periodo, o cuando decide apropiar a todos los productos elaborados en el ejercicio o en el mes único un precio por unidad Ejemplo Supongamos que en un determinado mes ocurrieron las siguientes compras y consumo de un determinado material DIA COMPRA CONSUMO STOCK Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total 3 1.000 10 10.000 15 2.000 11,65 23.300 17 2.200 23 1.200 13 15.600 29 1.000 Aplicando precio medio ponderado fijo el consumo de los días 17 y 29 serán evaluados de la siguiente manera: a) Primero calculamos el precio medio fijo del mes Precio medio fijo del mes = Compras totales en unidades monetarias Compras totales en unidades físicas Precio medio fijo del mes = (10.000+ 23.300+ 15.600) / (1.000+ 2.000 +1.200) Precio medio fijo del mes = 11,643 GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 20 b) A continuación calculamos el consumo y stock para los días 17 y 29 Día 17 Valor del consumo = Cantidad * precio medio Valor del consumo = 2.200 * 11,643 Valor del consumo = 25.614 Valor del stock = Cantidad * precio medio Valor del stock = 800 * 11,643 Valor del stock = 9.314,4 Día 29 Valor del consumo = Cantidad * precio medio Valor del consumo = 1.000 * 11,643 Valor del consumo = 11.643 Valor del stock = Cantidad * precio medio Valor del stock = 1.000 * 11,643 Valor del stock = 11,643 DIA COMPRA CONSUMO STOCK Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total 3 1.000 10 10.000 1.000 15 2.000 11,65 23.300 3.000 17 2.200 11,643 25.614 800 11,643 9.314,4 23 1.200 13 15.600 2.000 29 1.000 11,643 11.643 1.000 11,643 11.643 Valor total de material consumido en el mes = 25.614 + 11.643 = 37.257 Regla del Costo P.E.P.S.(PRIMERO AL ENTRAR, PRIMERO AL SALIR) Conocido también como el "COSTO MENOS VIEJO", consiste en considerar los Inventarios finales de las últimas compras, o sea, de abajo hacia arriba y se determina: Las Inventarios finales proceden de las últimas compras En este criterio, el material es costeado por los precios más antiguos, permaneciendo los más recientes en el stock. El primero en entrar es el primero en salir (FIRST IN – FIRST OUT) Ejemplo Supongamos que en un determinado mes ocurrieron las siguientes compras y consumo de un determinado material DIA COMPRA CONSUMO STOCK Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total 3 1.000 10 10.000 15 2.000 11,65 23.300 17 2.200 23 1.200 13 15.600 29 1.000 GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 21 Aplicando PEPS - FIFO el consumo de los días 17 y 29 serán evaluados de la siguiente manera: a) Primero calculamos el valor del primer consumo y el valor del primer stock (día 17) Las primeras 2.200 unidades consumidas corresponde con este método FIFO 1.000 * 10 = 10.000 1.200 * 11,65 = 13.980 2.200 = 23.980 Las 800 unidades del stock se valorizan de la siguiente manera 800 * 11,65 = 9.320 b) A continuación calculamos el valor del segundo consumo y el valor del segundo stock (día 29) 800 * 11,65 = 9.320 200 * 13 = 2.600 1.000 = 11.920 Las 1.000 unidades del stock se valorizan de la siguiente manera 1.000 * 13 = 13.000 DIA COMPRA CONSUMO STOCK Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total Kg. Unit. Total 3 1.000 10 10.000 15 2.000 11,65 23.300 17 2.200 23.980 800 9.320 23 1.200 13 15.600 29 1.000 11.920 1.000 13.000 Valor total de material consumido en el mes = 23.980 + 11.920 = 35.900 Regla del Costo U.E.P.S. (ULTIMO AL ENTRAR, PRIMERO AL SALIR) Esta regla del ultimo, primero en salir (LAST IN – FIRST OUT), conocida también como la de los "COSTOS MÁS VIEJO", afirma que toda empresa en marcha mantiene un volumen equilibrado de artículos para atender a su clientela, por lo tanto, debe considerarse como una inversión y en consecuencia, toda inversión se valoriza al precio de adquisición y en este caso proviene de la primera compra. Esta teoría es considerada demasiada conservadora porque mantienen activos bajos y determina consecuentemente menores utilidades, menores impuestos y menores dividendos y sólo ofrece mayores beneficios a la empresa en cuanto a su disponibilidad o liquidación. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 24 Si por cualquier razón, existiese interés o necesidad de ese cambio, deberá hacer la empresa mención en su balance, de esa modificación y del valor de la diferencia introducido en el resultado. Veamos un resumen de los diversos criterios en relación al ejemplo visto: Producción del día Precio Medio Ponderado PEPS - FIFO UEPS - LIFO Móvil Fijo Durante Después Durante Después 17 24.420 25.614 23.980 23.980 25.300 25.900 29 12.240 11.643 11.920 11.920 13.000 13.000 TOTAL 36.660 37.257 35.900 35.900 38.300 38.900  Para PEPS, los valores durante y después son iguales.  El PEPS, presenta los menores costos de los materiales utilizados.  Para UEPS, los valores durante y después son iguales.  El UEPS, presenta los mayores costos de los materiales utilizados.  El precio medio queda entre los extremos Queda claro, que esas situaciones diferenciadas, son compensadas después. Cuando todo el stock de materiales tuviere que ser utilizado, la suma de los costos de los materiales aplicados por los diversos ejercicios será igual, cuando aplicamos un mayor valor, es porque el stock remanente quedo en menor importancia, y cuando este fuera utilizado provocara el aparecimiento de un costo aplicado también menor. Las diferencias existen cuando existen los stocks de materiales. Sistema de Control Permanente, Físico o Periódico: Este sistema implica la ejecución de un inventario físico cada cierto tiempo, es decir se efectúa un conteo físico de los artículos. Por el recuento físico de las mercaderías existentes al cierre del ejercicio se determinaría el costo final y por diferencia el costo de las mercaderías vendidas. Mediante este sistema se determina la existencia de las mercaderías en poder de la empresa, en un determinado período contable, contando materialmente o físicamente unidad por unidad y valorizando al precio de costo, determinando así la existencia final de las mercaderías. Este control debe comprender a todos los artículos que la empresa tiene, cualquiera sea el lugar en donde se encuentre. De la misma manera se debe tener en cuenta los artículos que se han vendido pero que no han sido registrados. Existencia Inicial MAS: Compras = Mercaderías disponibles para la Venta MENOS: Existencia Final = Costo de las Mercaderías Vendidas GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 25 Por otro lado se debe tener en cuenta los artículos solicitados (pedido) pero que no se han recibido, los artículos despachados en consignación, etc. Dado que el inventario físico del fin del año, es el inventario inicial del año siguiente, por ello cualesquier error puede afectar al resultado y consecuentemente al estado de resultados. Sistema de Control Perpetuo, Valorizado ó Continuo: Bajo este sistema se lleva un registro contable detallado de los ingresos y salidas de cada ítem o rubro que se tiene inventarios que constituye una cuenta de mayor analítico, donde se llevan tanto los importes en unidades monetarias como las cantidades físicas que se complementan para efectos de ajustes con un inventario físico. Al cierre de cada ejercicio el saldo es la cantidad de ese ítem en el inventario final, y la suma de los saldos de todos los ítems será el inventario final de inventarios de la empresa. Igualmente, el costo de las mercaderías vendidas sería el resultado de la sumatoria de todas las salidas que han sido asentadas en cada tarjeta o mayor auxiliar. Es un control permanente de entradas y salidas de los artículos, mediante las tarjetas de valorización de inventarios “kardex”, libros auxiliares, computadoras, que indican de inmediato la existencia de mercaderías en cualquier momento, según consta en los libros de contabilidad. La importancia de este sistema de control, consiste en la representación exacta tanto en el balance general, como en el estado de resultados. Cualquier error en la valuación de los inventarios afecta a los dos estados financieros. En el caso del estado de resultados, una sobrevaluación de los inventarios origina un aumento en las utilidades en el 1º año y una disminución de la utilidad en el siguiente año. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 26  Introducción  Definición de Stock  Función de los stocks  Clasificación del stock  Definición de Gestión de Stocks  Objetivo de la Gestión de Stock  Síntomas usuales de una Gestión de Stocks deficiente  Niveles del stock INTRODUCCION Desde el punto de vista de la gestión de producción, la finalidad principal del stock es alimentar el flujo producción – venta, en forma continua y uniforme, evitando las interrupciones. En general, los stocks se han convertido en un instrumento para satisfacer las necesidades de los clientes, asegurando que los productos les lleguen en el momento que los precisa y en la forma y cantidad adecuada. Por otro lado, si la gestión financiera de la empresa informa que la misma no dispone de capital suficiente para mantener ciertos niveles de stocks, esta tendrá que adaptarse a los recursos financieros disponibles, ocurriendo, por tanto, un riesgo mayor de perturbación en el flujo producción – venta. Puede también suceder, contrariamente, que la empresa disponga de capital suficiente y desee invertirlo en stocks, sea para uso propio, o para revenderlo. En este ultimo caso, se trata entonces de otra actividad de la empresa de carácter comercial. Ósea la compra y reventa de determinado material, que puede ser una de las materias primas de la empresa o uno de los productos semiacabados, utilizado también por otras empresas. Como consecuencia de las tensiones financieras y crisis económicas de los últimos años, las empresas se han percatado que las inversiones en stock constituyen una masa financiera inmovilizada que incrementa los costos sin aumentar el valor del producto. La tendencia actual es hacia la reducción general del nivel de los stocks, e incluso hacia su posible eliminación, lo que ha provocado una auténtica revolución en las técnicas de organización de las empresas. En efecto, el análisis de los orígenes de dichos niveles de stock o de las causas de su creación, demuestran, en la mayoría de los casos, defectos en la estructura de la propia empresa o en su operación. Una reducción en el nivel de las existencias de ciertos artículos, hace aflorar los orígenes de los problemas organizativos que anteriormente quedaban ocultos por su excesiva disponibilidad. De entre los más comunes cabe destacar: defectos en la calidad de los productos obtenidos o en la organización para su control, plazos de entrega excesivamente largos o inconsistentes, medios productivos obsoletos o poco flexibles, cadena logística insuficiente o poco fluida, etc. UNIDAD 3 LA GESTION DE STOCKS GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 29 Se han de Dirigir (y Controlar)  Los movimientos de Entrada / Salida a los almacenes.  El stock valorado. El control consiste en el registro de los datos reales, correspondientes a lo planeado, estos podrán naturalmente diferir de aquellos y tanto más cuanto mayor fuerte el periodo abarcado entre el planeamiento y el control. La retroalimentación consiste en la comparación de los datos del control con los datos del planeamiento, con la finalidad de constatar los desvíos de este, determinar las causas del desvío y, cuando fuere el caso, corregir lo planeado, de modo, a volverlo más realista, haciendo que el planeamiento y el control sean cada vez más coincidentes. OBJETIVOS DE LA GESTION DE STOCKS La propia definición de gestión de stocks, muestra que sus objetivos son esencialmente, planear, controlar y replanear el stock, esto es, las cantidades de materiales que entran y salen, las épocas en que ocurren estas entradas y salidas, el tiempo que transcurre entre estas épocas, y los puntos de pedido de los materiales. Las relaciones entre las cantidades que entran y salen, y las épocas en que esto ocurre, proveen también los ritmos de la demanda (entradas) y del consumo (salida) de los materiales. Estos objetivos de la gestión de stocks pueden ser prácticamente alcanzados a través del ejercicio de las siguientes funciones principales: 1. Hacer el cálculo del lote demandado (Lote económico). 2. Hacer el cálculo del stock mínimo. 3. Hacer el calculo del stock máximo 4. Emitir la ficha de stock completa. 5. Mantener actualizada la ficha de stock. 6. Replanear los datos cuando surjan razones para modificarlos. 7. Emitir solicitudes de compra para los materiales que les han sido delegados. 8. Proveer a los demás órganos de la empresa, los datos que les son solicitados. 9. Recibir el material que entra juntamente con la nota de entrega (o Nota Fiscal) 10. Identificar el material con el código interno de la empresa, en el caso de que no lo tenga. 11. Guardar el material. 12. Colocar la entrada del material en la ficha de stock. 13. Conservar el material en las condiciones más seguras. 14. Entregar el material mediante la requisición. 15. Colocar la salida del material en la ficha de stock. 16. Reservar el material de acuerdo a pedido aceptado. 17. Guardar la documentación de entrada y salida. 18. Organizar el almacenamiento y mantener su organización. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 30 Estas funciones principales se pueden agrupar en: Movimientos de entrada Los movimientos de entrada al stock se dividen fundamentalmente en cuatro tipos:  De proveedor: en ellos se incluyen todas las recepciones de los distintos productos comprados por la empresa. Pueden ser de producto acabado para su comercialización, de materias primas, de repuestos y de nuevos envases y embalajes.  Devolución de cliente: recogen todo el material rechazado por clientes por algún tipo de defecto o malentendido.  Recepción de otros almacenes / centros de la misma empresa.  Regularización de recuento físico: al procederse al mismo puede que, para ajustar existencias, se tengan que realizar entradas de productos. Para el correcto tratamiento de los movimientos de entrada es necesario registrarlos en un documento en el que es necesario hacer constar por lo menos:  Referencia de la orden de compra.  Denominación del material recibido.  Resultado del control de calidad (calidad / cantidad).  Referencia de colocación de los materiales. Movimientos de salida Como movimientos de salida se tienen fundamentalmente cuatro tipos:  A cliente, con o sin cargo.  Devolución a proveedor: aquí se engloban tanto los enviados por problemas de calidad, como las devoluciones de envases y embalajes.  Envíos a otros almacenes / centros de la misma empresa.  Regularización de recuento físico, para ajustar los valores de stock en menos. Al igual que los movimientos de entrada, los de salida deben ser recogidos en algún tipo de documento, en el que debe constar como mínimo:  Identidad de la persona que retira el producto.  Denominación y clasificación del material.  Cantidad retirada.  Destino del material.  Fecha y firma del encargado. Saldos El saldo recoge las existencias reales del artículo. El documento que lo soporta es la ficha de almacén, con ella se consigue:  Controlar los movimientos de los artículos.  Indicar los niveles de stock para planificar su reaprovisionamiento.  Facilitar las operaciones de inventario.  Cumplir disposiciones legales. Normalmente, en la Ficha se registran las entradas y salidas, con datos referentes a la cantidad, fecha, etc. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 31 SÍNTOMAS USUALES DE UNA GESTIÓN DE STOCKS DEFICIENTES  Incremento de pedidos pendientes de servir.  Incremento de la inversión en stock manteniéndose constante el número de pedidos pendientes.  Alta rotación de clientes.  Incremento del número de pedidos anulados.  Escasez periódica de espacio suficiente de almacén.  Grandes diferencias de rotación de stocks entre los diferentes centros de distribución, y entre la mayoría de los productos.  Deterioro de la relación con los intermediarios de la cadena de distribución, cuantificada por compras canceladas y disminución de pedidos. NIVELES DE STOCKS El manejo del stock en nuestros almacenes es un proceso que requiere de mucho cuidado, ya que si no contamos con el inventario adecuado, no podremos surtir la mercadería que requieren nuestros clientes. Normalmente, el tener faltantes de mercancías para la venta constituye del 4% al 10% de las ventas de una empresa. Esta cifra es importante ya que muestra lo que se deja de percibir en ventas. Por lo general los faltantes se producen por errores internos de la empresa. En consecuencia el cliente se ve forzado a buscarlas con otros proveedores y es posible que nunca lo volvamos a ver. El mantener un inventario balanceado y bien determinado asegura que podamos atender adecuadamente a nuestros clientes. Por otro lado, el balance de los inventarios impacta la operación de flujo de capital de la empresa. o Si el inventario es muy grande, los costos de operación se incrementan debido a costos financieros sobre la mercancía, es decir se tiene dinero estático sentado en un anaquel, que pudiera ser productivo. o Si el inventario es pequeño, entonces se incurren en costos de transporte, mano de obra, colocación de varias órdenes de compra y mayor estrés. Por ello analizaremos el inventario óptimo a mantener y después la forma de realizarlo correctamente por medio de la fijación de:  El stock mínimo – el stock de seguridad  El stock máximo.  El lote demandado (Lote económico). EL STOCK MÍNIMO Es la cantidad que debemos consumir durante el plazo de aprovisionamiento, es decir durante el tiempo que transcurre desde el momento que hacemos un pedido hasta el momento en que el proveedor nos indica que dicho será entregado a nuestro almacén. Ejemplo Supongamos que hacemos un pedido de un material en una determinada fecha y nuestro proveedor nos indica que puede entregarnos dicho pedido solo después de transcurridos diez días útiles. Si sabemos que en promedio durante esos diez días vamos a consumir 25 unidades/día. ¿Cuál será nuestro stock mínimo? GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 34 o Estos datos producirán un incremento en las expectativas que son irreales. o Por ello se tienen que reemplazar por el promedio de los meses adjuntos: o Junio =(3326+3724)/2 = 3525 o Agosto = (4660+3724)/2 = 4192. Para poder estimar las ventas de Diciembre es recomendable el graficar estos valores en una escala. En Microsoft Excel existen gráficos y funciones que realizan este cálculo directamente Con la información presentada el ritmo de crecimiento para el producto 1 es de 4,238% mensual que corresponde a un ritmo de crecimiento compuesto del 57,88% anual. De igual forma para el producto 2 es de 2,314% mensual o 28,80% anual. Podemos ver que el producto 1 crece a casi el doble de velocidad que el producto 2. El ritmo de crecimiento de estos productos es alto, por lo que es necesario estar revisando los niveles de inventario con más cuidado. Los resultados se muestran en la grafica siguiente. En algunos casos, cuando se tienen mercados cíclicos, por ejemplo uniformes escolares, artículos navideños, artículos de ocasión y novedades es difícil el aplicar esta técnica y se tienen que usar datos con un mayor lapso de tiempo y en algunos casos es inaplicable. Máximos, Mínimos y Punto de Reorden Por otro lado tenemos que los niveles de inventario dependen de otros factores como son la estimación de ventas y el tiempo de resurtido. El tiempo de resurtido es el tiempo que transcurre en días laborables desde que se coloca una orden de compra con el proveedor y que llegue la mercancía al almacén. Esto incluye todos los días de fabricación transporte y desaduanamiento (si es el caso). GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 35 En la grafica siguiente se observa la cantidad de piezas en el inventario como función de los días laborables. o Observamos que el inventario inicial empieza en 6000 y conforme pasan los días el producto se va vendiendo. o La línea amarilla corresponde a las ventas mensuales estimadas. o La línea azul representa el punto de reorden, o La línea roja el mínimo. Un máximo es la cantidad de producto que se tendrá que solicitar al proveedor cuando se dispare una orden de compra. o Este valor esta ligado al consumo mensual. o En el ejemplo se ha considerado que el máximo corresponde a 2 meses de inventario; Así que, si el consumo mensual es de 3000 piezas, el máximo será del doble 6000 piezas. o Esta cantidad tiene en consideración el tiempo requerido para que el proveedor pueda surtir el material. Cuanto mayor sea el tiempo de resurtido mayor será la cantidad máxima de producto en stock. o En el ejemplo anterior se ha considerado 5 días hábiles. El punto de reorden, en la línea azul, se ha marcado como el momento cuando las existencias alcancen la mitad del consumo mensual. o Para un periodo de resurtido de 5 días se observa que casi en todos los casos se puede mantener un sistema funcional. o La línea Roja corresponde al minino. Cuando el inventario llega a este nivel, provoca una alarma en el sistema que avisa a los usuarios que ese producto se va a terminar. o Vemos en el primer periodo que las existencias se terminaron. Esto sucede cuando hay una sobre-demanda del producto. Como medida preventiva y para mantener las ventas, cuando se llega por debajo del mínimo, la empresa debe adquirir ese producto, aun con la competencia cuidando el margen de operación. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 36 Las ventas perdidas pueden producir una perdida de clientes. Como observamos en los demás periodos, aunque el nivel de inventarios cruzo el mínimo, la mercancía estaba por llegar al almacén y se opto por esperarla sin llegar a tener faltantes. Si el inventario llega a un Mínimo implica que se tiene que conseguir la mercancía en cualquier lugar; Muchas veces pagando mas por ella. Para productos perecederos el concepto es el mismo aunque se tienen que usar valores de tiempo de resurtido mucho menores. Este análisis se tiene que hacer con cada uno de los productos de línea. Como se puede observar, todos los valores de Máximos Mínimos y Puntos de reorden dependen del desplazamiento real de la mercancía, Es decir se tiene que basar en valores históricos. Muchas veces los vendedores, por su afán de realizar las ventas estiman valores que muchas veces son irreales. Los estimados de ventas son solo eso estimados. Si los niveles de inventario empiezan a reducirse y se espera un pedido grande, se puede adelantar el punto de reorden, siempre y cuando se cumplan con los compromisos de venta. Pedido Optimo Como último punto tenemos que considerar el valor optimo de una orden de Compra. Dentro de esta categoría se encuentran los modelos de administración de inventarios. Aquí nos preocupa la cantidad óptima de inventario que debe tener una empresa. Este problema se tiene que ver desde dos puntos de vista I. El primero es de acuerdo a la cantidad de costos fijos II. El segundo de acuerdo al costo de colocar una orden de compra. De acuerdo a la cantidad de costos fijos Por un lado los costos fijos se incrementan con la cantidad de inventario. o Al incrementar los inventarios se requiere más espacio que genera una renta; se tiene más capital invertido en los inventarios que deja de pagar intereses y más personal para poder manejarlos. o Cuando el inventario es excesivo se tiene capital atado que tiene que pagar intereses o se puede utilizar para pagar deuda. o Tenemos que incluir aquí los costos de obsolescencia, seguros, maltrato, deterioro. Costo de colocar una orden de compra Por el otro lado los costos de colocar una orden de compra se reducen cuando el volumen de una orden se incrementa. o Es decir el colocar una orden de compra por 10,000 piezas tiene un costo menor que el colocar 10 ordenes de compra de 1000 unidades cada una. o El incremento en costo se genera principalmente por el incremento en papeleo, transferencias bancarias, cuentas telefónicas, personal que realiza los pagos, agentes aduanales, entre otros. o A esto hay que agregar a la pérdida de descuentos por volumen que se pueden obtener con órdenes grandes. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 39 CASO DE APLICACION – DIAS ORDINARIOS Para el año 2.007 una Empresa de Confecciones desea conocer el lote económico y la forma de comprar telas para confeccionar Jeans, la forma de consumo de las telas en metros se prevé de la siguiente manera (en días ordinarios). MES DIAS CONSUMO DIARIO CONSUMO MENSUAL Enero 31 20 620 Febrero 28 28 784 Marzo 31 35 1.085 Abril 30 40 1.200 Mayo 31 35 1.085 Junio 30 30 900 Julio 31 21 651 Agosto 31 28 868 Setiembre 30 33 990 Octubre 31 34 1.054 Noviembre 30 40 1.200 Diciembre 31 45 1.395 TOTAL 365 11.832 Sabemos que:  El precio promedio de compra previsto para el 2.007 es de 6.800/metro.  La tasa de posesión considerada es de 36%.  El costo de realizar una compra es de 1.000.000  Se cuenta con un stock inicial de 620 metros.  El plazo de aprovisionamiento es de 7 días.  El stock de seguridad es de 7 días. Se pide calcular: a) Cuantas veces debemos comprar durante el año 2.007. b) Cuántos metros de tela para Jean debemos comprar para el año 2.007. c) Especificar para cada pedido de compra:  La fecha de ruptura del stock.  Fecha en que realizaremos el pedido.  Cantidad de unidades del stock mínimo.  Cantidad de unidades del stock de seguridad.  Nivel de reposición o reaprovisionamiento. Considerar:  Compras por cantidades constantes  Compras por periodos regulares. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 40 SOLUCION Lo primero que hay que calcular es la cadencia de aprovisionamiento (N) N = CT / 2 CP N = (11.832 * 6.800 * 0,36) / (2 * 1.000.000) N = 3,8 N = 4 Caso 1: Compras por cantidades constantes En el caso de compras por cantidades constantes, el lote económico de compra es: Lote económico = 11.832 / 4 Lote económico = 2.958 metros Como la tela de jean viene en rollos de 100 metros, el lote económico será de 3.000 metros (30 rollos). Esto quiere decir que compraremos 4 veces al año, en periodos irregulares, pero cada vez que hagamos una compra esta deberá ser de 3.000 metros, en total se comprara entonces 12.000 metros (120 rollos). A continuación procedemos a calcular el primer punto de ruptura: MES COMPRA CONSUMO STOCK Diciembre 620 Enero 620 0 Febrero 784 Marzo 1.085 Abril 1.200 Mayo 1.085 Junio 900 Julio 651 Agosto 868 Setiembre 990 Octubre 1.054 Noviembre 1.200 Diciembre 1.395 Cuando calculamos el primer punto de ruptura del stock (Momento en que nos quedamos en el almacén sin ninguna unidad), en este caso 31 de Enero, procedemos a calcular a continuación:  Fecha en que realizaremos el pedido.  Fecha en que ingresara el pedido GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 41  Cantidad de unidades del stock mínimo.  Cantidad de unidades del stock de seguridad.  Nivel de reposición o reaprovisionamiento.  Stock máximo PEDIDO 1 Fecha de ruptura del stock. 31 de Enero Fecha en que realizaremos el pedido 17 de Enero Fecha en que debe de ingresar el pedido 24 de Enero Stock mínimo 140 unidades Stock de seguridad 140 unidades Nivel de reposición 280 unidades Stock máximo 3.140 unidades A continuación procedemos a calcular el segundo punto de ruptura, para ello primero ingresamos lo comprado, luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta que no tengamos más unidades en el almacén: MES COMPRA CONSUMO STOCK STOCK RECTIFICADO Diciembre 620 Enero 3.000 620 0 3.000 Febrero 784 2.216 Marzo 1.085 1.131 Abril 1.200 0 Mayo 1.085 Junio 900 Julio 651 Agosto 868 Setiembre 990 Octubre 1.054 Noviembre 1.200 Diciembre 1.395 La nueva fecha de ruptura se calcula de la siguiente manera: a) Tenemos 1.131 unidades para consumir en Abril. b) En Abril se consume a razón de 40 unidades /día. c) 1.131/40 = 28, ósea el 28 de Abril es la ruptura del stock Cuando calculamos el segundo punto de ruptura del stock (Momento en que nos quedamos en el almacén sin ninguna unidad), en este caso 28 de abril, procedemos a calcular a continuación:  Fecha en que realizaremos el pedido.  Fecha en que ingresara el pedido  Cantidad de unidades del stock mínimo.  Cantidad de unidades del stock de seguridad.  Nivel de reposición o reaprovisionamiento.  Stock máximo GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 44 PEDIDO 4 Fecha de ruptura del stock. 9 de Noviembre Fecha en que realizaremos el pedido 26 de Octubre Fecha en que debe de ingresar el pedido 02 de Noviembre Stock mínimo Del 26 al 31 de Octubre Del 01 al 02 de Noviembre 250 unidades (34 x 5) 170 unidades (40 x 2) 80 unidades Stock de seguridad (40 x 7) 280 unidades Nivel de reposición 530 unidades Stock máximo 3.280 unidades Finalmente calculamos el stock final (al 31 de diciembre), para ello procedemos a ingresar lo comprado, luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta llegar al mes de diciembre: MES COMPRA CONSUMO STOCK STOCK RECTIFICADO Diciembre 620 Enero 3.000 620 0 3.000 Febrero 784 2.216 Marzo 1.085 1.131 Abril 3.000 1.200 0 2.931 Mayo 1.085 1.846 Junio 900 946 Julio 651 295 Agosto 3.000 868 0 2.427 Setiembre 990 1.437 Octubre 1.054 383 Noviembre 3.000 1.200 0 2183 Diciembre 1.395 788 De donde el stock final al 31 de Diciembre será de 788 unidades GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 45 Caso 2: Compras por periodos regulares En el caso de compras por periodos regulares, el lote económico de compra es el consumo previsto para el siguiente periodo, el último mes se compra lo que se desea dejar como inventario final. A continuación procedemos a calcular el primer punto de ruptura: MES COMPRA CONSUMO STOCK Diciembre 620 Enero 620 0 Febrero 784 Marzo 1.085 Abril 1.200 Mayo 1.085 Junio 900 Julio 651 Agosto 868 Setiembre 990 Octubre 1.054 Noviembre 1.200 Diciembre 1.395 Cuando calculamos el primer punto de ruptura del stock (Momento en que nos quedamos en el almacén sin ninguna unidad), en este caso 31 de Enero, procedemos a calcular a continuación:  Fecha en que realizaremos el pedido.  Fecha en que ingresara el pedido  Cantidad de unidades del stock mínimo.  Cantidad de unidades del stock de seguridad.  Nivel de reposición o reaprovisionamiento.  Cantidad a comprar (febrero, marzo, y abril)  Stock máximo PEDIDO 1 Fecha de ruptura del stock. 31 de Enero Fecha en que realizaremos el pedido 17 de Enero Fecha en que debe de ingresar el pedido 24 de Enero Stock mínimo 140 unidades Stock de seguridad 140 unidades Nivel de reposición 280 unidades Cantidad a comprar (febrero, marzo, y abril) 3.069 unidades Stock máximo 3.209 unidades GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 46 A continuación procedemos a calcular el segundo punto de ruptura, para ello primero ingresamos lo comprado (se calcula 3.100 y no 3.069 porque sabemos que se compra en rollos de 100 metros), luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta que no tengamos más unidades en el almacén: MES COMPRA CONSUMO STOCK STOCK RECTIFICADO Diciembre 620 Enero 3.100 620 0 3.100 Febrero 784 2.316 Marzo 1.085 1.231 Abril 1.200 0 Mayo 1.085 Junio 900 Julio 651 Agosto 868 Setiembre 990 Octubre 1.054 Noviembre 1.200 Diciembre 1.395 La nueva fecha de ruptura es ahora el 30 de Abril (pese a que aun tenemos 31 unidades a esa fecha), a continuación procedemos a calcular.  Fecha en que ingresara el pedido  Cantidad de unidades del stock mínimo.  Cantidad de unidades del stock de seguridad.  Nivel de reposición o reaprovisionamiento.  Cantidad a comprar (Mayo, junio y Julio)  Stock máximo PEDIDO 2 Fecha de ruptura del stock. 30 de Abril Fecha en que realizaremos el pedido 17 de Abril Fecha en que debe de ingresar el pedido 24 de Abril Stock mínimo 280 unidades Stock de seguridad 280 unidades Nivel de reposición 560 unidades Cantidad a comprar 2.636 unidades Stock máximo unidades Realmente se compra 2.700 metros (porque los rollos vienen de 100 en 100 metros) GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 49 Finalmente calculamos el stock final (al 31 de diciembre), para ello procedemos a ingresar lo comprado, luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta llegar al mes de diciembre: MES COMPRA CONSUMO STOCK STOCK RECTIFICADO Diciembre 620 Enero 3.100 620 0 3.100 Febrero 784 2.316 Marzo 1.085 1.231 Abril 2.700 1.200 2.731 Mayo 1.085 1.646 Junio 900 746 Julio 2.900 651 2.995 Agosto 868 2.127 Setiembre 990 1.137 Octubre 3.200 1.054 3.283 Noviembre 1.200 2.083 Diciembre 1.395 688 De donde el stock final al 31 de Diciembre será de 688 unidades CASO DE APLICACION – DIAS HABILES Para el año 2.008 una Empresa desea conocer el lote económico y la forma de comprar determinada materia prima, la forma de consumo de la materia prima se prevé de la siguiente manera (en días hábiles o laborables). MES DIAS CONSUMO DIARIO CONSUMO MENSUAL Enero 20 30 600 Febrero 20 40 800 Marzo 22 50 1.100 Abril 20 60 1.200 Mayo 21 50 1.050 Junio 22 40 880 Julio 22 30 660 Agosto 22 40 880 Setiembre 22 45 990 Octubre 21 50 1.050 Noviembre 22 55 1.210 Diciembre 22 60 1.320 TOTAL 256 11.740 Sabemos que:  El precio promedio de compra previsto para el 2.008 es de 25/unidad.  La tasa de posesión considerada es de 36%.  El costo de realizar una compra es de 3.000  Se cuenta con un stock inicial de 600 unidades.  El plazo de aprovisionamiento es de 7 días.  El stock de seguridad es de 7 días. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 50 Se pide calcular: a) Cuantas veces debemos comprar durante el año 2.008. b) Cuántas unidades de materia prima debemos comprar para el año 2.008. c) Especificar para cada pedido de compra:  La fecha de ruptura del stock.  Fecha en que realizaremos el pedido.  Cantidad de unidades del stock mínimo.  Cantidad de unidades del stock de seguridad.  Nivel de reposición o reaprovisionamiento. Considerar:  Compras por cantidades constantes  Compras por periodos regulares. SOLUCION Lo primero que hay que calcular es la cadencia de aprovisionamiento (N) N = CT / 2 CP N = (11.740 * 25 * 0,36) / (2 * 3.000) N = 4.19 N = 4 Caso 1: Compras por cantidades constantes En el caso de compras por cantidades constantes, el lote económico de compra es: Lote económico = 11.740 / 4 Lote económico = 2.935 unidades A continuación procedemos a calcular el primer punto de ruptura: MES COMPRA CONSUMO STOCK STOCK RECTIFICADO Diciembre 600 Enero 600 Febrero 800 Marzo 1.100 Abril 1.200 Mayo 1.050 Junio 880 Julio 660 Agosto 880 Setiembre 990 Octubre 1.050 Noviembre 1.210 Diciembre 1.320 GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 51 Cuando calculamos el primer punto de ruptura del stock (Momento en que nos quedamos en el almacén sin ninguna unidad), en este caso 31 de Enero, procedemos a calcular a continuación:  Fecha en que realizaremos el pedido.  Fecha en que ingresara el pedido  Cantidad de unidades del stock mínimo.  Cantidad de unidades del stock de seguridad.  Nivel de reposición o reaprovisionamiento.  Stock máximo PEDIDO 1 Fecha de ruptura del stock. 31 de Enero Fecha en que realizaremos el pedido 11 de Enero Fecha en que debe de ingresar el pedido 22 de Enero Stock mínimo 210 unidades Stock de seguridad 210 unidades Nivel de reposición 420 unidades Stock máximo 3.145 unidades A continuación procedemos a calcular el segundo punto de ruptura, para ello primero ingresamos lo comprado, luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta que no tengamos más unidades en el almacén: MES COMPRA CONSUMO STOCK STOCK RECTIFICADO Diciembre 600 Enero 2.935 600 0 2.935 Febrero 800 2.135 Marzo 1.100 1.035 Abril 1.200 0 Mayo 1.050 Junio 880 Julio 660 Agosto 880 Setiembre 990 Octubre 1.050 Noviembre 1.210 Diciembre 1.320 La nueva fecha de ruptura se calcula de la siguiente manera: a) Tenemos 1.035 unidades para consumir en Abril. b) En Abril se consume a razón de 60 unidades /día. c) 1.035/60 = 17 días hábiles (de 20), ósea el 25 de Abril es la ruptura del stock GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 54 Cuando calculamos el cuarto punto de ruptura del stock (Momento en que nos quedamos en el almacén sin ninguna unidad), en este caso 5 de Noviembre, procedemos a calcular a continuación:  Fecha en que realizaremos el pedido.  Fecha en que ingresara el pedido  Cantidad de unidades del stock mínimo.  Cantidad de unidades del stock de seguridad.  Nivel de reposición o reaprovisionamiento.  Stock máximo PEDIDO 4 Fecha de ruptura del stock. 5 de Noviembre Fecha en que realizaremos el pedido 16 de Octubre Fecha en que debe de ingresar el pedido 27 de Octubre Stock mínimo (50 x 7) 350 unidades Stock de seguridad 365 unidades (50 x 4) 200 unidades (55 x 3) 165 unidades Nivel de reposición 715 unidades Stock máximo 3.300 unidades Finalmente calculamos el stock final (al 31 de diciembre), para ello procedemos a ingresar lo comprado, luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta llegar al mes de diciembre: MES COMPRA CONSUMO STOCK STOCK RECTIFICADO Diciembre 600 Enero 2.935 600 0 2.935 Febrero 800 2.135 Marzo 1.100 1.035 Abril 2.935 1.200 2.770 Mayo 1.050 1.720 Junio 880 840 Julio 2.935 660 180 3.115 Agosto 880 2.235 Setiembre 990 1.245 Octubre 2935 1.050 195 3.130 Noviembre 1.210 1.920 Diciembre 1.320 600 De donde el stock final al 31 de Diciembre será de 600 unidades GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 55 Caso 2: Compras por periodos regulares En el caso de compras por periodos regulares, el lote económico de compra es el consumo previsto para el siguiente periodo, el último mes se compra lo que se desea dejar como inventario final. A continuación procedemos a calcular el primer punto de ruptura: MES COMPRA CONSUMO STOCK Diciembre 600 Enero 600 Febrero 800 Marzo 1.100 Abril 1.200 Mayo 1.050 Junio 880 Julio 660 Agosto 880 Setiembre 990 Octubre 1.050 Noviembre 1.210 Diciembre 1.320 Cuando calculamos el primer punto de ruptura del stock (Momento en que nos quedamos en el almacén sin ninguna unidad), en este caso 31 de Enero, procedemos a calcular a continuación:  Fecha en que realizaremos el pedido.  Fecha en que ingresara el pedido  Cantidad de unidades del stock mínimo.  Cantidad de unidades del stock de seguridad.  Nivel de reposición o reaprovisionamiento.  Cantidad a comprar (febrero, marzo, y abril)  Stock máximo PEDIDO 1 Fecha de ruptura del stock. 31 de Enero Fecha en que realizaremos el pedido 11 de Enero Fecha en que debe de ingresar el pedido 22 de Enero Stock mínimo 210 unidades Stock de seguridad 210 unidades Nivel de reposición 420 unidades Cantidad a comprar (febrero, marzo, y abril) 3.100 unidades Stock máximo 3.310 unidades GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 56 A continuación procedemos a calcular el segundo punto de ruptura, para ello primero ingresamos lo comprado (3.100), luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta que no tengamos más unidades en el almacén: MES COMPRA CONSUMO STOCK STOCK RECTIFICADO Diciembre 600 Enero 3.100 600 0 3.100 Febrero 800 2.300 Marzo 1.100 1.200 Abril 1.200 0 Mayo 1.050 Junio 880 Julio 660 Agosto 880 Setiembre 990 Octubre 1.050 Noviembre 1.210 Diciembre 1.320 La nueva fecha de ruptura es ahora el 30 de Abril, a continuación procedemos a calcular.  Fecha en que ingresara el pedido  Cantidad de unidades del stock mínimo.  Cantidad de unidades del stock de seguridad.  Nivel de reposición o reaprovisionamiento.  Cantidad a comprar (Mayo, junio y Julio)  Stock máximo PEDIDO 2 Fecha de ruptura del stock. 30 de Abril Fecha en que realizaremos el pedido 10 de Abril Fecha en que debe de ingresar el pedido 21 de Abril Stock mínimo 420 unidades Stock de seguridad 420 unidades Nivel de reposición 840 unidades Cantidad a comprar 2.590 unidades Stock máximo 3.010 unidades GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 59 Finalmente calculamos el stock final (al 31 de diciembre), para ello procedemos a ingresar lo comprado (3.130), luego rectificamos el stock y a continuación comenzamos a descontar lo consumido hasta llegar al mes de diciembre: MES COMPRA CONSUMO STOCK STOCK RECTIFICADO Diciembre 600 Enero 3.100 600 0 3.100 Febrero 800 2.300 Marzo 1.100 1.200 Abril 2.590 1.200 0 2.590 Mayo 1.050 1.540 Junio 880 660 Julio 2.920 660 0 2.920 Agosto 880 2.040 Setiembre 990 1.050 Octubre 3.130 1.050 0 3.130 Noviembre 1.210 1.920 Diciembre 1.320 600 De donde el stock final al 31 de Diciembre será de 600 unidades (si se desea dejar un stock mayor, se procede a incrementar la cantidad comprada en el mes de octubre) GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 60  I ntroducción: Coeficiente de repetitibilidad y Coeficiente de variación  Sistema FMS  Sistema MRP  El Programa de Mínimo Inventario en Proceso  El Sistema Kanban  El Sistema JIT  El Sistema de Automatización Humanizada (JIDOKA) INTRODUCCION - Coeficiente de repetitibilidad y Coeficiente de variación Si bien es cierto el ideal de una empresa es el reducir a cero el stock, la realidad nos muestra que en nuestro medio lo que puede hacerse es minimizar el inventario, para ello debemos de evaluar en que mercaderías debemos mantener stock y en cuales solamente debemos adquirir sobrepedido. Que es lo primero a tener en cuenta al momento de decidir el stoqueamiento o no de una mercadería, esto será el hecho de tratarse de una mercadería que siempre adquirimos y que normalmente va a variar poco; en este caso, debemos de mantener un stock de la misma. Pero si se trata de una mercadería que muy raras veces o nunca utilizamos; o si se trata de mercaderías que no sabemos vamos a utilizar en ese caso no debemos mantener stock de la misma y solo adquirirla sobrepedido. Es decir la selección de las piezas a comprar, deberán basarse en dos índices:  Coeficiente de repetitibilidad  Coeficiente de variación Coeficiente de repetitibilidad Es un coeficiente que indica la cantidad de veces que se repite el consumo de una mercadería. Viene a ser la relación entre el valor medio del consumo de las piezas y el valor del lote económico. Mientras más alto sea este coeficiente mas nos estará indicando la necesidad de mantener un stock de la mercadería y mientras mas bajo sea tendera a ser adquirida sobrepedido. Coeficiente de variación Es un coeficiente que nos indica la variación o estandarización de la mercadería que consumimos. Viene a ser la relación entre el valor de la desviación standard UNIDAD 4 LOS SISTEMAS DE PROGRAMACION Y LA SELECCIÓN DE PIEZAS GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 61 del consumo de las piezas y el valor medio de este consumo. Mientras más alto sea este coeficiente mas nos estará indicando la necesidad de ser adquirida sobrepedido y mientras mas bajo sea. Nos indicara la necesidad de mantener un stock de dicha mercadería Estos dos coeficientes los llevamos a un sistema de ejes cartesianos. Al observar la figura del sistema de eje cartesiano consideramos lo siguiente:  Las piezas encuadradas en el segundo cuadrante, ósea aquellas que poseen alto coeficiente de repetitibilidad y bajo coeficiente de variación, son adecuadas para la aplicación del Sistema MRP. Dependiendo del coeficiente de repetitibilidad, se podrá usar un Sistema de órdenes a intervalos fijos o un sistema de órdenes en cantidades fijas.  En el cuarto cuadrante se encuentran las piezas de bajo coeficiente de repetitibilidad y alto coeficiente de variación. Para ellas el más adecuado es un sistema por encomienda, atendiendo pedido a pedido. (Sistema FMS). EL SISTEMA F.M.S.  Es el sistema de producción de fabricación pedido a pedido  Este sistema busca acelerar los sectores productivos en un sentido de rápida atención al cliente. Este procedimiento es diametralmente opuesto al sistema MRP  Este sistema busca transformar una operación que actúa sobre encomienda en una fabricación ágil, flexible, con plazos de entrega reducidos.  Siguiendo el criterio de Programación de las Operaciones FMS, el mantenimiento de inventarios no es un asunto de vital importancia para cualquier tipo de negocio, ya sea que este orientado a la producción o a los servicios Coeficiente de variación SISTEMA MRP Material Requirement Planning SISTEMA FMS Flexibily Manufacturing System Coeficiente de repetitibilidad GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 64 Para ajustar los datos a una línea recta, lo primero que debemos hacer es efectuar los cálculos en la siguiente tabla: X Y X2 X.Y 1998 1 30.000 1 30.000 1999 2 33.000 4 66.000 2000 3 37.000 9 111.000 2001 4 42.000 16 168.000 2002 5 46.000 25 230.000 2003 6 52.000 36 312.000 2004 7 58.000 49 406.000 2005 8 65.000 64 520.000 2006 9 75.000 81 675.000 SUMATOR IA 45 438.000 285 2.518.000 La ecuación de una línea recta es: Y = a + b. X Donde: a = (EY).(Ex2) - (Ex).(Ex.Y) = (438.000).(285) - (45).(2.518.000) NEx2 - (Ex)2 (9) (285) - (45)2 b = N (ExY) - (Ex).(EY) = (9).(2.518.000) - (45).(438.000) NEx2 - (Ex)2 (9) (285) - (45)2 De donde la ecuación de proyección de nuestra línea recta sería: Y = 21.333,33 + 5.466,66 X Con esta ecuación proyectamos las cantidades esperadas de venta a partir del año 2.000 X AÑO VENTA PROYECTADA 11 2.007 81.467 12 2.008 86.934 13 2.009 92.400 14 2.010 97.866 15 2.011 103.334 16 2.012 108.800 17 2.013 114.267 18 2.014 119.733 19 2.015 125.200 GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 65 2. PROGRAMACION DE LA PRODUCCION A partir de esta información podemos proyectar nuestras operaciones en el área de producción, para lo cual debemos calcular la cantidad a producir. La cantidad a producir se calcula en función de la producción terminada a mantener como stock al inicio de cada periodo. En este caso la política de la empresa es contar entre 15 a 30 días de la venta promedio mensual del periodo o año que inicia. Ejemplo: El stock inicial del año 2.007 será un doceavo (1 mes) de la venta prevista para ese año. Stock inicial = 81.467 / 12 = 6.789 El stock inicial del año 2.008 será un doceavo (1 mes) de la venta prevista para ese año. Stock inicial = 86.934 / 12 = 7.245 Como tenemos el stock inicial y final del año 2.007, así como la venta prevista para ese año, podemos calcular la producción terminada que debe ingresar al almacén de productos terminados en dicho año, de acuerdo a la siguiente relación: Stock final = Stock inicial + Producción - Venta De donde despejamos Producción Producción = Stock final + Venta - Stock inicial Producción = 7.245 + 81.467 - 6.789 Producción = 81.923 Y así sucesivamente calculamos los otros Año PRODUCCION VENTA STOCK 2.006 6.789 2.007 81.923 81.467 7.245 2.008 87.389 86.934 7.700 2.009 92.856 92.400 8.156 2.010 98.322 97.866 8.612 2.011 103.789 103.334 9.067 2.012 109.256 108.800 9.523 2.013 114.721 114.267 9.977 2.014 120.190 119.733 10.434 2.015 125.200 Aunque solo necesitamos proyectar la producción hasta el año 2.012, proyectaremos la producción hasta el año 2.014 ya que necesitaremos esta información para cálculos posteriores a realizar. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 66 Si sabemos que vamos a trabajar en promedio 252 días cada año, con los datos obtenidos podemos calcular la producción diaria, si dicha producción nos sale con decimales tenemos que redondear a la unidad próxima superior, ya que se trata de unidades terminadas que deben ingresar al almacén de productos terminados y no se concibe que ingresen unidades terminadas fraccionadas. Año PRODUCCION ANUAL DIAS LABORABLES PRODUCCIO N DIARIA PRODUCCION DIARIA AJUSTADA PRODUCCION ANUAL AJUSTADA 2.007 81.923 252 325,09 326 82.152 2.008 87.389 252 346,78 347 87.444 2.009 92.856 252 368,47 369 92.988 2.010 98.322 252 390,16 391 98.532 2.011 103.789 252 411,86 412 103.824 2.012 109.256 252 433,55 434 109.368 2.013 114.721 252 455,24 456 114.912 2.014 120.190 252 476,94 477 120.204 2.015 Dado que hemos ajustado la cantidad de producción, debemos proceder a reajustar el cuadro de producción e inventario de productos terminados. Ejemplo: Año 2.007 Stock inicial = 6.789 Producción = 82.152 Venta = 81.467 Stock Final = 6.789 + 82.152 - 81.467 = 7.474 Y así sucesivamente: Año PRODUCCION VENTA STOCK 2.006 6.789 2.007 82.152 81.467 7.474 2.008 87.444 86.934 7.984 2.009 92.988 92.400 8.572 2.010 98.532 97.866 9.238 2.011 103.824 103.334 9.728 2.012 109.368 108.800 10.296 2.013 114.912 114.267 10.941 2.014 120.204 119.733 11.412 Suponiendo que la máxima capacidad instalada de la empresa sea 500 unidades/día, cual será el porcentaje de uso de dicha capacidad en cada año estudiado. Año 2.007 2.008 2.009 2.010 2.011 2.012 2.013 Producción 326 347 369 391 412 434 477 Porcentaje 65 69 73 78 82 86 95 GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 69 Conceptos Básicos del programa de mínimo inventario en proceso 1. Limpieza y orden El programa de limpieza y orden tiene como principales etapas:  Determinación del local para cada material  Eliminación completa de máquinas, herramientas y materiales obsoletos.  Programa regular de revisión y pintura de máquinas e instalaciones.  Limpieza de piso tipo hospital.  Limpieza y orden como sinónimo de disciplina 2. Máquinas siempre disponibles. El tradicional concepto usado en los sectores productivos de que la máquina no puede parar, trae generalmente, como consecuencia, la producción de excesos, lo que ocasiona puntos de estrangulamientos durante el ciclo de fabricación. En forma inversa el concepto de maquina siempre disponible, enfoca el ángulo de la eficiencia máxima del conjunto hombre - máquina - herramienta, en el momento exacto del surgimiento de la necesidad. Producir en la hora cierta, en la cantidad correcta, con calidad, sin interrupción, pasa a ser la orientación seguida por el sector de producción. En busca de ese objetivo, se hacen necesarias las siguientes etapas:  Programa riguroso de mantenimiento preventivo.  Mantenimiento y lubricación diaria ejecutados por el operador.  Operación en un único turno de trabajo.  Operación cadenciada sin forzar el desgaste.  Mantenimiento proporcional al tiempo de uso del equipo. 3. Calidad - Círculos de Control de calidad Los principales puntos de este proceso son:  Programa de círculo de control de calidad.  Inspección realizada por el operario.  Producción exenta de fallas. Funciones del mínimo inventario en proceso 1. Cambio rápido de herramienta Ventajas del cambio rápido de herramienta  Reducción del lote económico de producción.  Aumento del tiempo de utilización de la máquina.  Reducción del ciclo de fabricación. 2. Operador polivalente Ventajas del operador polivalente  Reducción del inventario en proceso.  Reducción del ciclo de fabricación.  Mayor productividad y flexibilidad. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 70 3. Automatización de bajo costo Requisitos:  Debe ser compatible con el costo del equipamiento  Debe adecuarse a las limitaciones de espacio del equipamiento.  Debe aprovechar el equipamiento existente.  Debe poder operar manualmente. Ventajas de la automatización de bajo costo  Complemento del Programa Operador Polivalente.  Reducción del inventario en proceso.  Reducción del ciclo de fabricación.  Aumento de productividad.  Menor inversión. 4. Producción en lotes pequeños Todas las etapas hasta ahora presentadas tienen como principal objetivo establecer la base para la producción en pequeños lotes, transformando la fabricación en un sistema extremadamente flexible. Durante muchos años los sectores de fabricación operaron siguiendo la premisa de que los altos costos de preparación de máquinas deberían ser compensados por grandes lotes de producción. Los japoneses desafiaron esa teoría y, a través de las etapas anteriormente descritas crearon la condición de producir en lotes pequeños de manera económica. Este hecho contribuyo grandemente a descongestionar las áreas de fabricación, eliminado los cuellos de botella y posibilitando al sector de producción una rápida atención de las necesidades del mercado El Sistema de Producción en pequeños lotes, se constituyo en el primer paso para la implantación de programas de mayor amplitud, tales como el Kanban y el F.M.S. Ventajas de la Producción en lotes pequeños  Control de las cantidades producidas.  Mejor calidad y reducción de rechazos.  Mejor atención a la programación.  Es complemento para las funciones Cambio rápido de herramienta, operador polivalente y automatización de bajo costo. EL SISTEMA KANBAN El sistema de producción Toyota, más conocido como “Sistema Kanban”, es una técnica originalmente desarrollada en la Toyota Motor Company. Este sistema enfocado en su parte logística es también denominado sistema de programación justo a tiempo (JIT - Just in Time), o Inventario cero, y la idea básica del mismo es que los inventarios sólo existen para ocultar problemas, por lo que prioriza la reducción de los inventarios, quedando de esta manera los problemas expuestos, por lo que deben comenzar a resolverse antes de hacer otra reducción de inventarios. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 71 La palabra Kanban en Japonés posee varios significados:  Cartón  Símbolo  Panel Desde el punto de vista genérico Kanban es un sistema de control de producción  Tradicionalmente, la programación de producción busca en diversas órdenes de servicio, la fabricación de los diferentes tipos de piezas que componen un determinado producto. Cada sección ejecuta operaciones independientes de acuerdo con las órdenes de fabricación en su poder y las provee al sector subsiguiente. Este método es hoy conocido como PUSH METHOD. Ósea, un método que podría ser entendido como EMPUJAR LA PRODUCCION.  En el sistema Kanban, la producción es comandada por las líneas de montaje. Solamente después del consumo de las piezas en la línea de montaje se genera la autorización de fabricación de un nuevo lote.  El KANBAN, es un sistema de producción en lotes menores. Cada lote es almacenado en recipientes estandarizados (containers), conteniendo un número definido de piezas. Para cada lote existe un cartón Kanban correspondiente.  Las piezas dentro de los recipientes estandarizados, acompañadas de su cartón correspondiente son movidas a través de las secciones, sufriendo las diversas operaciones del proceso hasta llegar sobre la forma de pieza acabada a las líneas de montaje.  En la medida en que las piezas son consumidas en el montaje del producto terminado, y se vacían los containers, los cartones Kanban correspondientes se colocan en ficheros colocados en el local siguiente.  Una o dos veces al día, los cartones se retiran y juntamente con los containers, se envían a la sección donde se inicia el proceso de fabricación de aquella pieza.  Cada cartón Kanban representa una autorización para la fabricación de un nuevo lote de piezas, en cantidades bien definidas.  El nuevo lote de piezas, nuevamente dentro de los containers, juntamente con su cartón Kanban, recorre otra vez todas las etapas del proceso de fabricación hasta llegar a montaje, completando el ciclo.  Si por algún motivo se interrumpiese el consumo de piezas en la línea de montaje, los cartones Kanban no serán más colocados en los ficheros, interrumpiéndose en consecuencia el flujo.  Las secciones de inicio de la fabricación, no teniendo mas cartones Kanban, autorizando la fabricación de nuevos lotes, suspenden automáticamente la producción.  Literalmente ninguna inversión adicional en stocks es hecha hasta que surjan nuevas necesidades con el reinicio del consumo en las líneas de montaje. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 74 Recordemos que el objetivo del Kanban es minimizar los stocks de material en proceso, produciendo en pequeños lotes solamente lo necesario, con calidad, productividad y en el tiempo cierto. El Kanban se basa en el concepto de reducción de los costos de preparación de máquinas (setup), lo que trae como consecuencia la reducción del lote económico de producción. (Este concepto puede ayudar en la selección de los ítems para el uso del Kanban). Determinación del número de cartones Kanban El número de cartones Kanban y la cantidad representada por cartón están directamente relacionados con la velocidad de consumo en la línea de montaje y el tiempo de reposición necesario al reaprovisionamiento de los lotes. Lo ideal es el balanceamiento perfecto entre producción y consumo. En el caso más desfavorable en el que el consumo sea más rápido que la velocidad de reposición de los lotes, ocurrirá la inevitable interrupción de la línea de montaje. En el caso inverso, habrá un aumento del stock de materiales en proceso, que será tan grande cuanto mayor fuere el desfasaje. Los ítems seleccionados deberán haber pasado a través de las etapas del Programa MIPS, de tal modo que los costos de montaje hayan sido reducidos, los tiempos de proceso disminuidos, las herramientas revisadas y los operadores entrenados para garantía de los plazos y de la calidad. Las variables iniciales usadas en la determinación del número de cartones Kanban, fueron reunidas en una fórmula simple y que puede ser calculada manualmente o a través del computador: Variables iniciales: Df = Ciclo de fabricación en días. De = Tiempo de espera en días. N = Demanda o consumo por día. C = Cantidad de piezas del Container. Y = Número de cartones Kanban. De este modo tenemos que: Demanda durante el tiempo de proceso = N (Df + De) C.Y = N (Df + De) Si tenemos que  es un factor de seguridad entonces: C.Y = N (Df + De) (1 +  ) Y = N ( Df + De ) ( 1 +  ) C GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 75 EJERCICIOS DE CALCULO DE DETERMINACION DE NUMERO DE CARTONES KANBAN o Calcular la cantidad de cartones Kanban necesarios para una producción a la que se le ha calculado un ciclo de fabricación de 1 día, una demanda o consumo de 24.000 piezas/día, un tiempo de espera de 0,25 días y una cantidad de 300 piezas en cada Container. El factor de seguridad () considerado es 0,5. Solución Y = 24.000 (1 + 0,25) (1+ 0,5) 300 Y = 150 cartones Kanban o Calcular la cantidad de cartones Kanban necesarios para una producción a la que se le ha calculado un ciclo de fabricación de medio día, una demanda o consumo de 30 piezas/día, un tiempo de espera de 1 día y una cantidad de 15 piezas en cada Container. El factor de seguridad () considerado es 0,7. Solución Y = 30 (0,5 + 1) (1+ 0,7) 15 Y = 5 cartones Kanban Por los ejemplos vistos, observamos que las variaciones de consumo irán a reflejarse en mayor o menor velocidad en el uso de cartones Kanban, obligando a reposiciones en ritmo más o menos acelerado. Variaciones dentro de límites razonables son perfectamente absorbidas por la operación, pero nos cuesta recordar que uno de los puntos mas significativos para la mayor eficiencia del Kanban es el balanceamiento de la producción. En la medida en que mejora el equilibrio entre el consumo y la producción disminuyen las vulnerabilidades en la fabricación, se reduce el tiempo de proceso y el número de cartones Kanban puede ser también reducido. De preferencia, los ítems controlados por el Kanban deben ser producidos en sectores o equipamientos separados de los demás, de modo a minimizar las interferencias con los ítems fabricados por el sistema convencional. La ocurrencia de problemas de calidad en las piezas del Kanban, exige la inmediata interrupción del proceso y eliminación de las causas antes de reiniciar la fabricación. Piezas en los containers, acompañadas del cartón Kanban, deben tener la garantía de buena calidad. GESTION DE STOCKS Y ALMACENES Administración Logística 76 SISTEMA DE PROGRAMACIÓN JUSTO A TIEMPO (JIT - JUST IN TIME) En el sistema Just in time, se atienden los siguientes puntos: 1. Producción comandada por el proceso posterior, lo que hace que la necesidad de fabricación fuese generada después del consumo, en la hora cierta y en las cantidades necesarias. 2. Producción en pequeños lotes y movimientos acelerados en las diversas fases del proceso, evitando acumulación de stocks, disminuyendo los cuellos de botella creados durante la operación, y tornando el sector ágil y flexible a los requerimientos de ventas. 3. Balanceamiento de la producción diaria de los sectores de montaje, trayendo como consecuencia el nivelamiento de las áreas de fabricación. AUTOMATIZACIÓN HUMANIZADA (JIDOKA) Significa que el equipo no solamente opera automáticamente, sino que si alguna anormalidad ocurre, la interrupción de la operación es automática, con envío de información a la persona responsable. Los principales objetivos del JIDOKA son:  Evitar exceso de producción por la paralización del equipo, cuando la cantidad necesaria es alcanzada. Ningún exceso debe ser producido.  Prevenir la producción de piezas defectuosas, interrumpiendo la producción, siempre que ocurriere alguna falla.  Facilitar la identificación de las anormalidades, con la paralización e inmediata investigación para levantamiento y corrección de las causas.