Gestión de Adquisiciones en Proyectos: Papel del Director y Herramientas Utilizadas, Guías, Proyectos, Investigaciones de Gestión Social

¡Descarga Gestión de Adquisiciones en Proyectos: Papel del Director y Herramientas Utilizadas y más Guías, Proyectos, Investigaciones en PDF de Gestión Social solo en Docsity! Y GERENCIA DE PROYECTOS DE INGENIERÍA Y CONSTRUCCIÓN GERMÁN NÚÑEZ PAREDES, MBA PMP GESTION DE LAS ADQUISICIONES DEL PROYECTO OBRAS CIVILES pg. 2 ÍNDICE 1. GENERALIDADES..................................................................................................................................3 2. MARCO CONCEPTUAL..........................................................................................................................4 2.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DE LA CALIDAD …………………….....……………………………………………….……………4 2.2 GESTIONAR LA CALIDAD DEL PROYECTO …………….………….…………………………………………………..…….…13 2.3 CONTROLAR LA CALIDAD DEL PROYECTO ………………………………………….……………………………..………….20 BIBLIOGRAFÍA........................................................................................................................................ .24 pg. 5 Planificar la Gestión de las Adquisiciones del Proyecto es el proceso de documentar las decisiones de adquisiciones del proyecto, especificar el enfoque e identificar a los potenciales proveedores. El beneficio clave de este proceso es determinar si es preciso adquirir bienes y servicios desde fuera del proyecto y, si fuera el caso, qué adquirir, de qué manera y cuando hacerlo. La siguiente figura muestra un diagrama del proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones con sus entradas, herramientas y técnicas y salidas Fig. No. 2 Desarrollar el Plan de Gestión las Adquisiciones del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas El Plan para la Dirección del Proyecto con sus planes subsidiarios es una entrada clave para este proceso, ya que define el propósito y objetivos del proyecto, el alcance, el cronograma, el presupuesto, los riesgos, y toda otra información del proyecto que puede influir en las decisiones de la planificación de la gestión de las adquisiciones. La documentación de los requisitos del proyecto es otra entrada importante, ya que puede incluir datos de requerimientos sobre los que se pueden generar adquisiciones. También pueden incluir requisitos de procedimientos o normativas a cumplir que tengan impacto en las contrataciones, tales como normas de seguridad, seguros, medio ambiente, etc. Como resultado de la planificación de los riesgos pueden surgir compras o contrataciones, por ejemplo, de seguros o trabajos a terceros. Esta información se encuentra en el Registro de Riesgos, por lo que deberá ser considerado en la planificación de las adquisiciones. Las compras y contrataciones también pueden estar relacionadas con los recursos requeridos para las actividades del proyecto, tales como materiales, equipamientos, tecnología, instalaciones, pg. 6 personas. Esta información está en la documentación de los Recursos de las actividades. Los productos y servicios que se adquieran deberán estar disponibles para cuando los requiere el proyecto, por lo que será importante considerar también el cronograma del proyecto. La Estimación de los Costos de las Actividades se utilizan para tomar decisiones acerca de comprar o hacer internamente, y también para evaluar si las ofertas presentadas por proveedores están en línea con lo estimado. El registro de interesados también es una entrada de este proceso, ya que contiene información de interesados que pueden tener alguna responsabilidad o impacto en la gestión de las adquisiciones. El proceso Planificar la Gestión de las Adquisiciones estará influido por algunos factores ambientales tales como las condiciones del mercado, la disponibilidad de los productos o servicios requeridos, los proveedores disponibles para el producto o servicio, es decir, si existe un único proveedor o hay varios posibles proveedores, entre otros. Por último, en este proceso se podrán utilizar una gran cantidad de activos de los procesos de la organización que ayudarán al Director del Proyecto y al equipo a desarrollar las actividades de contrataciones. Por ejemplo, se podrán utilizar políticas y normativas de contrataciones de la compañía, formatos estándar de contratos, de llamado a licitación, de pedido de propuestas, de orden de compra, bases de datos histórica, registros de proveedores de proyectos anteriores con sus calificaciones, sistemas de gestión de la información para las contrataciones, formatos de reportes de seguimiento para los contratos, lecciones aprendidas, etc. Entre las Herramientas y Técnicas que se utilizan en el proceso de Planificar la Gestión de las Adquisiciones, se tiene en primer lugar, el análisis de Hacer o Comprar. Este análisis tiene por finalidad determinar cuáles son los trabajos que serán adquiridos de terceros. Otra herramienta a utilizar es el Juicio de Experto que puede involucrar a profesionales de leyes, conocedores de la industria y del comercio, especialistas técnicos, especialistas de la gestión de contrataciones, entre otros. En algunos casos se puede requerir realizar investigaciones de mercado para obtener información que ayudará a tomar decisiones sobre cómo llevar adelante las contrataciones. Por último, en la planificación se realizan reuniones entre el Director del Proyecto, el patrocinador, los expertos, el equipo, el área de contrataciones y otros interesados que podrían aportar sus puntos de vista respecto a la conveniencia para el proyecto. Como resultado de este proceso, la principal salida es el Plan de Gestión de las Adquisiciones, uno de los planes subsidiarios del Plan para Dirección del Proyecto. Este plan detallará todas las decisiones acerca de la forma de abordar los procesos de adquisiciones. El Plan de Gestión de las Contrataciones contiene, entre otras cosas, lo siguiente: • Método de llamado a presentaciones de propuestas y ofertas de los proveedores. • Criterios de Evaluación de Proveedores que se utilizarán para decidir a qué proveedor adjudicar. • Tipo de contrato que se firmará para cada contratación. pg. 7 • Roles y responsabilidades de las partes en las contrataciones. • Estándares y procedimientos a seguir para los procesos de adquisiciones. • Disponibilidad de múltiples proveedores, o por el contrario, si el producto o servicio es ofrecido por un único proveedor. • Disponibilidad de estimaciones independientes de costos y tiempos de los bienes o servicios a adquirir, a fin de comparar con las propuestas de los proveedores. • Forma en que se realizará el seguimiento y control del contrato. • Formatos en que se realizarán los reportes del avance del contrato. • Definición del Sistema de Control de Cambios indicando el proceso y las responsabilidades de evaluación y aprobación de los cambios que surjan al contrato. Análisis de Hacer o Comprar Las posibilidades son muy variadas, ya que el proyecto puede hacer internamente todo el trabajo que involucre, puede comprar o contratar todo, o cualquier rango de soluciones en el medio. Hay algunas razones por la que un proyecto podría decidir comprar y otras razones que inclinarían la decisión hacia el desarrollo del trabajo internamente. Las razones más importantes para decidir “comprar” son: • Disminuir riesgos sobre costo, tiempo, performance o alcance, como respuesta al riesgo, la compra o contratación es una forma de transferir el riesgo. • Enfocarse en el “core” del negocio y subcontratar los trabajos que son satelitales o secundarios. • Acceder a los expertos, o comprar “know-how”, cuando el conocimiento está en otras organizaciones externas. • Las razones más importantes para decidir “hacer” internamente son: • Que se tengan recursos ociosos, tales como instalaciones, el personal, la tecnología. • Querer mantener el control del proceso y hacer seguimiento de cerca. • Si el proyecto involucra información confidencial que no se desea que terceros conozcan. También influye en este análisis el presupuesto disponible y los costos asociados a hacer internamente, comparado con el de comprar a externos. Otra decisión que se debe considerar en la compra de bienes, es si conviene adquirir a través de una compra, donde se adquiere la propiedad del bien, o tal vez convenga alquilarlo. En este caso, el análisis estará determinado por el tiempo que se requiera utilizar ese producto. Por ejemplo, si se requiere un equipamiento por 10 días, el precio de venta es de $1000.- y el precio de alquiler es de $ 80 por día -, el análisis se inclinaría por el alquiler, ya que por 10 días se pagarían $ 800.- lo cual es menos que el valor de compra. En el ejemplo anterior, se consideraban solamente una parte de las implicancias de comprar o alquilar. Otras consideraciones podrían ser el costo de mantenimiento, el riesgo de no conseguir alquilar cuando se requiera en el proyecto, etc. No se debe olvidar, en los análisis de costos, que el propio proceso de contrataciones ya tiene costos involucrados. pg. 10 Fig. No. 3 Riesgo sobre los Costos según el Tipo de Contrato En el caso de los Contratos de Tiempo y Materiales, al ser un tipo de contrato híbrido, donde el precio unitario es fijo, pero la cantidad de unidades es variable, el riesgo sobre el costo es intermedio. El mayor riesgo para el comprador está asociado con el aumento de las unidades proporcionadas en el contrato. Enunciado del Trabajo de las Adquisiciones Será necesario describir cada artículo que se desee adquirir con claridad y con el suficiente detalle como para que el posible vendedor pueda elaborar una oferta acorde a las necesidades del proyecto. Los enunciados de trabajo contienen las especificaciones del bien o servicio a adquirir, además de la cantidad que se pretende comprar y otros requerimientos para la compra. Hay diferentes tipos de especificaciones de trabajo y la elección del que conviene utilizar en cada caso varía según el tipo de producto a adquirir y el tipo de contrato. • Especificación Funcional. Define la manera en que se quiere utilizar el producto y las características funcionales del mismo. Permite estimular la creatividad del proveedor, quien brindará la solución propuesta. El criterio con el que el comprador evaluará el producto para formalizar la aceptación deberá estar claramente definido en la especificación para evitar disputas. Ejemplo de productos en que se puede realizar una especificación funcional son los aplicativos de software en que el comprador define las funciones que desea realizar con el aplicativo. • Especificación de Desempeño. En el caso de este tipo de especificación, se documentan las características medibles de desempeño que el producto debe cumplir. Esa misma característica conformará el criterio de aceptación del comprador, es decir, define las pruebas que el producto debe pasar para ser aceptado. Ejemplo de especificación de desempeño puede ser la que se utilice para requerir un camión que pueda cargar un peso de una tonelada. • Especificación técnica o Diseño. Detalla todo el trabajo que hay que hacer desde una descripción del producto final hasta la calidad del trabajo a realizarse para obtenerlo, incluyendo los materiales pg. 11 que deben utilizarse y los procesos a seguir para la elaboración. Este tipo de especificación se utiliza normalmente en proyectos de construcción. Se puede elaborar un enunciado de trabajo para cada artículo a adquirir o eventualmente se pueden agrupar varios productos en el mismo enunciado. El enunciado de trabajo será la base sobre la cual los posibles proveedores elaborarán sus ofertas y, una vez seleccionado el proveedor a adjudicar, deberá formar parte del contrato. Documentos de Adquisiciones Cada una de las diferentes formas de invitación tiene sus características, que veremos a continuación. Pedido de Cotización: Esta forma se suele utilizar para comprar productos estándar, donde se solicita a los posibles vendedores que envíen el precio unitario para adquirir el o los productos de interés. Una vez seleccionado el proveedor, se podrá realizar la compra en las cantidades necesarias, generalmente, a través de una orden de compra o un contrato de Tiempo y Materiales. Ejemplos de productos en los que se suelen pedir cotizaciones son los elementos de oficina. Pedido de Propuesta. En este caso, el comprador prepara una especificación funcional del producto o servicio que necesita y solicita a los posibles proveedores que presenten una propuesta técnica para proveer la solución a dicha necesidad, junto con los precios correspondientes. Para realizar la selección, se deberá, en primer lugar, evaluar las distintas soluciones presentadas y, seguidamente, se evaluarán los precios. El pedido de propuesta se puede utilizar para solicitar un trabajo donde el experto es el vendedor, un estudio de factibilidad, etc. Llamado a Licitación. Se utiliza el llamado a licitación para solicitar a los posibles proveedores que presenten sus ofertas sobre un pedido de trabajo con una especificación técnica detallada, en las que el criterio de evaluación será el precio final. En este caso, el trabajo a realizar debe estar definido y el ofertante limitarse a cotizar dicho trabajo. En general, se utiliza un contrato de precio fijo. Criterios de Selección Durante la planificación de las adquisiciones se deberán definir cuáles serán los criterios por los cuales se evaluarán las propuestas de los ofertantes a fin de adjudicar el contrato. Estos criterios de selección deberían formar parte de los documentos de adquisiciones para garantizar la transparencia en el proceso de selección. En algunos casos, el criterio de selección podría ser exclusivamente el precio de compra tal como podría ser en el caso del pedido de cotización de un producto estándar. pg. 12 En otras adquisiciones se pueden presentar diversos criterios, con ponderaciones predefinidas. Entre los criterios se pueden considerar: • La medida en que el proveedor comprendió la necesidad del proyecto. • El costo total del ciclo de vida del producto ofertado, incluyendo los costos de mantenimiento durante la vida útil del producto. • La evaluación de la capacidad técnica del vendedor para ofrecer el producto o servicio ofertado. • El riesgo que puede involucrar al proyecto contratar a ese proveedor y el riesgo que asume el proveedor. • El enfoque de gestión del vendedor, sus procesos y metodología. Podría evaluarse, incluso, si el proyecto será dirigido por un profesional certificado en Dirección de Proyectos. • El enfoque técnico que propone el vendedor, en cuanto a los procesos y métodos para desarrollar el trabajo del contrato. • Las garantías que ofrece el vendedor luego de la entrega del producto o servicio. • La capacidad financiera para afrontar los costos del trabajo de la organización vendedora. • La capacidad de producción para responder a las necesidades del contrato. • La disponibilidad de recursos de la compañía, según sea una empresa pequeña, mediana o grande. • Historia de desempeño del vendedor en contrataciones anteriores. • Referencias de otros clientes en trabajos similares. • Si los derechos de propiedad intelectual de los productos o servicios realizados quedarán al comprador o al proveedor. • Si se otorgan derechos de propiedad exclusiva. Los criterios que se establezcan para seleccionar a los vendedores pueden ser criterios excluyentes o no excluyentes. Un criterio excluyente, o también llamado criterio de filtro, si no se cumpliera invalida totalmente la oferta. Por ejemplo, podría ser excluyente que quien dirija el proyecto sea PMP. Los criterios no excluyentes permiten seguir adelante con la evaluación de la oferta, aun cuando no tengan puntaje en ese criterio. Los criterios pueden tener distinto peso en la evaluación, siendo algunos más importantes que otros. Para esto se utilizan los sistemas de ponderación en los cuales se le otorga un peso relativo a cada criterio y cuando se realiza la evaluación de los ofertantes se califican todos los criterios, con lo que luego se obtiene el puntaje final de cada ofertante. pg. 15 También los documentos de adquisiciones desarrollados en la planificación, tales como los Pedidos de Cotización, Pedidos de Propuestas y Llamados a Licitación serán entrada de este proceso. Fig. No.7 Efectuar las Adquisiciones del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas Asimismo, los criterios de selección, las decisiones de hacer o comprar, los enunciados de trabajo relativos a las adquisiciones, todos definidos durante la planificación, serán utilizados en este proceso. Adicionalmente, se recibirán como entrada al proceso, las propuestas de los vendedores, respondiendo a las solicitudes publicadas o a las invitaciones recibidas. Estas propuestas se evaluarán para definir a quién adjudicar el contrato. Entre los activos de los procesos de la organización que pueden utilizarse en este proceso se puede contar con el listado de vendedores posibles y calificados por experiencias anteriores. En algunos casos, pueden existir acuerdos previos entre las partes, por lo que no se hará una selección de proveedor. Si la situación es esta, el proceso de Efectuar las Adquisiciones tendrá como finalidad acordar entre el vendedor y el comprador los aspectos del contrato final que será adjudicado. Entre las herramientas y técnicas que se utilizan en el Proceso de Efectuar las Adquisiciones, están las conferencias de oferentes, también llamadas conferencias de contratistas o de proveedores. Estas reuniones que se llevan a cabo previamente al cierre de la presentación de las ofertas, y tienen por propósito asegurar que todos los proveedores tengan claros las especificaciones de la contratación. pg. 16 Fig. No. 8 Diagrama de Flujo de los datos del proceso Efectuar las Adquisiciones del Proyecto pg. 17 Es muy importante garantizar la transparencia por lo cual se suele compartir con todos los posibles oferentes toda la información que se provee como respuesta a uno de ellos, que realice la consulta. Además, se utilizan en este proceso técnicas de evaluación de propuestas, las cuales deberán seguir los criterios y lineamientos definidos en la planificación. Las estimaciones independientes se utilizan para validar que las ofertas estén dentro de un rango razonable. En caso contrario se podría inferir que el vendedor no comprendió correctamente el trabajo a ofertar. Se utiliza en este proceso el juicio de expertos para evaluar la información contenida en las propuestas y la selección del proveedor. Otra herramienta es la publicidad para hacer llegar el llamado a los potenciales vendedores. Mediante las técnicas analíticas, se procura identificar si cada uno de los ofertantes podrá proporcionar los productos o servicios ofertados de acuerdo a las necesidades del proyecto, tratando de determinar los riesgos en que se incurre en caso de contratarlos y que pudieran afectar al plazo, costos, calidad, o producir cambios. Las negociaciones son herramientas que se pueden utilizar para acordar los aspectos del contrato, incluyendo las responsabilidades, los plazos, los costos y las métricas de calidad, la legislación aplicable, los enfoques técnicos y de gestión a seguir, la forma de reportar los avances, el precio y las formas de pago, entre otros. Las principales salidas del proceso de Efectuar las Adquisiciones son los vendedores seleccionados y los acuerdos firmados con estos para formalizar la relación contractual. Estos acuerdos incluyen los términos y condiciones del contrato además de otros aspectos especificados por el comprador para establecer lo que el vendedor debe realizar o proporcionar. También son salidas de este proceso los calendarios de los recursos contratados que indican las fechas que se requerirán en el proyecto. A partir de este proceso pueden surgir solicitudes de cambio que serán gestionadas en el proceso de Gestión Integral de Cambios y puede actualizarse el Plan para la Dirección del Proyecto y los Documentos del Proyecto. Negociación en las Adquisiciones Se mencionó anteriormente que una de las herramientas y técnicas del proceso de Efectuar las Adquisiciones es la Negociación de la Adquisición. Estas negociaciones, que pueden darse luego de la selección del proveedor, permiten llegar a acuerdos entre comprador y vendedor en aspectos del contrato, tales como responsabilidades, los plazos, los costos y las métricas de calidad, la legislación aplicable, los enfoques técnicos y de gestión a seguir, la forma de reportar los avances, el precio y las formas de pago, entre otros. En algunas contrataciones, el responsable de llevar a cabo la negociación puede ser una persona delárea de adquisiciones de la empresa, por ejemplo, un comprador. De todas formas, es fundamental que el Director del Proyecto esté involucrado en la negociación para asegurarse que pg. 20 2.3 CONTROLAR LAS ADQUISICIONES A partir de la firma de cada acuerdo o contrato de adquisición, el Director del Proyecto y su equipo comienzan con la responsabilidad de hacer un seguimiento y control de la ejecución del trabajo del contrato. Este seguimiento y control estará determinado por el tipo de artículo que se adquirió, la forma de contratación, la industria y las características del proyecto, pudiendo ser algo muy sencillo como recibir materiales, revisarlos y dar la aceptación de la recepción, como también algo más complejo, como hacer un seguimiento de toda la etapa de construcción del producto o el desarrollo del servicio, con revisiones y controles intermedios. Todas las acciones que tienen por finalidad el monitoreo y control del trabajo, el contrato y el relacionamiento con el proveedor son las involucradas en el proceso de Controlar las Adquisiciones. Este proceso busca tener un desempeño del trabajo contratado de acuerdo a las necesidades del proyecto y cumpliendo los términos legales correspondientes. Entre las prácticas de este proceso se incluye toda la comunicación con el proveedor, proveyendo la información y los recursos que el mismo necesite de parte del comprador, así como la revisión del rendimiento del trabajo del proveedor, la realización de las inspecciones y auditorías sobre el trabajo y los procesos del contrato, la recepción y aceptación de productos, los certificados de avance y autorizaciones de pagos, las respuestas a reclamos y administración de conflictos, y el registro de toda la documentación que se genere en relación al contrato. También es parte de este proceso la gestión de control de cambios del contrato. Como se puede ver, este proceso de Controlar las Adquisiciones comprende la aplicación de múltiples prácticas de otros procesos de la dirección de proyectos aplicados al contrato. Es muy recomendable que el comprador y el proveedor trabajen de manera coordinada. Considerar que, si el propio comprador se retrasa en sus responsabilidades, esto puede afectar al trabajo correspondiente al proveedor, perjudicando a ambos. En aquellos proyectos donde se realizan múltiples adquisiciones, una responsabilidad crucial del Director del Proyecto será la integración y gestión de las interfaces entre los distintos contratos. En la Figura 9 se diagrama el Proceso de Controlar las Adquisiciones con sus entradas, técnicas y herramientas y salidas. Como entradas para este proceso, el Plan para la Dirección del Proyecto, con sus planes subsidiarios, define cómo se gestionarán los procesos de adquisiciones, los documentos de adquisiciones, y los acuerdos firmados contienen toda la información acordada sobre las contrataciones que se deberán seguir durante el trabajo del contrato. En caso que se hayan solicitado y aprobado cambios que modifiquen los términos del contrato, estos serán considerados por este proceso. Los informes del Desempeño del Trabajo y los Datos del desempeño del trabajo influirán en las decisiones que se tomen en este proceso. pg. 21 Fig. No. 9 Controlar las Adquisiciones del Proyecto: Entradas, Herramientas y Técnicas y Salidas Como herramientas y técnicas del proceso de Controlar las Adquisiciones, se encuentra el Sistema de Control de Cambios del Contrato que define el proceso, los procedimientos y las responsabilidades por las que se puede realizar un cambio en algún aspecto del contrato. Este sistema de control de cambios del contrato está integrado con el sistema de control integrado de cambios del proyecto. Otra herramienta de este proceso son las Revisiones del Desempeño de las Adquisiciones, las que tienen por objetivo identificar los aspectos positivos y los aspectos para mejorar del trabajo del contrato, del desempeño del proveedor y del cumplimiento de las clausulas y términos del contrato, entre otros aspectos de las contrataciones. También se incluyen las Inspecciones y Auditorías como herramientas de este proceso con la finalidad de verificar que el trabajo del contrato está cumpliendo con las especificaciones del mismo. Los informes de desempeño es la técnica que implica recolectar, analizar e informar los avances de los trabajos de los vendedores para integrar con el resto de la información del estado y avance del proyecto. Por medio de los Sistemas de Pago se aprueban las facturas de los vendedores y se canalizan a fin que se realicen los pagos correspondientes a los certificados de avance del trabajo, de acuerdo a lo establecido en el contrato. pg. 22 También serán utilizados los sistemas de administración de reclamos que permitirán documentar y hacer seguimiento hasta la resolución de los reclamos que surjan a lo largo del contrato por diferencias entre el vendedor y el comprador. Se espera que los reclamos puedan resolverse entre las partes, a través de negociación, pero no se descarta que se pueda recurrir a la figura de resolución de conflictos especificada en el contrato, en caso de no llegar a un acuerdo entre partes. Fig. No. 10 Diagrama de Flujo de los datos del proceso Controlar las Adquisiciones del Proyecto Por último, y como se mencionó anteriormente, se debe registrar toda la documentación y comunicaciones del contrato. El sistema de registros de las adquisiciones es la herramienta que provee los procedimientos, responsabilidades y controles para asegurar que se registre y archive toda la documentación relevante de los contratos. Como resultado de este proceso de Controlar las Adquisiciones se obtendrá la Información del Desempeño del trabajo del contrato, que permite conocer el estado de avance del contrato e