Ordenamiento y filtrado de datos en Excel: ordenación, filtros automáticos y avanzados., Monografías, Ensayos de Informática

¡Descarga Ordenamiento y filtrado de datos en Excel: ordenación, filtros automáticos y avanzados. y más Monografías, Ensayos en PDF de Informática solo en Docsity! GOBIERNO DE LA REPÚBLICA HONDURAS O INSTITUTO DE FORMACIÓN PROFESIONAL INFOP MS EXCEL INTERMEDIO http://www.infop.hn  Infop e-learning "Si quieres cambiar el rumbo de tu vida, ¿Por qué sigues haciendo las mismas cosas que has hecho por los últimos años y que no han dado resultado? Es momento de “tomar el toro por los cuernos”, dejar las excusas a un lado y decidirte a luchar por eso que tanto quieres." Filtros y Subtotales Ordenar Datos Excel permite ordenar información según distintos criterios de manera fácil y rápida. Dicho ordenamiento utiliza un orden predeterminado:  En una ordenación ascendente, Microsoft Excel utiliza el siguiente orden: o Números: los números se ordenan desde el número negativo menor al número positivo mayor. o Ordenación alfanumérica: si se ordena texto alfanumérico, Excel lo ordenará de izquierda a derecha, carácter por carácter. Por ejemplo: Si una celda contiene el texto "A100", Excel colocará la celda detrás de la celda que contenga la entrada "A1" y antes de la celda que contenga la entrada "A11". El texto y el texto que incluye números se ordenarán del siguiente modo: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (espacio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z. Los apóstrofes (') y guiones (-) no se tienen en cuenta, con una excepción: si dos cadenas de texto son iguales salvo por un guion, el texto con el guion se ordenará en último lugar.  En una ordenación descendente, el orden se invierte salvo en las celdas en blanco que siempre se colocan al final. Igual ocurre en los Espacios en blanco siempre se colocan en último lugar. Infop e-learning Insertar Filtros Pasos para insertar autofiltros: 1. Haga clic en una celda del rango de datos que desea filtrar (no es necesario seleccionar los títulos o encabezados de columnas). 2. Haga clic en el menú de Datos 3. Haga clic en Filtro. Después de dar clic en filtro, aparecerán flechas de Autofiltro a la derecha de cada título de columna. ¡Eso es! Ya está preparado para filtrar los datos. Suponga que una hoja de datos contiene muchos productos alimentarios distintos, distribuidos por 28 proveedores diferentes, imagine que sólo desea ver los productos suministrados por Specialty Biscuits, Ltd. Ha activado Autofiltro y han aparecido las flechas de Autofiltro. Excel está preparado para que seleccione los datos que desea ver. Para ver sólo los productos de este proveedor, debe filtrar por proveedor, por lo que hace clic en la flecha de Autofiltro de la columna Proveedor. Al hacer clic en una flecha de Autofiltro, aparece una lista. La lista contiene todos los elementos de la columna, en orden alfabético o numérico, por lo que puede buscar el elemento que desea. Infop e-learning En este caso debe hacer clic en “Seleccionar todo” para desmarcar todas las opciones. Vista filtro cuando hacemos clic en la flecha Vista del filtro cuando hacemos clic en Seleccionar todo Luego buscamos al proveedor Specialty Biscuits, Ltd. Y hacemos clic en el cuadro que está a la derecho y al momento de hacer clic aparecerá un “cheq” en dicho cuadro y luego clic en aceptar. Al hacer clic en Specialty Biscuits, Ltd., Excel oculta todas las filas de la hoja de cálculo salvo las que contienen ese texto en esta columna. La flecha de autofiltro ha cambiado su icono, ahora el icono es un “Embudo”, indicando que esta columna está filtrando la información. Infop e-learning Puede ver los productos suministrados por Specialty Biscuits en la columna “Nombre de producto”. Como las filas de los demás proveedores están ocultas, los productos de los demás proveedores también están ocultos. Después de filtrar una columna, si desea centrarse en información aún más específica, puede filtrar otra columna y luego otra, y así sucesivamente. Puede hacer clic en la flecha situada junto al título de una columna para aplicar un filtro. Después de filtrar por proveedor, por ejemplo, puede hacer clic en la flecha de Autofiltro de la columna Nombre de producto y filtrar esa columna para ver sólo uno de los cuatro productos suministrados por Specialty Biscuits. Puede filtrar las columnas en el orden que elija. Los filtros se aplican progresivamente, por orden de aplicación. Cada filtro restringe los datos para el filtro siguiente. Personalizar Autofiltro Cuando aplica un filtro seleccionando una opción de la lista situada junto a una flecha de Autofiltro, oculta todos los datos salvo los que ha elegido. Si desea ver varios datos seleccionados en una columna, puede crear filtros personalizados. Puede utilizar también un Autofiltro personalizado para buscar elementos no disponibles en la lista situada junto a la flecha de Autofiltro, como: a) Valores incluidos en un intervalo, como todos los números incluidos entre dos números específicos. b) Valores no incluidos en un intervalo, como todas las fechas anteriores o posteriores a un par de fechas específicas. c) Valores iguales o distintos a otro valor. d) Texto específico que forma parte de otro texto. Infop e-learning d) Hay que tomar en cuenta que no existe un número menor que 1000 y a la vez mayor que 10000 por tanto si se quieren ver valores menores que 1000 y mayores que 10000 se debe usar la unión “O”. Ejemplo: Correcto Incorrecto Para filtrar rangos, no es necesario usar filtro personalizado ya que se encuentra directamente en las opciones de Filtro de Numero. Filtrar números Superiores e Inferiores Otro filtro versátil es Diez mejores. Puede usar este filtro en columnas de números o fechas. El filtro Diez mejores hace más de lo que su nombre indica. Con el filtro Diez mejores puede buscar los mejores o los peores elementos (los números o fechas mayores o menores). Y a pesar de su nombre, no busca únicamente los 10 mejores elementos o los 10 peores. Puede elegir el número de elementos que desea ver: sólo 1 o tantos como 500. Infop e-learning El filtro Diez mejores puede filtrar también por porcentaje del total de filas de una columna. Si una columna contiene 100 números y desea ver los 15 números mayores, puede seleccionar el 15 por ciento. ¿La mitad inferior? El 50 por ciento. Puede utilizar el filtro Diez mejores para buscar los productos con el precio mayor o menor, para identificar empleados con las fechas de contratación más recientes o para ver las mejores o las peores notas de los alumnos. Para utilizar el filtro Diez mejores en una columna de datos: 1.- haga clic en la flecha de Autofiltro . 2.- En la lista que aparece haga clic en Diez Mejores 3.- Se abre el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores. En este cuadro de diálogo, seleccione Superiores o Inferiores, seleccione un número y al final elija elementos o porcentaje. Infop e-learning Quitar Autofiltros El modo de quitar un filtro depende de cuántos filtros haya aplicado y de cuántos desee quitar. Para quitar un filtro de una columna, haga clic en la flecha de Autofiltro situada junto a la columna y, a continuación, haga clic en Se mostrarán los datos que quedaron ocultos por ese filtro. Para desactivar el Autofiltro en todas las columnas, realice: 1.- Elija Filtro en la ficha Datos. 2.- Clic en Filtro Recuerde que los filtros no cambian los datos de ninguna forma. En cuanto quite el filtro, aparecerán todos los datos exactamente como estaban antes de aplicar el filtro. Crear y aplicar Filtros Avanzados El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango de datos, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, se debe escribir los criterios según los cuales se desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el rango de datos a filtrar. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos. a) Varias condiciones en una sola columna b) Una condición en dos o más columna c) Una condición en una u otra columna d) Varias condiciones en dos o más columnas e) Condiciones creadas cómo resultado de una fórmula Para poder aplicar un Filtro Avanzado a un rango de datos debemos hacer lo siguiente: 1. Debemos tener datos claros y ordenados (recuerde las recomendaciones de la lección anterior). 2. cada columna debe tener su encabezado título) que la describa. 3. Inserte al menos tres filas vacías sobre el rango que puede utilizarse como rango de criterios. Infop e-learning Para cambiar la forma en que se filtran los datos, cambie los valores del rango de criterios y vuelva a aplicar el filtro a los datos. Recuerde que:  Rango de la lista es el rango de datos que deseamos filtrar.  Rango de Criterios son las condiciones que establecemos para filtrar la información. Quitar Filtro Avanzado Para visualizar todos los datos, de un clic en la ficha Datos luego haga clic de nuevo en . Los datos estarán tal y como estaban antes de aplicar el filtro. Subtotales Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal. Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez. Excel también calcula un total general de los datos, y actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle. Infop e-learning Agregar Subtotales Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.  Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En este ejemplo utilizaremos la columna Semana.  Clic en Ordenar ascendente o en Orden descendente.  Clic en el menú de Datos.  Clic en Subtotales  En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En este ejemplo, haría clic en la columna semana.  En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen que desee utilizar para calcular los subtotales. En este ejemplo usaremos Suma.  En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En este ejemplo, seleccionaremos la columna Ventas.  Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos. En este ejemplo no usaremos esta opción.  Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos. En este ejemplo no usaremos esta opción.  Haga clic en Aceptar. Así: Infop e-learning Los subtotales quedan de la siguiente manera: Como muestra la imagen anterior, una vez que hemos agregado un subtotal a nuestro rango de datos, Excel esquematiza la información por niveles, cada agrupación de datos se basa en el criterio que usamos para el subtotal. Los controles para mostrar u ocultar los datos de detalle se encuentran a la izquierda de la hoja de cálculo y son los siguientes: 1.- Botón Ocultar detalle , Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalle (ocultar la información de este grupo específico), junto a dicho grupo. 2.- Botón Mostrar detalle , Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia a, indicando que hay información oculta, para mostrar esta información basta con dar un clic sobre dicho botón y listo. Botones de Nivel , Los botones de nivel están numerados dependiendo de la cantidad de agrupaciones y sub agrupaciones que contenga la información, cada botón representa un nivel de organización dentro de la hoja de cálculo, el último botón de nivel, muestra toda la información, el siguiente botón muestra el último subtotal agregado, Así: Y el último botón muestra únicamente el total general. Así: