Guía para áreas de finanzas, Guías, Proyectos, Investigaciones de Contabilidad

¡Descarga Guía para áreas de finanzas y más Guías, Proyectos, Investigaciones en PDF de Contabilidad solo en Docsity! Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Guía práctica para elaboración de proyectos Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Contabilidad Nómina Capítulo 5 Finanzas Organigrama 5.1 Finanzas Es un proceso que sirve para llevar las cuentas de una empresa, conocer su situación y buscar opciones que le permitan ahorrar, así como aumentar su rendimiento. 5.2 Misión La misión de un departamento es su razón de ser; es el propósito o motivo por el cual existe y, por tanto, da sentido y guía sus actividades. Toda misión debe contestar tres preguntas básicas: a) ¿Qué? (Necesidad que satisface o problema que resuelve.) b) ¿Quién? (Clientes a los cuales se pretende llegar.) c) ¿Cómo? (Forma en que será satisfecha la necesidad prevista como oportunidad.) Gerente de Finanzas Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos 1. Establecer una visión clara: Para hacerlo necesita proyectar en un plazo no mayor a cinco años a dónde quiere llegar la empresa. 2. No desviarse del enfoque: Por ejemplo, si montan un taller de elaboración de camisas tienden a empezar a diversificar los productos diseñando por ejemplo medias que los obliga a adquirir nuevos equipos sin planificar gastos. 3. Fondos de ahorro: Cuando la empresa empieza a generar utilidades es indispensable crear dos fondos, uno es un colchón de eventualidades y el otro de reinversión. El primero es para atender emergencias y el segundo para cumplir metas como la adquisición de nuevos equipos, mejorar la infraestructura y las condiciones ambientales de los trabajadores. 4. Indagar por fuentes de financiamiento: La adquisición de créditos para el crecimiento de los negocios se ha convertido en indispensable. Indagar por las facilidades, costos y las tasas de interés de las distintas opciones de préstamos que ofrece el mercado, le ayuda a tomar una decisión ajustada a sus necesidades. Ser cumplido con los pagos de las obligaciones aumentará las posibilidades de adquirir nuevos créditos en el futuro. 5. Pagar cumplidamente: Es importante pagar los sueldos y las cuentas de los proveedores para pues las empresas sin el capital humano y los vendedores de insumos no tienen sentido. 6. Presencia web: Las redes sociales y las páginas de internet atraen seguidores, pero también potenciales compradores y socios. Sin embargo, es necesario evaluar de la conveniencia de invertir en la web debido a que algunos negocios funcionan perfectamente sin ella. 7. Asesorarse: Trate de rodearse de personal calificado para llevar el manejo financiero de la empresa, aunque se tengan nociones del manejo administrativo hay que recibir la asesoría de los profesionales y experimentados en el manejo financiero. 5.8 Políticas Deberán ser solo para el departamento de Producción. Política: Es una guía de acción que se establecen para controlar la situación problemática que más se repite en esta área.  Tomar como base los datos de los estados financieros para coadyuvar a la toma de decisiones a través del planteamiento de las mejores alternativas y medidas que permitan tener la capacidad financiera suficiente y oportuna para cumplir con las obligaciones. Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos  Los movimientos contables deben estar registrados adecuadamente, de conformidad con el Catálogo de Cuentas y la Guía Contabilizadora, vigentes.  Se verificará que las cuentas deudoras correspondan a la naturaleza de la Institución, es decir, aquellos movimientos contables que tengan que ver con la compra de bienes, productos o servicios que requieren las diferentes dependencias y órganos del Poder Legislativo. Y la cuenta de acreedores que corresponda con todos los pasivos y disminuciones de bienes del inventario, así como de los consumibles de los almacenes.  Para conciliar y cotejar saldos de las cuentas de los estados financieros se efectuarán comparativos de los saldos de los sistemas de Inventario y de Almacenes contra el Sistema Contable.  Se harán revisiones y comparaciones entre los saldos del Sistema de Presupuesto y el Sistema Contable, a efecto de realizar los ajustes respectivos, antes del cierre mensual oficial. 5.9 Contabilidad de la Empresa El proceso contable debe determinarse antes de llevar a cabo la primera actividad económica de la empresa y, una vez diseñado, se deberá poder registrar de forma detallada cada operación; para esto es necesario planear el sistema contable que se utilizará y capacitarse para aplicarlo o contratar a la persona que lo haga. Obligación de presentar la contabilidad; 1. Presentación de los Libros de Contabilidad. Una vez terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses hay que presentar los libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización. Los libros que hay que presentar obligatoriamente son dos: 1. Libro Diario, que contiene todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas. Se registran todas las operaciones económicas que ocurren en una empresa en su día a día, siguiendo siempre un orden cronológico. Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Ejemplo; 2. Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que contiene el balance de situación, la cuenta de pérdidas y ganancias y balances de sumas y saldos trimestrales. Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Software que utilizará Postres Mexicanos para realizar su contabilidad. Para llevar la contabilidad, se utilizará el paquete Excel para Macintosh que será utilizado por Dulce Anduaga, quien ya está capacitada para el uso de este paquete, por lo cual no se incurrirá en gastos de adiestramiento. Fig. 5.3 Hoja de cálculo 5.12 Costos y Gastos El costo es uno de los elementos más importantes para realizar las proyecciones o planeaciones de un negocio. El costo es cualquier cantidad de dinero que se debe erogar para pagar lo que se requiere en la operación de la empresa, no tiene como fin la ganancia, en tanto que el gasto si se desembolsa con el objetivo de obtener utilidades; por ejemplo, la luz sería un costo, mientras que un anuncio de radio sería un gasto. Ahora bien, existen dos tipos de costos y/o gastos: • Costos variables. Cambian en relación directa con determinada actividad o volumen. Dicha actividad puede ser de producción o ventas, por ejemplo, el Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos material que va a utilizarse cambiara de acuerdo con el número de artículos o servicios que se produzcan. • Costos fijos. Son aquellos que permanecen constantes en un periodo determinado, sin importar si cambia el volumen de ventas. Por ejemplo, la renta del edificio, los sueldos, etc., van a pagarse, no importa si se produce o se vende en un periodo determinado. Ejemplo; Fig. 5.4 Costos y gastos para Postres Mexicanos 5.13 Costos de Producción Los costos de producción (también llamados costos de operación) son los gastos necesarios para mantener un proyecto, línea de procesamiento o un equipo en funcionamiento. En una compañía estándar, la diferencia entre el ingreso (por ventas y otras entradas) y el costo de producción indica el beneficio bruto. En relación del área de producción los productos deben estar calculados por el diseño y ensamble para generar un costo total. Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Materia prima: Los materiales (materia prima, envases y materiales secundarios) todos los componentes para fabricar el producto terminado. Mano de obra: Número de trabajadores para realizar el proceso de producción de acuerdo a las horas trabajadas. Gastos de fabricación: (Energía eléctrica, mantenimiento y depreciación de maquinaria, por ejemplo). Ejemplo; Al finalizar el mes las cuentas presentan los siguientes saldos: Tabla 1. Costos totales Para determinar el costo de producción se procede a sumar los tres elementos del costo, para determinar cuál fue el costo de producción total, basta dividirlo para determinar el costo unitario de fabricación: Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Ejemplo; Tabla 5. Proceso de cobranza 5.16 Créditos (Prestamos) Un crédito es una aportación económica que se entrega a la empresa, con el fin de hacer frente a compromisos o necesidades de inversión que no pueden ser solventados con el capital de la misma. Ejemplo; Necesidades de crédito de la empresa Postres Mexicanos. Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Para iniciar la operación de la empresa, se requiere una inversión inicial de $90 000.00, de los cuales $50 000.00 serán aportados por los socios del negocio, mientras que los $40 000.00 restantes los aportará SINCA PROITESM. El dinero proporcionado por PROITESM no generará ningún interés durante los primeros dos años, posteriormente se aplicará una tasa de interés igual a la que esté vigente en el mercado. Durante los primeros dos años PROITESM funge como socio accionista, por lo cual, el dinero que aporte es considerado capital de riesgo. 5.17 Registro (Entradas y Salidas)  Las entradas son todos los ingresos de dinero que la empresa recibe.  Las salidas son todos los egresos que la empresa realiza. Los gastos o costos en que la empresa incurre son salidas de dinero. Ejemplo; Tabla 6. Entradas Postres Mexicanos Tabla 7. Salidas Postres Mexicanos Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Fig.5.5 Gráficos de ingresos y egresos 5.18 Programa de actividades Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Para que el emprendedor interprete mejor el estado de flujo de efectivo, a continuación se definen cada uno de los conceptos a utilizar:  Saldo inicial de la cuenta de flujo de efectivo. Corresponde a la cantidad de efectivo con la que se cuenta al inicio del periodo.  Entradas de operación. Es la suma de todos los ingresos o recursos de efectivo en el periodo, que corresponden al giro principal del negocio, como los que se mencionan a continuación:  Cuentas por cobrar. Las empresas venden sus productos a crédito (no se les paga de inmediato, sino a un plazo determinado). Por tanto, estas cuentas se refieren a la cantidad que se cobra en efectivo, como resultado de sus ventas a crédito.  Ventas de contado. Ventas que se pagan al momento en efectivo, en su totalidad.  Otras entradas.  Salidas de operación. Es el total de todos los gastos o desembolsos de efectivo del periodo que corresponden al giro principal del negocio:  Cuentas por pagar. Representa el pago en efectivo de las cuentas por pagar, las cuales son adeudos a los proveedores en mercancías o materias primas adquiridas a crédito en periodos anteriores.  Compras de contado. Son las compras o adquisiciones que se realizan de materia prima o materiales, lo cual es pagado en efectivo.  Otras salidas. Flujo de efectivo de operación. Es la suma de las entradas totales menos las salidas totales de operación del negocio. Entradas de financiamiento e inversión. Son entradas de efectivo al negocio para fomentar una actividad (por ejemplo de expansión) a través de:  Préstamo bancario. Es cuando una institución financiera hace un préstamo en efectivo a la empresa.  Aumento de capital. Se da cuando los socios o dueños del negocio aportan capital a la empresa, lo cual se refleja en un incremento de capital.  Otras entradas de financiamiento/inversión.  Salidas de financiamiento e inversión. Son egresos de efectivo del negocio para el fomento De actividades a través de:  Adquisición de activos. Compra de maquinaria, equipos, etcétera.  Pago de deuda e intereses. Es el pago del interés que se genera cuando se adquiere un préstamo que debe pagarse en cierto plazo, así como el pago correspondiente del capital mismo. Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos  Otras salidas de financiamiento/inversión.  Saldo final de flujo de efectivo. Corresponde a la cantidad de efectivo que la empresa tendrá al final del periodo, consiste en el saldo inicial de efectivo, más las entradas de efectivo totales, menos las salidas de efectivo totales. Ejemplo: Fig. 5.8 Flujo de efectivo Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos 5.21 Estados de resultados  El estado de resultados se define como el instrumento que utiliza la administración para informar las operaciones que se realizan en la empresa en un periodo determinado; de esta manera, la ganancia (utilidad) o perdida de la empresa se obtiene al restar los gastos y/o pérdidas a los ingresos y/o ganancias. Es el principal procedimiento para medir la rentabilidad de una empresa.  El estado de resultados puede calcularse para cualquier tipo de empresa, lo que cambia de una a otra son las cuentas que se incluyen; básicamente, la diferencia en las cuentas presentadas en el estado de resultados es que en las compañías manufactureras y comercializadoras se maneja el costo de la mercancía que se vendió, mientras que en las de servicios no. Para una empresa industrial:  Ventas netas. Es la suma del total de ventas menos las devoluciones y descuentos sobre lo que se vendió.  Costo de ventas. Es lo que cuesta producir el artículo o servicio vendido a los clientes. Se le resta a las ventas netas para determinar la utilidad bruta.  Compras de materia prima. Una empresa comercial compra artículos con el propósito de revenderlos y una manufacturera con el propósito de procesarlos para venderlos con un valor agregado. El costo de la mercancía comprada se lleva a la cuenta de compras. Se le restan, al igual que a las ventas, las devoluciones que realizamos de las compras, o bien, los descuentos que fueron otorgados.  Mano de obra. Sueldos que se les pagan a personas directamente involucradas con el proceso de producción, por ejemplo, obreros u operadores.  Gastos de fabricación. Son los gastos que están directamente involucrados en el proceso de producción, pero que no incluyen mano de obra directa, ni materia prima; por ejemplo, mantenimiento  de las maquinas.  Utilidad bruta. Es el resultado de las ventas totales (incluidas la disminución de devoluciones y los descuentos sobre ventas) menos el costo de ventas. Se obtiene antes de rebajar todos los otros gastos del periodo. Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos 5.22 Balance general El balance general presenta la situación del negocio en un momento particular. Es un instrumento que muestra, a una fecha determinada, cuales son los activos, pasivos y capital contable. Hace transparente su situación financiera; es decir, que tiene, que debe y que pago. El formato utilizado es igual para todas las empresas, lo que cambia son las cuentas que maneja. El balance es indispensable para ubicar la salud financiera de la empresa. Las cuentas de balance se clasifican de acuerdo con su liquidez; es decir, según la rapidez con que pueden convertirse en efectivo. Es importante recalcar que las clasificaciones de la estructura contable, activo, pasivo y capital, forman la contabilidad básica o la llamada ecuación básica. La ecuación básica contable es la siguiente: Esta ecuación expresa el equilibrio entre los activos de la empresa, por una parte, y los derechos de los acreedores y propietarios, por la otra. Ejemplo; Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Fig. 5.10 Formato común del estado de resultados de una empresa industrial 5.23 Indicadores financieros Los indicadores financieros son instrumentos que se utilizan para evaluar los resultados de las operaciones del negocio, toman como base los estados financieros proyectados. Los indicadores son muchos y muy variados, por lo que su aplicación y calculo individual no es un elemento de toma de decisiones; es necesario aplicarlos simultáneamente y analizarlos para llegar a conclusiones validas que faciliten el proceso administrativo de la empresa. Algunos ejemplos de indicadores financieros de uso práctico y común son:  Índice de liquidez.  Prueba del ácido.  Razones de endeudamiento.  Razones de eficiencia y operación (rotación de activos, rotación de inventarios, etcétera).  Rentabilidad (sobre ventas, activos, capital, etcétera).  Punto de equilibrio.  Valor presente neto.  Tasa interna de retorno. Ejemplo; Tabla 8. Indicadores financieros de Postres Mexicanos evaluados al mes 12 de operación Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Interpretación de las razones financieras: A través de las pruebas de liquidez y del ácido puede observarse que la empresa contará con suficiente capacidad para cubrir sus pasivos del corto plazo, incluso sin tener que depender, en un momento dado, de la venta de sus inventarios. Mediante las pruebas de endeudamiento, puede observarse que la mayor parte de los derechos sobre activos (64%) los poseen los iniciadores de la empresa y no sus acreedores. Se observa, asimismo, una rotación de activo total de 0.17, lo cual se traduce en que las ventas netas duplicarán el valor de los activos totales al finalizar el primer año. En cuanto a la rentabilidad, a través de los diferentes indicadores, puede observarse que es buena, tanto sobre ventas, como sobre capital, si bien no lo es tanto sobre activos (la empresa podría considerar la opción de invertir parte del monto de caja y bancos en alguna inversión adicional o en el crecimiento del negocio). Razones o índices de liquidez. Este índice permite medir la capacidad de la empresa para pagar los préstamos o deudas contraídas a corto plazo. Se puede obtener mucha información de ellos, sobre todo en caso de presentarse alguna adversidad, si podrían o no pagar a las personas o instituciones a las que les deben, etcétera. Entre mayor a uno sea la prueba de liquidez, hay más seguridad de que los pasivos se paguen si los activos se pueden convertir en efectivo: Activo circulante/Pasivo circulante Prueba del ácido. Esta razón va muy relacionada con la razón circulante, la diferencia es que elimina los inventarios (porque estos son los activos circulantes más difíciles de convertir en efectivo). Mientras mayor a uno sea la prueba del ácido es mejor: (Activo circulante − Inventario)/Pasivo circulante Capital del trabajo. Son los bienes y derechos con los que cuenta una empresa después de cubrir la deuda a corto plazo; es decir, los recursos que se tienen menos los que se deben: Activos circulantes − Pasivos circulantes Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos Interpretación de las razones financieras: La prueba de liquidez nos dice que los activos circulantes podrán cubrir los pasivos 3.73 veces. Es decir, si los activos circulantes se convierten en efectivo, éstos pagarán los pasivos de República más que 3 veces. La prueba del ácido incluye a los activos que se convierten más rápidamente en efectivo. Por eso se restan los inventarios de los activos circulantes. Los inventarios requieren mucho tiempo para convertirse en efectivo. Pero República no tiene inventarios porque ése no es el sistema apropiado para hacer sus negocios. Así, la prueba del ácido tiene el mismo resultado que la prueba de liquidez. Nuestra razón de capital de trabajo es muy alta, por lo que podemos afirmar que tenemos más activos que pasivos y que República es una empresa económicamente segura. Las razones de endeudamiento indican qué tanto de la empresa fue financiado por quién. La razón de pasivos/activos es de 0.16, o sea, 84% (perteneciente a la razón de activos/pasivos) de República le pertenece a los socios. El 16% de la razón pasivos/activos se debe solamente a los impuestos que se deben pagar. Por otro lado, la razón de eficiencia y operación nos muestra que el grado de utilización de los activos totales es bajo, aunque esperamos que aumente en el futuro. Los activos pronto generarán más ventas y mejorarán en su rendimiento. En cuanto a la rentabilidad con respecto a los ingresos por los servicios, las cuales son 17.5% y 26.5%, podemos decir que República va por buen camino, puesto que los porcentajes son altos. Esto significa que muchas ventas logran convertirse en utilidades disponibles para los socios. Podríamos considerar la opción de invertir más en el crecimiento de la empresa porque la rentabilidad sobre el activo total es relativamente baja. Sin embargo, el crecimiento será gradual y con objetivos a largo plazo. Tenemos que levantar este porcentaje, dado que es una medida de la eficiencia de operaciones en República y del rendimiento logrado por todos sus activos. La rentabilidad sobre capital nos informa que 3.75% del capital invertido por los socios fue convertido en utilidades. Esto es importante porque generar utilidades sobre la inversión es el propósito de cualquier empresa. Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos 5.24 Control del recurso El control de recursos es el proceso de asignación de los recursos de la empresa de manera controlada. Todos los departamentos deberán comprobar sus gastos mediante los siguientes documentos; Pagaré Documento que extiende y entrega una persona a otra mediante el cual contrae la obligación de pagarle una cantidad de dinero en la fecha que figura en él. Cheque Documento que extiende y entrega una persona a otra para que esta pueda retirar una cantidad de dinero de los fondos que aquélla tiene en el banco. Guía para elaboración de proyectos M.P. Rocio Ortiz Ramos • Notas de remisión Es un tipo de documento que se utiliza cuando existe una relación de compra entre dos partes, y se extiende a la hora en la que una de las partes hace entrega de artículos o productos a la otra. Toda compra deberá comprobarse con tiket, notas de remisión o facturas.