Manual práctico sobre creación de facturas de compra usando Excel, Guías, Proyectos, Investigaciones de Informática

¡Descarga Manual práctico sobre creación de facturas de compra usando Excel y más Guías, Proyectos, Investigaciones en PDF de Informática solo en Docsity! DISEÑO DE PLANTILLAS AUTOMATIZADAS PARA CONTROL CONTABLE Y TRIBUTARIO COMPRAS Nota: para este ejemplo se estableció un ejercicio práctico de Contribuyente no obligado a llevar contabilidad, utilizando funciones, macros, validaciones, entre otros. BASE DE DATOS Para la elaboración de una factura de compra, primero se llena la base de datos de Proveedores e Inventarios Para la base de datos de Proveedores, se procede a llenar los campos establecidos Para obtener el Código del proveedor, se aplica las funciones CONCATENAR e IZQUIERDA En el campo Grupo, se realiza validación de datos en lista, donde consta el tipo de proveedor, que puede ser en bienes (PB), servicios (PS) o inventario (PI); al igual que en el campo Tipo de contribuyente, donde se puede escoger si es PNNOLLC, PNOLLC, CIA. LTDA, SA, CE o SP. Una vez lleno, se establece una macro para que se llene los datos automáticamente, para grabar una macro se sigue los siguientes pasos: 1) Tener ubicado los títulos que será la base de datos de manera horizontal 2) En la cinta de opciones, Pestaña Vista o Desarrollador, Grupo de comandos Macros, Grabar Macro 3) Ubicar el nombre de la macro (El nombre debe estar escrito sin espacios ni caracteres especiales). Ubicar si la macro se ejecutará en el libro actual, o en todos los libros abiertos, recomendación: ejecutar en este libro. 4) Comienza a grabar la macro, entonces se seleccionar las celdas del ingreso de datos de cada base, en este caso, PROVEEDORES O INVENTARIOS. 5) Ctrl +C y dirigirse a la matriz previamente diseñada de manera horizontal, ubicarse en la última celda habilitada en dicha matriz y utilizar el PEGADO ESPECIAL. Valores y transponer 6) Marcar toda la matriz sólo las celdas que contienen los datos o registros desde la primera celda hasta la última de dicha matriz sin títulos, en la cinta de opciones, Pestaña Datos, Grupo de comandos Ordenar y Filtrar, Opción Ordenar de manera ascendente por la columna establecida como parámetro principal En el formato de factura se deberá escoger la celda en la cual se va hacer la validación de datos, para que en función de esta celda se aplique las funciones de búsquedas para los datos informativos del proveedor. Se realiza validación de datos en lista de acuerdo con la base de datos establecida anteriormente. Se debe utilizar la función de búsqueda y referencia en base al código, nombre o la celda elegida para la validación que servirá de base para la aplicación de funciones, entonces el valor buscado será la celda donde se encuentre validado el código, y deberá hacerlo celda fija, para hacer la celda fija deberá presionar la tecla F4. La matriz de búsqueda será la Matriz Horizontal de Proveedores, marcar sólo las celdas que están con los datos de los clientes, no los títulos de la tabla; esta selección del rango deberá también estar como celdas fijas. Aplicar la función con el argumento de SI.ERROR, para que en vez de que aparezca #N/A, en su reemplazo quede la celda en blanco para lo cual deberá ubicar entre comillas un espacio en blanco. Repetir la misma función para las celdas de: RUC, DIRECCIÓN, TELÉFONO, etc. del proveedor, queda de la siguiente manera: Para el Comprobante se aplica validación de datos en lista donde conste Factura, Nota de venta, Liquidación de compra, Nota de crédito y Nota de débito. Para obtener la el Secuencia de la factura 001-001-………Utilizar las funciones: CONCATENAR, LARGO y REPETIR. Los primeros 6 caracteres será: “000000”, o 5 ceros, de acuerdo al número de caracteres de la celda a ser concatenada, y la celda donde aparecerá el número automático del secuencial. La longitud de la celda deberá ser de 9 caracteres en total. Para obtener este número secuencial automático se deberá asignar un control de formulario de tipo numérico de ser el caso utilizando la cinta de opciones la pestaña Programador o Desarrollador, comando insertar control de formulario. ➢ En la cinta de opciones, pestaña Programador, si no lo tiene habilitado deberá hacer lo siguiente: En la parte superior izquierda, escoger Archivo, Opciones Ingresar a opciones y escoger Personalizar cinta de Opciones En la parte derecha deberá habilitar el recuadro de Programador Finalmente Aceptar, y en el archivo de Excel aparecerá en la cinta de opciones la Pestaña Programador. ➢ Una vez habilitado la pestaña Programador en la cinta de opciones, escoger en el grupo de comandos CONTROLES, seleccionar INSERTAR. Además se añade la Forma de pago que puede ser en efectivo, tarjeta u otros. Igual se añade un control de formulario Clic izquierdo en el control de formulario, seleccionar Formato de control, activar el valor y vincular con una celda de la hoja de trabajo, Aceptar. Para determinar el valor de pago, dependiendo si es efectivo, crédito u otros, se establece las funciones SI y SUMA; además para que no salga #NA, se añade la función ESBLANCO para que la celda quede vacía si no hay datos. RESULTADO LIBRO DE EGRESOS O LIBRO DE COMPRAS Crear una tabla de datos que sea llenada de manera horizontal, donde debe contener los siguientes títulos de las celdas: ✓ Número de registros ( no entra en grabación de macro), aplicar funciones FILA, SI ✓ Mes de declaración, aplicar función MES en base a la celda de la fecha, (no debe ser grabado en la macro). ✓ Fecha con formato dd/mm/yyyy ✓ Proveedor, nombre del proveedor, viene del formato de factura ✓ RUC del proveedor, formato Texto, viene del formato de factura ✓ Serie, formato de Texto, viene del formato de factura ✓ Secuencial, formato texto, viene del formato de factura ✓ Grupo, formato texto, viene del formato de factura ✓ Tipo de contribuyente, formato texto, viene del formato de factura ✓ Tipo de comprobante, formato texto, viene del formato de factura ✓ Base gravada, subtotal gravado del formato de factura, ✓ Casillero del formulario, viene del formato de factura ✓ Base no gravada, subtotal 0 del formato de factura ✓ Casillero del formulario, viene del formato de factura ✓ IVA, valor del IVA, viene del formato de factura ✓ Total Factura, viene del formato de factura ✓ Retención Fuente. IR, viene del formato de factura ✓ Casillero del formulario 103 ✓ Retención Fuente. IVA, viene del formato de factura, ✓ Casillero del formulario 104 Grabar una nueva macro, copiando las celdas del formato de factura a la base de datos de compras (libro de egresos) FORMULARIOS De acuerdo con el libro de ingresos, se puede llenar el formulario 103 y el formulario 104 o Formulario 103 LIBRO DE VENTAS Primero crear el libro de ventas acorde a lo que se va a utilizar en la factura • Grabar y asignar un nombre a la nueva macro • Copiar los datos utilizados en la factura para poner realizar la macro Fecha Serie Secuencia: Para que la secuencia cambie se utiliza la función concatenar Cliente: Seleccionar el nombre de un cliente que se encuentra en los datos ingresados en la base de datos Ruc/ C.I Tipo de Contribuyente: Asignar una lista de segmentación para elegir el tipo de contribuyente en la base de datos