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¡Descarga importancia archivos y más Guías, Proyectos, Investigaciones en PDF de Ciencia Cognitiva solo en Docsity! Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental ES FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 4 Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. 1. HISTORIA Y EVOLUCIÓN DE LOS ARCHIVOS Es muy probable que la historia de los archivos se remonte al origen de la escritura, suceso que liga al hombre con la comunicación y el surgimiento de instituciones. El manejo de la información, entonces, tiene su punto de partida desde el comienzo de la historia de la humanidad. Desde tiempos muy remotos fue tanta la información que se logró reunir, que es posible que haya dado origen a la primera agrupación de escritos bien organizados, los que se convirtieron en instrumento de control de las riquezas y poder, en las civilizaciones posteriores. Entre las culturas que más aportaron a este surgimiento documental, se encuentran: • Los egipcios, ya que estos reflejaban en los templos del clérigo inscripciones dirigidas a la doctrina. Esto también ocurría en China e India. • Las civilizaciones de Roma y Grecia dejaban por escrito testamentos y otros documentos, en vestigios en madera y mármol. • Los arcadios, sumerios y babilonios tallaban sus escritos en pieles, en madera y mármol con implementos metálicos, y en tablillas de arcilla blanda para dejar escrituras con instrumentos en forma de cuña. A partir de dichas culturas se da inicio a la evolución del archivo. Se tiene registro en los siglos XII y XIII de los primeros indicios de documentación con carácter financiero. Hacia el siglo XIV se encuentran archivos bien estructurados y cumpliendo con algunos de los requerimientos que rigen en la actualidad, como por ejemplo su seguridad. Como muestra de ello, se puede referenciar al archivo de la corona Real, el cual acude a otra clase de soportes documentales como planos, mapas y otros hallazgos importantes cronológicamente hablando. Hacia el siglo XV y XVI se identifica a España, en cabeza de Carlos I, como centro pionero de los archivos. Hacia los siglos XVII y XVIII se inicia una investigación más detallada acerca de los archivos, en cuanto a su importancia y a la diferenciación de su carácter general y administrativo. Pero es realmente en el siglo XIX, al 5 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. inicio de la revolución francesa, cuando se toma conciencia de la funcionalidad de los archivos y la importancia de concentrar documentos en archivos nacionales, así como, la necesidad de estudiar como archivista. Este reconocimiento es otorgado por Napoleón, quien pretendió unificar los archivos de los países europeos en París. Actualmente, en los países más desarrollados el interés por la investigación se apoya en los archivos existentes y de acuerdo con el área objeto de estudio, dado que, ya no se poseen sólo documentos textuales, sino, otra clase de soportes documentales. Es así como se incorpora tecnología que regula, a nivel general, el manejo archivístico. 1.1 Concepto de archivo Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión. 1.2 Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para las entidades, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones, debido a que la información contenida sirve de testimonio para los trámites que pueda requerir la empresa. 2. CLASES DE ARCHIVO Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas es decir, archivo de gestión, central o histórico. 2.1 Según la Organización  Archivo centralizado: cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización. • Archivo descentralizado: aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 6 Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 8 Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. Simples Identifica el contenido de la información de manera sencilla. Funcionales Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de manera eficiente. Exactos La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar equivocaciones. Técnicos Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo. 4. CUALIDADES DEL ARCHIVISTA En la actualidad, y como consecuencia de la sociedad globalizada que es afectada por los grandes avances en las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, se reconoce el factor económico que aporta la era de la información y el conocimiento. Esto trae como consecuencia el surgimiento de nuevos valores agregados para el profesional en archivística, exigiéndole una preparación continua en procesos y procedimientos basados en herramienta e instrumentos informáticos en los cuales se apoya la ciencia documental hoy día. Las características esenciales que deben acompañar la acción eficaz del archivista, se resume en los siguientes aspectos. 9 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. Orden Es el método que se utiliza para organizar los elementos y documentos, permitiendo ejercer un control y ubicación de los mismos. Responsabilidad Es una tarea de dedicación y actualización. Prontitud Cuando se soliciten los archivos se deben encontrar inmediatamente — disponibilidad inmediata de archivos—. Cordialidad El funcionario responsable del archivo debe generar buena disposición en el momento de dar información en la búsqueda y suministro de los documentos. Sigilo Profesional Las personas que desarrollen funciones administrativas, secretariales o archivísticas, deben ser reservadas en el manejo de la información por el grado de confidencialidad que esta requiere. Concentración La ejecución de las actividades de archivo se debe realizar minuciosamente para evitar errores, que no permiten lograr su funcionalidad. 5. CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS Los archivos se clasifican de acuerdo al orden territorial que en ellos se administra, tal y como lo especifica el Archivo General de la Nación, en el artículo 7 de la Ley General de Archivos de Colombia. Los archivos desde el punto de vista de su jurisdicción de competencias se clasifican en: FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 10 Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. Archivador mecánico Es un mueble dinámico, en el cual se acopia gran cantidad de documentos de acuerdo a la clasificación interna de la organización. Debido a su condición física permite de una manera práctica la búsqueda y manipulación de la información contenida en los documentos. Archivador electrónico Es una herramienta de tipo ofimática que sirve para recopilar la información de una manera ordenada utilizando dispositivos ópticos, para su localización y enlace en las debidas carpetas. Estantes Es una estructura metálica o de manera horizontal que tiene como propósito de garantizar la conservación de la información de los documentos. Archivador rodante Es un conjunto de estanterías metálicas agrupadas con ruedas, que implementa un sistema versátil de almacenamiento hermético de los documentos para mayor accesibilidad y conservación de la información. 13 FAVA - Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje Biblioteca Según el archivo general de la nación: “es la recepción, selección, ordenamiento, fichaje, custodia y conservación del material bibliográfico, facilitando la consulta de los investigadores y al público en general”. Fototeca: es un organismo que se encarga de recolectar, conservar y consulta de documentos fotográficos. Mapoteca: es aquel lugar en el cual se guarda y conserva todo tipo de mapas. Hemeroteca: es una estructura que se especializa en guardar, conservar y consultar diarios, publicaciones, folletos y boletines, los cuales se pueden clasificar por tema, país y fecha. Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. Planoteca Es una estructura en madera que tiene como función almacenar planos y facilitar su consulta. Sello Fechador Es un elemento con imágenes grabadas y piezas móviles que permiten modificar la fecha para marcarla sobre la superficie. Gancho Seco o en relieve Es una pieza metálica compuesta por grabados. Su función es marcar los documentos e identificar y protegerlos de las falsificaciones. FAVA- Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 14 Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. Reloj Radicador El reloj radicador es utilizado en la unidad de correspondencia, para la recepción de las comunicaciones, facilitando y agilizando la radicación. La organización documental precisa de un control que permita comprobar el recibo y trámite de documentos generados por la organización, o que han sido allegados a esta; evitando la evasión de responsabilidades por parte de las personas encargadas del recibo y despacho de documentos. Gancho legajador plástico Es un gancho plástico que permite fijar los documentos que se encuentran contenidos en un legajo manteniendo su conservación y evitando deterioro por oxidación. Legajos Son dos tapas de cartulina con gancho legajador, para asegurar los documentos, preferiblemente en materia desacidificada, para evitar el deterioro de los documentos. Cajas de Archivo Estas cajas son prácticas para organizar en estanterías. Los documentos reposan en ellas y sus cierres son laterales. Su registro en ellas facilita la búsqueda de la información, además de la protección y conservación interna. 15 FAVA- Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. BIBLIOGRAFÍA ARCHIVO GENEREAL DE LA NACIÓN - COLOMBIA. (30 de Octubre de 2001). ACUERDO 060 - PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES PÚBLICAS Y LAS PRIVADS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS. Recuperado el 28 de Septiembre de 2016. DocSlide. (s.f.). La Administración: El Origen de la Administración. Las Organizaciones. Recuperado el 28 de Septiembre de 2016. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. (2016). Banco Terminológico. Recuperado el 12 de Octubre de 2016. FAVA- Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje 18 Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental. Construcción Objeto de Aprendizaje Objeto de Aprendizaje Conceptualización y Normativa Archivística para la Organización Documental Desarrollador de contenidoCarmen Milena Ferreira Ardila experto temático Líder líneade producción Santiago Lozada Garcés Asesores pedagógicos Rosa Elvia Quintero Guasca Luis Orlando Beltrán Vargas Producción multimedia Diseño Audios Programación Tirso Fernán Tabares Carreño Víctor Hugo Tabares Carreño Francisco José Lizcano Reyes Centro Industrial de Mantenimiento Integral - CIMI Regional Santander Centro de Comercio y Servicios Regional Tolima Creative Commons Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por terceros si se muestra en los créditos. No se puede obtener ningún beneficio comercial y las obras derivadas tienen que estar bajo los mismos términos de licencia que el trabajo original. Atribución, no comercial, compartir igual 19 FAVA- Formación en Ambientes Virtuales de Aprendizaje