Introducción básica a la inserción y edición de datos en Microsoft Excel 2010 - Prof. 1127, Apuntes de Informática

¡Descarga Introducción básica a la inserción y edición de datos en Microsoft Excel 2010 - Prof. 1127 y más Apuntes en PDF de Informática solo en Docsity! Tema 3 Inserción y edición básica de datos LJ Microsoft oe] [E [Tema 3. Inserción y edición básica de datos ] Indice 3.1. Tipos de datos 3.1.1. Tipos de datos. 3..2. Editar datos en la celda 3.2. Opciones de Autorrelleno. Autocompletar 3.3. Copiar, cortar y pegar, mover datos 3.3.1. Copiar 3.3.2. Cortar y pegar 3.3.3. Etiquetas Inteligentes. Pegado especial 3.4, Rango de celdas 3.4.1. Asignar nombre a rangos. 3.4.2. Editar y eliminar nombres. 3.5. Buscar y reemplazar 3.5.1. Buscar y reemplazar. 3,5.2. Comando Ir a. Especial sis Tema 3. Inserción y edición básica de datos Universidad 2 Rey Juan Carlos Tipos de datos, 2 Valores Constantes : los datos que se introducen directamente en una celda. Pueden ser un número, una fecha u hora, o un texto. NÚMEROS Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ()/ % Ee .Pts. Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-). Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad. El carácter E o e, es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5). Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes. Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal. Tema 6 Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho simbolo. Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como simbolo de porcentaje. Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha. Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda. Universidad 5 Rey Juan Carlos (Tipos de datos, 3 Valores Constantes FECHA Y HORA Para introducir una fecha y hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca. Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda. Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo. Tema 6 TEXTO Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto. Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda. El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda Universidad 6 Rey Juan Carlos (Tipos de datos, 4 Fórmulas Secuencia formada por : valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores. Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-,Sen, Cos,etc... En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =. Los distintos tipos de operadores son : ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos. Ejemplo: + - 1] % o» Tema 6 TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto. Ejemplo: RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: < >= <= >= <> REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser: Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ej. A1:G5 Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1,G5 Universidad 7 Rey Juan Carlos Opciones de Autorrelleno Excel ofrece muchas posibilidades para que la introducción de datos sea lo más rápida posible: opciones como Autorrelleno, Series y Autocompletar facilitan la tarea de introducir secuencias largas o series de valores. Botón Autorrelleno » Autorrelleno: Permite insertar una secuencia predeterminada como días, meses. Pz —- Escribimos el primer término y luego arrastramos el MÉS | = control de la celda y se rellena, eligiendo la opción Miércoles 1** adecuada Copiar celdas Serie de relleno » Rellenar Serie: Para insertar una secuencia con incrementos , se escriben dos valores que definan la serie y se seleccionan su rango, con el controlador de relleno arrastramos, tantas celdas como queramos. Rellenar formatos sólo Rellenar sin formato Rellenar días ooooBo Rellenar días de la semana +» Autocompletar: Excel detecta que el valor que se está introduciendo es similar a valores introducidos 1 3 . en celdas de la misma columna, por lo que lo sugiere y O da la opción de seleccionarlo de una lista (desde el VA : menú contextual) Serie números impares sis Tema 3. Inserción y edición básica de datos Universidad 10 Rey Juan Carlos [Opciones de Autocompletar ] Autocompletar. + Si el valor que se está introduciendo es similar a valores introducidos en celdas de la misma columna, se muestra una sugerencia o desde el menú contextual se elige el valor que se quiere insertar desde * Elegir de la lista desplegable” |] Martes Miércoles _1 Botón Autorrelleno + Autocompletar se activa/desactiva desde la vista a Backstage: Archivo>Opciones>Avanzadas y en o “Opciones de edición” activar/desactivar la casilla [El] sere e releno o O O O Copiar celdas de verificación Habilitar Autocompletar para Pame valores de celda, y luego clic en Aceptar Rellenar sin formato Rellenar días Rellenar días de la semana + Botón opciones de Autorrelleno: después de arrastrar los datos se despliega una lista de opciones para determinar cómo deben rellenarse 1 3 5 las celdas. A Serie números impares sis Tema 3. Inserción y edición básica de datos Universidad 11 Rey Juan Carlos Opciones de Autorrelleno Rellenar series: + Desde la Cinta de Opciones, en la Pestaña Inicio, en el grupo Modificar, tenemos el botón de Rellenar: permite rellenar la serie o crear nuevas desde la Opción Series Nos permite crear series : — Lineales, - Geométricas, — Cronológicas. —- Indicar la Tendencia de la Serie - Elincremento Tema 3. Inserción y edición básica de datos dul E] Rellenar + , rr [E] Hacia abajo | Mo [3] Hacia la derecha E Hacia arriba [al] Hacia la izquierda Series... Justificar Series Ente Series en Tipo (9) Filas (9) Lineal Columnas Geométrica Cronológica Autorrellenar Tendencia Incremento; 1 Límite: (asa) Universidad 12 Rey Juan Carlos Copiar, cortar y pegar, mover datos. Copiar y pegar ] Estas opciones nos permiten copiar o trasladar datos de una Hoja a otras, o rangos de datos a otro punto. No solamente se copian datos, también se pegan formatos, tipo de datos, fórmulas. Copiar y pegar: - Copiar es duplicar la información. - Cortar es cambiar de ubicación la información. - Pegar. EN dB Coar pea] Ba Copiar 3 3 [%, Opciones de pegado: p- Pegado especial... A = Pegado especial... » Desde la Cinta de opciones Ealr] ,se selecciona el rango y desde el botón derecho (Menú contextual) Ba | Copiar Copiar como imagen... sis Tema 3. Inserción y edición básica de datos Universidad 15 Rey Juan Carlos Copiar, cortar y pegar, mover datos. Copiar y pegar ] Esta tareas son las que más se realizan cuando se trabaja con Excel, ya que nos permiten copiar o trasladar datos de una Hoja a otras o rangos de datos a otro punto. No solamente se copian datos sino que también en esa acción se pegan formatos, tipo de datos, fórmulas. Copiar y pegar: » Con elteclado Ctrl + C Copiar; Ctrl + V Pegar » Cuando se realiza la acción de Copiar lo copiado/cortado se almacena en el Portapapeles , para que se muestre hay que presionar el Lanzador, del Grupo de Comandos Portapapeles, en la Pestaña Inicio A Portapapeles 2 de 24 - | Pegar q Portapapeles ha ct 0 mente se habilita una pantalla a la izquierda donde se almacenan todas las opciones de copiar. Tema 3. Inserción y edición básica de datos Universidad 16 Rey Juan Carlos Cortar y pegar, mover datos. Cortar » Desde la cinta de opciones de , O se selecciona el rango y con el botón derecho (Menú contextual) 2 Contar » Con el teclado Ctrl + X Cortar; Ctrl + V Pegar a Copiar » Al Cortar se queda almacenado la, [Opciones te pegado: en el Portapapeles >se habilita una pantalla a la izquierda donde se almacena lo cortado. Los datos cambian de ubicación — 2sgado especial... por lo que las celdas se destacan con un cuadro de líneas intermitentes. Etiquetas inteligentes Pegar — Menú con un conjunto de botones que ofrecen IT : Po 0 <—B] LE] [Fe (2 opciones específicas y aparece de forma A automática cuando el usuario las necesita ya | |£8 que el programa reconoce las tareas que aa realiza. a a 123) (13) By - Opciones de pegado: Otras opciones de pegado Estas opciones se encuentran también en el SS Al E p My || [| cuadro de diálogo Pegado especial... pp ado especial... +» Pegar O: Pega el contenido del objeto del ? ? portapapeles con todas sus propiedades. Tema 3. Inserción y edición básica de datos Universidad 17 Rey Juan Carlos [Rangos de celdas. ] Un rango es un conjunto de celdas — Un rango se denomina por la primera celda de la selección (celda superior izquierda) y la última de sus celdas (celda inferior derecha), separadas por dos puntos A1: B7 sis Tema 2. Edición Básica de Hojas de cálculo | [| Universidad 20 Rey Juan Carlos Rangos de celdas. Nombrar un rango — También se puede asignar un nombre a un rango. Lo que ayudará a comprender mejor una fórmula. —Para ello iremos a la Pestaña Fórmulas, en el Grupo Nombres definidos Inicio Insertar Diseño de página Fórmulas Datos Revisar Vista E Autosuma > (ff Lógicas> (A Búsqueday referencia > AD Asignar nombre - E: Rastrear precedentes Bf] Mostrar fórmulas - a Í [Er Recientes y (A Texto > Éd Matemáticas y trigonométricas + $ Ñ «E Rastrear dependientes Yi) Comprobación de errores * E a Insecta” (Gn Financieras - [ES Fecha y hora = Ñ Más funciones + Pao! Crear desde la selección | ¿2 Quitarflecras > E) Evaluarfómulo taa | Orce par E Biblioteca de funciones Nombres definidos Auditoría de fórmulas Cálculo — Desde Asignar nombre/ Definir nombre... , se mostrará el Cuadro de diálogo Nombre nuevo donde escribiremos el nombre del rango seleccionado 33 Asignar nombre + 25 Asignar nombre[ y] 3 9 Nombre aya hi ¿5 Definirmombre.. Administrador BO A => Nombre: de nombres rear desde la select Ámbito: Nombres definidos Comentario: Hace referencia a: =Hoja2I$A$1:$8$7 sie Tema 2. Edición Básica de Hojas de cálculo Universidad 21 Rey Juan Carlos Rangos de celdas. Asignar nombre » Asignar nombre a rangos Podemos asignar un nombre a un rango de datos. De esta forma podemos crear un registro de nombre vinculados a celdas que contienen valores. Tenemos varias formas de poder hacerlo: 1. Desde el cuadro de nombre 1. Seleccionamos el rango. 2. Nos colocamos sobre el Cuadro de nombre. 3. Introducimos el nombre al rango. 2. Desde la Ficha Fórmula 1. Definir nombre. AA as es 16/01/2012| 17/01/2012| 30/01/2012] 31/01/2012| orbe: Ambos 23) Definir nombre... Coreano Aplicar nombres... Hacorsfarenc a 200 140 134 120 100 207 134 116 rosas 2. Escribir nombre 3. Asignar rango Inicio Insertar Diseño de página Fórmulas Datos Revisar Fe E Autosuma - (9 e A b Biblioteca de funciones Tema 3. Inserción y edición básica de datos =Hojaz!$cg3:$c433) [5] Administrador de nombres Vista 33 Asignar nombre + FP Rastrear precedentes íÍ Rastrear dependientes ¿£ Quitar flechas — 2 Utilizar en la fórmula + ES Crear desde la selección Nombres definidos 22 Sg] Mostrar fórmulas (E) Evaluar fórmula Auditoría de fórmulas = Universidad Rey Juan Carlos Rangos de celdas. Editar y eliminar nombres Desde la Pestaña Fórmulas, grupo Nombres M5 Asignar nombre y definidos, el cuadro de diálogo que nos acmnictrado, PE Uliizar en la fórmula + permite: de nombres. EE Crear desde la selección Nombres definidos » Crear un nuevo nombre » Editar para cambiar el nombre o para modificar el rango al que se aplique. » Eliminar de aquellos que tengamos los que no queramos » Hacemos “% sobre el botón de eliminar y nos aparece el siguiente cuadro de diálogo. Nombre, valor el Ámbo | Comentario refiere Llambve: Ant: tro y Canet: Hara gterencan opagejo ER Se refiere ZP [amojazigagos$agos A ¿Confirma que desea eliminar el nombre sala1? =Hoja21$C$3:$C$33] Tema 3. Inserción y edición básica de datos Universidad 25 Rey Juan Carlos Buscar y reemplazar Inicio | Insertar — Diseñodepágima Fórmulas Datos Revisar Vista oQosz E 2 Gon u +A == 9 Sigurerteno General LE EYES 94 AN Y A mor 7 NB Er A a a A o a aaa omar Pi eje + Buscar resulta de gran utilidad cuando queremos buscar un valor, un A Esas. , : : e RA lazar... formato, una fórmula dentro de una Hoja o de un libro de Excel,... E + Reemplazar nos permite sustituir el contenido, con o sin formato, de Ira Especial... uno en uno o de forma simultánea en varias celdas Fórmulas » Se accede al cuadro de diálogo desde la Pestaña Inicio, en el grupo Esmentanos Formato condicional Constantes Edición: Validación de datos by Seleccionar objetos Buscar y reemplazar Ho Panel de selección... Buscar | Reemplazar Buscar: ll w| | Sinformato establecido | [_ Formato... +] Reemplazar con: | | [ Sinformato establecido | [ Formato... IN Formato. e o . Elegir formato de celda... Dentro de: [O Coincidir mayúsculas y minúsculas []] Coincidir con el contenida de toda la celda j [ Reemplazar tados ] [ reemplazar | [ Euscartados ] [ Euscar siguiente ] [cerrar] Tema 3. Inserción y edición básica de datos Universidad 26 Rey Juan Carlos Buscar y reemplazar Al desplegar las Opciones se puede especificar el formato a buscar y/o reemplazar: » Desde la opción Formato de Celda se puede especificar el tipo de datos, Alineación, fuente, Bordes, sombreado. + Una vez seleccionado el formato queda vinculado a lo que se quiere buscar/reemplazar » Con la opción buscar todos se habilita un cuadro que permite ver las celdas de la Hoja en las que está el valor buscado. + Como nos posiciona celda a celda, podemos reemplazar en esa celda o continuar con el siguiente registro. + Sitodas las celda seleccionadas cumplen el criterio de búsqueda, podemos seleccionar el botón reemplazar todos y todos los registros seleccionados quedarían modificados simultáneamente. Tema 3. Inserción y edición básica de datos A OA Buscar | Reemplazar Buscar: [15 | [ Sinformato establecido] [ Formato... +) Reemplazar con: | | [ vista previa | [_fomato,.. +) Dentro de E coincidir mayúsculas y minúsculas [O] Coincidir con el contenido de toda la celda [Reemplazar todos ] [ Reemplazar ] > [ Buscartados ] [Buscar siguiente ] [Cerrar] Líbro | Hoja | Nombre | Celda | Yalor Fórmula Ma E Libro Hoja2 30$1I0 115 Librol— HojaZ Sa$iz — 1SPOLIZO12 Libro! Hoja2 $ch9 159 Libro! Hoja2 $chz23 153 Librol— Hoja2 ES Libro! Hoja? 8531 158 7 celdafs) encontradas nós Universidad 27 Rey Juan Carlos