Creación y configuración de macros en Access: ejemplos y uso - Prof. 10364, Apuntes de Ciencias Empresariales

¡Descarga Creación y configuración de macros en Access: ejemplos y uso - Prof. 10364 y más Apuntes en PDF de Ciencias Empresariales solo en Docsity! Macros Tabla de contenidos 1.- INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 3 2.- MACRO QUE PERMITE CERRAR EL FORMULARIO DE PROVEEDORES - VINCULADO................................................................................ 3 3.- MACRO QUE PERMITE ABRIR SIMULTÁNEAMENTE UN FORMULARIO Y UN INFORME............................................................................... 4 4.- MACRO QUE PERMITE SALIR DE ACCESS ................................................... 5 5.- MACRO CONDICIONAL....................................................................................... 6 Universidad de Salamanca Facultad de Economía y Empresa Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa © 2011 Federico Cesteros. All rights reserved. Prohibida la reproducción parcial o total del presente documento sin permiso explícito del autor. Universidad de Salamanca. Facultad de Economía y Empresa. Departamento de Economía e Historia Económica. . - Tercera acción: IrARegistro, Comentario: Selecciona registro nuevo, Argumentos: Tipo de objeto: Formulario, Nombre del objeto: Formulario de Clientes, Registro: Nuevo. - Cuarta acción: Abrir Informe, Comentario: Abre el informe Etiquetas de Clientes, Argumentos: Nombre del informe: Etiquetas Clientes, Vista: Vista Preliminar (si aquí hubiésemos seleccionado Vista Imprimir, automáticamente al ejecutar la macro y llegar a esta acción imprimiría este informe). Modo de la ventana: Normal. Al igual que antes, los argumentos Nombre del Filtro y Condición WHERE no se cumplimentan. - Picamos en el botón Guardar y la llamamos Macro de Clientes. Aceptar. - Ejecutamos la macro en la ventana de Diseño con el icono de Ejecutar, que se encuentra dentro del grupo Herramientas de la pestaña Diseño, o bien, seleccionándola, sin abrirla, y pulsando el botón derecho del ratón para que surja el menú contextual donde se hace clic sobre la opción Ejecutar, o también (igual que antes, seleccionándola sin abrirla) a través de la pestaña Herramientas de la base de datos, grupo Macro, botón Ejecutar macro. Aparecen en diferentes ventanas el informe Etiquetas Clientes y el formulario de Clientes con el cursor colocado en la fila correspondiente al registro nuevo. - Es posible seguir la ejecución de una macro paso a paso lo cual permite ver los resultados que arrojan cada una de las acciones que contiene. Para ello, se abre la macro en vista Diseño y, del grupo Herramientas de la pestaña Diseño, se hace clic en el botón Paso a paso. Se guardan los cambios y se cierra la macro. Ahora se pulsa sobre el botón Ejecutar y se muestra una pantalla con los detalles de la acción que está a punto de realizarse. Se pica en el botón paso a paso de esta pantalla y ejecuta la acción y pasa a la siguiente y así sucesivamente. Una vez que se sale de Access se desactiva automáticamente la opción Paso a paso, con lo que la macro volverá a ejecutarse normalmente la próxima vez que se arranque el programa. El botón Detener, detiene la ejecución de la macro y el botón Continuar, desactiva el modo Paso a paso y ejecuta la macro completa. 4.- Macro que permite salir de Access - Siguiendo el procedimiento habitual, se crea una nueva macro en vista Diseño. - Primera acción: RelojdeArena, Comentario: Cambia la forma del cursor, Argumentos: Reloj de Arena activo: Sí. - Segunda acción: CuadroMsj, Comentario: Cuadro de mensaje, Argumentos: Mensaje: Pulse Aceptar para Salir de MSAccess, Bip: Sí, Tipo: Crítico, Título: ¡¡ATENCION!! - Tercera acción: Salir, Comentario: Sale de Microsoft Access, Argumentos: Opciones: Preguntar (por si acaso tenemos abiertas otras Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 5 ventanas de otros objetos en los que no hemos guardado los cambios. Así, nos aseguramos que al salir de Access todo aquello que hubiéramos modificado se podría guardar ahora). - Picamos en el botón guardar y la nombramos Macro Salir de Access. - Ejecutarla para ver el resultado desde el botón Ejecutar macro del grupo Macro de la pestaña Herramientas de la base de datos, seleccionando en la ventana que se visualiza la Macro Salir de Access, tal y como se muestra en la siguiente imagen: 5.- Macro condicional - Las macros también permiten realizar ciertas operaciones en función de que se cumpla o no una determinada condición (por eso se llaman macros condicionales). - A continuación vamos a crear una macro que nos va a permitir actualizar el precio de venta de los distintos tipos de cervezas. Si se recuerda ya se creó en el objeto Consultas una consulta de actualización que permitía solamente actualizar el precio de venta de los tipos de cerveza de la marca Mahou. Otra diferencia entre ambos objetos es que la macro actualizará el dato de un solo registro (el que esté activo), mientras que en la consulta se actualizaron todos los datos que cumplieron las condiciones que exigimos. Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 6 - Según el procedimiento habitual se accede a una ventana de diseño vacía para crear una macro nueva. - Hacemos clic sobre el botón Condiciones del grupo Mostrar u Ocultar de la pestaña Diseño, con lo que aparece en la ventana de diseño la columna Condición. - Introducimos en la celda Condición de la primera fila: [Concepto]=”Aguila”; esta condición hará que la acción de esta fila solo se ejecute si el dato del registro en el campo Concepto es Aguila. - Seleccionamos como acción de esta primera fila: Establecer Valor (si no se encuentra entre las acciones que muestra la lista desplegable, pulsar en el botón Mostrar todas las acciones de este mismo grupo). En Comentarios escribimos: Actualización Precio y como Argumentos de acción, en Elemento se escribe entre corchetes el nombre del campo al que se quiere dar un determinado valor, en nuestro caso: [Precio Venta] y en Expresión se introduce el valor concreto que ha de tomar dicho campo, en nuestro caso: [Precio Venta]*1,05. De esta manera se aumentará automáticamente el precio de venta de la cerveza Aguila en un 5%. - En la celda condición de la segunda fila escribimos: [Concepto]=”Carlsberg”; en acción seleccionamos Establecer Valor. En comentarios escribimos lo mismo de antes y en Argumentos de acción ponemos también lo mismo de antes, pero suponiendo un incremento de precio del 4%. - Podemos repetir los pasos anteriores hasta completar todas las condiciones, acciones y argumentos de acción para cada tipo de cerveza, suponiendo que para Voll Damm el aumento es del 3%, para Estrella Damm es del 2%, para Mahou 5 estrellas es del 1,5% y para Mahou clásica es del 1%. Sin embargo, para agilizar el proceso, se pueden duplicar las líneas ya introducidas (seleccionando dicha línea y luego copiar y pegar) y posteriormente se modifican las líneas duplicadas para adecuarlas a los requisitos establecidos. - Guardamos la macro con el nombre: Incremento de Precios. - Para que funcione correctamente la macro creada debe ser ejecutada desde algún objeto que contenga los campos Concepto y Precio Venta. Por ello, la vamos a ejecutar desde el subformulario Datos de Ventas, agregando en dicho subformulario (en su vista diseño, en la zona de encabezado) un botón de comando (se hace como siempre) que permita su ejecución. - Para agregar el botón de comando a dicho subformulario, se selecciona éste del cuadro de herramientas y se pica en la zona de encabezado. En la primera ventana del asistente, en categorías seleccionamos Otras y en acciones Ejecutar macro. En la ventana siguiente seleccionamos la macro Incremento de Precios. En la tercera ventana del asistente picamos en la opción texto y escribimos Actualizar Precio. En la última ventana no modificamos el nombre del comando que nos propone el programa. Finalizar. - Entonces, abrimos el Formulario Ventas de cerveza por Marca (que incluye el subformulario Datos de Ventas) y cuando se tenga activo un registro del subformulario (hacemos clic en él) ejecutamos la macro, la cual tomará el dato del campo Concepto, comprobará que condición Informática Aplicada a la Gestión de la Empresa 7