Manual Seguridad y Salud en el Trabajo: Direcciones Territoriales y Talento Humano, Guías, Proyectos, Investigaciones de Programación de Sistemas Integrados

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PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 1 de 21 MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO MINISTERIO DEL TRABAJO ELABORADO POR: ALMA LUCIA BUELVAS GRUPO DE SEGURIDAD SOCIAL Y SALUD EN EL TRABAJO OCTUBRE 2020 PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 2 de 21 Generalidades de la entidad Razón Social Ministerio del Trabajo Representante legal Angel Custodio Cabrera Báez NIT 830115226 Nivel Central Cra 14 # 99-33 Teléfono: 3779999 Jornada laboral: 07:00 - 16:00 Dirección Territorial Amazonas Cra. 10 # 12-66 Teléfono: 5927139-5927949 Jornada laboral: 7:30 -12:00 / 14:30 - 17:30 Dirección Territorial Antioquia Cra 56ª # 51-81 Teléfono: 5116060-5132929 Jornada Laboral: 7:30 -12:00 / 13:00 -16:30 Dirección Territorial Arauca Cl. 21 #19-14 Teléfono: 8852052-8857496 Jornada Laboral: 07:00 -12:00 / 14:00 - 17:00 Dirección Territorial Atlántico Cra.49 # 72-46/68 Teléfono:369414 Jornada Laboral: 08:00 - 16:00 Dirección Territorial Barrancabermeja Cl.59 #27-35 Teléfono Jornada Laboral: 07:00 - 12:00 / 14:00 -17:00 Dirección Territorial Bogotá Cra. 7 # 32-63 Teléfono:4893900 Jornada Laboral: 07:00 - 12:00 / 14:00 -17:00 Dirección Territorial Caldas Cl. 20 # 22-27 Teléfono: 8848825 Jornada Laboral: 8:00 -12:30 / 13:30 -17:00 Dirección Territorial Caquetá Cra.8ª # 7-88/94 Teléfono:4352386 Jornada Laboral: 7:00 - 12:00 / 13:00 - 17:00 Dirección Territorial Casanare Cl. 9 # 21-09 Teléfono Jornada Laboral: 7:00 - 16:00 PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 5 de 21 PLANEAR 1. Recursos 1.1. Recursos administrativos y operacionales 1.1.1. Responsable del SG-SST Se ha designado un Profesional Especializado de Talento Humano. Formación base Psicólogo y cuenta con posgrado en Seguridad y Salud en el Trabajo. Licencia SST 25-4468 de 2013 vigente y cuenta con el Curso de 50 horas del SG-SST vigente. Ver anexo hoja de vida 1.1.2. Responsabilidades en el SG-SST Se establecen responsabilidades en SST para todo nivel de los Servidores Públicos. El siguiente es el despliegue genérico de las responsabilidades por niveles jerárquicos con la respectiva identificación particular de cargos. Estas responsabilidades son comunicadas a todos los funcionarios y otros grupos de interés externos, en caso que aplique. NIVEL DE RESPONSABILIDAD CLASIFICACIÓN APLICACIÓN NIVEL I ALTA DIRECCIÓN - Ministro del Trabajo - Secretaria General - Directora de Riesgos - Director (Territorial - Riesgos) - Subdirección Talento Humano MANDOS MEDIOS - Coordinador Seguridad Social y SST - Otros Coordinadores RESPONSABLE DEL SG-SST - Profesional Especializado TH NIVEL II EQUIPO IMPLEMENTACIÓN DEL SG-SST - Profesionales SST (Internos + Externos) COPASST - Presidente, Secretario - Miembro del Comité CCL - Presidente, Secretario - Miembro del Comité BRIGADA DE EMERGENCIAS - Brigada de emergencia SERVIDOR PUBLICO - Todos los servidores públicos NIVEL III VISITANTE - Visitante en general CONTRATISTA / PROVEEDOR - Contratista / Proveedor en general ARL - ARL Positiva PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 6 de 21 ALTA DIRECCION - Suministra los recursos necesarios para el desarrollo de las actividades del SG-SST - Asigna y comunica responsabilidades a los trabajadores en SST dentro del marco de sus funciones. - Garantiza la consulta y participación de los trabajadores en la identificación de los peligros y control de los riesgos, así como la participación a través del COPASST, Comité de Emergencias (COE) y Comité de Convivencia Laboral (CCL). - Evalúa por lo menos una vez al año la gestión de la seguridad y salud en el trabajo. - Implementa los correctivos necesarios para el cumplimiento de metas y objetivos. - Garantiza la disponibilidad de personal competente para liderar y controlar el desarrollo del SG-SST. - Garantiza un programa de inducción, y entrenamiento para los funcionarios que ingresen a la entidad, independientemente de su forma de contratación y vinculación. - Garantiza un programa de reinducción en SST para los funcionarios. - Garantiza un programa de capacitación acorde con las necesidades específicas detectadas en la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos - Garantiza información oportuna sobre la gestión de SST y canales de comunicación que permitan recolectar información manifestada por los funcionarios. MANDOS MEDIOS - Participa en la actualización de la identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos. - Participa en la construcción y ejecución de planes de acción. - Promueve la comprensión de la política en los funcionarios. - Informa sobre las necesidades de capacitación y entrenamiento en SST - Participa en la investigación de los incidentes y accidentes de trabajo. - Participa en las inspecciones de seguridad. - Garantiza la participación de su equipo de trabajo en las sesiones de sensibilización, formación y apropiación del SG-SST. - Lidera los procesos de investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales RESPONSABLE DEL SG-SST - Planifica, organiza, dirige, desarrolla y aplica el SG-SST - Informa a la alta dirección sobre el funcionamiento y desempeño del SG-SST. - Promueve la participación de todos los miembros de la empresa en la implementación del SG- SST. PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 7 de 21 - Coordina con responsables de procesos, la elaboración y actualización de la matriz de identificación de peligros, evaluación y valoración de riesgos y hacer la priorización para focalizar la intervención. - Valida o construye con los responsables de los procesos los planes de acción y hace seguimiento a su cumplimiento. - Promueve la comprensión de la Política SST en todos los niveles de la organización. - Gestiona los recursos para cumplir con el plan de SST y hace seguimiento a los indicadores. - Coordina las necesidades de capacitación en materia de prevención según los riesgos prioritarios y los niveles de la entidad. - Participa en las investigaciones de los accidentes e incidentes de trabajo y enfermedades laborales. - Participa en las reuniones del COPASST EQUIPO IMPLEMENTACIÓN DEL SG-SST Las establecidas en el Plan de Mejora del SG-SST / Plan de trabajo (Ver Plan de trabajo) COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO - COPASST - Las establecidas en la Resolución 2013/86 y otras normas legales aplicables y vigentes (Consultar Matriz de identificación de requerimientos legales) COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL - CCL - Las establecidas en la Resolución 652/12 y otras normas legales aplicables y vigentes (Consultar Matriz de identificación de requerimientos legales) BRIGADA DE EMERGENCIA - Las establecidas en el Plan de Preparación y Atención de Emergencias, de acuerdo con los roles internos de brigada y planes operativos. (Consultar Plan de Preparación y Atención de Emergencias) FUNCIONARIO - SERVIDOR PÚBLICO - Responsabilizarse por su propia integridad y la de los compañeros - Cumplir las normas y procedimientos establecidos en el sistema de gestión de la seguridad, salud en el trabajo - Informar con toda veracidad su estado actual de salud - Identificar y reportar todo acto y condición subestándar por los medios provistos y plantear opciones de mejora, para modificar, actualizar o establecer procedimientos de trabajo seguro - Participar en la elección y en las actividades del COPASST y CCL - Participar activamente en charlas y cursos de capacitación organizados por la organización PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 10 de 21 trabajando bajo los lineamientos de la Ley 1010/06, Resoluciones 2646/07, 652/12, 1356/12 y otras normas legales y que le sean complementarias y aplicables 1.2. Capacitación en el SG-SST 1.2.1. Programa Capacitación promoción y prevención P&P El Ministerio del Trabajo garantiza la administración completa para cumplir con los esquemas de capacitación en SST necesarios con base en la problemática propia en riesgos laborales. Ver plan de trabajo 1.2.2. Inducción y Reinducción en el SG-SST, actividades de P&P El Ministerio del Trabajo garantiza que gestionara las estrategias necesarias con la subdirección de Gestión de Talento Humano para que los funcionarios reciban inducción en SST con ocasión de: - Ingreso nuevo - Cambio de cargo al interior del Ministerio - Otra disposición legal aplicable - Dirección interna Por otra parte, se recibe reinducción en SST, con ocasión de: - Caducidad de la inducción SST - Modificación de funciones - Traslado temporal o permanente a otras sedes - Reingreso por incapacidad o licencia igual o superior a 30 días - Reubicación laboral - Como plan de acción de incidentes, no conformidades u otra desviación - Disposición de alguna autoridad competente - Por dirección interna La inducción SST tiene una vigencia de 12 meses o proporcional a la duración de la relación contractual, al cabo del cual, se debe realizar reinducción. La inducción debe contener el siguiente temario mínimo:  Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo ­ Control de documentos, datos y registros ­ Política SST ­ Política de prevención del consumo de sustancias nocivas ­ Requisitos legales en SST y de otra índole ­ Matriz de Peligros & Riesgos (Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial) ­ Objetivos & Metas del SG-SST ­ Gestión de residuos PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 11 de 21 ­ Funciones y responsabilidades en SST ­ Evaluación de responsabilidades en SST ­ Capacitación en SST ­ Comunicación y participación en el SG-SST ­ Inspecciones planeadas en SST ­ Gestión del cambio ­ Gestión del riesgo con contratistas y visitantes ­ Programas de gestión ­ Sistema de Vigilancia Epidemiológica ­ Notificación, reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo ­ EPP ­ Estándares y normas SST ­ Auditoría interna al SG-SST  Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo - COPASST  Comité de Convivencia Laboral - CCL  Preparación y atención de emergencias El contenido de la reinducción podrá tener, de acuerdo con el análisis de la problemática de riesgos laborales del Ministerio, el mismo contenido de la inducción. Esto significa que la reinducción podrá contener otros temas de interés actual o profundizar en alguno de los arriba citados. 1.2.3. Responsable del SG-SST Ver numerales 1.1.1 y 1.1.2 y anexo el certificado del curso 50 horas del SG-SST 2. Gestión Integral del SG-SST 2.1. Política SST La Ministro del Trabajo demuestra el compromiso con la prevención de los riesgos laborales y el mantenimiento de condiciones de trabajo dignas, seguras y saludables; por medio del diseño, implementación y control del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y el establecimiento de la Política de la Seguridad y Salud en el Trabajo del Ministerio del Trabajo. La Política SST está documentada, firmada, fechada y comunicada a todos los funcionarios y al COPASST. Ver anexo Política SST 2.2. Alcance y Objetivos del SG-SST El SG-SST tiene aplicabilidad administrativa y operativa al objeto social del Ministerio del Trabajo. Por otra parte, la Ministro del Trabajo ha aprobado los objetivos y metas cuantificables que aseguran el cumplimiento de la Política SST y otras que la organización haya establecido. Ver matriz de objetivos y metas del SG-SST PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 12 de 21 2.3. Evaluación inicial del SG-SST El Ministerio del Trabajo ha realizado la evaluación inicial del SG-SST conforme a lo dispuesto en el requerimiento legal vigente y aplicable. Ver resultado evaluación inicial del SG-SST 2.4. Plan anual de trabajo del SG-SST Se ha establecido el Plan de trabajo del SG-SST, el cual tiene enfoque de mejora de acuerdo con el resultado de evaluación inicial. El plan de trabajo está firmado por la Ministro de Trabajo y el Representante del SG-SST. Ver anexo Plan de Trabajo del SG- SST 2.5. Conservación de la documentación SISTEMA DE ARCHIVO Y RETENCIÓN DOCUMENTAL, PARA LOS REGISTROS Y DOCUMENTOS QUE SOPORTAN EL SG-SST 2.6. Rendición de cuentas De manera ordinaria y con frecuencia anual, se realiza la evaluación del cumplimiento de las responsabilidades en SST a todo nivel. La evaluación se realiza bajo el siguiente esquema: EVALUADO EVALUADOR Ministro de Trabajo Presidente de la República Secretaria General Ministro de Trabajo Directores y Subdirectores (Territorial, Riesgos.) Ministro de Trabajo Coordinador Seguridad Social y SST Subdirector Talento Humano Responsable del SG-SST Coordinador Seguridad Social y SST Coordinadores y Jefes de Áreas Jefe Inmediato Servidor Publico Jefe Inmediato Equipo implementación SG-SST Responsable del SG-SST COPASST Líder SST DT CCL Líder SST DT Brigada de Emergencias Líder SST DT PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 15 de 21 HACER 3. Gestión de la Salud 3.1. Condiciones de salud en el trabajo 3.1.1. Diagnóstico de Condiciones de Salud El diagnostico de condiciones de salud es un documento emitido por la IPS proveedora de servicios de salud (resolución 2346 de 2007 articulo 18), en base a este documento se realizan análisis de vulnerabilidad epidemiológica dentro de la población trabajadora del Ministerio de Trabajo. Definición de programas de prevención y promoción en salud, entre otras con el fin de generar ambientes saludables instruccionales. 3.1.2. Actividades de medicina del trabajo y Promoción y Prevención en Salud  Se generará el documento de procedimiento de actividades de promoción y prevención  Las actividades de del programa de prevención y promoción como estrategia para controlas y disminuir la incidencia de factores controlables con las potencias de desencadenar complicaciones de salud en la población trabajadora secundario a ambientes de trabajo; con el objetivo de dar cumplimiento al objetivo se implementarán y desarrollara un cronograma de actividades preventivas con ayuda de ARL y EPS. 3.1.3. Perfiles de cargos El perfile de cargo (Profesiograma), es un documento que debe ser levantado teniendo en cuenta diferentes aspectos propios de cargo en el cual desarrollaran las funciones los trabajadores del Ministerio de Trabajo; teniendo como base:  Matriz Peligros y Riesgos  Funciones del cargo  Objeto de la entidad  Exigencias del cargo  Condiciones de salud de los trabajadores 3.1.4. Evaluaciones Médicas Ocupacionales Una vez avalado el documento de los perfiles ocupacionales de los cargos, se realiza contrato con IPS ocupacional, quienes tendrán como función realizar valoraciones medicas ocupacionales de los trabajadores, ingreso, periódicos, post incapacidad, reintegro, retiro y/o reubicación. PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 16 de 21 3.1.5. Custodia de Historias Clínicas En cumplimiento a lo establecido en:  El artículo 34 de la Ley 23 de 1981 “…La historia clínica es el registro obligatorio de las condiciones de salud del paciente. Es un documento privado sometido a reserva …”  Resolución 1995 de 1999 ARTÍCULO 1. “…DEFINICIONES. La Historia Clínica es un documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el cual se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud que interviene en su atención…”  ARTÍCULO 14.- ACCESO A LA HISTORIA CLÍNICA. Podrán acceder a la información contenida en la historia clínica, en los términos previstos en la Ley: 1) El usuario. 2) El Equipo de Salud. 3) Las autoridades judiciales y de Salud en los casos previstos en la Ley. 4) Las demás personas determinadas en la ley.  Resolución 2346 de 2007 Articulo 17  Resolución 1918 de 2009: ARTICULO 2°. “…Modificar el ARTICULO 17 de la Resolución 2346 de 2007. El cual quedará así: ARTICULO 17. C USTODIA Y EN TREGA DE L AS EVAL UACIONES MEDICAS OCUPACIONALES Y DE LAS HISTORIAS CLINICAS O CUPACIONALES. Para la custodia y entrega de las evaluaciones médicas ocupacionales y de las historias clínicas ocupacionales…” En cumplimiento a la legislación actual la custodia de historia clínica ocupacional estará en responsabilidad de la IPS. 3.1.6. Restricciones y recomendaciones médico-laborales En cumplimiento a lo establecido en el SGSST, como objeto de las evaluaciones medico ocupacionales el medico evaluador emitirá restricciones y recomendaciones médico-laborales de acuerdo a los hallazgos propios del Examen médico, estas se tendrán en cuenta por parte del grupo del SST, quienes realizaron el seguimiento respectivo a los trabajadores a quienes le fueron emitidas. 3.1.7. Estilos de vida y entornos saludables Se tendrán en cuenta dentro del procedimiento de promoción y prevención. 3.1.8. Agua potable, servicios sanitarios y disposición de basuras PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 17 de 21 DESCRIPCION DE LAS INSTALACIONES SANITARIAS 3.1.9. Eliminación adecuada de residuos sólidos, líquidos o gaseosos Se cuenta con una red de eliminación de residuos y se cumple con los requerimientos sanitarios a nivel nacional en cada una de las sedes. 3.2. Gestión de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales 3.2.1. Reporte de los accidentes de trabajo y enfermedad laboral Se ha establecido el mecanismo interno para notificar / reportar / investigar todo incidente, accidente de trabajo y enfermedad laboral. Ver Procedimiento de notificación, reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales 3.2.2. Investigación de Incidentes, Accidentes y Enfermedades Laborales Ver Procedimiento de notificación, reporte e investigación de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales y registro de ellos 3.2.3. Registro y análisis estadístico de Accidentes y Enfermedades Laborales Ver caracterización de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales 3.3. Vigilancia de las condiciones de salud 3.3.1. Medición de la frecuencia de la accidentalidad Se encuentra en construcción la matriz de objetivos y metas del SG-SST y caracterización de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales 3.3.2. Medición de la severidad de la accidentalidad Se encuentra en construcción la matriz de objetivos y metas del SG-SST y caracterización de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales 3.3.3. Medición de la mortalidad por accidentes de trabajo Se encuentra en construcción la matriz de objetivos y metas del SG-SST y caracterización de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales 3.3.4. Medición de la prevalencia de Enfermedad Laboral Se encuentra en construcción la matriz de objetivos y metas del SG-SST y caracterización de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales 3.3.5. Medición de la incidencia de Enfermedad Laboral Se encuentra en construcción la matriz de objetivos y metas del SG-SST y caracterización de incidentes, accidentes de trabajo y enfermedades laborales PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 20 de 21 6.1.2. Auditoría del SG-SST El Ministerio del Trabajo realiza ordinariamente de manera anual, auditoría al SG-SST para monitorear la conformidad del mismo frente a los requerimientos establecidos en el aparato legal vigente y aplicable. Se mantienen registros de ellas y los planes de acción respectivos. Ver Plan de Trabajo 6.1.3. Revisión por parte de alta dirección El Ministerio del Trabajo realiza ordinariamente de manera anual la revisión del SG-SST por parte de la alta dirección. Se mantienen registros de las revisiones y los planes de acción respectivos. La alta dirección del Ministerio del Trabajo para el SG-SST está conformada por la Ministro del Trabajo, Secretaria General, Direcciones Territoriales, Dirección de Riesgos y Subdirección de Talento Humano. Ver Plan de trabajo y registros de las de las Revisiones 6.1.4. Planificación de auditorías con el COPASST El resultado de las auditorías y revisiones gerenciales al SG-SST, son comunicados a todos los servidores públicos y otros grupos de interés, incluyendo COPASST. Ver numerales 6.1.2 y 6.1.3 ACTUAR 7. Mejoramiento 7.1. Acciones preventivas y correctivas con base en los resultados del SG-SST 7.1.1. Acciones Preventivas y Correctivas del SG-SST El Ministerio del Trabajo identifica acciones resultantes de la gestión de acuerdo con cada situación particular, de tal suerte se pueda asegurar un mejoramiento continuo de la gestión SST. Ver Plan de acción del SG-SST 7.1.2. Acciones de mejora conforme a Revisión de alta dirección Ver numeral 7.1.1 7.1.3. Acciones de mejora con base en investigaciones de accidentes de trabajo y enfermedades laborales Ver numeral 7.1.1 7.1.4. Elaboración Plan de mejoramiento, implementación de medidas y acciones correctivas solicitadas por autoridades y ARL Ver numeral 7.1.1 PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO MANUAL DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO SGSST Código: GTH-M-02 Versión: 1.0 Fecha: Octubre 30 de 2020 Página 21 de 21 El presente Manual del SG-SST entra en vigencia a partir de la revisión del Subdirector de Gestión del Talento Humano y la sanción del Ministro del Trabajo y se mantiene durante el tiempo en que el Ministerio del Trabajo conserve, sin cambios substanciales, las condiciones existentes en el momento de su aprobación o cuando se dicten disposiciones gubernamentales o internas que modifiquen o limiten su vigencia. Dado en Bogotá D.C. Octubre 2020 Angel Custodio Cabrera Báez Ministro del Trabajo