matriz de riesgos y oportunidades - procesos compras, Ejercicios de Análisis de Riesgo

¡Descarga matriz de riesgos y oportunidades - procesos compras y más Ejercicios en PDF de Análisis de Riesgo solo en Docsity! Código: F-CA-022 Versión: 0.3 No. R/O Clasificación Interno /Externo Posibles causas que lo originan Impacto Probabilidad Resultado / Calificación Nivel del Riesgo Acciones para el seguimiento del riesgo/oportunidad Fecha de implementación de las acciones. Evidencia documental Frecuencia de revisión Responsable de la implementación de las acciones Cumplimiento de las acciones (si/no) Fecha de verificación Observaciones Responsable de la verificación 1 R Parte Interesada Junta Directiva Proveedor Interno Causa: 1. Falta de revisión y aprobación de los requerimientos de compras. Consecuencias: 1. Se adquieren productos o servicios por encima de los precios del mercado. 2. No estar alineado con lo establecido en el procedimiento de comprar, al no presentar el cuadro comparativo que permita la escogencia del proveedor. 3. Adquirir productos que no sean necesarios. 4. Contar con un stock inadecuado de productos por encima de lo estimado o por debajo de lo presupuesta de acuerdo a su consumo promedio. 2 2 4 BAJO 1. Revisión, aprobación y autorización a requerimientos que se reciben. 2. Previo a la validación de la compra se debe presentar F-SA-023 Comparativo cotización de proveedores en el cual se identifican variables para la escogencia del proveedor entre ellas precio, tiempo de entrega, garantía entre otros. 3. Se opta por el proveedor con las mejores condiciones y se procede a realizar el requerimiento. Inmediata. 1. F-SA-003 Formato Requisición. 2. F-SA-023 Comparativo cotizaciones proveedores. Según necesidad o requerimiento de tiempo. Coordinador y/o Auxiliar Administrativo 100% 15/10/2023 De las 3 acciones propuestas se cumplen 3= 3/3= 100% 1. Filtro de revisión por parte del Coordinador y/o Auxiliar Administrativo en el momento de recibir el requerimiento y luego de la Dirección al asignar al proveedor mediante F-SA-023 Comparativo cotización de proveedores. 2. Para los proveedores vinculados y aprobados mediante el F-SA-023 comparativo de cotización de proveedores, este podrá ser solicitado previo a la validación de parte de la dirección de la orden de compra. Verificando que los precios y condiciones sean las adecuadas. Dirección Coordinador y/o Auxiliar Administrativo 2 R Parte Interesada Junta Directiva ICBF Proveedor Interno Causa: 1. Obviar en la selección del proveedor los requisitos de documentación necesarios para su aprobación. No solicitar la documentación o recibo parcial de la misma. Consecuencia: 1. Insuficiencia en la documentación soporte para validar su aprobación. 2. Incluir proveedores que carezcan de acreditación en el tipo de labores que indican desempeñar. (RUT actualizado adecuado a la actividad- Conceptos sanitarios entre otros) 3. El proveedor podrá verse impedido en el pago de sus productos o servicios por no contar con las acreditaciones. 3 2 6 BAJO 1. Mantener actualizado el listado de proveedores aprobados. Validar la información del proveedor antes de generar una orden de compra. Aseguramiento de la documentación que acredite su experticia como proveedor de servicios o productos. 2. Realizar la solicitud de la documentación pertinente: Cámara de comercio, RUT, Certificación de Banco, Certificación comercial (si aplica) , acreditaciones para el suministro de productos que sean requeridos legalmente (conceptos sanitarios, certificaciones de calidad entre otros). Verificar los documentos uno a uno observando su fecha de aprobación y vigencia para proceder. la documentación suministrada requiere que sea vigente. Inmediata. 1. P-SA-001 Procedimiento Compras. 2. F-SA-001 Inscripción de proveedor. Según necesidad o requerimiento de tiempo. Coordinador y/o Auxiliar Administrativo 100% 15/10/2023 De las 2 acciones propuestas se cumplen 2= 2/2= 100% 1. Asegurar en forma conveniente la documentación que acredita a los proveedores aprobados para facilitar la revisión y aprobación en los tiempos propuestos. 2. Hacer seguimiento y control a los documentos del SGC verificando su existencia con los listados maestros de documento y el control de registro. Empleando versión vigentes de procedimiento y formatos del proceso. 3. Capacitar y divulgar el SGC, para su conocimiento y apropiación por parte de los interesados. Dirección. Coordinador y/o auxiliar Administrativo. 3 R Parte Interesada Junta Directiva ICBF Niños y niñas Proveedor Interno Causa: 1. No hacer el requerimiento oportuno, seguimiento en las entregas y demora en el ingreso de los productos al almacén para aprovisionar el inventario. Consecuencia: 1. Posibles faltantes de productos y de servicios ocasionando carencia en la prestación del servicio. 2. Desmejoramiento de la imagen institucional por carencia en los servicios prestados. 3. Incumplimiento de los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad en los procesos afectados. 3 2 6 BAJO 1. Seguimiento a lo solicitado, desde la solicitud mediante orden de compra hasta la entrega e ingreso al inventario. 2. Realizar la solicitud de los productos y servicios con una fecha de entrega acordada. 3. Realizar seguimiento y control del acuerdo de suministro o realización de los servicios acordados. 4. Contar con acreditaciones que validen la actividad del proveedor (inscripción, certificaciones, cotizaciones, evaluación , reevaluación entre otros). Inmediata. 1. F-SA-008 Listado Maestro de Proveedores. 2. F-SA-003 Formato Requisición. 3. F-SA-023 Comparativo cotizaciones proveedores. 4. F-SA-010 Evaluación reevaluación del proveedor. Según necesidad o requerimiento de tiempo. Coordinador y/o Auxiliar Administrativo 100% 15/10/2023 De las 4 acciones propuestas se cumplen 4= 4/4= 100% 1. Seguimiento a lo programado gestión de compras. Dirección. Coordinador y/o auxiliar Administrativo OBJETIVO : Proporcionar a las dependencias que integran el sistema institucional de gestión de la calidad las herramientas para la generación del análisis de riegos y oportunidades de los procesos ,con la finalidad de dar cumplimiento a la clausula 6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades con el objeto de mejorar el servicio de compras brindado por la institución. FORMATO MATRIZ DE RIESGOS Y OPORTUNIDADES (PROCESO DE COMPRAS) Fecha de Aprobación: 05/03/2021 SEGUIMIENTO DEL RIESGO/OPORTUNIDAD VERIFICACIÓN DEL RIESGO/OPORTUNIDAD Comprar a proveedores que no hayan cumplido los requisitos exigidos en el procedimiento de compras y con la calidad requerida por el Sistema de Gestión de la Calidad. Hace referencia a la falta de documentación que acredite su proceso de selección. No disponibilidad a tiempo de los productos o servicios requeridos. Hace referencia al suministro del productos o el servicio fuera del tiempo acordado. ANÁLISIS Y EVALUACIÓN DEL RIESGO Riesgo/Oportunidad (Descripción) IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO/OPORTUNIDAD Gestionar requerimiento de compra sin la aprobación Hace referencia a la gestión de la compra sin contar con la autorización de la autoridad competente. 1 de 2