Memorias de fundamentos de gerencia de proyectos, Apuntes de Sistemas de Información Gerencial

¡Descarga Memorias de fundamentos de gerencia de proyectos y más Apuntes en PDF de Sistemas de Información Gerencial solo en Docsity! FUNDAMENTOS DE DESARROLLO Y GERENCIA DE PROYECTOS. MEMORIA DESCRIPTIVA I YULY KATHERINE CHOCONTA ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERÍA JULIO GARAVITO BOGOTA D.C ¿QUE SON LAS ORGANIZACIONES? Es un sistema social compuesto por personas o grupos de ellas que teniendo valores compartidos se interrelacionan y utilizan recursos con el fin de desarrollar actividades para llegar a unos objetivos comunes, es decir, trabajan en quipo para llegar al fin común. Existes dos tipos de organizaciones, las organizaciones de estados que están conformadas por tres o más naciones cuya misión será trabajar conjuntamente en las problemáticas y aspectos relacionados con los países que la conforman, ejemplo: la ONU, CPAL, BID, el TLC, OCDE, etc. Y las organizaciones empresariales que son una organización económica, con fines lucrativos, es decir, está integrado por elementos tanto materiales como personal humano, con fines de lucro, por lo general se encargan de prestar un servicio a la comunidad, ejemplo: IPhone, Nestlé, Samsung, etc. Importancia y etapas de las organizaciones. Consiste en el diseño y fijación de las estructuras, procesos, funciones, responsabilidades, métodos y técnicas que ayudan a simplificar el trabajo, con el propósito de obtener la maximización de los recursos materiales, financieros, tecnológicos y humanos, para la realización de los fines que la organización persigue. Los fundamentos más importantes de las organizaciones son: • Deben ser de carácter continuo. • Es un medio por el cual se establece la mejor manera de lograr los objetivos de un grupo social. • Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzo. • Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los costos e incrementando la productividad. Clasificación de las organizaciones Se clasifican en: Tamaño: desde micro-organizaciones hasta grandes organizaciones multinacionales. Actividad o sector económico: agrícolas, comerciales, industriales, organismos gubernamentales, etc. Propiedad: privadas-publicas-mixtas. Alcance geográfico: locales- regionales- nacionales-internacionales. Tipo jurídico: comerciales (S.A. SRL, etc.) hasta asociaciones civiles o cooperativas. Finalidad: pueden ser con fines de lucro (denominadas empresas. Son organizaciones, instituciones o industrias dedicadas a desarrollar actividades cuyos fines son obtener un beneficio económico) y Sin fines de lucro (son entidades cuyos fines no es la obtención de un beneficio económico, por ejemplo: fundaciones, clubes de futbol, ONG´s). Desafíos a los que se enfrentan las organizaciones. Los cambios que ha experimentado la sociedad, como el desarrollo tecnológico, la globalización de la economía, la inestabilidad de los mercados y hasta el terrorismo; hacen que las organizaciones estén sometidas cotidianamente a múltiples desafíos específicos como: La competencia global: las organizaciones grandes o pequeñas se enfrentan a la competencia ya sea en su lugar de origen y al mismo tiempo enfrenta la necesidad de competir en mercados. Renovación organizacional: los cambios dramáticos de la economía y de los aspectos sociales de la actualidad hacen que las organizaciones de hoy en día estén reinventando los modelos de comportamiento y actitudes que un día fueron exitosos, pero que ahora no son tan eficientes. Trabajo en equipo y el Empowerment de empleados: son elementos claves de las compañías que están cambiando a lo que se está llamando “la organización que aprende” donde todos los empleados se involucran en identificar y resolver problemas para mejorar e incrementar sus capacidades. La tecnología de la información: facilita la comunicación y formación de grupos que son necesarios para desarrollar proyectos y tareas. Mejorando la participación de los empleados proporcionándoles acceso completo a la información para mejorar. Relaciones laborales: los avances y demanda por velocidad de la tecnología de información también juegan un rol en otro desafío que hoy en día se enfrentan las organizaciones y trabajadores, por lo que llegan a ser mas flexibles haciendo contratos de trabajo temporal e independiente. Diversidad: la fuerza de trabajo, así como las características de los clientes está cambiando en términos de edad, genero, raza, nacionalidad y habilidad física hacen que se trabaje en mantener una cultura corporativa. Ética y responsabilidad social: en la actualidad las organizaciones de todos los tamaños están adoptando códigos de ética, políticas y estructurales para motivar la conducta ética y así reconocer los beneficios de la contribución a la comunidad. ¿QUÉ ES LA GERENCIA? Es el proceso sistemático para crear valor y tomar decisiones a mediano y largo plazo para alcanzar los objetivos donde es importante la planeación, la organización, dirección y el control para llegar al éxito de los que se desea. La gerencia organizacional está referida a los procesos que implican un manejo coordinado de todos los recursos: humanos, tecnológicos, financiero y físicos, para que se activen los elementos imprescindibles de la gerencia son: Planificación: investigación del entorno, programas, estrategias, políticas, propósitos y acciones a corto, mediano y largo plazo. Organización: referido al conjunto de reglas, cargos que se han de respetar por las personas que hacen vida dentro de una organización, dispone y coordina de todos los recursos Dirección: ejecución de los planes donde la supervisión, motivación y comunicación son factores determinantes para lograr las metas. Control: es el encargado de evaluar el desarrollo de la empresa y del cumplimiento de las tareas y así conocer los resultados de los que se esta haciendo permite medir las efectividades de las acciones. ¿Qué hace un gerente? Es la cabeza de la organización, principal responsable de las decisiones que se toman en una empresa y del que dependen en gran parte el futuro de muchos trabajadores de una compañía. Ellos siguen “las 8 Practicas” que son: • Siempre se pregunta frente a una situación que hay que hacer. • Siempre se preguntan que le conviene a la empresa. • Asumen la responsabilidad de sus decisiones. • Desarrollan planes de acción. • Asumen la responsabilidad de comunicar. • Se centran en las oportunidades y no en los problemas. • Realizan reuniones productivas. • Siempre piensan en nosotros en vez de yo. ¿Qué es una estrategia? Es la creación, implementación y evaluación de las decisiones dentro de una organización, en base a la cual se alcanzarán los objetivos a mediano y larga plazo, es decir, con enfoque a un plano estratégico. Esta inicia con la misión, la visión y los objetivos de la empresa, también combina los tres procesos principales que son: el análisis situacional de la empresa, interna y externa, es decir, analiza lo que sucede con sus competidores y demás grupos de interés, el Rivalidad entre competidores: hace referencia a las empresas que compiten directamente en una misma industria, ofreciendo el mismo producto. Esta tiende a aumentar principalmente a medida que estos aumentan en número y se van equipando en tamaño y capacidad. Amenaza de entrada de nuevos competidores: es la entrada potencial de la industria de empresas que producen o venden el mismo producto. Esto nos permite estar atentos a su ingreso, y así formular estrategias que permitan fortalecer las barreras de entrada. Amenaza de ingreso de productos sustitutos: es el ingreso potencial de que las empresas que producen o venden productos alternativos a los de la industria. La presencia de productos sustitutos suele establecer un límite al precio. Poder de la negociación de los proveedores: es el poder con que cuentan los proveedores de la industria para aumentar sus precios. Este nos permite formular estrategias destinadas a reducir su poder de negociación. Poder de negociación con los consumidores: es el poder con que cuentan los consumidores o compradores de la industria para obtener buenos precios y condiciones. Este permite formular estrategia destinadas a reducir su poder de negociación. Y así captar un mayor numero de clientes y obtener una mayor lealtad de estos. MARCO LÓGICO Es una metodología que tiene el poder de planificar, seguir y evaluar un proyecto clara y comprensivamente, es decir, esta resume las características principales de un proyecto, desde el diseño e identificación (¿Cuál es el problema?), la definición (¿Qué debemos hacer?), la valoración (¿Cómo debemos hacerlo?), la ejecución y supervisión (¿lo estamos haciendo bien?) y hasta la evaluación (¿lo hemos logrado?). Método Zoop Es la planificación de proyectos orientada a objetivos. La metodología esta compuesta por una serie de pasos como lo son el análisis del problema, la estructura analítica, resumen narrativo, etc; en la medida en que vamos siguiendo los pasos, conseguimos completar la matriz de marco lógico, en pocas palabras el resultado de la metodología es la matriz. Análisis de involucrados: identificados los grupos de actores que son tocados por el proyecto, bien sea directa o indirectamente. Se define quienes son, cuales son sus interés, expectativas y necesidades para así definir estrategias de intervención que permitan tener el apoyo o plantear acciones contra su oposición. Análisis del problema: es necesario definir el problema central, para lo que se aplican criterios de prioridad y selectividad. Una vez identificado el problema se definen los efectos mas importantes (consecuencias) así como las causas que pueden originar el problema. Se utiliza el análisis del “árbol de problemas” que representa el resumen de la situación analizada. Análisis de objetivos: se debe analizar el “árbol de objetivos”, esquema que consiste en invertir el sentido de las propuestas del árbol de problemas desde lo negativo a lo positivo, es decir, se vuelven a formular los problemas transformándolos en objetivos (afirmaciones positivas) y así, las condiciones que en al árbol de problemas aparecían como causas y efectos, ahora aparecen relacionados con medios y fines. Análisis de alternativas: se identifican las alternativas de solución a la problemática identificada. Matriz de marco lógico: consiste en sintetizar las actividades del proyecto, los productos que se entregaran y los resultados de corto, mediano y largo plazo que se esperar lograr. CICLO DE VIDA DEL PROYECTO Y ORGANIZACIÓN (PMBOK) El ciclo de vida consiste en que los directores de proyectos o la organización pueden dividir los proyectos en fases. Características del ciclo de vida del proyecto El ciclo de vida del proyecto define las s que conectan el inicio de un proyecto con su fin y Estas son: inicio→ planificación→ejecución→ cierre de proyecto. los ciclos de vida del proyecto generalmente definen: • Que trabajo técnico debo realizar en cada fase. • Cuando se debe generar los productos entregables. • Quien esta involucrado en cada fase. • Como controlar y aprobar cada fase. Características: • Las fases son secuenciales. • La certeza de terminar con éxito aumenta gradualmente a medida que avanza el proyecto. • El coste de los cambios y de la corrección de errores generalmente aumenta a medida que avanza el proyecto. • La conclusión formal de la fase no incluye la autorización de la fase posterior. ¿Cuáles son los interesados en el proyecto? son personas y organizaciones que participan de forma activa en el proyecto o cuyos intereses pueden verse afectados como resultado de la ejecución del proyecto. Pueden ser de influencia positiva, es decir, benefician al resultado exitoso del proyecto o de influencia negativa que es todo lo contrario. Procesos de la dirección de proyectos para un proyecto. Grupo del proceso de iniciación: se define el alcance inicial y se comprometen los recursos financieros iniciales. Y se realiza un acta de constitución del proyecto que consiste en hacer n documento que autoriza formalmente un proyecto o una fase, y en documentar los requisitos iniciales. Grupo de planificación: se desarrolla el plan para la dirección del proyecto y los documentos que se utilizan para llevarlos a cabo. para establecer el alcance del proyecto, refinar los objetivos y definir 3el curso de acción para alcanzar los objetivos del proyecto Grupo de proceso de ejecución: coordinas las personas y recursos, así como integrar y realizar actividades del proyecto en conformidad con el plan de dirección de este. Y así completar el trabajo definido en el plan de dirección del proyecto. Grupo de proceso seguimiento y control: son los procesos que monitorean, analizan y regulan el progreso y desempeño del proyecto para así analizar qué áreas requieren de cambios. Grupo de proceso de cierre: son los procesos para finalizar todas las actividades a través de todos los grupos de procesos de la dirección de proyectos, a fin de completar formalmente el proyecto. CICLO DE VIDA DEL PRODUCTO Para empezar, nos basaremos en la definición oficial según el estándar internacional de gestión de proyectos (PMBOK). Producto: es un artículo producido, cuantificable y puede ser un elemento terminado o un componente. A diferencia del ciclo de vida del proyecto, el ciclo de vida del producto, está centrado en el entregable, el producto en sí mismo, siendo sus fases diferentes: introducción, crecimiento, madurez y mantenimiento o retiro. Es decir, el proyecto pudo ya haber finalizado, pero el ciclo de vida del producto que vivirá aun hasta que deje de producirse. En esta fase en la que el proyecto ya está cerrado, pero sigue vivo el producto, es la que se denomina gestión de operaciones/mantenimiento. Ciclo de vida del producto Ciclo de vida del producto y del proyecto Entorno de proyectos. El entorno externo: son aquellas condiciones que no son controlables por los responsables del proyecto, ejemplo: la inestabilidad política, los fenómenos naturales, etc. El entorno interno: son aquellas condiciones relativamente controlables por las entidades u organizaciones responsables de la formulación y la ejecución del proyecto, ejemplo: capacidades técnicas, cultura organizacional, solvencia financiera, etc. GERENCIA DE PROYECTOS La gerencia de proyectos es la diciplina de organizar y administrar los recursos, de forma tal que un proyecto dado sea terminado completamente dentro de las restricciones de alcance, tiempo y coste planteados. Gestión estratégica y de negocios. La gestión de proyectos es la planeación, organización, dirección y control de los diferentes recursos que tiene una compañía con el objetivo de desarrollar un proyecto. Las organizaciones utilizan la gestión de proyectos como una herramienta táctica para ejecutar proyectos, que son esenciales para el crecimiento y la supervivencia de las organizaciones, crean valor en forma de mejoras a los procesos de negocio, son indispensables en el desarrollo de nuevos productos y servicios. La esencia de la gestión de proyectos es apoyar la ejecución de la estrategia de una organización como un proceso de negocio clave, que le permite a la compañía implementar sistemas que generan valor. Una forma aproximada de relacionar la gestión de proyectos con la estrategia organizacional es la implementación de la gestión de portafolios. Portafolios: son una colección de proyectos o programas y operaciones que se agrupan para facilitar la administración eficaz del trabajo y para cumplir los objetivos estratégicos del negocio. Programas: se definen como un grupo de proyectos relacionados, subprogramas y actividades de programas, cuya gestión se realiza de manera coordinada para obtener beneficios. análisis de información que permita determinar su factibilidad y rentabilidad. Estudio ambiental: El estudio ambiental se centra en dos temas: el análisis del impacto del proyecto sobre el medio ambiente (con el fin de minimizar deterioros causados por el proyecto) y el análisis del efecto del entorno sobre el proyecto. Este estudio busca cuantificar y valorar los diversos impactos de un proyecto tanto en el corto plazo con en el largo plazo. También debe analizar en profundidad los ´posibles efectos del entorno sobre el proyecto. Y depende de distintas variables como: ✓ Identificación de actividades. ✓ Identificación y valoración de impactos ambientales (ejecución y operación). ✓ Elaboración del plan de manejo ambiental (acciones de prevención, mitigación, compensación, reutilización, etc). ✓ Costos y beneficios. Sistemas que se pueden ver afectados. Donde su objetivo es el análisis del proyecto sobre el medio ambiente con el fin de minimizar deterioros causados por el proyecto y el análisis del efecto del entorno sobre el proyecto con el fin de aportar una adecuada formulación del proyecto. Estudio administrativo: El estudio administrativo consiste en determinar la organización que la empresa deberá considerar para su establecimiento, su objetivo es realizar análisis que permita obtener la información pertinente para la determinación de los aspectos organizacionales, aspectos legales, laborales, fiscales y ecológicos. Y depende de distintas variables como: ✓ Infraestructura administrativa necesaria. ✓ Estructura organizacional. ✓ Roles y responsabilidades, funciones y cargos. ✓ Costos y beneficios. Los elementos en un estudio administrativo para el desarrollo en jun proyecto son: planeación estratégica esta debe identificar hacia dónde va la empresa, su crecimiento, economía y sociedad. Debe tener una misión que identifique propósitos y la visión que debe identificar las metas. El empresario debe establecer objetivos, guas que lo lleven a lograr resultados. Las políticas definirán en el área de trabajo para la toma de decisiones. Las estrategias dan el programa general de acción, definición de la meta para el logro de los objetivos y ejecutar la misión de la organización. El análisis es una herramienta para ver pasos y acciones a futuro. Los organigramas son recuadros que representan los pestos de la organización y sus niveles jerárquicos, líneas, autoridad y responsabilidad. Marco legal y fiscal atienden a la personalidad jurídica de la empresa según lo cual articulara su legal y fiscal. El aspecto laboral atiende al contrato de trabajo y al reglamento de régimen interior y el aspecto ecológico que considera el compromiso ecológico que la empresa debe adquirir en su actividad. Estudio de costo y presupuesto: Análisis de costos y presupuestos identifica, define, mide, reporta y analiza los diversos elementos de los costos directos e indirectos asociados con la producción y comercialización de bienes y servicio. También mide el desempeño, la calidad de los productos y la productividad. Su objetivo es comunicar información financiera y no financiera a la administración a efectos de que esta pueda ejercer la planeación, el control y la evaluación de recursos. El costo mide le sacrificio económico en el que se haya incurrido para alcanzar las metas de organización. En el costo representa la medición monetaria de los recursos que se hayan usado, como los materiales, la mano de obra y los costos indirectos. El Presupuesto es el instrumento de desarrollo anual de las empresas las instituciones cuyos planes y programas se formulan por termino de un año. Elaborar el presupuesto permite a las empresas, gobiernos, organizaciones privadas establecer prioridades y evaluar la consecución de sus objetivos para alcanzar estos fines, puede ser necesario incurrir en déficit (que los gastos superen los ingresos) o, por el contrario, puede ser posible ahorrar, en cuyo caso el presupuesto presentara un superávit (los ingresos superan a los gastos). Costos directos e indirectos Los costos directos se caracterizan porque su calculo se puede asignar de forma cierta a un producto. Los costos indirectos se afectan globalmente y como no pueden ser asignados directamente al producto, debe ser previamente distribuidos a través del denominado cuadro de reparto primario de costos. Costos fijos y costos variables El costo fijo es soportado por las empresas de manera independiente a la cantidad producida, en consecuencia, el costo no aumenta cuando sube la cantidad producida, ni baja la cantidad producida e incluso en el costo extremo hay que separarlos aun cuando la cantidad producida es nula. El costo variable indica costos que varían al mismo ritmo que la producción. Costos hundidos o enterrados. Costo en el que ya se ha incurrido, independientemente de si se realiza o no el Proyecto, de manera que no es relevante para la toma de decisiones. Costo de oportunidad. Se basa en el principio de la rentabilidad esperada, y parte de que los agentes económicos racionales basan sus decisiones en base al coste o privación de recursos para conseguir la mayor rentabilidad. Control presupuestado Es el proceso de descubrir que es lo que se está haciendo, comparando los resultados con sus datos presupuestados correspondientes para verificar, logros o remediar las diferencias. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización. También por medio de los presupuestos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos limites razonables y sirven como mecanismos para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlos hacia objetivos estratégicos. Presupuestos a corto y largo plazo. A corto plazo: son las que se realizan para cubrir la planificación de la organización en el ciclo de operaciones de un año. A largo plazo: en lo posible este tipo de presupuestos corresponden a los panes de desarrollo que generalmente, adoptan los estados y las grandes empresas.