microsoft word edicion y creacion, Monografías, Ensayos de Informática

¡Descarga microsoft word edicion y creacion y más Monografías, Ensayos en PDF de Informática solo en Docsity! 2 Contenido INTRODUCCION .............................................................................................................................. 3 Word................................................................................................................................................... 3 Elementos de Word ....................................................................................................................... 4 Edición básica ................................................................................................................................. 6 Guardar y abrir documentos ..................................................................................................... 11 Formato carácter y párrafo ........................................................................................................ 17 Ortografía y gramática ................................................................................................................ 26 Diseño de página .......................................................................................................................... 30 Tablas .............................................................................................................................................. 36 Estilos .............................................................................................................................................. 43 Plantillas ......................................................................................................................................... 47 Imágenes y gráficos .................................................................................................................... 48 Impresión ........................................................................................................................................ 50 Páginas Web con Word .............................................................................................................. 53 Combinar correspondencia ....................................................................................................... 54 Conclusión ..................................................................................................................................... 56 Referencias .................................................................................................................................... 57 3 INTRODUCCION En esta unidad vamos a conocer el funcionamiento interno de Word, así como sus funciones básicas las cuales nos servirán para la elaboración de documentos tanto como profesionales como personales. De igual modo aprenderemos a estructurar mejor los documentos, a diseñarlos y editarlos de manera adecuada, también aprenderemos y reforzaremos los conocimientos que ya tenemos a cerca de Word para así tener un mejor uso del mismo Word Microsoft Word es un programa informático destinado al procesamiento de textos. Sirve por tanto para escribir textos con cualquier finalidad: académica, profesional, creativa… Cuenta con un completo paquete de herramientas que permite modificar el formato de un escrito. Estas permiten modificar desde el tipo o tamaño de la fuente al diseño de la página, pasando por la inclusión de elementos gráficos como imágenes o tablas. Permite añadir archivos multimedia de vídeo y sonido, pero no es de gran utilidad si la finalidad del documento es imprimirlo. Dispone de un formato de archivo nativo, DOC, que es cerrado. Se ha convertido en poco menos que un estándar gracias a la amplia difusión del programa, haciendo que prácticamente cualquier aplicación cuya finalidad es la de leer o editar textos sea compatible con él. No obstante, también es posible guardar los trabajos en otros formatos como RTF, XPS o XML, además de contar con una herramienta para exportarlos a formato PDF. La aplicación fue creada por la empresa Microsoft y actualmente viene incluida por defecto en el paquete ofimático de Microsoft Office. Fue ideada a partir de 1981 y desarrollada por los programadores Richard Brodie y Charles Simonyi bajo el nombre de Multi-Tool Word para sistemas Xerox, posteriormente para ordenadores IBM que corrían con sistema operativo MS-DOS en el año 1983… Después se crearon varias versiones para Apple Macintosh, AT&T Unix PC, Atari ST y por fin 6 Todas ellas útiles en algún momento de nuestro trabajo con Word. Respecto al estado, nos dará una visión rápida del nº de páginas del documento, palabras y del estado de la ortografía. Área de trabajo Aquí podremos escribir nuestro documento, además, en ella accederemos a un número de opciones considerables. Si hacemos clic en nuestro botón derecho del ratón y seleccionamos con éste un bloque de texto o una frase, veremos las opciones. Área de ayuda y búsqueda En esta área podemos introducir cualquier patrón de búsqueda. El programa nos mostrará el resultado de forma directa o utilizando un panel lateral donde se mostrarán los resultados de la búsqueda. Edición básica Cuando ya se tiene creado un documento, muchas veces necesitamos movernos o desplazarnos a través del texto del mismo, ya sea para revisar lo que hemos escrito, 7 o para hacer correcciones de forma o de contenido. Para eso vamos ahora a conocer algunas formas para desplazarnos y navegar a través de un documento de manera fácil y rápida. Para movernos a través de un texto podemos hacerlo de varias formas: 1. Dando clic con el botón izquierdo del mouse en el lugar donde deseamos agregar o modificar el texto, para mover ahí el punto de inserción. Si deseamos añadir texto al final del documento basta con que sigamos este mismo procedimiento para agregar el texto. Cuando utilizamos este método aparece al lado del cursor del mouse un símbolo que no indica la alineación que tendrá el texto, ya sea Izquierda, Centrada o Derecha. 2. Usando las barras de desplazamiento vertical para movilizarnos hacia arriba o hacia abajo, y la barra de desplazamiento horizontal para movernos a la izquierda y derecha. Esta forma es muy útil para movernos a través de documentos que contienen muchas páginas. Es de considerar que con este método el punto de inserción no se mueve al punto que estamos observando en la pantalla, por lo que debemos igualmente utilizar el método anterior, es decir hacer clic exactamente en el punto donde deseamos iniciar la edición del texto. 3. Podemos movernos también a través del texto utilizando las teclas de flecha en el teclado. Presionar las flechas izquierda o derecha nos permite movernos una letra (o carácter) a la izquierda o la derecha. De la misma manera, si presionamos las teclas hacia arriba o hacia abajo podemos movernos una línea arriba o abajo. Este método es muy útil cuando el punto al que nos queremos mover está bastante cerca de la ubicación en la que estamos trabajando en el momento. Debemos considerar también que de esta manera estamos moviendo del punto de inserción cada vez que presionamos una flecha. 4.- También podemos navegar a través del texto utilizando el teclado o combinaciones de teclas. 8 BORRANDO TEXTO Cuando se comenten errores al momento de digitar o ingresar texto, existen varios métodos que podemos utilizar para corregirlos. Para eliminar un texto ya ingresado, existen dos teclas que nos ayudan para este propósito. Estas son las teclas backspace y suprimir o delete. En esta lección vamos a aprender su uso y otras formas adicionales que podemos utilizar para borrar texto. 1. Si presionamos la Tecla Backs pace el efecto será borrar una letra o carácter a la izquierda del punto de inserción. 2. Si presionamos la Tecla Delete o Suprimir, haremos que sea borrado el caracter o letra a la derecha del punto de inserción. 3. Podemos también borrar una palabra completa ya sea a la izquierda o a la derecha del punto de inserción; para esto utilizamos una combinación de las teclas backs pace y delete con la tecla CONTROL (CTRL) 4. Podemos aumentar la cantidad de texto a borrar si seleccionamos todo el texto que necesitamos eliminar y luego presionamos cualquiera de estas mismas dos teclas. 5. Otro método para eliminar un texto es, de igual manera que el anterior, seleccionar lo que se quiere eliminar y luego, al estar ya seleccionado, iniciar la digitación de un texto por el cual se desee reemplazar. 6. Finalmente podemos también eliminar texto si al tener seleccionada la porción de texto a eliminar utilizamos el comando CORTAR. Podemos acceder al comando CORTAR, en la barra de herramientas Estándar, el botón . Igualmente se encuentra en el Menú EDICIÓN o en la combinación de teclas CTRL + X. Esta forma nos ofrece la ventaja de poder reutilizar el texto ya digitado en otro lugar del documento, ya que el texto desaparece de su ubicación, pero es copiado al 11 Los tabuladores se utilizan para fijar sangría en un lugar exacto y determinar con anterioridad intervalos fijos para inserción de texto dentro de una página. Podemos utilizar la tecla TAB para mover el punto de inserción al siguiente tabulador. Word nos proporciona tabuladores por defecto cada media pulgada. Debido a que nuestro documento probablemente requiera diferentes tipos de tabulación, nosotros podemos definir nuestros propios tabuladores. Ajustando tabuladores utilizando la regla Seleccionamos la porción de texto del cual deseamos cambiar los tabuladores. Seleccionamos el tipo de tabulación que requerimos, para ello damos clic en el botón de tabulación al lado izquierdo de la regla. Ajustando tabuladores utilizando el cuadro de diálogo de tabuladores. Cuando en nuestro documento tenemos necesidad de trabajar con varios tabuladores, será más fácil determinarlos, utilizando el cuadro de diálogo de tabulaciones, que se puede acceder desde el menú FORMATO, la opción TABULACIONES. Aquí podemos definir los tabuladores de una forma precisa y exacta. Guardar y abrir documentos Para guardar un documento puedes utilizar los comandos Guardar y Guardar como… de la pestaña Archivo, o bien el icono de la barra de acceso rápido. * Al utilizar el comando Guardar como, Word que te permite elegir el dispositivo donde vas a guardar el documento, cambiar el nombre del archivo, el tipo y la carpeta que lo contiene. En definitiva, si el documento ya había sido guardado, lo que harás será guardar las modificaciones realizadas en él en un archivo diferente. 12 De este modo podrás conservar el original y la copia modificada por separado. La primera pantalla que aparece al utilizar Guardar como es la siguiente. En esta pantalla se puede elegir la ubicación (dispositivo) y la carpeta donde vamos a guardar el archivo. El dispositivo más utilizado es nuestro propio ordenador, es decir, la opción Equipo. También podemos elegir otras ubicaciones como SkyDrive. Si hacemos clic en Agregar un sitio nos mostrará otra pantalla para elegir entre SharePoint y SkyDrive. También podemos elegir otras ubicaciones en la web. Una vez elegida la ubicación podemos elegir una carpeta dentro de esa ubicación. Podemos hacer clic en una de las carpetas que se nos muestran en la parte derecha de la pantalla o podemos buscar otra carpeta haciendo clic en Examinar. – Al utilizar el comando Guardar (también CTRL+G) o el icono no se abrirá ningún cuadro de diálogo, simplemente se guardarán los cambios. A excepción de un documento que nunca ha sido guardado, en ese caso sí que se abrirá el cuadro de diálogo para que elijas el nombre y ubicación que quieras darle. En función de la versión de Windows que utilices, la ventana será de una forma u otra. Aun así, aunque la estética y botones cambien ligeramente, la base es la misma. Para guardar un archivo debes tener en cuenta: * Dónde se guarda 13 * El nombre del archivo * El tipo del archivo Veamos cómo elegir estos parámetros: · Dónde se guarda: En la parte central del cuadro se muestran los archivos y carpetas que hay dentro de la carpeta en que estamos situados, en este caso otros_word. Ten en cuenta que, para guardar el archivo en una carpeta determinada, la tienes que tener abierta de modo que se muestre su contenido. Lo habitual es elegir una de las carpetas recientes pero la primera vez que guardamos un documento y cuando pulsamos el botón Examinar la carpeta que se muestre sea la que está destinada por defecto a guardar los documentos. Si quieres, puedes pulsar el botón Nueva carpeta para crear una carpeta nueva donde guardar el archivo. Para crear una nueva carpeta deberías utilizar el siguiente icono . - Guardar y sincronizar si el documento está en SkyDrive. El Nombre del archivo, escribe el nombre que quieres darle a tu archivo o documento. Cuando guardamos un documento por primera vez, en este campo aparecen las primeras letras del contenido del documento. · El tipo de archivo se especifica en el desplegable inferior. Normalmente por defecto será Documento de Word, pero desde el menú despegable podemos elegir otros tipos, para, por ejemplo, guardar una copia el formato PDF. Cuando ya existe un archivo con el nombre que queremos guardar en la misma carpeta, aparece un cuadro de diálogo avisándonos, ya que no es posible que esto suceda. Se presentan tres opciones: 16 Word, pero podríamos, por ejemplo, elegir Documentos de Word 97-2003 para mostrar únicamente los que tengan el formato antiguo. · Si no estamos seguros de en qué carpeta está el archivo lo mejor es que utilices el buscador que encontrarás en la parte superior derecha del cuadro de diálogo. Aunque no sepas la carpeta exacta, debes recordar que las carpetas están unas dentro de otras, en orden jerárquico. De modo que, si normalmente guardas tus documentos en subcarpetas dentro de Mis documentos, deberás situarte en la carpeta padre Mis documentos y utilizar el cuadro de búsqueda, ya que este incluye las subcarpetas en su ámbito de búsqueda. Eliminar y recuperar archivos · Desde los cuadros de diálogo Abrir y Guardar como podemos borrar un archivo o carpeta que esté listado. Para ello haremos clic con el botón derecho del ratón sobre el elemento y elegiremos la opción Eliminar. O bien lo seleccionamos y pulsamos la tecla SUPR. Pero, ¿y si lo borramos por error y queremos recuperarlo? · En los sistemas Windows los elementos eliminados se envían a una papelera. Para restaurar un archivo o carpeta, simplemente debemos recuperarlo desde ésta. 1. Para abrir la papelera sitúate en el Escritorio y haz doble clic sobre el icono de Papelera de reciclaje. 2. Selecciona los Elementos a restaurar haciendo clic sobre ellos. Si son elementos alternativos utiliza la tecla CTRL para seleccionarlos o la tecla MAYÚS si son consecutivos. 3. Una vez seleccionados haz clic con el botón secundario del ratón sobre uno de los elementos seleccionados y elige Restaurar en el menú contextual. Los archivos seleccionados volverán a estar en el sitio donde se encontraban antes de ser eliminados. Si no sabes dónde estaban anteriormente los elementos a 17 restaurar, lístalos en vista Detalle y fíjate en la ruta que aparece en la columna Ubicación original antes de restaurarlos, ya que es ahí donde lo guardará. · Hay que tener en cuenta que una vez vaciada la papelera de reciclaje ya no se pueden recuperar los archivos por este método. Formato carácter y párrafo Formato de un texto Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la forma de presentar el texto. Por ejemplo: poner una palabra en cursiva, alinear un párrafo a la izquierda o colocar un borde sombreado a una tabla son operaciones típicas de formato que sólo afectan a la forma en cómo vemos el texto, pero no al propio contenido del texto. Aunque lo fundamental cuando escribimos un texto es lo que se dice en él, la forma en la que lo vemos también tiene mucha importancia. Un texto con un buen contenido, pero mal formateado pierde mucha calidad. Afortunadamente, es muy fácil dar un formato atractivo con Word. Con un poco de trabajo adicional para formatear un texto se consiguen resultados espectaculares, incluso puedes dar tu toque de diseño de forma que tus documentos se diferencien del resto. En Word podemos clasificar las acciones que tienen que ver con el formato en tres grandes grupos. 1. Formato carácter. Afectan a los caracteres en sí mismos como el tipo de letra o fuente, tamaño, color, etc... 2. Formato párrafo. Afecta a grupos de caracteres como líneas y párrafos, por ejemplo, alineación y sangrías. 18 3. Otros formatos. Aquí incluimos el resto de acciones que se pueden hacer sobre el formato como tabulaciones, cambio a mayúsculas, numeración y viñetas, bordes y sombreados, etc. Formato carácter. Fuentes Los caracteres son todas las letras, números, signos de puntuación y símbolos que se escriben como texto. Las letras incluidas en imágenes, no se consideran caracteres a estos efectos y no se les pueden aplicar los formatos que vamos a estudiar. Vamos a ver las posibilidades más comunes para variar el aspecto de los caracteres que están disponibles en la pestaña Inicio dentro del grupo de herramientas Fuente. También aparecen las herramientas de formato automáticamente al seleccionar una palabra o frase para poder modificar, fuente, tamaño y estilo de fuente, etc. Fuente Un apartado a elegir con cuidado es la fuente del texto ya que determinará en gran medida el aspecto del texto. Para cambiar el tipo de letra o fuente lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los caracteres, palabras o líneas sobre los que queremos realizar el cambio. A continuación, hacer clic sobre el pequeño triángulo que hay al lado de la fuente actual, esto hará que se abra una ventana con las fuentes disponibles. Observa que el propio nombre de la fuente está representado en ese tipo de fuente, de forma que podemos ver el aspecto que tiene antes de aplicarlo. El menú desplegable tiene dos zonas separadas por una doble línea horizontal, en la parte superior están las últimas fuentes utilizadas y en la parte inferior todas las disponibles. Podemos hacer clic en las flechas arriba y abajo de la barra de desplazamiento de la derecha para que vayan apareciendo todos los tipos de letra disponibles, también podemos desplazar el botón central para movernos más rápidamente. 21 Aplicar una sangría a un párrafo es desplazar un poco el párrafo hacia la derecha o izquierda. Se realiza seleccionando el párrafo y haciendo clic en uno de estos botones de la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Párrafo, según queramos desplazar hacia la izquierda o hacia la derecha. Así desplazamos el párrafo 1,25 cm. cada vez que hacemos clic en el botón, pero también se puede desplazar otro valor que deseemos. Relación entre Saltos de página y párrafos Word 2007 inserta automáticamente los saltos de página cuando llega al final de la página. También se pueden insertar saltos de página manualmente desde la pestaña Insertar, haciendo clic en el botón , como veremos en el punto correspondiente. Al insertar un salto de página automáticamente puede ocurrir que un párrafo quede dividido entre dos páginas, normalmente esto no supone ningún problema, pero en determinadas ocasiones puede interesarnos que un párrafo no sea partido por un salto de página. Para conseguir esto debemos activar la casilla Conservar líneas juntas que se encuentra en el iniciador del cuadro de diálogo Párrafo, pestaña Líneas y saltos de página. Otros formatos. Tabulaciones Las tabulaciones son posiciones fijas a las cuales se desplaza el cursor cuando pulsamos la tecla de tabulación TAB. Cuando necesitamos insertar texto en columnas o tablas pueden ser muy útiles las tabulaciones. Word tiene por defecto definidas tabulaciones cada 1,25 cm. Pero se pueden establecer tabulaciones en las posiciones que deseemos. Además, podemos definir la alineación para cada tabulación. 22 Vamos a ver cómo establecer tabulaciones utilizando la regla horizontal. Tener en cuenta que las tabulaciones afectan solo al párrafo en el que se definen. Para establecer cada tabulación repetir estos dos pasos, luego de habilitar la regla, haciendo clic en el botón para activar la regla (se encuentra sobre la barra de desplazamiento vertical): 1. Hacer clic en el extremo izquierdo de la regla horizontal para seleccionar la alineación de la tabulación que vamos a insertar. Por cada clic que hagamos irán apareciendo rotativamente las siguientes alineaciones: izquierda, centrada, derecha, decimal, línea de separación, sangría de primera línea y sangría francesa. 2. Colocar el cursor en la regla horizontal en la posición en la que deseemos establecer la tabulación y hacer clic, veremos cómo se inserta el icono con la tabulación seleccionada. Si queremos modificar la posición de una tabulación basta colocar el cursor en el icono de esa tabulación y hacer clic y arrastrarlo a la nueva posición. cambio a mayúsculas En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Fuente, se encuentra la opción Cambiar a mayúsculas y minúsculas... , nos ofrece cinco posibilidades para cambiar las mayúsculas del texto seleccionado: - Tipo oración. La primera letra después de cada punto en mayúsculas el resto en minúsculas. - Minúsculas. Todas las letras en minúsculas. - MAYÚSCULAS. Todas las letras en mayúsculas. - Poner en mayúsculas cada palabra. La primera letra de cada palabra en mayúscula y el resto de la palabra en minúsculas. - Alternar MAY/min. Cambia las mayúsculas por minúsculas y viceversa. 23 También podemos manejar las mayúsculas mediante el teclado presionando Mayúsculas + F3, las palabras del texto seleccionado cambian alternativamente a las tres formas, siguientes: - MAYÚSCULAS. - minúsculas. - Tipo oración. Copiar formato En la pestaña Inicio, dentro del grupo de herramientas Portapapeles, tenemos disponible el icono para copiar formato . Este icono permite copiar las características de formato de un texto para aplicarlas a otros textos, solo copia el formato dejando el propio texto igual que estaba. Este icono se puede utilizar para copiar un formato una vez o para copiar un formato varias veces. Una vez: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, ir a la barra de herramientas y hacer clic en el icono de copiar formato , el cursor tomará la forma de brocha, colocarlo sobre la palabra en la que queremos copiar el formato, y hacer clic sobre ella. Varias: Hacer clic sobre la palabra de la cual queremos copiar el formato, hacer doble clic en el icono de copiar formato , el cursor tomará la forma de brocha, a continuación, hacer clic sobre tantas palabras como se desee, y para acabar volver a hacer clic en el icono de copiar formato. En ambos casos, si queremos copiar el formato sobre un conjunto de palabras o líneas, una vez el cursor tome la forma de brocha, seleccionar las palabras o líneas y el nuevo formato se copiará sobre ellas. Copiar formato, copia tanto el formato carácter como el formato párrafo. Puede ser útil copiar formato, por ejemplo, en el caso que tengamos un documento con varios títulos de puntos o apartados, si decidimos cambiar el formato de esos 26 que contenía el documento. Sin embargo, en este panel el formato está descrito de una forma mucho más amplia. 2. Modificar el formato Al hacer clic en uno de los elementos del formato que aparecen en color azul, se abrirá el cuadro de diálogo correspondiente para que cambiemos el formato. Por ejemplo, al hacer clic en Fuente se abrirá el cuadro de diálogo para modificar la fuente. De la misma forma que se abriría si hiciésemos clic en la pestaña Inicio, Fuente. De esta manera tenemos un acceso más directo a los diferentes cuadros de diálogo del menú Formato. Es decir, podemos modificar todos los elementos desde el propio panel, lo cual es una gran ventaja. Ortografía y gramática La revisión ortográfica y gramatical es otra de las grandes aportaciones de los procesadores de texto. Word 2010 dispone de potentes herramientas en este campo que han sido mejoradas notablemente desde las primeras versiones. Evitar que haya errores en nuestros textos es ahora mucho más fácil. No obstante, conviene saber que revisar un documento y que Word no encuentre ningún error no quiere decir que, necesariamente, sea así. Ya que hay errores que Word no puede detectar puesto que dependen del contexto. La forma que tiene Word para detectar las palabras erróneas es comprobar si las palabras de nuestro documento existen en el diccionario que lleva incorporado, junto con algunas reglas gramaticales. Lo que no es capaz de hacer Word, por el momento, es discernir el significado de las palabras en cada contexto. Por ejemplo, si escribimos La bibliografía del gran escritor Miguel Delibes es muy basta y ¡Basta ya de gritar! Word no detectará ningún error puesto que tanto “basta” 27 como “vasta” son palabras correctas que existen en el diccionario, aunque en el primer caso la palabra correcta es “vasta” y en el segundo caso “basta”. La revisión ortográfica consiste en comprobar que las palabras de nuestro texto no son erróneas y la revisión gramatical trata de que las frases no contengan errores gramaticales como por ejemplo “Los libros son buenas”; donde no concuerdan el género del sujeto y del adjetivo. Obviamente Word realiza mejor la revisión ortográfica, porque únicamente debe contrastar con los diccionarios. Por eso es importante que prestemos especial atención a los posibles fallos gramaticales, que, al depender del contexto, son más difíciles de identificar para el programa. Podemos realizar una revisión ortográfica, una gramatical o ambas a la vez. Revisar mientras se escribe De forma predeterminada, Word irá subrayando con una línea ondulada las palabras que considere que contienen errores ortográficos en rojo y las que considere que contienen errores gramaticales en verde. Lo hará a medida que vayamos escribiendo, sin necesidad de solicitar la revisión de forma expresa. Estas líneas son únicamente informativas, lo que significa que si imprimimos el documento no se imprimirán. • Para corregir el error debemos colocar el cursor sobre palabra subrayada y pulsar el botón derecho del ratón. Entonces aparecerá el menú contextual que nos permitirá elegir una de las palabras sugeridas. • Además de las palabras sugeridas, en el menú contextual encontramos varias opciones interesantes: – Omitir: En ocasiones el corrector se equivoca, o simplemente estamos utilizando nombres propios o marcas que no están incluidos en el diccionario. En tal caso, deberemos omitir el error. Si queremos que no vuelva a identificar esta palabra como un error a lo largo del documento, deberemos seleccionar Omitir todas. Los fallos gramaticales se basan en que la palabra en sí no tiene ningún error, el error 28 es producido por su dependencia con el contexto, por ese motivo, no podremos omitir todas, sino que deberemos Omitir una vez. – Agregar al diccionario. Añade la palabra subrayada al diccionario personalizado y no la volverá a mostrar subrayada. Podemos agregar palabras al diccionario si estamos seguros de su existencia. Por ejemplo, términos científicos que no suelen estar contemplados. O bien, por motivos prácticos. Si utilizamos constantemente el nombre de nuestra empresa (aulaClic) y siempre presenta problemas, lo más práctico es incluirlo en el diccionario, para no tener que omitirlo en cada uno de los documentos. – Autocorrección. La autocorrección permite que Word substituya automáticamente la palabra errónea por otra de la lista de sugeridas mientras la escribimos. La veremos con detalle más adelante. – Idioma. Al hacer clic aparecerá una lista para que seleccionemos el nuevo idioma. – Ortografía… / Gramática… Si hacemos clic aquí aparecerá un el cuadro de diálogo que nos ayuda a realizar la revisión de todo el documento sin necesidad de ir palabra por palabra. Veremos este cuadro en el siguiente apartado. – Buscar. Se trata de una nueva opción de Word 2010. Permite realizar una búsqueda de la palabra en los distintos diccionarios instalados, así como en internet. Puede resultar útil si pretendes utilizar palabras coloquiales no aceptadas por los diccionarios, pero sí popularmente o en determinadas jergas. Tener activada la opción de revisar mientras se escribe puede causar que, en documentos extensos, la carga del documento resulte lenta. Ésto se debe a que, al abrir el archivo, se revisará automáticamente todo su contenido. Si utilizamos Word fundamentalmente en archivos extensos o para revisar y visualizar lo que han escrito otras personas, no nos interesará tener activa la corrección. Autocorrección Mediante la autocorrección Word puede corregir algunos errores obvios sin previo aviso y nos ofrece la posibilidad de realizar nuestras propias correcciones. 31 Estos márgenes se definen en la pestaña Diseño de página, en el grupo de herramientas Configurar página, se nos muestra las herramientas con las que se puede modificar Márgenes, Orientación, Saltos de página, Tamaño, Números de línea, Columnas y Guiones. Al hacer clic sobre el botón Márgenes, aparecen unos márgenes predeterminados que se pueden utilizar para agilizar la tarea. Si ninguno de esos márgenes es correcto para el documento que está realizando, entonces se puede personalizar haciendo clic en la opción Márgenes Personalizados. También se puede modificar el tamaño de la hoja, en la cual saldrá impreso el documento. Al hacer clic en el botón Tamaño, se abre una lista de Tamaños predeterminados. Pero, al igual que en los márgenes, aquí también se puede personalizar el tamaño de la hoja, haciendo clic en la opción Más tamaños de papel. En el cuadro de diálogo de la pestaña Márgenes podemos fijar los márgenes tecleando los cm. deseados en cada campo. Ø Superior. Debemos indicar la distancia entre el borde superior de la página y la primera línea del documento. Ø Inferior. Indicaremos la distancia entre la última línea del documento y el borde inferior de la página. Ø Izquierdo. Introduciremos la distancia entre el borde izquierdo de la página y el principio de las líneas del documento. Ø Derecho. Indicaremos la distancia entre el borde derecho de la página y el final de las líneas del documento. Ø Encuadernación. Es un espacio adicional para cuando vamos a utilizar las páginas para encuadernar un libro. Ø Posición del margen interno. Posición del margen interno, normalmente se refiere al margen de encuadernación. 32 Ø Orientación. Aquí indicamos si la página tiene orientación vertical (la más usual) o horizontal (también llamada apaisada). Ø Páginas. Podemos establecer varias páginas, en ese caso tenemos varias opciones: Márgenes simétricos, Dos páginas por hoja o Libro plegado. Al establecer cada una de estas opciones la vista previa te mostrará claramente en qué consisten. Ø En la parte derecha de la pantalla tenemos la Vista previa que nos dará una idea bastante aproximada de cómo afectan los cambios que hemos introducido al diseño de la página. Ø Si pulsamos el botón Predeterminar, los valores actuales serán los que se utilicen en los nuevos documentos que creemos. En la pestaña Papel determinaremos el tipo de papel a utilizar para la impresora, A4, Carta, etc. y también la bandeja de la que tomará el papel la impresora, en caso de que tenga más de una. En la pestaña Diseño fijaremos la posición de Encabezados y pies de página. Hemos dicho que fuera de los márgenes no se puede escribir, pero hay una excepción, los encabezados y pies de página se escriben en la zona de los márgenes. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página, debemos tenerlo en cuenta a la hora de fijar la amplitud de los márgenes. Los encabezados y pies de página son un texto, generalmente de una o dos líneas, que se repite en todas las páginas, donde se suele indicar cosas como el título del documento, el autor, etc. Los veremos con detalle en el punto correspondiente de esta unidad. Si vamos a utilizar encabezados o pies de página deberemos ir a la pestaña Diseño y en ese cuadro de diálogo rellenaremos los campos correspondientes: Ø Encabezado: indicaremos los cm. que deseamos que haya entre el borde superior del papel y la primera línea del encabezado. Ø Pie de página: diremos los cm. que deben quedar entre la última línea del pie de página y el borde inferior de la página. 33 Una vez fijados todos los parámetros que acabamos de ver para apreciar el efecto global de los márgenes en nuestro documento debemos pasar a vista de Diseño de impresión. Encabezados y pies de página Un encabezado es un texto que se insertará automáticamente al principio de cada página. Esto es útil para escribir textos como, por ejemplo, el título del trabajo que se está escribiendo, el autor, la fecha, etc. El pie de página tiene la misma funcionalidad, pero se imprime al final de la página, y suele contener los números de página. Para modificarlos vamos a la pestaña Insertar y hacemos clic en alguno de los dos botones (Pie de página o Encabezado) y seleccionamos la opción Editar. Se mostrará una nueva pestaña: Observa cómo ha aparecido una línea punteada con el rótulo Encabezado, el cursor se ha situado dentro, y también se ha abierto la pestaña Herramientas para encabezado y pie de página, que contiene los iconos con todas las opciones disponibles. Ahora podemos teclear el encabezado arriba del cuadro punteado y, si lo creemos conveniente, insertar números de página, fecha, etc., mediante los iconos de la barra de herramientas, como vamos a ver a continuación. Una vez hayamos acabado de editar el encabezado o pie de página finalizaremos haciendo clic en el botón Cerrar encabezado y pie de página, a la derecha de la ventana. Mediante estos botones podemos pasar del encabezado al pie y viceversa. Veamos más botones de esta barra. Ø Insertar Propiedades. Al hacer clic en Elementos rápidos y luego en Propiedad, se abre una lista despegable con los autotextos disponibles. Elegir uno de ellos haciendo clic sobre él. En ocasiones esta opción ahorra tiempo ya que permite, por ejemplo, insertar con un sólo clic el autor, la página y la fecha. 36 1) Continuar desde la sección anterior (o empezar desde uno, si ésta es la primera sección) 2) Iniciar en el número que especifiquemos en la opción Iniciar en: Si tenemos estructurado nuestro documento en capítulos, también podemos incluir el número del capítulo junto con el de la página, marcando la casilla Incluir número de capítulo y seleccionando un formato. Tablas Las tablas permiten organizar la información en filas y columnas, de forma que se pueden realizar operaciones y tratamientos sobre las filas y columnas. Por ejemplo, obtener el valor medio de los datos de una columna o para ordenar una lista de nombres. Otra utilidad de las tablas es su uso para mejorar el diseño de los documentos ya que facilitan la distribución de los textos y gráficos contenidos en sus casillas. Esta característica se emplea sobre todo en la construcción de páginas Web para Internet. Vemos, pues, que esta forma de organizar los datos es mucho más potente que utilizando las tabulaciones u otros métodos. Una tabla está formada por celdas o casillas, agrupadas por filas y columnas, en cada casilla se puede insertar texto, números o gráficos. Creación de tablas Se puede crear una tabla de tres formas equivalentes, todas están en la pestaña Insertar, seleccionar dentro de una cuadrícula las filas o columnas, definirla usando números para especificar cuantas filas y columnas se necesitan o dibujándola con el ratón, según el tipo de tabla será más útil un método u otro, vamos a ver los tres. Para insertar una tabla debemos hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar el botón Tabla, allí se muestra una ventana con las tres opciones. 37 1. Una de las formas es utilizar el un cuadriculado que simula una tabla, cada cuadrado sería una celda de la misma. 2. La segunda opción es haciendo clic en Insertar Tabla, este vínculo abre una ventana que permite determinar la cantidad de filas y columnas para la tabla. 3. La tercera opción es usar el vínculo Dibujar Tabla, aquí se dimensiona la tabla dibujándola con el mouse. Cuando creas una tabla, Word te permite aplicarle directamente un estilo con un sólo clic para ello deberás seleccionar la tabla y mostrar el contenido de la pestaña Diseño, allí podrás seleccionar uno entre un amplio listado en la sección Estilos de tabla. Mediante esta opción podemos elegir entre varios formatos ya establecidos, como, por ejemplo, Tabla con cuadrícula que es el que está marcado con un cuadro naranja en la imagen. Word aplicará las características del formato elegido a nuestra tabla. El programa también te permite dibujar, y por lo tanto añadir, nuevos bordes a la tabla. De esta forma podrá tomar un aspecto mucho más parecido a lo que tengamos en mente. Para ello hacer un clic en la pestaña Diseño selecciona el icono del lápiz que está a la izquierda, el cursor tomará la forma de un lápiz. Hacer clic y arrastrar el cursor para dibujar el rectángulo con el tamaño total de la tabla. Desplazarse, seleccionar y borrar en las tablas Una vez tenemos creada la tabla vamos a ver cómo introducir contenido en ella. En términos generales, no hay diferencia entre introducir texto dentro o fuera de una tabla. 38 La mayor parte de las funciones sobre formato están disponibles en el texto de las tablas, se puede poner texto en negrita, cambiar el tamaño, se pueden incluir párrafos y se pueden alinear de varias formas igual que se hace normalmente. Nos podemos desplazar por las celdas con las teclas de movimiento del cursor, se puede seleccionar, copiar y borrar el texto de las celdas de forma normal, pero además, hay algunas formas específicas de desplazarse, seleccionar y borrar para las tablas que vamos a ver a continuación. Ø Desplazarse Para colocarse en una celda, basta hacer clic en ella con el cursor. Al pulsar la tecla TAB en la última celda de la tabla se crea una nueva fila. Ø Seleccionar Para seleccionar una celda colocar el cursor justo encima del lado izquierdo de celda, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra inclinada hacer clic y la celda se pondrá en negro. Para seleccionar una columna colocar el cursor justo encima de la columna, y cuando el cursor tome la forma de una pequeña flecha negra que apunta hacia abajo hacer clic y la columna quedará en vídeo inverso. Para seleccionar una fila hacer lo mismo que para seleccionar una celda, pero haciendo doble clic o también colocando el cursor a la izquierda de la fila y haciendo clic. También se pueden seleccionar celdas, filas y columnas haciendo clic dentro de la celda y arrastrando a lo largo de las celdas que queramos seleccionar. Ø Borrar Para borrar una celda, columna o una fila basta con seleccionarla y pulsar la tecla Retroceso (Backs pace), si sólo queremos borrar su contenido pulsar la 41 Ø Sombreado y Bordes. De todos modos, si no deseas aplicar exactamente el formato del estilo visual que aparece predeterminado, puedes modificarlo, ya sea aplicando un sombreado distinto o cambiando los bordes, con los botones de Sombreado y Bordes. Datos Ø Ordenar. Permite ordenar las celdas de la tabla en orden descendente o ascendente según su contenido. Si las celdas contienen fechas o números lo tendrá en cuenta al ordenar. Ø Formula. Hay que colocar el cursor en la celda que queramos que contenga el resultado y pinchar en este icono, de forma automática se mostrará la fórmula de suma de todas las celdas que estén por encima (en la misma columna) Posibles errores: Para que se pueda realizar la suma, el contenido de las celdas ha de ser números. Si el contenido no son números aparecerá un mensaje de error ("Final de fórmula inesperado"). No obstante, esta función tiene un comportamiento en cierta forma "inteligente" puesto que, por ejemplo, si una columna contiene números en todas las celdas excepto en la primera (donde suele ir el título de la columna) no se produce ningún error y la suma se realiza correctamente. También, si colocamos varios números dentro de una misma celda, separados por blancos, los considerará a todos al realizar las sumas. A parte de la autosuma, se pueden hacer otras muchas operaciones en una tabla. Por ejemplo, se puede realizar la suma de las celdas situadas a la izquierda, y también se puede especificar un formato concreto para visualizar los resultados, en el caso que vemos en esta figura, si el valor es cero, aparecerá 0,00 y se pondrán los puntos para separar los miles y la coma para separar los decimales. Menú contextual de Tablas 42 Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre una tabla se abre el menú contextual de Tablas. Desde aquí podemos ejecutar algunas de las funciones que acabamos de ver en la barra de herramientas de Tablas y bordes, y también podemos acceder a Propiedades de tabla... donde encontraremos las distintas formas de ajustar el texto que rodea la tabla, así como la forma de establecer márgenes y espaciado en las celdas. Más cosas Word permite meter dentro de una celda otra tabla completa, es lo que se llama anidar tablas. También es posible arrastrar una tabla completa a otra zona de la página de forma muy sencilla. Cuando insertamos una imagen dentro de una celda que contiene texto podemos elegir entre varias formas de que el texto se ajuste a la imagen o gráfico. Si quieres ver cómo anidar tablas, cómo mover tablas libremente, ajustar imágenes dentro de una tabla. Convertir texto en tablas En ocasiones disponemos de datos con una determinada estructura que nos gustaría pasar a una tabla. Por ejemplo, tenemos una serie de datos organizados en columnas mediante tabulaciones. Word dispone de una potente herramienta capaz de pasar datos de este tipo a tablas. Si los datos están bien organizados la facilidad para pasarlos a tabla es sorprendente. Se pueden pasar tanto datos numéricos como alfanuméricos. De forma similar también se pueden pasar los datos contenidos en una tabla a texto. 43 Estilos Un estilo es un conjunto de formatos identificados por un nombre. La principal ventaja de utilizar estilos es que con un solo clic aplicamos varias características de formato a la vez. Existen muchos estilos ya definidos (o predefinidos) en Word, por ejemplo, el estilo Titulo 1 está compuesto por tamaño de letra de 16 puntos, fuente "Arial", negrita y párrafo alineado a la izquierda. Pero, además, se pueden crear estilos personales, con las características de formato que deseemos. Por ejemplo, podemos definir un estilo para aplicar a los títulos de nuestros documentos, otro estilo para escribir las direcciones de correo, otro estilo para cuando queremos resaltar algo importante del texto, etc. Definir estilos personales ayuda a que nuestros documentos tengan un diseño propio y nos permite trabajar más eficientemente. Aplicar estilos Para acceder a los Estilos podemos hacerlo desde la pestaña Inicio en el grupo de herramientas Estilo. Desde allí también se puede acceder al cuadro de diálogo Estilo. Para acceder al cuadro de diálogo Estilo, hacer clic en el botón inicializador del cuadro de diálogo Estilo, que se encuentra en la parte inferior del grupo de herramientas Estilo (pestaña Inicio). En el grupo de herramientas, aparecen Estilos predeterminados que facilitan la tarea, simplemente selecciona el texto que deseas modificar y luego haz clic en el Estilo deseado. Si haces clic en el botón , puedes ver la totalidad de estilos predefinidos. Para aplicar un estilo a un texto de nuestro documento desde el cuadro de diálogo Estilos sólo tienes que seleccionar el texto y hacer clic en uno de los estilos que se muestran en el panel Estilos. 46 Pero, en ciertas ocasiones, pueden aparecer situaciones en las que se producen algunos conflictos que requieren un estudio más detallado. Más sobre estilos Ø Ámbito de un estilo Un aspecto importante al crear un estilo es saber en qué documentos estará visible. Es decir, cuándo aparece el estilo al desplegar el cuadro de estilos de la barra de formato o cuándo aparece en la lista del panel de Estilos. Como norma general un estilo sólo está visible en el documento en que se crea. Si marcamos la casilla Documentos nuevos basados en esta plantilla estará visible en todos los documentos que se creen con esa plantilla. En cualquier caso, sólo está visible para los nuevos documentos no para los antiguos. Una forma de saltarte esta norma es con el Administrador, como verás más abajo. Otra forma es mostrar todos los estilos en el panel de Estilos. Ø El Organizador Cada documento tiene asociados unos estilos disponibles en función de la plantilla a la que pertenece y si se han creado nuevos estilos para él. Pero hay una 47 herramienta que permite hacer que un documento tenga acceso a otros estilos. Esa herramienta se llama Administrador. El Administrador también permite ver todos los estilos que existen y decidir si hay estilos duplicados, si hace falta alguno nuevo, si hay que cambiar de nombre algún estilo, etc., es decir, como su propio nombre indica ayuda a administrar los estilos. Plantillas Una plantilla es un modelo o patrón para crear nuevos documentos. En una plantilla se guarda internamente el formato utilizado, es decir, el estilo de la fuente, el tamaño, etc., de todo el documento, así como los formatos de las tablas, las tabulaciones incluidas, la configuración de números de página, cabeceras y pies de página. Una plantilla puede sernos útil cuando usamos muchas veces un documento con la misma estructura. Por ejemplo, para mandar faxes, el documento será siempre muy parecido, ya que tendrá títulos para identificar al autor, la dirección, el remitente, el asunto, etc. Una plantilla es un documento de Word 2007 con la característica de que el tipo de documento es plantilla de documento (.dotx) La principal característica de una plantilla es que al utilizarla se crea un documento Word normal con los datos introducidos en ese momento y la plantilla permanece en su estado original, de forma que la podemos utilizar cuantas veces queramos. Un ejemplo de plantilla es Normal.dotx. Cada vez que abrimos un documento nuevo estamos utilizando la plantilla Normal.dotx. Word asigna la plantilla Normal.dotx automáticamente al crear un nuevo documento. Esta plantilla es la que contiene la información del tipo de letra, estilo, tamaño, etc. que tienen por defecto los documentos nuevos. En unidades anteriores hemos visto como en algunos casos, por ejemplo, en el menú Formato de Fuente, hay un botón llamado Predeterminar que hace que los 48 cambios afecten a todos los documentos nuevos, esto se consigue modificando la plantilla Normal.dotx. Para modificar la plantilla Normal.dotx, primero debemos abrirla, hacer los cambios que deseemos y posteriormente guardarla. Si por cualquier motivo hemos realizado demasiados cambios y no nos acordamos cómo estaba en su estado original podemos volver a tener la plantilla original borrándola, es decir eliminar el archivo Normal.dotx de nuestro disco duro. La próxima vez que abramos Word con un documento nuevo se creará automáticamente. Word dispone de otras muchas plantillas para escribir Cartas, Faxes, Informes, etc. vamos a aprender a utilizarlas y posteriormente veremos cómo podemos modificarlas para adaptarlas a nuestras necesidades, y también cómo crear plantillas nuevas a partir de un documento Word. Imágenes y gráficos Hoy en día un documento para que sea considerado como un buen documento debe incluir, siempre que sea necesario, gráficos o imágenes, sobre todo si se va a distribuir por Internet. Un excelente procesador de textos como es Word no podía dejar de tener en cuenta que la imagen cada vez está más integrada con el texto. Cada nueva versión del programa incorpora mejoras en este aspecto como vamos a ir viendo. En Word se puede trabajar con diferentes tipos de gráficos, vamos a enumerar estos diferentes tipos para saber a qué nos referimos con cada término a lo largo del resto de este tema. Podríamos clasificar los elementos gráficos utilizados en Word en dos grandes grupos con algunas subdivisiones, imágenes y gráficos: IMÁGENES. • Imágenes vectoriales o prediseñadas. Imágenes prediseñadas procedentes de las librerías que Word tiene organizadas por temas. Estas imágenes 51 Descripción de la ventana Imprimir Vamos a ver las diferentes opciones que ofrece cada elemento de este cuadro de diálogo: • Impresora. En el recuadro Impresora, podemos elegir la impresora por la que queremos que salga la impresión. Se utiliza cuando tenemos más de una impresora conectadas a nuestro ordenador, bien sea directamente o por red. Pinchando en el botón Propiedades podemos cambiar algunos parámetros como el tipo de papel, la orientación del papel, si queremos impresión en color o blanco/negro, etc. • Intervalo de páginas. En este recuadro indicamos las páginas que queremos imprimir, basta con pinchar en la opción deseada: - Todo. Imprime todo el documento. - Página actual. Imprime la página en la que se encuentra situado el punto de inserción en ese momento. - Selección. Si tenemos seleccionada alguna parte del documento, podemos pinchar en esta opción para que nos imprima únicamente el texto seleccionado. - Páginas. Permite indicar qué páginas queremos que nos imprima. Si queremos páginas salteadas, poner los números de página separados por coma, por ejemplo: 2, 8, 10 imprimiría las páginas 2, 8 y 10 Para indicar un intervalo, poner la página inicial y la página final separadas por un guion, por ejemplo: 4-7 imprimiría las páginas 4, 5, 6 y 7. Se puede indicar un intervalo sin página inicial para indicar 'hasta', por ejemplo: -3 imprimiría las páginas 1, 2 y 3 (hasta la página 3); o bien sin página final para indicar 'desde', por ejemplo 12- imprimiría las páginas desde la página 12 hasta la última ambas inclusive. También podemos combinar cualquiera de las formas anteriores, por ejemplo: 2, 3, 10- imprimiría las páginas 2, 3, 10, 11, ... hasta la última. • Copias. En el recuadro Copias se indica el número de copias que queremos, es decir nos imprime lo que le hemos indicado en el recuadro Intervalo de páginas, tantas veces como indicamos en Número de copias. Si la opción Intercalar no está activada, imprime una copia entera y después otra copia, mientras que si activamos Intercalar imprime todas las copias de cada página juntas. • Zoom. En el recuadro Zoom tenemos dos opciones. - Páginas por hoja. Permite elegir cuántas páginas por hoja deseamos, por ejemplo 4 imprimiría 4 páginas en una sola hoja de papel. De este modo podemos ahorrar mucho papel si queremos tener impresas las versiones provisionales de nuestros documentos. 52 - Escalar al tamaño del papel. Permite indicar el papel que tenemos en nuestra impresora, por ejemplo, A4. Como valores recomendables podemos elegir desde 1 a 16 Páginas por hoja, en Escalar al tamaño del papel el menú despegable nos ofrece varios valores (A3, A4, Carta,) y también el valor Sin escala. Este último valor puede producir resultados un tanto inesperados en algunos casos, lo recomendable es poner el tamaño del papel que estemos usando, usualmente A4, para este tamaño se pueden imprimir de forma legible hasta 4 Páginas por hoja. Vista preliminar Antes de imprimir un documento podemos ver cómo quedará en el papel, esto podemos hacerlo de dos formas. 1. Vista diseño de impresión. Como ya vimos en el tema 2, un documento se puede ver desde diferentes vistas utilizando los botones de presentación. El primer botón es la vista Diseño de impresión que permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc. En la mayor parte de la ocasión será suficiente utilizar esta vista antes de imprimir, pero en ocasiones podemos necesitar algunas funciones más, en ese caso podemos utilizar la Vista preliminar. 2. Vista preliminar. La vista preliminar permite visualizar la página tal y como se imprimirá, con gráficos, imágenes, encabezados y pies de página, etc. pero además permite ver varias páginas a la vez, aumentar y reducir el tamaño, y algunas cosas más que vamos a ver ahora. Para desplegar la vista preliminar ir al Botón Office y desplegar la opción Imprimir y elegir Vista preliminar. Instalar una impresora La impresora es uno de los periféricos más utilizados del ordenador, en este punto aprenderemos a instalar una impresora y a configurarla en un sistema operativo. Hoy en día es muy fácil instalar nuevos dispositivos hardware, como impresoras, ya que la mayoría utilizan la tecnología Plug & Play que hace que el sistema operativo reconozca la nueva impresora nada más conectarla al ordenador y nosotros no tengamos que hacer nada para instalarla. No obstante, en algunos casos podemos necesitar hacer el proceso manualmente. Cuando nosotros conectamos una impresora a nuestro ordenador es preciso instalar los controladores para que el sistema la reconozca. 53 Páginas Web con Word Dado el auge que está experimentando Internet es comprensible que Word incorpore un editor de páginas Web. Por supuesto no se puede comparar con FrontPage, la herramienta específica de Microsoft en este campo, o con otros programas como Dreamweaver de Macromedia, pero es muy útil para empezar a realizar nuestras primeras páginas Web. Sobre todo, dada la posibilidad de convertir directamente nuestro documento Word en una página Web. En cuanto a las características de Word respecto de la edición de páginas Web cabe resaltar que el lenguaje de construcción de las páginas web, el HTML ha sido integrado completamente dentro de Word 2010. Para nosotros, trabajar en una página Web desde Word será completamente transparente, y lo haremos como con cualquier documento, sin preocuparnos por el HTML. Trabajar con una página Web • Si queremos crear una nueva página, lo haremos como un documento normal, y ya nos preocuparemos a la hora de guardarlo de hacerlo como una página Web. • Si lo que queremos es editar una página existente... Si la página está en nuestro disco duro, podemos buscarla y abrirla como un documento normal, a través del diálogo Abrir. O buscar el archivo, y hacer clic derecho sobre él, y en el menú contextual, elegir Microsoft Office Word en el menú Abrir con. Otra opción es abrir una página directamente desde su servidor. Para ello, pulsamos en el Botón Office y elegimos Abrir. En la barra de exploración, donde aparece la carpeta en la que nos encontramos, escribimos la dirección Web completa (podemos copiarla del navegador) y pulsamos Abrir. Para trabajar con una página web, disponemos de la vista Diseño Web, en la barra de vistas o en la pestaña Vistas. 56 5. Como en el libro Excel ya tenemos otros datos como el nombre del destinatario. Podemos combinar directamente estos datos con el documento. Ponemos el cursor donde queremos añadir el campo y seleccionamos una opción de la derecha. La opción de línea de saludo permite especificar una construcción. Y en caso de no tener el dato como el Nombre para completarlo añadir una línea alternativa. En esta misma ventana podemos asociar nombres de campos con columnas del Excel, lo haremos en “Asignar campos”. Si queremos añadir otros datos del documento Excel lo haremos con la opción “Más elementos”. Añadiendo el campo especifico en el documento. Ahora ya deberíamos tener nuestro documento con los campos a añadir. 6. En el siguiente paso nos permite revisar el resultado. Nos muestra el primer documento completado y navegando con el asistente podemos revisar cómo queda cada una de las cartas. 7. Para finalizar en el último paso nos da la opción de combinar correo electrónico. Opción que elegimos al inicio, sino tendríamos imprimir cartas, etc. Al marcarla se abre un cuadro de dialogo. En él indicaremos en la primera línea, mediante un desplegable, el nombre de la columna donde están los emails de los destinatarios. Y en la segunda indicaremos el Asunto que llevará el correo electrónico. 8. Al aceptar se prepara y envía el correo al Outlook, a la bandeja de salida. Ya podemos combinar correspondencia de un Word mediante correo electrónico contenido en el mismo documento Excel. Conclusión En esta unidas conocimos el funcionamiento y la estructura de Word, aprendimos a elaborar, diseñar y editar documentos de Word de una manera fácil y bien explicada, en esta investigación de igual forma conocimos también los elementos que conforman Word, aprendimos lo que quizás de manera implícita ya sabíamos y lo que no fuimos conociéndolo y aplicándolo para la realización de nuestros trabajos escolares, profesionales y personales. 57 Referencias (https://www.malavida.com/es/soft/microsoft-word/q/para-que-sirve-word.html, s.f.) (Area de Tecnología (2014). Elementos de la ventana Word 2017, s.f.) Sitio web: areatecnologia.com (Verito (2014). Elementos de la ventana Word 2017, s.f.). Sitio web: slideshare.net (Google., s.f.)Sitio web: sites. google (WordPress (2013). Elementos principales de microsoft word 2017, s.f.) Sitio web: teescribodelcorazon. wordpress (Junta de Extremadura (2016). Elementos básicos de Microsoft Office Word 2016-2017, s.f.)Sitio web: emtic.educarex.es (http://blogwordpaola.blogspot.com/p/introduccion-de-datos-hemos-visto-que.html, s.f.) (https://equipolagartotics.wordpress.com/2014/11/14/unidad-4-guardar-y-abrir-documentos/, s.f.) (https://omneyla.wordpress.com/4-5-ortografia-y-gramatica/, s.f.) (http://informaticacotidiana.com/2018/02/13/combinar_correspondencia/, s.f.)