Microsoft Word y Microsoft Excel, Guías, Proyectos, Investigaciones de Informática

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REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACION UNIVERSITARIA, CIENCIA Y TECNOLOGIA INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITECNICO “SANTIAGO MARIÑO MATURÍN – EDO, MONAGAS UNIDAD II Y UNIDAD III Microsoft Word y Microsoft Excel Autor: CABELLO, María C.I:29843304 Asesor: PEREIRA, Yoly Maturín, Octubre del 2020 INDICE MICROSOFT WORD............................................................................................................................3 UTILIDAD Y FUNCIONES......................................................................................................................3 CREACIÓN Y EDICIÓN DE DOCUMENTOS............................................................................................4 FORMATOS COMPATIBLES.................................................................................................................5 INSERTAR IMÁGENES, TEXTOS, WORD ART, SMART ART, GRÁFICOS.................................................6 COMBINAR CORRESPONDENCIA........................................................................................................7 EXCEL..................................................................................................................................................8 FUNCIONES.........................................................................................................................................9 VENTAJAS.........................................................................................................................................10 ESTRUCTURA....................................................................................................................................11 RANGO.............................................................................................................................................11 CELDA...............................................................................................................................................11 OPERADORES ARITMÉTICOS.............................................................................................................11 APLICACIÓN DE FORMULAS A LOS DATOS........................................................................................12 FUNCIONES.......................................................................................................................................12 FORMATO CONDICIONAL.................................................................................................................14 GENERACIONES DE GRÁFICOS..........................................................................................................14 FORMATOS COMPATIBLES Extensió n Nombre del formato de archivo Descripción .doc Documento de Word 97-2003 Formato de archivo binario para Word 97–Word 2003. .docm Documento habilitado con macros de Word El formato de archivo basado en XML y habilitado para macros para Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 y Office Word 2007. Código macro de Stores Visual Basic para Aplicaciones (VBA) .docx Documento de Word El formato por defecto de archivo basado en XML para Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 y Office Word 2007. .docx Documento Open XML estricto Cumple el perfil estricto de la norma Open XML (ISO/IEC 29500). Este perfil de Open XML no admite un conjunto de características diseñadas específicamente con fines de compatibilidad con versiones anteriores con documentos binarios existentes, tal y como se especifica en la Parte 4 de la norma ISO/ IEC 29500. .dot Plantilla de Word 97-2003 Plantilla para los archivos Word 97 - 2003 .dotm Plantilla habilitada con macros de Word Plantilla para crear un nuevo archivo de Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 y Office Word 2007 que contengan macros. Los usuarios que deseen incluir personalizaciones de la interfaz de usuario o macros en la plantilla deben usar este formato de archivo. .dotx Plantilla de Word Plantilla para crear un nuevo archivo de Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 y Office Word 2007 que no contenga macros. .htm, .htm l Página web Una página web que se guarda como una carpeta que contiene un archivo .htm y todos los archivos compatibles, como imágenes, archivos de sonido, hojas en estilos de cascada, scripts, etc. Es adecuada para publicar en un sitio o editar con Microsoft Office FrontPage u otro editor HTML. .htm, .htm l Página web, filtrada Al guardar en la página web, el formato de archivo filtrado quita las etiquetas específicas de Microsoft Office. Si los usuarios guardan en HTML filtrado y luego, vuelven a abrir el archivo en una aplicación de Office, se preserva el texto y la apariencia general. Sin embargo, es posible que algunas características funcionen de forma diferente. .mht; .mh tml Página web de un solo archivo Página web como un solo archivo que incluye un archivo .htm y todos los archivos auxiliares, como imágenes, archivos de sonido, hojas de estilos en cascada, scripts, etc. .odt Texto de OpenDocument Un formato de archivo para guardar archivos de Word 2019, Word 2016, y Word 2013, para que puedan ser abiertos en aplicaciones de documentos que usan el formato OpenDocument. Los usuarios también pueden abrir documentos con formato .odt en Word 2019, Word 2016, y Word 2013. Se pueden perder formatos cuando los usuarios guardan y abren archivos. odt. .pdf PDF Formato de documento portátil (PDF), es un formato de archivo electrónico basado en PostScript desarrollado por Adobe Systems. Este conserva el formato del documento y permite compartir archivos. Los archivos que usan el formato de archivo PDF se pueden guardar y abrir usando Word 2019, Word 2016, y Word 2013. Importante: Es posible que los archivos PDF no correspondan exactamente página por página con el original. Por ejemplo, las páginas pueden dividirse en diferentes lugares. .rtf Formato de texto enriquecido RTF controla la representación y el formato de un documento, tanto en la pantalla como en la impresión. Al usar el formato de archivo .rtf, los documentos creados en diferentes sistemas operativos y con diferentes aplicaciones de software pueden transferirse entre los sistemas operativos y las aplicaciones. .txt Texto sin formato Cuando los usuarios guardan un documento como un archivo .txt, perderá todo el formato. .wps Documento de Works 6-9 Se trata del formato de archivo predeterminado de Microsoft Works, versiones 6.0 a 9.0. .xml Documento XML de Word 2003 Formato XML compatible con Word office 2003. .xml Documento XML de Word El formato de archivo XML compatible con Word 2019, Word 2016, Word 2013, Word 2010 y Office Word 2007 (Open XML). .xps Documento XPS Especificación en papel XML (XPS), es un formato de archivo electrónico que conserva el formato del documento y permite compartir archivos. Cuando el archivo XPS se ve en línea o se imprime, conserva exactamente el formato que el usuario pretendIA y los datos no pueden ser cambiados fácilmente. Usted puede usar Word 2019, Word 2016 o Word 2013 para guardar documentos en el formato de archivo de documento XPS, pero puede abrirlos usando Word 2019, Word 2016, O Word 2013. INSERTAR IMÁGENES, TEXTOS, WORD ART, SMART ART, GRÁFICOS. En el documento, puede definir qué texto es el título, qué título es el subtítulo y cuál es el párrafo de contenido. Esta distinción no es solo estética, sino que también ayuda a Word a comprender la estructura del documento, lo que ayudará a nuestro trabajo a largo plazo. Los documentos bien estructurados siempre son más fáciles de manejar, por ejemplo, para facilitar la posterior creación de índices. Desde la pestaña Inicio > grupo Estilos, se encuentra un cuadro que permite elegir el tipo de texto que se va a introducir. Si necesita tratar algún texto como párrafos, debe elegir el estilo "Párrafo". Word asegura que el texto ingresado esté contenido dentro de los márgenes y se mueve a la línea inferior cuando alcanza el margen derecho. Pero debe tenerse en cuenta que si solicita voluntariamente un salto de línea en cualquier momento, puede usar la combinación de teclas MAYÚS + ENTRAR para completar. A primera vista, el resultado será el mismo que simplemente presionar ENTER, pero este no es el caso. Si presiona la tecla ENTRAR, Word explica no el carácter de nueva línea, sino la intención de comenzar un nuevo párrafo. No importa al principio, pero cuando aprenda a formatear estableciendo distancias específicas entre párrafos o usando sangría, afectará el resultado final. Cuando llegue al final de la página y continúe escribiendo, se insertará automáticamente un salto de página. Incluso si no ha llegado al final, también puede insertarlos manualmente desde la pestaña "Insertar"> grupo "Página"> opción "Salto de página". La herramienta Mostrar todo te permite saber si un texto ha sido dividido en bloques mediante saltos de línea o mediante párrafos. Se encontrará en la pestaña Inicio > grupo Párrafo. Un problema común que enfrentan las personas que son nuevas en Word es saber cómo manejar las operaciones realizadas por Word sin previo aviso o autorización. COMBINAR CORRESPONDENCIA Si necesitamos enviar una misma carta a diferentes destinatarios y direcciones, la herramienta combinación de correspondencia de Word nos es de mucha ayuda. En las siguientes lecciones aprenderemos como crear cartas y etiquetas postales, basadas en una lista de direcciones ó una lista de contactos de Outlook.  AÑO: obtener el año de una fecha.  OTRAS FUNCIONES DE EXCEL  FILA: esta función devuelve la fila de la celda.  COLUMNA: esta función devuelve la columna de la celda.  ESERROR  ALEATORIO: esta función devuelve un número aleatorio entre 0 y 1.  IMPORTARDATOSDINAMICOS: esta función devuelve un valor de una tabla dinámica dados unos argumentos de la misma.  JERARQUIA.EQV: esta función nos ayuda a para rankear valores de una lista y ordenarlos de mayor a menor.  VAN: esta función sirve para calcular el VAN y el TIR de una inversión. VENTAJAS  Administración de datos. Ofrece a los usuarios la capacidad de importar datos externos en un libro de Excel. Los operadores pueden ordenar y filtrar los datos de muchas maneras, y pueden añadir resúmenes y subtotales. Además, los usuarios pueden añadir fórmulas para el libro para analizar los datos.  Tablas dinámicas. Esta herramienta de fácil manipulación permite a los operadores ver los resúmenes de grandes cantidades de datos. Existe una función de las tablas dinámicas que incluye una característica Gráfico pivote, permitiendo a los usuarios crear al instante gráficos basados en la tabla.  Renders HTML. Permite compartir la hoja de cálculo de forma segura con otros colaboradores. SharePoint convierte la hoja de cálculo en un archivo HTML, permitiendo que otros usuarios accedan a él utilizando un navegador Web. Los usuarios aún mantienen la capacidad de utilizar las características comunes de Excel, como la clasificación y el filtrado.  Compatibilidad. Debido a su posición como uno de los programas de hoja de cálculo más utilizados, los usuarios de Microsoft Excel rara vez encuentran problemas con el envío de un archivo a clientes o asociados. Aunque es popular entre las empresas, el programa también se utiliza en colegios y universidades de todo el mundo.  Integración con Microsoft Word. Los usuarios de Word tienen la capacidad de insertar una hoja de cálculo Excel directamente en un documento. Mientras se trabaja en la hoja de cálculo de Excel, las herramientas están disponibles para el usuario. Al hacer clic fuera de la hoja de cálculo, se vuelve al modo Word. ESTRUCTURA Cada hoja de Excel está formada por 256 columnas, con designación alfabética por combinación de un máximo de dos letras (de, A a IV, en alfabeto de 26 letras) y 65.536 filas con identificación numérica correlativa. El número de hojas por archivo (libro) es de tres, por defecto, pero pueden insertarse más con el menú contextual de la pestaña hoja. El número de celdas es suficiente para cualquier cálculo que se proponga. Cada casilla se designa individualmente por los indicadores de columna y fila, en ese orden. Una casilla se selecciona al picar sobre ella, o desplazándose con las flechas de dirección del teclado. Un área de la hoja es una zona rectangular indicada por las casillas que ocupan una de sus diagonales, separadas por dos puntos. La apariencia general de Microsoft Excel, es una estructura cuadricular a la que se denomina hoja de cálculo. Cuando la hoja de cálculo no contiene ningún dato, pueden activarse fácil y rápidamente los límites de la hoja. Para ello, tendremos que pulsar varias combinaciones de teclas:Con Ctrl+Inicio nos movemos a la primera celda A1. Sin embargo con Ctrl+Flecha abajo el programa se desplaza a la última celda de la columna A: A65536. RANGO Un rango en Excel es un conjunto de celdas adyacentes que se pueden seleccionar para realizar la misma operación con todas ellas. Esa agrupación facilita aplicar formatos comunes, ordenar elementos o llevar a cabo otras tareas de la hoja de cálculo. En realidad constituye la base de muchas de las operaciones que se llevan a cabo con la hoja de cálculo. CELDA Celdas son campos de variable tamaño y disposición que permiten introducir datos, en general numéricos, para ponerlos en relación y ejecutar operaciones matemáticas en hojas de cálculo. Típicamente, la celda es un espacio rectangular que se forma entre filas y columnas y que se identifica con la combinación de una o más letras y un número. Por ejemplo, B1 o AAA5. En la celda se ingresa información como puede ser texto o números, fórmulas e instrucciones. OPERADORES ARITMÉTICOS LOS OPERADORES MÁS UTILIZADOS - : Resta o negación + : Suma o confirmación % : Porciento * y / : Multiplicación y división. & : Unión de texto. = < > <= >= <> : Comparación APLICACIÓN DE FORMULAS A LOS DATOS Utilizar una fórmula nos puede facilitar la manipulación de los datos de una hoja de cálculo. Con una fórmula pueden realizar operaciones, tales como suma, multiplicación, comparación, etc. Una fórmula combina los valores de algunas celdas con operadores, tales como suma, resta, multiplicació, división y funciones predefinidas para producir un nuevo valor. Las fórmulas se ecriben en la barra de entrada y siempre inician con un signo igual (=). La siguiente ilustración muestra ejemplos de fórmulas que contienen algunos de los elementos que se pueden incluir: =(B4/25)+ RAIZ(3) : divide el contenido de la celda B4 por 25 y le suma la raíz cuadrada de 3. =POTENCIA(B5;3) : eleva el contenido de la celda B5 a la potencia 3. =SUMA(B2:B6.PROMEDIO(B1:E1)) : suma los contenidos de las celdas B2 a la B6 al promedio de las celdas de la B1 a la E1. Nota: Cuando se trabaja con un sistema en inglés la funciones predefinidas como suma , valor máximo, promedio, raíz cuadrada, seno, coseno, etc. se debe escribir en inglés, o si el paquete esta en español las funciones deberán ir en español. Una forma de averiguar es dando click sobre el botón de funciones fx. FUNCIONES  SUMA: suma de varios elementos.  SUMAR.SI: suma de varios elementos con una condición.  SUMAR.SI.CONJUNTO: suma de varios elementos con varias condiciones.  MMULT: multiplicar dos matrices. De tipo matricial.  CONTAR: contar los elementos que hay en un rango.  CONTAR.SI.CONJUNTO: contar los elementos de una lista dependiendo de varias condiciones.  ENTERO: extraer el número entero de un valor.  PROMEDIO: calcula la media aritmética de un rango de celdas.  PROMEDIO.SI.CONJUNTO: contar valores de un rango que cumplen con ciertas características.  FUNCIONES DE EXCEL LÓGICAS