Políticas de Compras y Aprovisionamiento de las empresas colombianas, Guías, Proyectos, Investigaciones de Logística

¡Descarga Políticas de Compras y Aprovisionamiento de las empresas colombianas y más Guías, Proyectos, Investigaciones en PDF de Logística solo en Docsity! UNIVERSIDAD DE CARTAGENA CENTRO TUTORIAL – LORICA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE N°2 LOGISTICA II ELABORADO POR: cipa walker CAMILO ANDRES GARCIA VARGAS ARLEYDI MENDOZA MARTINEZ MARIANA CALAO OSORIO YURANIS SAAVEDRA LOPEZ RUGERO HERNANDEZ FLOREZ NEVIS VEGA VEGA TUTOR: JOSE VELEZ SEMESTRE VIII 2022 ¿Cuáles son las Políticas de Compras y Aprovisionamiento de las empresas colombianas? Se denomina Política de Compras a los criterios generados en cualquier proceso de adquisición que trasladan los valores, principios y pautas de conducta en cualquier relación cliente y proveedor que se realice en la compañía. Las políticas de compra tienen como objetivo entregar a sus colaboradores las bases bajo las cuales se debe ejecutar una acción de compra (de productos y servicios), a modo de establecer un estilo de gestión que garantice objetividad, transparencia y excelencia en el proceso de compra y lograr una óptima gestión en términos de eficiencia para satisfacer el objetivo perseguido en la compra. A través de la implementación de la política de COMPRAS Y CONTRATACIÓN PÚBLICA se facilita la gestión adecuada de las compras y contrataciones públicas a través de plataformas electrónicas, lineamientos normativos, documentos estándar, instrumentos de agregación de demanda y técnicas de aprovisionamiento estratégico que, como proceso continuo, estructurado y sistemático de generación de valor, les permita mejorar constantemente los niveles de calidad, servicio y satisfacción de las necesidades en sus procesos de adquisición. Asimismo, a través de la gestión de la contratación y adquisición de bienes/servicios adecuados a las necesidades , fortalece de forma transversal a las áreas, ya que una contratación transparente genera una entidad eficiente. El Ministerio de Educación desarrolla las etapas que se describen a continuación y que llevan a implementar una gestión estratégica de las compras y contrataciones públicas de manera eficaz y efectiva: ✓ Estructura el Plan Anual de Adquisiciones -PAA-. ✓ Incorpora prácticas de Análisis de Datos. ✓ Incorpora prácticas de Abastecimiento Estratégico. ✓ Promueve la competencia. ✓ Lineamientos de Buenas Prácticas (Guías, Manuales) y documentos estándar desarrollados por Colombia Compra Eficiente y manuales, circulares del Ministerio de Educación. ✓ Emplea la plataforma transaccional SECOP II para facilitar la celeridad, economía y simplicidad en las actuaciones administrativas. ✓ Hace uso de instrumentos de agregación de demanda de la Tienda Virtual del Estado Colombiano. A estratégico es necesario contar con un conocimiento profundo del mercado de las condiciones económicas de los proveedores, así como implementar los cambios necesarios y retroalimentar los procesos internos para lograr mejoras continuas al interior de la entidad estatal. La incorporación de estas actividades debe realizarse con base en los siguientes lineamientos: • Definir las categorías de compra (general): consiste en definir, con base en la información histórica de la entidad estatal, las categorías de compra recurrente, periódica, coyuntural y estratégica con valores, número de contratos, frecuencia y características de adquisición por cada categoría. La información primaria puede ser obtenida a través de la plataforma de datos abiertos del SECOP: https://colombiacompra.gov.co/transparencia/conjuntos-de-datos-abiertos • Analizar la demanda (cada proceso): la entidad estatal debe agrupar por cada categoría los productos o servicios según su fuente (proveedores, uso interno, contenido, tecnología, entre otras). Para cada grupo, la entidad estatal determina los proveedores, la ubicación geográfica de la provisión, el número de contratos, las duraciones, los precios por volumen, los precios unitarios, los valores presupuestados, los costos de mantenimiento, almacenamiento o renovación y los patrones de demanda históricos de las compras de la entidad. Con la información recaudada y procesada, la entidad estatal elabora el “perfil de categoría”, en él responde a las siguientes preguntas: ¿qué se compra? ¿Quién compra? ¿Dónde se compra? ¿Cuánto se compra? ¿Cuándo se compra? • Analizar la oferta (cada proceso): en el análisis de oferta, la entidad estatal estudia y perfila el mercado de la oferta, lo segmenta y analiza la posibilidad de nuevos entrantes, el poder de los proveedores, el poder de los compradores y la existencia de alternativas de compra en el mercado. Para tal fin, la entidad estatal determina la lista de los proveedores actuales, las participaciones de mercado, los proveedores alternativos o la existencia previa de casos de colusión en compras públicas Adicionalmente, la entidad determina tendencias en el mercado que pueden generar alternativas de provisión no consideradas previamente. En este análisis, la entidad estatal debe incorporar el estudio de los factores económicos, los factores técnicos, el estado del ambiente regulatorio y factores adicionales como costumbres mercantiles, contexto ambiental o distribución geográfica de proveedores. Con la información anterior, la entidad estatal elabora el “perfil de mercado” y el “perfil Guía de política de compras y contratación pública 18 de proveedor”, este último compuesto por la descripción general, la oferta de valor, la información financiera y la cobertura de sus actividades económicas. • Desarrollar la estrategia de compra (cada proceso): para el desarrollo de la estrategia de compra, la entidad estatal hace uso intensivo de gestión y análisis de datos para establecer la información más relevante de la oferta y la demanda. Cuando esta ha sido ejecutada de acuerdo con los lineamientos mencionados previamente, la entidad estatal evalúa el poder de la demanda y de la oferta para las categorías bajo análisis, prioriza entre ellas según su importancia estratégica para la organización y define un conjunto de iniciativas o planes de generación de valor. Dentro de las posibles estrategias de compra se encuentran, entre otras, la incorporación de análisis de costos adquisición, mantenimiento, renovación y consumo de servicios públicos, la reducción o sustitución de los bienes, servicios u obras demandados, el acceso a redes de innovación, la gestión de criterios de sostenibilidad ambiental y social, o la agregación de compras. • Contratar: la entidad estatal debe adelantar la contratación del proveedor del bien, servicio u obra de conformidad con la normativa aplicable y buscando siempre la mayor transparencia posible en todas las actuaciones relacionadas. • Gestionar y hacer seguimiento: una vez iniciada la ejecución del contrato la entidad estatal debe garantizar la correcta ejecución de la supervisión o interventoría. Esto implica que la entidad debe verificar el cumplimiento del propósito u objetivo contractual, para lo cual requiere una revisión constante y detallada de los aspectos técnicos, administrativos, financieros, contables y jurídicos. Para tal fin, es necesario: (i) conocer los términos y condiciones del contrato; (ii) advertir oportunamente los riesgos que pueden afectar la ejecución del contrato y tomar las medidas necesarias para mitigarlos; (iii) identificar las necesidades de cambio o ajuste; (iv) manejar la relación con el proveedor o contratista; (v) organizar y administrar el recibo de bienes, obras, o servicios, su cantidad, calidad, especificaciones y demás atributos establecidos en los documentos del proceso; (vi) y liquidar el contrato, si hay lugar a ello. Para mayor detalle, consultar la “Guía para el ejercicio de las funciones de supervisión e interventoría”, disponible en el siguiente enlace: https://www.colombiacompra.gov.co/sites/cce_public/files/cce_documents/c ce_guia_supervision_interventoria.pdf. Adicionalmente, la entidad estatal gestiona la base de proveedores, mide y monitorea los resultados obtenidos, define los indicadores y realiza una evaluación final de cada proveedor para establecer el conjunto de resultados y las mejoras aplicable. Para la incorporación exitosa de la gestión de datos y estrategias de abastecimiento estratégico, la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente-, pondrá a disposición de las entidades estatales material práctico para la aplicación de las metodologías de abastecimiento estratégico en la página oficial de la entidad., así como las Guía de compras y contratación pública 19 actualizaciones aplicables que surjan de acuerdo con los procesos de mejora identificados según la experiencia práctica de las diferentes entidades estatales. • Promover la competencia :Las entidades estatales, al lograr mayor participación y competencia efectiva en sus procesos de compras y contratación pública, obtienen mejores condiciones económicas, aumentos de calidad, mejoras en la transparencia y beneficios de innovación por parte del sector privado. Para lograr una mayor participación efectiva, las entidades estatales: (i) identifican el nivel de competencia que han logrado en sus procesos de compra (número o repetición de proponentes, declaratorias de procesos desiertos, disminución de calidad en bienes, servicio u obras, entre otros); (ii) utilizan las plataformas transaccionales del Sistema Electrónico para la Contratación Pública -SECOP-; e (iii) incorporan datos de calidad en la estructuración y gestión de los contratos. Aunado a lo anterior, las entidades estatales deben fortalecer sus procesos de caracterización de la necesidad y del mercado relacionado, evaluación de requisitos y búsqueda constante de nuevos y mejores proveedores. Para la promoción exitosa de la competencia en los procesos de compra y contratación pública, las entidades estatales deben aplicar los lineamientos establecidos en la “Guía de Competencia en las Compras Periféricos; (ii) Papelería y Derivados del Papel; (iii) Dotaciones de Vestuario: (iv) Material de Intendencia; (v) Motocicletas, Cuatrimotos y Motocarros; (vi) Arrendamiento y Compra Vehículos; (viii) Servicios de Software; (ix) Servicios de Nube Pública y Privada; (x) Servicios de Conectividad; (xi) Consumibles de Impresión; (xii) Dotaciones Escolares; y (xiii) Elementos para la Atención del COVID-19. Aunado a lo anterior, la Tienda Virtual del Estado Colombiano cuenta con el instrumento de Grandes Superficies, en la cual las entidades estatales pueden realizar sus compras de mínima cuantía. Con base en lo anterior, la Tienda Virtual permite fortalecer la eficacia, la eficiencia, la economía, el manejo de riesgo, la promoción de la competencia, la rendición de cuentas y la publicidad y la transparencia en las compras adelantadas a través de este sistema por parte de las entidades estatales. Estas ventajas se materializan a través de la reducción en los tiempos de contratación, la reducción de los precios de los bienes y servicios adquiridos, el incremento en la pluralidad de oferentes y en la trazabilidad de la actuación pública y de los interesados en cada proceso, a través del conjunto de datos “TVEC” del portal de Datos Abiertos del SECOP. En caso de no estar utilizando la Tienda Virtual del Estado Colombiano, las entidades estatales deberán coordinar con la Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente-, la formación y transición hacia la plataforma transaccional. Esto incluye a las entidades estatales del nivel territorial y todas aquellas sometidas al Estatuto General de Contratación de la administración pública, de conformidad con el artículo 41 de la Ley 1955 de 2019, por la cual se Guía de política de compras y contratación pública 22 expide el Plan Nacional de Desarrollo 2018-2022 “Pacto por Colombia, Pacto por la equidad” • Aplicar los Documentos Estándar vigentes. La Agencia Nacional de Contratación Pública - Colombia Compra Eficiente, en ejercicio de su función de desarrollar, implementar y difundir las políticas públicas, planes, programas, normas, instrumentos y herramientas que faciliten las compras y contratación pública del Estado y promuevan las mejores prácticas, pone a disposición de las entidades estatales los documentos estándar para la contratación de diversos bienes, servicio y obras, dentro de los cuales se encuentran, entre otros, infraestructura de transporte, obras de agua potable y saneamiento básico y gestión catastral con enfoque multipropósito: https://www.colombiacompra.gov.co/documentostipo/documentos- tipo . Las entidades estatales deben dar aplicación a los documentos tipo vigente que hayan sido expedidos por parte de la Agencia Nacional de Contratación Pública -Colombia Compra Eficiente-. Emplear la plataforma transaccional SECOP II. El SECOP II es una plataforma transaccional de contratación pública, en donde todo el proceso es realizado totalmente en línea, es decir que el envío de ofertas, la presentación de observaciones y la firma de contratos, entre otros, se realizan por medio de la plataforma a través de internet y no de manera física. El SECOP II funciona con pliegos y contratos electrónicos que pueden ser consultados por órganos de control y ciudadanos en tiempo real desde el menú de búsqueda pública sin usuario ni contraseña. o a través de la plataforma de Datos Abiertos del SECOP. La plataforma de SECOP II funciona como una plataforma transaccional con cuentas para las entidades estatales y los proveedores. Cada cuenta tiene unos usuarios asociados a ella. Desde sus cuentas las entidades estatales crean, evalúan y adjudican procesos de contratación. Los proveedores pueden hacer comentarios a los documentos del proceso, presentar ofertas y seguir el proceso de selección en línea. Dentro de los beneficios del SECOP II, se encuentran: a) Acceso a la información en tiempo real. b) Transparencia del proceso de la contratación desde la planeación hasta la liquidación. c) Reducción de costos, desplazamiento, y tiempo. d) Aumento de la competencia. e) Fomento del control social a la gestión pública Aquí esta la guía donde sacamos las políticas de compra profe como tal no es algo que sea modificable por eso copiamos lo mas interesante de la guía https://www.mineducacion.gov.co/1780/articles-398739_recurso_9.pdf