Tema 3 Gestion de stock, Apuntes de Fundamentos de Administración y Gestión

¡Descarga Tema 3 Gestion de stock y más Apuntes en PDF de Fundamentos de Administración y Gestión solo en Docsity! UNIDAD 3 En esta unidad APRENDERÁS A... • Distinguir los distintos tipos de stocks de una empresa y sus funciones. • Realizar la gestión de stocks de forma tradicional y con software especializado. • Determinar la demanda y calcular el volumen óptimo de pedido. • Conocer las consecuencias de la mala gestión de stocks. ESTUDIARÁS... 1. Los distintos tipos de stocks y sus funciones. 2. Los métodos de gestión de stocks. 3. El volumen óptimo de pedido (VOP). 4. La rotura de stocks. Y SERÁS CAPAZ DE... • Aplicar los procedimientos de gestión de stocks mediante los cálculos oportunos para conseguir atender los pedidos a tiempo. La gestión de stocks 41 UNIDAD 31. Los stocks Una vez estudiado el proceso de aprovisionamiento y sus características, es el momento de centrarse en los elementos que circulan en la cadena logística, es decir, las mercancías. Una característica común a todas las mercancías es la necesidad de mantenerlas en conti- nuo movimiento. Es decir, en el proceso productivo, una vez que la materia prima es extraída del medio natural, debe ser transformada e incorporada al proceso de fabricación de un pro- ducto final listo para la venta. Si no se cumpliera el requisito del continuo tránsito, la cadena logística perdería su sentido. La falta de existencias de un producto determinado en una tienda física o virtual, con la pérdi- da de ventas que ello conlleva, es uno de los fallos más habituales de las empresas y al que, desafortunadamente, los clientes están más acostumbrados. Esto suele deberse a que la em- presa realiza una mala gestión de su stock. Se denomina stock al conjunto de existencias almacenadas en la empresa hasta su uso o venta. Para evitar problemas de gestión de stocks, algunas empresas han adoptado el sistema Just in Time (JI T), «justo a tiempo», es decir, la fabricación bajo demanda. Esto implica no almace- nar existencias o tener stock cero (Figura 3.1). Las principales ventajas de este método de producción son las siguientes: • No se necesitan infraestructuras de almacenamiento, con lo que se ahorran costes. • Se reduce el inventario y, por tanto, su coste. • Se minimiza el stock obsoleto. • Se trata de un sistema flexible. A partir del sistema JIT se desarrolló la metodología Kanban, cuyo objetivo es gestionar las tareas de forma ágil y eficaz, ya que permite revisar rápidamente el estado de los proyectos. Por su parte, entre las ventajas del método Kanban destacan: • Se premia la calidad frente a la rapidez en los procesos. • De esta apuesta por la calidad se deriva la reducción de desperdicios. • La prioridad de las tareas se adapta a las necesidades de la producción. Del análisis de ambos sistemas de control de stocks se deducen los principales inconvenientes de almacenar mercancías, principalmente en forma de costes en: • Las infraestructuras de almacenamiento. • Los medios de gestión del stock para evitar el exceso o el defecto de existencias, lo que a su vez genera otros gastos. • El deterioro de mercancías por exceso de tiempo en el almacén. 1. Confecciona un listado en el que desgloses los costes que ahorran las empresas al apli- car la tecnología JIT. 2. Una empresa de merchandishing ha decidido hacer inventario de su almacén tres años después de cambiar de nave porque ha detectado un gran número de cajas de sudade- ras ocupando espacio en las estanterías. Advierten que las cajas están desordenadas y distribuidas por distintas partes de la nave, y la mercancía, mezclada y obsoleta. ¿A qué problema se enfrenta la empresa y cómo lo podrá resolver? ACTIVIDADES Fig. 3.1. Tipos de gestión de stocks. Existencias Proveedor Empresa comercial Stock cero Cliente En todas las operaciones de la cadena de aprovisionamiento se trabaja con plazos, que no se po- drán cumplir si la mercancía no se gestiona de forma adecuada. Esta gestión conlleva operacio- nes de cuantificación de las existencias que se deben alma- cenar para evitar riesgos y pérdi- das por desabastecimiento. Con este fin, se calculan las cantida- des óptimas, con las ventajas que ello conlleva. Stock = existencias = mercancía almacenada en la empresa. ¿SABÍAS QUE…? Las instalaciones de las empre- sas se concebirán en función de los productos que se comerciali- zan, lo que exigirá la realización de estudios de viabilidad econó- mico-financiera para estimar las inversiones iniciales, las necesi- dades de financiación y la liqui- dez habitual de la actividad dia- ria, como ya habrás estudiado en el módulo de Gestión Financiera. RELACIONA 44 1.2. Funciones del stock Las clasificaciones y definiciones que hemos estudiado hasta el momento permiten llegar a la conclusión de que el stock cumple tres funciones: • Reguladora. Dado que se desconoce la evolución del mercado, la empresa podrá hacer frente a incrementos en las ventas. • Comercial. Facilita la logística empresarial, permitiendo cumplir con los plazos y condicio­ nes pactadas con los clientes. • Económica. Al comprar grandes volúmenes de mercancía es posible negociar mejores pre­ cios y condiciones de pago, es decir, economías de escala. 3. Clasifica los siguientes productos según su función como stock: a) El vestido del maniquí del escaparate. b) Las cajas de calzado en la estantería del almacén de una zapatería. c) El material que compra una empresa de disfraces antes de Halloween con el fin de atender el esperado aumento de demanda, pero evitando excesos de stock. d) El pedido de un cliente que está pendiente de ser entregado. e) La compra de bañadores en primavera de una tienda de moda. f) La gran cantidad de pantalones de campana que ha adquirido una tienda al conocer que en la próxima temporada volverán a ponerse de moda. g) Una empresa desarrolla una campaña de publicidad y estima un incremento de ven­ tas, por lo que compra más mercancía. 4. Clasifica los siguientes productos según el tipo de material: a) El stock de patillas y tornillos para armar las monturas que guarda en el almacén una fábrica de gafas de sol. b) Los sacos llenos del serrín originado al lijar las piezas para el montaje que acumula una fábrica de armarios. c) Las cajas y fundas de diversos formatos de las que dispone una óptica para vestir las gafas. d) Los tablones de madera de distintos tamaños que almacena una serrería, pendientes de ser servidos a los clientes. e) Los troncos de árbol que recibe una serrería y que luego transformará en tablones de diferentes formatos. f) El caucho y los cordones que conserva una fábrica de calzado para ser utilizados en el montaje de zapatos. 5. Una empresa fabrica calzado deportivo, pero solamente se encarga del ensamblaje de las distintas piezas. ¿Qué tipo de stock deberá tener? ¿Sería igual si fabricara cada una de las piezas? ¿Por qué? Razona tu respuesta. 6. Accede a la web de tres empresas que conozcas y haz una clasificación de las existen­ cias de las que disponen según su actividad. 7. El día 2 de diciembre, Ana visita la tienda de ropa de su amiga Marta. La tienda está si­ tuada en plena zona comercial de una gran ciudad y su especialidad es la moda joven. Normalmente tiene bastante afluencia de clientes, pero ha acumulado género en el almacén que no consigue vender, ya que la clientela habitual de la zona no lo encuen­ tra atractivo. A Ana se le ocurre que su amiga puede lanzar una promoción navideña para sacarlo del almacén e intentar venderlo, aunque sea barato. ¿Qué tipo de stock sería el que se acumula en el almacén y no se consigue vender? ¿Por qué es interesan­ te sacarlo en Navidad? ACTIVIDADES Economía de escala. Las empre­ sas obtienen tanto más ahorro cuanto más producen, ya que al comprar más cantidad consi­ guen mejores precios, es decir, una disminución de los costes marginales. Esto facilita que pue­ dan reducir sus precios y ser más competitivos. Coste marginal. Es el coste de producir una unidad más. Si me cuesta 2 € producir una unidad y 3 € producir dos unidades, el cos­ te marginal es, por tanto, de 1 €. VOCABULARIO Visualiza el siguiente enlace y entenderás mejor el concepto de empresa del Grupo Inditex, y po­ drás relacionarlo con su forma de gestionar el stock mediante el sistema JIT. https://www.youtube.com/ watch?v=_BWmhWd6YmY ¿Qué implica el modelo de Amancio Ortega de moda rápida para la gestión del stock? WEB Tras ver el vídeo del enlace, po­ drás comprender la influencia de los distintos módulos estudiados para conseguir el éxito empresa­ rial, ya que no solo depende de la publicidad, sino también de la estrategia de producción, cali­ dad e innovación que requieren en todo momento y de la forma­ ción e información adecuadas. Estos aspectos se tratan en Ofi- mática y proceso de la informa- ción, Proceso integral de la acti- vidad comercial, Comunicación y atención al cliente y Gestión financiera. https://www.youtube.com/ watch?v=NjDSzMimaZY RELACIONA 45 UNIDAD 32. Métodos de gestión de stocks Una empresa difiere de otra en el tipo de actividad que desarrolla, en los productos que vende o fabrica, en los intermediarios que intervienen en la cadena de suministro, en los medios de transporte utilizados e incluso en las condiciones climáticas específicas de las zonas geográfi­ cas por donde pasa la cadena logística, así como en otras particularidades. Estos condicionantes hacen que cada empresa tenga que decidir cómo controla el stock para no quedarse sin existencias y evitar excederse en los costes de almacenamiento. Es lo que se conoce como gestión de stock. Hay que distinguir dos partes en el proceso de gestión: • La recepción y expedición de la mercancía, es decir, cómo se identifican y registran las entradas y salidas de artículos. • La ubicación de la mercancía, es decir, dónde se localiza cada artículo en función del tipo de existencia y de la rotación de la misma. 2.1. Sistemas de control de existencias Con independencia del grado de automatización del almacén, las empresas controlan el stock a través de fichas de artículos que se cotejan con los albaranes y en las que se indican los datos del mismo, si es una entrada o una salida, su lugar de ubicación y los movimientos y existencias después de cada registro. A este proceso se le llama inventario permanente. Para poder realizar el control, primeramente la empresa debe identificar los artículos con el fin de tener cada unidad localizada y valorada en todo momento. En la actualidad esto es posible gracias a softwares especializados que digitalizan y procesan la información introducida previamente en una base de datos. Se sigue un proceso previo de codificación estandarizada y, posteriormente, cada empresa codificará su mercancía antes de proceder a su ubicación. Hoy en día se distinguen principalmente tres sistemas de codificación (la exposición de cada uno de ellos se desarrollará a continuación): • El código de barras estándar. • El código de barras bidimensional o matriz de puntos. • La etiqueta electrónica por radiofrecuencia. A. Código de barras estándar El sistema estándar de código de barras o GSI es una secuencia de barras verticales separadas por espacios que permiten identificar con un número el país de origen, la empresa proveedora y el producto. Se distinguen varios tipos de código en este sistema (Figura 3.3): • GTIN-13. Para productos dirigidos directamente al punto de venta. • GTIN-14. Codifica agrupaciones realizadas a partir de unidades que utilizan el GTIN­13. Aña­ de un indicador del contenedor al código anterior. • GTIN-128. Es el sistema de identificación internacional por excelencia. Está compuesto por el nombre de la empresa, la información obligatoria sobre el producto y el código de barras. 8. Accede a la página web de la Asociación Española de Codificación Comercial (www. aecoc.es) y elabora un resumen en el que definas el GS1 y sus estándares. ACTIVIDADES Fig. 3.3. Generación de códigos de ba- rras. El prefijo GS1 de España es el 81, y el 84 identifica a las empresas que codi- fican a través de la Asociación Española de Codificación Comercial (AECOC). EMPRESA B PALET 1 GS1 PALET: F. consumo: CÓDIGO Lote: ETIQUETA GS1-128 GTIN-13 (1 Producto) 84 Prefijo país 32147632 Código empresa 001 Código producto 3 Dígito control GTIN-14 (Agrupación) 1 Variable logística (Según la agrupación) 84 32147632 001 GTIN-13 (Sin dígito de control) 7 Dígito de control recalculado Rotación. Nivel de entrada y sa­ lida de un artículo en el almacén. Un producto con un alto índice de rotación es aquel que perma­ nece poco tiempo en el almacén porque se vende rápido. VOCABULARIO 46 B. Código de barras bidimensional Los códigos de barras bidimensionales, cuyo ejemplo paradigmático es el popular código QR, recogen información del producto en una matriz de puntos. A diferencia de la opción anterior, este código contiene datos, permite almacenar más canti­ dad de información y es posible decodificarlo aun conteniendo símbolos defectuosos (Figu­ ra 3.4). Sin embargo, requiere del contacto visual directo con el lector, lo que lo hace poco eficiente para el uso en centros de distribución. Por ello, se utiliza preferentemente como he­ rramienta de marketing. Cada vez es más frecuente que las etiquetas de los productos incluyan un código QR junto con el tradicional código de barras, como lo hace el Grupo Inditex, ya que siguen teniendo en las tiendas lectores antiguos y poco a poco van implementando la nueva tecnología. C. Etiqueta electrónica por radiofrecuencia La tercera opción, y más avanzada, es la radiofrecuencia o RFID (Radio Frequency IDentification), una etiqueta electrónica que puede ser leída o escrita y no requiere del contacto visual directo con el lector. Presenta la ventaja de permitir la lectura simultánea de varias etiquetas, en una sola opera­ ción, y la información pasa directamente a través de Internet (Red EPC global) a los sistemas de gestión del almacén gracias a un software específico (Middleware). En esta etiqueta aparece el identificador EPC (código de producto electrónico) con informa­ ción básica sobre el producto y los agentes de la cadena de suministro. En el caso de los pro­ ductos perecederos, la tecnología RFID es la única que permite conocer la fecha de caducidad a la hora de gestionarlos, favoreciendo la trazabilidad desde el primer momento (Figura 3.5). Ana y Luis salieron de compras y, al fijarse en algunas etiquetas para ver el precio, a Luis le llamó la atención la cantidad de números que aparecían junto al código de barras, además de extrañarle ver también incluido el código QR. Como Ana está estudiando el módulo de Gestión comercial y logística, le explicó a Luis qué eran todos esos números y códigos. ¿Qué le comentó? Solución: El código QR permite almacenar más información que el código de barras y cada vez es más utilizado para disponer de información del producto a lo largo de la cadena logística, así como características específicas. Pero, como la mayoría de tiendas siguen disponiendo de equipos lectores de código de barras, mantienen la clasificación básica a través de este método. Si accedemos al siguiente enlace web http://bers.hk/111133110524 podemos consultar la información con el código inferior y el resultado de los números indica lo siguiente: • Es un producto que fue modificado por última vez el 11 de diciembre de 2017 en Bruselas y está registrado en inglés. • Código GTIN 01111331105353 • Código del proveedor GLN 0614141000005 • Street Address 7887 WASHINGTON VILLA­ GE DR STE 300 • City: DAYTON • Country Code: US • State: OH • Postal Code: 45459­3988 CASO PRÁCTICO 2. Código QR 9. Accede al siguiente enlace https://www.gs1es.org/estandares-gs1-identificar/ y vi­ sualiza el vídeo sobre identificación y codificación de la mercancía. Posteriormente bus­ ca tres productos en casa e investiga sobre el origen de los mismos según su codifica­ ción. ¿Se te ocurre algún producto o servicio en el que utilices otros códigos? ACTIVIDADES Fig. 3.4. Código de barras bidimensio- nal o QR. Fig. 3.5. Código RFID. Código QR. Sistema para alma­ cenar información en una ma­ triz de puntos o un código de barras bidimensional. Fue creado por la compañía japonesa Den­ so­Wave en 1994 y codifica 4.296 caracteres alfanuméricos. Espa­ ña fue uno de los primeros paí­ ses en adoptarlo, precedido por Estados Unidos y Canadá. EPC. Identificador cuyos nueve últimos dígitos permiten nume­ rar más de 68 billones de unida­ des de un mismo producto sin repetir el código. TAG. También conocido como transponder o transpondedor, es el emisor y receptor de seña­ les de radiofrecuencia. Trazabilidad. Hace referencia a los procesos que permiten cono­ cer en un momento dado el his­ tórico, la ubicación y la trayecto­ ria de un producto o lote a lo largo de la cadena de suministro para garantizar la satisfacción y confianza de los usuarios. VOCABULARIO 49 UNIDAD 3B. Otros métodos En muchas ocasiones, la valoración de las existencias influye en la concepción del almacén y en la distribución de las mercancías en las infraestructuras de almacenamiento. La empresa ubicará las mercancías de forma distinta según el criterio que siga en su valora­ ción: FIFO («primero en entrar, primero en salir»), LIFO («último en llegar, primero en salir») o Precio Medio Ponderado (PMP). En el caso de centros de distribución donde se preparan los pedidos mediante picking, los palés que llegan se almacenan en zonas altas de las estanterías y se van seleccionando cuando se quedan vacías las zonas bajas, de donde se escogen los productos en unidades menores. En el caso de productos perecederos, en ocasiones entran antes productos que caducan después que otros que ya están almacenados, en cuyo caso el sistema detecta la fecha de caducidad y, según este criterio, escogerá para la salida el que caduque antes. Maryfruit es una verdulería­frutería de barrio en la que se recibe el género por la mañana temprano. El encargado rellena con la nueva mercancía las cajas incompletas por las ven­ tas del día anterior y coloca el resto en el almacén. ¿Qué método de valoración está usan­ do? ¿Qué importancia tiene la gestión adecuada del stock? Solución: Al tratarse de un producto perecedero, el encargado ordena la mercancía según el método FIFO con el fin de evitar que las frutas y verduras que no se venden en el día se estropeen. El objetivo debe ser que, en el momento de recibir un nuevo pedido, quede la menor can­ tidad posible de género sin vender, asegurándose, por ejemplo con bajadas en el precio, de que la primera mercancía que entra en el almacen sea la primera en salir. La importancia de una buena gestión del stock permite: • Evitar comprar género en exceso que no pueda venderse en el día, pero sin que este resulte escaso y se pierdan ventas por falta de stock. • Calcular bien el coste de la mercancía para poner precios competitivos con el máxi­ mo beneficio posible y así mantener un margen de este beneficio, aun cuando se bajen los precios, para vender la mercancía sobrante del día anterior. CASO PRÁCTICO 4. Método FIFO 11. Accede a la web de Mecalux, empresa de soluciones integrales para almacenes, en los siguientes enlaces: https://www.mecalux.es/software-gestion-almacenes https://mecaluxes.cdnwm.com/catalogos-de-las-soluciones-de-almacenaje/ easy-wms.1.3.pdf#_ga=2.30851583.1324494764.1508089448- 773336181.1507812080 Tras analizar la información encontrada, ¿por qué crees que es tan importante que las empresas inviertan en gestión de almacenes/stock de forma integral en la empresa? 12. En el enlace https://www.mecalux.es/videos-almacenaje/casos-practicos escoge el caso de COFAN y explica en qué aspectos ha mejorado, gracias a la automatización, la gestión del stock de esta empresa. ¿Qué métodos utilizaba anteriormente? 13. Según el ejemplo estudiado de codificación de la mercancía, ¿a qué harían referencia los dígitos y letras del código AB142? ¿Podrías trazar un esbozo de la ubicación? 14. La tienda de ropa gestionada por Antonio lleva dos meses con caída de beneficios. Las ventas no han disminuido, pero los precios del proveedor principal han aumentado un 2 %. Como Antonio no estaba revisando bien las facturas, no se dio cuenta y el propie­ tario le ha llamado la atención. ¿Qué debe hacer Antonio para resolver el problema? ACTIVIDADES Las devoluciones se somenten al mismo proceso de control físi­ co que las recepciones o las ex­ pediciones. Si entre las existencias vendidas hay algunas en mal estado, es­ tas deben darse de baja en el sis­ tema y expedir otras en su lugar. Si las existencias en mal estado se hallaran entre las compradas, la empresa probablemente ten­ ga que hacer frente a un retraso en la entrega del pedido. IMPORTANTE La empresa Alianza Alemán Blaker es un mayorista de mate­ rial de ferretería y maquinaria en las islas Canarias que destaca en la gestión del stock por dispo­ ner siempre de unidades sufi­ cientes para la venta a sus clien­ tes. Tal es la eficiencia de su gestión, que grandes cadenas que podrían autoabastecerse son clientes suyos porque les permite disponer de la mercan­ cía de forma rápida y eficaz. Pue­ des acceder a más información en el siguiente en lace: http://www.alianza-ab.com/ index.php/es/ WEB 50 3. El volumen óptimo de pedido (VOP) Como objetivos en la gestión del stock, la empresa debe establecer cómo identificar la mer­ cancía y el procedimiento para colocarla, así como calcular la cantidad óptima de stock que evite tanto la falta de existencias como el exceso de mercancía almacenada. Ello implica el trabajo en equipo de los departamentos de compras, ventas y finanzas. Aquí es donde entra en juego el concepto de VOP (volumen óptimo de pedido), es decir, la cantidad de unidades que debe solicitar la empresa en cada pedido para que los costes sean mínimos. Según el modelo de Harris-Wilson, las empresas con una demanda estable y previsible en el tiempo pueden emplear la siguiente relación para calcular el volumen óptimo de pedido o lote económico para un periodo concreto: VOP = Q = – I A = √2 × Ce × D Ca En esta relación intervienen: • Ca: coste de almacenamiento de una unidad, suponiendo que permanece constante (alqui­ leres, maquinaria, amortización, seguros, obsolescencia de productos, etc.). • Ce: coste de emisión de un pedido; supuesto constante (sueldos y salarios del departamento de compras, equipos informáticos y material de oficina). • D: demanda anual o de un periodo de tiempo en estudio; supuesta constante. • Q: VOP en unidades de producto. Para poder llevar a cabo un cálculo preciso del volumen óptimo de pedido, aun con el uso de los costes vistos, será necesario conocer el nivel del stock de seguridad y fijar un punto de  pedido para asegurar la existencia de mercancía durante todo el periodo. A. Stock de seguridad Como ya veíamos en la definición de los tipos de stocks, la mercancía que conforma el stock de seguridad será la que permita a la empresa asegurarse las ventas en caso de imprevistos. Por tanto, la base del cálculo dependerá del plazo de entrega del proveedor y de la demanda media diaria, tal que el stock de seguridad (Ss) es: Ss = (PME – PE) × Dm De donde: • PME: plazo máximo de entrega suponiendo que hubiera un retraso. • PE: plazo de entrega normal. • Dm: demanda media diaria en una situación de normalidad. B. Punto de pedido Cuando la demanda es relativamente estable, se puede fijar una cantidad mínima de stock que sirva de referencia para saber cuándo hay que reponer mercancía: el punto de pedido (Figura 3.9). Para calcularlo habrá que relacio­ nar el plazo de entrega, el stock de seguridad y la demanda media diaria: Pp = Ss + (PE × Dm) Fig. 3.9. Punto de pedido. 1 2 3 Mes/Día Recepción del pedido Punto de pedido St oc k Se gu rid ad ROTURA DE STOCK V O P Ventas Ventas Ventas N IV E L D E S TO C K La demanda anual se puede cal­ cular a partir de la demanda me­ dia diaria: D = Dm × 360 IMPORTANTE Demanda. Cantidad de produc­ to o servicio que el cliente está dispuesto a adquirir a un precio determinado. Puede ser constante (siempre se vende la misma cantidad), cre- ciente o decreciente (si estudia­ mos un periodo), irregular (no se  puede preveer) o estacional (se repite de forma cíclica). VOCABULARIO 51 UNIDAD 33.1. Métodos de previsión de la demanda Por norma general, las empresas conocen de forma aproximada su demanda en el tiempo, pero esto no quiere decir que el contexto en el que operan permanezca estable. El lanzamiento de campañas publicitarias, la inclusión o la eliminación de productos de la car­ tera o los cambios en la competencia, en las tendencias o en los precios de los productos son algunas de las circunstancias que obligan a las empresas a llevar a cabo revisiones de la de- manda de forma periódica e incluso puntual (Figura 3.10). Estas revisiones proporcionan la estimación de demandas distintas para periodos consecutivos y permiten calcular el volumen óptimo de pedido en dichos periodos. Fig. 3.10. Revisiones de los tipos de demanda. 100 120 80 60 40 20 0 52 3 4 761 D em an d a (u d ) Creciente Constante Decreciente Irregular Mes Los métodos empleados para estimar la demanda son: • Cualitativos. Utilizan la información facilitada por las encuestas y por los expertos, pero también la mera intuición, sobre todo en el lanzamiento de nuevos productos para los que no se cuenta con antecedentes. • Cuantitativos. Emplean cálculos matemáticos para prever de la forma más exacta posible las cantidades que se venderán. En estos casos ya existe información numérica de ventas en periodos anteriores. Normalmente las empresas adoptan métodos cualitativos al comienzo de su actividad o cuando van a incluir o eliminar productos de la cartera, contrastando la información con los datos numéricos de empresas de la competencia en periodos anteriores. Algunas compañías se dedican a elaborar y vender informes económicos y financieros de otras empresas con el fin de facilitar la formulación de previsiones y análisis DAFO. 15. La empresa Addito cuenta con un stock de seguridad de 200 unidades y cada día suele vender unas 25 unidades. Se sabe que el tiempo que tarda el proveedor en enviar la mercancía es de 5 días. Además, ha previsto que, en el siguiente semestre, venderá 15.000 unidades porque su competidor ha cerrado. Si se conoce que el coste de emi­ sión del pedido es de 40 €, y el de almacenar cada unidad, de 10 €. ¿Cuál será el punto de pedido? ¿Y el volumen óptimo de pedido? ¿Cuántas veces pedirá al proveedor? 16. Dada la siguiente información de una empresa, calcula el punto de pedido y el volumen óptimo de pedido. ¿Cuántos pedidos hará? Stock de seguridad: 150 uds.; Venta diaria: 30 uds.; Plazo de entrega: 4 días; Demanda semestral: 10.000 uds.; Coste de emisión: 25 €; Coste de almacenamiento: 30 €. ACTIVIDADES Es esencial estar comunicado con el departamento de mar- keting para poder ajustar la pre­ visión de la demanda, ya que será el que informe de campa­ ñas publicitarias, movimientos de la competencia, estrategias de precios y cambios en los pun­ tos de venta. IMPORTANTE La empresa Einforma se dedica a comercializar informes de em­ presas, tanto económicos como financieros, para poder desarro­ llar estudios de mercado o previ­ siones de viabilidad y así tomar las decisiones adecuadas: www.einforma.com WEB Las empresas se basan en estu­ dios de la clientela para poder desarrollar estrategias efectivas. Una fuente de información base es el Instituto Nacional de Esta­ dística, http://www.ine.es, pero con el desarrollo de las tarjetas de fidelización, apps y cookies, las empresas obtienen de forma rápida y segura información ve­ raz sobre los consumidores. Esto supone un ahorro de tiempo y esfuerzos en la toma de decisio­ nes y en el desarrollo del marke­ ting estratégico, que es el que se encarga de definir la línea a se­ guir por la empresa en el medio y largo plazo. RELACIONA 54 4. La rotura de stocks Gestionar el stock de forma eficiente y eficaz es muy importante porque evita no po­ der atender a la demanda de un artículo por falta de existencias en el almacén, es decir, que se produzca una rotura de stock. Los costes de la rotura de stocks no son solo cuantificables directamente en función de la pérdida de ventas, sino también de forma indirecta: • Incluso en el caso de salvar la venta, la empresa perderá dinero al verse obligada a satisfacer al cliente mediante descuentos sobre pedidos posteriores por servir la mercancía tarde. • La empresa sufrirá un daño en su imagen por incumplir las condiciones de venta pactadas. • La pérdida de clientes significa, además de una disminución de los ingresos, una merma en la reputación de la empresa, ya que se genera una publicidad negativa que repercute en la confianza del resto de clientes. Para anticiparse a este problema, ya que se conocen la demanda y el stock medios, es posible calcular los indicadores clave que eviten la rotura. A. Índice de cobertura Ayuda a calcular el nivel de rotura del stock, ya que indica por cuánto tiempo las existencias con las que cuenta la empresa podrán cubrir la demanda y se calcula a partir del consumo medio o ventas medias. IC = Stock medio Ventas medias B. Índice de rotura Indica el porcentaje de referencias que se quedan sin stock en un periodo de tiempo. Cuanto más bajo sea mejor, ya que no se corre el riesgo de incumplir ninguna entrega. IRS = Referencias que se han quedado sin stock Referencias totales × 100 La empresa Comesa posee 5 referencias distintas de productos y establece un stock medio anual de 50 unidades por cada una, sabiendo que se venden unas 60 unidades diarias. En este mes se ha quedado sin producto en una de las referencias. ¿Esta em­ presa realiza una buena gestión del stock o debe plantearse to­ mar alguna medida? Solución: IC = Stock medio Ventas medias = 50 60 = 0,83 años; 0,83 × 12 = 10 meses. La empresa tiene stock para 10 meses. IRS = Referencias que se han quedado sin stock Referencias totales × 100 = = 1 5 = 20 %. El índice de rotura debe ser próximo a 0. En este caso, la empre­ sa suele tener existencias suficientes para cubrir casi un año, por tanto, habrá surgido algún imprevisto por el que solo una de las referencias se ha quedado sin stock. Su gestión del stock no es mala, pero es conveniente que revise esa referencia en concreto para no volver a tener stock cero. CASO PRÁCTICO 7. Rotura del stock 18. Rucita tiene un índice de cobertura de un año para sus referencias, pero en el año ante­ rior el índice de rotura ha sido del 60 %. ¿Qué ha podido fallar y qué medidas se deberían llevar a cabo? ACTIVIDADES Para poder evitar que se produz­ ca la rotura, los SGA incorporan alarmas que saltan cuando el stock está próximo al punto de pedido o por debajo de este. ¿SABÍAS QUE…? Cuanto mayor sea el índice de cobertura, menor será el índice de rotura. CLAVES Y CONSEJOS 55 UNIDAD 35. Software especializado de gestión de stocks El software general de la empresa es capaz de integrar sus distintas áreas (administración, re­ cursos humanos, comercial, producción y logística) y se conoce como Enterprise Resource Planning (ERP). Dentro del ámbito logístico, las aplicaciones ofimáticas, como Microsoft Office, han pasado a ser un complemento de softwares especializados conocidos como sistemas de gestión de almacenes (SGA); hoy en día la opción más avanzada para gestionar los stocks. La informatización de los procesos permite integrar los terminales empleados para la codifica­ ción y el reconocimiento de productos vistos anteriormente (sistema de radiofrecuencia). Este sistema permite localizar los productos en todo momento y disponer de un registro de todos sus movimientos. Gracias a la implementación de estos softwares, las empresas ahorran tiempo, ya que un conocimiento exacto de cada referencia posibilita agilizar las tareas y con­ seguir la máxima eficacia con la mayor eficiencia en los procesos. En las actividades anteriores has tenido la oportunidad de visitar la web de la empresa Meca­ lux, que diseña y construye almacenes automatizados adaptados a las necesidades de cada empresa. El software desarrollado por esta compañía, y que vamos a estudiar en el Caso prác­ tico 8, es el EasyWMS Basic. Entre las funcionalidades del software de gestión destacan los ámbitos principales de recep­ ción, almacenaje, control de stock y expedición. Todas ellas se adaptarán a cada sector de ac­ tividad y a las características específicas de la empresa, con lo que el control de cada unidad será continuo y fiable (Figura 3.11). 1. Se referencia la mercancía a la entrada 2. Se crea de forma automática la documentación correspondiente 3. Se enlaza la información con los departamentos afectados (administración y co­ mercial) 4. Se tramitan las devoluciones y traspasos entre almacenes 5. Se gestiona la trazabilidad total 6. Se puede obtener el inventario en cualquier momento según diversos criterios 7. Se gestiona el picking, el etiquetado y la documentación de los pedi­ dos a expedir 8. Se gestiona la carga Fig. 3.11. Funcionalidades del software de gestión. Otros softwares de gestión de almacenes serían: Siges SGA, Aqua Intelligent Warehouse, AS-SGA o Libra SGA, entre otros. Antonio ha empezado a trabajar recientemente en una empresa y ha observado diversos problemas con los pedidos por falta de control de la mercancía debido al incremento repentino de la actividad empresarial. Ha propuesto introducir el EasyWMS Ba­ sic de Mecalux para solucionarlos. Pantalla inicial. Si se accede a la aplicación, una vez selecciona­ das todas las características de los contenedores, las áreas de almacén, los procesos de almacenado, el picking, la salida de al­ macén y los códigos que se usarán, aparecerá esta pantalla. CASO PRÁCTICO 8. Instalación EasyWMS Basic La máxima evolución en la ges­ tión de stocks es la automatiza- ción, en la que todo el almacén es un circuito de maquinaria e infraestructuras mecanizadas que manipulan la mercancía desde su entrada hasta su salida. CLAVES Y CONSEJOS SGA. Aplicación multisite que se instala en un solo servidor pero puede ser utilizada en todos los almacenes de la em presa. Picking. En el ámbito logístico, se refiere al proceso de prepara­ ción de pedidos extrayendo uni­ dades más pequeñas de almace­ namiento de otras más grandes, como por ejemplo, si se compra un palé con seis cajas y los pedi­ dos se preparan con cajas suel­ tas porque los clientes solicitan menos cantidad. VOCABULARIO 56 Primero se dan de alta los productos, los proveedores, las cuentas y las agencias de transporte desde el menú Configuración. Mediante el campo Tipo de artículo, cada empresa identificará de forma personalizada el producto con un código. Tanto proveedores como cuentas, clientes y agencias requieren la misma información. El sistema permite que cada empresa configure la ubicación y la logística, a través de diferentes variables, de la forma que mejor se adapte a sus características. Una vez introducidos todos los datos necesarios en el sistema, podemos empezar a gestionar las operaciones de entrada y salida de stock, es decir, las recepciones y las órdenes de salida. En la recepción se solicita tanto la fecha estimada de llegada como la real, para crear previsiones de stock. Tras identificar la recepción, se recibe el stock, es decir, se detalla la mercancía que entra. Se puede elegir la opción en contenedor o sin contenedor. En la opción en contenedor hay que especificar cuántos artículos con­ tiene cada uno y el programa calcula las unidades totales. Tras especificar los detalles de la mercancía recibida, esta se envía al almacén, bien para almacenaje, bien para reposición. CASO PRÁCTICO 8. Instalación EasyWMS Basic (continuación) TEST DE REPASO 1. El stock cero hace referencia a: a Quedarse sin stock de seguridad. b Quedarse sin stock de una referencia. c Trabajar bajo pedido. d Ninguna es correcta. 2. Cuando colocamos dos o más mercancías en el mis- mo espacio porque forman parte del mismo pedido, seguimos el criterio de ubicación de: a Compatibilidad. b Complementariedad. c Tamaño y peso. d Rotación. 3. La madera de una serrería sería stock de tipo: a Materias primas. b Productos terminados. c Stock de seguridad. d Todas son correctas. 4. Cuando una empresa adquiere grandes cantidades de producto para conseguir descuentos, facilidades de pago y hacer frente a imprevistos de la demanda, este stock cumple una función: a Reguladora. b Económica. c Comercial. d Reguladora y económica. 5. El sistema de radiofrecuencia permite que una eti- queta sea: a Leída. b Escrita. c No requiera del contacto visual directo con el lector. d Todas las opciones son correctas. 6. Una empresa automatiza su almacén a través de: a Un sistema de gestión de almacenes. b Un sistema de gestión de almacenes integrado en el sistema ERP. c Todas son correctas. d Ninguna es correcta. 7. El método de valoración de existencias más adecuado para equilibrar costes es: a FIFO. b LIFO. c PMP. d Cualquiera de ellos. 8. Una empresa decide instalar un nuevo software de gestión de stocks pero no quiere hacer inventario an- tes de implantarlo. ¿Qué puede pasar? a Que no sean correctos los datos del stock que tiene anotados y no coincidan con la cantidad real. b Que se produzcan roturas de stock si no se han regis­ trado bien las cantidades en el sistema. c Que se produzca un exceso de stock, con los costes que supone. d Todas son correctas. 9. Entre las ventajas de usar un sistema de gestión de stock no está: a Gestionar las tareas y el stock de forma fácil y rápida. b Hacer recuentos automáticos. c Contar con alarmas que avisen de la proximidad al pun­ to de pedido. d Ninguna de las anteriores. 10. Cuando una empresa dice emplear un software de gestión de stocks que permite mover el stock se está refiriendo a: a Cambiar la mercancía de sitio para poner otra. b Cambiar la mercancía para completar otro lote. c Eliminar la mercancía para poner otra distinta. d Ninguna de las opciones es cierta. 11. El índice de rotura de una empresa es del 30 %, lo que indica que: a De cada diez referencias, tres se han quedado sin stock en un periodo. b Se debe revisar la demanda de tres referencias para ajustar la previsión y mejorar el nivel de stock. c Son altas las posibilidades de entregar los pedidos fue­ ra de plazo por falta de stock. d Todas son correctas. 12. La previsión de la demanda se realiza con informa- ción: a Del departamento de marketing sobre el mercado y las estrategias promocionales. b Del departamento de compras sobre el histórico de compras de periodos anteriores. c Del departamento de ventas sobre el histórico de ven­ tas de periodos anteriores. d a) y c) son correctas. 13. Cuando una empresa no sirve a tiempo un pedido in- curre en costes directos derivados de: a Mala reputación. b Pérdida de la venta o disminución del beneficio de esta. c Pérdida del cliente. d Todas son correctas. UNIDAD 3 59 60 Distinguir los distintos tipos de stocks de una empresa y sus funciones. 1. A partir de los ejemplos de tres empresas con diferentes ac- tividades, responde a las preguntas planteadas a continua- ción: a) Empresa A: fabrica armarios al por mayor en el norte de Alemania, compra la madera a un mayorista de la fronte- ra con Italia y la recibe por carretera. b) Empresa B: vende balones de fútbol al por mayor en Gra- nada y los adquiere a través de un proveedor de Japón. c) Empresa C: frutería de barrio, compra la fruta y la verdu- ra a distintos agricultores de la comarca. ¿Qué diferencias encuentras entre cada una de estas em- presas en cuanto a la mercancía que manipulan (tipos de stocks) y los problemas que pueden encontrarse a la hora de recibirla? ¿Cómo pueden evitar las consecuencias nega- tivas? 2. Busca en Internet diferentes empresas, tanto fabricantes como comercializadoras, y clasifica los stocks que poseen. Intenta analizar la cadena logística para que te sea más fácil identificar todos los stocks. 3. El grupo Inditex fue uno de los pioneros en implantar el sis- tema JIT de stock cero. ¿Cómo serán sus almacenes y qué tipo de mercancía alojan? ¿Realmente es stock cero? Realizar la gestión de stocks de forma tradicional y con software especializado. 4. Visualiza el siguiente vídeo y contesta: https://www.youtube.com/watch?v=cLVCGEmkJs0 a) ¿Qué codificación se sigue? b) ¿Es importante crear un sistema propio de codificación en este caso o el sistema permite ubicar cada referencia sin tener que cambiarla? c) ¿Qué ventajas presenta este sistema de ubicación de la mercancía respecto a las estanterías fijas tradicionales? d) ¿Influye el método de valoración en la ubicación de la mercancía en este caso? ¿Por qué? 5. Visualiza el siguiente vídeo y escribe un breve resumen de lo visto en la unidad: https://www.youtube.com/watch?v=dAXdeqcHBp4 6. Si tuvieses que organizar un almacén de ropa y calzado, tan- to deportiva como casual, ¿cómo identificarías cada produc- to sabiendo que hay cinco referencias de cada uno? ¿Cómo valorarías las salidas de género? Determinar la demanda de una empresa y calcular el volu- men óptimo de pedido. 7. ¿Qué gastos incluyen los costes de almacenamiento de una empresa que comercializa material deportivo? ¿Y los de pe- dido? ¿Qué puede influir en el aumento de los costes de al- macenamiento? 8. La empresa Bematú tiene una demanda diaria de 20 uni- dades. Si sabe que su proveedor tarda en servir el producto 10 días y el stock mínimo que mantiene es de 30 unidades, ¿cuándo debe hacer el pedido? Si en todo el año la demanda es de 15.550 unidades, ¿cuánto stock debe pedir cada vez que contacte con el proveedor y cuántas veces lo hará este año? ¿Hay alguna dificultad en el cálculo? ¿Cómo influyen estos datos? 9. La empresa Bandimia tiene una demanda anual de 12.500 unidades, pero se estima un aumento del 5 % para el próxi- mo año. Sabiendo que vende diariamente 75 unidades, cal- cula el volumen óptimo de pedido y el número de pedidos que hará a lo largo del año si el plazo de entrega es de cinco días (puede haber retrasos de cuatro días), el coste de emi- sión es de 15 €, y el coste de almacenamiento, de 10 €. Re- presenta el punto de pedido y el volumen óptimo de pedido. 10. Una empresa que vende gafas de sol tiene una demanda mensual de: Mes Ene Feb Mar Abr May Jun Ventas (unidades) 235 340 230 400 410 500 Se estima un incremento mensual de las ventas del 5 % para los próximos meses hasta final de año. Calcula: a) La previsión de la demanda hasta final de año. b) La demanda anual. c) El stock de seguridad, teniendo en cuenta que el plazo de entrega es de cinco días pero puede ampliarse a siete. Si los costes de almacenaje y pedido son de 5 € y de 7 €, respectivamente, calcula el lote económico y el punto de pe- dido. (Considera que todos los meses tienen 30 días). Conocer las consecuencias de la mala gestión de stocks. 11. El mayorista Todobien vende cada día 13.800 unidades de producto y cuenta con un stock de seguridad de 20.000 uni- dades. Debido al cierre de una empresa de la competencia, para los siguientes seis meses la previsión de ventas es de 180.000 unidades. Conociendo que los costes de emisión son de 7 €, y el coste de almacenamiento, de 8 €, y que el tiempo que tarda en llegar la mercancía de la fábrica es de 18 días, calcula: a) El volumen óptimo de pedido. b) El punto de pedido. c) El índice de cobertura. d) El índice de rotura, si se sabe que 10 de las 15 referencias que posee la empresa se han quedado sin stock. 12. La demanda anual de Todocasa el año pasado fue de 200.000 unidades y la demanda diaria de 20.000 unidades. Se prevé un incremento del 8 % de las ventas diarias como resultado de una campaña publicitaria que se va a llevar a cabo a partir del siguiente mes. Si la mercancía tarda en lle- gar entre 7 y 10 días, el coste de emisión es de 18 €, y el de almacenamiento, de 10 €, calcula el coste de seguridad, el punto de pedido, el volumen óptimo de pedido, el número de pedidos y los índices de rotura y cobertura. ¿El stock de seguridad es el adecuado? COMPRUEBA TU APRENDIZAJE 61 Con el fin de poner en práctica lo aprendido en la unidad a tra- vés de un software real de gestión de stock, deberás resolver el siguiente reto como si de una empresa real se tratase. Para ello tendrás que descargar la aplicación demo de EasyWMS Basic de Mecalux y crear la empresa BANDAMIA con la siguiente in- formación: Proveedor Roquefore • Código: 000000001. • CIF: A45457656. • Domicilio: Calle del Perdón, Nave 3, Polígono Industrial San Jerónimo (Salamanca). • Persona de contacto: Antonio Megía. Agencia de transporte Rutasa • Código: 000000001. • CIF: B54637281. • Domicilio: Calle Santiago, 54 (Pontevedra). • Persona de contacto: Ana Simona. Cliente Asprosed • Cuenta Código 000000001 y vinculada a la compañía As- prosed. • Persona de contacto: Emma Toboso. • Agencia: Rutasa. • Domicilio: Calle Un Lugar de La Mancha s/n (Puenteviejo). Artículos • Bolígrafo azul, código 0001. • Bolígrafo verde, código 0002. • Bolígrafo rojo, código 0003. • Bolígrafo negro, código 0004. Dentro de la clasificación ABC, habrá que escoger la categoría A. En el apartado de «Var. Logística» escogerás «Lote» y en la ubi- cación marcarás «picking y cross-docking». Realiza las siguientes operaciones en EasyWMS Basic y genera los informes de existencias, las órdenes de salida y recepción y la lista de tareas: a) El día 14 de octubre se emite un pedido de bolígrafos. La fe- cha estimada de llegada es de cinco días, pero se adelanta la  entrega tres días. El proveedor, junto con la mercancía, hará entrega de un albarán en el que consten las 450 cajas de bolígrafos del pedido. ¡Importante! La persona encargada de  la recepción del envío, antes de firmar el albarán, debe comprobar que efectivamente los datos expuestos coinciden con la mercancía recibida. Se sabe que un palé contiene 30 paquetes de 15 cajas de bolígrafos. Al tratarse de la primera recepción, será el lote 1. Cada caja trae 50 unidades y son: • 3 paquetes de bolígrafos azules: 2.250 unidades. • 7 paquetes de bolígrafos negros: 5.520 unidades. • 2 paquetes de bolígrafos verdes: 1.500 unidades. • 3 paquetes de bolígrafos rojos: 2.250 unidades. Mediante la opción de múltiples contenedores, el programa autocalcula a partir del contenido de cada uno, pero la em- presa decide marcar el total de unidades, lo que equivale a seleccionar la opción de stock sin contenedores. b) Recepción de dos palés con 50 paquetes de bolígrafos (15 ca- jas en cada paquete). Este será el lote 2, puesto que es la se- gunda recepción. • 13 paquetes de bolígrafos azules: 9.750 unidades. • 17 paquetes de bolígrafos negros: 11.250 unidades. • 7 paquetes de bolígrafos verdes: 5.520 unidades. • 13 paquetes de bolígrafos rojos: 9.750 unidades. Esta mercancía se ubicará en reposición. c) El día 17 de octubre se envían 5 paquetes de bolígrafos ne- gros y 3 paquetes de bolígrafos verdes al cliente Asprosed con su correspondiente albarán. Contesta a las siguientes preguntas: d) ¿Qué tipo de stock posee la empresa? ¿Crees que realiza una adecuada gestión del stock con las unidades que entran y salen del almacén? ¿Codificarías de otra forma los productos? e) ¿Cuál es el índice de rotura con las operaciones realizadas? f) ¿Qué ventajas encuentras al utilizar el sistema? ¿Crees que su uso facilita o complica el proceso de gestión? UNIDAD 3 RESUELVE EL RETO