10 lezione informatica documentale, Appunti di Informatica gestionale

Scarica 10 lezione informatica documentale e più Appunti in PDF di Informatica gestionale solo su Docsity! ULTIMA LEZIONE 26/11 Esigenza dell’archiviazione, soprattutto per le pubbliche amministrazioni, pertanto la produzione dei documenti, la loro gestione e conservazione è assolutamente un processo che è implicito nel loro modo di agire. Se i documenti da cartacei diventano informatici l’archivio diventa digitale e pertanto le amministrazioni pubbliche sono obbligate a formare correttamente i propri archivi digitali. Metadati = dati sui dati, informazioni che aiutano ad identificare l’oggetto digitale. Registrazione = andare ad archiviare fisicamente su dei sistemi di storage i documenti informatici, quindi memorizzarli all’interno di una memoria collegando contemporaneamente ad essi un complesso di metadati che saranno utili ai fini della ricerca. L’archiviazione viene eseguita su un sistema (sistema di gestione informatica dei documenti o anche sistema documentale), i documenti vanno registrati qui e tramite registrazione viene fissato su un sistema di memorizzazione. Archivio corrente – archivio di deposito (docu che non sono più necessari allo svolgimento delle attività correnti ma che comunque i docu devono essere mantenuti per eventuali esigenze di controllo. Qui rimangono per mediamente 30 anni poi ad essi si deve applicare una procedura (paragrafo 1.5) procedura di selezione o scarto archivistico. Archivio storico è un bene culturale quindi è liberamente consultabile, anzi deve essere valorizzato, reso conoscibile. Fin tanto che è nell’archivio di deposito o corrente, il documento non è liberamente consultabile. L’operazione di va eseguita sui docu dell’archivio di deposito e sui quali è trascorso il tempo minimo di conservazione. Chi stabilisce il tempo minimo conservatorio di documentazione? (Massimario di scarto – piano di conservazione) E’ uguale per tutti i documenti? Non è uguale per tutti i documenti. I referti medici consultazione limitata nel tempo, giuridici qualche decennio, fatture dopo tot anni vengono distrutte. Per ciascuna tipologia di fascicolo determina il tempo minimo di conservazione. L’archivio è la memoria dell’ente e per tanto deve essere resa accessibile (quando è storico, quindi soggetto alle regole dei beni culturali). Sono documenti che non hanno più effetti giuridici ma c’è un interessa culturale. Archivi storici devono essere descritti con una notazione che viene considerata standard internazionale(?). Storico (almeno 30 anni). Elenchi di versamento = un elenco di che cosa è stato inviato all’archivio di deposito. Archivio di consistenza ti dà un’idea della consistenza dell’archivio. Unità misura metro lineare. Questi elenchi sono meramente quantitativi. Poi abbiamo gli INVENTARI ti dice che cosa hai e ogni docu/fascicolo/carteggio deve essere descritto secondo una scheda descrittiva conforme ad uno standard internazionale(?). Standard di descrizione archivistica (agli archivi storici(?)). Consiglio Internazionale degli archivi (ICA). Lo standard più utilizzato è lo standard ISAD(G)  predisposto nel 1990 a cura dell’ICA. Nel 1999 questa versione è stata migliorata ed oggi è lo standard di riferimento (2 edizione). Descrizione per livelli gerarchici. Si applica principalmente alla docu archivistica sistemata e destinata alla conservazione permanente. Si basa sulla concezione di archivio come un insieme di parti articolate a più livelli gerarchici al quale quindi è possibile associare una descrizione a più livelli, procedendo dal generale al particolare. Le regole ISAD(G) sono organizzate in 7 aree di informazioni per un totale di 26 elementi descrittivi di cui solo 6 sono obbligatori. ISAD(G) lo standard che descrive il contenuto degli archivi storici. Un altro standard ISAAR(CPF) archivi di famiglie e di istituzioni o imprese. Questo standard contiene le regole per descrivere entità che descrivono i soggetti produttori quindi ISAAR ti permette di descrivere il soggetto che produce l’archivio. Le regole ISAAR organizzate in 3 aree informative per un totale di 10 elementi descrittivi. ISDIAH utilizzato per descrivere soggetti conservatori (es archivio centrale di stato). Gli elementi di ISDIAH organizzati in 6 aree ma soltanto 3 sono obbligatori. NIERA (EPF) standard italiano, una variante italiana dell’ISAAR. Descrive soggetto produttore. Seguendo questo standard è stato prodotto il SAN (sistema archivistico nazionale), + SIAS (sistema informativo archivio di stato). SIUSA. SAN integra SIAS e SIUSA ed è attraverso il SAN che il cittadino può passare sia al SIUSA sia al SIAS. EAD = mentre gli altri sono standard descrittivi, questo serve per definire lo standard con il quale le strutture (i conservatori) possono scambiarsi automaticamente le descrizioni che hanno elaborato. Le schede ISAD (ad es) che descrivono il contenuto in un archivio storico di macerata, possono essere condivise con altri archivi di stato a livello nazione o internazionale. E’ uno standard che favorisce la condivisione delle schede descrittive. Non costituisce un’alternativa agli altri standard ma li completa. Si utilizza il linguaggio XML per la descrizione della struttura. Gli elementi che compongono l’EAD sono circa 140. - EAC = nato nel 2001 come formato standard basato sul linguaggio di marcatura XML per rendere le descrizioni dei soggetti produttori di archivi accessibili attraverso internet. Questi 2 standard sono quelli che favoriscono l’accesso in rete alle schede descrittive degli archivi storici nazionali e internazionali. REQUISITI PER LA FORMAZIONE DELL’ARCHIVIO DIGITALE (e paragrafo precedente). Molte pubbliche amministrazioni oggi continuano a stampare i documenti informatici. Chi produce i docu informatici li deve archiviare correttamente e per farlo deve per forza di cose formare i carteggi (nel caso dell’analogico) o fascicoli digitali (nel caso digitale). Fascicolo informatico = documenti che entrano in gioco durante procedimento amministrazioni Documentazione informatica = insieme fascicoli e docu che sono collegati da una qualche relazione. Entrambe devono essere formate su un sistema, su un complesso hardware e software che prende il nome di sistema di gestione informatica dei documenti (SGID). Sistema che viene denominato anche protocollo informatico o semplicemente sistema documentale. A livello internazionale c’è sistema ERMS. L’utilizzo di un sistema documentale è una condizione necessaria, ma non sufficiente, per la creazione di un archivio. Sufficiente perché non garantisce la “corretta” formazione dell’archivio. Resistenza al cambiamento  conservazione archivio digitale. C’è da tener conto che l’hardware e software diventano prima o poi obsoleti. Bisogna provvedere alla conservazione dell’archivio nel corso del tempo, e questo richiede delle attività. Conservare significa garantire anche la sicurezza informatica, adottare tutte le misure necessarie per garantire la longevità del patrimonio documentario e informativo conservato. Elenco conservatori li troviamo nel sito dell’agenzia per l’Italia digitale. Noi dobbiamo quindi formare l’archivio sul sistema documentale ma poi questo achivio lo dobbiamo trasferire in un altro sistema  sistema di conservazione, il cui compito è quello di proteggere questi file. Chi si occupa della conservazione deve creare una sinergia con i soggetti produttori.