DTA: gli eventi e la programmazione di un evento, Appunti di Laboratorio di servizi di accoglienza turistica

Scarica DTA: gli eventi e la programmazione di un evento e più Appunti in PDF di Laboratorio di servizi di accoglienza turistica solo su Docsity! 1 GLI EVENTI Un evento è un’iniziativa unica o che si ripete periodicamente, organizzata con uno scopo preciso da soggetti pubblici e/o privati e che riunisce nello stesso momento e nello stesso luogo un certo numero di partecipanti. Permette alle imprese e agli enti di creare occasioni che coinvolgono totalmente i partecipanti, generando una lunga e positiva relazione attraverso un’esperienza emozionale con la marca o l’ente promotore. Ad esempio la Barilla faceva i tour delle piazze per fissare il marchio d’impresa. Si tratta di azioni di marketing relazionale ed esperienziale. Gli eventi possono essere classificati: - Tipologia: eventi corporate (rivolti al personale interno), celebrazioni, grandi eventi - Finalità: profit o no profit - Durata: periodici, unici, di una settimana, di uno o più giorni - Dimensione: grandi eventi, eventi locali - Organizzazione La pianificazione dell’evento è legata ad aspetti logistici: viaggi, transfer, ospitalità e pernottamenti. Per questo, per l’organizzazione dei MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events) si ricorre solitamente a società dedicate a figure professionali specializzate: - PCO (Professional Congress Organizer), che si occupa di progettare, organizzare e gestire gli eventi - Meeting Planner, che si occupa di organizzare meeting - Destination Management Company e Destination Manager, società di servizi e professionisti incaricati di progettare e organizzare eventi in un’area territoriale specifica, operando in collaborazione con i Convention Bureau1 - Agenzie di viaggi con personale qualificato. Sono fondamentali per il post congress tour, perché dà la possibilità ai congressisti di visitare la località con una guida specializzata con escursioni e city sightseeing. Gli eventi generano una domanda turistica fortemente stagionalizzata e concentrata in periodi limitati, solitamente in primavera ed autunno, cioè in bassa stagione per la destinazione, per poter destagionalizzare e mantenere i prezzi bassi per poter attirare più persone. (possono stipulare contratti vuoto per pieno). Per le sue caratteristiche, deve essere ospitato in località con determinate caratteristiche: - Presenza di infrastrutture adeguate, moderne e funzionali (preferibilmente con aeroporti vicini) - Rete di trasporti efficiente e capillare - Servizi di qualità medio-alta - Prezzi competitivi - Attrazioni di vario tipo, come strutture wellness, patrimonio storico-artistico, occasioni di svago e relax, servizi ancillary fondamentali per aumentare le ore di pallacanestro. Tra i principali eventi: • Open day: eventi che permettono ai pubblici esterni di visitare l’azienda, per mostrare come si svolge il lavoro. È uno strumento di comunicazione sia interno sia esterno perché si rivolge ai familiari dei dipendenti, ai fornitori, ai clienti, ai media. È mirato a rafforzare la variabile del marketing mix immagine (nome e idea che dà l’azienda). • Fiera: evento di carattere commerciale, in cui si creano momenti di incontro riservati agli operatori del settore, per prendere accordi, stipulare contratti e promuovere prodotti nuovi. Sono solitamente compisti di 3 momenti diversi: riservato al solo BtB, al solo BtC e diretto ad entrambi. Le aziende allestiscono degli stand che diventano 1 Ufficio creato con il sostegno delle istituzioni locali e incaricato di promuovere l’organizzazione di congressi e altri eventi, fornendo il supporto logistico e i servizi necessari. Coordina l’offerta locale spingendo gli operatori turistici del territorio a fare sistema per creare un’immagine di prodotto forte e condivisa. 2 i loro uffici di rappresentanza. Però a causa della crisi economica, le imprese italiane hanno a disposizione poco budget per poter organizzare stand, personale, vitto e alloggio, ecc. e perciò sono diminuite in Italia. • Convegno: incontro di analisi oppure di presentazione di un determinato argomento. I relatori, esperti, affrontano gli argomenti secondo le loro esperienze e il loro punto di vista professionale, per questo i partecipanti sono molto attratti dalla partecipazione e formazione del relatore. • Congresso: riunione alla quale partecipano persone appartenenti alla stessa categoria socio-professionale. Si svolgono periodicamente e, in base alla loro finalità, possono essere scientifici o ideologici (carattere filosofico, storico, letterario…). Possono essere fatti su qualsiasi tema e attirano molte persone, perciò creano un indotto altissimo. Opinion leader: figura con una certa autorevolezza in determinati ambiti che li mette in condizione di influenzare l’opinione pubblica, stimolando comportamenti di imitazione. Sono punto d’attrazione per i congressisti, vengono pagati con cachet all’ora e più è famoso più viene pagato. LA PROGRAMMAZIONE DI UN EVENTO L’evento è un progetto articolato, con obiettivi precisi, il cui successo è determinato dalla corretta combinazione di fattori. Solitamente lo scopo è il rafforzamento dell’immagine dell’azienda per avere un ritorno di utile. Per questo, l’organizzazione richiede capacità di pianificazione, creatività, capacità di gestione e attitudine a coordinare competenze diverse. Perché un evento abbia successo, è necessaria una visione strategica che deve tener conto di diversi elementi, quali: - La coerenza tra l’evento e l’immagine del prodotto o l’azienda - L’eventuale complessità dell’organizzazione - Il budget a disposizione - La valutazione dei risultati (variabile post-vendita, data dal numero di congressisti e dalle risposte ai questionari). La pianificazione di un evento passa attraverso 3 fasi: • IDEAZIONE E PREPARAZIONE Nella prima fase occorre: - Definire gli obiettivi da raggiungere (motivazione, es. raccolta fondi, presentazione nuovo prodotto, coinvolgere e trovare volontari o stagisti per ridurre i costi e ottenere economie di scala dato che non vengono pagati...). - Predisporre i contenuti, cioè il filo conduttore dell’evento: il PCO deve organizzare anche servizi ed intrattenimento per far divertire i congressisti la sera. Sono eventi collaterali rispetto all’evento principale ma che hanno comunque il compito di garantire la massima visibilità del prodotto o dell’impresa. - Individuare la possibile location, mediante sopralluoghi in fase di preparazione perché avrà un impatto decisivo sulla percezione dell’evento da parte del target. Devono esserci gli spazi e gli ambienti necessari all’attività (come sale riunioni, catering, check-in…), strutture ricettive nei dintorni, impianti a norma e servizi e attrezzature necessarie (es. collegamento internet, impianto audio-video…), accessibilità alla struttura e presenza di parcheggi, fermate di mezzi, stazioni taxi, ecc. - Stabilire i tempi, solitamente in primavera o autunno per destagionalizzare e per spendere meno. - Chiarire gli aspetti organizzativi - Determinare il team di lavoro - Stilare la lista dei contatti (sponsor, relatori, ospiti, opinion leader, ecc.) (i relatori e la località sono fonti di attrazione per i congressisti, gli ospiti importanti vanno riservati alle prime file). Le principali voci di spesa da prendere in considerazione al momento di stilare il budget sono: location, ristorazione, allestimento, materiale grafico, omaggi per gli ospiti, servizi fotografici, hostess e steward, traduttori, assistenti tecnici,