Il project management degli eventi culturali, Appunti di Project Management

Scarica Il project management degli eventi culturali e più Appunti in PDF di Project Management solo su Docsity! Il project management degli eventi culturali 4/11/2020 Libri fondamentali. Quattro aspetti di definizione, tutte sottolineano un aspetto ma tutte sono essenziali. Un primo modo per leggere il PM è secondo una modalità qualitativa: mettere in luce i caratteri del progetto, i dettagli, i caratteri che descrivono qualitativamente il progetto. Il focus è l’oggetto. Il secondo viene detto processuale, cioè focalizzarsi sull’insieme di attività tra loro correlate e finalizzate alla creazione di un prodotto o di un servizio unico. Qualitativa e processuale insieme formano la scheda di progetto, che viene completata con il terzo aspetto, quello quantitativo. In questo caso si misura a preventivo e a consuntivo l’insieme delle risorse di cui abbiamo bisogno secondo un modello contabile di rilevazione. La quarta e ultima fase è quella detta informativa (o relazionale), è quella che viene chiamata anche processo di reporting, ma in generale tutto ciò che attiene alla diffusione dell’informazione ottenuta nella fase quantitativa. Gestire un progetto culturale significa governare una serie di risorse attività e processi che danno luogo a una produzione unica nel campo culturale (in modo particolare nelle performing arts). Governo a preventivo e consuntivo, ovviamente. Questo per cercare di capire come si da origine a una produzione. La produzione in sé è sempre unica, anche le cosiddette repliche perché sono comunque eventi unici. Significa pianificare le attività da svolgere e i tempi da rispettare, le risorse da acquisire gli standard da prevedere nella fase esecutiva, sia da un punto di vista qualitativo-artistico che economico-finanziario. L’approccio è ovviamente interdisciplinare, il fare artistico è ovviamente il cuore pulsante, però l’aspetto della quantificazione e l’attenzione ai numeri e all’economicità è fondamentale per comprendere quale sia il punto di equilibrio  rispettare i vincoli di bilancio. Prima di vedere il PM nel campo del modello economico-finanziario, osserviamolo da un altro punto di vista. I tre vincoli del PM 1. Caratteri/attività/risorse, che devono essere specificati in maniera NON ambigua e secondo una misurazione oggettiva. Siamo ancora nella scheda di progetto, non ci sono ancora vincoli economico-finanziari (es. direttore artistico di un museo che cerca di fare i conti con la progettazione di un cartellone per la prossima stagione). In questa fase si associano i benefici per il cliente come contropartita del prezzo pagato. La scheda di progetto evidenzia: obiettivi e caratteristiche del progetto; i destinatari (che non sono solo il pubblico, ma anche le fondazioni, sponsor pubblici/privati; istituzioni); le attività e i processi da svolgere e le risorse necessarie per farlo. 2. La data di consegna, cioè il termine fissato per la conclusione dei lavori e la consegna del prodotto finale al cliente, ovviamente il prodotto deve essere pronto in maniera da soddisfare adeguatamente le aspettative del cliente che ha pagato. Il timing è importante per tutte le attività da svolgere e di tutte le risorse da acquisire prima di arrivare alla fase finale. 3. Economicità, con particolare attenzione ai costi ei ricavi per quale viene redatto un preventivo (budget economico pareggio tra proventi e oneri)e al complesso degli investimenti da effettuare e dei finanziamenti da acquisire (budget finanziario ci dice se è sostenibile finanziariamente l’iniziativa). La ricerca costante è quella di un triplice equilibrio: economico (COSTI: consumi delle risorse; RICAVI: ottenimento delle risorse); patrimoniale e finanziario(INVESTIMENTO: qualcosa di duraturo; FINANZIAMENTI: ). Tutto si risolve in un equilibrio finale di MONETARIO (ENTRATE: ricavi e finanziamenti; USCITE: costi; investimenti). 5/11/2020 EVENTO CULTURALE Il termine “evento” identifica un fenomeno, un avvenimento nuovo ed esemplare, in grado di suscitare interesse e manifestare una risonanza notevole e un impatto rispetto ad un’utenza ampia. Il termine “evento culturale” indica un fatto o avvenimento importante (novità, esemplarità…), lì dove la cultura viene intesa come insieme di valori e comportamenti. L’evento culturale per definizione è di “breve durata”, può essere ricorrente come nel caso dei festival, ma è sempre unico e irripetibile, provoca l’aggregazione di persone, catalizza l’interesse di molti e ha un impatto rilevante sul territorio Ci sono tre categorie di eventi culturali:  Relazione tra soggetto e oggetto: es. mostra d’arte visiva o museo, relazione tra visitatori e oggetti esposti.  Relazioni molteplici fra una varietà di soggetti: es. vernissage/preview di una mostra, relazione fra il curatore, i critici, i visitatori, gli sponsor, la città.  Attività performativa dominante: es. pluralità di azioni durante il vernissage di una mostra, performance dell’artista o di artisti esterni invitati. Il termine culturale dal punto di vista sociale-antropologico intende la cultura come un insieme di valori e comportamenti, da questa interpretazione possiamo considerare eventi culturali anche sagre, eventi sportivi etc. Si deve fare allora una distinzione con gli eventi culturali in senso artistico “alto”, aventi una componente elitaria-ristretta, dove il pubblico è meno ampio e casuale, il cui carattere alto è dato dall’organizzazione stabile che li progetta e li produce, dai temi e dalla rigorosità scientifica della loro programmazione. Nel primo tipo di evento culturale prevale il carattere ludico, mentre nel secondo esso diviene secondario e subordinato. Parliamo dunque di eventi di carattere culturale in senso artistico in riferimento alle arti visive, arti performative, letteratura, rappresentazioni multimediali. In questi eventi la “cultura” concorre alla formazione dell’individuo sul piano individuazle e morale e viene considerata come patrimonio delle cognizioni e delle esperienze acquisite tramite lo studio. Musei Gli obiettivi principali dei musei sono conservazione e tutela, tuttavia in Italia bisognerebbe rafforzare la fruizione e la valorizzazione delle opere, predisponendo progetti in grado di attirare diverse categorie di pubblico, organizzare mostre tematiche e progetti di edutainment, attivare servizi aggiuntivi come visite guidate, ristorazione e merchandising. Questi aspetti non sono visti come obiettivi istituzionali dei musei, invece lo dovrebbero essere. In Italia ci si concentra di più su conservazione e tutela, ma non è sufficiente. Teatri lirici Hanno come scopo la diffusione della cultura musicale, ma hanno anche attività accessorie come visite guidate, visione delle prove, conferenze, serate a tema etc. L’archivio storico, l’edificio, le tracce materiali della tradizione sono associate alla fruizione delle produzioni lirico-sinfoniche. Ad oggi non è più sufficiente puntare solo ed esclusivamente sulla cultura, ma luoghi ed eventi culturali necessitano anche di abilità manageriali, non solamente artistiche. Scheda di progetto Per l’organizzazione di un evento culturale si elabora una scheda di progetto, la quale contiene informazioni riguardo: Quali sono le fasi di un progetto culturale: a) Elaborazione dell’idea creativa e ipotesi di fattibilità concreta b) Pianificazione delle attività e delle risorse c) Esecuzione e realizzazione d) Controllo (misurazioni quali quantitative, valutazione dei risultati e azioni correttive)  in realtà il controllo perché abbia efficacia ex-post deve iniziare ex-ante con la produzione di un budget. Infatti, quando si parla di ipotesi di fattibilità, si cominciano a stilare i primi budget e programmi di massima. L’azione di controllo è svolta sulla base dei report, con cui si cerca di monitorare l’evoluzione del progetto, se evidenziamo scostamenti tra preventivo e consuntivo. Il progetto nel suo insieme contiene in modo dettagliato TUTTE le caratteristiche. Il piano operativo di progetto viene redatto a preventivo poi posto a confronto con na serie di consuntivi, contiene dati e info quali quantitative delle attività da svolgere e delle risorse da predisporre e attivare per realizzare l’evento. Il programma si chiude a preventivo con la redazione di un budget. OBIETTIVI e MISSION. La mission è più relativa alla mission dell’istituzione. Gli obiettivi invece discendono dalla mission e di solito hanno una dimensione temporale coerente con la dimensione di medio- lungo temrine. È bene esplicitare dall’inizio: avvicniare un certo pubblico che magari non mi segue; formare una certa fascia d’età. Sempre più, nella ricerca di uno sponsor o di finanziamenti, avere un progetto ben articolato è una buona carta di presentazione. Per capire, osserviamo un paio di esempi. Nello statuto della fondazione Solomon Gugghenheim di NY: la mission è la comprensione e l’interesse dell’arte, principalmente il moderno e il contemporaneo (fine 800- oggi) e di collezionare, conservare e studiare l’arte del nostro presente. La fondazione realizza questa misisone attraverso mostre d’eccezione programmi educative iniziative di ricerca. Si adopera per formare e attirare un gruppo quanto più vario e internazionale grazie alla sua particolare rete di musei e alle partnership culturali, se vado su un teatro (teatro regio di Torino) persegue l’arte musicale realizzando in Italia e all’estero spettacoli lirici, di balletto e concerti, formazione di quadri artistici, propone la ricerca anche in funzione di promozione sociale e culturale provvede direttamente alla gestione dei teatri ad essa affidati e ne conserva e valorizza il patrimonio storico culturale, con particolare riferimento al patrimonio in cui opera. La qualità complessiva del profetto deriva da tre fattori chiave: 1. Caratteri del progetto: innovatività che può anche essere una tradizione rivisitata con un taglio di ricerca di nuovi significati. La cosa peggiore di un evento artistico è il déjà-vu. 2. Capacità tecnico-artistiche: eccellenza nelle competenze 3. Abilità di governance e management: economicità. Se il termine ci induce a pensare a qualcosa come risparmiare, stiamo sbagliando. Non è solo questo, è equilibrio economico patrimoniale e finanziario, è una sintesi finale. La qualità senza questo elemento di coerenza anche nei numeri, è una qualità fine a sé stessa. Se non ho più risorse economiche, sono destinata a chiudere. Molti teatri erano disinteressati a questo aspetto. La qualità va perseguita tanto nella fase ideativa, quando si adottano obiettivi ambiziosi tanto in quella implementativa e esecutiva. Gli obiettivi: SMART  s: specific; m: measurable; a:achievable; r:realistic; t: timed related. Quali erano gli obiettivi dell’evento happyspritz@guggenheim? Il Guggenheim ebbe l’idea di far transitare nello spazio del giardino, tutto sponsorizzato dall’Aperol. L’idea era quella di far conoscere il museo, che era aperto sia per quanto riguarda la collezione permanente che quelle temporanee. Inizia nel 2009. Avvicinare i giovani alla cultura e potenziare l’immagine della Peggy Guggenheim. Si intende fidelizzare nuovi soggetti: si offriva ai giovani una membership per entrare gratuitamente nei musei Peggy e partecipare agli eventi della collezione. Si intendeva svolgere compiti di edutainment: far conoscere a un ampio bacino di utenti la collezione e le mostre in un contesto più informale. Si intendevano svolgere azioni di fundraising: la quota degli spritz rimane in parte disponibile per interventi artistici e per acquisire nuovi sponsor. Le ricadute del progetto, cioè i risultati raggiunti, si potevano così sintetizzare: a livello di territorio l’eccezionale presenza di pubblico ha creto a livello locale e nazionale un caso da studiare, che poi è stato suggerito ad altri enti per creare iniziative analoghe (senza che abbiano avuto lo stesso successo). A livello di stakeholders si è instaurato un ciclo virtuoso che ha fatto incontrare artisti e studenti, sponsor e istituzioni. Da esperimento progettato per un ambito locale è diventato rapidamente un evento, e gli sponsor sono risultati estremamente sensibili a rinnovare gli accordi fatti di anno in anno, allargando il perimetro di collaborazione. Le altre istituzioni hanno intrapreso la progettazione di eventi culturali. Nel caso in esame non ci si è limitato alle due ore di divertimento, ma l’evento è divenuto un luogo di esperienze e significati. L’obiettivo centrale di un evento può essere sdoppiato in due aspetti essenziali di servizio offerto e esperienza. Il servizio offerto rappresenta l’oggetto della produzione culturale ciò per cui viene progettata e realizzata la produzione artistica. L’esperienza è la ricaduta di significato. I quadri assumono significati ulteriori se all’interno di un percorso nell’ambito di una lettura innovativa oppure una serie di incontri inauditi  allestimento a tema. Es: Biennale 2011, tre dipinti del Tintoretto, tentativo di dialogo con la contemporaneità, temi legati alla luce, alla velocità d’esecuzione, la tecnica pittorica, la spazialità. Questo genera confronto. I destinatati del progetto culturale. Gli stakeholders devono essere un costante riferimento nell’attività di progettazione di nuove iniziative, per esaltarne i risultati verso coloro che sono i riferimenti esterni: 1. Il pubblico è il soggetto privilegiato di ogni progetto, è anche quello che determina i numeri del soggetto. L’apprezzamento quantitativo NON garantisce, ipso facto, il rigore scientifico e un alto standard qualitativo, ma non c’è dubbio che sia il primo indiscutibile indicatore che si intende calcoare o valutare 2. La comunità artistica rappresenta il soggetto ideatore e propulsore degli eventi e volfe una funzione di stimolo continuo per l’attività dell’ente. 3. Lo stato che è il primo finanziatore delle istituzioni culturali e soggetto economico di molti enti culturali, ultimamente appare più riluttante a ricoprire da solo l’onere derivante dalla sua funzione costituzionale di conservazione. 13/11/2020 Contabilità musei autonomi: con la riforma Franceschini del 2015 i grandi direttori dei musei (Brera, Uffizi, accademia) hanno un’autonomia specifica e redigono bilanci in autonomia. Si comportano essenzialmente come le aziende private  grande autonomia gestionale. Il sistema di misurazione, fondamentale per capire come si costruisca un preventivo di progetto, un budget. Basato sul modello di bilancio, nel senso che questo produce una serie di dati numerici elaborati al fine di predisporre prospetti specifici per la direzione, per i centri di responsabilità e progetto. Deriva dal sistema di rilevano contabile e dal modello economico-finanziario. La misurazione è a preventivo e consuntivo. Il sistema di misurazione è composto da 3 elementi: bilancio e budget (contabilità generale), che possono essere anche contabilità analitica (ovvero contabilità per attività e progetti) e anche attraverso il reporting (indicatori quali/quantitativi che uso mentre svolgo l’attività). Il bilancio descrive questo modello economico finanziario in modelli debitamente compilati  reddito (costi-ricavi) confluisce nel conto economico (che può essere generale o di un progetto). Ma il modello economico può portare anche allo stato patrimoniale (ovvero conto finanziario, di impieghi e fonti). Oppure, l’ultima parte, è quella del rendiconto finanziario (entrate uscite). Quindi reddituale, patrimoniale e finanziaria sono le tre dimensioni più oggettive in assoluto con cui io posso esprimere la realtà di un’istituzione. Il sistema di rilevazione contabile sarà a preventivo (budget di azienda e di attività o di progetto) oppure a consuntivo con la contabilità generale di azienda e analitica (attività di progetto). Nel modello economico-finanziario, si basa un duplice aspetto  economico e finanziario. L’aspetto economico riguarda la ricchezza di un’azienda, sia quella consumata che acquisita. È economica anche l’acquisizione di risorse tramite l’investimento. Costi e attività sono sempre acquisizioni di ricchezza: la prima è di breve periodo la seconda dura nel tempo. Esempio di costo è l’acquisto di merce, ma anche il personale. È invece elemento patrimoniale l’acquisizione di un impianto o di un macchinario che mi dura nel tempo. Quindi reddituale per il breve periodo, economico patrimoniale per il lungo periodo. L’aspetto finanziario ha a che fare con la regolazione dell’operazione economica, come pago la risorsa su cui ho investito. Quindi potrò avere o relazioni credito debito o dinamica entrate/uscite. Esistono ovviamente anche operazioni minoritarie che possono essere esclusivamente economiche o esclusivamente finanziarie. Quindi ogni operazioni viene rilevata su due aspetti  economico, impatto sulla ricchezza dell’azienda: nel presente con ricavi e costi; nel futuro con attività e patrimonio netto (risorse che acquisisco che durano nel tempo). Al 90% molte delle operazioni delle aziende culturale sono operazioni id breve termine che guardano a costi e ricavi. Il prospetto fondamentale delle aziende culturali è il conto economico. La stessa operazione può essere regolata sia con un’uscita di cassa, sia dalla dinamica credito/reddito. 18/11/2020 Prospetto reddituale: da una parte i costi dall’altra i ricavi. Analisi finanziaria: come si rilevano le informazioni rilevanti? Il primo passo è quello dell’analisi economica. Se i ricavi sono maggiori di costi: utile; viceversa: perdita. Il risultato o reddito può essere o uno o l’altro. L’incasso del mutuo: significa che incasso un finanziamento a medio/lungo termine e allo stesso tempo però dovrò restituire qualcosa alla banca quindi si tratta anche di un debito. In questo caso è un doppio aspetto finanziario. Tendenzialmente sono sempre 2 rilevazioni: una economica e una finanziaria, ma posso trovarmi anche due aspetti identici  l’importante è che siano 2. La gestione caratteristica è solo quella istituzionale; accessoria: si affianca alla caratteristica in senso stretto  insieme compongono quella operativa. La gestione extra-operativa è fatta solo dalle componenti finanziaria (oneri e proventi) e dalle imposte. Il reddito misura la ricchezza, la cassa misura la ricchezza che è monetariamente disponibile. Le piccole aziende (max 8,8 milioni di euro) sono esentate dal rendiconto finanziario, fanno la cosiddetta rendicontazione breve, semplificano anche lo Stato Patrimoniale ecc. lo stato consente di non redigere del tutto e di semplificare in modo esiziale gli altri documenti tra cui la nota integrativa, questo perché apparentemente posssono fare conti più semplici. Questo perché il Consiglio era composto da 29 giuristi e un’aziendalista. Il sistema di misurazione: Il sistema informativo di bilancio ha sia finalità di comunicazione esterna (obbligatoria) ma non solo; dipende anche dalla conformazione giuridica delle istituzioni. I documenti obbligatori per perseguire questa finalità sono  schemi numerici: stato patrimoniale; conto economico; rendiconto finanziario; documenti: nota integrativa; allegato: relazione sulla gestione. Ma anche per finalità interne, aggiungendosi quindi prospetto analitico e preventivo. La logica aziendale si basa sul perseguire efficacia (risultati/obiettivi) ed efficienza (input/output). Stato patrimoniale: suddiviso in attivo e passivo. Attivo contiene i diritti a disposizione dell’azienda: CREDITI VERSO SOCI; IMMOBILIZZAZIONI (immateriali, materiali e finanziari). Le prime sono le attività a lungo termine; materiali sono invece per esempio il luogo, la strumentazione. Nei teatri lirici una csa importante è il conmodato d’uso del teatro (che si mette come immobilizzazione). Rientra nell’attivo anche l’ATTIVO CIRCOLANTE: rimanenze, credite, attività finanziarie, disponibilità liquide. Il passivo vede il PATRIMONIO NETTO (capitale, lasciamo perdere le riserve): quello dato all’inizio più ciò che non è stato distribuito  tuto ciò che non è debito è patrimonio netto. FONDO PER RISCHI E ONERI; TFR; DEBITI (14 categorie di debiti). Lui considera rilevante quello riclassificato. Il conto economico vede invece: il VALORE DELLA PRODUZIONE(ricavi contributi rimanenze,…); CONSTI dELLA PRODUZIONE (costi che stanno solitamnete interni ad un’azienda); PROVENTI E