MODULO 3 WORD XP - MODULO ECDL, Dispense di Elementi di Informatica

Scarica MODULO 3 WORD XP - MODULO ECDL e più Dispense in PDF di Elementi di Informatica solo su Docsity! ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi (Word processing) Roberto Albiero ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 3 Il procedimento va ripetuto per ogni documento che si vuole aprire. • Si clicca sull’icona che rappresenta il documento (o il collegamento ad esso) che si vuole aprire. 1.1.3 Creare un nuovo documento (predefinito o basato sui modelli del programma). Nella barra degli strumenti standard, selezionare “Nuovo documento vuoto”. Per utilizzare i modelli, le creazioni guidate e i documenti esistenti come punto di partenza, è necessario effettuare una delle seguenti operazioni: • Scegliere “Nuovo” dal menu “File”. • Nel riquadro attività “Nuovo documen- to”, in “Nuovo da Modello”, scegliere “Modelli generali…”. • Scegliere la scheda corrispondente al tipo di documento che si desidera creare, quindi fare doppio clic sull'icona del modello o della creazione guidata. 4 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 1.1.4 Salvare un documento. Esistono diversi metodi per salvare i documenti in Microsoft Word. È possibile salvare il documento in uso, sia nuovo che preesistente, salvare contemporaneamente tutti i documenti aperti o salvare una copia del documento attivo con un altro nome o in una posizione diversa. Per salvare rapidamente un documento, fare clic sull’icona Salva presente nella barra degli strumenti Standard. In caso di documento nuovo o di documento da salvare, come copia in altra posizione o con un altro nome, si opera come segue: Scegliere “Salva con nome” dal menu “File”. Scegliere la posizione in cui salvare il documento, tramite la casella di scelta “Salva in:” Nel caso in cui un documento contenga un particolare testo, o una formattazione, che si desidera riutilizzare anche in altri documenti, è possibile salvarlo selezionando dalla casella “Tipo file:” la voce “Modello di documento” (1). Fare clic su Salva. Nella casella Nome file digitare il nuovo nome da assegnare al file. ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 5 Dovendo condividere un documento con utenti che utilizzano altri programmi d’elaborazione testo o una versione di Word con un formato di file diverso, ad esempio Word 6.0/95 o Word per Macintosh, è possibile salvare il documento in un altro formato di file: È possibile salvare in modo automatico, il file, durante il lavoro: Scegliere “Opzioni” dal menù “Stru- menti”, quindi fare clic sulla scheda “Salva”. Selezionare la casella di con- trollo “Salva au- tomaticamente ogni:”. Nella casella “mi- nuti” immettere l'intervallo di tempo desiderato per il salvataggio automatico dei file. Più frequente- mente un file è salvato, maggiori informazioni saranno recuperate qualora avvenga un'interruzione di corrente o un altro problema mentre il file è aperto. N.B. La funzione di salvataggio automatico non esclude la necessità di salvare regolarmente i propri files. 1.1.5 Spostarsi tra documenti attivi. In Word è possibile aprire più documenti contemporaneamente; il passaggio tra questi documenti attivi può avvenire in due differenti modalità. La prima, e più immediata, è quella di cliccare direttamente, nella barra delle applicazioni, sull’icona del documento in cui spostarci (1). L’icona evidenziata rappresenta il documento su cui ci troviamo (2): 8 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Di seguito sono visualizzate le tre schede: Sommario, Ricerca libera, Indice che compongono la Guida in linea di Microsoft Word. La barra degli strumenti permette di (partendo da sinistra) affiancare automaticamente la finestra del documento e quella della Guida, nascondere o mostrare, nella finestra della Guida, le schede Sommario, Ricerca libera ed Indice, tornare indietro od andare avanti nella visualizzazione delle spiegazioni, stampare la schermata con il supporto fornito. L’ultima icona, “Opzioni”, contiene anche le precedenti funzioni. Infine, se si desidera ottenere informazioni sulle possibilità di una finestra di dialogo, è possibile selezionare “Guida rapida” dal menu d’aiuto quindi fare clic sull’opzione di cui si desidera avere spiegazioni. ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 9 1.1.7 Chiudere un documento. Per evitare di perdere eventuali modifiche apportate al documento, prima di chiuderlo, va sempre salvato. Nel caso non si sia stato già salvato, l’applicativo visualizza una finestra d’avvertimento in cui si chiede la conferma, o meno, del salvataggio del documento in chiusura: Per eseguire la chiusura di un documento si clicca sul comando “Chiudi” dal menù “File” (1) o si clicca su “X” (2) presente all’estremità di destra della barra dei menù. 1.2 Modificare le impostazioni Quando s’installa la Suite di Office (è così definita la raccolta dei programmi di automazione d’ufficio di Microsoft, che contiene Word, Excel, Access, PowerPoint e FrontPage), normalmente, non si modificano le impostazioni standard che, così come sono impostate, soddisfano la quasi totalità dei suoi utilizzatori ma, per diversi motivi, qualche volta, può essere necessario cambiare alcuni parametri. Vediamo come eseguire le modifiche alle impostazioni. 1.2.1 Cambiare la visualizzazione di una pagina. Secondo le abitudini di chi compila il documento o, se esso è destinato ad essere utilizzato nel Web, è possibile variare il tipo di visualizzazione della pagina scegliendolo dalla lista (1) presente nel menù ”Visualizza” o cliccando direttamente su una delle icone (2) presenti a sinistra della barra di scorrimento inferiore della finestra di word. Visualizzazione normale Visualizzazione Layout Web Visualizzazione Layout di stampa Visualizzazione Struttura 10 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 1.2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom. Per migliorare la leggibilità del documento ed adattarlo alle necessità dell’utilizzatore, è possibile ingrandirne o ridurne la visualizzazione. Il modo più veloce è quello di agire sulla casella “Zoom” della barra degli strumenti standard: Un’altra possibilità è cliccare su “Zoom…” presente nel menù “Visualizza”; si visualizza la finestra di scelta in cui possiamo impostare varie possibilità di ridimensionamento del documento, vedendo il risultato nel riquadro Anteprima prima di rendere definitiva la scelta fatta: ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 13 2 Operazioni di base In questo capitolo sono trattate le principali operazioni che possono essere eseguite con Word per inserire e gestire i dati in un documento. 2.1 Inserire i dati 2.1.1 Inserire testo. Lo scopo di un programma di word processing è quello di creare lettere, relazioni, libri e, quindi, tutti quei documenti che contengono testo, ma anche immagini e/o tabelle. Fondamentale, per la creazione dei documenti, è l’inserimento del testo. Questo avviene utilizzando la tastiera che permette di digitare, direttamente, la maggior parte dei caratteri d’uso comune. Il carattere digitato è inserito dove lampeggia il cursore, il trattino verticale (1) che, in un documento vuoto si trova in alto a sinistra, ad una certa distanza dai bordi del foglio virtuale. Per inserire il carattere in un altro punto del foglio vuoto, basta cliccare doppiamente con il tasto destro del mouse ed il programma, automaticamente, inserirà i caratteri di formattazione necessari a posizionare il cursore dove vogliamo (2). N.B. Non è necessario, come nelle vecchie macchine per scrivere, andare ”a capo” alla fine della riga. Il programma porterà automaticamente il cursore all’inizio della riga successiva, appena questi avrà raggiunto la fine della riga in uso. 2.1.2 Inserire caratteri speciali e simboli. Come è stato detto nel precedente paragrafo, tramite tastiera è possibile scrivere la maggior parte dei caratteri utilizzati ma alcuni caratteri speciali, ad esempio ®, §, ¶, ∞, ecc., non essendo presenti nella tastiera, devono essere inseriti in un altro modo. Dal menù “Inserisci” si clicca sulla voce “Simbolo…”. Questo provoca la visualizzazione della finestra “Simbolo”. 14 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Questa finestra è suddivisa in due schede: “Simboli” e “Caratteri speciali”. Il loro contenuto è inserito nel documento cliccandoci sopra due volte o, dopo averlo selezionato con il mouse, cliccando sul tasto “Inserisci”. Il primo apre una finestra di colloquio in cui è possibile inserire, o modi- ficare, l’insieme di caratteri da tastiera che, automaticamente, sono trasformati in simbolo. Il secondo apre una finestra di colloquio, tramite la quale è possibile definire combinazioni di tasti che rappresentano un simbolo: In entrambe le schede sono presenti due tasti: ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 15 2.2 Selezionare i dati Durante la realizzazione di un documento può rendersi necessario evidenziare, o spostare, una parola, una frase, un paragrafo o intere pagine. Per poter eseguire queste funzioni è necessario, prima, selezionare i dati su cui operare. 2.2.1 Selezionare caratteri, parole, righe, frasi, paragrafi o interi testi. È possibile utilizzare il mouse o la tastiera per selezionare testo e grafica, inclusi elementi non contigui. 2.2.1.1 Selezione tramite MOUSE PER SELEZIONARE OPERAZIONE DA ESEGUIRE Una quantità qualsiasi di testo Trascinare il puntatore del mouse sul testo che si desidera selezionare. Una parola Fare doppio clic sulla parola. Una riga di testo Spostare il puntatore del mouse a sinistra della riga finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare clic. Una frase Tenere premuto CTRL, quindi fare clic in un punto qualsiasi della frase. Un paragrafo Spostare il puntatore del mouse a sinistra del paragrafo finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare doppio clic. In alternativa, fare triplo clic in un punto qualsiasi del paragrafo. Più paragrafi Spostare il puntatore del mouse a sinistra dei paragrafi finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, fare doppio clic, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso. Un blocco di testo Fare clic all'inizio della selezione, scorrere fino alla fine della selezione, quindi tenendo premuto MAIUSC fare clic. Un intero documento Spostare il puntatore del mouse a sinistra del testo del documento in un punto qualsiasi finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare triplo clic. 2.2.1.2 Selezione tramite TASTIERA Selezionare il testo tenendo premuto il tasto MAIUSC e utilizzando i tasti di direzione: Per selezionare più aree non contigue, selezionare il primo elemento, tenere premuto il tasto CTRL e selezionare gli altri elementi desiderati. + O O O 18 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 2.3.2 Copiare o spostare del testo all’interno di un documento o tra documenti attivi. In precedenza si è visto come selezionare un testo; la selezione si rende necessaria, quando si vuole copiare (o spostare), il testo selezionato, in un altro punto del documento o in un altro documento aperto. effettuata; si apre il menù di scelta rapida in cui selezionare il comando che interessa (3). 2.3.3 Usare i comandi per la ricerca e/o sostituzione di una parola o una frase specifica. Ricerca del testo È possibile cercare velocemente qualsiasi occorrenza di una parola o una frase specifica. Scegliere “Trova…” dal menù “Modifica” o cliccare sull’appo- sita icona presente nella barra degli strumenti. Si visualizzata la finestra “Trova e sostituisci” composta da tre schede. Nella scheda “Trova” digitare il testo da ricercare, nella casella specifica. Dopo aver selezionato il testo, si avvia l’operazione da compiere dal menù “Modifica” (1), o cliccando direttamente sulle specifiche icone presenti nella barra degli strumenti (2): Taglia (elimina da quella posizione) Copia (mantieni in quella posizione) Incolla (trasferisci nella posizione) Quindi si clicca con il mouse nella posizione in cui si vuole trasferire o copiare il testo, nello stesso documento o in altro documento attivo (vd. par 1.1.5), quindi cliccare sul comando Incolla. Un’ulteriore possibilità è quella di cliccare, con il tasto destro del mouse, direttamente sulla selezione ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 19 Fare clic sul pulsante “Trova successivo”, per posizionarsi sulla succes- siva ripetizione. Utilizzare il carattere jolly asterisco (*) per cercare una stringa di caratteri. Per esempio digitare "f*e" per trovare le parole che iniziano per “f” e finiscono per “e”, indipendente dalla loro lunghezza e significato. Il carattere jolly punto interrogativo (?) rappresenta un singolo carattere nell’esatta posizione nella parola in cui è inserito. Sostituzione del testo Scegliere “Sostituisci…” dal menù “Modifica”. Si visualizzata la finestra “Trova e sostituisci” aperta sulla scheda “Sostituisci”, in cui sono presenti due caselle di testo: Nella casella “Trova” digitare il testo che si desidera ricercare. Nella casella “Sostituisci con:” digitare la sostituzione del testo. Fare clic sui pulsanti “Trova successivo”, “Sostituisci” oppure su “Sostituisci tutto” secondo necessità. Il pulsante “Altro” permette di affinare ulteriormente la ricerca, e la sostituzione, in base ad ulteriori opzioni: 20 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 3 Formattazione La formattazione consiste nell’impostazione grafica del testo in base ad una precisa impostazione delle diverse parti di un documento (carattere, paragrafo, interlinea, etc. .), nonché alle caratteristiche del layout quali l'impaginazione, l'insieme delle caratteristiche grafiche: disposizione degli elementi, sfondo, colori, caratteri. In sintesi, la formattazione serve a rendere più gradevole l’aspetto, e quindi la lettura di un documento. Per modificare la formattazione di un testo, sia esso una singola parola o tutto il documento, dopo la sua selezione, si agisce scegliendo la voce specifica dal menù “Formato”: oppure, cliccando, con il tasto destro del mouse sulla se- lezione, si sce- glie la voce specifica dal menù di scelta rapida che vie- ne visualizzato: Normalmente, la modalità più utilizzata è quella di clic- care sull’icona, relativa alla modifica grafica da applicare, presente nella barra degli strumenti di formattazione: 3.1 Formattare un testo In questo paragrafo sono trattate le modifiche grafiche che si possono apportare ad un testo, o ad un insieme di caratteri. Tutte le modifiche che si possono apportare ai caratteri che compongono un testo sono comprese nella specifica finestra visualizzata scegliendo la voce “Carattere…” dal menù “For- mato”: Questa finestra è composta di tre schede: “Tipo”, “Spaziatura e posizione”, “Effetti di testo”. ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 23 3.1.3 Applicare la modifica di maiuscole/minuscole al testo. Dal menù “Formato” si clicca sulla voce “Maiuscole/minuscole…” provocando l’apertura della finestra sottostante in cui, cliccandoci sopra, si seleziona il tipo di modifica da effettuare: 3.1.4 Copiare le caratteristiche di formattazione da un testo ad un altro. Dopo aver selezionato il testo, di cui interessano le caratteristiche di formattazione, si clicca sull’icona “Copia formato” dalla barra degli strumenti standard. Si posiziona il cursore, che ha assunto l’aspetto di un pennello, all’inizio del testo da modificare, si clicca con il tasto sinistro del mouse e si trascina; alla fine si rilascia il tasto del mouse in modo da applicare la formattazione copiata. 3.1.5 Applicare uno stile esistente ad una parola, una riga o un paragrafo. Dopo aver sele- zionato il testo su cui si vuole appli- care uno stile esi- stente, si può cliccare sulla freccia della ca- sella “Stile” nella barra degli stru- menti di format- tazione che apre l’elenco degli stili esistenti da cui selezionare il pre- scelto: 24 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi L’altra possibilità è quella di selezionare, dal menù “Formato”, la voce “Stili e formattazione…” che visualizza il relativo riquadro attività che rimarrà sempre attivo, al lato del desktop, per applicare lo stile preferito. La disattivazione di questo riquadro avviene tramite l’icona chiudi Questa seconda alternativa è utilizzata, di norma, quando si revisiona l’intero documento per apportare più modifiche di stili. 3.1.6 Usare la sillabazione automatica. Per eliminare larghi spazi vuoti nel testo giustificato, può essere necessario eseguire la sillabazione, o di gran parte di un documento, oppure solo di una singola parte, ad esempio un piccolo paragrafo. Nel primo caso si procede selezionando il testo che non si desidera sillabare. Poi si sceglie “Para- grafo…” dal menù “Formato”, quindi si clicca sulla scheda “Distribuzione testo” e selezionando la casella di controllo “Non sillabare” (1). Si conferma cliccando sul pulsante OK (2). ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 25 A questo punto si prosegue in modo identico al caso della sillabazione di una piccola parte del documento, già opportunamente selezionato. Si seleziona la voce “Lingua” dal menù “Strumenti”, quindi si clicca sul comando “Sillabazione” (3): Viene visualizzata la finestra “Sillabazione” in cui si seleziona la casella di controllo “Sillaba automaticamente documento” (4). Nella casella “Righe consecutive sillabate (max)” (6) viene specificato il numero massimo di righe consecutive che possono terminare con un segno meno. Quando si attiva la sillabazione automatica, vengono automaticamente inseriti i trattini nei punti appropriati del documento. Se in seguito si modifica il documento o si cambiano le interruzioni di riga, la sillabazione verrà eseguita di nuovo. 3.2 Formattare un paragrafo Ora vengono trattate le modifiche grafiche che si possono apportare ad un paragrafo. I paragrafi sono le suddivisioni interne di un capitolo, o sezione, in un testo. 3.2.1 Inserire ed eliminare le interruzioni di riga. Un'interruzione di riga interrompe la scrittura sulla riga corrente e consente al testo di proseguire sulla riga successiva: Nella casella “Area di sillaba- zione” si specifica lo spazio fra la fine dell'ultima parola di una riga e il margine destro (5). Aumentando le dimensioni della area di sillabazione, si ottiene un numero ridotto di parole sil- labate, mentre riducendo l'area il testo risulterà maggiormente allineato a destra. 28 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 3.2.3.2 Aumento o riduzione del rientro di un intero paragrafo Selezionare i paragrafi che si desidera modificare: Sulla barra degli strumenti Formattazione fare clic su o Il rientro sarà aumentato, o diminuito, di un punto di tabulazione. Se si desidera modificare la posizione del rientro è necessario impostare un punto di tabulazione diverso (vd. 3.2.6). Un modo più veloce per aumentare, o diminuire, il rientro sinistro di un paragrafo selezionato è quello di trascinare, dal “Righello orizzontale”, l’indicatore “Rientro sinistro”: 3.2.3.3 Modifica del rientro destro di un intero paragrafo Selezionare i paragrafi che si desidera modificare. Sul righello orizzontale trascinare l'indicatore “Rientro destro” nella posizione dove si desidera che il testo abbia fine. Aumenta rientro: Riduci rientro: ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 29 3.2.3.4 Creazione di un rientro sporgente Selezionare il paragrafo in cui si desidera creare un rientro sporgente. Nel righello orizzontale trascinare l'indicatore “Rientro sporgente” nella posizione iniziale del rientro. Per impostare misure più esatte per il rientro sporgente, scegliere la voce “Paragrafo…” dal menù “Formato” visualizzando la scheda “Rientri e spaziatura”. Nella sezione Rientri, selezionare “Sporgente” dalla casella di riepilogo “Speciale:”. Nella casella “Rientra di:” impostare la quantità di spazio desiderata per il rientro sporgente: 3.2.3.5 Applicare ai paragrafi un’interlinea singola o doppia L'interlinea determina la quantità di spazio verticale tra le linee del testo di un paragrafo. L'impostazione predefinita è di un solo spazio, ovvero vi è spazio per il carattere più grande della riga più una piccola quantità di spazio aggiuntivo. In caso che, nella riga di testo, siano presenti elementi grafici o formule di dimensioni maggiori rispetto al testo normale, l'interlinea di tale riga sarà aumentata automaticamente. Selezionare il testo che si desidera modificare: Nella barra degli strumenti formattazione fare clic sull’icona interlinea per impostare lo spazio predefinito (Interlinea 1). Per applicare una nuova impostazione, cliccare sulla freccia, quindi selezionare il numero desiderato: 30 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Per impostare misure più precise, dopo aver cliccato sulla freccia, scegliere “Altro…”; si apre la finestra “Paragrafo” dove, nel riquadro Spaziatura, si selezionano le scelte preferite nella casella “Interlinea:”. Per impostare una in- terlinea uguale per tutte le righe, utiliz- zare l'opzione di inter- linea “Esatta” e speci- ficare un valore adatto al carattere o all'ele- mento grafico più grande. Se gli ele- menti risultano tron- cati, selezionare un valore maggiore. 3.2.4 Applicare una spaziatura al di sopra e al di sotto dei paragrafi. Selezionare i paragrafi in cui si desidera modificare la spaziatura: Scegliere la voce “Paragrafo…” dal menu “Formato” quindi, dalla scheda Rientri e spa- ziatura, immettere la spaziatura desiderata nelle caselle “Prima:” e “Dopo:” presenti nel riquadro Spaziatura: ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 33 3.2.6.3 Rimozione dei punti elenco. 1. Selezionare il testo da cui si desidera rimuovere i punti elenco o i numeri: 2. Nella barra degli strumenti formattazione, in base al tipo di elenco, cliccare su: Elenchi puntati oppure su Elenchi numerati 3. La sequenza dei punti o dei numeri è eliminata: Per rimuovere un singolo punto elenco o un numero, fare clic su di esso e premere BACKSPACE 3.2.7 Modificare lo stile dei punti e dei numeri in un elenco di un solo livello scegliendo tra le opzioni predefinite. 1. Selezionare il testo contenente i punti elenco o i numeri che si desidera modificare: 2. Dal menù “Formato” cliccare sulla voce “Elenchi puntati e numerati…”: 3. Dalla specifica finestra visualizzata scegliere, tra le schede “Punti elenco” e “Numeri o lettere” quella contenente il riquadro con lo stile prescelto ciccandoci sopra. 34 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Qui sotto sono visualizzate anche le altre due schede presenti nella finestra “Elenchi puntati e numerati” relative alla creazione di un elenco strutturato od applicare uno stile (per garantire un aspetto uniforme a numeri o punti elenco, tipo di allineamento e tipi di carattere negli elenchi), tra quelli proposti dal software o creati dall’utente. 3.2.8 Aggiungere ad un paragrafo il bordo superiore e inferiore, il contorno e lo sfondo. A volte può essere necessario dare risalto ad un paragrafo in modo che attragga l’attenzione del lettore o, più semplicemente, per migliorare graficamente l’aspetto del documento, inserendo dei bordi o colorando lo sfondo del paragrafo da enfatizzare. Si inizia selezionando il paragrafo su cui apportare le modifiche: Quindi, dal menù “Formato”, si seleziona la voce “Bordi e sfondo…”: ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 35 è visualizzata la relativa finestra che comprende tre schede. La scheda “Bordi” permette di applicare il tipo di bordura con le caratteristiche di stile e colore preferiti: Si confermano le scelte effettuate cliccando su ottenendo il seguente risultato: Volendo limitarsi ad inserire due linee, una sopra ed un’altra sotto il paragrafo, si clicca sull’icona “Personalizzato”: … …quindi si clicca, nel riquadro dell’anteprima, nella posizione in cui si vuole inserire una linea (o sui pulsanti presenti). Nel caso sia stato selezionato solo una parte del paragrafo, si sceglie “Testo” nella casella “Applica a:” Dopo aver confermato con si ottiene il seguente risultato: 38 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Nella sezione margini si clicca sulle freccette a lato delle caselle relative al posizionamento del margine, per aumentare o diminuire il valore standard: Si può cliccare direttamente all’interno della casella (selezionando il contenuto), e digitare direttamente il valore. 3.3.3 Inserire e cancellare un’interruzione di pagina. Fare clic nel punto in cui si desidera inserire un'interruzione di pagina. Scegliere “Interruzione…” dal menu “Inserisci”. Si visualizza l’omonima finestra con già selezionata la scelta “Di pagina” (1); confermare cliccando su ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 39 Per eliminare un'interruzione di pagina si seleziona l'interruzione che si desidera eliminare. Se la visualizzazione Layout di stampa o la visualizzazione Struttura sono attive ma l'interruzione di sezione non viene visualizzata, visualizzare il testo nascosto facendo clic su Mostra/Nascondi presente nella barra degli strumenti standard. Premere il tasto CANC. 3.3.4 Inserire e modificare testi in intestazioni e piè di pagina. Intestazioni e piè di pagina sono aree presenti rispettivamente nel margine superiore e inferiore di ciascuna pagina di un documento. Le intestazioni ed i piè di pagina possono contenere sia testo che grafica (i numeri di pagina, il logo di una società, il titolo del documento, ecc.). Essi sono stampati rispettivamente nel margine superiore o inferiore di ciascuna pagina di un documento. Per creare un piè di pagina, fare clic sull’icona “Alterna intestazione/piè di pagina” presente nella barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina per passare all'area del piè di pagina, quindi immettere il testo o l'elemento grafico desiderato. Per immettersi nell'area dell'intesta- zione o del piè di pagina, scegliere la voce “Intestazione e piè di pa- gina” dal menù “Visualizza”. Per creare un'intestazione, immet- tere il testo od inserire l'elemento grafico desiderato nell'area dell'inte- stazione. 40 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Se si desidera formattare il testo, utilizzare i pulsanti sulla barra degli strumenti Formattazione. Al termine degli inserimenti, o delle modifiche, cliccare sulla voce “Chiudi” presente, in ultima posizione, nella barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina. 3.3.5 Inserire in intestazioni e piè di pagina: data, numero di pagina, identificativo del file, autore, ecc. Nelle aree d’intestazione e piè di pagina possono essere inserite varie informazioni come supporto per una migliore gestione del documento. Il loro inserimento può avvenire con diverse modalità. 3.3.5.1 Numeri pagina Utile, se il documento è composto da molti fogli, può risultare la numerazione delle pagine. L’inserimento di tale dato può essere effettuato, senza aprire le aree d’intestazione e piè di pagina, cliccando sulla voce “Numeri di pagina…” presente nel menù “Inserisci”… …è visualizzata la relativa finestra in cui specificare la posizione, l’allinea- mento ed il formato della numerazione che si vuole inse- rire: Oppure, dalla barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina , che appare selezionando la voce “Intestazione e piè di pagina” dal menù “Visualizza” (vd. 3.3.4), cliccando sulle icone: Inserisci numero di pagina Formato pagina numeri Inserisci numero di pagine ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 43 ¬ Dopo aver selezionando la voce “Intestazione e piè di pagina” dal menù “Visualizza”, per aprire le rispettive aree, ci si posiziona nel punto in cui inserire la voce di glossario. Ü A questo punto si può percorrere la strada della voce “Glossario”, presente nel menù “Inserisci”, scegliendo dall’elenco visualizzato, oppure, Ü Cliccando sulla freccia accanto alla voce “Inserisci voce di glossario”, presente nella barra degli strumenti Intestazione e piè di pagina (1), per visualizzate l’elenco a tendina. Qualsiasi è la strada percorsa, il risultato che si otterrà cliccando sulle singole voci è quello, di seguito, riportato: –PAGINA- Autore Autore ultimo salvataggio 44 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Autore, n. pagina, data Data di creazione Data ultima stampa Nome file Nome file e percorso Pagina X di Y Riservato, pagina #, data 4 Oggetti Gli oggetti, in ambiente word, sono entità, diverse da un testo, dotate di una propria identità: ad esempio un oggetto può essere un’immagine, un file musicale, un programma, una tabella, ecc. L’oggetto può essere un elemento a se stante oppure collegato ad un altro oggetto o prodotto da un diverso oggetto. Vediamo, quindi, quali sono gli oggetti che più frequentemente sono utilizzati in ambiente word. 4.1 Tabelle Una tabella è costituita da righe e colonne di celle che è possibile riempire con testo e immagini. Normalmente sono utilizzate per visualizzare le informazioni in modo organiz- zato. Le tabelle possono anche essere utilizzate per creare composi- zioni di pagina o per inserire testo, grafica e tabelle nidificate (una tabella inserita in una cella di un’altra tabella). ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 45 4.1.1 Creare una tabella. Per creare una tabella, in Microsoft Word sono disponibili diversi metodi e la scelta di quello da utilizzare dipende dalle proprie preferenze e dalla complessità della tabella da creare. 1. Dalla barra degli strumenti Standard. ⇒ Cliccare nel punto in cui si desidera creare una tabella. ⇒ Nella barra degli strumenti standard cliccare sull’icona . ⇒ Trascinare il puntatore del mouse per selezionare il numero di righe e colonne desiderato ed ottenere il risultato sottostante: 2. Dal comando “Inserisci” del menù “Tabella” in modo da scegliere le dimensioni e il formato della tabella prima che questa sia inserita in un documento. ⇒ Cliccare nel punto in cui si desidera creare una tabella. ⇒ Scegliere “Inserisci” dal menù “Tabella”, quindi “Tabella”. ⇒ E’ visualizzata la finestra, a lato, “Inserisci Tabella” in cui, nella casella di gruppo Dimensioni tabella (1) si seleziona il numero di colonne e di righe desiderato. ⇒ Nella casella di gruppo Opzioni di adattamento automatico (2) si selezionano le opzioni desiderate per ridimensionare la tabella. ⇒ Per utilizzare un formato di tabella esistente, cliccare sul pulsante Formattazione automatica (3). ⇒ Confermando con OK (4) si ottiene il risultato sottostante: Al termine della creazione della tabella, si clicca direttamente all’interno di una delle celle che la compongono e si digita il testo da inserire. 48 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi In alternativa, restando con il cursore all’interno della selezione, si può cliccare con il tasto destro del mouse che produrrà l’apertura di menù specifici in base alla selezione effettuata: COLONNE RIGHE CELLE 4.1.4 Modificare la larghezza delle colonne e l’altezza delle righe. Si posiziona il cursore sul bordo destro della colonna che si vuole modificare. Appena questi assume l’aspetto raffigurato nell’esempio, ed appare una linea tratteggiata, si clicca e trascina per allargare o restringere la colonna; rilasciando il tasto del mouse si ottiene: Entrambe le voci vi- sualizzano dei sot- tomenù tra cui sce- gliere la posizione dell’elemento da in- serire o cosa elimi- nare. Nel caso si voglia eliminare una o più celle, sia la procedura tramite la barra dei menù che l’utilizzo del menù di scelta rapida (tasto destro del mouse), provocano la visualizzazione di una finestra di colloquio in cui selezionare il tipo di eliminazione e la sua ripercussione sulle celle a destra o sottostanti quelle da eliminare. ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 49 Per modificare l’altezza di una riga si posiziona il cursore sul bordo inferiore della riga stessa. Appena questi assume l’aspetto raffigurato nell’esempio, ed appare una linea tratteggiata, si clicca e trascina per aumentare o diminuire l’altezza della riga; rilasciando il tasto del mouse si ottiene: 4.1.5 Modificare lo spessore, lo stile e il colore del bordo ed applicare sfondi alle celle. Dopo la selezione della/e cella/e (vd 4.1.2), si apre il menù “Formato” da cui selezionare la voce “Bordi e sfondo…”. Anche dal menù di scelta rapida (attivato dal tasto destro del mouse) si può selezionare la voce “Bordi e sfondo…”: In entrambi i casi si visualizza la finestra omonima che comprende le schede Bordi (1) e Sfondo (2) in cui apportare le modifiche del caso. 50 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Una terza possibilità di modifica delle caratteristiche delle tabelle word, ci viene data dalla barra degli strumenti “Tabelle e Bordi” a cui si accede tramite il comando “Barre degli strumenti” presente nel menù “Visualizza”. In essa sono presenti tutte le possibilità di manipolazione grafica delle tabelle e dei loro contenuti. Tramite le intuitive icone ed i menù di scelta presenti è possibile modificare rapidamente le caratteristiche d’intere tabelle o di singole celle fino all’inserimento di semplici formule matematiche (si seleziona la cella e dal menù “Tabella” si clicca su “Formula…”). Indipendentemente dalla modalità scelta, si otterrà un risultato analogo all’esempio sottostante: 4.2 Disegni, immagini, grafici. Esistono due tipi principali di elementi grafici che consentono di abbellire i documenti di Microsoft Word: gli oggetti e le immagini. Gli oggetti includono forme (rappresentate da serie di oggetti prestabiliti che raffigurano diverse forme di base come, ad esempio, frecce componenti di diagrammi di flusso, poligoni, decorazioni, ecc.), diagrammi, curve, linee e oggetti WordArt (sorta di testo decorativo) e sono incorporati nel documento di Word. Un documento Word può essere arricchito e completato tramite l’inserimento di grafici. L’inserimento degli oggetti, di seguito spiegati, può avvenire anche cliccando sulle relative icone presenti nella barra degli strumenti Disegno. ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 53 (software di sistema che gestisce il collegamento di questo tipo di periferiche) ed essersi assicurati dell’avvenuta installazione del software di periferica per il supporto di TWAIN o WIA (di norma fornito assieme all’apparato), si procede come segue. 1. Inserire l'immagine nel dispositivo di scansione (se si utilizza lo scanner). 2. Si procede come spiegato nel precedente punto 4.2.1 Inserire disegni, immagini e grafici in un documento cliccando sulla voce. “Da scanner o fotocamera digitale...” Se al computer è collegata più di una periferica, dalla casella Periferica selezionare quella che si desidera utilizzare (1). Se la periferica selezionata non è uno scanner, ma ad esempio una macchina fotografica digitale, o si desidera personalizzare le impostazioni prima di eseguire la scansione dell'immagine, fare clic su “Personalizza inserimento” (4) e seguire le istruzioni allegate alla periferica: 4.2.1.4 Organigramma Con questa funzione è possibile creare un organigramma in cui descrivere le relazioni gerarchiche. Quando si aggiunge o si modifica un organigramma, questo viene visualizzato circondato da uno spazio, delineato da un bordo non stampabile e da trattini di ridimensionamento; viene visualizzata anche la specifica barra degli strumenti: Se la periferica selezionata è uno scanner e se l'imma- gine verrà visualizzata selezionare Qualità Web (2) o Qualità stampa se l'immagine verrà stampata (3), quindi fare clic su Inserisci per sottoporre a scansione l'immagine. 54 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Tramite i comandi selezionabili dalla barra degli strumenti è possibile applicare all'intero organigramma gli stili predefiniti oppure applicare un nuovo formato (anche solo ad alcune aree). Aggiungere quindi colore e testo, modificare lo spessore delle linee e lo stile, aggiungere riempimenti, motivi e sfondi. Aggiungere le forme, ad esempio manager (Superiore), dipendente (Subordinata), assistente o Collaboratore, oppure modificare le opzioni di layout secondarie. 1 Forma Superiore 2 Forma Assistente 3 Forme Subordinata (assistente e dipendente di forma superiore) 4 Forme Collaboratore (anche un subalterno di forma superiore) 4.2.1.5 Nuovo disegno Quando si crea un disegno in Microsoft Word, intorno a esso viene posizionata un'area di disegno che facilita la disposizione e il ridimensionamento degli oggetti presenti nel disegno. 1) Barra degli stru- menti Organi- gramma 2) Organigramma 3) Bordo del dise- gno 4) Trattini di ridi- mensionamento del disegno 1 2 3 4 Area di disegno: Area in cui è possibile disegnare numerose forme. Quando le forme sono contenute nell'area di disegno, possono essere spostate e ridimensionate come se fossero un'unica unità. ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 55 Dopo aver cliccato nel punto del documento in cui si desidera creare il disegno, si procede come spiegato nel precedente punto 4.2.1 Inserire disegni, immagini e grafici in un documento cliccando sulla voce. “Nuovo disegno”. Nel documento sarà inserita un'area di disegno in cui aggiungere qualsiasi forma o immagine desiderata utilizzando la barra degli strumenti Disegno. 4.2.1.6 Forme Le forme sono delle serie di oggetti prestabiliti che includono forme basilari, quali rettangoli e cerchi oltre a numerosi tipi di linee, connettori, frecce, simboli relativi a diagrammi di flusso, stelle, decorazioni e callout. Esse possono essere ridimensionate, ruotate, invertite, colorate e combinate per formarne di più complesse. Dal menù “Inserisci” si seleziona la voce “Immagine” e, dal menù di scelta che si apre, si clicca su “Forme” visualizzando l’omonima barra degli strumenti da cui selezionare la tipologia di forma da inserire. L’inserimento di forme può essere eseguito anche dalla barra degli strumenti Disegno. In questo caso si apre un menù con l’elenco delle tipologie di forme; ogni tipologia apre una finestra con le varie forme tra cui scegliere: È possibile aggiungere testo alle forme. Il testo aggiunto diviene parte della forma; se essa è ruotata o invertita, anche il testo ruota od è invertito. 4.2.1.7 WordArt Sono oggetti di testo creati con effetti preimpostati a cui sono possibile applicare ulteriori opzioni di formattazione. Dal menù “Inserisci” si sele- ziona la voce “Immagine” e, dal sottomenù di scelta, si clicca sulla voce “WordArt…” provocando la visualizzazione della finestra “Raccolta WordArt” in cui sele- zionare il tipo di scrittura artistica che si vuole adottare. 58 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Nel precedente paragrafo 4.1 si è parlato delle tabelle in ambiente word; esse servono, quasi esclusivamente, a migliorare l’aspetto grafico del documento avendo notevoli limitazioni di calcolo. In una rendicontazione può essere importante inserire una tabella contenente i dati di un andamento statistico i cui valori, espressi nelle celle, sono il risultato di calcoli più o meno complessi (svolti dalle funzioni matematiche contenute nelle celle stesse). In questo caso il tipo di tabella che risponde a dette caratteristiche è il classico foglio di lavoro Excel. Si posiziona il cursore nel punto in cui si vuole inserire il foglio di calcolo e, dal menù “Inserisci”, si clicca sull’opzione “Oggetto…”. Si visualizza la finestra di colloquio “Inserisci oggetto”, contenente le schede: “Crea nuovo oggetto” “Crea da file”. Crea un nuovo oggetto Selezionando il tipo di oggetto da inserire dall’elenco riportato nelle prima scheda “Foglio di lavoro di Microsoft Excel” (1), viene inserita una finestra contenente un foglio di calcolo in cui inserire tutti i dati e le formule necessarie. Quando si lavora all’interno di questa finestra si è, a tutti gli effetti, all’interno dell’ambiente excel (2). ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 59 Una volta concluso l’inserimento dei dati e delle formule, si clicca fuori della finestra di lavoro per chiuderla ed ottenere il sottostante risultato: La tabella excel creata, esiste solo all’interno del documento word in cui è stata inserita; per modificarne i dati è necessario cliccarci sopra per entrare in ambiente excel. Se, nella finestra “Inserisci oggetto”, viene selezionata la casella “Visualizza come icona” si apre una finestra nell’ambiente applicativo Excel contenente il foglio di lavoro in cui inserire dati e formule: 60 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Il foglio Excel, nel documento, è rappresentato tramite un’icona che è riportata anche nella stampa del documento stesso. Per vedere i dati in esso contenuti, come per modificarli, è necessario “aprire” il foglio di calcolo cliccando sopra l’icona che lo rappresenta. Inserisci un file esistente Immaginiamo che il documento, in cui vogliamo inserire questo tipo di oggetto, rappresenti un resoconto mensile in cui sia il testo, che la struttura, rimangono costanti con la sola eccezione dei valori contenuti nella tabella. Immaginiamo, anche, che sia l’ufficio vendite a detenere ed aggiornare la tabella, i cui dati rappresentano l’andamento delle vendite. In questo caso, tramite la scheda “Crea da file”, nella casella “Nome file” (3) s’inserisce il nome ed il percorso di memo- rizzazione del file excel, o lo si cerca tramite il pulsante “Sfoglia…”. Si inserisce il segno di spunta nella casella “Collega al file” (4). E si conferma con il tasto . Questo permette d’in- serire nel documento una tabella creata ed aggiornata da altri. Ogni volta che il documento viene aperto, tramite il collegamento effettuato, i dati contenuti nel foglio di calcolo (compresi i grafici da essi derivati), sono automaticamente aggiornati. 5 Stampa unione La funzione “Stampa unione” consente di creare lettere tipo, etichette per indirizzi, buste ed elenchi. 5.1 Teoria e pratica 5.1.1 Cosa è e cosa significa “stampa unione”. La stampa unione permette di gestire i dati concernenti gli indirizzi creando, se non esistesse, una rubrica (origine dati1), modificabile nella struttura e nei dati contenuti; essa rappresenta la base dei dati che, nell’unione con un documento (documento principale2), ci permette di ottenere dei documenti personalizzati, tramite i campi unione3, pronti per essere stampati. 1 Origine dati: File contenente informazioni da riunire in un documento. Ad esempio, l'elenco di nomi e indirizzi da utilizzare in una stampa unione. È necessario essere connessi all'origine dati per poter utilizzare le informazioni in essa contenute. 2 Documento principale: In una operazione di stampa unione in Word, il documento contenente il testo e gli elementi grafici in comune tra le diverse versioni dei documenti uniti, ad esempio l'indirizzo del mittente o i saluti in una lettera tipo. 3 Campo unione: Segnaposto inserito nel documento principale. Ad esempio, è possibile inserire il campo unione «Città» per inserire automaticamente un nome di città, come ''Parigi'', memorizzato nel campo dati Città. ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 63 Oppure creare una nuova origine dati (ovvero un file contenente i dati variabili di ciascuna copia di un documento d’unione). Selezionando l’icona “Crea…” (6), si apre la maschera d’inserimento “Nuovo elenco indirizzi” in cui inserire i dati, personalizzare le informazioni richieste, filtrare, ordinare, trovare, modificare ed eliminare i dati inseriti. Alla fine dell’inse- rimento dei dati, cliccando sul pul- sante “Chiudi” (7), si apre la finestra di collo- quio, rappresen- tata al lato, ove inserire il nome del nuovo elenco (nuova origine dati) ed il percor- so di memoriz- zazione. L’origine dati può essere considerata come una semplice tabella. Ciascuna colonna nell'origine dati corrisponde ad una categoria di informazioni, ovvero ad un campo di dati, quale nome, cognome, indirizzo e codice postale: Il nome di ciascun campo di dati è elencato nella prima riga di celle, denominata record d’intestazione. NOME COGNOME INDIRIZZO C.A.P. Fabrizio Bentivoglio P.le Aldo Moro, 7 00185 Roberto Antuori P.le Aldo Moro, 7 00185 Filippo Crea P.le Aldo Moro, 7 00185 Enrico Diotallevi P.le Aldo Moro, 7 00185 Emilio Empoli Via del policlinico, 137 00161 Antonio Fanfulli Via del policlinico, 137 00161 RECORD DI INTESTAZIONE RECORD DI DATI 64 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Ciascuna delle righe successive contiene un record di dati, in altre parole un insieme completo d’informazioni correlate, quali il nome e l'indirizzo di un singolo destinatario. Al termine dell'unione, le singole informazioni del destinatario sono associate ai campi inclusi nel documento principale. Dopo aver sal- vato il nuovo elenco si vi- sualizza la ma- schera d’inse- rimento e/o aggiornamento dei dati inseri- ti. Alla fine si conferma con OK. Passaggio 4 di 6 In questo passo procedurale, se il documento corrente è vuoto, vi si digita il testo, si inseriscono le immagini od i diagrammi e quant’altro necessario per la composizione della lettera. Finita la composizione si pone il cursore nel punto in cui si vuole inserire il destinatario quindi si seleziona uno dei quattro elementi elencati nel riquadro delle attività (8). Selezionando l’opzione blocco degli indirizzi, si apre l’omonima finestra in cui decidere gli elementi dell’indirizzo ed il loro formato. ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 65 Confermando le selezioni effet- tuate cliccando sul pulsante , nella lettera è inserito il campo unione come riportato nell’esempio riportato al lato. Con questa scelta non si compone un blocco indirizzi destinatario, ma una formula d’apertura composta dalla parola, o frase, d’esordio (ad es.: "Per " anziché "Egr."), dal formato del nome, scegliendolo dall’elenco visualizzato cliccando sulla freccia della casella nominativo (9), e dalla punteggiatura. Sempre nella finestra “Formula di apertura”, si definisce cosa dovrà essere visualizzato al posto del nome del destinatario nel caso in cui questo non sia interpretato, ad esempio se l'origine dati non contiene il nome o il cognome di un destinatario ma solo un nome di società. Nel campo Anteprima si può osservare il risultato ottenibile: In caso di soddisfazione si conferma cliccando su ottenendo il risultato riportato al lato: 68 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Passaggio 6 di 6 Con questo passaggio termina il processo di creazione di lettere tipo. Nel riquadro “Unione” sono presenti le icone concernenti la stampa o la modifica delle singole lettere. Cliccando su è visualizzata la finestra: dove selezionare i record da unire. Selezionando si ottiene la visualizzazione della finestra in cui selezionare i record da unire e, di conseguenza, le lettere che saranno stampate. Di seguito l’esempio del risultato ottenibile: ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 69 5.1.2.2 Creare messaggi di posta elettronica. Dato che la maggior parte dei passaggi necessari alla creazione dei vari tipi di documenti sono comuni in stampa unione, ed essendo stati già trattati nel precedente paragrafo, i successivi passaggi sono semplicemente elencati. Passaggio 1 di 6 Passaggio 3 di 6 Passaggio 2 di 6 Passaggio 4 di 6 70 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Passaggio 5 di 6 Con la finestra di colloquio “Unisci a messaggio di posta elettronica” è possibile inserire i dati nel campo destinatario (nell’esempio è l’indirizzo di posta elettronica), l’oggetto del messaggio, il formato dello stesso e quanti devono essere i messaggi da creare, in modo da procedere nella realizzazione e spedizione. 5.1.2.3 Creare buste. In Word è possibile creare sia buste sia etichette, tramite l’omonimo comando, dal menù “Strumenti”. Passaggio 6 di 6 Fin’ora è stato creato, solo, il testo del documento tipo che, diversificato nella formula d’apertura o nell’indirizzo, dovrà essere inoltrato a più destinatari. Nel successivo passaggio si completa l’unione tra documento ed opzioni per l’invio dei messaggi tramite l’icona ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 73 Passaggio 5 di 6 Passaggio 6 di 6 I passaggi 5 e 6 sono solamente raffigurati in quanto, in precedenza, già spiegati. Cliccando sull’opzione si visualizza la finestra in cui determinare quante buste stampare: 74 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 5.1.2.4 Creare etichette. Molto spesso può essere più comodo stampare i nomi e gli indirizzi dei destinatari sopra delle etichette, piuttosto che inserire decine di buste, una alla volta, nella stampante a disposizione. Come già accennato nel precedente para- grafo, tramite il menù “Strumenti”, è possi- bile selezionare il comando “Buste ed Etichette…” che ha il Dopo aver conferma- to con il tasto OK, si visualizza la finestra relativa alla stampa, in cui si seleziona la stampante, il numero di copie e tutte le altre opzioni neces- sarie. Il risultato dell’unione con i dati selezionati è riportato nell’im- magine sottostante. ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 75 limite di realizzare una o più etichette, tutte identiche tra loro. Vediamo, quindi, l’iter di creazione delle etichette tramite stampa unione. Passaggio 1 di 6 Cliccando su (1), si visualizza l’omonima finestra in cui selezionare sia il tipo di stampante utilizzata che, soprattutto, il tipo di etichetta le cui caratteristiche sono riportate, sommariamente, nel riquadro Informazioni etichetta (2) e, in modo completo, cliccando sul pulsante Dettagli…(3). Se nell’elenco non è elencato il tipo di etichette a disposizione, oppure si hanno dei fogli etichette non identificati, si clicca su Nuova etichetta…(4). Passaggio 2 di 6 78 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Passaggio 5 di 6 In questo passaggio avviene l’unione tra i campi presenti nelle etichette ed i dati contenuti nel database selezionato. Ora si può selezionare la stampa delle etichette che sono inserite in un nuovo documento chiamato, genericamente, “Etichette1” e che è possibile salvare, per un utilizzo futuro, in modo da non dover ripetere la procedura. . Nella successiva immagine è rappresentato il nuovo documento ottenuto. Passaggio 6 di 6 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 79 5.1.2.5 Creare elenchi. È possibile unire dei dati in un unico documento, quale un elenco di soci, un catalogo o una lista d’elementi. Dopo aver selezionato la scelta “Creazione guidata Stampa unione”, come spiegato nel paragrafo 5.1.2 Utilizzare la stampa unione, si procede come di seguito illustrato. Passaggio 1 di 6 Passaggio 2 di 6 Nei primi due passaggi procedurali si specifica il tipo di documento che si vuole realizzare e quello su cui operare. 80 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Passaggio 3 di 6 In questa fase si indica la banca dati da utilizzare e, se quella selezionata non contiene le informazioni necessarie o selezionate in modo appropriato, è possibile indicare un elenco alternativo o modificare quello in uso. Passaggio 4 di 6 Si definisce il tipo di campi unione che devono essere inseriti nell’elenco. ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 83 6 stampa La stampa è, di solito, l’atto conclusivo della creazione di un documento; il prodotto di questa funzione è rappresentativo della qualità del nostro lavoro e, se il documento cartaceo è ordinato, bilanciato nell’estetica e non contiene errori d’ortografia, è accettato e considerato positivamente. Per questo motivo, sia durante la fase di stesura che prima di stamparlo, è necessario curare i particolari così da non apportare continue modifiche e produrre innumerevoli stampe, evitando perdite di tempo e spreco di carta. Durante la stesura del nostro documento, si è visto come impostare la pagina, formattare il testo (nella sua totalità o nelle singole parti), sillabare le parole ecc.. Prima di procedere con la stampa, è bene controllare se, dal punto di vista estetico, il documento si presenta omogeneo e, dal punto di vista grammaticale, non vi siano errori ortografici o grammaticali. 6.1 Operazioni di propedeutiche alla stampa Per ottenere un documento rispondente a quanto detto in precedenza, è necessario avere una visione di quello che si otterrà stampandolo e, in questa rappresentazione, verificare se sono stati rilevati errori in modo da procedere con la loro risoluzione. Per procedere con questo controllo si prosegue con i punti di seguito spiegati. 6.1.1 Visualizzare l’anteprima di stampa di un documento. Qualsiasi è la modalità scelta, si ottiene il sottostante risultato: Per agire sul testo in anteprima di stampa si utilizzano i pulsanti della barra degli strumenti: Dal menù “File” si clicca sulla funzione “Anteprima di stampa”. In alternativa si può cliccare sull’icona presente nella barra degli strumenti standard. 84 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 6.1.2 Aggiungere nuove parole al dizionario interno di Word e correggere gli errori. Durante la digitazione del testo può accadere che alcune parole sono evidenziate tramite una sottolineatura, sinusoidale, di colore rosso: Questa segnalazione avverte che la parola potrebbe essere sbagliata ovvero non è stata riconosciuta dal dizionario interno di Word tra quelle contenute. Quando la parola è corretta, in pratica è solamente assente nel dizionario, ci si colloca sopra con il cursore quindi, dal menù “Strumenti” si seleziona la funzione di controllo dell’ortografia e grammatica: Stampa: procede con la stampa immediata del documento. Lente d’ingrandimento: ingrandisce la visione del foglio su cui si trova il cursore, in modo di apportare le modifiche. Una pagina: visualizza l’anteprima di una pagina alla volta. Pagine multiple: visualizza fino a sei pagine alla volta. Zoom: aumenta, o diminuisce, le dimensioni della visualizzazione. Mostra righello Riduci di una pagina: Per documenti brevi, con poco testo nell’ultima pagina; riduce le dimensioni dei tipi di carattere utilizzati nel documento. Schermo intero: Visualizza a tutto schermo. Chiudi anteprima Dalla specifica finestra, che si apre, si clicca su Aggiungi al dizionario (1) eliminando la segnalazione. ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 85 Se, invece, la parola digitata è effettivamente errata si seleziona, dall’elenco mostrato nel riquadro “Suggerimenti:”, la voce corretta e quindi si può cliccare sul pulsante”Cambia” o sul pulsante “Cambia tutto” (2). Il primo si limita a correggere solo la parola su cui è posizionato il cursore; il secondo corregge tutte le occorrenze contenute nel testo digitato. In alternativa, dopo essersi posti con il cursore sulla parola evidenziata, si può cliccare con il tasto destro del mouse in modo da aprire il menù di scelta rapida: 6.1.3 Usare gli strumenti di controllo ortografico ed eseguire le modifiche, eliminare le ripetizioni. Oltre a correggere termini non corretti, è possibile controllare la validità della forma grammaticale utilizzata nella stesura del testo. Dal menù “Strumenti” si seleziona la funzione di controllo dell’orto- grafia e grammatica: Si apre la fine- stra al lato in cui è riportato il testo da cor- reggere (1), e la regola gram- maticale violata con il suggeri- mento della correzione da apportare (2). Per accettare la correzione si clicca su: In questo caso possiamo aggiungere la parola in oggetto, tra quelle contenute nel dizionario, cliccando su “Aggiungi” (3) o modificarla (solo lei) ciccando su “Correzione automatica” e selezionando la correzione migliore (4). 88 ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi Numero di pagine per foglio o adattare la stampa alle dimensioni del foglio in uso. Dal riquadro Zoom, utilizzando le frecce di selezione, si selezionano le possibilità dalle liste che sono visualizzate. Definire le pagine da stampare. Selezionare la voce interessata dal menù di scelta che viene visualizzato cliccando sulla freccia della casella “Stampa:”. Stampa diretta su stampante di predefinita. Quando non si hanno particolari necessità d’impostazione, è possibile avviare immediatamente la stampa del documento cliccando sull’icona , presente nella barra degli strumenti standard. In questo caso è utilizzata la stampante assegnata come predefinita con le impostazioni standard. ECDL - Modulo 2 – Uso del computer e gestione dei file i 1 CONCETTI GENERALI............................................................................................1 1.1 Primi passi con un elaboratore di testi .......................................................................................................... 1 1.1.1 Aprire (e chiudere) un programma d’elaborazione testi. ....................................................................... 2 1.1.2 Aprire uno o più documenti................................................................................................................... 2 1.1.3 Creare un nuovo documento (predefinito o basato sui modelli del programma)................................... 3 1.1.4 Salvare un documento. .......................................................................................................................... 4 1.1.5 Spostarsi tra documenti attivi. ............................................................................................................... 5 1.1.6 Usare la funzione di guida in linea (help) del programma..................................................................... 6 1.1.7 Chiudere un documento......................................................................................................................... 9 1.2 Modificare le impostazioni.............................................................................................................................. 9 1.2.1 Cambiare la visualizzazione di una pagina............................................................................................ 9 1.2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom. ....................................................................................... 10 1.2.3 Mostrare, nascondere le barre degli strumenti. .................................................................................... 11 1.2.4 Mostrare e nascondere i caratteri non stampabili. ............................................................................... 11 1.2.5 Modificare le opzioni di base del programma: nome dell’utente, cartelle predefinite per aprire o salvare documenti. ............................................................................................................................... 12 2 OPERAZIONI DI BASE..........................................................................................13 2.1 Inserire i dati.................................................................................................................................................. 13 2.1.1 Inserire testo. ....................................................................................................................................... 13 2.1.2 Inserire caratteri speciali e simboli. ..................................................................................................... 13 2.2 Selezionare i dati............................................................................................................................................ 15 2.2.1 Selezionare caratteri, parole, righe, frasi, paragrafi o interi testi. ........................................................ 15 2.2.1.1 Selezione tramite MOUSE............................................................................................................... 15 2.2.1.2 Selezione tramite TASTIERA ......................................................................................................... 15 2.3 Modificare il testo .......................................................................................................................................... 17 2.3.1 Usare i comandi “Annulla” e “Ripristina”........................................................................................... 17 2.3.2 Copiare o spostare del testo all’interno di un documento o tra documenti attivi................................. 18 2.3.3 Usare i comandi per la ricerca e/o sostituzione di una parola o una frase specifica. ........................... 18 3 FORMATTAZIONE ................................................................................................20 3.1 Formattare un testo....................................................................................................................................... 20 3.1.1 Cambiare l’aspetto del testo: il tipo e le dimensioni dei caratteri, applicare il grassetto, il corsivo, la sottolineatura. ...................................................................................................................................... 21 3.1.2 Inserire apici e pedici ed applicare colori diversi al testo. ................................................................... 22 3.1.3 Applicare la modifica di maiuscole/minuscole al testo. ...................................................................... 23 3.1.4 Copiare le caratteristiche di formattazione da un testo ad un altro. ..................................................... 23 3.1.5 Applicare uno stile esistente ad una parola, una riga o un paragrafo................................................... 23 3.1.6 Usare la sillabazione automatica. ........................................................................................................ 24 3.2 Formattare un paragrafo.............................................................................................................................. 25 3.2.1 Inserire ed eliminare le interruzioni di riga. ........................................................................................ 25 3.2.2 Allineare un testo a sinistra, al centro, a destra o giustificato.............................................................. 26 3.2.3 Applicare un rientro ai paragrafi.......................................................................................................... 27 3.2.3.1 Creazione di un rientro alla prima riga............................................................................................. 27 3.2.3.2 Aumento o riduzione del rientro di un intero paragrafo................................................................... 28 3.2.3.3 Modifica del rientro destro di un intero paragrafo ........................................................................... 28 3.2.3.4 Creazione di un rientro sporgente .................................................................................................... 29 3.2.3.5 Applicare ai paragrafi un’interlinea singola o doppia ...................................................................... 29 ii ECDL - Modulo 3 – Elaborazione testi 3.2.4 Applicare una spaziatura al di sopra e al di sotto dei paragrafi............................................................30 3.2.5 Impostare, eliminare e usare le tabulazioni: a sinistra, al centro, a destra, decimale. ..........................31 3.2.6 Creazione di elenchi puntati e numerati di un solo livello. ..................................................................32 3.2.6.1 Durante la digitazione ......................................................................................................................32 3.2.6.2 Aggiunta di punti elenco o numeri a testo esistente .........................................................................32 3.2.6.3 Rimozione dei punti elenco..............................................................................................................33 3.2.7 Modificare lo stile dei punti e dei numeri in un elenco di un solo livello scegliendo tra le opzioni predefinite. ...........................................................................................................................................33 3.2.8 Aggiungere ad un paragrafo il bordo superiore e inferiore, il contorno e lo sfondo. ...........................34 3.3 Formattare un documento ............................................................................................................................36 3.3.1 Modificare l’orientamento del documento, orizzontale o verticale. Cambiare le dimensioni della carta. 36 3.3.2 Modificare i margini dell’intero documento, superiore, inferiore, sinistro, destro. .............................37 3.3.3 Inserire e cancellare un’interruzione di pagina. ...................................................................................38 3.3.4 Inserire e modificare testi in intestazioni e piè di pagina. ....................................................................39 3.3.5 Inserire in intestazioni e piè di pagina: data, numero di pagina, identificativo del file, autore, ecc.....40 3.3.5.1 Numeri pagina..................................................................................................................................40 3.3.5.2 Data e ora. ........................................................................................................................................41 3.3.5.3 Voci di glossario. .............................................................................................................................42 4 OGGETTI............................................................................................................... 44 4.1 Tabelle ............................................................................................................................................................44 4.1.1 Creare una tabella. ...............................................................................................................................45 4.1.2 Selezionare righe, colonne, celle e l’intera tabella...............................................................................46 4.1.3 Inserire e cancellare righe colonne e celle. ..........................................................................................47 4.1.4 Modificare la larghezza delle colonne e l’altezza delle righe. .............................................................48 4.1.5 Modificare lo spessore, lo stile e il colore del bordo ed applicare sfondi alle celle. ............................49 4.2 Disegni, immagini, grafici. ............................................................................................................................50 4.2.1 Inserire disegni, immagini e grafici in un documento..........................................................................51 4.2.1.1 ClipArt .............................................................................................................................................51 4.2.1.2 Da file ..............................................................................................................................................52 4.2.1.3 Da scanner o fotocamera digitale .....................................................................................................52 4.2.1.5 Nuovo disegno .................................................................................................................................54 4.2.1.6 Forme ...............................................................................................................................................55 4.2.1.7 WordArt ...........................................................................................................................................55 4.2.1.8 Grafico .............................................................................................................................................56 4.2.2 Selezionare duplicare, spostare, modificare le dimensioni e cancellare un disegno, un’immagine o un grafico in un documento. .....................................................................................................................56 4.3 Inserimento oggetti prodotti da altri oggetti (altri programmi) ................................................................57 Crea un nuovo oggetto .................................................................................................................................58 Inserisci un file esistente ..............................................................................................................................60 5 STAMPA UNIONE................................................................................................. 60 5.1 Teoria e pratica ..............................................................................................................................................60 5.1.1 Cosa è e cosa significa “stampa unione”. ............................................................................................60 5.1.2 Utilizzare la stampa unione..................................................................................................................61 5.1.2.1 Creare una lettera tipo. .....................................................................................................................61 5.1.2.2 Creare messaggi di posta elettronica. ...............................................................................................69 5.1.2.3 Creare buste......................................................................................................................................70 5.1.2.4 Creare etichette.................................................................................................................................74 5.1.2.5 Creare elenchi...................................................................................................................................79 5.1.2.6 La Barra degli strumenti di Stampa Unione. ....................................................................................82