Riassunto di "Gestione dei progetti di spettacolo" di Argano, Sintesi del corso di Storia del Teatro e dello Spettacolo

Scarica Riassunto di "Gestione dei progetti di spettacolo" di Argano e più Sintesi del corso in PDF di Storia del Teatro e dello Spettacolo solo su Docsity! La Gestione dei progetti di spettacolo I. Spettacolo e project management 1. ICONCETTI GENERALI Progetto: (“azione da gettare in avanti”), indica un piano organico e dettagliato per l'esecuzione di un lavoro e lo svolgimento di un'attività, un piano, un’intenzione o di un proposito. Molte sono le definizioni di progetto: “uno sforzo temporaneo allo scopo di creare un prodotto”; “un insieme di persone riunite per raggiungere uno specifico obiettivo”. Il progetto è un'attività temporanea, non ripetitiva, in cui si esplicita una filosofia di azione, dove agiscono insieme RISORSE e processi per il raggiungimento di un determinato OBIETTIVO, dove coesiste un insieme di regole e strumenti, si lavora in TEAM e si creano delle INTERAZIONI con i stakeholders (= soggetti che hanno interesse, potere ed influenza verso il progetto stesso). Ogni progetto è attento a fattori di costo, tempi, e qualità che rappresentano il TRIPLO VINCOLO. Project management: è la metodologia di lavoro che si occupa della gestione di progetto. È anche una modalità operativa ed organizzativa. Consiste anche in un processo di pianificazione, controllo e revisione continuo: ha un sistema di regole e di strumenti che consentono di coordinare e controllare le attività di un progetto. Le caratteristiche sono: — Temporaneità - Il poter agire in un ambiente complesso e dinamico — Concentrazione su un singolo obiettivo - Rapidità dei sistemi di comunicazione — Coordinamento di persone, interazione di culture e professionalità diverse — Adattabilità al cambiamento e all'innovazione Si afferma a partire dal 1943 con il gruppo di lavoro che realizza la bomba atomica. Può essere applicata a diversi tipi d progetti: commerciali, di ricerca, militari o di grandi eventi. Impresa: esercizio professionale di un'attività economica al fine della produzione dello scambio di beni e servizi. Se opera nello spettacolo è un'impresa culturale. 2. |PROGETTI DI SPETTACOLO Spettacolo: da “spectaculum” e si intende ogni manifestazione artistica o ricreativa presentata ad un pubblico di persone. Discipline dello spettacolo dal vivo, quelle che si realizzano con la presenza del pubblico (danza). Discipline dello spettacolo riprodotto, quelle la cui creazione avviene prima della presentazione al pubblico (cinema). Lo spettacolo è un prodotto complesso che agisce sull'esperienza, sulla conoscenza e sulle emozioni. Il settore dello spettacolo NON È STANDARDIZZATO, non esegue il lavoro in modo ripetitivo, prevedibile. Si tratta, anzi, di un ambiente organizzativo discontinuo, instabile, che tende all’auto-organizzazione: questa dimensione organizzativa è definita adhocratica = fondata su piccoli gruppi di lavoro in cui si uniscono competenze diverse, dotata di autonomia operativa e decisionale, e capace di adattarsi ai cambiamenti dell'ambiente esterno. È una gestione votata all’imprevedibilità. Si può parlare di temporary organizations = strutture temporanee che integrano e combinano competenze e specializzazioni differenziate, che lavorano in un arco di tempo ristretto e predefinito. Ogni spettacolo costituisce sempre un progetto autonomo e originale. La tipologia dei progetti di spettacolo è varia ed articolata: spettacoli di prosa, teatro di ricerca e sperimentazione, marionette, spettacoli di balletto, opere liriche, concerti ed esecuzioni musicali, recite. Uno spettacolo non ha confini e limiti e si può avvalere di diverse arti: sia nei contenuti sia nella realizzazione può fare riferimento ad altre discipline culturali ed extra culturali. CARATTERISTICHE DEI PROGETTI DI SPETTACOLO: — Importanza delle risorse umane e alto contenuto di professionalità e di specializzazioni diverse (componente creativa, artistica, tecnica e organizzativa). — Risorse economiche e rilevanza di risorse tecnologiche -— Ricerca di obiettivi ambiziosi e innovativi e finalità molteplici: artistico-sociali (esperienza artistica e bene per la collettività), economici; competitivi. — La capacità di rigenerare le relazioni interne ed esterne funzionali al progetto ed ai suoi obiettivi. Questa delinea una natura multi-stakeholder per la varietà dei differenti portatori di interessi — L’intangibilità, l’immaterialità e l’eterogeneità del prodotto finale, ovvero la difficoltà cioè di pianificare con estrema esattezza il risultato definitivo. Questo perché ogni spettacolo è un episodio unico e differente, non standardizzabile anche nel corso delle sue stesse repliche, in quanto connessi alle prestazioni live (umori, concentrazione). — Forte orientamento alla qualità del risultato finale, che deriva dalla somma di qualità artistico culturale + qualità organizzativa + qualità della comunicazione, come condizione di successo. — Molteplicità di culture e di discipline, derivante dai percorsi individuali delle persone coinvolte. — Sul piano economico, le imprese di spettacolo dal vivo sono caratterizzate dalla “sindrome dei costi” = difficoltà di raggiungere un effettivo equilibrio economico. Le macro-attività che riguardano sia lo spettacolo, sia la costruzione e iniziative dove lo spettacolo diventa essenziale ad altre finalità: - Produzione; - Distribuzione; - Esercizio; - Promozione. L'attività di spettacolo in Italia è formata da soggetti profit e no-profit. 3. CICLO DI VITA DI UN PROGETTO Si intende lo spazio temporale compreso tra il punto di partenza ed il punto di arrivo del progetto. Consiste i 4 FASI: 1. FASE DI IMPOSTAZIONE (si determinano gli obiettivi), 2. FASE DI PIANIFICAZIONE (si stabiliscono azioni per raggiungerli), 3. FASE DI IMPLEMENTAZIONE (il progetto viene realizzato materialmente), 4. FASE DI CONCLUSIONE (si consegna il prodotto al cliente) Il CICLO DI VITA DI UN PROGETTO DI SPETTACOLO è suddiviso in 6 FASI (interdipendenti): 1. IDEAZIONE -> nasce l’idea da un bisogno e il progetto viene definito nelle linee generali: obiettivi. 2. ATTIVAZIONE -> si verifica la fattibilità, si fanno prime verifiche, si delineano gli aspetti strutturali. 3. PIANIFICAZIONE -> piano operativo, si pianifica la realizzazione del progetto (calendario, risorse necessarie, azioni da intraprendere). 4. ATTUAZIONE -> il progetto viene materialmente realizzato seguendo il programma fissato. COMPLETAMENTO -> si completa l'esecuzione. 6. VALUTAZIONE -> verifica dei risultati n LA L’ideazione e l'attivazione 1. IL PROCESSO IDEATIVO Il processo ideativo proviene dall’ingegno e dalla sensibilità umana: dalla capacità di tradurre in un obiettivo misurabile la risposta al bisogno di una categoria di persone. Tale viene poi definito in modo preciso utilizzando tecniche, sistemi scientifici e tecnologici. L’ideazione scaturisce da un’esigenza, una MOTIVAZIONE all’origine (da cui prende avvio il progetto) e può essere di tipo: - Teamdi servizio: composto da chi lavora all’interno dei luoghi di spettacolo. Il team progetto è una struttura temporanea che nasce al lancio del progetto e si esaurisce al suo completamento. Le figure fondamentali sono: Responsabile artistico e Responsabile di progetto. Il Responsabile di progetto viene definito in maniera diversa a seconda del genere di manifestazione e delle responsabilità che gli sono affidate e svolge i seguenti compiti: pianificazione e di programmazione; organizzazione delle risorse; direzione e guida; controllo. Il project manager di spettacolo deve avere: competenze professionali; esperienza specifica; capacità di ascolto; di mediazione; gestione delle riunioni e la risoluzione di problemi, deve saper disinnescare le criticità attraverso un dialogo continuo con tutti i referenti delteam. Regole alla base per la buona conduzione di un team: ogni membro ha una propria personalità, non creare aspettative che potrebbero essere deluse, occorre saper motivare, orientare e supportare; riconoscere l'impegno; essere aperti alle idee innovative dei componenti del team, accettando qualche rischio. Perché il progetto possa procedere secondo gli obiettivi stabiliti ed ilteam possa lavorare in condizioni ottimali, occorre possibilmente disporre di spazi organizzativi adeguati, attrezzature informatiche e d'ufficio (la telefonia fissa e mobile, fotocopiatrice, strumenti informatici). III. La pianificazione del progetto 1. FASE DI PIANIFICAZIONE Consiste nelle attività di programmazione e pianificazione del lavoro realizzativo. La pianificazione viene intesa come la somma di piani e programmi diversi che convergono in un insieme unico da cui discendono le valutazioni economico-finanziarie la cui strumentazione viene descritta ed argomentata. 2. LA GESTIONE DELLE INFORMAZIONI: è un aspetto fondamentale per una corretta pianificazione del progetto. Le informazioni sono tutti i dati e le notizie relative al contenuto del progetto, che per essere utili al lavoro devono risultare: complete, esaustive, attendibili, precise. La gestione riguarda le operazioni di ricerca, elaborazione ed analisi di quanto raccolto, e poi l'archiviazione, la consultazione, l’impiego delle stesse. Nel project management questa attività è la predisposizione dell’archivio generale di progetto ed equivale ‘a mettere insieme tutti quei dati e materiali ritenuti elementi indispensabili per avanzare con l’organizzazione del progetto. La costruzione di tale archivio è un processo continuo di raccolta e lavorazione di dati. La responsabilità della gestione e controllo dell’archivio di progetto è del Responsabile del progetto. 3. LA PROGRAMMAZIONE: la prima parte della pianificazione è costituita dalla programmazione dell’evento, in cui vengono stabilite 4 condizioni fondamentali: ® Luogo -> l'individuazione del luogo deve corrispondere a criteri di: - Funzionalità: rispetto alle dimensioni, agli aspetti architettonici e morfologici - Opportunità: vantaggi in termini organizzativi, finanziari - Economicità: gratuito o a pagamento - Capienza: numero di spettatori che potranno venire - Immagine: prestigio del luogo - Disponibilità: date che interessano - Compatibilità: carattere o natura dello spettacolo ® Periodo -> per programmare il periodo vanno valutati: la permanenza dello spettacolo, i tempi di preparazione, la concomitanza con altre manifestazioni. Inoltre, bisogna tener conto di festività, manifestazioni culturali, della stagione e del clima. e Cornice dello spettacolo -> ambito entro cui l'evento potrebbe essere inserito. ® Principali interlocutori -> vanno individuate istituzioni pubbliche a cui chiedere finanziamenti, società private, enti e istituzioni locali, organi di informazioni a cui prospettare esclusive e a cui proporre sponsorizzazioni. 4. IL PIANO DI PRODUZIONE: Qualunque attività organizzata ha probabilità di successo se si basa su una pianificazione, ovvero sulla previsione di cosa andrà fatto, come e con quali tempi e costi. Nello spettacolo generalmente non si pianifica molto perché si considera la variabile artistica non comprimibile in schemi. La pianificazione (strumento) offre molti vantaggi: aiuta a prendere decisioni, identifica i problemi e consente di valutare le alternative, consente di calcolare rischi, opportunità e soluzioni, sviluppa la creatività, abitua a lasciare il meno possibile al caso, aiuta a gestire gli accadimenti anziché subirli. Si dovranno svolgere delle attività operative per lo sviluppo dello spettacolo, come: l’organizzazione delle prove, la richiesta di uno spazio, l'allestimento di un’area. Bisogna predisporre una scaletta elencando in modo ordinato e progressivo tutte le attività operative. Di ogni attività potranno essere individuati: Gli obiettivi (ciò che si intende ottenere); Le specifiche (come dovrà essere quella determinata attività/azione) Una volta esteso l'elenco delle azioni, potrà risultare utile rappresentarlo graficamente per visualizzarlo a colpo d'occhio, utilizzando il WBS (work break down structure), che sfrutta un modello di esemplificazione visiva. È la scomposizione del progetto in parti più piccole secondo una struttura ad albero. 5. IL CALENDARIO DELLE AZIONI: vanno pianificati i giorni necessari per realizzare le diverse attività operative e contemporaneamente metterle in calendario. Per stimare in modo efficace il tempo occorrente per azioni operative, si può ricorrere a tre alternative: - Una previsione ottimistica (tempo breve); - Una pessimistica (tempo più lungo comprensivo della giusta dose di incertezza): - Unaequilibrata, intesa come tempo ragionevole che tiene conto di vantaggi e svantaggi. Calendarizzare permette di rivedere l’elenco delle azioni operative, di individuarne le sequenze e le priorità e di verificare i legami esistenti fra loro. Per la rappresentazione grafica della dimensione tempo possono essere utilizzati: - il diagramma di GANTT (attraverso un sistema a barre orizzontali collocate su un calendario, permette di visualizzare la durata temporale di ogni attività) - il sistema reticolare PERT (formato da due componenti: gli eventi e le attività critiche = azioni che richiedono più giorni rispetto alle altre). 6. L'INDIVIDUAZIONE DELLE RISORSE: A questo punto si dovrà allocare per ogni attività operativa le risorse necessarie, ciò che serve per completare ogni azione nei tempi prefissati; per realizzare un’attività (persone, attrezzature, materiali, denaro, tempo). Possono essere: Umane (figure artistiche, tecniche, organizzative, amministrative, di servizio); Materiali (mezzi, strumenti, attrezzature); Economico-finanziarie. Per le prime due indicare: tipo, quantità di risorse e rispettive specifiche. L'individuazione delle risorse avviene contemporaneamente all’organizzazione delle stesse: nel project management si usa lo strumento della matrice delle responsabilità, che assegna i diversi compiti e la responsabilità dei lavori. 7. IL PIANO ECONOMICO-FINANZIARIO, fotografa 2 dimensioni precise: 1) Economica rappresentata dalla stesura del budget. 2) Finanziaria rappresentata nel piano finanziario. Il BUDGET definisce i costi e ricavi connessi all'evento, consentendo di prevedere le risorse economiche che occorrono per la realizzazione del progetto. Per la sua redazione sarà utile attenersi ad alcuni principi di formulazione: chiarezza (chiaro e leggibile); responsabilità (chi gestisce settori di spesa è il responsabile). oculatezza (costi calcolati tenendo conto di dati realistici); prudenza (budget deve avere stime prudenziali); operatività (deve avere ragionevoli margini operativi, per consentire un monitoraggio efficace). All’interno del budget potremo avere: - COSTI/RICAVI DIRETTI: originati solo in conseguenza dello spettacolo (se lo spettacolo no, essi no); - COSTI/RICAVI INDIRETTI: derivanti dal funzionamento e dell'attività della struttura organizzatrice dell’evento. A loro volta i costi e ricavi, diretti ed indiretti saranno: Fissi (valori che rimangono stabili indipendentemente dall'aumento di attività) Variabili (si incrementano con l'aumento dell’attività legata allo spettacolo) Ci sono 4 sistemi di calcolo di budget: Metodo del costo diretto (considerare costi e ricavi diretti); - Metodo del costo variabile diretto (considerare solo i costi diretti variabili); - Metodo del costo/ricavo completo (considerare i costi ricavi diretti + una quota dei costi indiretti); - Metodo del costo/ricavo semi completo (tutti i costi e ricavi diretti più una quota proporzionali con una parte di ricavi). Il PIANO FINANZIARIO è uno strumento indispensabile, il cui scopo è prevedere il fabbisogno di denaro che dovrà essere disponibile nel corso dell'esecuzione del progetto per far fronte ai diversi impegni economici e pianificare i pagamenti e gli incassi. Individua i flussi finanziari (cash flow) di entrata e di uscita monetaria, coordinandone modalità e tempi. Tiene conto delle obbligazioni assunte verso artisti, fornitori e personale, delle necessità di funzionamento della macchina organizzativa e di incassi, di contributi pubblici e privati. > QUINDI deve: definire l'entità del fabbisogno finanziario; coordinare il sincronismo tra entrate ed uscite monetarie. Si può dividere in 2 PARTI: 1) Piano degliandamentidi cassa: pianifica in modo articolato i movimenti di cassa. 2) Piano del fabbisogno finanziario (anche riepilogo delle fonti o degli impieghi): si individuano tutte le diverse voci di uscita (impieghi, contratti) e di entrata monetaria (fonti), al fine di determinare l'effettivo fabbisogno di denaro da reperire. Piano di fund raising: è collegato fisiologicamente al piano economico-finanziario. Dettaglia le fonti di finanziamento previste (entrate pubbliche, ricavi da privati, entrate proprie), la loro ripartizione percentuale, le attività previste per ottenerle, le modalità e i costi di gestione. 8. LE OPERAZIONI DI CONTROLLO: ultimo aspetto della fase di pianificazione è l'adozione di sistemi di controllo del progetto, da attuare in fase esecutiva, a verifica dei fattori: attività operative; schedulazione (tempi); budget e piano finanziario. Per una buona verifica dell'andamento del progetto si possono utilizzare tecniche: - Identificazione dei punti di controllo -> presuppone la previsione di cosa potrebbe non andar bene nel corso dell’esecuzione del progetto. - Misurazione degli scostamenti dei tempi -> realizzata con un prospetto a griglia nel quale si riportano dalla pianificazione i dati relativi alla schedulazione. - Individuazioni delle pietre miliari (milestone) -> servono ad evidenziare momenti o azioni cruciali per il proseguimento del progetto. - Verifiche periodiche (check up) del lavoro di realizzazione del progetto -> consentono di monitorare l'esecuzione delle diverse attività ed azioni, di risolvere problemi operativi. e Entilocali =questi finanziamenti si dividono in comunali, provinciali, delle comunità montane. Comuni possono intervenire con: Contribuiti forfetari; Contributi non superiori ad un ammontare massimo; Finanziamenti di iniziative; Acquisto di spettacoli. e Entipubblici e Organismi sovranazionali = come l’Unesco, che difficilmente riescono ad erogare contributi in denaro. Possiamo ricevere: o Fondistrutturali: finanziamenti a gestione indiretta, amministrati dalle regioni italiane su fondi europei legati a programmi di sviluppo territoriale e delle risorse umane. o Programmi comunitari: finanziamenti a gestione diretta, gestiti dagli organismi comunitari. Il finanziamento pubblico non è automatico, né obbligatorio e non un diritto solo perché che lo si richieda. DI FONTE PRIVATA: si tratta di sponsorizzazioi un intervento di comunicazione aziendale che accostando un marchio o un prodotto ad una iniziativa dà luogo ad un ritorno pubblicitario e promozione dell'immagine dell’azienda partner e del progetto. Lo sponsor non deve intervenire nel lavoro artistico ed organizzativo dell’evento, né condizionare in modo invasivo la comunicazione. Ci sono diversi tipi di sponsorizzazione: - Sponsor unico ufficiale dell’intero progetto - Sponsor di una o più parti del progetto - Sponsor ufficiale dell’intero progetto in associazione ad altri sponsor | benefici (benefit sponsor), ciò che lo sponsor riceve in cambio del finanziamento che eroga, possono essere diversi. Tra questi: Status di sponsor; Posizionamento; Conferenza stampa apposita; Package o dotazione di biglietti omaggio; Realizzazione dei gadget e merchandising. PER LA RICHIESTA, bisogna individuare i potenziali soggetti economici/aziende/società a cui presentare il progetto di sponsorizzazione. Va predisposta la richiesta scritta di sponsorizzazione che dovrà contenere una descrizione del soggetto, una descrizione del progetto con le notizie principali, il tipo di sponsorizzazione che si richiede, i benefit che possono essere concessi. Se la sponsorizzazione avrà buon esito si procederà alla stesura di un contratto. ALTRE FORME DI SOSTEGNO DA PARTE DEI PRIVATI sono: gli interventi di mecenatismo, le donazioni, le erogazioni liberali, il fundraising (= ricerca diretta di fondi presso persone fisiche e giuridiche), che danno luogo a contributi per iniziative socio-culturali senza alcuna contropartita per i soggetti finanziatori. Le azioni di fundraising possono portare a: erogazioni liberali in denaro, donazioni di beni e merci, prestazioni di servizi, raccolta di fondi tra i dipendenti e collaboratori e le loro famiglie, omaggi. Questo tipo di supporto non ha ancora preso sviluppo in Italia, mentre molto usato negli USA, per centri di ricerca, enti no profit, ospedali. La parte commerciale di un progetto di spettacolo riguarda i ricavi derivanti dalla vendita dello spettacolo stesso e da ogni prodotto o servizio legato ad esso. È necessario trattare di MARKETING CULTURALE = è il marketing applicato ai processi di produzione, organizzazione e messa in offerta di prodotti ed esperienze artistico - culturali. Adottato all’interno del mondo della cultura anni 70. Kotler lo definì “processo sociale e manageriale attraverso il quale individui soddisfano i loro bisogni attraverso lo scambio di prodotti o di valore con altri soggetti”. Ruolo e importanza del marketing (all’interno dell’organizzazione culturale) varia a seconda del suo orientamento al marketing. | due principali orientamenti al marketing sono: e market- ledin cui l'orientamento è tanto alto che gli obbiettivi del marketing scavalcano la mission del progetto; ® audience - focusedin cui diventa al cliente perché finalizzati alla soddisfazione dei bisogni di coloro che vogliono scambiare valore con l’organizzazione/impresa (=clienti). Il processo di marketing identifica TRE MOMENTI SALIENTI e tra loro correlati: 1) Momentoanalitico, dove si identificano e si analizzano i mercati di riferimento. Si raccolgono e analizzano le informazioni provenienti da fonti: - Interne -> riguardano dati già in possesso dell’impresa culturale, interni ad essa. - Secondarie -> tutti i dati e le statistiche pubblicate dagli istituti di ricerca del settore pubblico; - Primarie -> tutte le informazioni raccolte direttamente presso il pubblico attraverso ricerche ed indagini specifiche. In questa fase si conoscono fenomeni e tendenze sociali/economici/psicologici che influiscono sui processi di consumo e sulla domanda, e si individuano bisogni, desideri, preferenze ed attese da soddisfare. È importante anche valutare i comportamenti di consumo dello spettatore: di PRE FRUIZIONE (consumatore realizza il bisogno e si attiva), di FRUIZIONE (avviene lo scambio di valore) e di POST FRUIZIONE (fase di valutazione dell’esperienza). 2) Momento strategico, in cui si definiscono gli obiettivi di marketing e le strategie per raggiungerli. Ci sono 4 opzioni strategiche che si possono adottare: 1. STRATEGIA DI MARKETING INDIFFERENZIATO -> il mercato è omogeneo e ci si rivolge ad esso con un unico sistema di offerta; 2. STRATEGIA DI MARKETING CONCENTRATO -> il mercato viene scomposto in segmenti e le attività di marketing si concentrano su uno di essi che diventa il target principale; 3. STRATEGIA DI MARKETING DIFFERENZIATO -> ci si rivolge a tutti i segmenti sul mercato ma in modo differente per ciascuno; 4. STRATEGIA DI MARKETING DI NICCHIA -> ci si rivolge a sotto-segmenti ritenuti strategici con un'offerta differenziata. Dalla segmentazione si procede alla definizione del target da raggiungere (targeting) e successivamente al posizionamento (=individuare le politiche di marketing più appoppiate per ogni target). 3) Momento operativo, in cui si mettono in atto le leve del Marketing mix = combinazione delle variabili di marketing che l’organizzazione utilizza al fine di conseguire obbiettivi predefiniti. Le variabili sono 4: prodotto, prezzo, promozione e distribuzione. * PRODOTTO->èil sistema di offerta; e PREZZO->inunospettacolo occorre la partecipazione di pubblico pagante, che acquista un biglietto poter assistere alla manifestazione. La percezione del prezzo da parte del pubblico comprende: prezzo del biglietto; spese legate alla sua fruizione (spese accessorie, costi di trasporto, parcheggio); iltempo e lo sforzo per potervi accedere (pre-fruizione). POLITICHE DI PREZZO: per determinare il prezzo, si tiene conto del budget e dei costi del progetto (tipo di spettacolo, l’importanza degli artisti coinvolti, location importante) ® PROMOZIONE -> variabile in cui l’organizzazione concentra più sforzi e risorse. Importante la comunicazione per far emergere il proprio evento tra le varie proposte. e DISTRIBUZIONE -> -> intesa come possibilità di incontro tra domanda e offerta. Occorre distinguere quella legata alla vendita di biglietti al pubblico e quella inerente alla vendita dello spettacolo stesso e di altri suoi diritti e servizi. In entrambi i casi la VENDITA può essere DIRETTA o INDIRETTA attraverso intermediari. La distribuzione può essere: /ntensiva (vendita attraverso molti punti vendita); Selettiva (pochi punti vendita, ma strategici); Esclusiva (un unico punto vendita nel luogo dell'evento per unicità). I canali distributivi possono: canale corto (vendita diretta), canale lungo (affidato a strutture di intermediazione) e canale misto (impiego di entrambi i canali precedenti). Nella fase di attuazione si procede con LA VENDITA DI SPETTACOLI E SERVIZI: La vendita di uno spettacolo si effettua con diverse modalità: Vendita a cachet (contratto pagato); Vendita a percentuale sugli incassi (contratto a percentuale); Vendita a percentuale con l’assicurazione di un importo minimo garantito alla compagnia o al teatro (contratto assicurato); Vendita a prelevamento sugli incassi (contratto a prelevamento). 4. LA GESTIONE DEI FLUSSI FINANZIARI: | contributi pubblici, il reperimento di sponsorizzazioni da parte di privati, la possibilità di avere introiti propri assicurano la realizzazione del progetto. Il problema è dato dai tempi di incasso dei finanziamenti (spesso erogati dopo la conclusione del progetto). Dato che occorre liquidità per il compimento di tutti i diversi momenti operativi, non resta che ATTIVARE DI LINEE DI CREDITO presso aziende e sportelli bancari. Le banche concedono crediti sulla base dei bilanci degli ultimi anni. Il fido bancario è il credito massimo che una banca può concedere sulla base di una serie di garanzie, Può essere: - Di cassa (avviene attraverso prelevamento di somme di denaro); - Di firma (la banca si fa garante a favore del richiedente); - Inbianco (senza garanzie). Si ha uno sconto cambiario se il credito è rappresentato da cambiali; Sconto non cambiario se riguarda fatture o ordini di pagamento di enti pubblici. Le aperture di credito possono essere coperte da garanzie da parte del richiedente e seguono una istruttoria di accertamenti da parte dell'istituto bancario nei confronti dell’affidato. Le forme più ricorrenti di apertura di credito sono: - Percassa, il cliente può prelevare la somma concessa una sola volta o più volte; - Per firma, dove la banca si impegna a concedere la propria firma per accettare tratte. 5. LA GESTIONE DEGLI ACCORDI: nell'attuazione è fondamentale definire L'IMPOSTAZIONE GIURIDICA DEL PROGETTO. Fin da subito è necessario identificare il SOGGETTO TITOLARE DELLE RESPONSABILITÀ LEGALI connesse all'esecuzione dell'evento = chi diventa responsabile dal punto di vista amministrativo, civilistico, penale, fiscale degli atti e obbligazioni connesse all’evento e che intrattiene i rapporti operativi, contrattuali ed economici con i terzi (artisti, fornitori, personale). Tale soggetto sarà una persona giuridica (società), o l’amministrazione pubblica. (no fisica) Questa figura determina la natura dei contratti e degli accordi che verranno sottoscritti con i terzi. | contratti vanno scritti bene, essere accurati, non tralasciando alcun dettaglio. Accordo = l’incontro di volontà diverse con rilevanza giuridica. Contratto = è lo strumento con cui singoli individui o gruppi di soggetti compiono operazioni di carattere economico assumendosi delle obbligazioni. Può avere qualsiasi forma scritta. ACCORDI E CONTRATTI CON PARTNER ORGANIZZATIVI, PRODUTTIVI E COPRODUTTIVI: i primi accordi che andranno definiti riguarderanno i principali partner, che interverranno nella produzione dello spettacolo con apporti di tipo organizzativo o in qualità di co-produttori. L’accordo con il partner organizzativo terrà conto della sua partecipazione con mezzi e capacità indispensabili al progetto. Le co-produzioni sono accordi produttivi più complessi, nei quali due o più soggetti realizzano un progetto, partecipando, con risorse finanziarie, umane, mezzi e servizi, condividendo i rischi dell'operazione ed ottenendone in cambio vantaggi diretti (ritorno economico) ed indiretti (visibilità). I CONTRATTI CON GLI ARTISTI: possono giuridicamente configurarsi come appalti, prestazione di servizio, d’opera, di lavoro subordinato. Possiamo dividerli in 2 categorie: - Contratti di scrittura di complessi artistici -> si impegna un gruppo di artisti riuniti in una persona giuridica per la rappresentazione di prestazioni artistiche predeterminate. Per eventi che possono essere sospesi/cancellati per maltempo gli artisti hanno il diritto di ricevere il loro corrispettivo. Altre sono: l'imposta sugli intrattenimenti (ha sostituito l'imposta sugli spettacoli e riguarda solo alcune specifiche attività di spettacolo); l'imposta di registro e di bollo; l'imposta comunale sulla pubblicità. - CONTRIBUTI. BUROCRATIES: si intendono tutte le AUTORIZZAZIONI, PERMESSI, LICENZE che riguardano l’uso degli spazi, l’impiego di risorse umane e l'esecuzione dello spettacolo stesso. e Per quanto riguarda gli SPAZI: lo svolgimento di eventi/spettacoli in luoghi: Pubblici (accessibili a chiunque) o Aperti al pubblico (si può accedere solo osservando le condizioni del proprietario), richiede un'apposita licenza “per l'esecuzione di pubblici spettacoli”, rilasciata dal Comune. La licenza stabilisce che la manifestazione non dovrà protrarsi oltre l’orario indicato, che dovranno essere rispettati i limiti sonori stabiliti sul territorio comunale. Sono importanti i REQUISITI DI SICUREZZA DEL LUOGO: -. Iluoghi deputati (teatri, cinema, sale di concerto) devono possedere la dichiarazione di agibilità, rilasciata dal Comune, che determina il possesso di tal requisiti. - Peri luoghi non deputati (piazze, strade), dove vengono costruite per l'occasione strutture, l’agibilità del luogo ed i requisiti di sicurezza vengono accertati dalla Commissione comunale di Vigilanza. Altri permessi: il Certificato di prevenzione incendi (rilasciato dai Vigili del Fuoco, per le attività con oltre 100 persone); il Nullaosta per l'impatto acustico; Permessi doganali di entrata ed uscita (in caso di tournée all’estero, per materiali artistici e tecnici nei diversi Stati di arrivo e di transito). GLI ASPETTI OPERATIVI RELATIVI ALLA SIAE: se vi è PUBBLICA ESECUZIONE E RAPPRESENTAZIONE DI UNO SPETTACOLO, interviene la SIAE con operazioni di tipo amministrativo. (per tale rappresentazione (di altri) serve l'autorizzazione all’uso di un’opera, da richiedere a chi ne ha il diritto) Come funziona? Innanzitutto, l’autore deve provvedere al deposito dell’opera presso le sezioni SIAE. Successivamente va richiesto il Permesso di rappresentazione/esecuzione/uso dell’opera. Nella compilazione del permesso si deve indicare: ragione sociale e nome del responsabile, luogo dell’evento, genere manifestazione, titolo opere ed autori, validità del permesso, prezzi dei biglietti. La SIAE indica scadenze di pagamento, garanzie e cauzioni, penali. | compensi derivanti dall’applicazione delle tariffe per il diritto d'autore vengono calcolati in base alla capienza della location. Altro permesso è il Permesso musicale a cura del Direttore dell'esecuzione, che deve indicare prima o dopo l'esecuzione su un apposito modulo i brani musicali eseguiti (sia live che riprodotti) gli autori, la durata. GLI ASPETTI AMMINISTRATIVI CONNESSI AL LAVORO: (Risorse umane): l'utilizzo di personale con specifiche qualifiche nel settore dello spettacolo prevede la richiesta di autorizzazioni per l'avviamento al lavoro e gli adempimenti assicurativi in materia di previdenza, assistenza ed infortuni. L’ENPALS (ente nazionale previdenza assistenza lavoratori spettacolo) è l'istituto che gestisce l'assicurazione previdenziali per l'invalidità e la vecchiaia del settore dello spettacolo e dello sport. Concede il Certificato di agibilità, che ha validità per il periodo richiesto. Delle altre tipologie di lavoratori (no settore dello spettacolo) se ne occupa l'INPS per assicurazioni sanitarie; INAIL per assicurazioni malattie e infortuni. GLI ASPETTI ASSICURATIVI: l’attività di spettacolo e tutte le operazioni organizzative e tecniche connesse presentano molti di rischi. È indispensabile un risk management = previsione, individuazione ed analisi dei rischi possibili e adozione di formule assicurative a tutela dei possibili danni causati da tali eventuali rischi. Le polizze assicurative il più possibile devono essere aderenti alle proprie necessità. ischi in un evento artistico: - Rischi connessi a cose: assicurazioni contro gli incendi relative ai danni diretti e materiali alle strutture fisiche ed ai luoghi da utilizzare, incluso loro contenuto ed alle apparecchiature. Anche assicurazioni di tipo tecnologico, le assicurazioni contro il furto di beni e materiali e le assicurazioni di trasporto di oggetti artistici. - Rischi connessi a persone: Assicurazioni contro gli infortuni per il personale; le assicurazioni contro le malattie servono a coprire i costi sanitari derivanti dall’insorgenza di malattie. - Rischi connessi alla responsabilità verso terzi: Assicurazioni di responsabilità civile verso terzi includendo danni a persone e cose in conseguenza dell’attività dell’organizzatore. - Rischi diversi: Assicurazioni doganali per merci ed attrezzature che viaggiano; assicurazioni contro il mancato guadagno derivante da rischi atmosferici, malattia, infortuni dei principali interpreti. 7. LA GESTIONE DEGLI ASPETTI LOGISTICI Logistica in un progetto di spettacolo = attività di spostamento e sistemazione di persone e materiali necessarie alla realizzazione dell'evento. Quindi: viaggi e trasferimenti di artisti; trasporti e spedizione dei materiali; sistemazione e alloggio delle persone; ristorazione e catering. L'organizzazione di questi spetta ad un preciso incaricato. Tali operazioni hanno un forte impatto sull’organizzazione: condizionano tempi di realizzazione e presentano problematiche legate all’utilizzo di risorse indipendenti (es. trasporti in ritardo). - GESTIONE DEI VIAGGI: riguarda il movimento di persone verso destinazioni nazionali, internazionali per incontri organizzativi; raggiungimento di luoghi di prove e spettacolo; Tournée. Si possono usare: AEREI tenendo presente prezzi, tasse, tempi di volo, scali, distanza dall’aeroporto alla città; TRENI per le brevi e medie distanze, più economici; NAVI, per collegamenti con le isole o con destinazioni portuali tenendo conto dei tempi di imbarco e di navigazione; AUTOVEICOLI (noleggio con conducente, autovetture, autobus), che comportano il problema del parcheggio; TAXI - TRASPORTO DEI MATERIALI (di scena, costumi, microfoni, luci) prevede le operazioni di: imballaggio e confezione; carico e scarico; trasporto effettivo. Il FURGONE è il mezzo più utilizzato per le brevi distanze e si devono valutare tempi, percorsi, imprevisti, assicurazione, documenti. È importante che i trasporti siano sempre affidati a società e spedizionieri professionali. | problemi più frequenti legati al movimento di persone e cose sono: scioperi dei mezzi, i guasti meccanici, le cattive condizioni atmosferiche, la burocrazia doganale. Per cui bisogna trovare soluzioni alternative. - GESTIONE DI ALLOGGIO: l'evento potrà richiedere alloggi per il cast tecnico e anche per ospiti, giornalisti, invitati, e la gestione di tutte le operazioni connesse, ovvero prenotazione e sistemazione. Si utilizzano agenzie immobiliari per scegliere hotel adatto. Scelte vengono fatte in base alle stelle, persone da alloggiare, camere, orari di arrivo e partenza, numero delle notti, acconti, parking. Si deve tenere conto della distanza dal luogo dello spettacolo. Per la RISTORAZIONE il compito della logistica riguarda l’organizzazione diretta di pranzi, cene, colazioni, mensa o catering. Per i servizi di mensa o catering ci si dovrà affidare a società specializzate, allestendo un luogo non attrezzato. La logistica deve indicare i luoghi e la loro raggiungibilità, ma anche prezzi e orari e se previsto un determinato abbigliamento per l’occasione. Attraverso un accordo con un ristorante, gli artisti possono cenare a un orario diverso (dopo lo spettacolo). Se ciò non è possibile, si deve provvedere al “cestino” per mangiare. - Alla logistica spetta anche la gestione dell’accoglienza, le operazioni di benvenuto, la consegna di fiori e omaggi. 8. LA GESTIONE DEGLI ASPETTI TECNICI Fino al secolo scorso gli aspetti tecnici di uno spettacolo si limitavano alla parte scenografica. Oggi la tecnologia è entrata prepotentemente nella creazione artistica con nuovi materiali, macchine/computer e impianti di illuminazione. La parte tecnica riguarda principalmente gli aspetti tecnici dello spettacolo, che sono: Scenotecnica, Illuminotecnica, Suono, Effetti speciali e audiovisivi. La parte tecnica si occupa delle problematiche di allestimento dei luoghi affinché possano accogliere lo spettacolo. | requisiti fondamentali per una buona gestione degli aspetti tecnici sono: 1) Scambio di informazioni continuo ed un dialogo collaborativo fra gli artisti ed i responsabili tecnici dello spettacolo. 2) Scelta del personale tecnico e soprattutto di un direttore tecnico capace di condurre il team tecnico 3) Valutazione delle esigenze tecniche con metodi sistematici ed esaustivi 4) Effettuazione di sopralluoghi ed incontri tecnici. Gli aspetti tecnici sono riassunti nella SCHEDA TECNICA dello spettacolo = documento contiene tutte le informazioni e le esigenze che permettono allo spettacolo di essere allestito ed eseguito in un luogo. Viene predisposta dal direttore tecnico e prevede: - Scheda generale: contiene nozioni generali sullo spettacolo e la compagnia; - Planningdiarrivo di tecnici e materiali: serve ad indicare come viaggiano i materiali scenici e tecnici dello spettacolo ed il personale tecnico (tipo di veicoli, materiali trasportati, orario di arrivo). - Planningtecnico: piano di lavoro per le operazioni di scarico, montaggio di scene, prove tecniche. Vengono qui evidenziati i lavori da svolgere, gli orari, gli addetti. - Scheda di esigenze scenotecniche e servizi: descrive le caratteristiche scenografiche e di allestimento dello spettacolo ed elenca le esigenze richieste. - Pianta della scena: pianta del palcoscenico dove sono disegnati tutti gli ingombri scenici; - Scheda di illuminazione: descrive le esigenze connesse alle luci; - Pianta delle luci: su cui viene disegnata l'esatta locazione delle luci; - Scheda suono: descrive i materiali fonici; - Scheda video; - Backline: descrive la strumentazione musicale e le apparecchiature; (Se lo spettacolo avviene in un teatro si dovrà equipaggiarlo ed arredarlo in base alle necessità tecniche dell'evento; Se lo spettacolo avviene in un luogo non deputato, si deve allestire completamente, provvedendo alla costruzione e al reperimento di: palcoscenico, supporto per impianti, struttura per la regia, servizi per gli artisti, sala per gli spettatori, servizi per il pubblico. Tutte strutture temporanee che devono rispettare vincoli legali e norme sanitarie e di sicurezza) LA GESTIONE DELLA SICUREZZA: lo spazio dovrà avere la Dichiarazione di agibilità, che attesta l’agibilità del luogo edi requisiti di sicurezza. Occorre attuare tutte le misure per assicurare la sicurezza del pubblico nei luoghi di spettacolo: dispositivi di prevenzione antincendio; segnaletica di sicurezza; uscite di sicurezza; luci d'emergenza). Alcuni servizi aggiuntivi sono: la presenza di ambulanze, servizio d'ordine, transenne, sorveglianza armata, il rispetto delle norme igienico-sanitarie nei servizi igienici e nei punti di ristoro. 9. LA GESTIONE DELLA COMUNICAZIONE Il processo di comunicazione di uno spettacolo riguarda una serie di attività che si fondono tra loro e rappresentano il mix di comunicazione: immagine dell'evento, promozione, pubblicità, rapporto con gli organi di informazione, le relazioni esterne, il sito web, marketing non convenzionale (= tecniche comunicative non convenzionali che mirano a promuovere un prodotto o un brand) La comunicazione è un'attività di marketing dello spettacolo e si integra con altri aspetti dell’organizzazione: un PIANO DI COMUNICAZIONE deve saper esprimere il concetto di comunicazione integrata = coordinamento nei contenuti e combinazione di strumenti, mezzi, azioni. Suo OBBIETTIVO è comunicare all’esterno il contenuto del progetto, sostenere la partecipazione del pubblico, garantire un ritorno di immagine positivo; vendere biglietti.