Administração de Materiais, Notas de estudo de Administração Empresarial

Baixe Administração de Materiais e outras Notas de estudo em PDF para Administração Empresarial, somente na Docsity! ' HI e | l MAKRON Books CAPÍTULO SEIS ADMINISTRAÇÃO DE MATERIA Conceitos Básicos O Fluxo de Materiais Classificação de Materiais Programação de Materiais Compras Estoques Questões para Revisão Exercicios Dom Atol = Para que haja produção de bens e serviços existe sempre a necessidade de se processar matérias-primas que serão transformadas em produtos acabados ao longo do processo de produção. Na realidade, toda a produção nas empresas secundárias constitui quase sempre a transformação de materiais e de matérias-primas em produtos acabados. Os materiais e as matérias-primas serão doravante denominados sim- plesmente materiais. Todavia, seja nas empresas primárias, secundárias ou terciárias, o problema de administrar materiais é crucial. Tanto os fabricantes como os distribuidores — atacadistas ou varejistas — estão constantemente às voltas com a obtenção, a utilização e a movimentação de materiais para garantir as suas operações. 104 Iniciação à Administração da Produção Os materiais precisam ser adequadamente administrados: as suas quantidades devem ser planejadas e controladas para que não haja faltas que paralisem a produção e nem excessos que elevem os custos desnecessariamente, A administração de materiais consiste em ter os materiais necessários na quantidade certa, no local certo e no tempo certo à disposição dos órgãos que compõem o processo produtivo da empresa. O volume de dinheiro investido em materiais faz com que as empresas procurem sempre o mínimo tempo de estocagem e o mínimo volume possível de materiais em processamento capazes de garantir a continuidade do processo produtivo. 1. CONCEITOS BÁSICOS O termo administração de materiais tem tido diferentes defini- ções. Na prática, utilizam-se indistintamente vários termos — como ad- ministração de materiais, suprimento, fornecimento, abastecimento, materiais, compras, logística etc. - para designar áreas com nomes diferentes, mas com idênticas responsabilidades. Seguem abaixo alguns conceitos básicos a respeito desses diferentes nomes. a) Conceito de Administração de Materiais É o conceito mais amplo de todos. A administração de materiais envolve a totalidade dos fluxos de materiais na empresa: o planejamento e controle dos materiais, compras, recepção, tráfego de entrada e contro- le de quantidade na recepção, almoxarifado e armazéns, controle do inventário, movimentação de materiais e transporte interno. Na realidade, encontra-se essa totalidade de funções em poucas empresas. Quase sempre, as empresas adotam uma posição mais restri- ta e parecida com o conceito de suprimentos. b) Conceito de Suprimentos A palavra suprimento serve para designar todas as atividades de programação, aquisição (compras) e movimentação dos materiais para colocação à disposição das seções produtivas, para que estas possam Administração de materiais 107 dos, os materiais sofrem várias e sucessivas modifica. ao longo do processo produtivo. O exemplo a seguir é de uma indústria de peças plásticas. PROCESSO PRODUTIVO | fe Eat ES SU, Prepa- [ira Molda- a | Monta- L. Acaba. |, | Depósito gem mento | Ee Pa o ca RS a EAR (M atérias. | | Materiais em processamento (em vias) | Piod J “] | Almoxa- | [rifado q En [Primas Materiais semi-acabados sabeidos 'omponentes) | | Materiais acabad Figura 6.2 O Fluxo dos Material Cada empresa tem um fluxo de materiais específico que depende do produto, do sistema de produção utilizado, da tecnologia etc. 3. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAIS Tendo em vista o fluxo dos materiais, estes podem ser classifica- dos em cinco diferentes tipos, a saber: a) Matérias-primas; b) Materiais em processamento (ou em vias); c) Materiais semi-acabados; d) Materiais acabados ou componentes; e) Produtos acabados. Vejamos rapidamente cada uma dessas classes de materiais. a) Matérias-Primas As matérias-primas (MP) constituem os insumos e materiais básicos que ingressam no processo de produção. Constituem todos os 108 Iniciação à Administração da Produção itens iniciais para a produção. Em uma tecelagem, por exemplo, as matérias-primas são os fios a partir dos quais se produz o tecido. Na indústria de geladeiras, são os metais, parafusos, material plástico, tintas, caixas, embalagens etc. Na indústria de tintas, são os pigmentos, produtos químicos e petroquímicos, latas para embalagem etc. Geral- mente, as matérias-primas precisam ser adquiridas de fornecedores externos, isto é, precisam ser compradas de fornecedores. b) Materiais em Processamento São também denominados materiais em vias porque vão sendo processados ao longo das diversas seções que compõem o processo produ- tivo da empresa. São, portanto, os materiais em processo que estão sendo utilizados nas diversas seções da empresa. Na realidade, os materiais em processamento ingressam na empresa na forma de matérias-primas e estão passando pelas etapas do processo produtivo. c) Materiais Semi-Acabados São os materiais parcialmente acabados cujo processo está em algum estágio intermediário de acabamento e que se encontram ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo. Diferem dos materiais em processamento pelo estágio mais avançado, pois se encon- tram quase acabados, faltando apenas algumas etapas do processo pro- dutivo para se transformarem em materiais ou produtos acabados. d) Materiais Acabados São também denominados componentes porque constituem peças isoladas ou componentes já acabados e prontos para serem anexados ao produto. São, na realidade, partes prontas que, quando unidas, consti- tuirão o produto acabado. e) Produtos Acabados São as produtos já prontos e cujo processamento foi completado. Constituem o estágio final do processo produtivo e já passaram pelas fases de matérias-primas, materiais em processamento, materiais semi- acabados e materiais acabados ou componentes.  istração de materiais 109 Assim, o fluxo incessante dos materiais faz com que eles passem gradativamente de uma classe para a outra, à medida que sofrem acrés- cimos e transformações ao longo do processo produtivo. Matérias | | Materno e Rr | Produtos [| em Proces- Semi-Aca- [+ Primas nnados Acabados samento bados bi — 3 Lo Figura 6.3 A Classificação dos Materiais em Função de seu Fluxo. Na realidade, os materiais são classificados em função do seu estágio no processo produtivo da empresa. A medida que passam pelas diversas etapas do processo de produção vão sofrendo acréscimos e alterações que provocam a sua gradativa diferenciação, até se tornarem produtos acabados. Assim, para que haja um produto acabado ele deve ter passado pelos estágios de material acabado, material semi-acabado, material em processamento e inicialmente, matéria-prima básica. 1, Matérias-Primas | | 2. Materiais em Processamento Ei No pedia | 3. Materiais Semi-Acabados | 4. Materiais Acabados (Ou Componentes) Produtos Acabados Figura 6.4 Os Tipos de Materiais como Estágios do Processo Produtivo. Ao se avaliar a empresa em um dado momento, ela terá uma certa quantidade de cada um desses tipos de materiais ao longo do processo de produção, totalizando um volume de materiais em geral. H2 Iniciação à Administração da Produção O ciclo de compras pode ser representado da seguinte maneira: Análise das OCs Recebidas Localização / Seleção dos Fornecedores | Negociação = da OC com | Fornecedores ST ] Acompanhamento da OC irei do Material da OC Figura 6.6 As Cinco Etapas do Cielo de Compras. Vejamos cada uma dessas cinco etapas do ciclo de compras. a) Análise das OCs recebidas: A primeira etapa do ciclo de compras começa com o recebimento das OCs emitidas pelo PCP e sua análise para conhecer as especificações dos materiais solicitados e suas respectivas quantidades e épocas ade- quadas para recebimento. Em muitas empresas, as OCs são encaminha- das ao órgão de compras através de listas ou listagens, onde constam a última compra com o nome do fornecedor, quantidade fornecida e preço de venda.  Administração de malerieis 3 Nessa primeira etapa, o órgão de compras planeja as suas ativi- dades de modo a atender às OCs recebidas e providenciar as compras b) Localização e seleção dos fornecedores A segunda etapa consiste em pesquisar os possíveis fornecedores dos materiais requisitados, consultar seus preços e condições de paga- mento, bem como especificações e prazos de entrega. Nesta etapa se faz um levantamento dos fornecimentos já efetuados de cada fornecedor para se ter uma idéia da qualidade dos matériais entregues e da confia- bilidade quanto a prazos contratados. Com esses dados, o órgão de compras seleciona os fornecedores confiáveis (que entregam no prazo :ombinado) que apresentem as melhores condições de preço. Fornecedor é a empresa que produz as matérias-primas e os insumos necessários e que se dispõe a vendê-los. O órgão de compras deve ter um fichário ou banco de dados sobre os fornecedores contendo 28 fornecimentos já efetuados e as condições negociadas para facilitar os futuros trabalhos de localização e seleção de fornecedores. Deve prevalecer na escolha do fornecedor selecionado alguns critérios como preço, condições de pagamento, prazos de entrega, quali- dade da matéria-prima confiabilidade do fornecedor ete. c) Negociação da OC com um fornecedor selecionado A seguir, o órgão de compras negocia com o fornecedor seleciona- do a aquisição do material requisitado dentro das condições mais ade- quadas de preço e de pagamento. O atendimento às especificações exigidas do material e o estabelecimento de prazos de entrega devem ser assegurados na negociação, Feita a negociação, faz-se a emissão do sedido de compra ao fornecedor. d) Acompanhamento da OC (follow-up) Feito o pedido de compra, o órgão de compras precisa assegurar a entrega do material dentro dos prazos estabelecidos. Para tanto, deve haver um acompanhamento ou seguimento (follow-up) do pedido através de constantes contatos pessoais ou telefônicos com 9 fornecedor, para saber como está sendo providenciada a produção do material requisi- 4 Iniciação à Administração da Produção tado. O seguimento permite localizar problemas e evitar surpresas desa- gradáveis, pois através dele o órgão de compras pode urgenciar o pedido, cobrar a entrega nos prazos estabelecidos ou tentar complementar o atraso com outros fornecedores. ei Recebimento do material da OC É a quinta e última etapa do ciclo, quando o órgão de compras recebe do fornecedor o material solicitado no pedido de compras. No recebimento do material, o órgão de compras verifica as quantidades e providencia a inspeção de qualidade para comparar a adequação do material às especificações contidas no pedido de compra. Efetuado o recebimento do material e confirmada a quantidade e qualidade, o órgão de compras encaminha à tesouraria ou contas a pagar a autorização para pagamento do pedido de compras dentro das condições de preço e prazo de pagamento. O ciclo de compras é contínuo e ininterrupto, sucedendo-se a cada OC recebida do PCP. Algumas etapas podem ser queimadas em determinados casos de compras repetitivas, em que a análise da OC e a localização e seleção dos fornecedores podem ser omitidas. Modernamente, o órgão de compras tem sido visualizado como um centro de lucro, à medida que traz grandes retornos para a empresa. Saber produzir é uma grande vantagem para a empresa. Mas ela precisa também saber comprar, fazendo economias e evitando desperdícios. 6. ESTOQUES Uma vez comprados, os materiais passam a fazer parte dos estoques da empresa. Estoque é a composição dos materiais que não são utilizados em determinado momento na empresa, mas que existem em função de futuras necessidades. Estocar é guardar algo para utilização futura, Se essa utilização for muito remota no tempo, a sua guarda se torna prolon- gada: ocupa espaço alugado ou comprado, requer pessoal, significa capi- 15 Iniciação à Administração da Produção — pela flexibilidade no processo produtivo. Aresponsabilidade pelo estoque se dilui por toda a empresa e por quase todos os níveis hierárquicos de sua administração. À direção quase sempre se preocupa apenas com o volume global de estoques, sem se ater a detalhes sobre o estoque específico de cada item. Cabe aos gerentes e chefes a responsabilidade do controle específico de cada item de estoque. Os estoques constituem um ativo circulante necessário para que a empresa possa produzir e vender com um mínimo de risco ou preocu- pação. Os estoques representam um meio de investimento de recursos e podem alcançar uma proporção enorme dos ativos totais da empresa. A administração dos estoques apresenta aspectos financeiros que exigem um estreito relacionamento entre o órgão (ou órgãos) da empresa que cuida dos estoques — como a produção, o almoxarifado ou o depósito de produtos acabados — com o órgão da Administração Financeira. O órgão que cuida dos estoques sempre está voltado para a facilitação do fluxo físico de produção e de comercialização, enquanto a Administração Fi- nanceira se preocupa com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplica- ção dos recursos empresariais. Os estoques constituem um vínculo entre as etapas do processo de compra e venda (no processo de comercialização em empresas comer- ciais) e as etapas de compra, transformação e venda (no processo de produção das empresas industriais). Em qualquer ponto do processo formado por essas etapas, os estoques desempenham um papel impor- tante na flexibilidade operacional da empresa. Eles funcionam como amortecedores das entradas e saídas entre as duas etapas dos processos de comercialização e de produção, pois minimizam os efeitos de erros de planejamento e as oscilações inesperadas de oferta e procura, ao mesmo tempo em que isolam ou diminuem a interdependência das diversas partes da organização empresarial. Como os estoques constituem um investimento, torna-se necessá- rio minimizá-lo, através da rotação mais rápida dos estoques, como objetivo financeiro. Mas esse objetivo pode conflitar com a manutenção de estoques suficientes para atender às necessidades da produção e reduzir o risco de faltas de estoques. Assim, a empresa precisa determi- Administração de materiais HT ar qual o nível ótimo de estoques capaz de conciliar ess ntagônicos e conflitantes. s objetivos Os estoques não ficam apenas no almoxarifado ou no depósito. !les se distribuem também pelas diversas seções produtivas, à medida ue as MP estão sendo processadas e transitam de uma seção para a utra, como materiais semi-acabados (partes do produto) e como mate- iais acabados (que são componentes que depois de montados constitui- ão o PA). Assim, numa ponta temos a MP e na outra, o PA. Entre as duas 'ontas, estão os materiais em vias de processamento, os materiais semi- cabados e os materiais acabados. À medida que evoluem no processo rodutivo e lhes são incorporados mão-de-obra, outros materiais, ener- ia etc., as matérias-primas se transformam em materiais em processa- nento, em curso de fabricação em materiais semi-acabados ou ainda em nateriais acabados ou componentes. Uma vez terminado o processo de mrodução, os produtos prontos constituirão o estoque de PA. Em resumo, wodemos distinguir cinco tipos de estoques, a saber: a) Estoques de matérias-primas (MP), b) Estoques de materiais em processamento ou em trânsito de uma seção para outra; c) Estoques de materiais semi-acabados, isto é, estocados após algumas operações e que serão transformados em um ou mais produto; d) Estoques de materiais acabados ou componentes, que são peças isoladas e submontagens; e) Estoques de produtos acabados (PA); Vejamos cada um desses cinco tipos de estoques. a) Estoques de matérias-primas O estoque de matérias-primas (MP) é aquele constituído de mate- 'iais básicos que entram diretamente no processo de produção. O estoque te MP é formado de todos os itens comprados de fornecedores e que são atilizados para a produção dos produtos ou serviços produzidos pela HS Iniciação à Administração da Produção empresa. O estoque de MP, por exemplo, é constituído de: plásticos, chapas de aço, parafusos, tecidos, produtos químicos, embalagens etc. Em muitos casos, o estoque de MP pode incluir também componentes, que são itens já processados e constituídos de diversos tipos de MP, como por exemplo: rádios, motores, caixas de câmbio, sistemas de freios, no caso das indústrias automobilísticas. O nível de estoque de cada MP depende do tempo de espera para receber novos pedidos de fornecedores, da freguência de sua utilização, das características físicas do estoque e, sobretudo, do investimento exigi- do. As MP ficam geralmente estocadas no almoxarifado. Toda vez que nos referirmos ao almoxarifado queremos dizer que ali se encontram os estoques de MP que serão utilizadas no processo produtivo. b) Estoques de materiais em processamento São os estoques de materiais que estão sendo processados nas diver- sas seções que compõem o processo de produção. São também denominados estoques de materiais em vias ou em processo e se encontram sendo traba- lhados nas diversas seções que compõem o processo produtivo. c) Estoques de materiais semi-acabados Os estoques de materiais semi-acabados são constituídos de todos os itens que estão sendo usados ao longo do processo produtivo. São, na realidade, materiais parcialmente acabados que estão em algum estágio intermediário de produção. Assim, são geralmente estocados ao longo das diversas seções que compõem o processo produtivo da empresa. Seu nível de estocagem depende da extensão e complexidade do processo de produção. São também denominados estoques de materiais em vias, mas esta denominação os confunde com os materiais em processamento. d) Estoques de materiais acabados ou componentes Os estoques de materiais acabados constituem peças isoladas ou componentes já montados e prontos para serem anexados ao produto. São, na realidade, partes prontas que, quando unidas, constituirão o produto acabado. Administração de materiais 121 29. O que é análise de OC? 30. O que é fornecedor? 31. O que é seleção de fornecedores? 32. O que é colocação da OC? 38. O que é acompanhamento da OC? 34. O que é recebimento da OC? 35. Conceitue estoque. 36. Explique as despesas de estocagem. 37. O que é sistema de estoque? 38. Explique as finalidades do estoque. 39. De quem é a responsabilidade pelo estoque? 40. Onde ficam os estoques? No almoxarifado? No depósito? 41. Quais os cinco tipos de estoque? 42. Explique os estoques de matérias-primas. 43. Explique os estoques de matérias em processamento. 44. Explique os estoques de materiais semi-acabados. 45. Explique os estoques de materiais acabados ou componentes. 46. Explique os estoques de produtos acabados. 47. O que é estoque geral da empresa? 8. EXERCÍCIOS 1. Descreva dez exemplos de matérias-primas em diferentes empresas do ramo industrial. 122 Iniciação à Administração da Produção 2. Descreva dez exemplos de produtos acabados em empresas do ramo industrial, Faça uma correlação entre as matérias-primas e os pro- dutos acabados. Escolha três exemplos de indústrias diferentes e indique os diferen- tes tipos de materiais processados ao longo do processo produtivo, desde MP até chegar ao produto acabado. Se você dirigisse um órgão de compras, como imaginar uma ficha de fornecedor como meio para localizar e selecionar os prováveis forne- cedores para atender a uma OC? Se você dirigisse um órgão de administração de materiais, como imaginaria um meio para conhecer os estoques gerais e os estoques específicos de MP, materiais em processamento, semi-acabados e produtos acabados?