Excel – назначение и основные функциональные возможности реферат по информатике , Сочинения из Информатика

Скачай Excel – назначение и основные функциональные возможности реферат по информатике и еще Сочинения в формате PDF Информатика только на Docsity! РЕФЕРАТ "Excel - назначение и основные функциональные возможности" 2007год Содержание Введение 1. Функции Excel 1.1 Финансовые 1.2 Дата и время 1.3 Логические 1.4 Математические 1.5 Ссылки и массивы 1.6 Текстовые 1.7 Проверка свойств и значений 1.8 Работа с базой данных 1.9 Мастер диаграмм Список используемой литературы 1. Функции Excel 1.1 Финансовые В категории Финансовые множество специальных функций, вычисляющих проценты по вкладу или кредиту, амортизационные отчисления, норму прибыли и самые разнообразные обратные и родственные величины. Например, функция ПЗ (в XP переименована в ПЛТ "плата") позволит рассчитать сумму, которую придется выплатить, взяв (или, наоборот, получить, предоставив кому-то) кредит. Причем в качестве аргументов используются Норма (норма прибыли или годовая процентная ставка), Кпер (количество периодов погашения), Выплата (фиксированные ежемесячные или ежегодные платежи - в счет погашения кредита плюс проценты (в XP это называется Пс "приведенная стоимость")) и Бс (будущая стоимость; равна нулю, если вы рассчитываете за этот период полностью отдать (получить) долг), Тип - равен 1, если выплаты происходят в начале периода, и 0, если в конце. Обратными и родственными к ПЗ являются: функции КПЕР, позволяющая рассчитать время (количество периодов) погашения; функция БЗ (БС) - будущее значение (будущая стоимость) вклада или кредита; функция ПЛПРОЦ (ПРОЦПЛАТ) - платежи по процентам и т.д. и т.п. Вводя процентную ставку по вкладу или кредиту, необходимо записать ее либо со знаком процента (25%), либо в виде сотых долей (0,25). Если же написать просто 25, то это будет понято как 2500%. Причем Excel, в отличие от нас, совершенно не волнует тот факт, что в условиях крепкого рубля и низкой инфляции таких ставок уже не бывает… 1.2 Дата и время Большинство функций этой категории ведает преобразованиями даты и времени в различные форматы. Две специальные функции СЕГОДНЯ и ТДАТА вставляют в ячейку текущую дату (первая) и дату и время (вторая), обновляя их при каждом вызове файла или при внесении любых изменений в таблицу. Такую ячейку стоило бы иметь в бланках счетов, самых свежих прайс-листах, каких-нибудь типовых договорах: вы просто распечатываете файл, а текущая дата ставится сама. 1.3 Логические В этой категории всего шесть команд, но о четырех из них стоит поговорить подробнее, поскольку они значительно расширяют наши возможности в применении всех остальных команд. Команда ЕСЛИ позволяет организовать разного рода разветвления. Формат ее: =ЕСЛИ (логическое_условие; когда_неверно) В качестве логического условия выступают равенства и неравенства с использованием знаков > (больше), < (меньше), = (равно), >=(больше или равно), <=(меньше или равно), <> (не равно). Пример: =ЕСЛИ (С1>D1*B5; ”УРА! ”; ”УВЫ…”) - если число в ячейке С1 больше, чем произведение D1 и В1, то в нашей ячейке будет радость, а если меньше - разочарование. В функцию ЕСЛИ может быть вложена другая функция ЕСЛИ, а в нее еще одна - "и так семь раз". Пример: =ЕСЛИ (С1>100; ”УРА! ”; ЕСЛИ(Е1=1; G1; G2)) - если ячейка С1 больше ста, то в нашей ячейке будет написано "Ура! ", а если меньше либо равна - то в нее скопируется содержимое ячеек G1(при Е1, равном 1) или G2 (при Е1, не равном 1) Команда И позволяет создать несколько условий, которые можно использовать в команде ЕСЛИ. Все условия в команде И должны быть выполнены, только тогда функция принимает значение истина. Если хоть одно условие не выполнено, то значение ее ложь. Формат: =И(логическое_условие_1; логическое_условие_2) Всего логических условий может быть до 30 штук. Пример совместного использования функций ЕСЛИ и И: ЕСЛИ(И(Е1>1; G2=”Ура! ”); ”Угадал”; ”Не угадал”) - если ячейка Е1 больше единицы, а в G2 находится слово "Ура! ", то в нашей ячейке окажется слово "Угадал" (истина), если же какое-то из логических условий не выполнено (ложь), получим "Не угадал". Команда ИЛИ тоже позволяет задать несколько условий, но иным образом. Если хоть одно из них выполнено, то функция принимает значение истина. И только когда все заданные условия неверны, подучим ложь. Формат такой же, как у функции И, использовать ее совместно с ЕСЛИ можно точно так же. Команда НЕ инвертирует, переворачивает полученное значение: была истина, станет ложь, и наоборот. Пример: =ЕСЛИ(НЕ(С1>D1*B5); ”УРА! ”; ”УВЫ…”) - "УРА!" появляется, когда С1 не больше D1*B5. 1.4 Математические Категория Математические (Мат. И тригонометрия) - одна из самых густонаселенных в Excel (60 команд в 5.0 и 50 в более поздних). Никаких особых хитростей в ней нет. Если SIN, значит, синус, если ASIN, значит, арксинус. Если LN - то натуральный логарифм, если LOG10 - то десятичный, а если LOG - то по произвольному основанию. Функция ГРАДУСЫ преобразует радианную меру угла в градусную, функция РАДИАНЫ делает обратную операцию. Есть функция ПИ, которая позволит использовать в вычислениях эту математическую константу, а также СЛЧИС - генератор случайных чисел. Желающие могут поупражняться в переводе арабских цифр в римские (РИМСКОЕ). Функция ОСТАТ вычисляет остаток от деления, ЧАСТНОЕ - делит нацело. Excel также умеет выполнять некоторые операции с матрицами (МУМНОЖ - умножение матриц, МОБР - вычисленным. И если измениться значение каких-либо ячеек, входящих в область суммирования, то автоматически поменяется и результат. Поставим курсор на ячейку А1 и введем число, какое нам вздумается. Закончив, нажмем Enter (или стрелку вниз) и окажемся в ячейке А2. введя таким образом пяток чисел, в ячейке А6 напишем формулу для их суммирования: =А1+А2+А3+А4+А5 и нажмем на Enter (букву А надо вводить в английской раскладке клавиатуры). Excel посчитает сумму и запишет ее в ячейку А6. Суммирование, впрочем, лучше выполнять по- другому, с привлечением к общественно полезному труду стандартных функций Excel. Для этого выделим мышкой ячейки с А1 по А5 (это и будет область суммирования), а потом нажмем кнопку суммирования (сигму) на панели инструментов. В ячейке А6 тут же появится вычисленная сумма. Стоит теперь перейти на любую из ячеек с А1 по А5 и ввести другое число, как сумма тут же изменится. Конечно, изменится она после того, как вы закончите набор и нажмете Enter, Tab, любую стрелку или ткнем мышкой в другую ячейку. Точно так же формула отследит изменения, если мы решим очистить ячейку (клавиша Del), удалить ячейку иди группу ячеек (Правка > Удалить) или, наоборот, добавим новые строки (Вставка > Строки) и заполним пустые ячейки в них. Причем Excel не станет пугаться, если в какой-то ячейке вместо числа стоит текст - просто не обратит на это внимание. Такой подход можно только приветствовать, потому что он позволит нам в дальнейшем вставлять в таблицы любые текстовые комментарии и заголовки, не заботясь о том, чтобы исключить их из области действия формул. Чтобы увидеть, как выглядит формула, созданная с помощью кнопки- сигмы, перейдем стрелками или встанем мышью на эту ячейку и поглядим на строку формул. Слева в отдельном окошечке (оно называется полем имени) написано: А6. Этот адрес (имя) ячейки, где мы находимся. А рядом стоит и сама формула: =СУММА(А1: А5). СУММ (в англоязычной версии SUM) - это операция суммирования, а в скобках написано, что суммируются ячейки в интервале от А1 до А5. В Excel формулой считается только такое выражение, которое начинается со знака равенства. Если поставить мышкой курсор в строку формул, можно будет что-то поправить в ней вручную. А если дважды щелкнуть по ячейке А6 или нажать F2, то править можно будет прямо в самой ячейке, а в строке формул наши действия будут продублированы. Excel XP, особенно услужливый, тут же покажет желтенькую справку-подсказку с описанием синтаксиса команды. Если я захочу, чтобы в область суммирования входили также данные из столбцов В и С. Тогда я могу написать в ячейке А6 =СУММА(А1: С5), задавая суммирование по прямоугольнику, верхняя левая вершина которого - в ячейке А1, а нижняя правая - в С5. Если нужно считать сумму по всему столбцу (вы собираетесь впоследствии добавлять новые данные в таблицу, но не желаете каждый раз переписывать формулу), то в качестве аргумента можно задать, скажем, А: А. При этом произойдет сложение всех ячеек столбца и результат будет помещен в ячейку… В какую? Ведь если сумму записать в этот же столбец (например, в ячейку А6, как мы делали до сих пор), то она тоже попадает в область суммирования. Excel должен записать в А6 вычисленную сумму, но ему тут же придется добавить и это число к сумме, записав новый результат туда же, в А6. Вместо этого Excel сообщит, что не правы, скорее всего, вы. Невозможно, напишет, допустить циклические ссылки. Так что сумму по всему столбцу или по строке (в этом случае пишем так: = СУММ(1:1)) надо помещать в другом столбце или в другой строке. При выполнении итерационных вычислений, начиная с Excel 97, циклические ссылки допустимы. Но это достаточно сложные материи. Если нам нужно просуммировать только столбцы А и С, а В пропустить. Тогда мы пишем = СУММ(А1: А5; С1: С5). Двоеточие задает интервал, точка с запятой - перечисление. На самом деле все описанные выше операции можно проделать и мышкой. Например, встать в ячейку D6, где будет находиться сумма, нажать на сигму - в ячейке сразу возникнет незаполненная формула = СУММ(), а потом мышкой выделить либо прямоугольный блок А1: А5 (сумма по трем столбцам), либо сперва ячейки с А1 по А5, а затем, держа нажатой клавишу Ctrl, - с С1 по С5 (сумма по двум столбцам вразбивку). Можно даже разом выделить весь столбец - щелкнув мышкой по его имени, например по букве А вверху столбца. Строка выделяется аналогично - щелчком по ее номеру слева. По мере выделения в скобках будут появляться имена ячеек. Чтобы подтвердить окончание ввода, жмем Enter. Иногда возникает необходимость в формуле использовать данные из другой таблицы. Так, для того чтобы прибавить к нашей сумме ячейку А1, находящуюся на четвертом листе, пишем: = СУММ(А1: А5) +Лист4! А1. Как только мы стали редактировать формулу, в строке формул появились новые кнопки. Смысл их таков. Щелчок мышью по галочке подтверждает внесенные нами изменения, по крестику - отменяет. При редактировании формул у нас появляется новое окно-список Функции. Одним щелчком мыши можно взять оттуда любую из десяти функций, которыми пользовались в последнее время. Когда мы выделяем мышкой ячейки, расположенные не в столбик, а в строку, сумма появится не внизу, а справа от выделенной группы ячеек. Формула будет выглядеть примерно так: =СУММ(А1: D1). Если мы выделим мышкой прямоугольную область, например первые пять ячеек столбцов А, В и С, и нажмем на сигму. Это позволит вычислить сумму по каждому из столбцов и напишет в свободные ячейки внизу. Если же нам хочется подобным образом посчитать сумму по каждой строке этого прямоугольника, то, выделяя блок А1: С5, надо захватить и пустой столбик D(А1: D5). Тогда при нажатии кнопки суммирования в столбце D окажутся суммы, вычисленные по строкам. Если выделить, кроме блока с данными, также пустой столбец справа и пустую строку снизу и нажать на сигму, то Excel напишет нам суммы и по строкам, и по столбцам. В XP кнопка сигма превратилась в меню, в котором имеется список нескольких самых часто используемых команд. Кроме обычного