КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ И ФИЛЬТРЫ В MicroSoft Excel реферат по информатике , Сочинения из Информатика

Скачай КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ И ФИЛЬТРЫ В MicroSoft Excel реферат по информатике и еще Сочинения в формате PDF Информатика только на Docsity! Краснодарский Государственный Университет Культуры и Искусств Факультет Экономики Управления и Рекламы Дисциплина: Информатика РЕФЕРАТ ТЕМА: "КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ И ФИЛЬТРЫ В MicroSoft Excel" Выполнила: Студентка 2-го курса Группы НЭК- 99 Ландик Е. Проверил:____________________ Краснодар 2001 ОГЛАВЛЕНИЕ ОГЛАВЛЕНИЕ---------------------------------------------------------------------------------2 КОНСОЛИДАЦИЯ ДАННЫХ-------------------------------------------------------------3 МЕТОДЫ КОНСОЛИДАЦИИ ДАННЫХ-----------------------------------------------3 Консолидация данных с использованием трехмерных ссылок-----------------------3 Консолидация данных по расположению-------------------------------------------------4 Консолидация данных по категориям------------------------------------------------------5 ЗАДАНИЕ ИСХОДНЫХ ОБЛАСТЕЙ КОНСОЛИДИРУЕМЫХ ДАННЫХ---6 ИЗМЕНЕНИЕ ИТОГОВОЙ ТАБЛИЦЫ КОНСОЛИДАЦИИ ДАННЫХ--------7 Добавление области данных в итоговую таблицу---------------------------------------7 Изменение области данных в итоговой таблице-----------------------------------------8 Создание связей итоговой таблицы с исходными данными---------------------------8 ФИЛЬТРЫ--------------------------------------------------------------------------------------9 Отображение строк списка с использованием фильтра--------------------------------9 Условия отбора автофильтра----------------------------------------------------------------10 Отображение строк списка с использованием условий отбора----------------------10 Виды условий отбора------------------------------------------------------------------------10 Последовательности символов------------------------------------------------------12 Знаки подстановки-----------------------------------------------------------------------12 Значения сравнения---------------------------------------------------------------------12 Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра------------------------------13 Удаление фильтра из списка----------------------------------------------------------------14 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ И КОНТРОЛЬНОЕ ЗАДАНИЕ-----------------15 2 Консолидация данных по расположению Для консолидации данных по их расположению необходимо проделать следующие шаги: 1. Укажите верхнюю левую ячейку области назначения консолидируемых данных. 2. Выберите команду "Консолидация" в меню "Данные". 3. Выберите из раскрывающегося списка "Функция" функцию, которую следует использовать для обработки данных. 4. Введите в поле "Ссылка" исходную область консолидируемых данных, а после чего нажмите кнопку "Добавить". 5. Повторите шаг 4 для всех консолидируемых исходных областей. 6. Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок "Создавать связи с исходными данными". Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже участвующие в консолидации. Примечание: При консолидации данных по расположению заголовки категорий исходных областей не копируются автоматически в область назначения. Если в области назначения требуется разместить заголовки, скопируйте или введите их вручную. Консолидация данных по категориям Для консолидации данных по категориям необходимо для начала указать верхнюю левую ячейку конечной области консолидируемых данных а после этого выбрать команду "Консолидация" в меню "Данные" после чего необходимо следовать следующим пунктам: 2 1. Выберите из раскрывающегося списка "Функция" функцию, которую следует использовать для обработки данных. 2. Введите исходную область консолидируемых данных в поле "Ссылка". Убедитесь, что исходная область имеет заголовок. После этого нужно нажать кнопку "Добавить". 3. В наборе флажков "Использовать в качестве имен" установите флажки, соответствующие расположению в исходной области заголовков: в верхней строке, в левом столбце или в верхней строке и в левом столбце одновременно. 4. Чтобы автоматически обновлять итоговую таблицу при изменении источников данных, установите флажок "Создавать связи с исходными данными". Связи нельзя использовать, если исходная область и область назначения находятся на одном листе. После установки связей нельзя добавлять новые исходные области и изменять исходные области, уже входящие в консолидацию. Примечание: Если метки в одной из исходных областей не совпадают с метками в других исходных областях, то при консолидации данных для них будут созданы отдельные строки или столбцы. Задание исходных областей консолидируемых данных Исходные области обрабатываемых данных задаются либо трехмерными формулами, либо в поле Ссылка диалогового окна Консолидация. Источники данных могут находиться на том же листе, что и таблица консолидации, на других листах той же книги, в других книгах или в файлах Lotus 1-2-3. При описании исходных областей следуйте следующим рекомендациям.  Для облегчения работы с исходными областями задайте имя каждого диапазона и используйте в поле Ссылка только имена.  Если исходные области и область назначения находятся на одном листе, используйте имена или ссылки на диапазоны.  Если исходные области и область назначения находятся на разных листах, используйте имя листа и имя или ссылку на диапазон. Например, чтобы включить диапазон с заголовком «Бюджет», находящийся в книге на листе «  Бухгалтерия», введите Бухгалтерия!Бюджет. 2  Если исходные области и область назначения находятся в разных книгах, используйте имя книги, имя листа, а затем — имя или ссылку на диапазон. Например, чтобы включить диапазон «Продажи» из листа «Дальний Восток» в книге «1996», находящейся в этой же папке, введите:  '[1996.xls]Дальний Восток'!Продажи  Если исходные области и область назначения находятся в разных книгах разных каталогов диска, используйте полный путь к файлу книги, имя книги, имя листа, а затем — имя или ссылку на диапазон. Например, чтобы включить диапазон «Оборот» листа «Февраль» в книге «Отдел продаж», которая находится в папке «Бюджет», введите: '[C:\Бюджет\Отдел продаж.xls]Февраль'!Оборот Примечание. Если диапазонам назначены уникальные, не присвоенные автоматически имена, то в ссылке можно не указывать имена листов. Например '[1996.xls]'!Продажи или '[C:\Бюджет\Отдел продаж.xls]'!Оборот в предыдущих примерах. Совет. Чтобы задать описание источника данных, не нажимая клавиш клавиатуры, укажите поле Ссылка, а затем выделите исходную область. Чтобы задать исходную область в другой книге, нажмите кнопку Обзор. Чтобы убрать диалоговое окно Консолидация на время выбора исходной области, нажмите кнопку свертывания диалогового окна Изменение итоговой таблицы консолидации данных После создания итоговой таблицы с помощью команды Консолидация можно добавлять, удалять или изменять исходные области данных. Кроме этого, можно создать связи итоговой таблицы с исходными данными, с тем чтобы данные области назначения автоматически обновлялись при изменении данных в исходных областях. конечная область Выбранный для хранения консолидируемых данных диапазон ячеек. Конечный диапазон может находиться на том же листе, что и исходные данные, а 2 Фильтр может быть применен к значениям списка несколько раз. В приведенном примере из списка отобраны записи, относящиеся к продажам, которые были произведены сотрудником Петровым в Нижегородской области. Отображение строк списка с использованием фильтра Для начала необходимо отметить, что фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе. Что же касается отображения строк списка с использованием фильтра, то для этого необходимо проделать следующее: 1. Укажите ячейки в фильтруемом списке. 2. Выберите пункт Фильтр в меню «Данные», а затем - команду «Автофильтр». 3. Чтобы отфильтровать строки, содержащие определенное значение, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором содержатся искомые данные. 4. Выберите значение в списке. 5. Повторите шаги 3 и 4, чтобы ввести дополнительные ограничения для значений в других столбцах. Чтобы отфильтровать список по двум значениям в одном столбце или применить отличные от равенства операторы сравнения, нажмите кнопку со стрелкой, а затем выберите пункт «Условие». Примечания. Если данные уже отфильтрованы по одному из столбцов, то при использовании фильтра для другого столбца будут предложены только те значения, которые видны в отфильтрованном списке. С помощью команды Автофильтр на столбец можно наложить до двух условий. Используйте расширенный фильтр, если требуется наложить три или более условий, скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения. Список Набор строк таблицы, содержащий связанные данные, например база данных счетов или набор адресов и телефонов клиентов. Список может использоваться как база данных, в которой строки выступают в качестве записей, а столбцы являются полями. Первая строка списка при этом содержит названия столбцов. 2 Условия отбора автофильтра Все строки списка Все Заданное число строк с максимальными или минимальными значениями ячеек текущего столбца (например, можно отобразить 10% строк, имеющих максимальные значения суммы покупки Первые 10 Строки, удовлетворяющие двум условиям или одному условию с оператором сравнения, отличным от И (оператор по умолчанию) Условие... Все строки, имеющие пустые ячейки в текущем столбце Пустые Все строки, имеющие непустые ячейки в текущем столбце Непустые Примечание: Условия Пустые и Непустые можно использовать, только если в столбце содержатся пустые ячейки. Отображение строк списка с использованием условий отбора Чтобы отобрать строки из списка с использованием одного или двух условий отбора для одного столбца, нажмите кнопку со стрелкой в столбце, в котором находятся сравниваемые данные, а затем выберите пункт Условие.  Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному условию отбора, выберите необходимый оператор сравнения в первом поле под надписью Показать только те строки, значения которых и значение сравнения справа от него.  Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одновременно двум условиям отбора, введите оператор и значение сравнения в первой группе полей, 2 нажмите кнопку «И», а затем введите второй оператор и значение сравнения во второй группе полей.  Чтобы отобразить строки, удовлетворяющие одному из двух условий отбора, введите оператор и значение сравнения в первой группе полей, нажмите кнопку «Или», а затем введите второй оператор и значение сравнения во второй группе полей. Виды условий отбора При настройке автофильтра или вводе условий отбора в диапазоне условий расширенного фильтра можно использовать перечисленные ниже элементы условий. Последовательности символов Чтобы отобрать строки, содержащие ячейки с заданным значением, введите требуемые число, дату, текстовую или логическую константу в ячейку ниже заголовка столбца диапазона условий. Например, чтобы отобрать строки, в которых индекс отделения связи равен 115522, введите в диапазоне условий число 115522 ниже заголовка «Индекс отделения связи». При использовании текстовой константы в качестве условия отбора будут отобраны все строки с ячейками, содержащими текст, начинающийся с заданной последовательности символов. Например, при вводе условия «Анг» будут отобраны строки с ячейками, содержащими слова Ангара, Англия и Ангола. Чтобы получить точное соответствие отобранных значений заданному образцу, например текст, следует ввести условие: =''=текст'' Знаки подстановки Чтобы отобрать строки с ячейками, содержащими последовательность символов, в некоторых позициях которой могут стоять произвольные символы, следует использовать знаки подстановки. Знак подстановки эквивалентен одному символу или произвольной последовательности символов. Чтобы найти Используйте знак Пример Любой символ в «?» (знак вопроса) «д?м» задает поиск 2