Особенности работы с таблицами Excel контрольная 2010 по информатике , Экзамены из Информатика

Скачай Особенности работы с таблицами Excel контрольная 2010 по информатике и еще Экзамены в формате PDF Информатика только на Docsity! Содержание 1. Теоретическая часть на примере электронной таблицы MS Excel 1.1 Электронные таблицы: назначение и основные функции 1.2 Структура электронных таблиц 1.3 Типы и формат данных 1.4 Имя ячейки, относительная и абсолютная ссылки 1.5 Настройка таблиц и ввод данных 1.6 Редактирование структуры таблицы 1.7 Вычисления с использованием стандартных функций 1.8 Сортировка данных 1.9 Поиск данных 1.10 Построение диаграмм 2. Практическая часть Список использованной литературы 1. Теоретическая часть на примере электронной таблицы MS Excel Одной из самых продуктивных идей в области компьютерных информационных технологий стала идея электронной таблицы. Многие фирмы разработчики программного обеспечения для ПК создали свои версии табличных процессоров - прикладных программ, предназначенных для работы с электронными таблицами. 1.1 Электронные таблицы: назначение и основные функции Табличные процессоры (ТП) — позволяют создавать таблицы, являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях. При работе с табличными процессорами создаются документы в памяти компьютера — электронные таблицы (ЭТ). В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на магнитный диск для хранения, печатать на принтере. Электронная таблица (ЭТ) позволяет решать целый комплекс задач: Прежде всего, выполнение вычислений. Основное свойство ЭТ — мгновенный пересчет формул при изменении значений входящих в них операндов. Использование ЭТ в качестве базы данных. Сортировка и поиск данных. Электронные таблицы позволяют осуществлять сортировку данных. Данные в электронных таблицах сортируются по возрастанию или убыванию. При сортировке данные выстраиваются в определенном порядке. Можно проводить вложенные сортировки, т. е. сортировать данные по нескольким столбцам, при этом назначается последовательность сортировки столбцов. В электронных таблицах возможен поиск данных в соответствии с указанными условиями — фильтрами. Фильтры определяются с помощью является текстовой. По умолчанию текст выравнивается в ячейке по левому краю. Это объясняется традиционным способом письма (слева направо). Формула – это арифметическое выражение. Оно представляет собой последовательность чисел, ссылок на ячейки и функций, объединенных знаками арифметических операций (+ - / * % ^). Формула должна начинаться со знака равенства и может включать в себя числа, имена ячеек, функции (Математические, Статистические, Финансовые, Дата и время и т. д.) и знаки математических операций. Например, формула «=А1+B2» обеспечивает сложение чисел, хранящихся в ячейках А1 и B2, а формула «=А1*B» — умножение числа, хранящегося в ячейке А1, на 5. При вводе формулы в ячейке отображается не сама формула, а результат вычислений по этой формуле. При изменении исходных значений, входящих в формулу, результат пересчитывается немедленно. Формат представления данных. По умолчанию после создания документа все ячейки находятся в формате «Общий»: числа выравниваются по правому краю, а текст - по левому; если, изменяя ширину столбца, сделать ее меньше определенной, то число в ячейках заменяется на символы #. Это не ошибка. Это означает, что нужно сделать столбец пошире; если число очень большое («6000000000000») или очень маленькое («0,00000000000001»), оно автоматически преобразуется в экспоненциальный (научный) формат («6E+12» и «1E-14» соответственно); при изменении ширины столбца округляются десятичные дроби. Например, если написать «3,1415», затем изменить ширину так, чтобы «5» перестала помещаться, в ячейке отобразится «3,142». Часто нужно к числу в ячейке добавить обозначение денежной единицы, знак процента, выставить количество знаков после запятой, представить дату в определенном формате и т.п. Есть 3 способа изменить формат представления данных в ячейках: автоматически после ввода определенных данных в ячейку Excel сам сменит формат ячейки; с помощью кнопок на панели инструментов «Форматирование». с помощью окна «Формат ячеек». 1.4 Имя ячейки, относительная и абсолютная ссылки Ссылка в Excel — это адрес ячейки или связного диапазона ячеек. В каждом листе Excel может быть 256 (2 в 8 степени) столбцов и 65536 (2 в 16 степени) строк. Адрес ячейки определяется пересечением столбца и строки, например: A1, C16. Адрес диапазона ячеек задается адресом верхней левой ячейки и нижней правой, например: A1:C5. В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между ними проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку. Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. Относительная адресация задана по умолчанию. Относительные ссылки имеют следующий вид: А1, ВЗ. При использовании относительной адресации в формулах программа запоминает расположение ячеек относительно текущей ячейки. Так формулу D4=B4*C4 программа интерпретирует следующим образом: «Умножить значение, находящееся на две ячейки левее данной, на значение расположенное в ячейке слева от данной». Относительная адресация позволяет копировать формулы методом заполнения. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. Если при копировании формул необходимо сохранить ссылку на конкретную ячейку, то необходимо воспользоваться абсолютной адресацией. Т.е. абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. Признак абсолютной адресации - знак доллара $ (например, $А$1). Для того, чтобы задать ссылку на ячейку как абсолютную, надо ввести перед именем столбца или номером строки или тем и другим знак «$» Н- р $A1, A$1, $A$1.В режиме редактирования многократное нажатие на клавишу F4 циклически меняет типа адресов. Если символ доллара стоит перед буквой (например: $А1), то координата столбца абсолютная, а строки — относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, А$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки — абсолютная. Такие ссылки называются смешанными. Например, в ячейке С1 записана формула =А$1+$В1, которая при копировании в ячейку D2 приобретает вид =В$1+$В2. Относительные ссылки при копировании изменились, а абсолютные — нет. Для упрощения работы с адресом ячейки можно дать ей имя, и затем обращаться к ячейке или диапазону не по его адресу, а по символьному имени. Именованные ссылки можно использовать везде, где можно использовать то значение, на которое указывает ссылка. Для создания именованной ссылки нужно выделить нужную ячейку или диапазон, затем щелкнуть в текстовое поле (см. рис.) ввести свое имя и нажать Enter. Можно использовать русские имена. Имя не может содержать пробелов и начинаться с цифры. Именованная ссылка может ссылаться на несвязный диапазон ячеек (выделенный с «Ctrl»). Для вставки именованной ссылки можно воспользоваться кнопкой со стрелкой вниз: 1. Сделать активной ячейку. 2. Нажать клавишу F2 для перехода в режим редактирования непосредственно в ячейке или щелкнуть мышью в строке ввода. 3. Отредактировать клавишами Backspace, Delete, Insert. 4. Нажать Enter или клавишу перемещения курсора. Ввод адресов ячеек в формулу можно проводить как с клавиатуры, так и щелчком на нужную ячейку. При этом адрес этой ячейки будет помещен в вводимую формулу Для того, чтобы таблица выглядела аккуратно, красиво необходимо настроить форматы содержимого ячеек, а так же размеры ячеек. Программа пытается распознать тип данных еще при вводе и старается отобразить их более наглядным образом. При этом текстовые данные выравниваются по левому краю клетки, а числовые по правому. Для изменения формата данных в выделенном диапазоне ячеек необходимо щелкнуть на панели форматирования по кнопке с необходимым форматом. На панели форматирования можно установить Границы, Цвет заливки, Цвет шрифта выбранного диапазона ячеек. Для более точного форматирования данных в выбранном диапазоне ячеек необходимо дать команду Формат → Ячейки. Открывается диалоговое окно «Формат ячеек» содержащее группу вкладок. Вкладки этого диалогового окна позволяют выбирать формат записи данных (количество знаков после запятой, указание денежной единицы, способ записи даты и прочее), задавать направление текста и метод его выравнивания, определять шрифт и начертание символов, управлять отображением и видом рамок, задавать фоновый цвет. 1.6 Редактирование структуры таблицы Формат ячеек. Программа Excel распознает тип данных еще при вводе и отображает данные соответствующим образом. Так текст выравнивается по левому краю ячейки, а числа – по правому краю. Однако можно изменить и способ выравнивания, и другие параметры по своему усмотрению. Настроить формат ячеек можно до их заполнения, но удобнее сначала ввести данные, затем вернуться к ячейке, которую следует отформатировать (или выделить диапазон ячеек с одним типом формата) и приступить к форматированию. Форматирование ячеек выполняют в диалоговом окне Формат ячеек, которое открывается из контекстного меню текущей ячейки (выделенного диапазона) или в меню Формат F 03 4 Ячеек. Это окно содержит несколько вкладок, позволяющих задать различные параметры форматирования.€ и др.). На вкладке Выравнивание задается способ горизонтального и вертикального выравнивания данных в ячейке, а также вертикальная ориентация или угол наклона. Многие настройки можно выполнить кнопками панели инструментов. Кнопки числовых форматов Кнопки границ, фона ячейки и цвета текста. Кнопки объединения и отмены объединения ячеек. Кнопка объединения выделенных ячеек и расположение текста по центру объединения. Эту операцию удобно использовать для оформления заголовков.Например, в таблице на рисунке заголовок размещен по центру объединенных ячеек A1:D1. Изменение ширины столбцов. Перетащить мышью правую границу заголовка столбца до нужной ширины столбца. В контекстном меню столбца (щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке столбца, т.е. на букве) выбрать команду Ширина столбца. В диалоговом окне установить нужное значение ширины в пунктах. Это действие можно выполнять для нескольких столбцов, предварительно выделив их. Выполнить двойной щелчок на правой границе заголовка столбца. Ширина столбца будет установлена по максимальной длине содержимого. Для выделенных столбцов выполнить команду меню Формат F 03 4 Столбец. В подменю выбрать нужную команду: Ширина– открывает диалоговое окно для установки точного значения; Автоподбор ширины – устанавливает ширину столбцов по размеру содержимого. Стандартная ширина– открывает окно Ширина столбца, но в этом случае изменение значения приводит к изменению стандартной ширины, т.е. всех столбцов рабочего листа, которые не были изменены принудительно. Изменение высоты строк. Перетащить мышью нижнюю границу заголовка строки. В контекстном меню строки (щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке строки, т.е. на цифре), выбрать команду Высота строки. В диалоговом окне установить нужное значение в пунктах. Эту операцию можно выполнять для нескольких строк, предварительно выделив их. Выполнить двойной щелчок на нижней границе строки. Высота строки будет установлена по размеру ее содержимого. Для выделенных строк выполнить команду меню Формат F 03 4 Строка. В открывшемся подменю выбрать нужную команду: Высота – открывает диалоговое окно для установки точного значения в пунктах; Автоподбор высоты – устанавливает высоту строк по размеру содержимого. Более сложные вычисления выполняются с помощью специальных функций, которые состоят из двух частей: имени функции и одного или нескольких аргументов. Имя функции описывает операцию, которую эта функция выполняет, например, СУММ. Аргументы функции Excel - задают значения или ячейки, используемые функцией, они всегда заключены в круглые скобки. Открывающая скобка ставится без пробела сразу после имени функции. Например, в формуле «=СУММ(A2;A9)», СУММ — это имя функции, а A2 и A9 — ее аргументы. Функции делятся на следующие виды: без аргумента; с одним аргументом; с фиксированным числом аргументов; с неопределенным числом аргументов; с необязательными аргументами. Если функция имеет два и более аргумента, то они разделяются между собой точкой с запятой. В одной формуле может быть как одна, так и несколько функций, объединенных между собой различными знаками операций. Если в качестве аргументов функции используются другие функции, то такие функции называются вложенными. Excel предлагает несколько сотен встроенных стандартных функций, которые разделены на категории. Функции имеют следующую форму у=f(x), где х – аргумент, f - функция, у – результат вычисления функции. Список категорий доступен при выборе команды Функция в меню Вставка. Финансовые функции осуществляют такие расчеты, как вычисление суммы платежа по ссуде, величину выплаты прибыли на вложения и др. Функции Дата и время позволяют работать со значениями даты и времени в формулах. Например, можно использовать в формуле текущую дату, воспользовавшись функцией СЕГОДНЯ. Математические функции выполняют простые и сложные математические вычисления, например вычисление суммы диапазона ячеек, абсолютной величины числа, округление чисел и др. Статистические функции позволяют выполнять статистический анализ данных. Например, можно определить среднее значение и дисперсию по выборке и многое другое. Функции Ссылки и массивы позволяют осуществить поиск данных в списках или таблицах, найти ссылку на ячейку в массиве. Например, для поиска значения в строке таблицы используется функция ГПР. Функции работы с базами данных можно использовать для выполнения расчетов и для отбора записей по условию. Текстовые функции предоставляют пользователю возможность обработки текста. Например, можно объединить несколько строк с помощью функции СЦЕПИТЬ. Логические функции предназначены для проверки одного или нескольких условий. Например, функция ЕСЛИ позволяет определить, выполняется ли указанное условие, и возвращает одно значение, если условие истинно, и другое, если оно ложно. Функции Проверка свойств и значений предназначены для определения данных, хранимых в ячейке. Эти функции проверяют значения в ячейке по условию и возвращают в зависимости от результата значения ИСТИНА или ЛОЖЬ. Для вычислений в таблице с помощью встроенных функций рекомендуется использовать Мастер функций. Для вставки функции в формулу необходимо: 1. Дать команду Вставка → Функция или щелкнуть по кнопке с изображением . Появится окно «Мастер функции». 2. В списке «Категория» выбирать нужную категорию функций, а затем в списке «Функция» выбирать конкретную функцию. 3. Открывается окно конкретной функции. В верхней части окна размещаются поля, предназначенные для ввода аргументов. В нижней части указывается общее описание функции, сведения о задаваемом аргументе. 4. Задавать аргументы функции можно в числовом виде или как ссылки на ячейки. Некоторые функции могут принимать в качестве параметра диапазон ячеек. Программа допускает вложение функций, т.е. в качестве параметра одной функции может быть указано значение другой функции. 1.8 Сортировка данных Таблица состоит из столбцов и строк. Если таблица является базой данных, то столбцы являются полями, а строки записями. Возможности таких баз в Excel заметно меньше, чем у баз данных, разработанных в программе Access, но их бывает достаточно. Программа Excel позволяет производить сортировку и фильтрацию данных. Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или по убыванию. Чтобы отсортировать данные необходимо: а) Выделить область базы данных или поместить в нее курсор. б) Щелкнуть по кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию. Более точную сортировку можно задать по команде Данные Сортировка. В диалоговом окне «Сортировка диапазона» выбрать от 1 до 3 полей сортировки и задать порядок сортировки по каждому полю. Фильтрация – это отбор и отображение записей, обладающих определенными свойствами. Фильтрация возможна как через автоматический фильтр – автофильтр, так и через ручной – пользовательский. При использовании Автофильтра необходимо: а) Поместить курсор в область, содержащую базу данных, или выделить ее. б) Дать команду Данные Фильтр Автофильтр. В ячейках, содержащих заголовки полей, появляются раскрывающиеся кнопки. Первые 10... - откроется окно диалога «Наложение условия по списку» в том случае, если данные в столбце являются числами. С помощью этого окна можно быстро просмотреть до десяти наибольших или наименьших чисел в столбце. Условие... - откроется окно диалога «Пользовательский автофильтр». С помощью этого окна можно отсортировать записи, удовлетворяющие одному или двум условиям. Уникальные имена - это список неповторяющихся записей в ячейках столбца. Если щелкнуть левой кнопкой мыши на одном из уникальных имен, то редактор скроет строки, которые не содержат выбранных данных. Для того чтобы после фильтрации отобразились все записи необходимо нажать активную кнопку и выбрать команду «Все» или выполнить команду Данные - Фильтр - Отобразить все, а для удаления автофильтра необходимо снять флажок команды «Автофильтр» в меню «Данные». Алгоритм поиска записей отвечающих одному условию в одном столбце: Выберите ячейку в списке. Выполните команду Данные - Фильтр – Автофильтр. Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных. Щелкните на одном из уникальных имен, редактор мгновенно скроет строки, которые не содержат выбранных данных. На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу «Категории» при выбранном условии отбора «Конд. Продукты». При необходимости отфильтрованный список по одному столбцу можно фильтровать по другим столбцам. Алгоритм поиска записей отвечающих одному или двум условиям в одном столбце. Для поиска записей по двум условиям применяется «Пользовательский автофильтр»: Выберите ячейку в списке. Выполните команду Данные - Фильтр – Автофильтр. Щелкните на кнопке автофильтра в том столбце, который используете для фильтрации данных. Щелкните на команде «Условие», откроется окно диалога «Пользовательский автофильтр». В двух левых раскрывающих списках выберите соответствующие операторы, а в двух правых раскрывающих списках выберите требуемые значения. Затем установите переключатель в одно из двух положений: «и», «или». Щелкните на кнопке ОК для выполнения фильтрации. В списке будут отображены записи, удовлетворяющие заданным критериям. Для примера выберем следующие условия отбора: показать в списке строки, содержащие продукты, цены которых больше или равны 69,80 руб. и меньше 99,99 руб. В окне диалога «Пользовательский фильтр» можно выбрать следующие операторы: равно, не равно, больше, больше или равно, меньше, меньше или равно Кроме того, можно задавать операторы сравнения, которые, используются при фильтрации текста: «начинается с», «не начинается с», «оканчивается на», «не заканчивается на», «содержит» и «не содержит». На рисунке представлен отфильтрованный список по столбцу «Цена» при выбранных условиях отбора. Фильтрация по выделенному - это быстрый способ отфильтровать записи по одному условию с помощью кнопки «Автофильтр» на панели инструментов стандартная. Фильтрация списка с помощью расширенного фильтра. Команда «Расширенный фильтр» используется для фильтрации по более сложным условиям отбора записей, чем автофильтр, например, по нескольким условиям отбора в одном столбце, по нескольким условиям отбора в нескольких столбцах или для отбора записей по условиям отбора с помощью формулы. Перед применением команды «Расширенный фильтр» необходимо подготовить условия отбора, которые, как правило, надо располагать над списком. В связи с этим требованием на рабочем листе со списком должно быть не менее трех пустых строк, расположенных над списком. Кроме того, между списком и значениями условий отбора должна находиться хотя бы одна пустая строка. Создание диапазона условий отбора: Выделите заголовки фильтруемых столбцов списка и выполните команду «Копировать» любым из известных методов Выделите первую строку для ввода условий отбора и выполните команду «Вставить» любым из известных методов Введите требуемые критерии отбора записей в строки, расположенные под заголовками условий. На рисунке представлен образец диапазона условий отбора: показать в списке строки содержащие кондитерские продукты типа печенье в первом складе и напитки в четвертом складах. После создания диапазона условий отбора, можно применить к списку команду «Расширенный фильтр». На рисунке представлен образец «Расширенного фильтра» выбранными параметрами фильтрации. 1.10 Построение диаграмм Для более наглядного представления табличных данных часто используют графики и диаграммы. В программе Excel термин диаграмма 5. Убедитесь, что необходимая информация о диапазоне данных указана правильно. Поле Диапазон показывает область данных для отображения на диаграмме. Переключатель Ряды используется для определения способа отображения данных на диаграмме (легенда и метки оси X). 6. Выберите Далее. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы (рис. 110). Шаг 1 мастера диаграмм Шаг 2 мастера диаграмм Шаг 3 мастера диаграмм 7. Укажите необходимые параметры диаграммы. Поле Название диаграммы используется для ввода заголовка, который появится вверху диаграммы. Поля Ось X (категории) и Ось Y (значений) используются для ввода заголовков, которые будут показаны в соответствующих частях диаграммы. 8. Выберите Далее. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм (шаг 4 из 4): размещение диаграммы. Шаг 4 мастера диаграмм 9. Выберите необходимый вариант Поместить диаграмму на листе. В поле Поместить диаграмму на листе задается размещение диаграммы на отдельном или на имеющемся листе. 10. Выберите Готово после завершения. На листе появится созданная диаграмма. Редактирование диаграммы. Готовую диаграмму можно изменить. Она состоит из набора отдельных элементов, таких, как сами графики (ряды данных), оси координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. При щелчке на элементе диаграммы он выделяется маркерами, а при наведении на него указателя мыши – описывается всплывающей подсказкой. Открыть диалоговое окно для форматирования элемента диаграммы можно через меню Формат (для выделенного элемента) или через контекстное меню (команда Формат). Различные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента данных. Если внести изменения в табличные данные, использованные при создании диаграммы, то диаграмма изменится автоматически. Если требуется внести в диаграмму существенные изменения, следует вновь воспользоваться Мастером диаграмм.