Подготовка и составление конференции в Microsoft PowerPoint реферат по программированию и компьютерам , Сочинения из Программирование

Скачай Подготовка и составление конференции в Microsoft PowerPoint реферат по программированию и компьютерам и еще Сочинения в формате PDF Программирование только на Docsity! План. 1. План 2. Введение 3. Основная часть Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.  Демонстрация слайд-фильма в локальной сети.  Организация конференции………………………………………………………….3  Проведение конференции…………………………………………………………...5  Управление слайд фильмом с помощью панели Докладчик…………………..6  Переключение между слайдами с помощью Навигатора слайдов……………6  Отслеживание времени с помощью Хронометра……………………………….7  Участие в конференции…………………………………………………………….7  Использование дополнительных устройств……………………………………..7 Создание презентации в PowerPoint.  Начало создания новой презентации …………………………………………….8  Выбор способа создания новой презентации ……………………………………8  Выбор макета первого слайда …………………………………………………….8  Создание первого слайда презентации …………………………………………..8  Начало создания второго слайда презентации………………………………. …8  Выбор макета второго слайда …………………………………………………….9  Разработка второго слайда презентации ………………………………………..9  Использование элементов дизайна для оформления слайдов презентации ..9  Применение шаблонов презентаций ……………………………………………..9  Режим Сортировщик слайдов или “ Монтажный стол “…………………….. 10  Демонстрация презентации ……………………………………………………….10 Содержание и подготовка к конференции  Подготовка конференции………………………………………………………….11  Анализ цели………………………………………………………………………….11  Анализ аудитории…………………………………………………………………..12  Планирование конференции или презентации………………………………….13  Разработка главной идеи……………………………………………………………13  Выбор стиля…………………………………………………………………………..13  Разработка Конференции или презентации……………………………………..14  Вступление ……………………………………………………………………………14  Основная часть……………………………………………………………………….14  Заключение…………………………………………………………………………….15  Использование наглядных методов и материалов………………………………..15  Ответы на вопросы……………………………………………………………………16 Заключение Список использованной литературы 1 Введение. В настоящее время в нашей стране появляется все больше и больше компаний, которые свою деятельность не представляют без применения информационных систем управления. Информационные системы управления предоставляют возможность оперативно решать вопросы, разрабатывать новые программы деятельности, анализировать работу предприятия. Поэтому применение локальных сетей на предприятии - актуальная проблема. Как же применяются локальные сети? Одним из применением локальных сетей является создание конференций, проведение совещаний. Возникает вопрос какую программу применить для их создания. Я в своем реферате рассматриваю одну из наиболее удобных программ PowerPoint 7, которая позволяет создать конференцию более красивой, легко воспринимаемой, удобной для пользователей, неограничивающей число участников. Эту систему создания конференции неоднократно применяли на различных предприятиях, что говорит о ее практической ценности. В своей работе я подробно расскажу о создании конференции на основе презентации и о тех приемах , которые позволяют войти в близкий контакт с аудиторией и произвести на нее более сильное впечатление. 2 Четвертое диалоговое окно. В текстовом поле Имя компьютера введите имя любого компьютера , участвующего в конференции, и нажмите кнопку Добавить. Имя будет внесено в список, расположенный под этим полем. Продолжайте добавлять имена, пока не перечислите все компьютеры. Если имя добавлено по ошибке или нужно удалить имя компьютера, принадлежащего отсутствующему участнику, выделите это имя в списке диалогового окна и нажмите кнопку Удалить. Когда список компьютеров будет готов , нажмите кнопку Готово, чтобы открыть конференцию. Компьютеры участников должны присоединиться к конференции и ждать, когда ваш Мастер конференции будет готов ее начать. Ваш компьютер должен соединиться с компьютерами приглашенных участников и этот процесс может занять несколько минут. Программа PowerPoint должна найти компьютеры, загрузить в каждый из них копию вашей презентации и создать временную копию презентации на компьютере организатора. Если какой-то компьютер отсутствует вы получите сообщение о том, что он недоступен или не может быть найден. Нажав ОК чтобы закрыть окно этого сообщения, вы сможете вернуться в четвертое окно диалога и проверить орфографию имени компьютера, после чего либо ввести его заново, либо удалить из списка. Для проведения конференции необходимо подключить к ней хотя бы один сетевой компьютер (кроме компьютера организатора). Проведение конференции. Если вы являетесь организатором конференции, то у вас есть несколько способов сделать ее более продуктивной. Если вы участник конференции, ваша роль более ограничена. Когда конференция начинается, все участники на экранах своих компьютеров видят полноэкранный слайд-фильм. На экране компьютера организатора конференции слайд- 5 фильм демонстрируется точно в том же виде, что и на экранах участников. Кроме того, организатор видит панель Докладчик для управления слайд фильмом и все инструменты. Управление слайд фильмом с помощью панели Докладчик. Если вы являетесь организатором конференции, используйте для управления презентаций панель Докладчик. При закрытии этой панели конференция заканчивается. Кнопки Предыдущий слайд и Следующий слайд служат для продвижения от слайда к слайду. Чтобы перейти к следующему слайду можно так же щелкнуть мышью окно слайда. Поле Управления экраном позволяет изменить вид указателя мыши на карандаш. Карандаш можно использовать для пометок на слайдах, например, чтобы подчеркнуть важное слово, усиливая его действие. Участники видят все пометки, которые вы делаете на слайде. На время перерыва можно зачернить экран слайд-фильма, используя кнопку Черный экран в поле Управления экраном. Кнопка Стереть карандаш позволяет удалять с экрана все пометки, после чего слайд приобретает первоначальный вид. Если вам понадобиться инструмент проведения конференции, который не был выбран до ее начала, этот инструмент можно активизировать непосредственно во время конференции, нажав соответствующую в поле Инструменты панели Докладчик. Если идеи следуют одна за другой быстро и интенсивно, вы должны быть уверены, что каждый участник получит копию слайда для последующего анализа. В этом случае можно нажать кнопку Послать слайд, чтобы скопировать текущий слайд (вместе с добавленными пометками) на жесткие диски всех участников. Конференцию можно закончить нажатием кнопки Закрыть или кнопки Конец демонстрации панели Докладчик. Переключение между слайдами с помощью Навигатора слайдов. Предположим, реакция аудитории на вашу презентацию показывает, что можно опустить некоторые детали и перейти к следующей теме. Или конференция длится слишком долго и вы хотите ускорить ее, исключив из демонстрации некоторые слайды. Навигатор слайдов позволяет выбрать любой слайд слайд фильма, предварительно просмотреть его содержимое, а затем либо показать его аудитории, либо пропустить. Навигатор слайдов выглядит так. 6 В поле Последний слайд, расположенном в нижней части диалогового окна Навигатор слайдов, отображается заголовок и номер слайда который в настоящий момент демонстрируется аудитории. Если вы хотите пропустить какие-то слайды, нужно прокрутить список слайдов в диалоговом окне Слайды и найти нужный. Выделив слайд, вы можете предварительно просмотреть его в поле, расположенном в правой части диалогового окна. Отслеживание времени с помощью Хронометра. Хронометр регистрирует общее время, прошедшее с момента начала презентации. Если вы отрепетировали слайд фильм перед презентацией, хронометр покажет вам, движетесь ли вы быстрее или медленнее, чем планировали. Участие в конференции Являясь организатором конференции, вы будите воспроизводить слайд фильм, но не ожидайте, что ваша аудитория будет сидеть, сложа руки и только смотреть. Как участники они могут комментировать ваши идеи или корректировать ваши сообщения и рисунки с помощью карандаша и делая пометки в текущем слайде. Нажатие клавиш CTRL+P выключает карандаш. То же самое действие выполняет команда Карандаш контекстного меню слайд фильма. Когда один из участников делает пометку на слайде, ее видят и все остальные. Участники конференции не могут управлять демонстрацией слайд фильма - только организатор может переключать слайды на всех экранах. Участники могут управлять цветом карандаш, который они используют для пометок. Чтобы покинуть конференцию участники могут выбрать команду Завершить демонстрацию в контекстном меню. Когда конференция окончена, слайды презентации остаются в памяти компьютера каждого участника в виде новой презентации. Каждый участник при выходе может сохранить презентацию для будущего использования или нажать кнопку Нет , чтобы удалить ее. Использование дополнительных устройств. При организации своих конференций я обычно пользуюсь микрофонами, для удобства общения с участниками и обсуждения с ними проблемы. 7 10. Режим Сортировщик слайдов или “ Монтажный стол “ В режиме сортировщика слайдов, переход в который производится нажатием кнопки Slide Sorter, произведем окончательную подготовку презентации к демонстрации. Для этого установим визуальные эффекты вывода слайдов на экран с помощью панели инструментов Transition, которая содержит список эффектов, имеющихся в пакете PowerPoint. Нажмите кнопку Rehearse Timings для запуска режима хронометража вашего выступления. При этом PowerPoint автоматически перейдет в режим полноэкранной демонстрации слайдов презентации. В нижнем левом углу экрана выводится таймер, который производит отсчет времени вашего выступления для каждого слайда. После этого, время выступления ( в секундах ) будет указано в нижнем левом углу каждого слайда. 11. Демонстрация презентации : Нажмите кнопку Показ слайдов и наслаждайтесь работой самого популярного пакета подготовки презентаций. 10 Содержание и подготовка к конференции Теперь научившись создавать конференцию и презентацию рассмотрим каково должно быть содержание. Но я хочу добавить что здесь конференция рассматривается ни как обсуждение какой либо проблемы, а как обычная презентация, так как в PowerPoint конференция означает презентацию в сети. ПОДГОТОВКА КОНФЕРЕНЦИИ Эта часть реферата своей целью имеет передачу знаний о подготовке качественной конференции высшего уровня. Для этого, в главе описываются основные шаги по подготовке. Шаги по подготовке конференции следующие: 1. Анализ состава, цели, характера аудитории. 2. Планирование и развитие вступления, основной части и заключения 3. Разработка демонстрационно-наглядных материалов. 4. Подготовка к ответам на вопросы из аудитории. Конференции и презентации очень похожи на интервью и деловые встречи: в процессе подготовки нужно определить цели, проанализировать аудиторию, разработать план для конференции своих точек зрения. Но конференции и презентации в отличие от интервью и встреч события более массового характера, они не ориентированы на эмоциональные аспекты или на персональные проблемы. АНАЛИЗ ЦЕЛИ. В процессе создания собственной карьеры человек может делать презентации и конференции по разным поводам. Например, если он работает в отделе по работе с персоналом, он может давать ориентационные сведения новым работникам или объяснять политику компании. Если человек работает начальником отдела он может презентовать программы учения персонала. Если он консультант, он может давать аналитические отчеты. Если он работает бухгалтером или аудитором он может презентовать начальству отчеты о финансовом состоянии фирмы. Как ученый или инженер он может объяснять технические характеристики клиенту или говорить на профессиональных собраниях. Как президент он часто выступает перед собранием директоров, работников, акционеров или журналистов с разного рода отчетами. Как человек, заинтересованный в поиске спонсора для своего проекта, он делает конференцию перед потенциальными инвесторами. Такие презентации и конференции могут быть отнесены к разного рода блокам в зависимости от целей. Цель помогает определить форму, содержание и стиль презентации. 11  Информирование или анализ. Когда цель вашей презентации информирование или предоставление анализа, то такая презентация предусматривает взаимодействие с аудиторией. Чаще всего такая речь представляет собой собрание определенной группы людей с целью прослушивания документа. После прослушивания присутствующие задают вопросы на понимание и уточнение некоторых данных. Презентации такого рода очень часто используются в больших компаниях для мониторинга состояния финансов компании и т. д.  Убеждение или приглашение к сотрудничеству. Наибольшее взаимодействие предполагает презентация, целью которой является убеждение кого-либо принять участие в различного рода актах или участие в сотрудничестве по совместному решению проблемы. Обычно презентация начинается с предоставления информации об обсуждаемом объекте, чтобы аудитория поняла яснее о чем идет речь, затем вы начинаете предоставлять аргументы в пользу вашей точки зрения и пытаетесь склонить присутствующих к нужным для вас действиям. Такая презентация наиболее требовательна к вспомогательным объектам и качеству речи. Кроме того необходимо быть достаточно гибким и превосходно чувствовать ситуацию особенно в случае непредвиденного течения обстоятельств. Необходимо постараться к ним подготовиться. Взаимодействие с аудиторией настолько здесь велико, что вы можете потерять контроль за ходом презентации. Здесь нельзя целиком полагаться на подготовленный и написанный текст, а зорко следить за ситуацией и не давать ей выходить из под контроля. Зачастую конференции и презентации используют несколько из перечисленных целей одновременно. АНАЛИЗ АУДИТОРИИ Как только вы поставили цели для вашей презентации, необходимо приступить к анализу аудитории. Как и зачем это делается ? Аудитория - это еще один базовый элемент вашей презентации и т. к. именно для аудитории конференция и делается, нельзя не придавать анализу никакого значения и пропускать его, а наоборот именно анализу аудитории необходимо уделить особое значение. Вы можете добиться лучшего результата, если будете знать характеристики будущей аудитории и используете полученные данные в подготовке к конференции. Для начала надо определить размер аудитории. Очевидно, что маленькие группы наиболее удобны для бурного обсуждения и убеждения. Но когда в группе больше 12 человек нормальное обсуждение становится невозможным. Зависимость размера аудитории от целей прямая: чем меньше цели предполагают участие аудитории в конференции, тем больше может быть размер аудитории и тем меньшее значение может придаваться качеству людей участвующих в конференции. Также необходимо сопоставить другую нужную информацию об аудитории. Вот некоторые вопросы на которые желательно знать ответы перед конференции: 1. Будет ли аудитория в основной своей массе дружественна, безразлична или противна вашей точке зрения? 12  Расскажите историю. Большинство людей заинтересованы в разного рода историях и с удовольствием их слушают, так что вы можете без труда найти подходящую историю иллюстрирующую нужный вам факт.  Стройте выступление вокруг яркого примера. Психологи говорят, что можно заставить людей помнить важные пункты вашего выступления связывая их с конкретным образом.  Задайте вопрос. Задавание вопроса вовлекает публику в ваше выступление.  Приведите интересные статистические данные. Люди любят подробности. Если вы предоставите интересную статистику, это поможет разбудить публику. Именно так лучше всего начинать свою речь, чтобы изначально захватить внимание публики. Кроме того, вступление должно кратко содержать основную мысль презентации, идентифицировать дополнительные данные, оговорить дальнейшее развитие выступления. Как только вы установили каркас выступления, завладели вниманием аудитории, можно приступать к основой части: ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ Помните, что основная часть должна содержать не более 3-4 основных мыслей, иначе аудитория очень плохо воспринимает всю презентацию. Можно использовать тот же тип построения основной части как в письме, отчете, но необходимо стремиться к простоте и избегать сложных, трудно воспринимаемых словесных конструкций, если вы не хотите тут же потерять завоеванное во вступлении внимание публики. Чем дольше презентация, чем больше фактов и мыслей вы предоставляете, тем сложнее публика воспринимает. Поэтом, если вы переходите от одной важной мысли к другой, кратко повторяйте основную мысль сказанной части. Вот некоторые советы помогающие удержать внимание аудитории:  Соотносите объект презентации с нуждами присутствующих. Люди заинтересованы в вещах, касающихся их лично.  Используйте простой язык. Люди засыпают быстрее, если оратор говорит формальным языком, полным сложных конструкций и нагромождений. Если презентация включает в себя абстрактные идеи, постарайтесь показать как эта абстракция соотносится с реальной жизнью.  Объясните как ваш объект соотносится с уже знакомыми и принятыми идеями.  Приводите примеры. Это позволяет зрителям легче понять о чем вы говорите и запомнить. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Как только вы закончили выкладывать основные пункты вашей презентации, приступайте к заключению. 15 Не позволяйте себе после важной основной части скомкать заключение. Заключение также важно, и даже важнее чем вступление или основная часть презентации. На заключение планируйте примерно 10% от общей продолжительности выступления. Начните заключение с сообщения публике об этом. Это позволит слушателям приложить последние усилия по удержанию своего внимания. После этого можно кратко повторить основные мысли выступления. Нескольких предложений достаточно, чтобы напомнить людям о сказанных вещах и закрепить это в их памяти. Если цель презентации - убедить кого-либо, закончите ее повтором основных аргументов. Если цель - мотивировка - закончите девизом. Если с аудиторией достигнуто согласие, повторите консенсус в нескольких предложениях. Заканчивайте на позитивной ноте. Последние слова должны быть запоминающиеся и с энтузиазмом. Покиньте аудиторию и заставьте ее думать. Помните, что заключение должно заканчивать презентацию Не предъявляйте новых идей во время заключения и не пытайтесь изменить здесь настроение публики. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НАГЛЯДНЫХ МЕТОДОВ И МАТЕРИАЛОВ Наглядные материалы помогают как выступающему, так и публике запомнить основные пункты выступления. Большинство формальных конференций и презентаций включают в себя использование наглядных пособий, а презентация PowerPoint никак не может обойтись без различных рисунков, таблиц, диаграмм. Они нравятся как и профессионалам поскольку помогают убедить публику в своей точке зрения и помочь ей запомнить основные моменты, так и новичкам, поскольку отвлекают внимание слушателей от фигуры оратора. Существуют два основных типа наглядных пособий:  Текстовые. Помогают слушателю следить за ходом развертывания аргументов. Используют зрительную память аудитории, помогая при этом в запоминании.  Графические. Иллюстрируют главные пункты выступления. создают образы, которые влияют морально и создают более глубокое и основательное впечатление от презентации. Помогают в запоминании. Как текстовые так и графические наглядные пособия должны быть довольно просты, т. к. зрители не могут анализировать и воспринимать сложные наглядные пособия. Текстовые должны состоять не более чем из шести строк, не более, чем с шестью словами в строке. Они должны быть наглядны: написаны большими буквами и с использованием пустого пространства между ними. Графические обычно представляют собой диаграммы, графики, рисунки, схемы. Графические материалы должны быть упрощенной версией аналогичных в документах. Чтобы помочь аудитории понять назначение материала краткий его смысл должен быть там написан. Например надпись под графиком: “Прибыль возросла на 15%” Когда представляете наглядные материалы публике нужно, чтобы слушатели извлекали смыл из материалов. Как сделать это? Вот несколько полезных советов по использованию наглядных пособий:  Удостоверьтесь, что все видят демонстрируемые материалы.  Дайте аудитории время, чтобы прочитать и понять смысл прежде, продолжить. 16  Одно наглядное пособие должно выражать одну идею.  Не демонстрируйте то, что может конфликтовать с тем, что вы презентируете.  Не читайте то, что написано на наглядном пособии, вместо этого перефразируйте и дополните.  Когда вы закончили дискуссию по вопросу, который иллюстрируется, уберите материалы с глаз аудитории. 1. Тексты. Даже во время презентации полезно предоставить публике план вашего выступления, чтобы она следила за ходом разворачивания презентации. Тексты особенно хороши при небольшой аудитории активно участвующей в процессе. Но они могут принести и негативный эффект, т. к. вовлекают слушателей в чтение материалов, отвлекая их от вашей речи и они теряют основную идею выступления со всеми вытекающими отсюда для вас последствиями 2. Диаграммы. Большие листы, прикрепленные к верху доски, очень иллюстративны. Вы можете использовать несколько диаграмм: по одной на каждый пункт вашего выступления. Диаграммы наиболее эффективны, когда они яркие и простые. Как общее правило: не помещайте более 4-х графиков на одну диаграмму. 3. Слайды. Содержанием слайдов может быть текст, диаграммы, графики, схемы, картинки, фотографии. Кроме того они предлагают самые широкие возможности. ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ. Период задавания вопросов очень важен и позволяет вам понять поняла ли аудитория ваши идеи. Вот несколько советов по поводу поведения во время ответов на вопросы:  Будьте подготовлены. Вы должны предугадать вопрос, знать на него ответ.  Не игнорируйте вопрос. Если же все-таки вы не знаете ответа. Предложите вопрошающему подождать, найдите ответ на вопрос после презентации и сообщите его согласно обещанию.  Не позволяйте слишком развернуто отвечать на вопросы. Этот период в презентации особенно опасен, т. к. содержит опасность потери контроля. Отвечайте на вопрос кратко, ясно, четко.  Подготовьте несколько вопросов заранее. Если аудитория отказывается задавать вопросы. Сделайте это за них и возможно некоторые слушатели к вам присоединятся. Период ответов на вопросы - финальный в презентации, заодно и является своего рода финальной проверкой организатора. Но не стоит его бояться, зачастую это самая приятная часть выступления. 17