Работа с базами данных в MS Excel курсовая по информатике , Дипломная из Информатика

Скачай Работа с базами данных в MS Excel курсовая по информатике и еще Дипломная в формате PDF Информатика только на Docsity! СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ 1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL. 1.1. Как создать базу данных. 1.2. Как выполнить поиск, изменение и удаление записей. 1.3. Обработка данных в БД. 1.4. Обмен данными. 2.1. Проектирование базы данных. 2.1.1. Структура базы данных 2.1.2. Определение формул для вычисляемой части базы данных. 2.2. Создание базы данных. 2.2.1 Создание заголовка таблицы и первой строки. 2.2. Заполнение таблицы с помощью Мастера форм. 2.3. Ведение базы данных 2.3.1. Редактирование полей. 2.2. Редактирование записей 2.4.Начальная обработка данных. 2. 4.1. Добавление суммы по столбцам 2.4.2. Добавление суммирования по критерию. 2.5. Сортировка базы данных. 2.5.1. Простая сортировка по полю. 2.5.2 Сортировка по нескольким полям. 2.6. Формы представления информации, содержащейся в базе данных. 2.6.1. Добавление промежуточных итогов. 2.6.2. Работа со структурой 2.7. Анализ информации, содержащейся в базе данных. 2.7.1 Вычисление статистических характеристик 2.7.2. Работа с функциями из раздела Базы данных 2.8. Выборочное использование данных 2.8.1. Пользовательский автофильтр. 2.8.2 Расширенный фильтр. 2.9. Графическое представление данных. 1. БАЗЫ ДАННЫХ В EXCEL. База данных (date base) – это совокупность хранимых в памяти компьютера данных, которые отображают состояние некоторой предметной области. Данные взаимосвязаны и специальным образом организованы. При таком информационном отображении предметных сред упор делается не на сами объекты и их свойства, а на отношения между ними, что соответствует так называемой реляционной точке зрения на базы данных. Excel умеет складывать, вычитать, умножать, делить и выполнять множество других операций. Excel дает возможность предварительно проанализировать последствия принятия тех или иных решений при конкретных обстоятельствах. Excel позволяет автоматизировать не только расчеты как таковые, но позволяет создавать и работать с разнообразными картотеками, системами учета, базами данных и т.п. Вопросы сбора данных, их хранения, учета и обработки можно решить, имея систему управления списками. Термин список используется в Excel для обозначения базы данных. База данных – это особый тип рабочей таблицы, в которой не столько вычисляются новые значения, сколько размещаются большие объемы информации в связанном виде. Например, можно создать базу данных с фамилиями, именами, адресами и номерами телефонов ваших знакомых или список группы со всей информацией об итогах сессии и о размере соответствующей стипендии или ее отсутствии. База данных представляет собой последовательность записей, содержащую однозначно определенную по категориям и последовательности информацию. Под каждую категорию данных в записи отводится отдельное поле, которому присваивается имя и отводится столбец. 1.1. Как создать базу данных. Создание базы данных обеспечивает интеграцию данных и возможность централизованного управления данными, снабжая информацией определенных пользователей. Создание базы данных (БД) начинается с проектирования БД, т.е. с определения ее структуры: количества полей, их имен, типа каждого поля (символьный, числовой, дата…), длины каждого поля ( максимального количества символов ), типа данных (исходные, т.е. неизменяемые, или вычисляемые). Возможность использовать вычисляемые поля - основная особенность баз данных в Excel. База данных создается в обычной электронной таблице, но с выполнением таких правил: • Строка заголовков столбцов (верхняя строка списка ) должна быть заполнена именами полей. • Каждая запись должна размещаться в отдельной строке. • Первую запись необходимо разместить в строке, следующей непосредственно за строкой заголовков. • Следует избегать пустых строк между записями. Создание и поддержка базы данных в Excel упрощается, если вместо привычного для работы в Excel перехода от ячейки к ячейке при вводе данных использовать встроенную форму (бланк ) данных . Чтобы создать форму данных для новой базы, следует ввести сначала строку (или столбец ) с именами полей и поместить в следующей строке запись F 0B E образец заполнения базы. Фамилия Имя Отчество Высш. матем. Информ. История Укр. Физика Ср.балл Стипендия Абдельгадир Мусса Ибрагимович 4 5 3 3 3,75 0 При этом необходимо отформатировать каждый элемент поля, помня, что • для перемещения к предыдущей записи нажать <Shift+Enter> или щелкнуть на стрелке вверху полосы прокрутки; • для перемещения к первой записи нажать <Ctrl+PgUp> или передвинуть бегунок прокрутки в самый верх полосы прокрутки; • для перехода на последнюю запись нажать <Ctrl+PgDn> или передвинуть бегунок полосы прокрутки в самый низ; • для перехода по БД на 10 записей вперед нажать <PgDn> , на 10 записей назад – <PgUp> . Для поиска нужной записи в большой БД следует использовать форму данных и специальные критерии поиска. Excel, используя заданные критерии для нахождения требуемых записей в списке, найдет и отберет только те записи, для которых выполнены условия, заданные критериями. Для задания критериев и выполнения поиска удовлетворяющих им записей небходимо выполнить такие действия: • Щелкнуть на первой записи . • Выбрать Данные – Форма. • Щелкнуть на кнопке Критерии в появившейся форме, после чего очистятся все поля формы. • Ввести требуемые критерии поиска в соответствующие поля формы. • Нажать кнопку Далее или клавишу Enter , чтобы начать поиск. • Excel отобразит форму данных с первой найденной записью, а чтобы просмотреть все следующие , следует нажимать кнопку Далее; при необходимости пройтись по найденным записям в обратном порядке следует щелкать по кнопке Назад. Чтобы изменить критерий поиска, если необходимо, нужно сначала очистить форму данных, щелкнув снова на кнопке Критерии. Затем – выбрать нужные текстовые окна и очистить старый критерий перед вводом нового или просто заменить критерий при условии использования тех же полей. Чтобы вернуться к текущей записи, проигнорировав результаты поиска по критерию, следует щелкнуть на кнопке Правка , которая появляется на месте кнопки Критерии после перехода в режим создания критерия. Для редактирования значения поля в текущей записи необходимо перейти в него, нажимая клавиши <Tab> или <Shift+Tab> (или с помощью мыши) , и ввести новое значение. Для очистки поля целиком выделить его и нажать клавишу <Del>. Для удаления записи из БД щелкнуть на кнопке Удалить в окне формы данных. При этом, однако, следует помнить, что невозможно восстановить удаленную таким образом запись с помощью команды Отменить. Поэтому Excel выдаст окно предупреждения с таким сообщением:« Запись, выведенная на экран, будет удалена ». Можно подтвердить свое решение об удалении записи, щелкнув на кнопке ОК , или отменить, щелкнув на кнопке Отмена . Редактирование полей осуществляется обычными средствами Excel, предназначенными для работы со столбцами электронной таблицы с последующей корректировкой формы данных и всех записей. Для добавления новых записей в уже сформированную БД при наличии строк с итоговыми результатами ( например, среднее значение по полю или сумма элементов столбца ) нужно предварительно вставить обычными средствами Excel ( с помощью меню Вставка ) необходимое количество новых строк . В противном случае Excel сообщит, что «расширение БД невозможно». После дополнения БД необходимо в обязательном порядке откорректировать формулы в итоговых строках , распространив их на вновь введенные данные, так как иначе эти данные не будут учтены и результаты останутся прежними, т.е. неправильными. 1.3. Обработка данных в БД. Любая информация должна быть упорядочена. Хорошая БД – в том числе. Каждая БД имеет некоторый предпочтительный порядок поддержания и просмотра записей. Записи можно расположить, например, в алфавитном порядке фамилий или названий фирм. Для определения рейтинга студентов список группы удобно расположить по убыванию среднего балла. Однако при добавлении новых записей Excel включает их в самый конец БД, добавляя новые строки и нарушая прежний порядок. Это не единственная проблема с упорядочиванием записей, так как всегда может возникнуть необходимость в другом, особенном порядке. Другими словами, при работе с данными требуется гибкость упорядочения записей для различных целей. Процесс упорядочения БД называется сортировкой. Для сортировки элементов в БД необходимо выполнить такие действия: • Щелкнуть на любой ячейке БД. • Выбрать команду Сортировка из меню Данные, в результате чего Excel раскроет диалоговое окно Сортировка диапазона. • Щелкнуть на стрелке в группе «Сортировать по» и выбрать главный ключ сортировки ( поле, по которому должна быть выполнена сортировка ). • Выбрать восходящее «по возрастанию» или нисходящее «по убыванию» упорядочение , щелкнув по переключателю справа . • Если нужно выполнить еще одно упорядочивание внутри первого, щелкнуть на стрелке в следующей группе «Затем по» и выбрать второе поле сортировки и затем – восходящий или нисходящий порядок. • При необходимости дальнейшего иерархического упорядочения выбрать поле и порядок упорядочения в последнем списке «В последнюю очередь, по» . • Для отказа от выбора полей и порядка сортировки достаточно , не выходя из этого диалогового окна , снова открыть список полей и выбрать «( не сортировать )». • Щелкнуть на ОК или нажать Enter. Excel отсортирует отмеченные записи. При необходимости отказаться от ошибочной сортировки следует выбрать Правка – Отменить Сортировку или нажать <Ctrl+Z> для восстановления записей БД в прежнем порядке. значениями в данном поле). Более того, с помощью этой опции можно вывести на экран любое количество записей, указанное пользователем в диалоговом окне «Наложение условия по списку», которое появляется в ответ на выбор указанной опции. № Фамилия Имя Отчество Высш матем. Информ. История Укр. Физика Ср.балл Стипендия 2 Бирюкова Галина Олеговна 5 4 4 5 4,5 15 3 Вовченко Александра Александровна 3 4 5 4 4 12 4 Грант Анатолий Семенович 4 5 5 5 4,75 15 7 Иванов Иван Иванович 4 4 4 4 4 12 9 Клочко Георгий Константинович 5 4 3 4 4 12 В данном примере приведены наибольшие 5 записей, отфильтрованные по полю Ср.балл. Дополнительно к фильтрации БД по записям, содержащим определенное значение в поле, можно создавать собственные автофильтры, позволяющие фильтровать БД по записям с более общим критерием, таким как , например, фамилии, начинающиеся с буквы «А», или значения средних баллов в пределах от 4 до 5. Для создания собственного фильтра нужно: • щелкнуть на кнопке раскрывающегося списка в названии поля ; • выбрать опцию Условие ; • в появившемся диалоговом окне Пользовательский автофильтр выбрать необходимый оператор сравнения в первой строке или в обеих строках, если условие составное , т.е. представляет собой результат логических операций типа «и» и «или»; в текстовые окна справа ввести значения (текст или число ), относительно которых должно проводиться сравнение значений в записях БД. Так для выбора списка студентов, фамилии которых начинаются с буквы «А» необходимо в первой строке диалогового окна Пользовательский автофильтр щелкнуть «равно» и ввести в текстовое окно «А*» (без кавычек ). Получим: № Фамилия Имя Отчество Высш. Информ. История Физика Ср.балл Стипендия матем. Укр. 1 Абдельгади р Мусс а Ибрагимович 4 5 3 3 3,75 0 5 Антонова Вера Борисовна 3 4 4 3 3,5 0 Для отбора только студентов, имеющих средний балл в пределах от 4 до 5 , нужно задать условие : «больше или равно» 4 «и» «меньше или равно» 5 (в кавычках – операторы, которые следует выбрать, а 4 и 5 нужно набрать в текстовых полях ) . Получим: № Фамилия Имя Отчество Высш. матем Информ. История Укр. Физика Ср.балл Стипендия 2 Бирюкова Галина Олеговна 5 4 4 5 4,5 15 3 Вовченко Александр а Александровна 3 4 5 4 4 12 4 Грант Анатолий Семенович 4 5 5 5 4,75 15 7 Иванов Иван Иванович 4 4 4 4 4 12 9 Клочко Георгий Константинович 5 4 3 4 4 12 Одним из наиболее мощных средств Excel по работе с БД являются сводные таблицы , которые полезны как для анализа, так и для обобщения информации, хранящейся в БД, на рабочих листах, во внешних файлах. Сводные таблицы позволяют выводить информацию с различной степенью детализации. Для создания сводных таблиц в Excel имеется специальный инструмент Мастер сводных таблиц , в зависимости от версии позволяющий выполнять работу в 3 или в 4 шага. Разумеется, создавать сводные таблицы имеет смысл только по БД, содержащим значительный объем информации. Расширим первоначальную БД хотя бы до 15 записей и введем новое поле «Группа». Упорядочим список по алфавиту и скорректируем порядок, т.е. данные в поле «№».Получим такую БД: № Фамилия Имя Отчество Группа Высш. матем. Инфор м. Истори я Укр. Физика Ср.бал л Стипендия 1 Абдельгадир Мусса Ибрагимович 219 4 5 3 3 3,75 0 2 Антонова Вера Борисовна 219 3 4 4 3 3,5 0 3 Бирюкова Галина Олеговна 219 5 4 4 5 4,5 15 4 Борисова Нина Павловна 221 5 5 4 5 4,75 15 5 Вовченко Александ ра Александровна 221 3 4 5 4 4 12 6 Горец Анатолий Владимирович 221 3 3 5 4 3,75 0 7 Грант Анатолий Семенович 223 4 5 5 5 4,75 15 8 Дмитренко Петр Павлович 223 3 4 3 3 3,25 0 9 Дмитренко Виталий Игоревич 223 4 4 5 4 4,25 12 10 Замовский Эдуард Федорович 235 3 3 4 3 3,25 0 11 Иванов Иван Иванович 235 4 4 4 4 4 12 12 Клочко Георгий Константинови ч 235 5 4 3 4 4 12 13 Новиков Олег Валентинович 241 3 4 3 3 3,25 0 14 Прокопенко Виталий Викторович 241 4 3 3 4 3,5 0 15 Соловьев Руслан Анатольевич 241 3 4 5 4 4 12 Для такой БД можно составить сводную таблицу стипендий или среднего балла по каждому предмету и по всем экзаменам для каждой группы отдельно. Последовательность действий при создании сводной таблицы должна быть следующей: • Выполнить команды Данные ––Сводная таблица . • В первом диалоговом окне « Мастер сводных таблиц – шаг 1 из 4 » установить переключатель в положение, определяющее, где находятся данные для сводной таблицы: в нашем случае следует щелкнуть на первом положении переключателя « В списке или базе данных Microsoft Excel ». • Нажать кнопку Далее, в результате чего появится второе диалоговое окно «Мастер сводных таблиц- шаг 2 из 4». • В поле «Диапазон» указать, в каком диапазоне находятся исходные данные для сводной таблицы ( в нашем случае это $A$1:$K$16 ) и нажать кнопку Далее. • В третьем диалоговом окне «Мастер сводных таблиц – шаг 3 из 4» необходимо указать структуру сводной таблицы, т.е. определить, данные какого поля должны использоваться в качестве заголовков строк и каких – в качестве заголовков столбцов, для чего перетащить их названия , представленные в окне в виде кнопок, в соответствующие области «Строка» ( в нашем случае –«Группа» ) и «Столбец» (в нашем случае – ничего ). • В этом же диалоговом окне в область «Данные» перетащить название поля (или полей ), данные которого подлежат обработке ( в нашем Среднее по полю Информ. 3,666666667 Среднее по полю История Украины 3,333333333 Среднее по полю Физика 4 221 Среднее по полю Высш.матем. 3,666666667 Среднее по полю Информ. 4,666666667 Среднее по полю История Украины 4,333333333 Среднее по полю Физика 4 223 Среднее по полю Высш.матем. 4 Среднее по полю Информ. 3,666666667 Среднее по полю История Украины 4 Среднее по полю Физика 4 235 Среднее по полю Высш.матем. 3,333333333 Среднее по полю Информ. 3,666666667 Среднее по полю История Украины 4,333333333 Среднее по полю Физика 3,333333333 241 Среднее по полю Высш.матем. 3,666666667 Среднее по полю Информ. 4,333333333 Среднее по полю История Украины 4 Среднее по полю Физика 4 Добавление итогов осуществляется после предварительной сортировки БД по нужному полю (например, по номеру группы) следующей последовательностью действий: • Выбрать Данные –- Итоги, в результате чего БД будет автоматически выделена и на экране появится диалоговое окно « Промежуточные итоги ». • В строке «При каждом изменении в » указать поле, при изменении значения которого следует подводить промежуточный итог, для чего щелкнуть на стрелке справа и выбрать нужное название поля ( например, «Группа» для нашей БД). • В строке «Операция» , щелкнув на стрелке справа , выбрать в появившемся перечне возможных операций необходимую ( например, «Среднее» ). • Для выполнения той же операции с данными в других полях необходимо отметить их названия, щелкнув в списке строки «Добавить итоги по»(например, названия всех предметов и поля Ср.балл ). • Убедиться, что параметр «Заменить текущие итоги» установлен и щелкнуть на кнопке ОК. Excel выполнит указанную операцию и добавит промежуточные итоги в тех столбцах с данными, на основании которых подсчитывались результаты. В конец БД будет добавлена строка с общим итогом по всей БД (см. Рис.1.1). Excel можно перевести в режим структуры , чтобы отобразить на экране только часть итоговой информации, что очень важно при работе с БД, особенно большими. Щелчками на маленьких кнопках со знаком «минус» и с цифрами «1», «2», «3» можно прятать или выводить на экран различные уровни структуры .БД. Чтобы убрать данные по группе 219 в приведенной БД, достаточно щелкнуть по кнопке со знаком «минус» слева от строки 33 с промежуточными результатами по этой группе (см. Рис.1.1). Чтобы убрать с экрана все, кроме промежуточных и общих итогов , нужно щелкнуть по кнопке второго уровня (с цифрой «2»).Чтобы убрать все, кроме общего итога, нужно щелкнуть по кнопке «1». Чтобы возвратить на экран все записи, нужно щелкнуть по кнопке «3». В Excel имеется 12 функций , используемых для анализа данных из баз данных. Каждая из этих функций, имеющих обобщенное название БДФункция, использует три аргумента: база_данных, поле и критерий БДФункция(база_данных;поле;критерий) Эти три аргумента ссылаются на интервалы ячеек на рабочем листе, которые используются данной функцией. База_данных – это интервал ячеек, формирующих БД. Поле определяет столбец, используемый функцией. Аргумент поле может быть задан как текст с названием столбца в двойных кавычках (например, «Информ.»)или как число, задающее положение столбца в БД (например, 7 для того же поля ). Критерий – это ссылка на интервал ячеек , задающих условия для функции. Функция возвращает данные из списка, которые удовлетворяют условиям, определенным диапазоном критериев. Диапазон критериев включает копию названия столбца, для которого выполняется подведение итогов. Ссылка на критерий может быть введена как интервал ячеек (например, B24:B25). В приведенном примере подсчитывается количество оценок каждого вида по результатам экзамена по информатике в рассматриваемой БД. В ячейках G19:G22 использованы БДФункции БСЧЕТ, которая просматривает в БД в интервале ячеек A1:K16 записи в 7-ом столбце с именем «Информ.» и подсчитывает количество пятерок по критерию в диапазоне B24:B25, четверок – в C24:C25, троек и двоек – в D24:D25 и E24:E25. A B C D E F G 19 Информати ка К-во 5 =БСЧЁТ(A1:K16;7;B24:B25) 20 К-во 4 =БСЧЁТ(A1:K16;7;C24:C25) 21 К-во 3 =БСЧЁТ(A1:K16;7;D24:D25) 22 К-во 2 =БСЧЁТ (A1:K16;"Информ.";E24:E25) 23 24 Информ. Информ. Информ. Информ. 25 =5 =4 =3 =2 26 С помощью БДФункций ДМАКС и ДМИН можно найти максимальный и минимальный элемент столбца для записей, удовлетворяющих критерию. Функции БДСУММ и ДСРЗНАЧ позволяют найти сумму и среднее значения элементов указанного поля, соответствующих записям, которые удовлетворяют критерию. 1. Методические указания к проведению вычислительной практики №1 2. Конспект лекций по курсу «Информатика и компьютерная техника». 3. Руденко В.Д., Макарчук О.М., Патланжоглу М.О. Практичний курс інформатики. /За ред. Мадзігона В.М.-К.: Фенікс, 1997.-307 с. 2.1. Проектирование базы данных. На этапе проектирования базы данных задаем структуру базы, определяем количество, наименование и типы полей базы, определяем для вычисляемых данных формулы, по которым они вычисляются. 2.1.1. Структура базы данных В соответствии с заданием база данных должна содержать следующие поля: № поля Имя поля Тип поля Тип данных Длина поля 1 ФИО Символьный Исходные 20 символов 2 Бригада Символьный Исходные 12 символов 3 Специальность Символьный Исходные 15 символов 4 Оклад Числовой Исходные 4 символа 5 Премия Числовой Вычисляемые 4 символа 6 Начислено Числовой Вычисляемые 4 символа 7 Налог Числовой Вычисляемые 8 символов 8 К выплате Числовой Вычисляемые 8 символов Рис.2.1 Структура проектируемой базы данных. 2.1.2. Определение формул для вычисляемой части базы данных. В создаваемой базе несколько вычисляемых полей Определим зависимости, по которым вычисляются значения в этих полях. Введем условные обозначения, которые будем использовать при составлении формул: Премия – П; Оклад – О; Стаж- С; Начисленная сумма - НС; Подоходный налог - ПН; 1.Премия. В соответствии с условиями премия начисляется сотрудникам, проработавшим определенное время на фирме. Для сотрудников со стажем от 2-х до 5-ти лет премия составит 15% оклада, со стажем более 5 лет 25% оклада. При использовании Мастера функции логическое выражение для вычисления премии приобретет вид: П= Если (С <= 2; 0; если(С>5;0.25*O;0.15*O)) 2.Начисленная сумма. Значение начисленной суммы определяется как результат сложения значения оклада и премии. НС=П+О. 3.Подоходный налог. Подоходный налог определяется в зависимости от величины начисленной суммы: не облагаются налогом суммы до 70 грв. включительно; при начисленной сумме более 250 грв. подоходный налог составляет 20% от суммы; в остальных случаях подоходный налог равен 10% от суммы. ПН= При использовании Мастера функций логическое выражение примет вид: ПН=Если(НС<=70;0;если(НС>250;0.2*НС;0,1*НС)) 4. К выплате. Значение определяется как разность Начисленной суммы и Подоходного налога. К_вып=НС-ПН В результате проектирования базы данных получен эскиз таблицы следующего вида. A B C D E F G H I 1 ФИО Бригада Специальность Оклад Стаж Премия Начисленная сумма Подоходны й налог К выплате 2 Рис. 2.2. Эскиз таблицы для заполнения базы данных. В таблице исходные данные отмечены синим цветом, а вычисляемые значения – красным. 2.2. Создание базы данных. 2.2.1 Создание заголовка таблицы и первой строки. Для создания таблицы раскрываем приложение Excel Microsoft Office. После ввода названия таблицы заполняем заголовки столбцов и форматируем их. Для этого выбираем команды меню Формат Столбец Ширина и 2.2. Редактирование записей Для удаления записей из базы данных необходимо эти записи выделить и активизировать команды меню Правка Удалить Строку . В результате выполнения этих действий строка, в которой был установлен курсор будет удалена. Для добавления строк в базу данных необходимо выполнить следующие действия: активизировать команды меню Вставка Строки. В результате в базу данных будет добавлена пустая строка над строкой, в которой находился курсор. Далее заносим нужные сведения в добавленную строку. в ячейке сохранится откорректированная информация. Добавим к исходной базе строку, содержащую информацию о рабочем Васечкине и исправим фамилию Иванов на Иванченко в 1-й записи. При редактировании можно также пользоваться окном диалога Мастера форм. 2.4.Начальная обработка данных. 2. 4.1. Добавление суммы по столбцам. Добавим в числовых полях суммирование по столбцам. Формулы для вычисления сумм в ячейках F27, G27,H27,I27,J27 будут выглядеть соответствующим образом. F27=СУММ(F7:F26); G27=СУММ(G7:G26); H27=СУММ(H7:H26); I27=СУММ(I7:I26) J27=СУММ(J7:J26) 2.4.2. Добавление суммирования по критерию. Используем функцию СУММЕСЛИ для добавления суммы по заданному условию. В соответствии со справкой Мастера формул функция может быть представлена в общем виде как СУММЕСЛИ(диапазон; условие; диапазон_суммирования) В нашем случае просуммируем премиальный фонд ветеранам труда (стаж должен превышать 10 лет). Расчетная формула примет вид: G27=СУММЕСЛИ(E7:E26;>10;G7:G26) Результат использования формулы приведен на Рис. 2.10. 2.5. Сортировка базы данных. 2.5.1. Простая сортировка по полю. Для обычной сортировки базы данных по одному полю ( по возрастанию или по убыванию) необходимо воспользоваться пунктом меню Данные Сортировка или пиктограммами на графическом меню. Сортировка по возрастанию Сортировка по убыванию Рис.2.11. Пиктограммы сортировки. При этом курсор должен быть установлен в поле, которое будем сортировать. Для сортировки по возрастанию по полю «Стаж» установим курсор на ячейку в этом поле и выберем направление сортировки «по возрастанию». Результат сортировки представим на Рис.2.12. Рис.2.12. Сортировка по полю «Стаж» по возрастанию. 2.5.2 Сортировка по нескольким полям. Для проведения более сложной сортировки (по нескольким полям) откроем окно диалога «Сортировка диапазона» (см. Рис.2.13). Для этого выполним команды меню Данные Сортировка. Чтобы сортировка выполнялась по двум или трем полям в окне диалога для каждого диапазона задаем направление сортировки. Наименование диапазонов выбираем в окне диалога , раскрывая список наименований (щелкаем последовательно по областям окна диалога «Сортировать по», «Затем по», «В последнюю очередь по»), и указываем направление сортировки по каждому полю (убывание/ возрастание). В нашем примере выполним сортировку по трем критериям: по полю «Стаж», затем по полю «Специальность» и в последнюю очередь по полю «Оклад».Для всех трех критериев задаем направление сортировки «По возрастанию». Результат выполнения сортировки по нескольким критериям поместим на Рис.2.14. 2.6. Формы представления информации, содержащейся в базе данных. 2.6.1. Добавление промежуточных итогов. Добавление промежуточных и окончательных итогов выполняется после сортировки исходной базы по выбранному полю. Выполним сортировку исходной базы по полю «Бригада» и добавим промежуточные и Далее установим фильтр для выбора информации из исходной базы по полю стаж. Необходимо отобрать рабочих со стажем от 5 до 10 лет Установим фильтр используя команды меню Данные Фильтр Автофильтр и раскрываем список в поле, по которому предполагается выполнять фильтрацию. Выберем из списка параметр «Условие». В открывшемся окне диалога установим критерии для фильтра.. Для поля стаж используем операторы «больше или равно» и меньше или равно» и задаем числовые значения соответственно 5 и 10. Рис. 2.26. Результат работы фильтра по полю стаж. 8.2 Расширенный фильтр. Возможности расширенного фильтра значительно больше, чем у пользовательского. Подключаем его при помощи команды меню Данные Фильтр Раширенный С помощьюрасширенного фильтра выберем из исходной базы записи, у которых в поле «специальность» будут значения «сварщик» или «маляр» и стаж этих рабочих должен превышать 10 лет. Для создания круговой диаграммы выберем таблицу данных, для которых эта диаграмма будет строиться. Ввиду того, что исходная база содержит 20 строк, построим диаграмму для предварительно отфильтрованной базе по полю № бригады (Бригада №1). Укажем диапазоны данных, которые будем использовать. Для этого выделим столбцы ФИО и К выплате. Выделяем при нажатой клавише CTRL. Далее с помощью мастера диаграмм устанавливаем вид выводимой информации на поле диаграммы (легенда, заголовок, доли значений и т.д.) и место расположения диаграммы ( на отдельном листе или рядом с таблицей. Круговая диаграмма распределения выплат по бригаде №1. Для построения следующей даграммы из перечня возможных видов в списке Мастера диаграмм выберем разновидность «График». Для всех сотрудников фирмы построим график распределения денежных выплат.